Как провести инвентаризацию основных средств магазина

Инвентаризация основных средств в розничном магазине – это самый страшный сон его руководителей. Согласно законодательству, проводить ее необходимо не менее чем раз в три года, поэтому рано или поздно с этим сталкивается любой магазин. Так как проведение инвентаризации может потребовать закрытия торгового зала для покупателей, то чем чаще она проводится, тем больше прибыли вы теряете.

Что такое инвентаризация

Простыми словами инвентаризация основных средств – это проверка всего имущества, финансовых обязательств, выполняемая путем сравнения фактического наличия и количества, указанного в бухгалтерской документации. Цели проведения – выявление пересортиц, излишков и недостач и обнаружение ошибок в учете. Ранее проведение инвентаризации регламентировалось 12 статьей 129-ФЗ «О бухгалтерском учете», сейчас – приказом Минфина РФ от 29.07.1998 N 34н «Об утверждении Положения по ведению бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности в Российской Федерации».

В каких случаях ее проводить

Инвентаризация проводиться по необходимости, количество проверок устанавливается в компании исходя из производственных нужд. Количество и объем ее проведения должны быть прописаны во внутренней документации компании. Также есть ситуации, в которых, согласно законодательству, проведение инвентаризации необходимо:

  • при продаже, сдаче в аренду или передаче прав собственности;
  • при возникновении чрезвычайных ситуаций, нанесших материальные убытки: стихийное бедствие, пожар;
  • при обнаружении факта порчи или кражи имущества компании;
  • перед подготовкой годовой отчетности;
  • при передаче материальной ответственности другим лицам;
  • при ликвидации предприятия;
  • других случаях, указанных в законодательстве.

Склад

Как проводится инвентаризация

Прежде всего, вы должны быть готовы к тому, что провести инвентаризацию за один день чаще всего невозможно. Если вы управляете небольшим магазинчиком с маленьким товарным ассортиментом, вам в любом случае потребуется подготовить всю необходимую информацию, непосредственно провести инвентаризацию и проанализировать ее результаты.

Первый этап – подготовительный

На этом этапе подготовьте приказ о проведении инвентаризации в магазине № ИНВ 22. Он должен содержать такую информацию:

  • четкие сроки проведения;
  • объем проверки – инвентаризация всего предприятия, только склада или определенного отдела и т.д.;
  • состав инвентаризационной комиссии.

Также потребуется письменное оповещение материально-ответственных лиц. Они должны передать всю необходимую документацию в бухгалтерию для отражения всех передвижений товарно-материальных ценностей в бухгалтерском учете.

Материально-ответственные лица подготавливают товары к инвентаризации, перебрав их, собрав все в одном месте и на складе, и в торговом зале. Это существенно облегчит и ускорит их пересчет.

Не лишним будет подготовить план-схему проведения инвентаризации, ведь в хаотичном порядке проводить ее нельзя. Заранее составленный схематический план значительно облегчит и ускорит проведение инвентаризации.

Второй этап – технический

На этом этапе производится проверка наличия, условий хранения и состояния всех товарно-материальных ценностей, финансовых обязательств и основных средств. Вся полученная информация вносится в акт инвентаризационной описи основных средств (форма акта инвентаризации № ИНВ-1).

Бланк ИНВ-1

При проведении инвентаризации должны присутствовать все материально-ответственные лица и инвентаризационная комиссия, иначе результаты инвентаризации могут быть не признаны и оспорены.

Для проведения инвентаризации всего магазина, его закрывают для покупателей или же делают это в нерабочее время, что грозит большими денежными потерями. Для их минимизации в больших магазинах можно проводить инвентаризацию по отделам, временно закрывая их для посетителей. Значительно облегчает работу при проведении инвентаризации также и использование специальных программ и сканера штрихкода. Также при проведении инвентаризации необходимо обратить внимание на:

  • условия хранения товаров, впитывающих влагу;
  • товары, теряющие вес при хранении (овощи, фрукты, мясо) – для них существуют удельные данные потери веса.

Третий этап – анализ и сопоставление данных

Получив всю необходимую информацию о результатах инвентаризации, бухгалтер производит сравнение данных из бухгалтерской отчетности, основанной на первичной документации, и фактического наличия. Все расхождения в количестве оформляются при этом в ведомости и указываются возможные причины их появления.

Далее следует заново пересчитать количество по всем не сошедшимся позициям, чтобы исключить возможность ошибки при инвентаризации. Делать это необходимо учитывая то, что было продано после первого пересчета.

Заключительный этап

На заключительном этапе проведения инвентаризации проводится внесение в учет всех изменений количества товаров, выявленных в ходе ее проведения. При этом недостачи на небольшую сумму или порча в пределах норм естественной убыли, как правило, списываются на издержки производства или хранения. Большие суммы – распределяются между всеми виновными материально-ответственными лицами по решению суда. Излишек имущества приходуется по рыночной стоимости на дату проведения инвентаризации.

Наиболее частыми расхождениями в количестве товаров при инвентаризации являются пересортицы и недостачи.

Пересортица – это у схожих по названию или внешнему виду товаров одного наименования (например, «рис Кубанский» и «рис Жасмин») будет недостача и излишек равного количества. Соответственно пересортица может случиться, когда:

  • в программе учета товары стоят на соседних позициях и бухгалтер «промахнулся» при проведении документов;
  • произошла ошибка при инвентаризации и внешне похожие позиции неправильно посчитали;
  • при поставке поставщик мог сделать пересортицу, а кладовщик не заметил этого при приеме товара.

Урегулировать пересортицу можно в случаях, когда несоответствие выявлено у одного и того же материально-ответственного лица в одном периоде; нельзя, если товары имеют разное наименование, хоть и однородны и одинаковое количество недостач и излишков.

Что касаемо недостачи – она может быть двух видов: товарная и денежная. Причины их могут быть разнообразны: это и воровство покупателями, халатное отношение к должностным обязанностям сотрудников, ошибки при проведении инвентаризации. Особенностью возложения материальной ответственности за недостачи на закрепленных за этими отделами лиц является то, что размер взысканий определяется индивидуально. При расчете их объема учитывается степень вины конкретного работника, вида материальной ответственности и ее предела. В случаях, когда объем взысканий выше допустимой законодательством границы, взыскания можно распределить на несколько месяцев.

Инвентаризация в процессе

Некоторые особенности проведения инвентаризации

  1. Даже в случае, когда функционирование магазина во время инвентаризации не приостанавливается, перемещение товаров между складом и торговым залом должно быть остановлено. При этом все складские и подсобные помещения должны быть опечатаны.
  2. Если нужна проверка большого количества весовых продуктов допустимо параллельное проведение их перевешивания по отдельности комиссией и материально-ответственным лицом. В таком случае сверка полученной информации производится в конце рабочего дня, и позиции, в которых выявлены различия, подлежат дополнительной проверке.
  3. Исправление ошибок необходимо делать одновременно во всех экземплярах описи, зачеркивая неправильную информацию.
  4. Естественно, стоит остановить работу в складской и учетной программе, не вносить новых приходов, возвратов и других актов о перемещении товаров.

Отличия инвентаризации от ревизии

Ревизия отличается от инвентаризации тем, что во время ее проведения проверяется не только соответствие реального количества товара номинальному, но и отсутствие либо наличие ошибок в самом учете товаров. Для этого проверяются все приходно-расходные документы и движение товаров в программе их учета.

Ревизия обычно проводится планово, по заранее установленному графику, либо требованию руководителя или материально-ответственного лица, не согласного с результатами проведенной инвентаризации. В таком случае проводится она для проверки учета на наличие ошибок.

Инвентаризация

Выводы

Перед проведением инвентаризации:

  1. Не обязательно полностью останавливать работу магазина для проведения инвентаризации. Но время лучше выбрать с минимальным клиентским потоком.
  2. Подготовьте заранее схему проведения инвентаризации.
  3. Остановите работу в складской программе.
  4. Проверьте исправность торгового оборудования и системы безопасности.

Во время инвентаризации:

  1. Не перемещайтесь по магазину хаотично, следуйте подготовленному плану.
  2. Закройте отдел, в котором проводится инвентаризация, для покупателей.
  3. Пересчитайте штучные и взвесьте весовые товары.

После инвентаризации:

  1. Проведите повторный пересчет спорных позиций.
  2. Внесите изменения количества, выявленные после проведения инвентаризации.

Читайте также

Заказ в один клик