Программа учета для интернет-магазина: учет заказов и остатков на складе

Работа даже небольшого интернет-магазина представляет собой комплекс разнонаправленных бизнес-процессов. Вместить всех их в голове или на бумаге просто невозможно. Поэтому ещё на этапе планирования онлайн-торговли нужно думать над тем, какая программа для учета в интернет-магазине подойдет для работы лучше всего. Далее возможности и особенности такого ПО будут рассмотрены более детально.

Особенности бизнес-процессов в интернет-магазине 

Учет товаров в интернет-магазине мало отличается от такового в обычной розничной торговой точке. Но осуществление продаж в онлайне не освобождает предпринимателей от необходимости вести бухгалтерию, платить налоги и соблюдать 54-ФЗ. Однако выполнять эти требования при интернет-торговле проще за счет использования специальных программ.

Налоговый и бухгалтерский учет при продаже через сайты имеет свои особенности:

1. Возможные системы налогообложения ограничиваются режимами УСН и ОСНО, продавать в интернете на региональных патентах или ЕНВД запрещено.
2. Большинство фискальных чеков при интернет-торговле отправляются по электронной почте. Данный функционал предусмотрен в определенных моделях онлайн-касс.
3. Отправка продукции часто производится по схеме дропшипинга напрямую со склада поставщика.

Интернет-магазин может осуществлять и выдачу бумажного чека, если клиент обратился напрямую в офис. Также распечатать документ может при доставке товара курьер с помощью мобильной онлайн-кассы. В большинстве же случаев оплата за товар производится сразу на сайте с помощью банковской карточки или наложенным платежом. В последнем случае чек выдает почта или транспортная компания.

Сложность логистических процессов и учета заказов в интернет-магазине возрастает в разы при больших объемах продаж. Поэтому в этом бизнесе необходимо постоянно заниматься автоматизацией торговли и учета продукции.

Актуальность автоматизации учета в интернет-магазине 

Если запуск сайта прошел успешно и объемы продаж растут, самое время задуматься о приобретении программы учета для интернет-магазина. На настройку софта уйдет определенное время, но впоследствии выполнение рабочих задач значительно ускорится.

На рынке представлено много надежных программ по автоматизации интернет-магазинов

Программы для управления интернет-магазином позволяют организовать в рамках единой системы контроль над всеми бизнес-процессами. Построить эту работу в таблицах Excel или в бумажных журналах практически невозможно. Поэтому при желании заниматься успешным бизнесом от автоматизации торговли не уйти.

Удобной функцией специализированного ПО является возможность ведения учета по складу и заказам в облачных сервисах. Такая схема не привязывает сотрудников к офису и позволяет организовывать удаленные места работы. В итоге экономия на персонале и аренде офиса перекрывает затраты на облачные решения.

Основными задачами программы учета товара в интернет-магазине являются:

• обработка заказов;
• управление закупками;
• контроль доставки;
• контроль финансов;
• складской учет;
• анализ продаж.

Следует отметить, что из-за большого разнообразия организационных форм интернет-магазинов, универсальной программы для работы с ними нет. В том или ином случае рекомендуется использовать различные IT-решения.

Крупные продающие сайты могут позволить себе заказать, например, разработку индивидуального софта на базе 1С Предприятие. Большинству же небольших и средних торговых площадок будет достаточно программы учета товара в интернет-магазине от компании ЕКАМ.

Возможности программ учета товаров в интернет-магазине

Чем больше функциональность складской программы для интернет-магазина, тем будет выше её стоимость. Однако не всех пользователей устраивают громоздкие приложения с сотней ненужных надстроек. Поэтому выбирать программу для продаж нужно с учетом её возможностей и потребностей конкретного интернет-магазина.

Работа с ассортиментом

Основным преимуществом интернет-магазина по сравнению с розничной торговой точкой является широкий ассортимент. Работа с ним должна быть максимально автоматизирована, чтобы предприниматель не контролировал самостоятельно наличие каждой единицы номенклатуры.

В программе для учета в интернет-магазине должен быть модуль работы с ассортиментом

Для этого программа продаж для интернет-магазина должна иметь такие возможности:

• загрузка номенклатуры на сайт из файлов поставщиков;
• автоматизация ценообразования;
• разбивка товаров на группы и категории;
• контроль наличия товаров на складе.

Особенно важно обеспечивать актуальность информации о наличии того или иного товара. Это нужно, чтобы клиент не тратил время на оформление товара, который отсутствует в магазине. Ведь такие ситуации могут сформировать у покупателя негативный имидж в отношении сайта.

Выгрузка заказов с сайта

При большом количестве заказов необходимо, чтобы они автоматически выгружались с сайта в программу.

При этом синхронизироваться могут следующие элементы:

1. Номенклатура товаров и её группы.
2. Характеристики товаров, их изображения.
3. Цены.
4. Остатки.
5. Параметры заказов.
6. Каталог товаров.

Выгрузка позволяет менеджерам обрабатывать заказы клиентов непосредственно в программе продаж для интернет-магазина. При оплате за товар происходит обратная загрузка финансовой информации на сайт. Таким образом, обработка заказов, бухгалтерские операции и складской учет ведутся в одном приложении, что значительно облегчает администрирование бизнеса.

Учет продаж на сайте

Программа учета товара интернет-магазина должна предоставлять предпринимателю широкие возможности по учету и анализу продаж.

Программы предоставляют возможность удаленного контроля над онлайн-бизнесом

В зависимости от поддерживаемых схем реализации продукции, может понадобиться такая функциональность:

1. Торговля взятым под реализацию товаром.
2. Предоставление услуг.
3. Поддержка программ лояльности, предоставления скидок, начисления баллов.
4. Отправка товара наложенным платежом.
5. Предоставление продукции под реализацию.
6. Продажа по спецзаказу.
7. Учет схемы дропшиппинга.
8. Продажа товара с автоматическим заказом его у поставщика для соблюдения нормы запаса на складе.

Помимо поддержки непосредственных процессов продажи, программа должна предоставлять возможности по их анализу в течение времени. Это позволит оценивать результативность проводимых акций, сезонность торговли и вовремя обнаруживать падение реализации по группам товаров.

Полноценный складской учет

Хорошая программа для интернет-магазина бесплатно не распространяется. Преимуществом платных решений является ответственность разработчика за свой продукт.

Крупные складские объекты автоматизируют с помощью WMS-систем управления складом

В таком деле, как учет на складе, очень важно уделять внимание деталям, потому что речь идет о материальной ответственности рядовых сотрудников компании. Поэтому складская программа для интернет-магазина обязательно должна покупаться с оглядкой на наличие сервисной поддержки. Хорошая автоматизация склада позволит всегда иметь в наличии полный ассортимент и быстро отправлять заказанный товар.

Возможности складских программ должны обеспечивать выполнение следующих операций:

1. Приходно-расходные операции с товаром, его внутренние перемещения, списание.
2. Оперативный контроль над остатками.
3. Печать этикеток.
4. Инвентаризация.
5. Подключение складского оборудования: весов, сканеров штрихкодов и прочего.
6. Синхронизация с файлами Excel (выгрузка остатков, загрузка прайсов, поставщиков).
7. Формирование перечня заказа для поставщиков.
8. Быстрая обработка заказов, принятых через сайт.

Лучшие программы для интернет-магазина предоставляют дополнительно возможности ведения складской базы в облачном сервисе. На данный момент стоимость этой услуги приемлема для большинства предпринимателей.

На облачных сервисах можно центрировать все бизнес-процессы

Также удобной функцией складских программ является автоматизация рабочих мест кладовщика, менеджера по продажам, кассира, товароведа. Когда все сотрудники работают в одной базе с единым интерфейсом, снижается количество ошибок и ускоряется взаимодействие в рамках бизнес-процессов. К тому же, сочетание автоматизации торговли с облачными сервисами позволяет персоналу выполнять работу удаленно через интернет.

Работа с поставщиками

От организации работы интернет-магазина с поставщиками зависит скорость отправки заказов покупателям и актуальность информации о наличии товара. Специализированные учетные программы должны способствовать оптимизации этих процессов.

Основными возможностями ПО при работе с поставщиками являются:

• автоматическое формирование и отправка заказов поставщикам для поддержания норм неснижаемого остатка;
• оприходование товара с оформлением соответствующих документов;
• контроль над закупочными ценами;
• отслеживание кредиторской задолженности;
• возврат поставщику;
• отражение прихода по бухгалтерии;
• автоматическое формирование отпускной цены;
• загрузка номенклатуры с прайсов поставщиков.

Удобной опцией является также возможность формирования отчётности по движению товара в разрезе поставщиков.

Печать сопроводительных документов

Спецификой программ учета товаров для интернет-магазина является поддержка отправки электронного фискального чека. Они должны учитывать продажу в момент оплаты заказа на сайте и сразу формировать все необходимые бухгалтерские и товаросопроводительные документы. Это требование предполагает круглосуточное подключение к сайту онлайн-кассы и ее работу в автоматическом режиме.

Пример заполнения расходной накладной для отправки с товаром

Складская программа для интернет-магазина должна уметь формировать следующие документы:

1. Расходные накладные.
2. Счета.
3. Приходные накладные.
4. ТТН.
5. Акты предоставления услуг.
6. Доверенности.
7. Кассовые ордера.
8. Почтовые бланки.

Желательно, чтобы программа поддерживала редактирование шаблонов документов, а также создание новых форм. Это позволит быстро подстраиваться под потребности магазина и изменения в законодательстве.

Полнофункциональная CRM-система

Признаком хорошей CRM-системы для интернет-магазина является комбинация её простоты и функциональности.

В розничной торговле главными задачами, которые выполняет это программное обеспечение, являются:

• учет клиентской базы;
• сохранение истории покупок в разрезе каждого клиента;
• поддержка индивидуальных программ лояльности;
• омниканальность торговли;
• единая система идентификации клиента в интернете и в офлайне;
• сегментирование клиентов;
• ведение истории взаимодействия с клиентом через все инфоканалы;
• фиксация условий заказа по клиентам (адреса доставки, способа оплаты, валюты и прочего).

При открытии интернет-магазина лучше использовать IT-продукты проверенных компаний. Оптимально встроенная в работу продающего сайта CRM-система позволяет накапливать статистику продаж, с помощью которой в дальнейшем планируются организационные и маркетинговые решения.

Контроль доставки товара

Быстрая отправка товара и возможность отслеживания посылки является залогом будущей лояльности клиента. Поэтому наличие в программе для учета в интернет-магазине инструментов, ускоряющих доставку, крайне желательно.

Доставка товара должна обязательно подтверждаться документами

К таким возможностям можно отнести:

• формирование и печать маршрутного листа с перечнем заказов для курьерской службы;
• формирование реестра мест доставки для каждого курьера;
• автоматический расчет стоимости доставки, исходя из параметров заказа;
• финансовый контроль над курьерами и почтовыми службами;
• печать унифицированных форм Почты России;
• отслеживание посылок.

Перечисленные возможности позволят доставить товар быстрее и проконтролировать оплату при наложенном платеже.

Средства коммуникации с клиентом

В учетной программе могут быть представлены следующие возможности для информационного взаимодействия с клиентом:

1. Отправка сообщений клиенту из карточки заказа.
2. Наличие шаблонов сообщений.
3. Информирование об изменении статуса заказа до его отправки.
4. Рассылки промо предложений по СМС и E-mail.
5. Формирование списка рассылок с промо-текстом.

Информированность клиента о статусе своего заказа всегда положительно сказывается на принятии решения о повторной покупке в этом же интернет-магазине.

Финансовый учет

Программа учета для интернет-магазина должна не только предоставлять инструменты для продаж и работы с заказами, но и облегчать предпринимателю ведение бухгалтерии и оплату налогов.

С этой целью в приложении могут быть предусмотрены следующие функции:

1. Формирование банковских выписок, платежных ведомостей.
2. Контроль возврата выручки курьерами и службами доставки.
3. Формирование унифицированных бухгалтерских и налоговых документов на основании имеющейся в базе информации.
4. Интеграция с клиент-банком.
5. Учет накладных расходов.
6. Печать актов сверок.
7. Ведение кассовых операций (при наличии).
8. Контроль над расчетами с поставщиками.
9. Расчет мотивационной составляющей зарплаты курьера и менеджера, исходя из полученной за их счет прибыли.
10. Возможность оприходования излишков или списания недостач на складе.

Оприходование в программе ЕКАМ 

Инструментов по обращению с деньгами много не бывает. Поэтому этот функционал всегда интересен и востребован у предпринимателей.

Отчеты и аналитика

Аналитические возможности программ для учета товаров позволяют контролировать бизнес-процессы, вовремя выявлять негативные тенденции и направлять деятельность в наиболее прибыльное русло.

Наиболее востребован расчет следующих показателей:

• рентабельность интернет-магазина;
• себестоимость товара;
• динамика продаж в целом и по категориям ассортимента;
• объем запланированных поставок;
• сезонность торговли;
• складские остатки;
• кассовые обороты;
• почековые отчеты.

Немаловажную роль в автоматизации торговли играют онлайн-кассы. Их функционал, совместно с инструментами на сайте ОФД, позволяет предпринимателю анализировать реализацию продукции по множеству параметров. Применение фильтров по сотрудникам, периодам времени, группам товаров облегчает поиск узких мест бизнеса и его сильных сторон.

Альтернативы использованию программ для учета в интернет-магазине практически нет. Чтобы обеспечить покупателю достойный сервис, предприниматель вынужден применять специальные приложения. Но и сам бизнесмен получает при этом множество полезных инструментов для роста своего бизнеса и облегчения его администрирования.