Если у вас автосервис, небольшой цех по производству пластиковых окон или другое предприятие, то вы используете в работе различное сырье и материалы. Эти вещи необходимо тщательно учитывать и считать, чтобы держать бизнес под контролем. Публикуем большой гайд о том, как делать это правильно.
Сложности при учете материалов
Большая номенклатура
Возьмите в пример среднестатистический автосервис. На складе лежат тормозные колодки, детали подвески, поршневые кольца и еще много чего. Среди этих материалов есть такие, что продаются поштучно или на разлив: крепежные детали (болты, гайки), моторное масло из бочек, смазки. То есть при списании продукции со склада нужно вести учет в нескольких единицах измерения: штуках, килограммах, литрах.
Скажем больше: некоторые позиции приходят, например, в килограммах, а списываются поштучно. Например, на ваш склад пришла бочка моторного масла. Вы принимаете ее как бочку (одна или несколько штук), а продаете литрами. Это значит, что понадобятся коэффициенты для перевода в другие единицы измерения.
Много сопроводительных документов
Производство предполагает бОльший документооборот, чем простая розница. Контролирующие органы и клиенты могут потребовать сертификаты, паспорта на материалы и прочие бумаги. Особое внимание на это нужно обратить тем, кто работает в В2В-сегменте. Представьте: вы занимаетесь ремонтом оборудования для нефтеперерабатывающего завода. Там серьезные требования к безопасности и соблюдению технологии. Все материалы должны быть сертифицированы и иметь разрешение на применение на территории РФ.
Это значит, что отсутствие любой бумажки может выйти вам боком. Если при проверке обнаружится, что вы поставили несертифицированный подшипник, санкций не избежать.
Прибавьте к этому стандартные документы:
- ТТН;
- накладные ТОРГ-12;
- акты выполненных работ;
- акты приемки-передачи;
- акты выполненных работ;
- бухгалтерские документы;
- таможенные документы - ГТД;
- карточки товаров по форме М-17;
- приходные кассовые ордеры по форме М-4;
- отчет о движении ТМЦ по форме МХ-20.
Схема документооборота предприятия
Получается внушительный набор, который нужно держать под контролем.
Длительная и сложная процедура заказа товара
Обусловлена большим количеством лиц, принимающих решения. Обычно есть отдел снабжения, который ищет поставщиков и работает с ними. Заявки на материалы пишут непосредственные производители работ: мастера, начальники участков и бригадиры. После этого они попадают к кладовщику, который все оформляет. Далее идут долгие процедуры согласований: заявку рассматривает руководство, бухгалтерия и другие службы.
Это значит, что от возникновения потребности в материале до его появления на складе может пройти несколько дней. На всех этапах необходимо точно знать статус заказа. А то получается, что работники ждут сырье, а директор, оказывается, даже не подписал документы.
Много складов в разных местах
Обычно бывает так: основной склад находится прямо в производственном цехе. Он обеспечивает текущие нужды производства: материалов там хватит на пару дней работы. Остальное подвозится по мере необходимости с других складов или заказывается у поставщиков.
Разветвленная складская сеть требует пристального внимания. Чтобы система не сбоила, нужно, чтобы кто-то контролировал все хранилища одновременно и видел полную картину. Спойлер: это почти невозможно сделать вручную - нужны современные средства автоматизации - системы складского учета. Например, ЕКАМ.
Несколько складов в программе ЕКАМ
Трудности со списанием материалов
В розничном магазине все просто: товар либо продан и оплачен, либо лежит на полке. С производствами сложнее. Например, выполненные работы могут оплатить через некоторое время. Товар при этом уже ушел со склада - а значит, деньги зависли в воздухе.
Еще пример: работник взял со склада гвоздь. Кладовщик убрал его со складских остатков и перевел на баланс работника или его руководителя. После этого гвоздь забивается в оконную раму. Изделие готово, и мастер или бригадир закладывает его в технологическую карту. Гвоздь вместе с готовым окном перемещается на склад готовой продукции. Потом его забирает заказчик.
Все миграции гвоздя нужно как-то фиксировать, чтобы гвоздь не потерялся. Окончательное списание произойдет только после оплаты изделия в кассу.
Это тянет за собой появление нескольких статусов материала:
- заказан;
- в пути на склад;
- на складе;
- в работе;
- установлен;
- отгружен заказчику;
- ожидает оплаты;
- оплачен.
Способы складского учета материалов
В зависимости от вида и свойств материалов, складской учет может быть:
- сортовым. Ведется в разрезе определенных характеристик материалов. Если брать наш пример с автосервисом, то создается несколько разделов, например: “Тормозные колодки”, “Детали подвески”, “Расходные материалы” и так далее. Внутри каждого раздела будут все запчасти, попадающие под наименование, вне зависимости от производителя, цены и применимости;
- партионным. Здесь учитывается каждая поступившая партия товара. Подходит для производств с небольшой номенклатурой, или когда материалы нельзя идентифицировать поштучно: сыпучие грузы, технические жидкости и так далее. При этом на складе числится, например, 10 тонн щебня, 20 тонн пески и так далее;
- номенклатурным. Самый подробный вид оперативного складского учета. Нужно завести сквозной каталог материалов и прописать каждый из них отдельно. То есть, на каждый товар заводится своя карточка М-7 и учет ведется поштучно в разрезе каждой позиции.
Номенклатура товаров в Excel
Ручной учет
Самый примитивный, но при этом простой и незатратный метод контроля материалов. Суть в следующем: ответственное лицо заводит несколько журналов, в которых ведет учет.
Плюсы метода:
- легко внедрить;
- бесплатно;
- не требуется дополнительное оборудование, интернет, электричество.
Минусы:
- ограниченные возможности учета;
- журнал можно забыть, потерять или испортить;
- доступ к информации одновременно имеет один человек;
- никакой автоматизации. Все данные о движениях и перемещениях нужно вводить вручную;
- ручной учет не закрывает вопросы аналитики, документооборота, контроля сотрудников;
- появляются незаменимые сотрудники. Обычно при ручном учете полной картиной владеют один-два человека.
Тем не менее, ручной учет материалов вполне подойдет небольшим производствам с ограниченным набором сырья и маленьким оборотом. Если у вас частная пилорама, вы заказываете только бревна и делает несколько продаж в день - стоит начать именно с него.
Учет складских остатков в таблицах Excel
Промежуточный метод между ручным учетом и полной автоматизацией. Для контроля материалов заводятся экселевские таблицы в стандартном приложении Office или скачиваются специальные шаблоны. После этого все складские остатки переносятся в электронную форму.
Плюсы:
- автоматизация. В шаблоны уже упакованы несложные математические формулы и алгоритмы. Не нужно вычеркивать позиции отовсюду - программа сделает это автоматически;
- это просто и удобно. Нужен только обычный ПК с пакетом Microsoft Office;
- можно делиться данными: отправлять их по электронной почте, записывать на внешние носители информации.
Ведение учета в Excel
Минусы:
- данные можно потерять в любой момент. Отключили электричество, забыли сохранить изменения в документе, банально сломался жесткий диск - вся информация безвозвратно стирается;
- большое количество ручной работы. Да, программа делает простые вычисления, но основную часть придется делать самостоятельно;
- доступ к компьютеру имеет один человек;
- все данные хранятся в одном месте;
- нельзя интегрировать учет с контрольно-кассовым и другим оборудованием;
- отсутствие аналитики, даже минимальной;
- любая ошибка при вводе данных тянет за собой изменения во всем документе. Если вовремя ее не обнаружить, позже разобраться нереально.
Учет материалов в Excel-таблицах - первая ступень автоматизации. Она также подойдет владельцам небольших производств и предприятий. Excel можно использовать и в качестве дополнительного или дублирующего инструмента складского учета.
Контроль материалов с помощью систем товароучета
Самый оптимальный метод, который подходит всем. Для его использования потребуется программа товароучета. Она делает всю работу по контролю за материалами в автоматическом режиме. Все, что от вас требуется - это подключиться к системе и начать работать. Скачивать и устанавливать ничего не нужно - программы доступны в виде SaaS-услуги. Все данные хранятся в облаке и доступны по щелчку пальца.
Преимущества товароучетных систем:
- полная автоматизация склада;
- доступ из любой точки, где есть интернет;
- аналитика для владельца и руководителя;
- контроль персонала;
- поддержка программ лояльности;
- ведение технологических карт;
- автоматическое формирование отчетной документации: ТТН, накладных ТОРГ-12 и других;
- интеграция с контрольно кассовым оборудованием: онлайн-кассами, сканерами штрих-кода, электронными весами;
- контроль продаж, маржинальности, рентабельности и многое другое.
Возможности программы складского учета ЕКАМ
Минусы:
- нужен постоянный доступ к интернету;
- программы не бесплатны, а значит, придется потратиться. Правда, затраты окупаются через год-два и даже быстрее. Не говоря уже об убытках из-за неправильного учета.
Как правильно организовать учет материалов
Склад
Во-первых, вам понадобятся складские площади. Какие и сколько - решать вам, здесь все зависит от специфики бизнеса. Некоторые производства обходятся минимальным набором сырья, остальное заказывается по ходу. Другие напротив, держат большие личные запасы. Это позволяет оперативно поставлять материалы для работы и ни от кого не зависеть.
Основные требования к складу:
- достаточный размер. В технической документации есть определенные нормы складирования: расстояние между стеллажами, размер пролетов, высота полок и так далее;
- освещение. Согласно СНиП 23.05-95 нормы освещенности склада составляют 50-200 люкс;
- оборудование. В хранилище должны быть полки, стеллажи, контейнеры. Это позволяет хранить продукцию на своих местах и быстрее ее находить. Если на складе есть крупногабаритные изделия, потребуется грузоподъемная техника: погрузчики, кран-балки, гидравлические тележки;
- подъезд. К складу будет подъезжать транспорт для погрузки и разгрузки. Поэтому обязательно наличие хорошей дороги;
- условия хранения. Если ваше сырье имеет требование по температуре, влажности и другим параметрам, надо ставить климатическую технику. И контролировать сроки годности.
Персонал
Кладовщик - главный работник склада. Он ведет учет продукции, принимает заявки, делает заказы поставщикам. Кладовщик должен знать местонахождение любой продукции и находить ее в течение нескольких минут. Выбирайте ответственного работника с большим опытом складского дела.
Также на складе понадобятся грузчики, товароведы, водители погрузо-разгрузочной техники.
Система учета материалов
Как мы уже говорили, учет можно вести тремя способами:
- вручную;
- при помощи таблиц Excel;
- в товароучетных системах.
Выбор зависит от оборота бизнеса, номенклатуры ТМЦ, штата персонала и других факторов. Пока можно выбирать все, что угодно.
Обращаем ваше внимание! В связи с принятием закона об обязательной маркировке товаров № 487 ФЗ, все производители продукции, попадающей под его требования, обязаны применять оборудование для маркировки и товароучетные системы. Даже если вы обходитесь ручным учетом, внедрять товароучетки все равно придется. Маркировка станет обязательной и повсеместной с 2024 года. Не откладывайте в долгий ящик, установите программу прямо сейчас.