Онлайн-касса для розницы: основные нюансы и рекомендации по выбору техники

Розничная торговля практически полностью перешла на онлайн-кассы еще в 2019 году. До июля 2021 некоторые категории налогоплательщиков еще имели право на отсрочку, но и этот срок уже истек. Сейчас использовать контрольно-кассовую технику обязаны практически все розничные продавцы, за редким исключением. Каким должно быть оборудование и на что стоит обратить внимание при его выборе – узнаете из нашего материала.

Почему онлайн-кассы обязательны в розничной торговле и какие есть исключения

В 54-ФЗ установлены четкие требования по переходу розницы на кассовую технику с функцией передачи фискальной информации в ФНС. Существует специальный государственный реестр онлайн-касс, которые соответствуют законодательным нормам и рекомендованы для покупки.

Онлайн-касса в рознице, как и в любой другой сфере торговли, работает по такому принципу:

• продавец пробивает товар на кассе;
• принимает оплату картой или наличными;
• печатает чек с обязательными реквизитами, при необходимости отправляет его на электронную почту или телефон клиента;
• данные, зашифрованные в фискальном накопителе, после пробития чека отправляются оператору фискальных данных, с которым у продавца заключен договор;
• ОФД проверяет информацию и передает ее в налоговую службу.

По состоянию на 2021 год работать исключительно на новом кассовом оборудовании должна уже практически вся сфера розничной торговли.

От применения ККТ освобождены ИП и юрлица, занимающиеся некоторыми видами хозяйственной деятельности, а также бизнесмены, которые работают в удаленной местности и в поселениях без доступа к интернету. Подобный статус населенным пунктам официально присваивает местная власть.

Таким образом, подавляющее большинство налогоплательщиков не имеют другого выбора, кроме как купить новую технику и научиться ею пользоваться. Ведь за нарушение закона 54-ФЗ предусмотрены немалые штрафы и санкции в виде лишения права на ведение соответствующей деятельности.

Критерии выбора кассовой техники для розницы

При выборе онлайн-касс стремление получить больше не всегда оказывается целесообразным. Каждый вид торгового бизнеса требует специфических характеристик ККТ, которые будут удобны как для продавца, так и для покупателя. Например, онлайн-касса для продуктового магазина должна быстро печатать чеки, чтобы сократить очереди.

Поэтому при выборе онлайн-касс следует обращать внимание на следующие факторы:

1. Необходимость использования кассовой техники для автоматизации торговли и бухгалтерских операций. Если компьютеры в магазине не используются, и высокая производительность не важна, то подойдет и небольшая мобильная онлайн-касса.
2. При отсутствии в штате магазина грамотного IT-специалиста следует выбирать кассовую технику, которая имеет расположенные недалеко официальные сервисные центры. Это обусловлено тем, что онлайн-кассы часто требуют внесения изменений в настройки и справочники.
3. Торговля подакцизной продукцией. При реализации торговой точкой алкоголя, сигарет и другой подакцизной продукции необходима онлайн-касса, имеющая УТМ-модель и поддерживающая работу с системой ЕГАИС.
4. Ежедневная нагрузка. Если покупатели на кассе присутствуют практически постоянно, то необходима ККТ с сенсорным дисплеем, высокой скоростью печати и автоотрезом чеков. Более высокая цена оборудования в этом случае быстро окупится.
5. Необходимость продаж за пределами магазина. Курьерским службам и работающим на выезде торговым организациям подойдут мобильные онлайн-кассы со встроенным аккумулятором и возможностью подключения к Wi-Fi модемам.
6. Удобство управления. К некоторым современным онлайн-кассам подключаются внешние планшеты и смартфоны, с помощью которых можно удаленно управлять оборудованием и изменять его настройки.
7. Потребность в организации торговой деятельности. Если имеется необходимость в автоматизированном учете продаж и закупок, в контроле сотрудников и анализе прибыльности, то следует приобретать онлайн-кассы с программами для розничной торговли.

Онлайн-касса для розницы должна поддерживать постоянное стабильное соединение с интернетом, выполнять различные расчетные операции, формировать чеки с номенклатурой и передавать фискальные данные в налоговую через ОФД. В качестве дополнительных опций может понадобиться эквайринг, автоотрезчик, денежный ящик, товароучетная система.

При покупке онлайн-кассы необходимо выбирать компанию, которая специализируется на продажах ККТ и обеспечит дальнейшую техническую поддержку. Ведь им важно, чтобы клиент был доволен покупкой, а оборудование ломалось как можно реже. Одной из таких компаний является «ЕКАМ».

Доступные виды онлайн-касс

На рынке существует несколько разновидностей контрольно-кассовой техники:

1. Мобильные кассы. Компактные аппараты со встроенным принтером для печати чеков. Не требуют подключения к компьютеру, оснащены собственным ПО.
2. Стационарное оборудование. Предназначено для применения непосредственно в точке продаж. Обладает широким функционалом, может подключаться к дополнительному торговому оборудованию.
3. Смарт-терминалы. Удобные кассы с сенсорным дисплеем, оснащенные кассовым приложением и всеми необходимыми функциями для работы.
4. Фискальные регистраторы. Включают в себя регистратор фискальных данных и принтер чеков. Подключаются к ПК, ноутбуку, смартфону или планшету.
5. Автономные кнопочные аппараты. Простые устройства, поддерживающие ограниченное количество номенклатуры. Зачастую их используют в микробизнесе.
6. POS-системы. Оборудование, которое состоит из нескольких устройств, подключенных к одному ПО. Подходит для крупных магазинов и торговых центров.

Розничные торговые точки могут быть разного размера и проходимости, что стоит обязательно учитывать при выборе кассового оборудования. Переплачивать за ненужный функционал нет смысла.

Для большинства магазинов с небольшим потоком клиентов подойдут стационарные онлайн-кассы, состоящие из такого набора устройств:

• фискальный регистратор;
• коммуникационный модуль или компьютер;
• фискальный накопитель;
• планшет или монитор с сенсорным экраном.

К коммуникационному модулю можно присоединить дополнительную кассовую технику, необходимую для работы торговой точки в рамках единой POS-системы.

Для большинства оптимально брать готовые комплекты оборудования, в которых отдельные элементы максимально соответствуют друг другу.

Такие онлайн-кассы подойдут для:

• продуктовых магазинов;
• кафе;
• магазинов одежды и хозтоваров;
• стационарных точек предоставления бытовых услуг;
• туристических агентств;
• автомобильных заправок;
• аптек;
• салонов красоты и парикмахерских;
• гостиниц и хостелов;
• медицинских учреждений.

При больших нагрузках на онлайн-кассу, например, в продуктовом магазине, следует приобрести производительные фискальные регистраторы с высокой скоростью печати чеков и функцией их автоотрезания. Это позволит уменьшить очереди и сделать посещение торговой точки более комфортным для покупателей. Также ускорить работу кассира помогут специализированные программы для розничной торговли.

Дополнительные рекомендации для отдельных категорий:

• мелкая розница. Если на точке оформляется до 10 продаж в день, для нее будет достаточно бюджетной кассовой техники. В данном случае эквайринг не нужен. Примеры подходящих моделей – «АТОЛ 92Ф», «АТОЛ 30Ф»;

• небольшие магазины. Для среднего покупательского потока (до 100 человек в день) необходима более мощная техника с расширенным функционалом. Лучше всего брать сенсорную модель с поддержкой маркировки и возможностью подключения сканера, весов и прочего оборудования. Например, «ШТРИХ-СМАРТПОС-Ф»;

• интернет-магазины. В онлайн-рознице понадобится техника с функцией отправки электронных чеков. Касса для курьеров должна иметь мощный аккумулятор, принимать безналичные платежи. Оптимальный выбор – специальные комплекты для интернет-магазинов;

• бутики, супермаркеты. Обычно в таких заведениях довольно высокая проходная нагрузка, поэтому здесь нужна мощная техника с функциональным наполнением и дополнительным оборудованием. Оптимальный вариант в этой категории – POS-система с поддержкой ЕГАИС и разъемами для взаимодействия с периферией, способная выполнить любые задачи по розничной торговле.

Преимущества использования программ для розничной торговли совместно с ККТ

Для облегчения ведения торгового бизнеса можно применять специальные программы для онлайн-касс. Например, товароучетную систему «ЕКАМ».

Она совместима со всеми сертифицированными устройствами и имеет следующие достоинства:

1. Универсальность для стационарной розницы и онлайн-торговли.
2. Максимальная интеграция кассовой программы с интернет-магазином и бухгалтерским ПО.
3. Возможность вести товарный учет удаленно, отслеживать продажи по категориям и планировать закупки.
4. Рабочее место кассира можно организовать с помощью планшета.
5. Единый рабочий интерфейс для кассира, бухгалтерии и руководителя с разграничением доступа к информации.
6. Аналитические инструменты для руководителя.
7. Составление налоговой отчетности.
8. Удаленный доступ к фискальной информации с любого устройства через интернет.
9. Контроль производственных процессов.

Программы для розничной торговли способствуют автоматизации всех производственных процессов, что приводит к повышению скорости обслуживания покупателей и облегчению администрирования торговой точки.

Польза онлайн-кассы на примере продуктового магазина

Продуктовые магазины являются наиболее посещаемыми из всех розничных точек. Количество посетителей даже в небольшом придомовом маркете может составлять несколько сотен человек в день. Поэтому онлайн-касса для продуктового магазина просто необходима, чтобы обеспечивать строгость учета и непрерывность торгового процесса.

Максимально функционал кассовой техники раскрывается только при её использовании совместно с программами для автоматизации торговли. Такая комбинация несет для продуктового магазина, помимо описанных, следующие выгоды:

1. Мониторинг остатков товаров по категориям.
2. Полноценный складской учет, позволяющий оптимизировать рентабельность оборотных средств.
3. Определение скорости работы каждого продавца.
4. Возможность установки фиксированных наценок для каждой категории товаров, что позволяет автоматически печатать ценники.
5. Интеллектуальная система заказа продуктов, основанная на анализе продаж и складских остатков.
6. Учет продаж в нескольких продуктовых магазинах одновременно.
7. Быстрая инвентаризация за счет использования мобильных гаджетов с установленной на них программой складского учета.
8. Формирование дисконтной системы с использованием пластиковых карт. Она доступна во внедрении и использовании даже для придомового продуктового магазина.
9. Оптимизация ассортимента с целью максимального удовлетворения спроса и увеличения рентабельности оборотки.
10. Контроль сроков годности продуктов. Это позволяет минимизировать расходы и упрощает работу персоналу продуктового магазина.
11. Простое управление акциями и скидками, списание неликвидных продуктов.
12. Быстрая адаптируемость новых продавцов к продуктовому ассортименту.
13. Автоматическая блокировка продаж алкогольной продукции в ночное время.
14. Увеличение лояльности покупателей, а значит, и прибыльности продуктового магазина.

Таким образом, онлайн-касса для продуктового магазина дает массу преимуществ. Управлять торговлей и ассортиментом становится проще, а бизнес начинает приносить больше прибыли.

При выборе онлайн-кассы для розницы необходимо учитывать много факторов. Нужно определиться с надежным поставщиком, оптимальным комплектом оборудования и дополнительным ПО. Важно также подобрать функциональную технику, которая будет максимально способствовать работе кассы и позволит собственнику бизнеса увеличить прибыльность бизнеса.