← Блог о торговле и предпринимательстве

Как облегчить администрирование розничного магазина?

Высокая загруженность заведующего магазином текущей работой может негативно сказаться на планировании торговли и оптимизации ассортимента. А если торговой точкой руководит сам собственник, то текучка становится реальным препятствием для возможности расширения бизнеса. Поэтому руководители должны знать механизмы, как облегчить администрирование розничного магазина, чтобы иметь время для решения более глобальных задач.

Факторы, повышающие загруженность руководителя

В задачи руководителя по администрированию магазина входит распределение обязанностей между сотрудниками. И он, как начальник, имеет возможность самостоятельно определять свою рабочую нагрузку.

Бумажная отчетность сейчас больше привычка, чем необходимость

Бумажная отчетность сейчас больше привычка, чем необходимость

Но недостаточное внимание к распределению дел, может привести к тому, что мелкая текущая деятельность начинает полностью поглощать время руководителя. Этому способствуют следующие управленческие ошибки:

  1. Боязнь делегирования полномочий персоналу.
  2. Самостоятельная работа с мессенджерами, электронной почтой, смартфоном, что отнимает много времени даже на просмотр входящей информации.
  3. Откладывание проблем. Накапливаемые нерешенные задачи впоследствии генерируют дополнительные негативные эффекты, требующие времени на их решение.
  4. Четкое выполнение формальных регламентов. Руководитель может не соблюдать алгоритмы действий, если их нарушение экономит время и стопроцентно не ведет к негативным последствиям.
  5. Занятие микроменеджментом. Другими словами, руководитель на должен ежеминутно следить за сотрудниками и проверять качество выполнения мелких поручений.
  6. Управление рядовыми сотрудниками розничного магазина в обход их непосредственных руководителей.
  7. Склонность к бумажному ведению отчетности.

Перечисленные ошибки встречаются при администрировании розничного магазина довольно часто, потому что лишь малая часть предпринимателей обучалась на тренингах основам управления в торговле.

Контроль персонала не должен быть навязчивым и избыточным

Контроль персонала не должен быть навязчивым и избыточным

Далее будут рассмотрены эффективные способы разгрузки руководителей, которые не только не уменьшают, но даже повышают уровень контроля над рабочими процессами в магазине.

Автоматизация торговых и складских операций магазина

Сейчас все розничные магазины с наемными продавцами работают с онлайн-кассами. Эти устройства не только передают фискальные данные в ФНС, но и позволяют экспортировать их в сторонние приложения для анализа. Поэтому автоматизация розничного магазина достигается объединением кассового оборудования и программ для учета товаров. Их комбинация позволяет максимально облегчить руководителю администрирование бизнеса.

Оборудование для автоматизации розничного магазина

Программа для автоматизации магазина работает в комплексе с различным кассовым оборудованием. Причем техника должна быть совместима с софтом. Поэтому приобретать оборудование нужно у проверенных поставщиков, которые гарантируют его правильную работу с кассовой программой.

Оборудование для розничного магазина от ЕКАМ компактное и стильное

Оборудование для розничного магазина от ЕКАМ компактное и стильное

Одним из лидеров по автоматизации розничных магазинов в РФ является компания ЕКАМ. Она имеет программу для учета товаров собственной разработки, а также предлагает готовые комплекты необходимого кассового оборудования. Её представительства работают во многих регионах, а специалисты готовы консультировать клиентов по техническим вопросам круглосуточно.

Для облегчения администрирования магазина достаточно следующей техники:

  1. Онлайн-касса для печати чеков, передачи и хранения фискальных данных.
  2. Сканер штрихкодов. Он способен считывать закодированную графическую информацию с упаковок товаров, дисконтных карт, документов. Используется при приемке и продаже товаров.
  3. Эквайринговый терминал.
  4. Подключаемые к онлайн-кассе электронные весы.
  5. Коммуникационный модуль EKAM.BOX для подключения оборудования с различными интерфейсами.

Сканер следует подбирать по характеру щтрихкодов на товаре

Сканер следует подбирать по характеру щтрихкодов на товаре

Для установки учетного приложения понадобится компьютер. Но программа для автоматизации магазина ЕКАМ легко устанавливается также на планшет и смартфон, что позволяет сэкономить на технике. К тому же использование гаджетов позволяет сделать продавца более мобильным.

Преимущества учетных программ для администрирования

Даже в придомовом продуктовом магазине работы хватает нескольким сотрудникам. Ежедневно поставщики привозят товар, его нужно принять на склад, учесть, выложить в торговом зале. Продавец же в это время должен обслуживать покупателей, а в конце дня делать отчеты по выручке.

С программой ЕКАМ все аналитические инструменты всегда под рукой

С программой ЕКАМ все аналитические инструменты всегда под рукой

Программа для учета товаров ЕКАМ имеет обширный функционал, позволяющий автоматизировать большинство операций приемки, складирования, продаж продукции. Кроме того, она позволяет вести клиентскую базу, анализировать бизнес-показатели, оптимизировать ассортимент и многое другое.

Широкий функционал программы для учета товаров предоставляет предпринимателю следующие преимущества при администрировании магазина:

  1. Мониторинг продаж и анализ торговли можно вести из любого места за счет удаленного доступа.
  2. Мгновенное формирование управленческой отчетности, необходимой для уплаты налогов.
  3. Анализ продаж в разрезе продавцов помогает быстро определять наименее добросовестных сотрудников.
  4. Быстрое планирование заказов с учетом остатков.
  5. Широкие возможности по анализу продаж позволяют не ломать голову над причинами снижения выручки или способами оптимизации ассортимента.
  6. Возможность получения в один клик консолидированной отчетности от нескольких магазинов.
  7. Ускорение инвентаризации и оформления её результатов.
  8. Постоянное наличие под рукой актуальных складских остатков.
  9. Автоматический контроль сроков годности.
  10. Настраиваемый перенос фискальных сведений в бухгалтерские приложения позволяет упростить бухучет и минимизировать ошибки в нем.

Помимо преимуществ при администрировании магазина, программы для автоматизации торговли предоставляют множество выгод и в других сферах деятельности торговой точки.

Ассортиментная матрица подскажет направления перераспределения оборотных средств

Ассортиментная матрица подскажет направления перераспределения оборотных средств

Поэтому учетные приложения значительно снижают время на выполнение рутинных процессов, облегчая работу как руководителей, так и остального персонала.

Делегирование полномочий

Руководителю в розничном магазине приходится заниматься самой разнообразной работой. Но когда её объем начинает зашкаливать, стоит подумать о делегировании части полномочий другим сотрудникам. При этом нужно понимать, какие задачи можно делегировать, а какие нельзя, чтобы не нарушить гармоничность зон ответственности.

Какую работу можно доверить подчиненным

В рамках облегчения администрирования магазина руководитель должен передать часть своей работы подчиненным. При этом все контрольные функции желательно оставить за собой.

Когда работа становится шаблонной, ещё можно делегировать сотруднику

Когда работа становится шаблонной, ещё можно делегировать сотруднику

Сотрудникам же можно передать выполнение такой работы:

  1. Срочные и неважные поручения. Это может быть решение вопроса по жалобе клиента или по возврату товара.
  2. Рутинные операции, которые можно впоследствии проконтролировать.
  3. Экспертную работу, если имеется работник с соответствующими знаниями. Например, продавцу с бухгалтерским опытом можно передать заполнение форм налоговой отчетности.
  4. Подготовительные работы, которые не требуют специфических знаний.

Таким образом, руководитель может делегировать подчиненным значительный объем работы, сосредоточившись на основных задачах по администрированию магазина. Главное, чтобы у самих сотрудников хватало времени на выполнение дополнительных обязанностей.

Порядок передачи полномочий сотрудникам

Не стоит сгружать работу на подчиненных в эмоциональном порыве. К этому вопросу нужно подходить взвешенно.

Сотрудник должен видеть конечную цель предлагаемой ему работы

Сотрудник должен видеть конечную цель предлагаемой ему работы

Процесс делегирования функций по администрированию магазина следует провести в несколько этапов:

  1. Очерчивание перечня передаваемых функций и выбор их исполнителя.
  2. Определение преимуществ делегирования для себя и для подчиненного. Дополнительная работа должна соответствующим образом вознаграждаться.
  3. Четкое формулирование целей делегирования, ожидаемых результатов, сроков исполнения заданий.
  4. Обучение работника и введение его в курс дела.
  5. Передача работнику ресурсов, необходимых для выполнения задания.

После прохождения всех этапов делегирования нужно предоставить работнику возможность оперативно получать консультации по возникающим вопросам. Кроме того, руководитель сам должен постоянно контролировать работу подчиненного.

Что нельзя делегировать?

Ряд полномочий по управлению магазином делегировать нельзя.

Переговоры с поставщиками должен вести исключительно руководитель

Переговоры с поставщиками должен вести исключительно руководитель

К таким вопросам относят преимущественно прямые обязанности руководителя:

  1. Формирование принципов деятельности: механизма закупок, алгоритма отбора персонала и прочих.
  2. Вопросы, связанные с мотивацией персонала.
  3. Долгосрочное планирование.
  4. Контроль продаж в новом проекте.
  5. Личные вопросы и щепетильные поручения.

Кроме того, существует перечень задач, которые нежелательно делегировать персоналу:

  1. Дела, при решении которых сотруднику гарантированно не хватит полномочий.
  2. Особо важные дела, касающиеся деятельности всего магазина.
  3. Необычные дела, требующие владения подробной информацией о деятельности магазина.
  4. Рисковые и срочные задания, не предполагающие возможности проконсультироваться с руководством.
  5. Задания, ведущие к нарушению субординации между подчиненным и представителем важного контрагента.
  6. Не следует делегировать полномочия, предполагающие возникновение начальственно-подчиненных отношений между конфликтующими людьми.
  7. Не рекомендуется даже временно начальника одного отдела назначать руководителем начальника другого равноценного отдела.

Рядовым сотрудникам магазина желательно не вмешиваться в систему премирования

Рядовым сотрудникам магазина желательно не вмешиваться в систему премирования

При любом делегировании полномочий на сотрудника розничного магазина перекладывается только часть ответственности. Окончательный же контроль над выполнением заданий всё равно остается на руководителе.

Таким образом, добиться облегчения администрирования магазина можно двумя путями: автоматизацией торговли и делегированием части полномочий. Комбинация же этих двух способов позволит сделать работу торговой точки более организованной и слаженной. В результате у персонала станет больше свободного времени, и работа станет выполняться более качественно.

У нас есть готовое решение и оборудование для онлайн-кассы

Испытайте все возможности платформы ЕКАМ бесплатно

Читайте также

Программа для учёта торговли - бесплатно

  • складской учёт: закупки и отгрузки;
  • отчёты по товарам и продажам;
  • учёт финансов: наличные и банк;
  • управленческая отчетность: отчет о прибылях и убытках.

Действительно бесплатный учёт, попробуйте!

Электронная почта*
Электронная почта*

Соглашение о конфиденциальности

и обработке персональных данных

 

1.Общие положения

 

1.1.Настоящее соглашение о конфиденциальности и обработке персональных данных (далее – Соглашение) принято свободно и своей волей, действует в отношении всей информации, которую ООО «Инсейлс Рус» и/или его аффилированные лица, включая все лица, входящие в одну группу с ООО «Инсейлс Рус» (в том числе ООО «ЕКАМ сервис»), могут получить о Пользователе во время использования им любого из сайтов, сервисов, служб, программ для ЭВМ, продуктов или услуг ООО «Инсейлс Рус» (далее – Сервисы) и в ходе исполнения ООО «Инсейлс Рус» любых соглашений и договоров с Пользователем. Согласие Пользователя с Соглашением, выраженное им в рамках отношений с одним из перечисленных лиц, распространяется на все остальные перечисленные лица.

1.2.Использование Сервисов означает согласие Пользователя с настоящим Соглашением и указанными в нем условиями; в случае несогласия с этими условиями Пользователь должен воздержаться от использования Сервисов.

1.3.Сторонами (далее – «Стороны) настоящего Соглашения являются:

«Инсейлс» – Общество с ограниченной ответственностью «Инсейлс Рус», ОГРН 1117746506514, ИНН 7714843760, КПП  771401001, зарегистрированное по адресу: 125319, г.Москва, ул.Академика Ильюшина, д.4, корп.1, офис 11 (далее - «Инсейлс»), с одной стороны, и

«Пользователь»

либо физическое лицо, обладающее дееспособностью и признаваемое участником гражданских правоотношений в соответствии с законодательством Российской Федерации;

либо юридическое лицо, зарегистрированное в соответствии с законодательством государства, резидентом которого является такое лицо;

либо индивидуальный предприниматель, зарегистрированный в соответствии с законодательством государства, резидентом которого является такое лицо;

которое приняло условия настоящего Соглашения.

1.4.Для целей настоящего Соглашения Стороны определили, что конфиденциальная информация – это сведения любого характера (производственные, технические, экономические, организационные и другие), в том числе о результатах интеллектуальной деятельности, а также сведения о способах осуществления профессиональной деятельности (включая, но не ограничиваясь: информацию о продукции, работах и услугах; сведения о технологиях и научно-исследовательских работах; данные о технических системах и оборудовании, включая элементы программного обеспечения; деловые прогнозы и сведения о предполагаемых покупках; требования и спецификации конкретных партнеров и потенциальных партнеров; информацию, относящуюся к интеллектуальной собственности, а также планы и технологии, относящиеся ко всему перечисленному выше), сообщаемые одной стороной другой стороне в письменной и/или электронной форме, явно обозначенные Стороной как ее конфиденциальная информация.

1.5.Целью настоящего Соглашения является защита конфиденциальной информации, которой Стороны будут обмениваться в ходе переговоров, заключения договоров и исполнения обязательств, а равно любого иного взаимодействия (включая, но не ограничиваясь, консультирование, запрос и предоставление информации, и выполнение иных поручений).

 

2.Обязанности Сторон

 

2.1.Стороны соглашаются сохранять в тайне всю конфиденциальную информацию, полученную одной Стороной от другой Стороны при взаимодействии Сторон, не раскрывать, не разглашать, не обнародовать или иным способом не предоставлять такую информацию какой-либо третьей стороне без предварительного письменного разрешения другой Стороны, за исключением случаев, указанных в действующем законодательстве, когда предоставление такой информации является обязанностью Сторон.

2.2.Каждая из Сторон предпримет все необходимые меры для защиты конфиденциальной информации как минимум с применением тех же мер, которые Сторона применяет для защиты собственной конфиденциальной информации. Доступ к конфиденциальной информации предоставляется только тем сотрудникам каждой из Сторон, которым он обоснованно необходим для выполнения служебных обязанностей по исполнению настоящего Соглашения.

2.3.Обязательство по сохранению в тайне конфиденциальной информации действительно в пределах срока действия настоящего Соглашения, лицензионного договора на программы для ЭВМ от 01.12.2016г., договора присоединения к лицензионному договору на программы для ЭВМ, агентских и иных договоров и в течение пяти лет после прекращения их действия, если Сторонами отдельно не будет оговорено иное.

2.4.Не будут считаться нарушением настоящего Соглашения следующие случаи:

(а)если предоставленная информация стала общедоступной без нарушения обязательств одной из Сторон; 

(б)если предоставленная информация стала известна Стороне в результате ее собственных исследований, систематических наблюдений или иной деятельности, осуществленной без использования конфиденциальной информации, полученной от другой Стороны;

(в)если предоставленная информация правомерно получена от третьей стороны без обязательства о сохранении ее в тайне до ее предоставления одной из Сторон; 

(г)если информация предоставлена по письменному запросу органа государственной власти, иного государственного органа,  или органа местного самоуправления в целях выполнения их функций и ее раскрытие этим органам обязательно для Стороны. При этом Сторона должна незамедлительно известить другую Сторону о поступившем запросе;

(д)если информация предоставлена третьему лицу с согласия той Стороны, информация о которой передается.

2.5.Инсейлс не проверяет достоверность информации, предоставляемой Пользователем, и не имеет возможности оценивать его дееспособность.

2.6.Информация, которую Пользователь предоставляет Инсейлс при регистрации в Сервисах, не является персональными данными, как они определены в Федеральном законе РФ №152-ФЗ от 27.07.2006г. «О персональных данных».

2.7.Инсейлс имеет право вносить изменения в настоящее Соглашение. При внесении изменений в актуальной редакции указывается дата последнего обновления. Новая редакция Соглашения вступает в силу с момента ее размещения, если иное не предусмотрено новой редакцией Соглашения.

2.8.Принимая данное Соглашение Пользователь осознает и соглашается с тем, что Инсейлс может отправлять Пользователю персонализированные сообщения и информацию (включая, но не ограничиваясь) для повышения качества Сервисов, для разработки новых продуктов, для создания и отправки Пользователю персональных предложений, для информирования Пользователя об изменениях в Тарифных планах и обновлениях, для направления Пользователю маркетинговых материалов по тематике Сервисов, для защиты Сервисов и Пользователей и в других целях.

Пользователь имеет право отказаться от получения вышеуказанной информации, сообщив об этом письменно на адрес электронной почты Инсейлс - contact@ekam.ru.

2.9.Принимая данное Соглашение, Пользователь осознает и соглашается с тем, что Сервисами Инсейлс для обеспечения работоспособности Сервисов в целом или их отдельных функций в частности могут использоваться файлы cookie, счетчики, иные технологии и Пользователь не имеет претензий к Инсейлс в связи с этим.

2.10.Пользователь осознает, что оборудование и программное обеспечение, используемые им для посещения сайтов в сети интернет могут обладать функцией запрещения операций с файлами cookie (для любых сайтов или для определенных сайтов), а также удаления ранее полученных файлов cookie.

Инсейлс вправе установить, что предоставление определенного Сервиса возможно лишь при условии, что прием и получение файлов cookie разрешены Пользователем.

2.11.Пользователь самостоятельно несет ответственность за безопасность выбранных им средств для доступа к учетной записи, а также самостоятельно обеспечивает их конфиденциальность. Пользователь самостоятельно несет ответственность за все действия (а также их последствия) в рамках или с использованием Сервисов под учетной записью Пользователя, включая случаи добровольной передачи Пользователем данных для доступа к учетной записи Пользователя третьим лицам на любых условиях (в том числе по договорам или соглашениям). При этом все действия в рамках или с использованием Сервисов под учетной записью Пользователя считаются произведенными самим Пользователем, за исключением случаев, когда Пользователь уведомил Инсейлс о несанкционированном доступе к Сервисам с использованием учетной записи Пользователя и/или о любом нарушении (подозрениях о нарушении) конфиденциальности своих средств доступа к учетной записи.

2.12.Пользователь обязан немедленно уведомить Инсейлс о любом случае несанкционированного (не разрешенного Пользователем) доступа к Сервисам с использованием учетной записи Пользователя и/или о любом нарушении (подозрениях о нарушении) конфиденциальности своих средств доступа к учетной записи. В целях безопасности, Пользователь обязан самостоятельно осуществлять безопасное завершение работы под своей учетной записью по окончании каждой сессии работы с Сервисами. Инсейлс не отвечает за возможную потерю или порчу данных, а также другие последствия любого характера, которые могут произойти из-за нарушения Пользователем положений этой части Соглашения.

 

3.Ответственность Сторон

 

3.1.Сторона, нарушившая предусмотренные Соглашением обязательства в отношении охраны конфиденциальной информации, переданной по Соглашению, обязана возместить по требованию пострадавшей Стороны реальный ущерб, причиненный таким нарушением условий Соглашения в соответствии с действующим законодательством Российской Федерации.

3.2.Возмещение ущерба не прекращают обязанности нарушившей Стороны по надлежащему исполнению обязательств по Соглашению.

 

4.Иные положения

 

4.1.Все уведомления, запросы, требования и иная корреспонденция в рамках настоящего Соглашения, в том числе включающие конфиденциальную информацию, должны оформляться в письменной форме и вручаться лично или через курьера, или направляться по электронной почте адресам, указанным в лицензионном договоре на программы для ЭВМ от 01.12.2016г., договоре присоединения к лицензионному договору на программы для ЭВМ и в настоящем Соглашении или другим адресам, которые могут быть в дальнейшем письменно указаны Стороной.

4.2.Если одно или несколько положений (условий) настоящего Соглашения являются либо становятся недействительными, то это не может служить причиной для прекращения действия других положений (условий).

4.3.К настоящему Соглашению и отношениям между Пользователем и Инсейлс, возникающим в связи с применением Соглашения, подлежит применению право Российской Федерации.

4.3.Все предложения или вопросы по поводу настоящего Соглашения Пользователь вправе направлять в Службу поддержки пользователей Инсейлс www.ekam.ru либо по почтовому адресу: 107078, г. Москва, ул. Новорязанская, 18, стр.11-12 БЦ «Stendhal» ООО «Инсейлс Рус».

 

Дата публикации: 01.12.2016г.

 

Полное наименование на русском языке:

Общество с ограниченной ответственностью «Инсейлс Рус»

 

Сокращенное наименование на русском языке:

ООО «Инсейлс Рус»

 

Наименование на английском языке:

InSales Rus Limited Liability Company (InSales Rus LLC)

 

Юридический адрес:

125319, г. Москва, ул. Академика Ильюшина, д. 4, корп.1, офис 11

 

Почтовый адрес:

107078, г. Москва, ул. Новорязанская, 18, стр.11-12, БЦ «Stendhal»

ИНН: 7714843760 КПП: 771401001

 

Банковские реквизиты:

Р/с 40702810600001004854

 

В ИНГ БАНК (ЕВРАЗИЯ) АО, г.Москва,
к/с 30101810500000000222, БИК 044525222

Электронная почта: contact@ekam.ru

Контактный телефон: +7(495)133-20-43

Заказ в один клик
Я принимаю условия передачи информации