Главным пользователем онлайн-кассы является кассир. Именно в его обязанности входит продажа товара с помощью ККТ и выдача чека покупателю. В процессе работы могут возникать проблемы в функционировании онлайн-кассы, приводящие к приостановлению торговли. Поэтому кассир должен знать, как себя вести в таких случаях, чтобы устранить возникшие неисправности в минимальные сроки.
Обрыв интернет-соединения
При обрыве связи с интернетом онлайн-касса должна выдавать кассиру уведомления о наличии неотправленных фискальных документов. В этом случае продавец должен проинформировать о проблеме IT-персонал или администратора магазина. Других действий ему совершать не требуется.
Согласно требованиям ФНС чек должен быть выдан покупателю в течение пяти минут после оплаты товара. Это норма была определена в 2013 году, до вступления в силу закона 54-ФЗ, поэтому её можно считать просто рекомендательной. Отсутствие интернета никак не препятствует печати чека, поэтому с соблюдением законодательства в этом случае проблем нет.
После возобновления связи с сетью онлайн-касса должна автоматически отправить все сохраненные на фискальном накопителе данные в ФНС. При отсутствии интернета в течение целого дня желательно, чтобы кассир написал объяснительную записку с указанием причин сложившейся ситуации. Её следует подколоть к отчету о закрытии смены.
Блокирование онлайн-кассы произойдет только на 31 день после формирования последнего непереданного чека. Но за это время вполне можно наладить интернет-соединение даже при обрыве магистрального кабеля.
Отключение электроэнергии или неисправность онлайн-кассы
Особенно критичны для небольших магазинов ситуации, в которых перестает работать единственная онлайн-касса. Полностью законных оснований продолжать продажи без неё не существует. За неприменение ККТ торговой точке грозят штрафы при проверке налоговыми инспекторами. Что же делать в такой ситуации?
При частых отключениях электричества можно использовать онлайн-кассы с аккумуляторами
Первым действием кассира при неработоспособности онлайн-кассы является выяснение причины поломки. Ею может быть:
- Отсутствие электричества.
- Заполненность фискального накопителя.
- Незакрытая в течение 24 часов смена.
- Неверно установленные системная дата или время.
- Повреждение электрического кабеля.
- Другие технические неисправности.
Если быстро устранить проблему самостоятельно не получилось, и продажи остаются заблокированными, то кассир должен незамедлительно сообщить об этом администратору магазина. Также нужно подать заявку на обслуживание в сервисную организацию. Чем раньше приедут ремонтники, тем меньше убытков получит магазин от приостановки продаж.
Если онлайн-касса не работает по уважительным причинам, например, из-за отсутствия электричества, то можно продолжить продажи путем выполнения следующих действий:
- Взять с кассира объяснительную записку о причинах работы без ККТ.
- Запросить справку с РЭС указанием времени отключения электричества.
- Сформировать при подключении света чек коррекции с реквизитом «Приход» на всю сумму продаж без разбивки по товарам.
Предложенный способ выхода из ситуации является возможным, но и он может повлечь негативные последствия. Налоговики всё равно могут наложить за такие действия штрафы. Но практика показывает, что последующий суд в таких случаях всегда становится на сторону предпринимателей.
После ремонта онлайн-кассы кассиру нужно запросить инструкцию по действиям у специалистов сервисного центра. Они подскажут, как без ошибок продолжить работу на оборудовании. Хорошим вариантом предупреждения проблем с электричеством является покупка для онлайн-кассы источника бесперебойного питания.
Обрыв бумажной ленты при печати чека
Внезапное прекращение печати чека может произойти по разным причинам: замятие чековой ленты, кратковременное отключение электроэнергии, механические поломки принтера. В большинстве таких случаев онлайн-касса выдает уведомления о незавершенной операции. Для устранения неисправности достаточно восстановить возможность печати документов, подтвердить оплату и распечатать новый чек.
Сложнее, если неизвестно, был ли проведен чек в каких-либо программах. Для этого необходимо пробить X-отчет на фискальном регистраторе (ФР) и сравнить его с суммой продаж по бухгалтерским регистрам. В результате возможны четыре ситуации:
- Чек проведен по бухгалтерии, но не проведен в ФР. Необходимо удалить документ из бухгалтерского приложения при помощи сотрудника с правами администратора.
- Чек не проведен по бухгалтерии, но проведен в ФР. Можно пробить аналогичный товар повторно, отменить его в ФР, написать кассиром объяснительную, а затем в бухгалтерской программе отменить проводку возврата под правами администратора.
- Чек не проведен ни по бухгалтерии, ни в ФР. Нужно пробить товар ещё раз по онлайн-кассе и распечатать покупателю документ.
- Чек проведен и бухгалтерии, и в ФР. Распечатать последний пробитый документ для покупателя. Если такой функции не предусмотрено, то можно сделать возврат товара и пробить товар повторно, подложив под кассовые документы объяснительную от кассира.
Разные модели ККТ и программы для розничной торговли имеют различный функционал в плане коррекции проводок.
Поэтому при невозможности осуществить описанные действия рекомендуется связаться с сотрудниками сервисной поддержки и спросить о способах решения проблемы у них.
Отсутствие связи между онлайн-кассой и базой данных магазина
Проведение продаж по онлайн-кассе должно быть четко синхронизировано с внутренними бухгалтерскими программами и приложениями для автоматизации торговли. При отсутствии связи между фискальным регистратором и компьютерным узлом осуществлять реализацию продукции становится невозможным. Причиной могут быть:
- Разрыв соединительных проводов.
- Отсутствие питания на фискальном регистраторе.
- Поломки сетевых узлов кассовой техники.
Для выявления проблемы кассир должен проверить все проводные соединения и перезагрузить онлайн-кассу.
Тарифы для интернет-магазинов и розничной торговли
Если после этого неисправность не исчезла, то необходимо сообщить о ней руководству и позвонить в сервисную службу. Продажи до устранения проблемы лучше приостановить, хотя можно и продолжить реализацию продукции по той же схеме, что и при отключении электроэнергии.
Блокировка фискального накопителя
О блокировании работы фискального накопителя (ФН) онлайн-касса должна выдать уведомление. Причиной этой ситуации может быть:
- Наличие неотправленных в течение 30 дней фискальных данных.
- Неверно установленные системная дата или время.
- Незакрытая в течение 24 часов смена.
- 100%-ая заполненность фискального накопителя.
При необходимости кассир может самостоятельно исправить системную дату и время на онлайн-кассе, а также закрыть текущую смену. При наличии неотправленных данных следует проверить интернет-кабеля и Wi-Fi-соединение. После подключения к сети фискальные сведения отправятся, а ФН разблокируется.
Если накопитель полностью заполнен, то об этом кассир должен сообщить руководству. Нужно будет купить новый ФН и заменить его самостоятельно или в сервисном центре.
Предпринимателям нужно не просто купить онлайн-кассу, но и обеспечить ознакомление с её инструкцией кассиров. Они должны знать обо всех нюансах работы оборудования, чтобы самим не спровоцировать неисправность. Если ККТ все же поломалась, и решить проблему имеющимися средствами невозможно, то нужно безотлагательно обращаться к специалистам сервисного центра.