← Блог о торговле

Отгрузка товара со склада интернет-магазина: правила, порядок и регламент

Ежедневно на складе интернет-магазина происходит множество трудоемких процессов. Все они должны выполняться в соответствии с требованиями регламента и законодательных актов. В сегодняшней статье рассмотрим нюансы, связанные с отгрузкой товара. Разберемся, как правильно делать, в каком порядке и какие потребуются документы.

Как проходит отгрузка: особенности процесса и взаимодействие участников

Отгрузка – процесс подготовки и отправки товаров перевозчику, в точку выдачи или лично в руки покупателю. Эти взаимоотношения регулируются статьями 223, 506 и 509 ГК РФ.

Процедура включает целый комплекс последовательных операций:

  • проверка наличия товара на складе;
  • обработка заявки покупателя;
  • получение листа комплектации;
  • отбор товарных позиций с места хранения;
  • перемещение в зону комплектации;
  • сборка и упаковка в тару;
  • формирование и закладка в грузовые места;
  • маркировка и пакетирование на поддонах;
  • передача в погрузочную зону;
  • загрузка транспорта;
  • оформление документации.

Схема отгрузки продукции с применением системы автоматизации

Схема отгрузки продукции с применением системы автоматизации

Главная задача руководителя и сотрудников склада – организовать эффективную работу, которая обеспечит быстрое передвижение товаров. Все отгрузки должны осуществляться точно в срок. Срочные – в течение суток, несрочные – около 3-х дней. Конкретные временные рамки устанавливаются регламентом компании.

В ходе выполнения рабочих операций склад взаимодействует с другими участниками процесса:

  1. С перевозчиками. Обговаривается место, время и способ погрузки, формы документации по сдаче/приемке, сопровождение грузов, порядок предъявления претензий. Обсуждаются риски транспортировки и ответственность в случае потери, порчи или повреждения товара.
  2. С отделом продаж. Разрабатываются правила, регулирующие порядок обработки заказов покупателей.
  3. С покупателями. Согласовываются и уточняются инструкции по отгрузке.

Непосредственно на складе в отгрузке задействованы:

  • логистическая служба. Определяет рабочие графики, состав бригад, технологии перемещения грузов;
  • служба хранения. Разрабатывает схему отбора и комплектации;
  • отдел контроля. Создает инструкции по контролю отгружаемого товара, определяет последовательность действий и правила документирования;
  • отдел упаковки. Выбирает методы упаковки и типы тары.

В цепочке участвуют комплектовщики, товароведы, контролеры, упаковщики, грузчики, технологи и прочие специалисты.

Организация качественной отгрузки продукции – одна из самых ответственных логистических процедур в интернет-магазине. Она должна соответствовать заказу: по качеству, количеству, комплектации и ожиданиям покупателя.

Перемещение ТМЦ на складе интернет-магазина

Перемещение ТМЦ на складе интернет-магазина

Любые нарушения в регламенте или полное отсутствие правил часто приводят к пересорту, недостаче, повреждениям груза. Это чревато претензиями со стороны клиентов, негативными отзывами, возвратами. Как результат – испорченная репутация и потеря доверия аудитории.

Виды отгрузки

На практике используется несколько разновидностей отгрузки продукции:

  • помарочная;
  • по коду маркировки с объединением в палеты или короба;
  • по блокам и монокоробам.

Большинство розничных интернет-магазинов отгружает товар помарочно, сканируя штрих-коды на каждом товарном наименовании. Это могут быть внутренние и срочные операции, отгрузки по утвержденным графикам.

Для ускорения и оптимизации процесса применяется оргтехника, машины, оборудование и приборы. Быстрее обрабатывать заказы и оптимизировать складской учет помогает специализированное программное обеспечение. Такое, как товароучетная система «ЕКАМ».

В ней доступно много полезных функций:

  • внесение данных о товарах: характеристик, описания, цен, остатков и так далее;
  • автоматическая выгрузка информации на сайт интернет-магазина;
  • отслеживание фактических и зарезервированных остатков;
  • создание заказов поставщикам;
  • ведение истории закупочных цен;
  • учет оприходований, списаний, перемещений товара;
  • оформление приемки.

Складской учет в ЕКАМ

Складской учет в «ЕКАМ»

С помощью программы можно автоматизировать основные бизнес-процессы, объединить данные в общей информационной структуре, построить эффективную систему комплексного управления: продажами, заказами, складскими операциями, финансами. Такой подход улучшит организацию и благоприятно скажется на показателях прибыли компании.

Порядок и правила процедуры

Процедура отгрузки на складе выполняется по заранее установленному регламенту. Каждая компания разрабатывает его самостоятельно с учетом особенностей ниши, специфики товара и доступных складских площадей.

Существуют и единые правила, обязательные для всех:

  • строго соблюдать инструкции по упаковке, затариванию, маркировке и опломбированию мест;
  • фиксировать точное количество отгруженных изделий (вес, число мест, пачек, связок, мешков);
  • вкладывать упаковочный ярлык с наименованием и количеством продукции;
  • грамотно оформлять документы, подтверждающие комплектность и качество груза, предъявлять их покупателю;
  • составлять и своевременно отправлять получателю отгрузочную и расчетную документацию с данными о фактически отгруженном товаре;
  • систематически контролировать работу всех участников процесса;
  • отвечать за порчу изделий и убытки, к которым привели неправильная маркировка и упаковка.

В регламенте должен быть подробно расписан порядок передачи товара покупателю. Ключевые цели составления документа – минимизировать ошибки при отгрузке, организовать процесс таким образом, чтобы сохранить качество товара и грамотно передать груз перевозчику. Как минимум, один раз в год регламент нужно пересматривать, корректировать и дополнять.

Алгоритм составления регламента

Алгоритм составления регламента

Рассмотрим стандартную схему организации процедуры отгрузки на складе.

Подготовка

Отдел логистики получает и рассматривает заявку покупателя. После проверки наличия товарных наименований на складе клиенту отправляется уведомление о возможности отгрузки заказа в желаемом объеме. Чаще всего его отправляют электронной почтой с указанием ориентировочных сроков доставки.

Затем заказ отбирают с места хранения. При этом используется один из методов. Комплексный – когда товар отбирается для нескольких клиентов одновременно. Или индивидуальный – который предполагает отдельный сбор каждого заказа.

После отбора товар комплектуют, упаковывают в ящики, мешки либо контейнеры. Загруженная тара подлежит маркировке и опломбированию. В специальный журнал вносят данные о количестве мест и заказов, сгруппированные по перевозчикам.

Следующий этап – перемещение заказов в зону погрузки.

В описании отгружаемого товара упоминается:

  • цена/количество;
  • технические параметры;
  • наличие техпаспорта, сертификатов качества;
  • соответствие требованиям ГОСТов;
  • принадлежность к общероссийскому классификатору.

Сопроводительная документация передается получателю. В ней не должно быть ошибок и исправлений. Процессы контролируют сотрудники, ответственные за отгрузку со склада.

Основные этапы отгрузки

Основные этапы отгрузки

Отгрузка

На заключительном этапе товар отгружают в предназначенные для транспортировки автомашины согласно графику работы склада. Например, ежедневно с 9.00 до 17.00, кроме субботы и воскресенья.

С целью планомерного отпуска разрабатывают почасовые, дневные и недельные оперативные планы, в которых предусматриваются:

  • оптимальная расстановка сотрудников для реализации различных типов работ;
  • сроки комплектации;
  • время подачи автотранспорта под погрузку.

Последовательность, перечень и сроки выполнения складских операций фиксируют в технологической карте.

Перед погрузкой проверяется комплектность, вес, упаковка, качество и количество позиций в заказе. Далее груз передают в пункт выдачи для самовывоза, направляют в соответствующую транспортную компанию или доставляют заказчику собственной курьерской службой.

Контроль за выполнением процессов поручается ответственному за доставку. Обычно обмен информацией с почтой или курьерской службой обеспечивается автоматизированными системами передачи данных.

Подводя итоги, выделим элементы, за счет которых можно организовать эффективную отгрузку товара на складе:

  1. Достаточное по объему пространство и грамотно зонированные площади для сбора, упаковки и отпуска груза.
  2. Соответствующие компьютерные программы, машины, оргтехника и оборудование для контроля качества, комплектации, упаковки, маркировки и погрузки.
  3. Четко прописанные условия: тип тары, оптимальное количество позиций в одной упаковке, согласованные способы перевозки и передачи данных.
  4. Понятные технологические инструкции по выполнению процессов, алгоритмы управления отгрузкой.
  5. Утвержденные методики проверки качества, формы документов.
  6. Должностные инструкции, положения и правила для подразделений.
  7. Контроль исполнения, продуктивная система наказаний и поощрений.
  8. Правильное планирование: графики работ, планы продаж и грузооборота.

Нюансы документирования

Любую операцию, связанную с передачей ТМЦ, нужно правильно оформлять. Для удобства все необходимые бланки и формы составляются заранее.

Список стандартной документации:

  • товарно-транспортная накладная;
  • счет-фактура;
  • чек, подтверждающий оплату заказа;
  • спецификация, сертификат, техпаспорт.

Товарная накладная, составленная по унифицированной форме – главный документ, в котором подтверждается факт передачи права собственности. Он обязателен для всех компаний, работающих в сфере оптовой и розничной торговли, в том числе и интернет-магазинов.

Универсальный шаблон товарной накладной

Универсальный шаблон товарной накладной

ТТН выписывается в нескольких экземплярах. Один остается в компании для дальнейшего списания товара, ведения налогового и бухгалтерского учета. Второй – отдают перевозчику, третий – получателю груза. Кроме этого, может потребоваться образец для водителя, который будет перевозить груз.

В унифицированную форму накладной вносят:

  • данные о сторонах сделки – адреса, контакты, банковские реквизиты;
  • информацию о документе, на основании которого осуществляется поставка (договор, спецификация);
  • сведения о продукте – стоимость, наименование, количество единиц, НДС;
  • названия приложений – сертификатов, паспортов и так далее;
  • дату оформления.

Накладную подписывает сотрудник, который дал разрешение на отпуск, бухгалтер, начальник склада, кладовщик. Если есть возможность, проставляется печать. Документ оформляют, как в печатном, так и в электронном виде. Во втором случае необходима электронная подпись.

Оптовые и розничные сделки оформляются по-разному. Оптовые предприятия заключают с каждым контрагентом договор купли/продажи, где детально прописываются условия поставок. При необходимости его можно заменить спецификацией или счетом. Спецификация – отдельный вкладыш, в котором расписывают сумму, характеристики и прочие особенности товарных позиций.

Также составляется акт приема/передачи, который подписывают обе стороны сделки. В нем указывается объем заказа и характеристики продукции.

Пример формы акта приема/передачи

Пример формы акта приема/передачи

Для отбора груза с зоны хранения выдают счет-фактуру. В тару кладется упаковочный лист с номером позиции в каталоге, весом нетто/брутто, артикулом, перечнем изделий.

Бланк упаковочного листа

Бланк упаковочного листа

С перевозчиком заключается договор поставки, где прописывают условия отправки груза и передачи денежных средств, если товар оплачивается покупателем при получении заказа.

Отгрузка товара – ответственная и трудоемкая процедура. От качества и скорости ее выполнения зависит, останется ли покупатель доволен сервисом. Эффективность складских операций достигается благодаря соответствующим регламентам, инструкциям и правилам, а также строгому контролю за их соблюдением.

Ключевые нюансы, которые помогут обеспечить сохранность груза и своевременность отправок – маркировка товарных единиц и партий, тщательная проверка товара, грамотное заполнение документации. Для оптимизации процесса нужно использовать специализированную технику и программное обеспечение.

У нас есть готовое решение и оборудование для онлайн-кассы

Испытайте все возможности платформы ЕКАМ бесплатно

Читайте также

Ведёте учёт в тетрадке или экселе? Пройдите бесплатный е-мейл курс —
Как увеличить прибыль, победив бардак в складском и финансовом учёте

Облачная система учета. Продаж, товаров и клиентов

  • Управляйте запасами товаров и отслеживайте остатки
  • Узнайте товары, на которых вы больше всего зарабатываете
  • Начисляйте зарплату сотрудникам
  • Подключайте онлайн-кассу для отправки и печати чеков

Обеспечиваем оперативную поддержку по телефону,
помогаем загрузить товарную базу и поставить кассу на учёт.

Испытайте все возможности бесплатно!

Электронная почта*
Электронная почта*

Соглашение о конфиденциальности

и обработке персональных данных

 

1.Общие положения

 

1.1.Настоящее соглашение о конфиденциальности и обработке персональных данных (далее – Соглашение) принято свободно и своей волей, действует в отношении всей информации, которую ООО «Инсейлс Рус» и/или его аффилированные лица, включая все лица, входящие в одну группу с ООО «Инсейлс Рус» (в том числе ООО «ЕКАМ сервис»), могут получить о Пользователе во время использования им любого из сайтов, сервисов, служб, программ для ЭВМ, продуктов или услуг ООО «Инсейлс Рус» (далее – Сервисы) и в ходе исполнения ООО «Инсейлс Рус» любых соглашений и договоров с Пользователем. Согласие Пользователя с Соглашением, выраженное им в рамках отношений с одним из перечисленных лиц, распространяется на все остальные перечисленные лица.

1.2.Использование Сервисов означает согласие Пользователя с настоящим Соглашением и указанными в нем условиями; в случае несогласия с этими условиями Пользователь должен воздержаться от использования Сервисов.

1.3.Сторонами (далее – «Стороны) настоящего Соглашения являются:

«Инсейлс» – Общество с ограниченной ответственностью «Инсейлс Рус», ОГРН 1117746506514, ИНН 7714843760, КПП  771401001, зарегистрированное по адресу: 125319, г.Москва, ул.Академика Ильюшина, д.4, корп.1, офис 11 (далее - «Инсейлс»), с одной стороны, и

«Пользователь»

либо физическое лицо, обладающее дееспособностью и признаваемое участником гражданских правоотношений в соответствии с законодательством Российской Федерации;

либо юридическое лицо, зарегистрированное в соответствии с законодательством государства, резидентом которого является такое лицо;

либо индивидуальный предприниматель, зарегистрированный в соответствии с законодательством государства, резидентом которого является такое лицо;

которое приняло условия настоящего Соглашения.

1.4.Для целей настоящего Соглашения Стороны определили, что конфиденциальная информация – это сведения любого характера (производственные, технические, экономические, организационные и другие), в том числе о результатах интеллектуальной деятельности, а также сведения о способах осуществления профессиональной деятельности (включая, но не ограничиваясь: информацию о продукции, работах и услугах; сведения о технологиях и научно-исследовательских работах; данные о технических системах и оборудовании, включая элементы программного обеспечения; деловые прогнозы и сведения о предполагаемых покупках; требования и спецификации конкретных партнеров и потенциальных партнеров; информацию, относящуюся к интеллектуальной собственности, а также планы и технологии, относящиеся ко всему перечисленному выше), сообщаемые одной стороной другой стороне в письменной и/или электронной форме, явно обозначенные Стороной как ее конфиденциальная информация.

1.5.Целью настоящего Соглашения является защита конфиденциальной информации, которой Стороны будут обмениваться в ходе переговоров, заключения договоров и исполнения обязательств, а равно любого иного взаимодействия (включая, но не ограничиваясь, консультирование, запрос и предоставление информации, и выполнение иных поручений).

 

2.Обязанности Сторон

 

2.1.Стороны соглашаются сохранять в тайне всю конфиденциальную информацию, полученную одной Стороной от другой Стороны при взаимодействии Сторон, не раскрывать, не разглашать, не обнародовать или иным способом не предоставлять такую информацию какой-либо третьей стороне без предварительного письменного разрешения другой Стороны, за исключением случаев, указанных в действующем законодательстве, когда предоставление такой информации является обязанностью Сторон.

2.2.Каждая из Сторон предпримет все необходимые меры для защиты конфиденциальной информации как минимум с применением тех же мер, которые Сторона применяет для защиты собственной конфиденциальной информации. Доступ к конфиденциальной информации предоставляется только тем сотрудникам каждой из Сторон, которым он обоснованно необходим для выполнения служебных обязанностей по исполнению настоящего Соглашения.

2.3.Обязательство по сохранению в тайне конфиденциальной информации действительно в пределах срока действия настоящего Соглашения, лицензионного договора на программы для ЭВМ от 01.12.2016г., договора присоединения к лицензионному договору на программы для ЭВМ, агентских и иных договоров и в течение пяти лет после прекращения их действия, если Сторонами отдельно не будет оговорено иное.

2.4.Не будут считаться нарушением настоящего Соглашения следующие случаи:

(а)если предоставленная информация стала общедоступной без нарушения обязательств одной из Сторон; 

(б)если предоставленная информация стала известна Стороне в результате ее собственных исследований, систематических наблюдений или иной деятельности, осуществленной без использования конфиденциальной информации, полученной от другой Стороны;

(в)если предоставленная информация правомерно получена от третьей стороны без обязательства о сохранении ее в тайне до ее предоставления одной из Сторон; 

(г)если информация предоставлена по письменному запросу органа государственной власти, иного государственного органа,  или органа местного самоуправления в целях выполнения их функций и ее раскрытие этим органам обязательно для Стороны. При этом Сторона должна незамедлительно известить другую Сторону о поступившем запросе;

(д)если информация предоставлена третьему лицу с согласия той Стороны, информация о которой передается.

2.5.Инсейлс не проверяет достоверность информации, предоставляемой Пользователем, и не имеет возможности оценивать его дееспособность.

2.6.Информация, которую Пользователь предоставляет Инсейлс при регистрации в Сервисах, не является персональными данными, как они определены в Федеральном законе РФ №152-ФЗ от 27.07.2006г. «О персональных данных».

2.7.Инсейлс имеет право вносить изменения в настоящее Соглашение. При внесении изменений в актуальной редакции указывается дата последнего обновления. Новая редакция Соглашения вступает в силу с момента ее размещения, если иное не предусмотрено новой редакцией Соглашения.

2.8.Принимая данное Соглашение Пользователь осознает и соглашается с тем, что Инсейлс может отправлять Пользователю персонализированные сообщения и информацию (включая, но не ограничиваясь) для повышения качества Сервисов, для разработки новых продуктов, для создания и отправки Пользователю персональных предложений, для информирования Пользователя об изменениях в Тарифных планах и обновлениях, для направления Пользователю маркетинговых материалов по тематике Сервисов, для защиты Сервисов и Пользователей и в других целях.

Пользователь имеет право отказаться от получения вышеуказанной информации, сообщив об этом письменно на адрес электронной почты Инсейлс - contact@ekam.ru.

2.9.Принимая данное Соглашение, Пользователь осознает и соглашается с тем, что Сервисами Инсейлс для обеспечения работоспособности Сервисов в целом или их отдельных функций в частности могут использоваться файлы cookie, счетчики, иные технологии и Пользователь не имеет претензий к Инсейлс в связи с этим.

2.10.Пользователь осознает, что оборудование и программное обеспечение, используемые им для посещения сайтов в сети интернет могут обладать функцией запрещения операций с файлами cookie (для любых сайтов или для определенных сайтов), а также удаления ранее полученных файлов cookie.

Инсейлс вправе установить, что предоставление определенного Сервиса возможно лишь при условии, что прием и получение файлов cookie разрешены Пользователем.

2.11.Пользователь самостоятельно несет ответственность за безопасность выбранных им средств для доступа к учетной записи, а также самостоятельно обеспечивает их конфиденциальность. Пользователь самостоятельно несет ответственность за все действия (а также их последствия) в рамках или с использованием Сервисов под учетной записью Пользователя, включая случаи добровольной передачи Пользователем данных для доступа к учетной записи Пользователя третьим лицам на любых условиях (в том числе по договорам или соглашениям). При этом все действия в рамках или с использованием Сервисов под учетной записью Пользователя считаются произведенными самим Пользователем, за исключением случаев, когда Пользователь уведомил Инсейлс о несанкционированном доступе к Сервисам с использованием учетной записи Пользователя и/или о любом нарушении (подозрениях о нарушении) конфиденциальности своих средств доступа к учетной записи.

2.12.Пользователь обязан немедленно уведомить Инсейлс о любом случае несанкционированного (не разрешенного Пользователем) доступа к Сервисам с использованием учетной записи Пользователя и/или о любом нарушении (подозрениях о нарушении) конфиденциальности своих средств доступа к учетной записи. В целях безопасности, Пользователь обязан самостоятельно осуществлять безопасное завершение работы под своей учетной записью по окончании каждой сессии работы с Сервисами. Инсейлс не отвечает за возможную потерю или порчу данных, а также другие последствия любого характера, которые могут произойти из-за нарушения Пользователем положений этой части Соглашения.

 

3.Ответственность Сторон

 

3.1.Сторона, нарушившая предусмотренные Соглашением обязательства в отношении охраны конфиденциальной информации, переданной по Соглашению, обязана возместить по требованию пострадавшей Стороны реальный ущерб, причиненный таким нарушением условий Соглашения в соответствии с действующим законодательством Российской Федерации.

3.2.Возмещение ущерба не прекращают обязанности нарушившей Стороны по надлежащему исполнению обязательств по Соглашению.

 

4.Иные положения

 

4.1.Все уведомления, запросы, требования и иная корреспонденция в рамках настоящего Соглашения, в том числе включающие конфиденциальную информацию, должны оформляться в письменной форме и вручаться лично или через курьера, или направляться по электронной почте адресам, указанным в лицензионном договоре на программы для ЭВМ от 01.12.2016г., договоре присоединения к лицензионному договору на программы для ЭВМ и в настоящем Соглашении или другим адресам, которые могут быть в дальнейшем письменно указаны Стороной.

4.2.Если одно или несколько положений (условий) настоящего Соглашения являются либо становятся недействительными, то это не может служить причиной для прекращения действия других положений (условий).

4.3.К настоящему Соглашению и отношениям между Пользователем и Инсейлс, возникающим в связи с применением Соглашения, подлежит применению право Российской Федерации.

4.3.Все предложения или вопросы по поводу настоящего Соглашения Пользователь вправе направлять в Службу поддержки пользователей Инсейлс www.ekam.ru либо по почтовому адресу: 107078, г. Москва, ул. Новорязанская, 18, стр.11-12 БЦ «Stendhal» ООО «Инсейлс Рус».

 

Дата публикации: 01.12.2016г.

 

Полное наименование на русском языке:

Общество с ограниченной ответственностью «Инсейлс Рус»

 

Сокращенное наименование на русском языке:

ООО «Инсейлс Рус»

 

Наименование на английском языке:

InSales Rus Limited Liability Company (InSales Rus LLC)

 

Юридический адрес:

125319, г. Москва, ул. Академика Ильюшина, д. 4, корп.1, офис 11

 

Почтовый адрес:

107078, г. Москва, ул. Новорязанская, 18, стр.11-12, БЦ «Stendhal»

ИНН: 7714843760 КПП: 771401001

 

Банковские реквизиты:

Р/с 40702810600001004854

 

В ИНГ БАНК (ЕВРАЗИЯ) АО, г.Москва,
к/с 30101810500000000222, БИК 044525222

Электронная почта: contact@ekam.ru

Контактный телефон: +7(495)133-20-43

Заказ в один клик
Я принимаю условия передачи информации