Что выбрать для учета товаров в интернет-магазине: Excel, облачную или локальную программу

Управление ассортиментом, заказами и клиентской базой, финансовый и складской учет – обязательные условия для нормального развития интернет-магазина. Автоматизация торговли и грамотный подход к данным процессам значительно упрощают работу компании. Также это хорошая возможность увеличить продажи за счет полноценного контроля над операциями, оперативного обслуживания клиентов и доступа к актуальной аналитике.

У предпринимателя есть несколько вариантов: вести учет в Excel, установить локальную программу или использовать облачное решение. Предлагаем разобраться во всех нюансах, плюсах и минусах каждого из перечисленных способов.

Значение правильного учета для интернет-магазина

Функционирование интернет-магазинов практически ничем не отличается от работы стационарных розничных точек. Через сайты проходит множество заказов, объемные финансовые потоки, масса различной документации и еще целый ряд процедур. Чтобы обеспечить постоянный контроль над бизнес-процессами, любая коммерческая компания должна вести товарный учет. Причем это необходимо даже сайтам с небольшим количеством заказов и узкой товарной матрицей.

Качественное ведение учета дает интернет-магазину много возможностей и позволяет:

• получать достоверную информацию о прибыли, расходах, товарных остатках;
• систематизировать закупки и поставки;
• снизить вероятность краж и мошенничества со стороны подчиненных;
• оптимизировать складские запасы;
• сократить издержки;
• повысить рентабельность бизнеса;
• облегчить масштабирование благодаря прогнозируемым результатам работы и четкому пониманию текущего положения дел.

Товароучет помогает принимать верные управленческие решения, избегать путаницы и не тратить уйму времени на реализацию основных рутинных процессов. Каким именно способом его вести, зависит от масштабов и специфики конкретного бизнеса, целей, предпочтений и требований руководства компании. Рассмотрим возможные варианты.

Учет в Excel

Самый простой вид учета ведется в Excel – программе, включенной в состав пакета Microsoft Office.

Как это происходит на практике? В специальные электронные таблицы вносятся группы товаров, распределенные по видам, назначению, характеристикам и прочим критериям. Вся информация разбивается в отдельные колонки, по каждому параметру настраивается фильтр. Для внесения и создания дополнительных сносок, приложений и документов оставляют свободное пространство.

Таблица учета расходов и доходов в Excel 

В программном обеспечении можно применять аналитические функции и формулы для автоматизации расчетов, фиксировать цену, количество, приход/расход товара. Excel позволяет контролировать остатки, вести базу поставщиков и клиентов, формировать оборотную ведомость. Также в программе просчитывают прибыль, настраивают скидки и наценки, составляют прайсы.

Работая с таблицами, нужно соблюдать такие правила:

1. Провести инвентаризацию перед началом внесения данных.
2. Заполнять табличный редактор максимально точной и подробной информацией вручную.
3. Вводить начальные остатки в денежном и количественном выражении.
4. Соблюдать хронологическую последовательность при записи операций. Записывать их следует своевременно, не меняя местами: сперва поступление товара на склад, затем – продажа и отгрузка покупателю.
5. Указывать дополнительные данные, которые необходимы отдельным сотрудникам или используются в статистических отчетах – дату отгрузки, имя заказчика, способ оплаты и прочее.
6. Использовать платные и бесплатные готовые шаблоны для ведения товарооборота на начальных этапах.
7. Применять различные элементы форматирования ячеек для более качественного наглядного отображения данных.

Одних базовых знаний и навыков для автоматизации деятельности склада посредством Excel недостаточно. С программой должен работать опытный специалист, который подберет правильные формулы и не допустит ошибок при расчетах. Хотя само обучение работе в ПО довольно простое и доступное: освоить его может практически каждый.

Учет в Excel подойдет молодым сайтам с небольшим ассортиментом и ограниченным количеством продаж. Это оптимальный выбор в случае, если номенклатура продукции не превышает 100 позиций, за сутки в магазине оформляется не более 10-20 заказов, предпринимателю не требуются детализированные отчеты по продажам и поставкам.

Преимущества товароучета в Excel:

• ПО работает на любом компьютере с предустановленным пакетом Microsoft Office без привязки к интернет-соединению;
• метод гораздо дешевле профессиональных товароучетных программ;
• существует много готовых шаблонов;
• шаблоны и таблицы можно настраивать под себя и потребности компании.

Шаблонная программа Excel для ведения складского учета 

Недостатки:

• возможности учета в Excel сильно ограничены;
• вводить все данные и изменения нужно вручную, занимаясь этим процессом почти непрерывно;
• складской базой не могут пользоваться несколько сотрудников одновременно;
• программу нельзя связать с онлайн-кассой, бухгалтерским софтом;
• ошибки при внесении информации и расчетах значительно искажают отчетность;
• нет защиты учетных данных, высокая вероятность их потери при повреждениях, сбоях, неправильном сохранении и внезапном закрытии программы;
• отсутствует функционал для удаленного управления складскими запасами, планирования закупок, автоматического обновления данных в режиме реального времени;
• нет технической поддержки.

Метод не позволяет полноценно автоматизировать торговые процессы и не подходит компаниям с крупным/средним оборотом, широким ассортиментом, несколькими складами.

Локальные товароучетные программы

«Коробочные» решения для учета – это программы с базовым набором стандартного функционала, не заточенным под нужды компании. Они продаются в виде готового продукта и не привязаны к конкретным бизнес-задачам.

Локальная программа устанавливается на имеющийся сервер и без проблем интегрируется с основными операционными системами, включая Linux, iOS, Windows. Обычно в ней можно выполнять следующие действия:

• разграничивать доступ к коммерческой информации о компании для различных сотрудников;
• вести учет основных процессов, которые происходят в магазине и на складе;
• просматривать разнообразные отчеты по продажам, поставкам и сотрудникам, детализировать отчетность с помощью фильтров;
• контролировать движение товара, сверять остатки, смотреть выручку и прибыль за определенный период;
• управлять ценообразованием;
• назначать скидки по типам товара, для отдельных групп клиентов, в процентном соотношении к закупочной цене.

«Коробочная» версия товароучетной программы – неплохой вариант для владельцев среднего бизнеса. Крупным компаниям базовых функций автоматизации в таких программах зачастую не хватает. Для малого бизнеса покупать продукт нерезонно, поскольку в нем будут присутствовать инструменты, в которых нет необходимости.

Учет продаж в одной из «коробочных» программ 

Локальная программа покупается единоразово. Ее выбирают для магазинов с собственным складом и ассортиментом до нескольких десятков тысяч наименований. Нужно учесть, что работать в этом ПО сможет только один сотрудник при условии доступа к компьютеру, на котором оно установлено.

Преимущества учета в «коробочных» программных решениях:

• единоразовая покупка ПО без внесения ежемесячных платежей;
• надежная защита коммерческой информации;
• разнообразие отчетности, возможность детализации;
• отсутствие необходимости подключения к интернету;
• техподдержка от разработчиков;
• подробные инструкции и руководства по использованию, включенные в состав продукта.

Недостатки:

• программы ограничены по функциональности и возможностям дальнейшей модификации;
• установка и настройка системы слишком сложные для рядового пользователя;
• за настройку, доработку и обновления нужно доплачивать отдельно;
• изменить функциональность и параметры, отключить ненужные модули и повлиять на стоимость продукта невозможно;
• лицензия может действовать в рамках фиксированного срока;
• программа доступна только с одного компьютера;
• вероятны конфликты с существующим ПО;
• техническая поддержка часто бывает платной.

Приобретая «коробочную» товароучетную систему, нужно уточнять данные по поводу ее совместимости с кассовым оборудованием.

Учет в облачных сервисах

Облачные технологии – современное функциональное решение, которое в равной степени способно удовлетворить потребности малого, среднего и крупного онлайн-бизнеса. Такие программные системы не привязаны к определенному компьютеру. Внесенная в них информация размещается в специализированном хранилище – «облаке». Оно не может внезапно выйти из строя, чего не скажешь о физических носителях. Посредством удаленного доступа с данными в «облаке» работает неограниченное количество сотрудников.

Выбрав облачный сервис для автоматизации учета, компания платит за аренду на определенный срок, а не разработку ПО. Поставщик услуги оказывает помощь и полное сопровождение по вопросам настройки и использования системы. Это позволяет снизить корпоративные затраты, сократить время на установку программы и обучение сотрудников.

Начать работать с таким ПО можно непосредственно в день его подключения. В отличие от «коробочных» программных продуктов, запуск занимает всего несколько минут. Для проверки функционала можно воспользоваться бесплатным тестовым периодом, а затем перейти на платную подписку.

Облачная система учета «ЕКАМ» 

Преимущества товароучета в облачных сервисах:

• простой доступ к учетным данным в любое время суток, независимо от местоположения, с различных устройств;
• неограниченный объем памяти;
• обеспечение сохранности информации за счет регулярного создания резервных копий;
• гибкое ценообразование – возможность выбрать тариф с функционалом, который необходим интернет-магазину на данном этапе развития;
• мгновенное обновление информации о товарах в режиме реального времени;
• глубокая аналитика, автоматическое формирование подробных отчетов о продажах, поставках, товарообороте, выручке и прибыли;
• возможность загружать товары из Excel или создавать в самой системе;
• масштабирование функционала с помощью смены тарифа;
• интеграция с онлайн-кассой.

Недостатки:

• для доступа к сервису требуется стабильное интернет-подключение;
• хранение данных контролируется подрядчиком.

Вести товароучет в облачных сервисах гораздо проще, удобнее и надежнее, чем в Excel и различных «коробочных» программах.

Преимущества товароучетной системы «ЕКАМ»

На рынке существует множество облачных сервисов учета, ориентированных на розничную торговлю. Один из качественных примеров – «ЕКАМ». Она идеально подходит для ведения розничных офлайн-точек и интернет-магазинов, которые занимаются реализацией каких-либо товаров или услуг. Работать в системе, размещенной на облачном сервере, можно через мобильное приложение или личный кабинет в интернет-браузере.

Программа помогает систематизировать деятельность компании и дает обширный список возможностей по различным направлениям учета.

Основные функции:

1. Аналитика продаж – формирование подробных отчетов с информацией о прибыли, выручке, активности сотрудников, самых продаваемых позициях.
2. Складской учет – внесение и последующая выгрузка на сайт товаров, описаний, цен, характеристик, планирование закупок, отслеживание остатков, оприходование и приемка.
3. Управление заказами – настройка параметров, обработка заявок со всех каналов, резервирование товара под клиента, печать документов и отправка чеков.

«ЕКАМ» интегрируется с популярными CMS и платежными системами, может подключаться к онлайн-кассе. Специально для интернет-магазинов предусмотрено несколько тарифов, разработанных под разные потребности бизнеса.

Стоимость тарифных пакетов варьируется в зависимости от предустановленного функционального набора. Среди них можно подобрать решение с необходимыми функциями и не переплачивать за лишние инструменты. При оплате подписки на год предоставляются дополнительные скидки. Есть бесплатный пробный период, который рассчитан на тестирование с полноценным доступом к функционалу в течение 7 дней.

Выбирая способ ведения учета в интернет-магазине, нужно анализировать плюсы и минусы каждого варианта, обращать внимание на нюансы, отталкиваться от конкретных задач бизнеса и выделенного бюджета. На первых порах вполне возможно обойтись Excel. Но в дальнейшем, как только бизнес начнет набирать обороты, стоит подобрать более надежное и функциональное решение. Оптимальный вариант – облачная система учета.