← Блог о торговле

Что выбрать для учета товаров в интернет-магазине: Excel, облачную или локальную программу

Управление ассортиментом, заказами и клиентской базой, финансовый и складской учет – обязательные условия для нормального развития интернет-магазина. Автоматизация торговли и грамотный подход к данным процессам значительно упрощают работу компании. Также это хорошая возможность увеличить продажи за счет полноценного контроля над операциями, оперативного обслуживания клиентов и доступа к актуальной аналитике.

У предпринимателя есть несколько вариантов: вести учет в Excel, установить локальную программу или использовать облачное решение. Предлагаем разобраться во всех нюансах, плюсах и минусах каждого из перечисленных способов.

Значение правильного учета для интернет-магазина

Функционирование интернет-магазинов практически ничем не отличается от работы стационарных розничных точек. Через сайты проходит множество заказов, объемные финансовые потоки, масса различной документации и еще целый ряд процедур. Чтобы обеспечить постоянный контроль над бизнес-процессами, любая коммерческая компания должна вести товарный учет. Причем это необходимо даже сайтам с небольшим количеством заказов и узкой товарной матрицей.

Качественное ведение учета дает интернет-магазину много возможностей и позволяет:

  • получать достоверную информацию о прибыли, расходах, товарных остатках;
  • систематизировать закупки и поставки;
  • снизить вероятность краж и мошенничества со стороны подчиненных;
  • оптимизировать складские запасы;
  • сократить издержки;
  • повысить рентабельность бизнеса;
  • облегчить масштабирование благодаря прогнозируемым результатам работы и четкому пониманию текущего положения дел.

Товароучет помогает принимать верные управленческие решения, избегать путаницы и не тратить уйму времени на реализацию основных рутинных процессов. Каким именно способом его вести, зависит от масштабов и специфики конкретного бизнеса, целей, предпочтений и требований руководства компании. Рассмотрим возможные варианты.

Учет в Excel

Самый простой вид учета ведется в Excel – программе, включенной в состав пакета Microsoft Office.

Как это происходит на практике? В специальные электронные таблицы вносятся группы товаров, распределенные по видам, назначению, характеристикам и прочим критериям. Вся информация разбивается в отдельные колонки, по каждому параметру настраивается фильтр. Для внесения и создания дополнительных сносок, приложений и документов оставляют свободное пространство.

Таблица учета расходов и доходов в Excel

Таблица учета расходов и доходов в Excel 

В программном обеспечении можно применять аналитические функции и формулы для автоматизации расчетов, фиксировать цену, количество, приход/расход товара. Excel позволяет контролировать остатки, вести базу поставщиков и клиентов, формировать оборотную ведомость. Также в программе просчитывают прибыль, настраивают скидки и наценки, составляют прайсы.

Работая с таблицами, нужно соблюдать такие правила:

  1. Провести инвентаризацию перед началом внесения данных.
  2. Заполнять табличный редактор максимально точной и подробной информацией вручную.
  3. Вводить начальные остатки в денежном и количественном выражении.
  4. Соблюдать хронологическую последовательность при записи операций. Записывать их следует своевременно, не меняя местами: сперва поступление товара на склад, затем – продажа и отгрузка покупателю.
  5. Указывать дополнительные данные, которые необходимы отдельным сотрудникам или используются в статистических отчетах – дату отгрузки, имя заказчика, способ оплаты и прочее.
  6. Использовать платные и бесплатные готовые шаблоны для ведения товарооборота на начальных этапах.
  7. Применять различные элементы форматирования ячеек для более качественного наглядного отображения данных.

Одних базовых знаний и навыков для автоматизации деятельности склада посредством Excel недостаточно. С программой должен работать опытный специалист, который подберет правильные формулы и не допустит ошибок при расчетах. Хотя само обучение работе в ПО довольно простое и доступное: освоить его может практически каждый.

Учет в Excel подойдет молодым сайтам с небольшим ассортиментом и ограниченным количеством продаж. Это оптимальный выбор в случае, если номенклатура продукции не превышает 100 позиций, за сутки в магазине оформляется не более 10-20 заказов, предпринимателю не требуются детализированные отчеты по продажам и поставкам.

Преимущества товароучета в Excel:

  • ПО работает на любом компьютере с предустановленным пакетом Microsoft Office без привязки к интернет-соединению;
  • метод гораздо дешевле профессиональных товароучетных программ;
  • существует много готовых шаблонов;
  • шаблоны и таблицы можно настраивать под себя и потребности компании.

Шаблонная программа Excel для ведения складского учета

Шаблонная программа Excel для ведения складского учета 

Недостатки:

  • возможности учета в Excel сильно ограничены;
  • вводить все данные и изменения нужно вручную, занимаясь этим процессом почти непрерывно;
  • складской базой не могут пользоваться несколько сотрудников одновременно;
  • программу нельзя связать с онлайн-кассой, бухгалтерским софтом;
  • ошибки при внесении информации и расчетах значительно искажают отчетность;
  • нет защиты учетных данных, высокая вероятность их потери при повреждениях, сбоях, неправильном сохранении и внезапном закрытии программы;
  • отсутствует функционал для удаленного управления складскими запасами, планирования закупок, автоматического обновления данных в режиме реального времени;
  • нет технической поддержки.

Метод не позволяет полноценно автоматизировать торговые процессы и не подходит компаниям с крупным/средним оборотом, широким ассортиментом, несколькими складами.

Локальные товароучетные программы

«Коробочные» решения для учета – это программы с базовым набором стандартного функционала, не заточенным под нужды компании. Они продаются в виде готового продукта и не привязаны к конкретным бизнес-задачам.

Локальная программа устанавливается на имеющийся сервер и без проблем интегрируется с основными операционными системами, включая Linux, iOS, Windows. Обычно в ней можно выполнять следующие действия:

  • разграничивать доступ к коммерческой информации о компании для различных сотрудников;
  • вести учет основных процессов, которые происходят в магазине и на складе;
  • просматривать разнообразные отчеты по продажам, поставкам и сотрудникам, детализировать отчетность с помощью фильтров;
  • контролировать движение товара, сверять остатки, смотреть выручку и прибыль за определенный период;
  • управлять ценообразованием;
  • назначать скидки по типам товара, для отдельных групп клиентов, в процентном соотношении к закупочной цене.

«Коробочная» версия товароучетной программы – неплохой вариант для владельцев среднего бизнеса. Крупным компаниям базовых функций автоматизации в таких программах зачастую не хватает. Для малого бизнеса покупать продукт нерезонно, поскольку в нем будут присутствовать инструменты, в которых нет необходимости.

Учет продаж в одной из «коробочных» программ

Учет продаж в одной из «коробочных» программ 

Локальная программа покупается единоразово. Ее выбирают для магазинов с собственным складом и ассортиментом до нескольких десятков тысяч наименований. Нужно учесть, что работать в этом ПО сможет только один сотрудник при условии доступа к компьютеру, на котором оно установлено.

Преимущества учета в «коробочных» программных решениях:

  • единоразовая покупка ПО без внесения ежемесячных платежей;
  • надежная защита коммерческой информации;
  • разнообразие отчетности, возможность детализации;
  • отсутствие необходимости подключения к интернету;
  • техподдержка от разработчиков;
  • подробные инструкции и руководства по использованию, включенные в состав продукта.

Недостатки:

  • программы ограничены по функциональности и возможностям дальнейшей модификации;
  • установка и настройка системы слишком сложные для рядового пользователя;
  • за настройку, доработку и обновления нужно доплачивать отдельно;
  • изменить функциональность и параметры, отключить ненужные модули и повлиять на стоимость продукта невозможно;
  • лицензия может действовать в рамках фиксированного срока;
  • программа доступна только с одного компьютера;
  • вероятны конфликты с существующим ПО;
  • техническая поддержка часто бывает платной.

Приобретая «коробочную» товароучетную систему, нужно уточнять данные по поводу ее совместимости с кассовым оборудованием.

Учет в облачных сервисах

Облачные технологии – современное функциональное решение, которое в равной степени способно удовлетворить потребности малого, среднего и крупного онлайн-бизнеса. Такие программные системы не привязаны к определенному компьютеру. Внесенная в них информация размещается в специализированном хранилище – «облаке». Оно не может внезапно выйти из строя, чего не скажешь о физических носителях. Посредством удаленного доступа с данными в «облаке» работает неограниченное количество сотрудников.

Облачная система учета ЕКАМ

Облачная система учета «ЕКАМ» 

Выбрав облачный сервис для автоматизации учета, компания платит за аренду на определенный срок, а не разработку ПО. Поставщик услуги оказывает помощь и полное сопровождение по вопросам настройки и использования системы. Это позволяет снизить корпоративные затраты, сократить время на установку программы и обучение сотрудников.

Начать работать с таким ПО можно непосредственно в день его подключения. В отличие от «коробочных» программных продуктов, запуск занимает всего несколько минут. Для проверки функционала можно воспользоваться бесплатным тестовым периодом, а затем перейти на платную подписку.

Преимущества товароучета в облачных сервисах:

  • простой доступ к учетным данным в любое время суток, независимо от местоположения, с различных устройств;
  • неограниченный объем памяти;
  • обеспечение сохранности информации за счет регулярного создания резервных копий;
  • гибкое ценообразование – возможность выбрать тариф с функционалом, который необходим интернет-магазину на данном этапе развития;
  • мгновенное обновление информации о товарах в режиме реального времени;
  • глубокая аналитика, автоматическое формирование подробных отчетов о продажах, поставках, товарообороте, выручке и прибыли;
  • возможность загружать товары из Excel или создавать в самой системе;
  • масштабирование функционала с помощью смены тарифа;
  • интеграция с онлайн-кассой.

Недостатки:

  • для доступа к сервису требуется стабильное интернет-подключение;
  • хранение данных контролируется подрядчиком.

Вести товароучет в облачных сервисах гораздо проще, удобнее и надежнее, чем в Excel и различных «коробочных» программах.

Преимущества товароучетной системы «ЕКАМ»

На рынке существует множество облачных сервисов учета, ориентированных на розничную торговлю. Один из качественных примеров – товароучетная система «ЕКАМ». Она идеально подходит для ведения розничных офлайн-точек и интернет-магазинов, которые занимаются реализацией каких-либо товаров или услуг. Работать в системе, размещенной на облачном сервере, можно через мобильное приложение или личный кабинет в интернет-браузере.

Возможности учета в ЕКАМ для интернет-магазинов

Возможности учета в «ЕКАМ» для интернет-магазинов 

Программа помогает систематизировать деятельность компании и дает обширный список возможностей по различным направлениям учета.

Основные функции:

  1. Аналитика продаж – формирование подробных отчетов с информацией о прибыли, выручке, активности сотрудников, самых продаваемых позициях.
  2. Складской учет – внесение и последующая выгрузка на сайт товаров, описаний, цен, характеристик, планирование закупок, отслеживание остатков, оприходование и приемка.
  3. Управление заказами – настройка параметров, обработка заявок со всех каналов, резервирование товара под клиента, печать документов и отправка чеков.

«ЕКАМ» интегрируется с популярными CMS и платежными системами, может подключаться к онлайн-кассе. Специально для интернет-магазинов предусмотрено несколько тарифов, разработанных под разные потребности бизнеса.

Тарификация для онлайн-магазинов 

Тарификация для онлайн-магазинов 

Стоимость тарифных пакетов варьируется в зависимости от предустановленного функционального набора. Среди них можно подобрать решение с необходимыми функциями и не переплачивать за лишние инструменты. При оплате подписки на год предоставляются дополнительные скидки. Есть бесплатный пробный период, который рассчитан на тестирование с полноценным доступом к функционалу в течение 7 дней.

Выбирая способ ведения учета в интернет-магазине, нужно анализировать плюсы и минусы каждого варианта, обращать внимание на нюансы, отталкиваться от конкретных задач бизнеса и выделенного бюджета. На первых порах вполне возможно обойтись Excel. Но в дальнейшем, как только бизнес начнет набирать обороты, стоит подобрать более надежное и функциональное решение. Оптимальный вариант – облачная система учета.

У нас есть готовое решение и оборудование для онлайн-кассы

Испытайте все возможности платформы ЕКАМ бесплатно

Читайте также

Ведёте учёт в тетрадке или экселе? Пройдите бесплатный е-мейл курс —
Как увеличить прибыль, победив бардак в складском и финансовом учёте

Облачная система учета. Продаж, товаров и клиентов

  • Управляйте запасами товаров и отслеживайте остатки
  • Узнайте товары, на которых вы больше всего зарабатываете
  • Начисляйте зарплату сотрудникам
  • Подключайте онлайн-кассу для отправки и печати чеков

Обеспечиваем оперативную поддержку по телефону,
помогаем загрузить товарную базу и поставить кассу на учёт.

Испытайте все возможности бесплатно!

Электронная почта*
Электронная почта*

Соглашение о конфиденциальности

и обработке персональных данных

 

1.Общие положения

 

1.1.Настоящее соглашение о конфиденциальности и обработке персональных данных (далее – Соглашение) принято свободно и своей волей, действует в отношении всей информации, которую ООО «Инсейлс Рус» и/или его аффилированные лица, включая все лица, входящие в одну группу с ООО «Инсейлс Рус» (в том числе ООО «ЕКАМ сервис»), могут получить о Пользователе во время использования им любого из сайтов, сервисов, служб, программ для ЭВМ, продуктов или услуг ООО «Инсейлс Рус» (далее – Сервисы) и в ходе исполнения ООО «Инсейлс Рус» любых соглашений и договоров с Пользователем. Согласие Пользователя с Соглашением, выраженное им в рамках отношений с одним из перечисленных лиц, распространяется на все остальные перечисленные лица.

1.2.Использование Сервисов означает согласие Пользователя с настоящим Соглашением и указанными в нем условиями; в случае несогласия с этими условиями Пользователь должен воздержаться от использования Сервисов.

1.3.Сторонами (далее – «Стороны) настоящего Соглашения являются:

«Инсейлс» – Общество с ограниченной ответственностью «Инсейлс Рус», ОГРН 1117746506514, ИНН 7714843760, КПП  771401001, зарегистрированное по адресу: 125319, г.Москва, ул.Академика Ильюшина, д.4, корп.1, офис 11 (далее - «Инсейлс»), с одной стороны, и

«Пользователь»

либо физическое лицо, обладающее дееспособностью и признаваемое участником гражданских правоотношений в соответствии с законодательством Российской Федерации;

либо юридическое лицо, зарегистрированное в соответствии с законодательством государства, резидентом которого является такое лицо;

либо индивидуальный предприниматель, зарегистрированный в соответствии с законодательством государства, резидентом которого является такое лицо;

которое приняло условия настоящего Соглашения.

1.4.Для целей настоящего Соглашения Стороны определили, что конфиденциальная информация – это сведения любого характера (производственные, технические, экономические, организационные и другие), в том числе о результатах интеллектуальной деятельности, а также сведения о способах осуществления профессиональной деятельности (включая, но не ограничиваясь: информацию о продукции, работах и услугах; сведения о технологиях и научно-исследовательских работах; данные о технических системах и оборудовании, включая элементы программного обеспечения; деловые прогнозы и сведения о предполагаемых покупках; требования и спецификации конкретных партнеров и потенциальных партнеров; информацию, относящуюся к интеллектуальной собственности, а также планы и технологии, относящиеся ко всему перечисленному выше), сообщаемые одной стороной другой стороне в письменной и/или электронной форме, явно обозначенные Стороной как ее конфиденциальная информация.

1.5.Целью настоящего Соглашения является защита конфиденциальной информации, которой Стороны будут обмениваться в ходе переговоров, заключения договоров и исполнения обязательств, а равно любого иного взаимодействия (включая, но не ограничиваясь, консультирование, запрос и предоставление информации, и выполнение иных поручений).

 

2.Обязанности Сторон

 

2.1.Стороны соглашаются сохранять в тайне всю конфиденциальную информацию, полученную одной Стороной от другой Стороны при взаимодействии Сторон, не раскрывать, не разглашать, не обнародовать или иным способом не предоставлять такую информацию какой-либо третьей стороне без предварительного письменного разрешения другой Стороны, за исключением случаев, указанных в действующем законодательстве, когда предоставление такой информации является обязанностью Сторон.

2.2.Каждая из Сторон предпримет все необходимые меры для защиты конфиденциальной информации как минимум с применением тех же мер, которые Сторона применяет для защиты собственной конфиденциальной информации. Доступ к конфиденциальной информации предоставляется только тем сотрудникам каждой из Сторон, которым он обоснованно необходим для выполнения служебных обязанностей по исполнению настоящего Соглашения.

2.3.Обязательство по сохранению в тайне конфиденциальной информации действительно в пределах срока действия настоящего Соглашения, лицензионного договора на программы для ЭВМ от 01.12.2016г., договора присоединения к лицензионному договору на программы для ЭВМ, агентских и иных договоров и в течение пяти лет после прекращения их действия, если Сторонами отдельно не будет оговорено иное.

2.4.Не будут считаться нарушением настоящего Соглашения следующие случаи:

(а)если предоставленная информация стала общедоступной без нарушения обязательств одной из Сторон; 

(б)если предоставленная информация стала известна Стороне в результате ее собственных исследований, систематических наблюдений или иной деятельности, осуществленной без использования конфиденциальной информации, полученной от другой Стороны;

(в)если предоставленная информация правомерно получена от третьей стороны без обязательства о сохранении ее в тайне до ее предоставления одной из Сторон; 

(г)если информация предоставлена по письменному запросу органа государственной власти, иного государственного органа,  или органа местного самоуправления в целях выполнения их функций и ее раскрытие этим органам обязательно для Стороны. При этом Сторона должна незамедлительно известить другую Сторону о поступившем запросе;

(д)если информация предоставлена третьему лицу с согласия той Стороны, информация о которой передается.

2.5.Инсейлс не проверяет достоверность информации, предоставляемой Пользователем, и не имеет возможности оценивать его дееспособность.

2.6.Информация, которую Пользователь предоставляет Инсейлс при регистрации в Сервисах, не является персональными данными, как они определены в Федеральном законе РФ №152-ФЗ от 27.07.2006г. «О персональных данных».

2.7.Инсейлс имеет право вносить изменения в настоящее Соглашение. При внесении изменений в актуальной редакции указывается дата последнего обновления. Новая редакция Соглашения вступает в силу с момента ее размещения, если иное не предусмотрено новой редакцией Соглашения.

2.8.Принимая данное Соглашение Пользователь осознает и соглашается с тем, что Инсейлс может отправлять Пользователю персонализированные сообщения и информацию (включая, но не ограничиваясь) для повышения качества Сервисов, для разработки новых продуктов, для создания и отправки Пользователю персональных предложений, для информирования Пользователя об изменениях в Тарифных планах и обновлениях, для направления Пользователю маркетинговых материалов по тематике Сервисов, для защиты Сервисов и Пользователей и в других целях.

Пользователь имеет право отказаться от получения вышеуказанной информации, сообщив об этом письменно на адрес электронной почты Инсейлс - contact@ekam.ru.

2.9.Принимая данное Соглашение, Пользователь осознает и соглашается с тем, что Сервисами Инсейлс для обеспечения работоспособности Сервисов в целом или их отдельных функций в частности могут использоваться файлы cookie, счетчики, иные технологии и Пользователь не имеет претензий к Инсейлс в связи с этим.

2.10.Пользователь осознает, что оборудование и программное обеспечение, используемые им для посещения сайтов в сети интернет могут обладать функцией запрещения операций с файлами cookie (для любых сайтов или для определенных сайтов), а также удаления ранее полученных файлов cookie.

Инсейлс вправе установить, что предоставление определенного Сервиса возможно лишь при условии, что прием и получение файлов cookie разрешены Пользователем.

2.11.Пользователь самостоятельно несет ответственность за безопасность выбранных им средств для доступа к учетной записи, а также самостоятельно обеспечивает их конфиденциальность. Пользователь самостоятельно несет ответственность за все действия (а также их последствия) в рамках или с использованием Сервисов под учетной записью Пользователя, включая случаи добровольной передачи Пользователем данных для доступа к учетной записи Пользователя третьим лицам на любых условиях (в том числе по договорам или соглашениям). При этом все действия в рамках или с использованием Сервисов под учетной записью Пользователя считаются произведенными самим Пользователем, за исключением случаев, когда Пользователь уведомил Инсейлс о несанкционированном доступе к Сервисам с использованием учетной записи Пользователя и/или о любом нарушении (подозрениях о нарушении) конфиденциальности своих средств доступа к учетной записи.

2.12.Пользователь обязан немедленно уведомить Инсейлс о любом случае несанкционированного (не разрешенного Пользователем) доступа к Сервисам с использованием учетной записи Пользователя и/или о любом нарушении (подозрениях о нарушении) конфиденциальности своих средств доступа к учетной записи. В целях безопасности, Пользователь обязан самостоятельно осуществлять безопасное завершение работы под своей учетной записью по окончании каждой сессии работы с Сервисами. Инсейлс не отвечает за возможную потерю или порчу данных, а также другие последствия любого характера, которые могут произойти из-за нарушения Пользователем положений этой части Соглашения.

 

3.Ответственность Сторон

 

3.1.Сторона, нарушившая предусмотренные Соглашением обязательства в отношении охраны конфиденциальной информации, переданной по Соглашению, обязана возместить по требованию пострадавшей Стороны реальный ущерб, причиненный таким нарушением условий Соглашения в соответствии с действующим законодательством Российской Федерации.

3.2.Возмещение ущерба не прекращают обязанности нарушившей Стороны по надлежащему исполнению обязательств по Соглашению.

 

4.Иные положения

 

4.1.Все уведомления, запросы, требования и иная корреспонденция в рамках настоящего Соглашения, в том числе включающие конфиденциальную информацию, должны оформляться в письменной форме и вручаться лично или через курьера, или направляться по электронной почте адресам, указанным в лицензионном договоре на программы для ЭВМ от 01.12.2016г., договоре присоединения к лицензионному договору на программы для ЭВМ и в настоящем Соглашении или другим адресам, которые могут быть в дальнейшем письменно указаны Стороной.

4.2.Если одно или несколько положений (условий) настоящего Соглашения являются либо становятся недействительными, то это не может служить причиной для прекращения действия других положений (условий).

4.3.К настоящему Соглашению и отношениям между Пользователем и Инсейлс, возникающим в связи с применением Соглашения, подлежит применению право Российской Федерации.

4.3.Все предложения или вопросы по поводу настоящего Соглашения Пользователь вправе направлять в Службу поддержки пользователей Инсейлс www.ekam.ru либо по почтовому адресу: 107078, г. Москва, ул. Новорязанская, 18, стр.11-12 БЦ «Stendhal» ООО «Инсейлс Рус».

 

Дата публикации: 01.12.2016г.

 

Полное наименование на русском языке:

Общество с ограниченной ответственностью «Инсейлс Рус»

 

Сокращенное наименование на русском языке:

ООО «Инсейлс Рус»

 

Наименование на английском языке:

InSales Rus Limited Liability Company (InSales Rus LLC)

 

Юридический адрес:

125319, г. Москва, ул. Академика Ильюшина, д. 4, корп.1, офис 11

 

Почтовый адрес:

107078, г. Москва, ул. Новорязанская, 18, стр.11-12, БЦ «Stendhal»

ИНН: 7714843760 КПП: 771401001

 

Банковские реквизиты:

Р/с 40702810600001004854

 

В ИНГ БАНК (ЕВРАЗИЯ) АО, г.Москва,
к/с 30101810500000000222, БИК 044525222

Электронная почта: contact@ekam.ru

Контактный телефон: +7(495)133-20-43

Заказ в один клик
Я принимаю условия передачи информации