Автоматизация складских процессов для работающих интернет-магазинов

Получить консультацию по автоматизации учета
Контактное лицо
Телефон
Электронная почта

В этой статье подробно разберем основные складские процессы и типовые операции. Также объясним, как вести учет товаров и продаж в интернет-магазине с помощью товароучетной системы.

  1. Подключение интернет-магазина InSales
  2. Создание инвентаризации
  3. Создание нового склада. Перемещение товара между складами
  4. Работа с платежами по заказам с интернет-магазина
  5. Работа с оптовыми клиентами. Выставление счета, формирование накладных и закрывающих документов
  6. Добавление нового сотрудника. Должности. Настройка доступа к разделам в системе для сотрудника
  7. Как объединить оффлайн и онлайн каналы торговли в одной системе

Ваш интернет-магазин вырос, увеличилось количество заказов, постепенно расширяется штат? Продолжать вести учет товаров в Excel или Google Sheets на данном этапе не совсем целесообразно. Это отнимает много времени и сил. К тому же, повышаются риски ошибок, связанных с человеческим фактором. Например, если кто-то из сотрудников случайно удалит сведения о количестве товаров, придется все пересчитывать и заново вносить информацию в таблицы.

Пример ведения таблицы Excel с заказами/товарами в интернет-магазине

Пример ведения таблицы Excel с заказами/товарами в интернет-магазине

Избежать путаницы с учетом и полностью контролировать действия сотрудников поможет товароучетная система.

Рассмотрим автоматизацию на примере интернет-магазина на платформе InSales и товароучетной системы «ЕКАМ»

«ЕКАМ» – это товароучетная система, которая позволяет оптимизировать процесс обработки заказов и отслеживать наличие товара в нескольких местах одновременно. Например, на разных складах, в пункте выдачи заказов и розничной точке.

Учет для интернет-магазина в «ЕКАМ» становится возможным после объединения с платформой InSales.

Подключение интернет-магазина InSales

Посмотрим, как подключить систему для интернет-магазина на InSales.

Бэк-офис интернет-магазина на InSales

Бэк-офис интернет-магазина на InSales

Подключение состоит из двух этапов:

  1. Установка приложения «ЕКАМ.Учет».
  2. Синхронизация товароучетной системы и интернет-магазина.

Для начала переходим в магазин приложений InSales, выбираем «ЕКАМ.Учет» и нажимаем кнопку «Установить»:

Теперь в интернет-магазине InSales установлено нужное приложение. Подробнее об установке можно прочитать в инструкции.

Сценарий обмена данными при синхронизации интернет-магазина зависит от того, где у вас есть товары:

  1. В InSales.
  2. В «ЕКАМ».
  3. В обоих системах.

Третий вариант самый сложный. Он описан в инструкции.

Разберем детальнее ситуацию, когда товары есть только в InSales, и необходимо синхронизировать две системы.

После установки приложения «ЕКАМ.Учет» нажимаем на ссылку:

Система предложит создать новый аккаунт или выбрать существующий для тех, кто уже зарегистрирован.

После этого вы попадете в раздел с настройками для интернет-магазина. Здесь нужно нажать на кнопку «Запустить обмен». Правильность действий подтвердит сообщение о том, что идет инициализация обмена. Это значит, что данные передаются между двумя системами.

В среднем обмен занимает 5-10 минут. Но если в магазине несколько тысяч товарных наименований, процесс может длиться до 1,5 часов.

По ходу обмена товары появляются в разделе «Номенклатура».

Список товаров в InSales

Список товаров в InSales

Раздел Номенклатура

Раздел «Номенклатура», в который передались товары из InSales

Если товары в InSales были созданы с фотографиями, то изображения будут отображаться и в «ЕКАМ».

Когда обмен между системами полностью завершится, вы увидите следующие настройки:

В левой части можно отметить данные для выгрузки из «ЕКАМ» в InSales, в правой – из InSales в «ЕКАМ». Можете установить как односторонний, так и двухсторонний обмен. Более подробно об этих настройках написано в инструкции.

В процессе обмена в программу передается информация о товарах и их количестве. Система это фиксирует и создает автоматическое оприходование:

Автоматическое оприходование товаров из InSales

Автоматическое оприходование товаров из InSales

Многие путают оприходование с приемкой. Но это не одно и то же.

При оприходовании в систему заносятся товары, которые есть на складе. Приемка оформляется для продукции, которая поступает от поставщика.

Создание инвентаризации в системе

Инвентаризация – это пересчет товаров. Процедуру выполняют для того, чтобы понимать, сколько товаров есть в наличии и на каких складах. Затем эти данные передаются в систему и на сайт интернет-магазина.

Создание инвентаризации

Создание инвентаризации

При создании инвентаризации можно выбрать товары из существующего списка или добавить новый товар, если он не заведен в системе. Далее указывается количество наименований, формируются дополнительные документы по списанию, оприходованию.

Чтобы выполнить инвентаризацию, перейдите в раздел «Номенклатура» – «Инвентаризации».

Создание нового склада. Перемещение товара между складами

В «ЕКАМ» возможен учет товаров, которые хранятся на нескольких складах . Для добавления нового склада нужно перейти в раздел «Моя компания» – «Склады»:

Добавление нового склада

Добавление нового склада

Перемещение части товара с основного склада в дополнительный выполняется в разделе «Номенклатура» – «Перемещение».

Перемещение товаров между складами

Перемещение товаров между складами

В системе можно в любой момент посмотреть общее количество товара и быстро определить, на какой склад нужно отправлять курьера для отгрузки. Информация о доступных товарных запасах отображается в разделе «Остатки».

Работа с платежами по заказам с интернет-магазина

В предыдущих разделах мы рассмотрели основные складские операции. Вернемся к интернет-магазину и заказам.

Заказы из интернет-магазина автоматически выгружаются в учетную систему.

Для наглядности возьмем тестовый заказ в магазине InSales:

Тестовый заказ в бэк-офисе InSales

Тестовый заказ в бэк-офисе InSales


Заказы, которые пришли с InSales, отобразятся в разделе «Продажи» – «Заказы».

В системе будет два номера: входящий номер заказа в интернет-магазине (1000) и номер в «ЕКАМ» (1).

Вид таблицы с заказами можно настраивать, нажав на значок с изображением шестеренки:

Настройка таблицы с заказами

Настройка таблицы с заказами

Так выглядит заказ, который пришел с InSales.

Давайте рассмотрим учет оплат по этому заказу. Его текущий статус – «Новый», «Не оплачен».

При покупке через интернет-магазин предусмотрена возможность 100% или частичной предоплаты. Чтобы внести предоплату, нужно зайти в карточку заказа и создать связанный документ. Например, платеж картой. Таким образом, сразу подтянется общая стоимость заказа. При необходимости можно указать другое значение.

Добавление предоплаты по заказу

Добавление предоплаты по заказу

Внесение предоплаты по заказу с помощью карты

Внесение предоплаты по заказу с помощью карты

Если клиент забирает заказ в пункте самовывоза и передает оставшуюся часть оплаты наличными, необходимо создать приходный ордер. Сумму для доплаты система рассчитывает автоматически.

После внесения оставшейся суммы статус заказа изменится на «Оплачен». Теперь можно поставить отметку «Доставлен», поскольку товар был передан покупателю.

Работа с оптовыми клиентами. Выставление счета, формирование накладных и закрывающих документов

Мы разобрали стандартную схему обработки розничных заказов в «ЕКАМ». Оформление оптовых продаж отличается, поскольку оптовики чаще оплачивают товар по выставленному расчетному счету. Процесс сопровождается многочисленной документацией: счетами, накладными, актами.

Чтобы выставить счет оптовому покупателю, заходим во второй заказ и в связанных документах создаем счет:

Создание счета по заказу

Создание счета по заказу

Счет можно распечатать или сохранить на ПК. Также есть возможность создавать счета сразу с печатью и подписью. Необходимые шаблоны подгружаются в настройках компании. В дальнейшем это позволяет сэкономить время, так как счет не нужно будет сканировать и подписывать вручную.

Сформированные счета хранятся в заказах и связанных документах.

Документы, связанные с заказом

Документы, связанные с заказом

Теперь можно зафиксировать средства, которые пришли за данный заказ. Для этого проводим их через входящий платеж так же, как фиксировали предоплату по первому заказу в предыдущем разделе.

Отображение оплаты заказа по безналичному расчету

Отображение оплаты заказа по безналичному расчету


У нас есть заказ, счет, оплата по счету. Очередь за отгрузкой. Товар отгружается в курьерскую службу, напрямую клиенту или в транспортную компанию. При необходимости можно распечатать расходную накладную, товарный чек, ТОРГ 12, транспортную накладную или УПД.

Создание отгрузки по заказу

Создание отгрузки по заказу

Если у вас много оптовых заказов, фиксировать все поступления денег вручную довольно сложно. В таком случае перейдите в раздел «Финансы» – «Денежные операции». Добавьте банковскую выгрузку, сформированную в 1С или в личном кабинете банка.

Экран денежных операций

Экран денежных операций

Все транзакции, которые совпадают с наименованием заказа, будут закреплены друг за другом.

Добавление нового сотрудника. Должности. Настройка доступа к разделам в системе для сотрудника

Каждый сотрудник в интернет-магазине выполняет свой круг задач: кто-то общается с клиентами, кто-то занимается приемкой и отгрузкой товара. Если не хотите, чтобы весь персонал видел финансовые показатели проекта, достаточно настроить вид доступа в системе.

Новых сотрудников можно добавить в разделе «Моя Компания» – «Сотрудники» – «Добавить нового сотрудника».

Добавление нового сотрудника

Добавление нового сотрудника

Укажите email, по которому новому сотруднику придет приглашение присоединиться к системе по сгенерированной ссылке. Также можете назначить определенную должность. По умолчанию в системе есть три должности: Кассир, Менеджер и Управляющий.

  • у Кассира нет доступа в интерфейс, он работает за кассой;
  • у Менеджера есть возможность настраивать доступ ко всем разделам;
  • у Управляющего есть доступ ко всем разделам.

Разберем подробнее должность Менеджер. Чтобы он не мог просматривать финансовую аналитику, отключите доступ к разделам «Аналитика», «Финансы», «Закупки» и «Себестоимость товаров».

Если вас не устраивает стандартный набор должностей, создайте новую.

Добавление и настройка новой должности

Добавление и настройка новой должности

Как объединить оффлайн и онлайн каналы торговли в одной системе

Система «ЕКАМ» удобна тем, что в ней можно объединять разные каналы продаж. Например, у вас есть розничная точка в ТЦ, интернет-магазин, основной склад, с которого отгружаются товары, и дополнительный склад в другом городе.

В розничной точке легко подключить «ЕКАМ.Кассу», которая доступна в мобильном приложении для Android. Все зафиксированные в нем продажи передаются в систему. Также в кассовом приложении отображается список заказов из интернет-магазина.

После установки в розничной точке приложение запрашивает код регистрации:

Каждому сотруднику, который будет пользоваться кассовым приложением, выдается пин-код кассира. Это индивидуальный код для идентификации человека. После введения пин-кода в кассу подгружается каталог товаров из системы.

Если необходимо, можно создать несколько розничных точек. Более подробная информация по подключению розничной точки к интернет-магазину есть в этой статье.

Для подключения продаж через интернет-магазин перейдите в раздел «Источник чеков» и подключите нужный вариант. Подробные инструкции по подключению интернет-магазинов на разных платформах размещены в разделе документации.

Все общие данные будут собираться в разделе «Аналитика» – «Показатели». В сводных отчетах отражаются выручка за выбранный период времени, самые продаваемые товары и прочие важные показатели.

В процессе работы могут пригодиться и другие отчеты. Например, «Товарный оборот». Он показывает все операции с товаром: оприходование, перемещения, отгрузку и так далее.

Остатки товара можно посмотреть в разделе «Номенклатура» – «Остатки».

Здесь доступна информация о том:

  • сколько сейчас есть товара в наличии;
  • какой объем поступлений ожидается от поставщиков;
  • какое количество товара зарезервировано под отгрузку для покупателей.

В отдельном столбце можно указать минимальные остатки, по достижению которых будет приходить специальное уведомление на емейл. Оно подскажет, сколько товара дозаказать, чтобы восполнить запасы на складе.

На этом все, мы рассмотрели основные этапы работы в складской товароучетной системе. Можете использовать статью, как пошаговое руководство для освоения платформы.

Если остались вопросы, звоните по телефону 8 (800) 333-20-43

Соглашение о конфиденциальности

и обработке персональных данных

 

1.Общие положения

 

1.1.Настоящее соглашение о конфиденциальности и обработке персональных данных (далее – Соглашение) принято свободно и своей волей, действует в отношении всей информации, которую ООО «Инсейлс Рус» и/или его аффилированные лица, включая все лица, входящие в одну группу с ООО «Инсейлс Рус» (в том числе ООО «ЕКАМ сервис»), могут получить о Пользователе во время использования им любого из сайтов, сервисов, служб, программ для ЭВМ, продуктов или услуг ООО «Инсейлс Рус» (далее – Сервисы) и в ходе исполнения ООО «Инсейлс Рус» любых соглашений и договоров с Пользователем. Согласие Пользователя с Соглашением, выраженное им в рамках отношений с одним из перечисленных лиц, распространяется на все остальные перечисленные лица.

1.2.Использование Сервисов означает согласие Пользователя с настоящим Соглашением и указанными в нем условиями; в случае несогласия с этими условиями Пользователь должен воздержаться от использования Сервисов.

1.3.Сторонами (далее – «Стороны) настоящего Соглашения являются:

«Инсейлс» – Общество с ограниченной ответственностью «Инсейлс Рус», ОГРН 1117746506514, ИНН 7714843760, КПП  771401001, зарегистрированное по адресу: 125319, г.Москва, ул.Академика Ильюшина, д.4, корп.1, офис 11 (далее - «Инсейлс»), с одной стороны, и

«Пользователь»

либо физическое лицо, обладающее дееспособностью и признаваемое участником гражданских правоотношений в соответствии с законодательством Российской Федерации;

либо юридическое лицо, зарегистрированное в соответствии с законодательством государства, резидентом которого является такое лицо;

либо индивидуальный предприниматель, зарегистрированный в соответствии с законодательством государства, резидентом которого является такое лицо;

которое приняло условия настоящего Соглашения.

1.4.Для целей настоящего Соглашения Стороны определили, что конфиденциальная информация – это сведения любого характера (производственные, технические, экономические, организационные и другие), в том числе о результатах интеллектуальной деятельности, а также сведения о способах осуществления профессиональной деятельности (включая, но не ограничиваясь: информацию о продукции, работах и услугах; сведения о технологиях и научно-исследовательских работах; данные о технических системах и оборудовании, включая элементы программного обеспечения; деловые прогнозы и сведения о предполагаемых покупках; требования и спецификации конкретных партнеров и потенциальных партнеров; информацию, относящуюся к интеллектуальной собственности, а также планы и технологии, относящиеся ко всему перечисленному выше), сообщаемые одной стороной другой стороне в письменной и/или электронной форме, явно обозначенные Стороной как ее конфиденциальная информация.

1.5.Целью настоящего Соглашения является защита конфиденциальной информации, которой Стороны будут обмениваться в ходе переговоров, заключения договоров и исполнения обязательств, а равно любого иного взаимодействия (включая, но не ограничиваясь, консультирование, запрос и предоставление информации, и выполнение иных поручений).

 

2.Обязанности Сторон

 

2.1.Стороны соглашаются сохранять в тайне всю конфиденциальную информацию, полученную одной Стороной от другой Стороны при взаимодействии Сторон, не раскрывать, не разглашать, не обнародовать или иным способом не предоставлять такую информацию какой-либо третьей стороне без предварительного письменного разрешения другой Стороны, за исключением случаев, указанных в действующем законодательстве, когда предоставление такой информации является обязанностью Сторон.

2.2.Каждая из Сторон предпримет все необходимые меры для защиты конфиденциальной информации как минимум с применением тех же мер, которые Сторона применяет для защиты собственной конфиденциальной информации. Доступ к конфиденциальной информации предоставляется только тем сотрудникам каждой из Сторон, которым он обоснованно необходим для выполнения служебных обязанностей по исполнению настоящего Соглашения.

2.3.Обязательство по сохранению в тайне конфиденциальной информации действительно в пределах срока действия настоящего Соглашения, лицензионного договора на программы для ЭВМ от 01.12.2016г., договора присоединения к лицензионному договору на программы для ЭВМ, агентских и иных договоров и в течение пяти лет после прекращения их действия, если Сторонами отдельно не будет оговорено иное.

2.4.Не будут считаться нарушением настоящего Соглашения следующие случаи:

(а)если предоставленная информация стала общедоступной без нарушения обязательств одной из Сторон; 

(б)если предоставленная информация стала известна Стороне в результате ее собственных исследований, систематических наблюдений или иной деятельности, осуществленной без использования конфиденциальной информации, полученной от другой Стороны;

(в)если предоставленная информация правомерно получена от третьей стороны без обязательства о сохранении ее в тайне до ее предоставления одной из Сторон; 

(г)если информация предоставлена по письменному запросу органа государственной власти, иного государственного органа,  или органа местного самоуправления в целях выполнения их функций и ее раскрытие этим органам обязательно для Стороны. При этом Сторона должна незамедлительно известить другую Сторону о поступившем запросе;

(д)если информация предоставлена третьему лицу с согласия той Стороны, информация о которой передается.

2.5.Инсейлс не проверяет достоверность информации, предоставляемой Пользователем, и не имеет возможности оценивать его дееспособность.

2.6.Информация, которую Пользователь предоставляет Инсейлс при регистрации в Сервисах, не является персональными данными, как они определены в Федеральном законе РФ №152-ФЗ от 27.07.2006г. «О персональных данных».

2.7.Инсейлс имеет право вносить изменения в настоящее Соглашение. При внесении изменений в актуальной редакции указывается дата последнего обновления. Новая редакция Соглашения вступает в силу с момента ее размещения, если иное не предусмотрено новой редакцией Соглашения.

2.8.Принимая данное Соглашение Пользователь осознает и соглашается с тем, что Инсейлс может отправлять Пользователю персонализированные сообщения и информацию (включая, но не ограничиваясь) для повышения качества Сервисов, для разработки новых продуктов, для создания и отправки Пользователю персональных предложений, для информирования Пользователя об изменениях в Тарифных планах и обновлениях, для направления Пользователю маркетинговых материалов по тематике Сервисов, для защиты Сервисов и Пользователей и в других целях.

Пользователь имеет право отказаться от получения вышеуказанной информации, сообщив об этом письменно на адрес электронной почты Инсейлс - contact@ekam.ru.

2.9.Принимая данное Соглашение, Пользователь осознает и соглашается с тем, что Сервисами Инсейлс для обеспечения работоспособности Сервисов в целом или их отдельных функций в частности могут использоваться файлы cookie, счетчики, иные технологии и Пользователь не имеет претензий к Инсейлс в связи с этим.

2.10.Пользователь осознает, что оборудование и программное обеспечение, используемые им для посещения сайтов в сети интернет могут обладать функцией запрещения операций с файлами cookie (для любых сайтов или для определенных сайтов), а также удаления ранее полученных файлов cookie.

Инсейлс вправе установить, что предоставление определенного Сервиса возможно лишь при условии, что прием и получение файлов cookie разрешены Пользователем.

2.11.Пользователь самостоятельно несет ответственность за безопасность выбранных им средств для доступа к учетной записи, а также самостоятельно обеспечивает их конфиденциальность. Пользователь самостоятельно несет ответственность за все действия (а также их последствия) в рамках или с использованием Сервисов под учетной записью Пользователя, включая случаи добровольной передачи Пользователем данных для доступа к учетной записи Пользователя третьим лицам на любых условиях (в том числе по договорам или соглашениям). При этом все действия в рамках или с использованием Сервисов под учетной записью Пользователя считаются произведенными самим Пользователем, за исключением случаев, когда Пользователь уведомил Инсейлс о несанкционированном доступе к Сервисам с использованием учетной записи Пользователя и/или о любом нарушении (подозрениях о нарушении) конфиденциальности своих средств доступа к учетной записи.

2.12.Пользователь обязан немедленно уведомить Инсейлс о любом случае несанкционированного (не разрешенного Пользователем) доступа к Сервисам с использованием учетной записи Пользователя и/или о любом нарушении (подозрениях о нарушении) конфиденциальности своих средств доступа к учетной записи. В целях безопасности, Пользователь обязан самостоятельно осуществлять безопасное завершение работы под своей учетной записью по окончании каждой сессии работы с Сервисами. Инсейлс не отвечает за возможную потерю или порчу данных, а также другие последствия любого характера, которые могут произойти из-за нарушения Пользователем положений этой части Соглашения.

 

3.Ответственность Сторон

 

3.1.Сторона, нарушившая предусмотренные Соглашением обязательства в отношении охраны конфиденциальной информации, переданной по Соглашению, обязана возместить по требованию пострадавшей Стороны реальный ущерб, причиненный таким нарушением условий Соглашения в соответствии с действующим законодательством Российской Федерации.

3.2.Возмещение ущерба не прекращают обязанности нарушившей Стороны по надлежащему исполнению обязательств по Соглашению.

 

4.Иные положения

 

4.1.Все уведомления, запросы, требования и иная корреспонденция в рамках настоящего Соглашения, в том числе включающие конфиденциальную информацию, должны оформляться в письменной форме и вручаться лично или через курьера, или направляться по электронной почте адресам, указанным в лицензионном договоре на программы для ЭВМ от 01.12.2016г., договоре присоединения к лицензионному договору на программы для ЭВМ и в настоящем Соглашении или другим адресам, которые могут быть в дальнейшем письменно указаны Стороной.

4.2.Если одно или несколько положений (условий) настоящего Соглашения являются либо становятся недействительными, то это не может служить причиной для прекращения действия других положений (условий).

4.3.К настоящему Соглашению и отношениям между Пользователем и Инсейлс, возникающим в связи с применением Соглашения, подлежит применению право Российской Федерации.

4.3.Все предложения или вопросы по поводу настоящего Соглашения Пользователь вправе направлять в Службу поддержки пользователей Инсейлс www.ekam.ru либо по почтовому адресу: 107078, г. Москва, ул. Новорязанская, 18, стр.11-12 БЦ «Stendhal» ООО «Инсейлс Рус».

 

Дата публикации: 01.12.2016г.

 

Полное наименование на русском языке:

Общество с ограниченной ответственностью «Инсейлс Рус»

 

Сокращенное наименование на русском языке:

ООО «Инсейлс Рус»

 

Наименование на английском языке:

InSales Rus Limited Liability Company (InSales Rus LLC)

 

Юридический адрес:

125319, г. Москва, ул. Академика Ильюшина, д. 4, корп.1, офис 11

 

Почтовый адрес:

107078, г. Москва, ул. Новорязанская, 18, стр.11-12, БЦ «Stendhal»

ИНН: 7714843760 КПП: 771401001

 

Банковские реквизиты:

Р/с 40702810600001004854

 

В ИНГ БАНК (ЕВРАЗИЯ) АО, г.Москва,
к/с 30101810500000000222, БИК 044525222

Электронная почта: contact@ekam.ru

Контактный телефон: +7(495)133-20-43

Заказ в один клик
Я принимаю условия передачи информации