← Блог о торговле

Складской учет материалов: виды и способы учета, возможные сложности, организация

Если у вас автосервис, небольшой цех по производству пластиковых окон или другое предприятие, то вы используете в работе различное сырье и материалы. Эти вещи необходимо тщательно учитывать и считать, чтобы держать бизнес под контролем. Публикуем большой гайд о том, как делать это правильно.

Сложности при учете материалов

Большая номенклатура

Возьмите в пример среднестатистический автосервис. На складе лежат тормозные колодки, детали подвески, поршневые кольца и еще много чего. Среди этих материалов есть такие, что продаются поштучно или на разлив: крепежные детали (болты, гайки), моторное масло из бочек, смазки. То есть при списании продукции со склада нужно вести учет в нескольких единицах измерения: штуках, килограммах, литрах.

Скажем больше: некоторые позиции приходят, например, в килограммах, а списываются поштучно. Например, на ваш склад пришла бочка моторного масла. Вы принимаете ее как бочку (одна или несколько штук), а продаете литрами. Это значит, что понадобятся коэффициенты для перевода в другие единицы измерения.

Много сопроводительных документов

Производство предполагает бОльший документооборот, чем простая розница. Контролирующие органы и клиенты могут потребовать сертификаты, паспорта на материалы и прочие бумаги. Особое внимание на это нужно обратить тем, кто работает в В2В-сегменте. Представьте: вы занимаетесь ремонтом оборудования для нефтеперерабатывающего завода. Там серьезные требования к безопасности и соблюдению технологии. Все материалы должны быть сертифицированы и иметь разрешение на применение на территории РФ.

Это значит, что отсутствие любой бумажки может выйти вам боком. Если при проверке обнаружится, что вы поставили несертифицированный подшипник, санкций не избежать.

Прибавьте к этому стандартные документы:

  • ТТН;
  • накладные ТОРГ-12;
  • акты выполненных работ;
  • акты приемки-передачи;
  • акты выполненных работ;
  • бухгалтерские документы;
  • таможенные документы - ГТД;
  • карточки товаров по форме М-17;
  • приходные кассовые ордеры по форме М-4;
  • отчет о движении ТМЦ по форме МХ-20.

Схема документооборота предприятия

Схема документооборота предприятия

Получается внушительный набор, который нужно держать под контролем.

Длительная и сложная процедура заказа товара

Обусловлена большим количеством лиц, принимающих решения. Обычно есть отдел снабжения, который ищет поставщиков и работает с ними. Заявки на материалы пишут непосредственные производители работ: мастера, начальники участков и бригадиры. После этого они попадают к кладовщику, который все оформляет. Далее идут долгие процедуры согласований: заявку рассматривает руководство, бухгалтерия и другие службы.

Это значит, что от возникновения потребности в материале до его появления на складе может пройти несколько дней. На всех этапах необходимо точно знать статус заказа. А то получается, что работники ждут сырье, а директор, оказывается, даже не подписал документы.

Много складов в разных местах

Обычно бывает так: основной склад находится прямо в производственном цехе. Он обеспечивает текущие нужды производства: материалов там хватит на пару дней работы. Остальное подвозится по мере необходимости с других складов или заказывается у поставщиков.

Разветвленная складская сеть требует пристального внимания. Чтобы система не сбоила, нужно, чтобы кто-то контролировал все хранилища одновременно и видел полную картину. Спойлер: это почти невозможно сделать вручную - нужны современные средства автоматизации - системы складского учета. Например, ЕКАМ.

Несколько складов в программе ЕКАМ

Несколько складов в программе ЕКАМ

Трудности со списанием материалов

В розничном магазине все просто: товар либо продан и оплачен, либо лежит на полке. С производствами сложнее. Например, выполненные работы могут оплатить через некоторое время. Товар при этом уже ушел со склада - а значит, деньги зависли в воздухе.

Еще пример: работник взял со склада гвоздь. Кладовщик убрал его со складских остатков и перевел на баланс работника или его руководителя. После этого гвоздь забивается в оконную раму. Изделие готово, и мастер или бригадир закладывает его в технологическую карту. Гвоздь вместе с готовым окном перемещается на склад готовой продукции. Потом его забирает заказчик.

Все миграции гвоздя нужно как-то фиксировать, чтобы гвоздь не потерялся. Окончательное списание произойдет только после оплаты изделия в кассу.

Это тянет за собой появление нескольких статусов материала:

  • заказан;
  • в пути на склад;
  • на складе;
  • в работе;
  • установлен;
  • отгружен заказчику;
  • ожидает оплаты;
  • оплачен.

Способы складского учета материалов

В зависимости от вида и свойств материалов, складской учет может быть:

  • сортовым. Ведется в разрезе определенных характеристик материалов. Если брать наш пример с автосервисом, то создается несколько разделов, например: “Тормозные колодки”, “Детали подвески”, “Расходные материалы” и так далее. Внутри каждого раздела будут все запчасти, попадающие под наименование, вне зависимости от производителя, цены и применимости;
  • партионным. Здесь учитывается каждая поступившая партия товара. Подходит для производств с небольшой номенклатурой, или когда материалы нельзя идентифицировать поштучно: сыпучие грузы, технические жидкости и так далее. При этом на складе числится, например, 10 тонн щебня, 20 тонн пески и так далее;
  • номенклатурным. Самый подробный вид оперативного складского учета. Нужно завести сквозной каталог материалов и прописать каждый из них отдельно. То есть, на каждый товар заводится своя карточка М-7 и учет ведется поштучно в разрезе каждой позиции.

Номенклатура товаров в Excel

Номенклатура товаров в Excel

Ручной учет

Самый примитивный, но при этом простой и незатратный метод контроля материалов. Суть в следующем: ответственное лицо заводит несколько журналов, в которых ведет учет.

Плюсы метода:

  • легко внедрить;
  • бесплатно;
  • не требуется дополнительное оборудование, интернет, электричество.

Минусы:

  • ограниченные возможности учета;
  • журнал можно забыть, потерять или испортить;
  • доступ к информации одновременно имеет один человек;
  • никакой автоматизации. Все данные о движениях и перемещениях нужно вводить вручную;
  • ручной учет не закрывает вопросы аналитики, документооборота, контроля сотрудников;
  • появляются незаменимые сотрудники. Обычно при ручном учете полной картиной владеют один-два человека.

Тем не менее, ручной учет материалов вполне подойдет небольшим производствам с ограниченным набором сырья и маленьким оборотом. Если у вас частная пилорама, вы заказываете только бревна и делает несколько продаж в день - стоит начать именно с него.

Учет складских остатков в таблицах Excel

Промежуточный метод между ручным учетом и полной автоматизацией. Для контроля материалов заводятся экселевские таблицы в стандартном приложении Office или скачиваются специальные шаблоны. После этого все складские остатки переносятся в электронную форму.

Плюсы:

  • автоматизация. В шаблоны уже упакованы несложные математические формулы и алгоритмы. Не нужно вычеркивать позиции отовсюду - программа сделает это автоматически;
  • это просто и удобно. Нужен только обычный ПК с пакетом Microsoft Office;
  • можно делиться данными: отправлять их по электронной почте, записывать на внешние носители информации.

Ведение учета в Excel

Ведение учета в Excel

Минусы:

  • данные можно потерять в любой момент. Отключили электричество, забыли сохранить изменения в документе, банально сломался жесткий диск - вся информация безвозвратно стирается;
  • большое количество ручной работы. Да, программа делает простые вычисления, но основную часть придется делать самостоятельно;
  • доступ к компьютеру имеет один человек;
  • все данные хранятся в одном месте;
  • нельзя интегрировать учет с контрольно-кассовым и другим оборудованием;
  • отсутствие аналитики, даже минимальной;
  • любая ошибка при вводе данных тянет за собой изменения во всем документе. Если вовремя ее не обнаружить, позже разобраться нереально.

Учет материалов в Excel-таблицах - первая ступень автоматизации. Она также подойдет владельцам небольших производств и предприятий. Excel можно использовать и в качестве дополнительного или дублирующего инструмента складского учета.

Контроль материалов с помощью систем товароучета

Самый оптимальный метод, который подходит всем. Для его использования потребуется программа товароучета. Она делает всю работу по контролю за материалами в автоматическом режиме. Все, что от вас требуется - это подключиться к системе и начать работать. Скачивать и устанавливать ничего не нужно - программы доступны в виде SaaS-услуги. Все данные хранятся в облаке и доступны по щелчку пальца.

Преимущества товароучетных систем:

  • полная автоматизация склада;
  • доступ из любой точки, где есть интернет;
  • аналитика для владельца и руководителя;
  • контроль персонала;
  • поддержка программ лояльности;
  • ведение технологических карт;
  • автоматическое формирование отчетной документации: ТТН, накладных ТОРГ-12 и других;
  • интеграция с контрольно кассовым оборудованием: онлайн-кассами, сканерами штрих-кода, электронными весами;
  • контроль продаж, маржинальности, рентабельности и многое другое.

Возможности программы складского учета ЕКАМ

Возможности программы складского учета ЕКАМ

Минусы:

  • нужен постоянный доступ к интернету;
  • программы не бесплатны, а значит, придется потратиться. Правда, затраты окупаются через год-два и даже быстрее. Не говоря уже об убытках из-за неправильного учета.

Как правильно организовать учет материалов

Склад

Во-первых, вам понадобятся складские площади. Какие и сколько - решать вам, здесь все зависит от специфики бизнеса. Некоторые производства обходятся минимальным набором сырья, остальное заказывается по ходу. Другие напротив, держат большие личные запасы. Это позволяет оперативно поставлять материалы для работы и ни от кого не зависеть.

Основные требования к складу:

  • достаточный размер. В технической документации есть определенные нормы складирования: расстояние между стеллажами, размер пролетов, высота полок и так далее;
  • освещение. Согласно СНиП 23.05-95 нормы освещенности склада составляют 50-200 люкс;
  • оборудование. В хранилище должны быть полки, стеллажи, контейнеры. Это позволяет хранить продукцию на своих местах и быстрее ее находить. Если на складе есть крупногабаритные изделия, потребуется грузоподъемная техника: погрузчики, кран-балки, гидравлические тележки;
  • подъезд. К складу будет подъезжать транспорт для погрузки и разгрузки. Поэтому обязательно наличие хорошей дороги;
  • условия хранения. Если ваше сырье имеет требование по температуре, влажности и другим параметрам, надо ставить климатическую технику. И контролировать сроки годности.

Персонал

Кладовщик - главный работник склада. Он ведет учет продукции, принимает заявки, делает заказы поставщикам. Кладовщик должен знать местонахождение любой продукции и находить ее в течение нескольких минут. Выбирайте ответственного работника с большим опытом складского дела.

Также на складе понадобятся грузчики, товароведы, водители погрузо-разгрузочной техники.

Система учета материалов

Как мы уже говорили, учет можно вести тремя способами:

  • вручную;
  • при помощи таблиц Excel;
  • в товароучетных системах.

Выбор зависит от оборота бизнеса, номенклатуры ТМЦ, штата персонала и других факторов. Пока можно выбирать все, что угодно.

Обращаем ваше внимание! В связи с принятием закона об обязательной маркировке товаров № 487 ФЗ, все производители продукции, попадающей под его требования, обязаны применять оборудование для маркировки и товароучетные системы. Даже если вы обходитесь ручным учетом, внедрять товароучетки все равно придется. Маркировка станет обязательной и повсеместной с 2024 года. Не откладывайте в долгий ящик, установите программу прямо сейчас.

Ведёте учёт в тетрадке или экселе? Пройдите бесплатный е-мейл курс —
Как увеличить прибыль, победив бардак в складском и финансовом учёте

Читайте также

У нас есть готовое решение и оборудование для онлайн-кассы

Испытайте все возможности платформы ЕКАМ бесплатно

Товароучетная система

  • Настройка автоматизации учёта товаров “под ключ”
  • Списание остатков в реальном времени
  • Учёт закупок и заказов поставщикам
  • Встроенная программа лояльности
  • Онлайн-касса под 54-ФЗ

Обеспечиваем оперативную поддержку по телефону,
помогаем загрузить товарную базу и поставить кассу на учёт.

Испытайте все возможности бесплатно!

Электронная почта*
Электронная почта*

Соглашение о конфиденциальности

и обработке персональных данных

 

1.Общие положения

 

1.1.Настоящее соглашение о конфиденциальности и обработке персональных данных (далее – Соглашение) принято свободно и своей волей, действует в отношении всей информации, которую ООО «Инсейлс Рус» и/или его аффилированные лица, включая все лица, входящие в одну группу с ООО «Инсейлс Рус» (в том числе ООО «ЕКАМ сервис»), могут получить о Пользователе во время использования им любого из сайтов, сервисов, служб, программ для ЭВМ, продуктов или услуг ООО «Инсейлс Рус» (далее – Сервисы) и в ходе исполнения ООО «Инсейлс Рус» любых соглашений и договоров с Пользователем. Согласие Пользователя с Соглашением, выраженное им в рамках отношений с одним из перечисленных лиц, распространяется на все остальные перечисленные лица.

1.2.Использование Сервисов означает согласие Пользователя с настоящим Соглашением и указанными в нем условиями; в случае несогласия с этими условиями Пользователь должен воздержаться от использования Сервисов.

1.3.Сторонами (далее – «Стороны) настоящего Соглашения являются:

«Инсейлс» – Общество с ограниченной ответственностью «Инсейлс Рус», ОГРН 1117746506514, ИНН 7714843760, КПП  771401001, зарегистрированное по адресу: 125319, г.Москва, ул.Академика Ильюшина, д.4, корп.1, офис 11 (далее - «Инсейлс»), с одной стороны, и

«Пользователь»

либо физическое лицо, обладающее дееспособностью и признаваемое участником гражданских правоотношений в соответствии с законодательством Российской Федерации;

либо юридическое лицо, зарегистрированное в соответствии с законодательством государства, резидентом которого является такое лицо;

либо индивидуальный предприниматель, зарегистрированный в соответствии с законодательством государства, резидентом которого является такое лицо;

которое приняло условия настоящего Соглашения.

1.4.Для целей настоящего Соглашения Стороны определили, что конфиденциальная информация – это сведения любого характера (производственные, технические, экономические, организационные и другие), в том числе о результатах интеллектуальной деятельности, а также сведения о способах осуществления профессиональной деятельности (включая, но не ограничиваясь: информацию о продукции, работах и услугах; сведения о технологиях и научно-исследовательских работах; данные о технических системах и оборудовании, включая элементы программного обеспечения; деловые прогнозы и сведения о предполагаемых покупках; требования и спецификации конкретных партнеров и потенциальных партнеров; информацию, относящуюся к интеллектуальной собственности, а также планы и технологии, относящиеся ко всему перечисленному выше), сообщаемые одной стороной другой стороне в письменной и/или электронной форме, явно обозначенные Стороной как ее конфиденциальная информация.

1.5.Целью настоящего Соглашения является защита конфиденциальной информации, которой Стороны будут обмениваться в ходе переговоров, заключения договоров и исполнения обязательств, а равно любого иного взаимодействия (включая, но не ограничиваясь, консультирование, запрос и предоставление информации, и выполнение иных поручений).

 

2.Обязанности Сторон

 

2.1.Стороны соглашаются сохранять в тайне всю конфиденциальную информацию, полученную одной Стороной от другой Стороны при взаимодействии Сторон, не раскрывать, не разглашать, не обнародовать или иным способом не предоставлять такую информацию какой-либо третьей стороне без предварительного письменного разрешения другой Стороны, за исключением случаев, указанных в действующем законодательстве, когда предоставление такой информации является обязанностью Сторон.

2.2.Каждая из Сторон предпримет все необходимые меры для защиты конфиденциальной информации как минимум с применением тех же мер, которые Сторона применяет для защиты собственной конфиденциальной информации. Доступ к конфиденциальной информации предоставляется только тем сотрудникам каждой из Сторон, которым он обоснованно необходим для выполнения служебных обязанностей по исполнению настоящего Соглашения.

2.3.Обязательство по сохранению в тайне конфиденциальной информации действительно в пределах срока действия настоящего Соглашения, лицензионного договора на программы для ЭВМ от 01.12.2016г., договора присоединения к лицензионному договору на программы для ЭВМ, агентских и иных договоров и в течение пяти лет после прекращения их действия, если Сторонами отдельно не будет оговорено иное.

2.4.Не будут считаться нарушением настоящего Соглашения следующие случаи:

(а)если предоставленная информация стала общедоступной без нарушения обязательств одной из Сторон; 

(б)если предоставленная информация стала известна Стороне в результате ее собственных исследований, систематических наблюдений или иной деятельности, осуществленной без использования конфиденциальной информации, полученной от другой Стороны;

(в)если предоставленная информация правомерно получена от третьей стороны без обязательства о сохранении ее в тайне до ее предоставления одной из Сторон; 

(г)если информация предоставлена по письменному запросу органа государственной власти, иного государственного органа,  или органа местного самоуправления в целях выполнения их функций и ее раскрытие этим органам обязательно для Стороны. При этом Сторона должна незамедлительно известить другую Сторону о поступившем запросе;

(д)если информация предоставлена третьему лицу с согласия той Стороны, информация о которой передается.

2.5.Инсейлс не проверяет достоверность информации, предоставляемой Пользователем, и не имеет возможности оценивать его дееспособность.

2.6.Информация, которую Пользователь предоставляет Инсейлс при регистрации в Сервисах, не является персональными данными, как они определены в Федеральном законе РФ №152-ФЗ от 27.07.2006г. «О персональных данных».

2.7.Инсейлс имеет право вносить изменения в настоящее Соглашение. При внесении изменений в актуальной редакции указывается дата последнего обновления. Новая редакция Соглашения вступает в силу с момента ее размещения, если иное не предусмотрено новой редакцией Соглашения.

2.8.Принимая данное Соглашение Пользователь осознает и соглашается с тем, что Инсейлс может отправлять Пользователю персонализированные сообщения и информацию (включая, но не ограничиваясь) для повышения качества Сервисов, для разработки новых продуктов, для создания и отправки Пользователю персональных предложений, для информирования Пользователя об изменениях в Тарифных планах и обновлениях, для направления Пользователю маркетинговых материалов по тематике Сервисов, для защиты Сервисов и Пользователей и в других целях.

Пользователь имеет право отказаться от получения вышеуказанной информации, сообщив об этом письменно на адрес электронной почты Инсейлс - contact@ekam.ru.

2.9.Принимая данное Соглашение, Пользователь осознает и соглашается с тем, что Сервисами Инсейлс для обеспечения работоспособности Сервисов в целом или их отдельных функций в частности могут использоваться файлы cookie, счетчики, иные технологии и Пользователь не имеет претензий к Инсейлс в связи с этим.

2.10.Пользователь осознает, что оборудование и программное обеспечение, используемые им для посещения сайтов в сети интернет могут обладать функцией запрещения операций с файлами cookie (для любых сайтов или для определенных сайтов), а также удаления ранее полученных файлов cookie.

Инсейлс вправе установить, что предоставление определенного Сервиса возможно лишь при условии, что прием и получение файлов cookie разрешены Пользователем.

2.11.Пользователь самостоятельно несет ответственность за безопасность выбранных им средств для доступа к учетной записи, а также самостоятельно обеспечивает их конфиденциальность. Пользователь самостоятельно несет ответственность за все действия (а также их последствия) в рамках или с использованием Сервисов под учетной записью Пользователя, включая случаи добровольной передачи Пользователем данных для доступа к учетной записи Пользователя третьим лицам на любых условиях (в том числе по договорам или соглашениям). При этом все действия в рамках или с использованием Сервисов под учетной записью Пользователя считаются произведенными самим Пользователем, за исключением случаев, когда Пользователь уведомил Инсейлс о несанкционированном доступе к Сервисам с использованием учетной записи Пользователя и/или о любом нарушении (подозрениях о нарушении) конфиденциальности своих средств доступа к учетной записи.

2.12.Пользователь обязан немедленно уведомить Инсейлс о любом случае несанкционированного (не разрешенного Пользователем) доступа к Сервисам с использованием учетной записи Пользователя и/или о любом нарушении (подозрениях о нарушении) конфиденциальности своих средств доступа к учетной записи. В целях безопасности, Пользователь обязан самостоятельно осуществлять безопасное завершение работы под своей учетной записью по окончании каждой сессии работы с Сервисами. Инсейлс не отвечает за возможную потерю или порчу данных, а также другие последствия любого характера, которые могут произойти из-за нарушения Пользователем положений этой части Соглашения.

 

3.Ответственность Сторон

 

3.1.Сторона, нарушившая предусмотренные Соглашением обязательства в отношении охраны конфиденциальной информации, переданной по Соглашению, обязана возместить по требованию пострадавшей Стороны реальный ущерб, причиненный таким нарушением условий Соглашения в соответствии с действующим законодательством Российской Федерации.

3.2.Возмещение ущерба не прекращают обязанности нарушившей Стороны по надлежащему исполнению обязательств по Соглашению.

 

4.Иные положения

 

4.1.Все уведомления, запросы, требования и иная корреспонденция в рамках настоящего Соглашения, в том числе включающие конфиденциальную информацию, должны оформляться в письменной форме и вручаться лично или через курьера, или направляться по электронной почте адресам, указанным в лицензионном договоре на программы для ЭВМ от 01.12.2016г., договоре присоединения к лицензионному договору на программы для ЭВМ и в настоящем Соглашении или другим адресам, которые могут быть в дальнейшем письменно указаны Стороной.

4.2.Если одно или несколько положений (условий) настоящего Соглашения являются либо становятся недействительными, то это не может служить причиной для прекращения действия других положений (условий).

4.3.К настоящему Соглашению и отношениям между Пользователем и Инсейлс, возникающим в связи с применением Соглашения, подлежит применению право Российской Федерации.

4.3.Все предложения или вопросы по поводу настоящего Соглашения Пользователь вправе направлять в Службу поддержки пользователей Инсейлс www.ekam.ru либо по почтовому адресу: 107078, г. Москва, ул. Новорязанская, 18, стр.11-12 БЦ «Stendhal» ООО «Инсейлс Рус».

 

Дата публикации: 01.12.2016г.

 

Полное наименование на русском языке:

Общество с ограниченной ответственностью «Инсейлс Рус»

 

Сокращенное наименование на русском языке:

ООО «Инсейлс Рус»

 

Наименование на английском языке:

InSales Rus Limited Liability Company (InSales Rus LLC)

 

Юридический адрес:

125319, г. Москва, ул. Академика Ильюшина, д. 4, корп.1, офис 11

 

Почтовый адрес:

107078, г. Москва, ул. Новорязанская, 18, стр.11-12, БЦ «Stendhal»

ИНН: 7714843760 КПП: 771401001

 

Банковские реквизиты:

Р/с 40702810600001004854

 

В ИНГ БАНК (ЕВРАЗИЯ) АО, г.Москва,
к/с 30101810500000000222, БИК 044525222

Электронная почта: contact@ekam.ru

Контактный телефон: +7(495)133-20-43

Заказ в один клик
Я принимаю условия передачи информации