Номенклатура в чеках с 2021 года: что нужно знать предпринимателю
С 1 февраля 2021 года начало действовать новое требование относительно номенклатуры в чеках. Теперь бизнесмены, работающие на спецрежиме, обязаны указывать наименования проданных товаров/услуг в каждом кассовом чеке. Давайте разбираться, что это значит и как правильно оформлять документ об оплате.
Кого коснутся новые условия?
Номенклатуру в чеках должны прописывать все организации и ИП, которые работают на:
- ПСН;
- ЕСХН;
- УСН.
Чеки без данной информации недействительны. Однако это требование не распространяется на реализаторов открытых рынков, продавцов из удаленных местностей, самозанятых, которые уплачивают НПД и формируют отчетность в приложении «Мой налог».
Также исключение составляют продавцы печатных журналов и газет, сегмент разносной торговли. До 1 июля не писать номенклатуру разрешено ИП без наемного персонала, которые продают товары собственного производства.
Правила внесения номенклатуры
За счет номенклатуры, прописанной в чеке, налоговые службы могут контролировать объем проданных товаров/услуг.
Номенклатура включает три обязательных элемента:
- Название продукта.
- Количество реализованных товаров, работ или услуг.
- Стоимость единицы с учетом наценки, скидки, НДС.
Именно эти реквизиты должны присутствовать в фискальных чеках с 1 февраля. Остальные пункты остаются теми же:
- название компании;
- номер и название документа об оплате (кассовый чек, квитанция и прочее);
- дата, время, место и адрес расчета;
- система налогообложения, на которой работает предприниматель;
- ИНН организации/ИП;
- номер ККТ;
- признак расчета;
- кассир;
- покупатель и так далее.
Обязательные реквизиты в документе об оплате заказа
Есть несколько правил по внесению номенклатуры:
- наименование нужно прописывать простым языком, однозначно понятным клиенту. Заменять его условными обозначениями и штрих-кодами нельзя;
- максимальная длина – 128 символов. Большие фразы будут обрезаться, что недопустимо при передаче в налоговую. Поэтому при необходимости лучше сокращать слова, но так, чтобы покупатель мог разобраться в написанном;
- важна конкретика, детализация. Пишем не просто одежда, а «Рубашка красная женская Zara» или «Рубашка женская арт.0346599», не «Пицца», а «Пицца Жюльен 430 г».
Прописывать артикул необязательно. Однако в некоторых случаях он помогает сократить название. Любые сокращения не должны наносить ущерб смыслу. Плохие примеры – «Челентано/кусок», «арт.3439875 Синий муж», «Мак.изд.0,5кг».
Как сформулировать название для товаров и услуг?
Сформировать название товара можно несколькими способами:
- Ориентироваться на названия, которые указывает поставщик в прайсе.
- Брать информацию с этикеток.
- Опираться на логику, собственное восприятие.
- Отталкиваться от опыта, экспертизы.
- Пользоваться общегосударственным классификатором, справочниками или техническими регламентами, в которых есть названия для определенных групп продуктов.
Последние два способа актуальны для производителей. Обычным продавцам вполне достаточно смотреть на этикетки или копировать данные с прайс-листов поставщика, если они указаны корректно.
Наименование продукта и название производителя на этикетке
При реализации услуг стоит учитывать несколько особенностей этой сферы.
Во-первых, услуга должна иметь уникальное название, по которому клиент сможет ее идентифицировать. Например, «стрижка модельная женская», «мытье головы», «прическа вечерняя», «кератиновое выпрямление волос». Необходимо обязательно детализировать данные. Не просто «лазерная эпиляция», а «лазерная эпиляция подмышечной зоны». Сокращенное наименование дополняется соответствующим кодом.
Во-вторых, в чеке отражаются названия конкретных услуг в том случае, если на время оплаты известны их точный объем, характер и перечень. Если же на текущий момент эта информация неизвестна, можно писать общее наименование. Например, «оплата за ремонт».
В последней ситуации чаще всего вносится аванс или предоплата. При таком расчете формируется два чека: один – при перечислении аванса, другой – после полной оплаты. В первом чеке ставится отметка «аванс» и указывается сумма денег, принятая у покупателя. Во втором пишут «полный расчет», проставляют сумму доплаты, конкретизируют перечень и объем услуг.
Названия услуг и уточняющие данные можно брать из прайс-листа организации
Наименования, численность и стоимость товаров/услуг нужно также упоминать и в чеках по возвратам. Необязательно это лишь при коррекции. Там достаточно обойтись уточнением суммы, на которую необходимо скорректировать операцию.
Ответственность за нарушение
Игнорирование нового требования расценивается, как нарушение порядка применения контрольно-кассовой техники, определенного на законодательном уровне. Если чек оформляется без наименования реализованного продукта, за выявленное нарушение будет взиматься штраф.
Его размеры установлены статьей 14.5 КоАП: для должностных лиц и ИП – в диапазоне 1 500 - 3 000 рублей, для организаций – 5 000 - 10 000 рублей. В некоторых случаях взыскания могут заменить предупреждением.
Статья КоАП, устанавливающая ответственность за нарушение требований
Способы указания номенклатурных характеристик
Номенклатуру в кассовые чеки вносят несколькими способами. Какой из них будет оптимальным, зависит от объема ассортимента в компании.
Варианты:
- Добавлять данные о названии, количестве и стоимости продуктов вручную (в систему учета или «умную» кассу). Подходит для компаний, в ассортименте которых присутствует не более 500 позиций. Этот способ трудоемкий, занимает много времени, имеет высокий риск ошибок, которые часто совершают кассиры в спешке.
- Загружать файлы с перечнем названий товаров/услуг в учетную программу или онлайн-кассу. Их можно запросить у поставщиков либо в бухгалтерии, если специалисты ведут потоварный учет. Подходит магазинам с ассортиментом более 500 единиц. Этот способ менее сложный.
- Вносить данные в «умную» учетную систему, пользуясь сканером штрих-кодов. Они будут автоматически подгружаться в кассу после «пропикивания» продукции. Подходит компаниям с любым количеством позиций в ассортименте. Этот способ самый удобный и быстрый.
Современные модели сканеров штрих-кодов
Особенности и преимущества работы с номенклатурой в «ЕКАМ»
Закрыть все вопросы относительно номенклатуры в чеках поможет товароучетный сервис «ЕКАМ». В нем уже учтены требования закона 54-ФЗ и новые правила, вступившие в силу с февраля. Программа легко подключается к онлайн-кассе, благодаря чему предприниматель получает комплексное эффективное решение для управления бизнесом.
Как вносить номенклатуру в чеки с помощью «ЕКАМ»:
- Указать данные о товаре в системе: название, стоимость, единицу измерения и другие важные характеристики. Вся эта информация, в том числе и остатки, будет передаваться в кассовое приложение. Чеки распечатываются со всеми необходимыми сведениями.
- Импортировать в систему прайс-листы поставщиков или бухгалтерские файлы.
- Загружать штрих-коды посредством сканирования специальным оборудованием, синхронизирующимся с программой. После поиска в общем каталоге под каждый код подбирается соответствующая товарная группа, название.
Работа с номенклатурой в системе учета
Применение облачных решений «ЕКАМ» дает целый ряд преимуществ для бизнеса.
Подключение онлайн-кассы
Касса для интернет-магазина подключается за несколько шагов:
- Приобретение или аренда онлайн-кассы (от 2 075 рублей в месяц).
- Постановка на учет, подключение к ОФД.
- Создание учетной записи в «ЕКАМ.Онлайн».
- Установка готового модуля для интеграции с CMS сайта.
После выполнения этих шагов можно без проблем принимать онлайн-платежи. Чеки с номенклатурой формируются в системе автоматически или создаются вручную. Их легко отследить в личном кабинете. Для курьеров предусмотрено удобное мобильное приложение, соответствующее требованиям 54-ФЗ.
Как работает касса в «ЕКАМ»:
- клиент оплачивает заказ на сайте;
- данные о покупке и оплате передаются в модуль «ЕКАМ.Онлайн»;
- информация перенаправляется на ККТ;
- распечатывается бумажный чек либо отправляется электронный (в sms-сообщении, на email покупателя);
- происходит автоматическая передача данных в ОФД и ФНС.
Выполнить новые правила без специализированного оборудования невозможно. Кассовая программа и онлайн-касса понадобятся как бы там ни было.
Управление продукцией и ценами
В системе «ЕКАМ» можно заводить подробные карточки с указанием артикула, количества, себестоимости, закупочной и розничной цены, создавать товарные группы.
Товары/услуги заводятся вручную или с помощью массовой загрузки из различных форматов. На данный момент предусмотрена поддержка csv, xls, xlsx, yml, xml. С недавнего времени доступен импорт не только товаров, но и картинок.
При необходимости можно быстро находить определенные наименования через функцию поиска, использовать различные валюты и типы цен.
Настройка типов цен в программе
Печать штрих-кодов и ценников
Программа позволяет быстро распечатывать ценники и штрих-коды. Для этого достаточно применить функцию «Печать» и выбрать нужный формат для конкретного продукта или товарной группы.
Контроль остатков
Программа ведет точный учет остатков. В системе отображаются подробные данные по каждому наименованию:
- артикул, единица измерения;
- количество оставшихся позиций;
- размер минимальных остатков;
- резерв/ожидание;
- доступные остатки;
- себестоимость.
Остатки можно просматривать по интересующим категориям и складам, если их несколько. При достижении минимального порога запасов система присылает уведомление. Это позволяет вовремя формировать заказы поставщикам. Вся информация об остатках передается на кассу.
Аналитика продаж
В системе ведется учет основных показателей, по которым можно анализировать продажи и делать выводы об эффективности работы компании и отдельных сотрудников.
Что именно фиксируется:
- размер среднего чека;
- количество наличных в кассах;
- количество продаж по дням;
- рентабельность;
- лидеры продаж среди товаров;
- общая выручка и выручка по часам;
- сотрудники, которые сделали максимальное количество продаж;
- товарный оборот.
Аналитика продаж в системе
Также формируются детализированные отчеты по товарам и покупателям. По данным аналитики можно контролировать персонал, определять, что в магазине продается лучше всего и в какое время, что приносит максимальную прибыль.
Чтобы соответствовать новым правилам 2021 года, важно иметь подходящее оборудование. Касса должна распечатывать детальную номенклатуру товаров в чеке, работать с маркировкой, поддерживать обмен данными с товароучетной системой. Именно такое решение предлагает облачный сервис «ЕКАМ». Функциональная программа учета и онлайн-касса, благодаря которой можно распечатывать чеки с подробной информацией о товаре, позволят избежать штрафов. Это оптимальный вариант для ведения бизнеса в соответствии с новыми требованиями.