← Блог о торговле

Онлайн-касса для кофейни и «кофе с собой»: выбор и подключение оборудования, нюансы применения

Опубликовано: 11.04.2022

Кофейня или «кофе с собой» - это перспективный бизнес, не требующий больших вложений по сравнению с другими заведениями общепита. Примерные затраты на «старте» — около 1,2 млн рублей. Через 4 месяца вы выйдете на безубыточность, а через год — на окупаемость. Чтобы добиться успеха, надо не только грамотно составить бизнес-план и продумать каждый свой шаг, но и легализовать денежный доход. Лучший способ сделать это — купить и настроить онлайн-кассу.

Что такое онлайн-кассы и зачем они нужны

Бизнесмен обязан передавать данные о выручке в Федеральную Налоговую Службу. Если раньше для этого приходилось регулярно делать отчёты и встречать проверки, отвозить кассу в налоговый орган, то сегодня жизнь предпринимателя значительно упростилась. Теперь все необходимые сведения можно быстро передать через интернет. К преимуществам онлайн-касс относятся:

  • простота в использовании;
  • широкий функционал;
  • возможность сохранения информации.

Основная часть кассы — фискальный накопитель. Он надёжно шифрует данные, так, чтобы у третьих лиц не было возможности их перехватить. Также накопитель передаёт в ФНС следующие данные:

  1. Название товара.
  2. Дата, время продажи.
  3. Количество единиц.
  4. Сумма.

Получая эти сведения, ФНС анализирует данные и отслеживает доход торговой точки. Бизнес легализуется и предприниматель может спать спокойно и не бояться проблем с налоговой.

Что будет если открыть кофейню или «кофе с собой» без онлайн-кассы

Часто предприниматели, не разбираясь в юридических аспектах, считают, что бизнес можно вести и без онлайн-кассы и в законе не прописано её использование. В действительности, это так и есть, но этот момент важно тщательно изучить. Хоть законом не предусмотрено наказание за отсутствие онлайн-кассы, но штраф получат те, кто использует контрольно-кассовое оборудование, которое не подходит под требования закона №54-ФЗ. Такая формулировка может сбить с толку, поэтому важно внимательно изучать все юридические тонкости и запомнить, что легальное ведение бизнеса избавит вас от множества проблем.

Налоговые органы регулярно проводят проверки ККТ. Штрафы выписываются за следующие нарушения:

  1. За неприменение контрольно-кассовой техники. Сумма высчитывается от общей суммы нелегальных чеков: за первое нарушение для ИП — 25%, но не меньше 10 тысяч рублей, для юрлиц — 75%, но не менее 30 тысяч рублей. Если предприниматель сообщит эту же ошибку повторно, ему могут запретить заниматься этим видом деятельности на фиксированный в законе срок.
  2. За невыдачу чека. Наказание сопоставимо с предыдущим пунктом.
  3. Если в чеке не отображена номенклатура. Штраф может составить от 3 до 10 тысяч рублей в зависимости от статуса бизнесмена. Это — одна из самых частых причин получения штрафа, и её причиной становится невнимательность сотрудников. Следует правильно обучить персонал, объяснить, что в чеке надо указывать полное название позиции, а лучше установить специальное приложение, которое упрощает работу на кассе.
  4. За неправильное использование кассы. Штраф грозит вам в том случае, если вы неправильно прошли регистрацию, не указали изменившиеся данные и нарушили любые другие юридические формальности.

Частым заблуждением начинающих предпринимателей становится соблазн начать деятельность без онлайн-кассы. Попробовать, оценить, понять, есть ли смысл тратиться на покупку, оформление, обучение персонала. Важно понимать, что привлечь к ответственности за нарушение могут даже спустя год при единоразовом проступке. Если кофейня систематически работала с нарушениями, то штраф будет назначен с момента обнаружения проступка.

Порядок получения и регистрации онлайн-кассы

От покупки и регистрации онлайн кассы бизнесменов часто останавливает страх, насколько это долго, сложно и дорого. В действительности, вся процедура достаточно простая и не наносит существенный финансовый урон вашему карману.

Главное правило — не спешить, чтобы не наделать ошибок. Ведь при спешке высок риск нарушить правила регистрации или вообще неправильно применять технику и вывести её из строя.

Онлайн-кассу следует зарегистрировать в налоговой. Это можно сделать, просто посетив учреждение. Для многих бизнесменов, которые боятся совершить ошибку с незнакомой техникой, это — отличный способ решить вопрос. Сотрудники налоговой подскажут, как сделать всё правильно и быстро. Единственный минус в том, что придётся тратить время на поход и, возможно, посидеть в очереди. Зато этот способ гарантирует отсутствие ошибок при регистрации.

Если вы уверены, что справитесь с задачей самостоятельно, следует пройти онлайн-регистрацию. На самом деле эта процедура не составляет особого труда. Сайт налоговой прост даже для неопытного пользователя интернета, интерфейс максимально понятный. Подача заявления осуществляется по следующему плану:

  1. Зайдите в свой личный кабинет. Если у вас его нет, пройдите регистрацию, обязательно указывая свои настоящие данные правильно.
  2. Вам нужна категория «Учёт ККТ».
  3. Далее выбираем «Зарегистрировать контрольно-кассовый аппарат».
  4. Укажите модель кассы.
  5. Введите адрес, где она будет использоваться. Список вариантов вам предложит сервис.
  6. Уточните технические характеристики, в том числе особые показатели.
  7. Выберете оператора данных, с которым до этого вы должны будете заключить договор по оказанию услуг.
  8. Поставьте свою электронную подпись.
  9. Отправьте заявление и ждите ответа.

После отправки заявления, его будет проверять сотрудник налоговой. Если все указанные вами данные верны, то вам придёт регистрационный номер. Это — цифры, которые надо ввести в онлайн-кассу, вместе со своим индивидуальным налоговым номером.

Завершив процедуру, вы получите чек, в котором будет отображён номер фискализации. Далее снова заходим на сайт налоговой, и в разделе «отчёт» в строке «фискальный признак» вбиваем туда эти цифры. Система попросит ввести дополнительные данные, в том числе дату регистрации. Далее подписывайте документ и снова отправляйте его на проверку. При успешном заполнении всех граф вы получите регистрационную карточку. Её также нужно подписать электронной подписью.

Далее снова заходим в свой личный кабинет. Там нужно ввести все полученные вам данные и завершить процесс регистрации. Не стоит пугаться большого количества действий. При внимательном отношении вся процедура суммарно займёт не более 20 минут.

Какая должна быть касса для кофейни и «кофе с собой»

Юридические аспекты безусловно заслуживают внимания. Но в погоне за легальным оформлением не стоит забывать и про функциональность самого устройства. От правильности выбора модели будет зависеть, насколько легко и быстро сможет работать ваш персонал. А от действий работников — количество обслуженных, и главное, довольных клиентов. Для начала мы рассмотрим какие виды контрольно-кассового оборудования вы можете найти в магазине:

Это — основные виды касс и их базовые характеристики. При выборе контрольно-кассовая техники следует руководствоваться более детальными показателями, чтобы понять, какое устройство будет работать на пользу вашему бизнесу.

Начнём с того, что кофейня — это небольшое заведение, которое не подразумевает длительных посиделок и больших компаний. Чаще всего люди берут кофе для того, чтобы выпить его на ходу, по дороге на работу и учёбу. Соответственно бизнесмен будет приобретать или арендовать помещение с небольшой площадью, поскольку значительное количество квадратных метров просто не требуется.

Если мы говорим о кофейне в формате «кофе с собой», то это — обычно небольшая точка в торговом центре, в спортивном заведении или на улице. Такой тип помещения также не подразумевает больших площадей.

Поэтому первое, на что надо обратить внимание— это компактность самой ККТ. Устройство не должно занимать много места, при этом всегда находиться под рукой бариста. Удобный и свободный доступ к прибору позволит сотруднику максимально оперативно обслуживать клиента, что особенно важно в пиковые часы, то есть в начале и в конце рабочего дня.

Второй важный момент, который должен учесть владелец кофейни: это скорость распечатки чека. Люди хотят быстро получить свой горячий, а не остывший кофе, и бежать по делам дальше. Никто не заинтересован в длительном ожидании. А если кассовая техника подводит вас по скорости, скорее всего большая часть потока покупателей уйдёт к более расторопному конкуренту. Особое внимание этому параметру стоит уделить заведениям, который обслуживают большое количество клиентов ежедневно.

Третий важный момент — это возможность интегрировать онлайн-кассу с сервисами бухучёта. Тогда владельцу или бухгалтеру, при его наличии, не придётся выполнять лишние действия, перенося данные. А достаточно будет просто выгрузить всю важную информацию.

Популярные модели онлайн-касс для кофейни

Сегодня контрольно-кассовое оборудование можно приобрести не выходя из дома. Множество маркетплейсов и интернет-магазинов реализуют эту технику. Но если это ваша первая покупка, лучше сходить в обычный магазин, чтобы более точно понять как работает устройство и получить бесплатную консультацию и помощь в выборе у продавца.

Несмотря на все параметры, на которые стоит обратить внимание,ассортимент выбора техники для кофейни или кофе с собой достаточно велик. Рассмотрим несколько самых удачных моделей:

Выбирая технику, не забывайте пользоваться бонусами и скидками. Магазины часто проводят распродажи или дарят покупателям подарки: увеличенную гарантию, бесплатное обслуживание, полезные товары. Мониторя цены, есть шанс приобрести нужную ККТ на 15 —20 % дешевле.

Как законно сэкономить при использовании кассы в кофейне

Оборудование для работы в кофейне стоит недёшево. Кроме онлайн-кассы надо купить еще множество агрегатов, обучить персонал и понести множество других денежных издержек. Если ваши финансовые возможности не могут покрыть все затраты, есть хороший, а главное легальный способ сэкономить:

1. Взять онлайн-кассу в аренду. Такую услугу предлагают множество предприятий, в том числе и производители касс. Этот метод имеет много преимуществ.

Во-первых, вам не придётся отказываться от мечты открыть кофейню из-за нехватки денежных средств. Во-вторых, беря оборудование в аренду, вы можете максимально точно ознакомиться с его функционалом, изучить слабые и сильные стороны агрегата. Впоследствии, когда вы накопите деньги, то сможете выбрать самый лучший вариант с учетом накопленных знаний. Цена аренды обойдётся в районе 2000 — 3000 рублей.

2. Второй способ — превратить стационарную кассу в облачное устройство, то есть произвести ее расшаривание. При этом чеки будут выдаваться на одной кассе, а вместо переносных устройств бариста может пользоваться смартфоном. Существует множество недорогих приложений, который делают доступной такой вид услуги.

Как работать с онлайн-кассой в кофейни или при продаже «кофе с собой»

После прохождения регистрации можно смело приступать к работе.Но если в ваше меню входят напитки с алкоголем, надо дополнительно обратиться в ЕГАИС.

Процесс работы с онлайн-кассой не сильно отличается от обычной. Здесь также надо открывать и закрывать смены, проводить инкассацию и выдавать чеки клиентам. Устройство ценно тем, что большинство процессов происходят автоматически, без участия оператора.

Запомните правила, который помогут вам быстро освоить онлайн-кассу и натренировать персонал.

  1. Бизнесмену следует самостоятельно пройти хотя бы базовые курсы по работе с устройством, чтобы потом передавать свои знания сотрудникам.
  2. Открывая сеть кофеен, позаботьтесь о системе автоматизации.
  3. Внимательно читайте инструкцию к прибору, особенно условия эксплуатации, диапазон допустимых температур.
  4. Если вы новичок в этом деле, не чистите и не ремонтируйте кассу самостоятельно или с помощью персонала.
  5. Не забывайте, что штат должен ознакомиться под подпись со всеми инструкциями и правилами.

Многих предпринимателей волнует вопрос нужно ли использовать журнал кассира-операциониста. Если раньше при работе на обычной кассе этот вопрос не стоял, то сегодня многие эксперты уверяют, что он не нужен. Конечно его отсутствие облегчает жизнь персоналу, но тем не менее, следует им пользоваться из-за неоднозначной позиции о его необходимости. А также такая форма отчётности формирует у работников аккуратность и ответственность.

Вывод

Онлайн-кассы — это полезный и удобный инструмент для ведения бизнеса. Какой бы ни был масштаб вашей кофейни, всё равно стоит купить устройство для легального ведения бизнеса. Если у вас не хватает денежных средств, рассмотрите способы сэкономить, не нарушая закон. Процесс регистрации не представляет сложности и не занимает много времени.

Внимательно выбирайте модель онлайн-кассы, не пренебрегайте важными функциями, отказавшись от лишних опций. При правильном выборе и регистрации контрольно-кассовая техники ваш бизнес будет процветать и в никогда не узнаете проблем с налоговой службой.

Онлайн-касса для бизнеса

  • Гибкое решение: возможность подключить к программе свое оборудование или использовать облачную кассу

  • Готовые модули для интеграции с сайтом и простое API
  • Контроль и синхронизация остатков товаров
  • Программа лояльности для ваших покупателей
  • Мобильное приложение для работы на точке продаж и на выезде

  • Анализ продаж и контроль работы

Электронная почта*
Электронная почта*

Читайте также


Соглашение о конфиденциальности

и обработке персональных данных

 

1.Общие положения

 

1.1.Настоящее соглашение о конфиденциальности и обработке персональных данных (далее – Соглашение) принято свободно и своей волей, действует в отношении всей информации, которую ООО «Инсейлс Рус» и/или его аффилированные лица, включая все лица, входящие в одну группу с ООО «Инсейлс Рус» (в том числе ООО «ЕКАМ сервис»), могут получить о Пользователе во время использования им любого из сайтов, сервисов, служб, программ для ЭВМ, продуктов или услуг ООО «Инсейлс Рус» (далее – Сервисы) и в ходе исполнения ООО «Инсейлс Рус» любых соглашений и договоров с Пользователем. Согласие Пользователя с Соглашением, выраженное им в рамках отношений с одним из перечисленных лиц, распространяется на все остальные перечисленные лица.

1.2.Использование Сервисов означает согласие Пользователя с настоящим Соглашением и указанными в нем условиями; в случае несогласия с этими условиями Пользователь должен воздержаться от использования Сервисов.

1.3.Сторонами (далее – «Стороны) настоящего Соглашения являются:

«Инсейлс» – Общество с ограниченной ответственностью «Инсейлс Рус», ОГРН 1117746506514, ИНН 7714843760, КПП  771401001, зарегистрированное по адресу: 125319, г.Москва, ул.Академика Ильюшина, д.4, корп.1, офис 11 (далее - «Инсейлс»), с одной стороны, и

«Пользователь»

либо физическое лицо, обладающее дееспособностью и признаваемое участником гражданских правоотношений в соответствии с законодательством Российской Федерации;

либо юридическое лицо, зарегистрированное в соответствии с законодательством государства, резидентом которого является такое лицо;

либо индивидуальный предприниматель, зарегистрированный в соответствии с законодательством государства, резидентом которого является такое лицо;

которое приняло условия настоящего Соглашения.

1.4.Для целей настоящего Соглашения Стороны определили, что конфиденциальная информация – это сведения любого характера (производственные, технические, экономические, организационные и другие), в том числе о результатах интеллектуальной деятельности, а также сведения о способах осуществления профессиональной деятельности (включая, но не ограничиваясь: информацию о продукции, работах и услугах; сведения о технологиях и научно-исследовательских работах; данные о технических системах и оборудовании, включая элементы программного обеспечения; деловые прогнозы и сведения о предполагаемых покупках; требования и спецификации конкретных партнеров и потенциальных партнеров; информацию, относящуюся к интеллектуальной собственности, а также планы и технологии, относящиеся ко всему перечисленному выше), сообщаемые одной стороной другой стороне в письменной и/или электронной форме, явно обозначенные Стороной как ее конфиденциальная информация.

1.5.Целью настоящего Соглашения является защита конфиденциальной информации, которой Стороны будут обмениваться в ходе переговоров, заключения договоров и исполнения обязательств, а равно любого иного взаимодействия (включая, но не ограничиваясь, консультирование, запрос и предоставление информации, и выполнение иных поручений).

 

2.Обязанности Сторон

 

2.1.Стороны соглашаются сохранять в тайне всю конфиденциальную информацию, полученную одной Стороной от другой Стороны при взаимодействии Сторон, не раскрывать, не разглашать, не обнародовать или иным способом не предоставлять такую информацию какой-либо третьей стороне без предварительного письменного разрешения другой Стороны, за исключением случаев, указанных в действующем законодательстве, когда предоставление такой информации является обязанностью Сторон.

2.2.Каждая из Сторон предпримет все необходимые меры для защиты конфиденциальной информации как минимум с применением тех же мер, которые Сторона применяет для защиты собственной конфиденциальной информации. Доступ к конфиденциальной информации предоставляется только тем сотрудникам каждой из Сторон, которым он обоснованно необходим для выполнения служебных обязанностей по исполнению настоящего Соглашения.

2.3.Обязательство по сохранению в тайне конфиденциальной информации действительно в пределах срока действия настоящего Соглашения, лицензионного договора на программы для ЭВМ от 01.12.2016г., договора присоединения к лицензионному договору на программы для ЭВМ, агентских и иных договоров и в течение пяти лет после прекращения их действия, если Сторонами отдельно не будет оговорено иное.

2.4.Не будут считаться нарушением настоящего Соглашения следующие случаи:

(а)если предоставленная информация стала общедоступной без нарушения обязательств одной из Сторон; 

(б)если предоставленная информация стала известна Стороне в результате ее собственных исследований, систематических наблюдений или иной деятельности, осуществленной без использования конфиденциальной информации, полученной от другой Стороны;

(в)если предоставленная информация правомерно получена от третьей стороны без обязательства о сохранении ее в тайне до ее предоставления одной из Сторон; 

(г)если информация предоставлена по письменному запросу органа государственной власти, иного государственного органа,  или органа местного самоуправления в целях выполнения их функций и ее раскрытие этим органам обязательно для Стороны. При этом Сторона должна незамедлительно известить другую Сторону о поступившем запросе;

(д)если информация предоставлена третьему лицу с согласия той Стороны, информация о которой передается.

2.5.Инсейлс не проверяет достоверность информации, предоставляемой Пользователем, и не имеет возможности оценивать его дееспособность.

2.6.Информация, которую Пользователь предоставляет Инсейлс при регистрации в Сервисах, не является персональными данными, как они определены в Федеральном законе РФ №152-ФЗ от 27.07.2006г. «О персональных данных».

2.7.Инсейлс имеет право вносить изменения в настоящее Соглашение. При внесении изменений в актуальной редакции указывается дата последнего обновления. Новая редакция Соглашения вступает в силу с момента ее размещения, если иное не предусмотрено новой редакцией Соглашения.

2.8.Принимая данное Соглашение Пользователь осознает и соглашается с тем, что Инсейлс может отправлять Пользователю персонализированные сообщения и информацию (включая, но не ограничиваясь) для повышения качества Сервисов, для разработки новых продуктов, для создания и отправки Пользователю персональных предложений, для информирования Пользователя об изменениях в Тарифных планах и обновлениях, для направления Пользователю маркетинговых материалов по тематике Сервисов, для защиты Сервисов и Пользователей и в других целях.

Пользователь имеет право отказаться от получения вышеуказанной информации, сообщив об этом письменно на адрес электронной почты Инсейлс - contact@ekam.ru.

2.9.Принимая данное Соглашение, Пользователь осознает и соглашается с тем, что Сервисами Инсейлс для обеспечения работоспособности Сервисов в целом или их отдельных функций в частности могут использоваться файлы cookie, счетчики, иные технологии и Пользователь не имеет претензий к Инсейлс в связи с этим.

2.10.Пользователь осознает, что оборудование и программное обеспечение, используемые им для посещения сайтов в сети интернет могут обладать функцией запрещения операций с файлами cookie (для любых сайтов или для определенных сайтов), а также удаления ранее полученных файлов cookie.

Инсейлс вправе установить, что предоставление определенного Сервиса возможно лишь при условии, что прием и получение файлов cookie разрешены Пользователем.

2.11.Пользователь самостоятельно несет ответственность за безопасность выбранных им средств для доступа к учетной записи, а также самостоятельно обеспечивает их конфиденциальность. Пользователь самостоятельно несет ответственность за все действия (а также их последствия) в рамках или с использованием Сервисов под учетной записью Пользователя, включая случаи добровольной передачи Пользователем данных для доступа к учетной записи Пользователя третьим лицам на любых условиях (в том числе по договорам или соглашениям). При этом все действия в рамках или с использованием Сервисов под учетной записью Пользователя считаются произведенными самим Пользователем, за исключением случаев, когда Пользователь уведомил Инсейлс о несанкционированном доступе к Сервисам с использованием учетной записи Пользователя и/или о любом нарушении (подозрениях о нарушении) конфиденциальности своих средств доступа к учетной записи.

2.12.Пользователь обязан немедленно уведомить Инсейлс о любом случае несанкционированного (не разрешенного Пользователем) доступа к Сервисам с использованием учетной записи Пользователя и/или о любом нарушении (подозрениях о нарушении) конфиденциальности своих средств доступа к учетной записи. В целях безопасности, Пользователь обязан самостоятельно осуществлять безопасное завершение работы под своей учетной записью по окончании каждой сессии работы с Сервисами. Инсейлс не отвечает за возможную потерю или порчу данных, а также другие последствия любого характера, которые могут произойти из-за нарушения Пользователем положений этой части Соглашения.

 

3.Ответственность Сторон

 

3.1.Сторона, нарушившая предусмотренные Соглашением обязательства в отношении охраны конфиденциальной информации, переданной по Соглашению, обязана возместить по требованию пострадавшей Стороны реальный ущерб, причиненный таким нарушением условий Соглашения в соответствии с действующим законодательством Российской Федерации.

3.2.Возмещение ущерба не прекращают обязанности нарушившей Стороны по надлежащему исполнению обязательств по Соглашению.

 

4.Иные положения

 

4.1.Все уведомления, запросы, требования и иная корреспонденция в рамках настоящего Соглашения, в том числе включающие конфиденциальную информацию, должны оформляться в письменной форме и вручаться лично или через курьера, или направляться по электронной почте адресам, указанным в лицензионном договоре на программы для ЭВМ от 01.12.2016г., договоре присоединения к лицензионному договору на программы для ЭВМ и в настоящем Соглашении или другим адресам, которые могут быть в дальнейшем письменно указаны Стороной.

4.2.Если одно или несколько положений (условий) настоящего Соглашения являются либо становятся недействительными, то это не может служить причиной для прекращения действия других положений (условий).

4.3.К настоящему Соглашению и отношениям между Пользователем и Инсейлс, возникающим в связи с применением Соглашения, подлежит применению право Российской Федерации.

4.3.Все предложения или вопросы по поводу настоящего Соглашения Пользователь вправе направлять в Службу поддержки пользователей Инсейлс www.ekam.ru либо по почтовому адресу: 107078, г. Москва, ул. Новорязанская, 18, стр.11-12 БЦ «Stendhal» ООО «Инсейлс Рус».

 

Дата публикации: 01.12.2016г.

 

Полное наименование на русском языке:

Общество с ограниченной ответственностью «Инсейлс Рус»

 

Сокращенное наименование на русском языке:

ООО «Инсейлс Рус»

 

Наименование на английском языке:

InSales Rus Limited Liability Company (InSales Rus LLC)

 

Юридический адрес:

125319, г. Москва, ул. Академика Ильюшина, д. 4, корп.1, офис 11

 

Почтовый адрес:

107078, г. Москва, ул. Новорязанская, 18, стр.11-12, БЦ «Stendhal»

ИНН: 7714843760 КПП: 771401001

 

Банковские реквизиты:

Р/с 40702810600001004854

 

В ИНГ БАНК (ЕВРАЗИЯ) АО, г.Москва,
к/с 30101810500000000222, БИК 044525222

Электронная почта: contact@ekam.ru

Контактный телефон: +7(495)133-20-43

Заказ в один клик
Я принимаю условия передачи информации