← Блог о торговле

Перемещение товаров между складами внутри одной организации: порядок, правила, документальное оформление

В розничной торговле часто бывает, что нужно перевезти товар с одного склада на другой или со склада на торговую точку. При кажущейся простоте эту операцию нужно делать по определенным правилам, чтобы не запутаться и не потерять продукцию, особенно, когда структурных подразделений много. Сегодня расскажем об этих правилах, а также документальном оформлении и бухгалтерских проводках.

Когда это бывает нужно

Простое перемещение ТМЦ со склада на склад для дальнейшего хранения - не единственный случай движения товаров. Перевезти продукцию из точки А в точку Б бывает необходимо при:

  • сборе заказа интернет-магазином с нескольких собственных складов. Например, клиент оплачивает посылку, состоящую из ряда позиций, каждая из которых территориально находится в другом месте;
  • отправке товара со склада хранения на склад магазина для дальнейшей выкладки на полки и реализации;
  • отправке продукции из магазина обратно на склад. Завезли лишнего, продать не успели, а условия хранения не подходят;
  • переброске продукции в другой город или регион, где она пользуется бОльшим спросом;
  • отпуске товара из магазина для реализации через выносную торговлю. Пример: вы продаете овощи в стационарной торговой точке, но есть лоток на местном рынке (для расширения охвата). Каждое утро часть продукции грузится в автомобиль и отвозится туда. Эту операцию также надо правильно проводить, учитывать и оформлять;
  • ошибочной доставке товара не на тот склад. Допустим, поставщики привезли молочку на склад кулинарии, а кладовщик не глядя принял и оприходовал всю партию, занеся ТМЦ на баланс. Надо отвезти все на склад молочной продукции с соответствующими условиями хранения.

Задачи учета перемещения

Итак, у нас есть склад А и склад Б. Возможно, и на практике такое бывает довольно часто, складов гораздо больше. На каждом из них ведется отдельный учет ТМЦ. Есть список товаров, хранящихся на полках, а у ответственного лица лежит сопроводительная документация: сертификаты, паспорта, справки и так далее. Продукция находится на материальном балансе склада, есть сотрудники, несущие персональную материальную ответственность.

Задача: переместить ТМЦ со склада А на склад Б так, чтобы продукция перешла с баланса одного склада на другой. То есть, списаться со складских остатков А и появиться на складских остатках Б вместе с сопроводительной документацией. Все перемещения должны быть оформлены документально при помощи соответствующих накладных. Кроме того, если на предприятии ведется бухгалтерский учет, движение должно быть зафиксировано бухгалтерскими проводками. При инвентаризации или проверках контролирующими органами документы поднимаются и предоставляются проверяющим.

схема учета

Учет перемещений

Ручной учет

Подходит предприятиям розничной торговли с небольшим ассортиментом, буквально в десяток-полтора позиций. Суть в следующем: на каждый склад заводится несколько рабочих журналов, в которых ведется учет. Данные вносятся вручную ответственными сотрудниками (кладовщики, заведующие складами). На перемещения заводится отдельный журнал, где отражается движение товарно-материальных ценностей. Миграция товаров происходит примитивно: из одного журнала вычеркнули, в другой вписали, завизировали подписями ответственных лиц и дело с концом. Документы на перемещение (накладные ТОРГ 13 и ТОРГ 14, о которых мы расскажем ниже) заполняются также вручную ответственным за это лицом.

Плюсы ручного учета:

  • дешево, почти бесплатно. Все, что нужно для работы, это комплект канцелярских товаров: тетрадей, журналов, ручек и блокнотов;
  • не нужно долгое внедрение, техническая поддержка;
  • ручной учет понятен и привычен для персонала любого уровня подготовки.

Минусы:

  • данные доступны только в одном месте. Для того, чтобы ознакомиться с информацией, придется посетить склад, где она хранится;
  • подходит только для розничных продавцов, оперирующих небольшим ассортиментом. Если номенклатурный ряд составляет более сотни наименований, ручной учет не годится;
  • информация плохо структурирована и не стандартизирована;
  • физические записи могут быть уничтожены пожаром, утеряны и так далее;
  • вести учет одновременно может только один человек;
  • неизбежны ошибки при вводе и обработке информации, человеческий фактор никуда не денешь.

Частный случай ручного учет - ведение товарных баз в экселевских таблицах. Это чуть удобнее: во первых, документы можно переслать через интернет другим сотрудникам: бухгалтеру или руководителю. Во-вторых, в таблицы зашиты простенькие формулы для расчетов. Изменили один параметр, автоматически меняются другие. И в третьих, информация более-менее стандартизирована. Можно скачать шаблон таблиц для складского учета (платный или бесплатный) и пользоваться им во всех структурных подразделениях.

Пример ведения учета в Excel-таблицах

Пример ведения учета в Excel-таблицах 

Однако применение таблиц Excel не решает задачи автоматизации в полной мере, а только делает учет более удобным.

Автоматизированный учет

Производится при помощи специального софта - программ складского учета. Они позволяют оперировать сколько угодно большими базами товаров - до тысяч и миллионов позиций. При этом на каждый склад заводится отдельный раздел, в котором отображается актуальная информация по остаткам. Виртуальное перемещение со склада на склад происходит в пару кликов, а вся сопроводительная документация генерируется системой. Остается только распечатать и подписать ее, если это необходимо.

После физического перемещения все действия отражаются в товароучетной системе. Продукт списывается с остатков одного склада и встает на баланс другого. Система формирует отчет о движении. После этого понятно, куда делся товар с первого склада и откуда взялся на втором.

Плюсы складского контроля при помощи товароучетных программ:

  • полная автоматизация складского хозяйства: контроль остатков, заказы поставщикам, списания;
  • доступ к данным из любого места, где есть соединение с интернетом;
  • в товароучетной программе “ЕКАМ” можно создавать виртуальные склады внутри физических, чтобы сегментировать товары по категориям;
  • одновременно в программе могут работать несколько сотрудников;
  • данные хранятся в облаке и никуда не исчезнут и не потеряются;
  • исключены ошибки персонала.

Минусы:

  • обычно это платно, но здесь работает правило про скупого, который платит дважды. Внедрить систему автоматизации всегда дешевле, чем бороться с последствиями неправильного учета. Представьте: в канун Нового года у вас “неожиданно” закончились мандарины. Убытки будут такими, что стоимость автоматизации покажется каплей в море. Но будет поздно;

Тарифы компании ЕКАМ

Тарифы компании “ЕКАМ” 

  • необходимо внедрение, настройки и обучение персонала;
  • нужно провести на склад интернет. Правда, у системы “ЕКАМ” есть удобное мобильное приложение и любой сотрудник может зайти в программу с личного смартфона, поэтому недостаток можно считать условным.

Создание базы товаров

Допустим, у вас 5 складов. На первом хранится заморозка и скоропортящиеся продукты, на втором - молочка, на третьем - полуфабрикаты и так далее. Фактически так и есть: кладовщики умницы, не воруют, пересортицу не допускают. Можно создавать базу по факту. С использованием товароучетной системы это просто: Создаем 5 складов и наполняем их товарами. При необходимости можно присвоить продукции дополнительные параметры: вес, артикул и добавить фотографии.

Для занесения в базу понадобится сканер штрих-кодов. Именно с его помощью программа получит первичную информацию, которая потом обрабатывается. Если заводских штрих-кодов на упаковке нет, нужно их сгенерировать и распечатать, а затем наклеить. Если товар принимается по весу, а убывает поштучно (например, болты, гайки) понадобится коэффициент для перевода килограммов в штуки. После этого позиции будут списываться и в кг и в шт.

Позиции, которые находятся в магазине, также заносим в товароучетную систему. База должна охватывать весь объем продукта из наличия.

Совет: перед тем, как создавать базу товаров, проведите внеплановую инвентаризацию всех складов и магазинов. Это позволит быть уверенным в актуальности данных, внесенных в программу.

Приемка на склад, оприходование

После того, как товары доставлены со склада А на склад Б, их нужно оприходовать. Кладовщик принимает партию, пересчитывает количество, сверяет вес и контролирует сопроводительные документы. Если все в порядке, кладовщик работает по следующему алгоритму:

  • вносит позиции в базу, сканируя штрих-код. При этом в качестве места размещения в системе он указывает именно свой склад. После этого все, кто имеет доступ к товароучетке видят, что товар появился на конкретном складе;
  • если на части продукции отсутствуют штрих-коды, их нужно сгенерировать, распечатать и наклеить. Можно сделать это заранее, если известно о поступлении немаркированной продукции;
  • работник раскладывает товар по полкам и стеллажам. Если необходимо, делает соответствующие отметки в виртуальном складе, чтобы быстрее комплектовать заказы.

Оприходование товара в системе учета ЕКАМ

Оприходование товара в системе учета “ЕКАМ” 

Документальное оформление перемещения, бухгалтерские проводки

Внутреннее перемещение ТМЦ оформляется накладной унифицированной формы ТОРГ 13. Документ заполняется в двух экземплярах: один остается на складе А, второй - передается на склад Б. Накладная заверяется печатью и подписями материально ответственных лиц.

Документ содержит следующую информацию:

  • название организации, а также ее код по ОКПО, деятельность по ОКПД и вид операции;
  • номер и дата составления накладной;
  • отправитель продукции (тары) и вид деятельности этого подразделения;
  • аналогичная информация о получателе;
  • счета, по которым проводится движение товарно-материальных ценностей;
  • название товара (тары);
  • его код, сорт, единица измерения (название и по ОКЕИ);
  • количество и цена отпущенного (количество, масса).

На заметку: бывает, что товар на складе хранится под разными ценами. Например, на оптовом складе учет ведется в закупочных ценах, а на розничном - в ценах реализации. При перемещении необходимо перевести цены с учетом коэффициентов, наценок и так далее.

Накладная ТОРГ 13 относится к первичным учетным документам и хранится с другими учетными документами не менее 3 лет.

Бланк накладной ТОРГ 13 в  Excel 

Бланк накладной ТОРГ 13 в  Excel 

При отпуске ТМЦ для продажи с лотков, автомобилей или тележек оформляется накладная унифицированной формы ТОРГ 14. Товарный отчет при этом не составляется, так как часть продукции может быть не реализована в течение дня и вернется на склад.

В накладную ТОРГ 14 вносятся следующие данные:

  • наименование товаров;
  • цена;
  • суммарное количество переданных на реализацию ТМЦ (графа 10);
  • суммарное количество нереализованных товаров, которые вернулись на склад (графа 12);
  • общая стоимость реализованных товаров (графа 11);
  • общая стоимость нереализованных товаров (графа 13);
  • выручка от реализации.

Накладная ТОРГ 14 тоже заполняется в двух экземплярах: один остается на складе, второй забирает продавец. После завершения рабочего дня графы 10, 12, 13 и 14 заполняются в обоих экземплярах. Документы визируются печатью и подписями ответственных лиц.

При бухгалтерских проводках операции отражаются записями по счету 41 “Товары”, например, по дебету счета 41 “Товары”, субсчет 41-5 “Товары, переданные филиалу, не выделенному на отдельный баланс” по кредиту субсчета 41-1 “Товары на складах”.

На заметку: при использовании товароучетных систем накладные на перемещение между складами формируются автоматически. Это серьезно сокращает трудозатраты и исключает вероятность ошибок.

Если ваш бизнес растет и количество складов увеличивается, не ждите, пока возникнет путаница при учете. Подключайте товароучетную программу “ЕКАМ” и держите складское хранение под контролем.

У нас есть готовое решение и оборудование для онлайн-кассы

Испытайте все возможности платформы ЕКАМ бесплатно

Читайте также

Ведёте учёт в тетрадке или экселе? Пройдите бесплатный е-мейл курс —
Как увеличить прибыль, победив бардак в складском и финансовом учёте

Товароучетная система

  • Настройка автоматизации учёта товаров “под ключ”
  • Списание остатков в реальном времени
  • Учёт закупок и заказов поставщикам
  • Встроенная программа лояльности
  • Онлайн-касса под 54-ФЗ

Обеспечиваем оперативную поддержку по телефону,
помогаем загрузить товарную базу и поставить кассу на учёт.

Испытайте все возможности бесплатно!

Электронная почта*
Электронная почта*

Соглашение о конфиденциальности

и обработке персональных данных

 

1.Общие положения

 

1.1.Настоящее соглашение о конфиденциальности и обработке персональных данных (далее – Соглашение) принято свободно и своей волей, действует в отношении всей информации, которую ООО «Инсейлс Рус» и/или его аффилированные лица, включая все лица, входящие в одну группу с ООО «Инсейлс Рус» (в том числе ООО «ЕКАМ сервис»), могут получить о Пользователе во время использования им любого из сайтов, сервисов, служб, программ для ЭВМ, продуктов или услуг ООО «Инсейлс Рус» (далее – Сервисы) и в ходе исполнения ООО «Инсейлс Рус» любых соглашений и договоров с Пользователем. Согласие Пользователя с Соглашением, выраженное им в рамках отношений с одним из перечисленных лиц, распространяется на все остальные перечисленные лица.

1.2.Использование Сервисов означает согласие Пользователя с настоящим Соглашением и указанными в нем условиями; в случае несогласия с этими условиями Пользователь должен воздержаться от использования Сервисов.

1.3.Сторонами (далее – «Стороны) настоящего Соглашения являются:

«Инсейлс» – Общество с ограниченной ответственностью «Инсейлс Рус», ОГРН 1117746506514, ИНН 7714843760, КПП  771401001, зарегистрированное по адресу: 125319, г.Москва, ул.Академика Ильюшина, д.4, корп.1, офис 11 (далее - «Инсейлс»), с одной стороны, и

«Пользователь»

либо физическое лицо, обладающее дееспособностью и признаваемое участником гражданских правоотношений в соответствии с законодательством Российской Федерации;

либо юридическое лицо, зарегистрированное в соответствии с законодательством государства, резидентом которого является такое лицо;

либо индивидуальный предприниматель, зарегистрированный в соответствии с законодательством государства, резидентом которого является такое лицо;

которое приняло условия настоящего Соглашения.

1.4.Для целей настоящего Соглашения Стороны определили, что конфиденциальная информация – это сведения любого характера (производственные, технические, экономические, организационные и другие), в том числе о результатах интеллектуальной деятельности, а также сведения о способах осуществления профессиональной деятельности (включая, но не ограничиваясь: информацию о продукции, работах и услугах; сведения о технологиях и научно-исследовательских работах; данные о технических системах и оборудовании, включая элементы программного обеспечения; деловые прогнозы и сведения о предполагаемых покупках; требования и спецификации конкретных партнеров и потенциальных партнеров; информацию, относящуюся к интеллектуальной собственности, а также планы и технологии, относящиеся ко всему перечисленному выше), сообщаемые одной стороной другой стороне в письменной и/или электронной форме, явно обозначенные Стороной как ее конфиденциальная информация.

1.5.Целью настоящего Соглашения является защита конфиденциальной информации, которой Стороны будут обмениваться в ходе переговоров, заключения договоров и исполнения обязательств, а равно любого иного взаимодействия (включая, но не ограничиваясь, консультирование, запрос и предоставление информации, и выполнение иных поручений).

 

2.Обязанности Сторон

 

2.1.Стороны соглашаются сохранять в тайне всю конфиденциальную информацию, полученную одной Стороной от другой Стороны при взаимодействии Сторон, не раскрывать, не разглашать, не обнародовать или иным способом не предоставлять такую информацию какой-либо третьей стороне без предварительного письменного разрешения другой Стороны, за исключением случаев, указанных в действующем законодательстве, когда предоставление такой информации является обязанностью Сторон.

2.2.Каждая из Сторон предпримет все необходимые меры для защиты конфиденциальной информации как минимум с применением тех же мер, которые Сторона применяет для защиты собственной конфиденциальной информации. Доступ к конфиденциальной информации предоставляется только тем сотрудникам каждой из Сторон, которым он обоснованно необходим для выполнения служебных обязанностей по исполнению настоящего Соглашения.

2.3.Обязательство по сохранению в тайне конфиденциальной информации действительно в пределах срока действия настоящего Соглашения, лицензионного договора на программы для ЭВМ от 01.12.2016г., договора присоединения к лицензионному договору на программы для ЭВМ, агентских и иных договоров и в течение пяти лет после прекращения их действия, если Сторонами отдельно не будет оговорено иное.

2.4.Не будут считаться нарушением настоящего Соглашения следующие случаи:

(а)если предоставленная информация стала общедоступной без нарушения обязательств одной из Сторон; 

(б)если предоставленная информация стала известна Стороне в результате ее собственных исследований, систематических наблюдений или иной деятельности, осуществленной без использования конфиденциальной информации, полученной от другой Стороны;

(в)если предоставленная информация правомерно получена от третьей стороны без обязательства о сохранении ее в тайне до ее предоставления одной из Сторон; 

(г)если информация предоставлена по письменному запросу органа государственной власти, иного государственного органа,  или органа местного самоуправления в целях выполнения их функций и ее раскрытие этим органам обязательно для Стороны. При этом Сторона должна незамедлительно известить другую Сторону о поступившем запросе;

(д)если информация предоставлена третьему лицу с согласия той Стороны, информация о которой передается.

2.5.Инсейлс не проверяет достоверность информации, предоставляемой Пользователем, и не имеет возможности оценивать его дееспособность.

2.6.Информация, которую Пользователь предоставляет Инсейлс при регистрации в Сервисах, не является персональными данными, как они определены в Федеральном законе РФ №152-ФЗ от 27.07.2006г. «О персональных данных».

2.7.Инсейлс имеет право вносить изменения в настоящее Соглашение. При внесении изменений в актуальной редакции указывается дата последнего обновления. Новая редакция Соглашения вступает в силу с момента ее размещения, если иное не предусмотрено новой редакцией Соглашения.

2.8.Принимая данное Соглашение Пользователь осознает и соглашается с тем, что Инсейлс может отправлять Пользователю персонализированные сообщения и информацию (включая, но не ограничиваясь) для повышения качества Сервисов, для разработки новых продуктов, для создания и отправки Пользователю персональных предложений, для информирования Пользователя об изменениях в Тарифных планах и обновлениях, для направления Пользователю маркетинговых материалов по тематике Сервисов, для защиты Сервисов и Пользователей и в других целях.

Пользователь имеет право отказаться от получения вышеуказанной информации, сообщив об этом письменно на адрес электронной почты Инсейлс - contact@ekam.ru.

2.9.Принимая данное Соглашение, Пользователь осознает и соглашается с тем, что Сервисами Инсейлс для обеспечения работоспособности Сервисов в целом или их отдельных функций в частности могут использоваться файлы cookie, счетчики, иные технологии и Пользователь не имеет претензий к Инсейлс в связи с этим.

2.10.Пользователь осознает, что оборудование и программное обеспечение, используемые им для посещения сайтов в сети интернет могут обладать функцией запрещения операций с файлами cookie (для любых сайтов или для определенных сайтов), а также удаления ранее полученных файлов cookie.

Инсейлс вправе установить, что предоставление определенного Сервиса возможно лишь при условии, что прием и получение файлов cookie разрешены Пользователем.

2.11.Пользователь самостоятельно несет ответственность за безопасность выбранных им средств для доступа к учетной записи, а также самостоятельно обеспечивает их конфиденциальность. Пользователь самостоятельно несет ответственность за все действия (а также их последствия) в рамках или с использованием Сервисов под учетной записью Пользователя, включая случаи добровольной передачи Пользователем данных для доступа к учетной записи Пользователя третьим лицам на любых условиях (в том числе по договорам или соглашениям). При этом все действия в рамках или с использованием Сервисов под учетной записью Пользователя считаются произведенными самим Пользователем, за исключением случаев, когда Пользователь уведомил Инсейлс о несанкционированном доступе к Сервисам с использованием учетной записи Пользователя и/или о любом нарушении (подозрениях о нарушении) конфиденциальности своих средств доступа к учетной записи.

2.12.Пользователь обязан немедленно уведомить Инсейлс о любом случае несанкционированного (не разрешенного Пользователем) доступа к Сервисам с использованием учетной записи Пользователя и/или о любом нарушении (подозрениях о нарушении) конфиденциальности своих средств доступа к учетной записи. В целях безопасности, Пользователь обязан самостоятельно осуществлять безопасное завершение работы под своей учетной записью по окончании каждой сессии работы с Сервисами. Инсейлс не отвечает за возможную потерю или порчу данных, а также другие последствия любого характера, которые могут произойти из-за нарушения Пользователем положений этой части Соглашения.

 

3.Ответственность Сторон

 

3.1.Сторона, нарушившая предусмотренные Соглашением обязательства в отношении охраны конфиденциальной информации, переданной по Соглашению, обязана возместить по требованию пострадавшей Стороны реальный ущерб, причиненный таким нарушением условий Соглашения в соответствии с действующим законодательством Российской Федерации.

3.2.Возмещение ущерба не прекращают обязанности нарушившей Стороны по надлежащему исполнению обязательств по Соглашению.

 

4.Иные положения

 

4.1.Все уведомления, запросы, требования и иная корреспонденция в рамках настоящего Соглашения, в том числе включающие конфиденциальную информацию, должны оформляться в письменной форме и вручаться лично или через курьера, или направляться по электронной почте адресам, указанным в лицензионном договоре на программы для ЭВМ от 01.12.2016г., договоре присоединения к лицензионному договору на программы для ЭВМ и в настоящем Соглашении или другим адресам, которые могут быть в дальнейшем письменно указаны Стороной.

4.2.Если одно или несколько положений (условий) настоящего Соглашения являются либо становятся недействительными, то это не может служить причиной для прекращения действия других положений (условий).

4.3.К настоящему Соглашению и отношениям между Пользователем и Инсейлс, возникающим в связи с применением Соглашения, подлежит применению право Российской Федерации.

4.3.Все предложения или вопросы по поводу настоящего Соглашения Пользователь вправе направлять в Службу поддержки пользователей Инсейлс www.ekam.ru либо по почтовому адресу: 107078, г. Москва, ул. Новорязанская, 18, стр.11-12 БЦ «Stendhal» ООО «Инсейлс Рус».

 

Дата публикации: 01.12.2016г.

 

Полное наименование на русском языке:

Общество с ограниченной ответственностью «Инсейлс Рус»

 

Сокращенное наименование на русском языке:

ООО «Инсейлс Рус»

 

Наименование на английском языке:

InSales Rus Limited Liability Company (InSales Rus LLC)

 

Юридический адрес:

125319, г. Москва, ул. Академика Ильюшина, д. 4, корп.1, офис 11

 

Почтовый адрес:

107078, г. Москва, ул. Новорязанская, 18, стр.11-12, БЦ «Stendhal»

ИНН: 7714843760 КПП: 771401001

 

Банковские реквизиты:

Р/с 40702810600001004854

 

В ИНГ БАНК (ЕВРАЗИЯ) АО, г.Москва,
к/с 30101810500000000222, БИК 044525222

Электронная почта: contact@ekam.ru

Контактный телефон: +7(495)133-20-43

Заказ в один клик
Я принимаю условия передачи информации