Высокая загруженность заведующего магазином текущей работой может негативно сказаться на планировании торговли и оптимизации ассортимента. А если торговой точкой руководит сам собственник, то текучка становится реальным препятствием для возможности расширения бизнеса. Поэтому руководители должны знать механизмы, как облегчить администрирование розничного магазина, чтобы иметь время для решения более глобальных задач.
Факторы, повышающие загруженность руководителя
В задачи руководителя по администрированию магазина входит распределение обязанностей между сотрудниками. И он, как начальник, имеет возможность самостоятельно определять свою рабочую нагрузку.
Бумажная отчетность сейчас больше привычка, чем необходимость
Но недостаточное внимание к распределению дел, может привести к тому, что мелкая текущая деятельность начинает полностью поглощать время руководителя. Этому способствуют следующие управленческие ошибки:
- Боязнь делегирования полномочий персоналу.
- Самостоятельная работа с мессенджерами, электронной почтой, смартфоном, что отнимает много времени даже на просмотр входящей информации.
- Откладывание проблем. Накапливаемые нерешенные задачи впоследствии генерируют дополнительные негативные эффекты, требующие времени на их решение.
- Четкое выполнение формальных регламентов. Руководитель может не соблюдать алгоритмы действий, если их нарушение экономит время и стопроцентно не ведет к негативным последствиям.
- Занятие микроменеджментом. Другими словами, руководитель на должен ежеминутно следить за сотрудниками и проверять качество выполнения мелких поручений.
- Управление рядовыми сотрудниками розничного магазина в обход их непосредственных руководителей.
- Склонность к бумажному ведению отчетности.
Перечисленные ошибки встречаются при администрировании розничного магазина довольно часто, потому что лишь малая часть предпринимателей обучалась на тренингах основам управления в торговле.
Контроль персонала не должен быть навязчивым и избыточным
Далее будут рассмотрены эффективные способы разгрузки руководителей, которые не только не уменьшают, но даже повышают уровень контроля над рабочими процессами в магазине.
Автоматизация торговых и складских операций магазина
Сейчас все розничные магазины с наемными продавцами работают с онлайн-кассами. Эти устройства не только передают фискальные данные в ФНС, но и позволяют экспортировать их в сторонние приложения для анализа. Поэтому автоматизация розничного магазина достигается объединением кассового оборудования и программ для учета товаров. Их комбинация позволяет максимально облегчить руководителю администрирование бизнеса.
Оборудование для автоматизации розничного магазина
Программа для автоматизации магазина работает в комплексе с различным кассовым оборудованием. Причем техника должна быть совместима с софтом. Поэтому приобретать оборудование нужно у проверенных поставщиков, которые гарантируют его правильную работу с кассовой программой.
Оборудование для розничного магазина от ЕКАМ компактное и стильное
Одним из лидеров по автоматизации розничных магазинов в РФ является компания ЕКАМ. Она имеет программу для учета товаров собственной разработки, а также предлагает готовые комплекты необходимого кассового оборудования. Её представительства работают во многих регионах, а специалисты готовы консультировать клиентов по техническим вопросам круглосуточно.
Для облегчения администрирования магазина достаточно следующей техники:
- Онлайн-касса для печати чеков, передачи и хранения фискальных данных.
- Сканер штрихкодов. Он способен считывать закодированную графическую информацию с упаковок товаров, дисконтных карт, документов. Используется при приемке и продаже товаров.
- Эквайринговый терминал.
- Подключаемые к онлайн-кассе электронные весы.
- Коммуникационный модуль EKAM.BOX для подключения оборудования с различными интерфейсами.
Сканер следует подбирать по характеру щтрихкодов на товаре
Для установки учетного приложения понадобится компьютер. Но программа для автоматизации магазина ЕКАМ легко устанавливается также на планшет и смартфон, что позволяет сэкономить на технике. К тому же использование гаджетов позволяет сделать продавца более мобильным.
Преимущества учетных программ для администрирования
Даже в придомовом продуктовом магазине работы хватает нескольким сотрудникам. Ежедневно поставщики привозят товар, его нужно принять на склад, учесть, выложить в торговом зале. Продавец же в это время должен обслуживать покупателей, а в конце дня делать отчеты по выручке.
С программой ЕКАМ все аналитические инструменты всегда под рукой
Программа для учета товаров ЕКАМ имеет обширный функционал, позволяющий автоматизировать большинство операций приемки, складирования, продаж продукции. Кроме того, она позволяет вести клиентскую базу, анализировать бизнес-показатели, оптимизировать ассортимент и многое другое.
Широкий функционал программы для учета товаров предоставляет предпринимателю следующие преимущества при администрировании магазина:
- Мониторинг продаж и анализ торговли можно вести из любого места за счет удаленного доступа.
- Мгновенное формирование управленческой отчетности, необходимой для уплаты налогов.
- Анализ продаж в разрезе продавцов помогает быстро определять наименее добросовестных сотрудников.
- Быстрое планирование заказов с учетом остатков.
- Широкие возможности по анализу продаж позволяют не ломать голову над причинами снижения выручки или способами оптимизации ассортимента.
- Возможность получения в один клик консолидированной отчетности от нескольких магазинов.
- Ускорение инвентаризации и оформления её результатов.
- Постоянное наличие под рукой актуальных складских остатков.
- Автоматический контроль сроков годности.
- Настраиваемый перенос фискальных сведений в бухгалтерские приложения позволяет упростить бухучет и минимизировать ошибки в нем.
Помимо преимуществ при администрировании магазина, программы для автоматизации торговли предоставляют множество выгод и в других сферах деятельности торговой точки.
Ассортиментная матрица подскажет направления перераспределения оборотных средств
Поэтому учетные приложения значительно снижают время на выполнение рутинных процессов, облегчая работу как руководителей, так и остального персонала.
Делегирование полномочий
Руководителю в розничном магазине приходится заниматься самой разнообразной работой. Но когда её объем начинает зашкаливать, стоит подумать о делегировании части полномочий другим сотрудникам. При этом нужно понимать, какие задачи можно делегировать, а какие нельзя, чтобы не нарушить гармоничность зон ответственности.
Какую работу можно доверить подчиненным
В рамках облегчения администрирования магазина руководитель должен передать часть своей работы подчиненным. При этом все контрольные функции желательно оставить за собой.
Сотрудникам же можно передать выполнение такой работы:
- Срочные и неважные поручения. Это может быть решение вопроса по жалобе клиента или по возврату товара.
- Рутинные операции, которые можно впоследствии проконтролировать.
- Экспертную работу, если имеется работник с соответствующими знаниями. Например, продавцу с бухгалтерским опытом можно передать заполнение форм налоговой отчетности.
- Подготовительные работы, которые не требуют специфических знаний.
Таким образом, руководитель может делегировать подчиненным значительный объем работы, сосредоточившись на основных задачах по администрированию магазина. Главное, чтобы у самих сотрудников хватало времени на выполнение дополнительных обязанностей.
Порядок передачи полномочий сотрудникам
Не стоит сгружать работу на подчиненных в эмоциональном порыве. К этому вопросу нужно подходить взвешенно.
Сотрудник должен видеть конечную цель предлагаемой ему работы
Процесс делегирования функций по администрированию магазина следует провести в несколько этапов:
- Очерчивание перечня передаваемых функций и выбор их исполнителя.
- Определение преимуществ делегирования для себя и для подчиненного. Дополнительная работа должна соответствующим образом вознаграждаться.
- Четкое формулирование целей делегирования, ожидаемых результатов, сроков исполнения заданий.
- Обучение работника и введение его в курс дела.
- Передача работнику ресурсов, необходимых для выполнения задания.
После прохождения всех этапов делегирования нужно предоставить работнику возможность оперативно получать консультации по возникающим вопросам. Кроме того, руководитель сам должен постоянно контролировать работу подчиненного.
Что нельзя делегировать?
Ряд полномочий по управлению магазином делегировать нельзя.
Переговоры с поставщиками должен вести исключительно руководитель
К таким вопросам относят преимущественно прямые обязанности руководителя:
- Формирование принципов деятельности: механизма закупок, алгоритма отбора персонала и прочих.
- Вопросы, связанные с мотивацией персонала.
- Долгосрочное планирование.
- Контроль продаж в новом проекте.
- Личные вопросы и щепетильные поручения.
Кроме того, существует перечень задач, которые нежелательно делегировать персоналу:
- Дела, при решении которых сотруднику гарантированно не хватит полномочий.
- Особо важные дела, касающиеся деятельности всего магазина.
- Необычные дела, требующие владения подробной информацией о деятельности магазина.
- Рисковые и срочные задания, не предполагающие возможности проконсультироваться с руководством.
- Задания, ведущие к нарушению субординации между подчиненным и представителем важного контрагента.
- Не следует делегировать полномочия, предполагающие возникновение начальственно-подчиненных отношений между конфликтующими людьми.
- Не рекомендуется даже временно начальника одного отдела назначать руководителем начальника другого равноценного отдела.
Рядовым сотрудникам магазина желательно не вмешиваться в систему премирования
При любом делегировании полномочий на сотрудника розничного магазина перекладывается только часть ответственности. Окончательный же контроль над выполнением заданий всё равно остается на руководителе.
Таким образом, добиться облегчения администрирования магазина можно двумя путями: автоматизацией торговли и делегированием части полномочий. Комбинация же этих двух способов позволит сделать работу торговой точки более организованной и слаженной. В результате у персонала станет больше свободного времени, и работа станет выполняться более качественно.