Онлайн-касса для гостиниц и хостелов: все нюансы применения

Мы берем на себя работы по постановке онлайн-кассы на учет в ФНС. Оказываем оперативные консультации и круглосуточную техническую поддержку.
Предоставляем систему товароучёта, помогаем зарегистрировать кассу "под ключ"

Готовые комплекты онлайн-касс

Кассовая реформа коснулась и отельеров, большинство которых уже сейчас должны использовать онлайн-кассы для гостиниц. Закон 54-ФЗ предусматривает оснащение этих заведений ККТ, способной пробивать чеки и сразу передавать через интернет фискальные данные в ФНС. Давайте разберемся, есть ли какие-то исключения и льготы и каков порядок применения онлайн-касс в гостиничном бизнесе.

Обязательно ли применять онлайн-кассы в гостиницах

Непосредственно гостиничный бизнес в 54-ФЗ не упомянут, потому на эту деятельность закон распространяется без каких-либо особенностей. Изначально у некоторых ИП на ЕНВД и патенте была отсрочка по введению новой техники. Те, кто работал без наемных сотрудников, могли заниматься бизнесом без кассы до 1 июля 2019 года. Позже отсрочку продлили еще на 2 года, но она уже тоже истекла.

 

Несмотря на то, что в отеле можно было временно не использовать ККТ, бланки строгой отчетности, подтверждающие факт получения услуг, все равно выдавались. Они заменяли стандартные чеки.

 

Нормы закона распространяются на следующие объекты гостиничного бизнеса:

  • отели;
  • гостиницы;
  • хостелы;
  • апартаменты;
  • турбазы отдыха с предоставлением жилья;
  • мотели.

Вообще могут не использовать онлайн-кассы ИП, которые сдают свои личные квартиры в аренду. Но эти жилые помещения должны принадлежать непосредственно предпринимателю, не членам его семьи. Такое требование зафиксировано в п.2 ст. 2 54-ФЗ. При проверке налоговым инспекторам необходимо будет предъявить договора аренды и подтверждение оплаты указанных в них сумм.

 

В целом, гостиничный бизнес должен работать с кассами нового образца еще с 2017 года. На данный момент перейти на онлайн-кассы должны были уже все, даже мелкий гостиничный бизнес. И в этом есть свои преимущества для отельеров. Ведь онлайн-кассы предоставляют дополнительные возможности для автоматизации торговли и оказания услуг в гостиничном бизнесе. Они облегчают работу не только рядовых сотрудников, но и руководителей отелей.

Нужен ли чек при бронировании номера через интернет

Если бронирование номера предусматривает автоматическую оплату через интернет, то гостиницы должны позаботиться о выдаче клиенту электронного чека без его распечатки.

 

Схема передачи фискальной информации чека с онлайн-кассы в ФНС

Схема передачи фискальной информации чека с онлайн-кассы в ФНС

 

В реестре сертифицированной ККТ есть множество моделей, поддерживающих оформление и пересылку кассового документа клиенту на электронную почту без участия сотрудников отеля. Если при бронировании указывается лишь телефон, то на него можно скинуть ссылку на электронный чек. С 2017 года большинство моделей ККТ также поддерживает взаимодействие с платежными агрегаторами.

 

В любом случае, если гостиница получила от гостя деньги, нужно отразить это в онлайн-кассе и отправить в налоговую соответствующие фискальные сведения. За игнорирование этого правила предусмотрены немалые штрафы.

Выдавать ли чеки за сопутствующие услуги

Помимо предоставления номера, постояльцам гостиниц оказывают и дополнительные услуги:

  • стирка и чистка личных вещей;
  • SPA;
  • доставка корреспонденции;
  • экскурсии;
  • персональный переводчик;
  • обмен валюты;
  • аренда конференц-залов и прочие.

При использовании отелем онлайн-кассы на все перечисленные услуги нужно выдавать фискальный чек. Хотя эти работы могут быть включены и в общий счет, оплачиваемый гостем.

 

Ранее закон предусматривал, что ИП на упрощенных системах налогообложения могли не указывать перечень предоставленных услуг и проданных товаров в чеке до февраля 2021 года. Но поскольку срок уже вышел, сейчас необходимо обязательно отражать в фискальном документе полную номенклатуру.

 

Цена SPA-процедур может быть включена в общую стоимость номера гостиницы 

 

Если же дополнительные сервисы гостиницы проводятся как работы, предоставленные другим предпринимателем, то выдача кассового документа должна производиться с учетом специфики его деятельности.

Особенности онлайн-касс для сезонных отелей

Онлайн-кассы для сезонного отельного бизнеса могут быть оснащены фискальным накопителем с периодом эксплуатации 36 месяцев. Это позволит немного сэкономить на регулярной замене запоминающего устройства.

 

Техника может без проблем сохранять непереданные в ОФД чеки в течение 30 дней. Потом устройство заблокируется, а у налоговых инспекторов будет повод обратить внимание на налогоплательщика. Поэтому при прекращении сезонной деятельности гостиницы важно проконтролировать закрытие смены на ККТ, а также обеспечить онлайн-передачу данных об этом в ФНС.

Применение онлайн-касс в гостиницах, расположенных в удаленной местности

Онлайн-кассы требуют непрерывного подключения к интернету. Но как быть, если отель расположен в загородной зоне, где вообще отсутствует связь?

 

Вариантов действий может быть несколько:

  1. Подключить спутниковый интернет.
  2. Один раз в 28-29 дней вывозить онлайн-кассу и подключать её к интернету для передачи данных в ФНС.
  3. Не применять ККТ, если данный регион включен в перечень ПГТ, удалённых от связи в соответствии с п.7. ст. 2 54-ФЗ.

Если выбран второй вариант, то для исключения проблем с налоговой лучше получить любой официальный документ, свидетельствующий об отсутствии связи в месте расположения отеля. Такая схема позволит соблюсти закон и избежать штрафов за нарушение порядка применения ККТ.

Как использовать онлайн-кассу в гостиницах

Для начала предпринимателю необходимо выбрать подходящий кассовый аппарат из официального реестра ФНС и заключить договор с аккредитованным оператором фискальных данных. Все реестры, в том числе и онлайн-касс, опубликованы на сайте налоговой.

 

Затем следует выпустить электронную цифровую подпись, чтобы иметь возможность зарегистрировать кассу в онлайн, не посещая налоговую. Постановка на учет происходит в несколько простых шагов, которые выполняются через личный кабинет налогоплательщика.

 

На последнем этапе остается настроить аппарат и подключить его к интернету: по мобильной сети или через wi-fi. Оптимальный вариант для соединения с интернетом в гостинице – wi-fi.

 

Чтобы не заморачиваться с регистрацией, подключением и настройками, можно сразу приобрести пакетное решение. При этом специалисты сами займутся выпуском квалифицированной электронной подписи, заключением договора с ОФД, постановкой на учет, и настроят оборудование для дальнейшей работы. Такая услуга есть в «ЕКАМ».

 

 

После установки и подключения ККТ расчеты в гостиничном бизнесе происходят в следующем порядке:

  1. Клиент оплачивает необходимую сумму за проживание в номере, дополнительные услуги.
  2. Сведения об оплате услуг сохраняются на фискальном накопителе кассы.
  3. Оттуда информация передается оператору фискальных данных, с которым у владельца гостиничного бизнеса заключен договор.
  4. Оператор обрабатывает полученные данные и перенаправляет их в налоговую.
  5. В случае бронирования жилья через интернет клиенту отправляется электронный чек на email или телефон (нужно предусмотреть на сайте отеля поле для ввода электронной почты и номера мобильного).
  6. При расчете на месте посетителю гостиницы выдается бумажный чек.

 

Какую кассу выбрать для отеля

Оптимальный тип кассового оборудования зависит от конкретного бизнеса.

 

Что нужно учесть в первую очередь:

  • масштаб бизнеса: хостел, небольшой отель и крупный гостиничный комплекс нуждаются в разной контрольно-кассовой технике;
  • количество номеров и постояльцев;
  • месторасположение гостиницы (если объект находится в удаленной местности без доступа к сети, можно использовать самую простую кассу в офлайн режиме);
  • наличие дополнительных услуг в отеле.

Для каждой дополнительной услуги, которая оказывается в гостинице, нужна дополнительная касса. Например, для буфета, ресторана, спортзала, спа-салона. Хотя иногда оплатить все дополнительные услуги можно на основной гостиничной кассе, если только ресторан и спортзал не являются другим юридическим лицом или ИП.

 

Крупным гостиницам с сотнями и тысячами номеров понадобится производительное устройство с обширным функционалом. В данном случае больше всего подходят POS-системы. Также можно приобрести фискальный регистратор. Но следует учесть, что он работает только при условии подключения к компьютеру, ноутбуку, смартфону или планшету, на который установлено специализированное ПО.

 

Купить подходящую онлайн-кассу можно в «ЕКАМ». При необходимости сотрудники компании проконсультируют и помогут подобрать подходящее решение.

 

Доступные виды оборудования в «ЕКАМ»

Доступные виды оборудования в «ЕКАМ» 

 

В некоторых случаях допускается модернизация старых аппаратов согласно актуальным требованиям законодательства. Для этого нужно перепрошить устройство и установить фискальный накопитель, предварительно узнав о возможности такой доработки в сервисном центре.

Преимущества применения онлайн-касс в гостиничном бизнесе

Мнение предпринимателей об онлайн-кассе, как дополнительной обузе, изначально неверно. Обновленная ККТ имеет множество достоинств, использовать которые не только можно, но и нужно.

 

К плюсам онлайн-касс относят:

  1. Снижение поводов для внеплановых налоговых проверок.
  2. Возможность получить налоговый вычет.
  3. Удаленный контроль продаж собственником в реальном времени.
  4. Защищенность прав потребителей, которые всегда могут распечатать поврежденный чек на сайте ФНС.
  5. Возможность применения мобильной ККТ и выдачи электронного чека.
  6. Уменьшение бухгалтерской отчетности.
  7. Экономия на регистрации и сервисном обслуживании ККТ.
  8. Возможность простой интеграции онлайн-касс с программами для розничной торговли.

Указанные преимущества показывают, что купить онлайн-кассу нужно даже тогда, когда ее можно временно не использовать.



Кассовая реформа дала гостиничному бизнесу множество преимуществ. Благодаря онлайн-кассам можно лучше контролировать сотрудников, оперативно анализировать деятельность и прозрачно вести бизнес, не опасаясь санкций со стороны налоговой.

СТОИМОСТЬ

Подписка на ПО
Цена зависит от количества подключённых онлайн-касс
цена от
800
руб./месяц
Готовые комплекты онлайн-касс
От 19 400 руб.
Дополнительные услуги
Регистрация кассы, выпуск электронной подписи,услуги ОФД
от
1 000
руб.

Получить бесплатный доступ к ЕКАМ

Онлайн-касса и автоматизация торговой точки

Электронная почта*
Электронная почта*
Введите корректный e-mail

Соглашение о конфиденциальности

и обработке персональных данных

 

1.Общие положения

 

1.1.Настоящее соглашение о конфиденциальности и обработке персональных данных (далее – Соглашение) принято свободно и своей волей, действует в отношении всей информации, которую ООО «Инсейлс Рус» и/или его аффилированные лица, включая все лица, входящие в одну группу с ООО «Инсейлс Рус» (в том числе ООО «ЕКАМ сервис»), могут получить о Пользователе во время использования им любого из сайтов, сервисов, служб, программ для ЭВМ, продуктов или услуг ООО «Инсейлс Рус» (далее – Сервисы) и в ходе исполнения ООО «Инсейлс Рус» любых соглашений и договоров с Пользователем. Согласие Пользователя с Соглашением, выраженное им в рамках отношений с одним из перечисленных лиц, распространяется на все остальные перечисленные лица.

1.2.Использование Сервисов означает согласие Пользователя с настоящим Соглашением и указанными в нем условиями; в случае несогласия с этими условиями Пользователь должен воздержаться от использования Сервисов.

1.3.Сторонами (далее – «Стороны) настоящего Соглашения являются:

«Инсейлс» – Общество с ограниченной ответственностью «Инсейлс Рус», ОГРН 1117746506514, ИНН 7714843760, КПП  771401001, зарегистрированное по адресу: 125319, г.Москва, ул.Академика Ильюшина, д.4, корп.1, офис 11 (далее - «Инсейлс»), с одной стороны, и

«Пользователь»

либо физическое лицо, обладающее дееспособностью и признаваемое участником гражданских правоотношений в соответствии с законодательством Российской Федерации;

либо юридическое лицо, зарегистрированное в соответствии с законодательством государства, резидентом которого является такое лицо;

либо индивидуальный предприниматель, зарегистрированный в соответствии с законодательством государства, резидентом которого является такое лицо;

которое приняло условия настоящего Соглашения.

1.4.Для целей настоящего Соглашения Стороны определили, что конфиденциальная информация – это сведения любого характера (производственные, технические, экономические, организационные и другие), в том числе о результатах интеллектуальной деятельности, а также сведения о способах осуществления профессиональной деятельности (включая, но не ограничиваясь: информацию о продукции, работах и услугах; сведения о технологиях и научно-исследовательских работах; данные о технических системах и оборудовании, включая элементы программного обеспечения; деловые прогнозы и сведения о предполагаемых покупках; требования и спецификации конкретных партнеров и потенциальных партнеров; информацию, относящуюся к интеллектуальной собственности, а также планы и технологии, относящиеся ко всему перечисленному выше), сообщаемые одной стороной другой стороне в письменной и/или электронной форме, явно обозначенные Стороной как ее конфиденциальная информация.

1.5.Целью настоящего Соглашения является защита конфиденциальной информации, которой Стороны будут обмениваться в ходе переговоров, заключения договоров и исполнения обязательств, а равно любого иного взаимодействия (включая, но не ограничиваясь, консультирование, запрос и предоставление информации, и выполнение иных поручений).

 

2.Обязанности Сторон

 

2.1.Стороны соглашаются сохранять в тайне всю конфиденциальную информацию, полученную одной Стороной от другой Стороны при взаимодействии Сторон, не раскрывать, не разглашать, не обнародовать или иным способом не предоставлять такую информацию какой-либо третьей стороне без предварительного письменного разрешения другой Стороны, за исключением случаев, указанных в действующем законодательстве, когда предоставление такой информации является обязанностью Сторон.

2.2.Каждая из Сторон предпримет все необходимые меры для защиты конфиденциальной информации как минимум с применением тех же мер, которые Сторона применяет для защиты собственной конфиденциальной информации. Доступ к конфиденциальной информации предоставляется только тем сотрудникам каждой из Сторон, которым он обоснованно необходим для выполнения служебных обязанностей по исполнению настоящего Соглашения.

2.3.Обязательство по сохранению в тайне конфиденциальной информации действительно в пределах срока действия настоящего Соглашения, лицензионного договора на программы для ЭВМ от 01.12.2016г., договора присоединения к лицензионному договору на программы для ЭВМ, агентских и иных договоров и в течение пяти лет после прекращения их действия, если Сторонами отдельно не будет оговорено иное.

2.4.Не будут считаться нарушением настоящего Соглашения следующие случаи:

(а)если предоставленная информация стала общедоступной без нарушения обязательств одной из Сторон; 

(б)если предоставленная информация стала известна Стороне в результате ее собственных исследований, систематических наблюдений или иной деятельности, осуществленной без использования конфиденциальной информации, полученной от другой Стороны;

(в)если предоставленная информация правомерно получена от третьей стороны без обязательства о сохранении ее в тайне до ее предоставления одной из Сторон; 

(г)если информация предоставлена по письменному запросу органа государственной власти, иного государственного органа,  или органа местного самоуправления в целях выполнения их функций и ее раскрытие этим органам обязательно для Стороны. При этом Сторона должна незамедлительно известить другую Сторону о поступившем запросе;

(д)если информация предоставлена третьему лицу с согласия той Стороны, информация о которой передается.

2.5.Инсейлс не проверяет достоверность информации, предоставляемой Пользователем, и не имеет возможности оценивать его дееспособность.

2.6.Информация, которую Пользователь предоставляет Инсейлс при регистрации в Сервисах, не является персональными данными, как они определены в Федеральном законе РФ №152-ФЗ от 27.07.2006г. «О персональных данных».

2.7.Инсейлс имеет право вносить изменения в настоящее Соглашение. При внесении изменений в актуальной редакции указывается дата последнего обновления. Новая редакция Соглашения вступает в силу с момента ее размещения, если иное не предусмотрено новой редакцией Соглашения.

2.8.Принимая данное Соглашение Пользователь осознает и соглашается с тем, что Инсейлс может отправлять Пользователю персонализированные сообщения и информацию (включая, но не ограничиваясь) для повышения качества Сервисов, для разработки новых продуктов, для создания и отправки Пользователю персональных предложений, для информирования Пользователя об изменениях в Тарифных планах и обновлениях, для направления Пользователю маркетинговых материалов по тематике Сервисов, для защиты Сервисов и Пользователей и в других целях.

Пользователь имеет право отказаться от получения вышеуказанной информации, сообщив об этом письменно на адрес электронной почты Инсейлс - contact@ekam.ru.

2.9.Принимая данное Соглашение, Пользователь осознает и соглашается с тем, что Сервисами Инсейлс для обеспечения работоспособности Сервисов в целом или их отдельных функций в частности могут использоваться файлы cookie, счетчики, иные технологии и Пользователь не имеет претензий к Инсейлс в связи с этим.

2.10.Пользователь осознает, что оборудование и программное обеспечение, используемые им для посещения сайтов в сети интернет могут обладать функцией запрещения операций с файлами cookie (для любых сайтов или для определенных сайтов), а также удаления ранее полученных файлов cookie.

Инсейлс вправе установить, что предоставление определенного Сервиса возможно лишь при условии, что прием и получение файлов cookie разрешены Пользователем.

2.11.Пользователь самостоятельно несет ответственность за безопасность выбранных им средств для доступа к учетной записи, а также самостоятельно обеспечивает их конфиденциальность. Пользователь самостоятельно несет ответственность за все действия (а также их последствия) в рамках или с использованием Сервисов под учетной записью Пользователя, включая случаи добровольной передачи Пользователем данных для доступа к учетной записи Пользователя третьим лицам на любых условиях (в том числе по договорам или соглашениям). При этом все действия в рамках или с использованием Сервисов под учетной записью Пользователя считаются произведенными самим Пользователем, за исключением случаев, когда Пользователь уведомил Инсейлс о несанкционированном доступе к Сервисам с использованием учетной записи Пользователя и/или о любом нарушении (подозрениях о нарушении) конфиденциальности своих средств доступа к учетной записи.

2.12.Пользователь обязан немедленно уведомить Инсейлс о любом случае несанкционированного (не разрешенного Пользователем) доступа к Сервисам с использованием учетной записи Пользователя и/или о любом нарушении (подозрениях о нарушении) конфиденциальности своих средств доступа к учетной записи. В целях безопасности, Пользователь обязан самостоятельно осуществлять безопасное завершение работы под своей учетной записью по окончании каждой сессии работы с Сервисами. Инсейлс не отвечает за возможную потерю или порчу данных, а также другие последствия любого характера, которые могут произойти из-за нарушения Пользователем положений этой части Соглашения.

 

3.Ответственность Сторон

 

3.1.Сторона, нарушившая предусмотренные Соглашением обязательства в отношении охраны конфиденциальной информации, переданной по Соглашению, обязана возместить по требованию пострадавшей Стороны реальный ущерб, причиненный таким нарушением условий Соглашения в соответствии с действующим законодательством Российской Федерации.

3.2.Возмещение ущерба не прекращают обязанности нарушившей Стороны по надлежащему исполнению обязательств по Соглашению.

 

4.Иные положения

 

4.1.Все уведомления, запросы, требования и иная корреспонденция в рамках настоящего Соглашения, в том числе включающие конфиденциальную информацию, должны оформляться в письменной форме и вручаться лично или через курьера, или направляться по электронной почте адресам, указанным в лицензионном договоре на программы для ЭВМ от 01.12.2016г., договоре присоединения к лицензионному договору на программы для ЭВМ и в настоящем Соглашении или другим адресам, которые могут быть в дальнейшем письменно указаны Стороной.

4.2.Если одно или несколько положений (условий) настоящего Соглашения являются либо становятся недействительными, то это не может служить причиной для прекращения действия других положений (условий).

4.3.К настоящему Соглашению и отношениям между Пользователем и Инсейлс, возникающим в связи с применением Соглашения, подлежит применению право Российской Федерации.

4.3.Все предложения или вопросы по поводу настоящего Соглашения Пользователь вправе направлять в Службу поддержки пользователей Инсейлс www.ekam.ru либо по почтовому адресу: 107078, г. Москва, ул. Новорязанская, 18, стр.11-12 БЦ «Stendhal» ООО «Инсейлс Рус».

 

Дата публикации: 01.12.2016г.

 

Полное наименование на русском языке:

Общество с ограниченной ответственностью «Инсейлс Рус»

 

Сокращенное наименование на русском языке:

ООО «Инсейлс Рус»

 

Наименование на английском языке:

InSales Rus Limited Liability Company (InSales Rus LLC)

 

Юридический адрес:

125319, г. Москва, ул. Академика Ильюшина, д. 4, корп.1, офис 11

 

Почтовый адрес:

107078, г. Москва, ул. Новорязанская, 18, стр.11-12, БЦ «Stendhal»

ИНН: 7714843760 КПП: 771401001

 

Банковские реквизиты:

Р/с 40702810600001004854

 

В ИНГ БАНК (ЕВРАЗИЯ) АО, г.Москва,
к/с 30101810500000000222, БИК 044525222

Электронная почта: contact@ekam.ru

Контактный телефон: +7(495)133-20-43

Заказ в один клик
Я принимаю условия передачи информации