Как вести учёт продаж, когда у вас интернет-магазин и розничная точка

В интернет-магазинах и розничных точках ежедневно происходит множество бизнес-процессов. Каждый из них влияет на эффективность работы компании, конверсии и лояльность клиентов.

В этой статье разберёмся, как наладить учёт продаж в онлайн-ритейле и офлайн-среде. Поделимся инструкцией для владельцев интернет-проектов и розничных точек.

Ручной учёт продаж

До появления программ складского учёта движение товаров, приёмка и мониторинг заказов осуществлялись в ручном режиме. Специализированный софт закрыл ряд задач, которые приходилось выполнять владельцу бизнеса или администратору магазина.

В 2022 году на рынке много товароучётных систем, которые умеют автоматически загружать прайс-листы поставщиков, отслеживать остатки и менять статусы заказов по установленному шаблону. Менеджеру остаётся только следить, чтобы интернет-магазин или программное обеспечение розничной точки работало как часы.

Несмотря на большой выбор решений по автоматизации, многие предприниматели до сих пор ведут учёт товаров и заказов в блокноте или Excel. Такой подход снижает эффективность работы магазина. Вместо решения важных задач персонал тратит время на ручной контроль остатков, проверку оплаты и другие технические мероприятия, которые можно оптимизировать.

При ручном учёте заказов появляется несколько проблем:

1. Заявки могут потеряться. Если менеджер вносит заказы в базу вручную, он может пропустить заявки из-за спешки или большого наплыва посетителей. В итоге потенциальные клиенты останутся без товара, а магазин потеряет лояльного покупателя.
2. Сложно анализировать статистику. Системы складского учёта показывают эффективность работы торговой точки с помощью аналитики. Легко понять, сколько денег принёс конкретный клиент и выделить самые популярные способы оплаты.
3. Тяжело контролировать кассу. Надо периодически считать деньги и проверять выручку. Онлайн-кассы решают проблемы, связанные с учётом средств.
4. Уходит много времени. Вместо привлечения клиентов, улучшения магазина и работы в розничной точке менеджеру приходится вносить каждый заказ в тетрадку, следить за оплатой и вовремя создавать накладные для отгрузки оптовых поставок.

Пример статистики в онлайн-кассе

В интернет-магазине

Сложно представить, но некоторые владельцы онлайн-магазинов предпочитают вести ручной учёт заказов. Они поручают менеджерам не только наполнять каталог из прайса, но и вносить каждую заявку в Excel. Если номенклатура ограничена 10-20 товарами и каждый день проходит не больше 5-10 заказов, справиться с нагрузкой будет несложно, а вот поддержка магазина с большим каталогом отнимет много времени.

Учёт в Excel и других офисных инструментах — первый уровень автоматизации. С помощью формул и встроенных виджетов можно частично закрыть организационные задачи. Такой вариант актуален только для маленьких проектов, где выручка не превышает несколько тысяч рублей в день.

В работе интернет-магазина есть несколько важных особенностей:

1. Большой выбор способов оплаты. Клиенты могут оплатить заказ наложённым платежом, безналичным расчётом, электронными деньгами или банковской картой. Если на сайте кроме каталога нет других модулей, придётся проверять каждый счёт вручную, сверять даты платежей и вручную печатать чеки.
2. Работа по модели дропшиппинга. Некоторые интернет-магазины выступают посредником между поставщиками и покупателями. Менеджеры оформляют заявки, получают деньги от клиентов и удерживают процент от чека. В этом случае ответственность за качество товара, доставку и организационные вопросы лежит на поставщике.
3. Регламентированная процедура печати чеков. После оплаты заказа клиенту необходимо отправить чек на электронную почту или выдать печатный вариант в зависимости от способа доставки товара.

Как только бизнес начинает приносить деньги, собственник задумывается о том, чтобы нанять бухгалтера и финансового аналитика. На некоторых предприятиях бухгалтер не только отчитывается в налоговой, но и ведёт учёт заказов. В итоге специалист тратит своё время не по назначению, и это может сказаться на качестве решения других задач.

Если сайт электронной коммерции стабильно приносит заказы, а менеджеры не справляются с решением организационных вопросов, присмотритесь к решениям по автоматизации. Товароучётные системы не только снимут нагрузку с персонала, но и покажут точки роста бизнеса.

Онлайн-склад

В розничной точке

Владельцы маленьких торговые точек в офлайне редко задумываются о способах автоматизации бизнес-процессов. В большинстве случаев они пользуются готовыми решениями по рекомендациям партнёров или знакомых. У самописных модулей учёта товаров и заказов ограниченные возможности. Если возникнет необходимость доработать интерфейс или добавить новую функцию, придётся искать программиста и тратить деньги на оплату его работы.

Многие предприниматели до сих пор не пользуются преимуществами, которые дают технологии автоматизации. Блокнот и ручной пересчёт денег каждые несколько часов кажется идеальным решением. Только некоторые бизнесмены понимают, что нанимать персонал, покупать дорогостоящие системы учёта и тратить деньги на бухгалтера жизненно важно. От этого зависит удобство покупателей, эффективность работы торгового предприятия и вовлечённость сотрудников.

Бизнесмены, которые не знают или не хотят использовать автоматизированные системы, пользуются несколькими способами продаж. Суммовой метод подразумевает ручной учёт расходов и доходов за период. Чистая прибыль рассчитывается с помощью простейших математических операций. При таком подходе легко забыть о других статьях расходов. К примеру, не включить в расходы зарплаты сотрудников.

Аналитический метод учёта продаж подразумевает мониторинг финансовых показателей. Владельцу бизнеса или менеджеру надо не только вычесть расходы из доходов, а контролировать все операции. От оплаты поставщикам до расходов на оборудование и аренду помещения. Системный подход к аналитике поможет определить самого эффективного сотрудника и товары, которые пользуются наибольшим спросом.

30 лет назад бизнесменам приходилось тратить много времени и ресурсов на точечную аналитику работы магазина и учёт всех операций. Теперь они могут выбрать любую товароучётную систему, заказать у программиста нестандартные модули на основе API и автоматизировать рутинные задачи по максимуму.

Мониторинг остатков

Юридические тонкости

Товароучётные системы в совокупности с онлайн-кассами делают работу магазина или розничной точки прозрачной согласно законодательству. Согласно закону 54-ФЗ «О применении контрольно-кассовой техники» необходимо установить онлайн-кассу, подключить её к интернету и отправлять чеки в ФНС в электронном виде через оператора фискальных данных.

После настройки онлайн-кассы через специализированный софт все задачи будут выполняться автоматически. Менеджеру и бухгалтеру нужно только следить за тем, чтобы в чеках были правильные данные и электронные версии уходили на email покупателя.

Важные особенности:

1. Электронные и бумажные версии чеков. Если курьер на месте выдал клиенту бумажный чек, а покупатель просит ещё и электронную версию — надо отправить её на email или по SMS.
2. Контрольно-кассовая техника подлежит обязательной регистрации в налоговой. Для этого надо заключить договор с оператором фискальных данных. Снять ККТ с учёта можно онлайн через сайт налоговой службы.
3. Необходимо выбивать два чека. Заказ разбивается на два платежа — предоплата и внесение остатка после выдачи заказа.

54-ФЗ сильно поменял правила работы для коммерческих проектов, но благодаря специализированным инструментам почти все задачи можно автоматизировать. Товароучётные системы формата EKAM поставляются с модулями онлайн-касс, которые печатают чеки после продаж и отправляют данные в налоговую.

Товароучётные системы с онлайн-кассами снимают нагрузку с персонала и защищают от штрафов за неправильное использование контрольно-кассовой техники. При серьёзных нарушениях контролирующие органы могут приостановить деятельность организации на 3 месяца или выписать штраф от 10 тысяч до 1 000 000 рублей.

ИП на патенте

Индивидуальные предприниматели, которые ведут торговый бизнес на основе патента, должны вести книгу учёта доходов и фиксировать продажи на основании приходных ордеров, кассовых чеков и накладных.

В этом случае без ручного контроля не обойтись, но автоматизировать управление складом и отслеживать статистику через удобный интерфейс всё равно можно.

ИП и ООО на УСН

Индивидуальные предприниматели и общества с ограниченной ответственностью на упрощённой системе налогообложения должны вести книгу учёта доходов и расходов. Продажа товаров в обязательном порядке фиксируется, как источник дохода.

Вести книгу доходов и расходов можно в бумажном и электронном виде. Второй вариант более выгодный с точки зрения удобства. По окончанию отчётного периода книгу печатают, шнуруют, проставляют подписи и печати.

Вести учёт заказов, доходов и расходов удобно в специальных системах автоматизации, наподобие EKAM. Владелец бизнеса сможет не только следить за статистикой в режиме реального времени, но и быстро справляться с проблемами. К примеру, если популярный товар полностью раскупили со склада, на email придёт уведомление о низких остатках.

ИП и ООО на ОСН

Самый сложный механизм учёта продаж у индивидуальных предпринимателей и ООО на основной системе налогообложения. Они платят НДС и налог на прибыль. Предприниматели ведут бухгалтерский учёт и в обязательном порядке выписывают счета-фактуры при продаже товаров юридическим лицам любой организационно-правовой формы.

На ОСН необходимо вести учёт товаров по цене закупке и реализации. Бухгалтер отдельно учитывает наценку, НДС и контролирует расходы.

Способы автоматизации учёта продаж

Идеальным решением автоматизации учёта продаж в интернет-магазинах и розничных точках является готовая товароучётная система, которая прошла проверку на реальном бизнесе. К таким инструментам относится EKAM, Мой Склад и другие популярные системы.

Что должна уметь товароучётная система:

1. Отслеживать движение товара. Менеджер в любой момент может открыть софт и посмотреть, с какого склада ушёл заказ и кому его отгрузили.
2. Обновлять статистику в real-time. Обновление данных должно происходить моментально, чтобы магазин или розничная точка работали как часы.
3. Синхронизироваться с онлайн-кассами. Многие поставщики товароучётных систем предлагают арендовать контрольно-кассовую технику, которая соответствует федеральному законодательству.
4. Формировать статистику. Менеджеры должны понимать, какие товары покупают чаще всего, а какие лежат на складе уже несколько лет.
5. Учитывать возвраты. Идеально, если в одном интерфейсе можно посмотреть, где находится конкретный заказ, по какой причине клиент хочет вернуть товар, и каким способом он вносил деньги.
6. Использовать облачную модель работы. «Коробочные» решения более громоздкие и сильно влияют на работу компьютера. Получить доступ к данным в облаке можно с любого устройства.

В интернет-магазине

Программы для учёта товаров позволяют взять бизнес под контроль. Мы уже говорили, что они автоматизируют основные процессы и освобождают время сотрудников компании. Персонал может заняться поиском клиентов, наполнить группу в социальных сетях или расширить каналы продаж.

Преимущества автоматизации в интернет-магазине:

• точечный контроль складов;
• мониторинг движения товаров;
• автоматическая печать чеков по каждому заказу;
• отправка данных о продажах в ФНС без участия персонала;
• защита от штрафов за неправильное использование контрольно-кассовой техники;
• прозрачная работа бизнеса;
• формирование любых отчётов о деятельности магазина.

Учёт заказов — одна из базовых задач любого коммерческого проекта. Уже несколько лет собственникам онлайн-магазинов приходится работать с онлайн-кассами и следить за тем, чтобы данные отправлялись в налоговую без перебоев.

Отличный способ автоматизации учёта продаж и других задач — товароучётная система формата EKAM. Предпринимателю надо только зарегистрироваться на сайте, оплатить тарифный план, подключить онлайн-кассу и настроить синхронизацию с сайтом.

В розничной точке

Подход к автоматизации в интернет-магазине работает и для розничных точек. Они тоже попадают под действие 54-ФЗ. Каждую торговую операцию необходимо фиксировать и сохранять в системе на случае проведения налоговой проверки. Закупка продукции, приёмка товаров, оприходование, возвраты, списание и контроль нескольких складов можно выполнять с помощью товароучётных систем.

Учёт в офлайн точке помогает эффективно управлять разными процессами: от учёта остатков до отслеживания финансовой деятельности организации. Владельцы крупных предприятий часто тратят деньги на разработку самописных систем автоматизации, но эти расходы не всегда приносят результат. Готовые решения по типу EKAM экономят время и деньги. Подключили стационарную кассу к интернету, настроили печать чеков, установили курьерам приложение на смартфонах и можно не беспокоиться о передаче данных в налоговую. Бухгалтер будет только контролировать порядок цифр и отчитываться по общей ситуации на предприятии.

Как совместить учёт заказов в офлайне и в онлайне

Одна из последних тенденций, которая чётко прослеживается в торговле — омниканальность. Это расширение каналов продаж. Если раньше для успешного ведения бизнеса было достаточно розничной точки, то теперь почти в каждой нише не обойтись без интернет-магазина. Омниканальность повышает продажи, расширяет границы целевой аудитории и помогает быстрее завоевать рынки, где ещё нет конкуренции.

Собственнику бизнеса перед запуском нескольких каналов продаж надо найти решение для централизованного управления каталогом, остатками, заказами и прайсами поставщиков. Если товары для розничной точки и онлайн-магазина будут храниться на одном складе, остатки должны синхронизироваться в режиме реального времени. Иначе некоторые клиенты могут остаться без своих заказов.

Для успешного управления разными каналами продаж понадобится товароучётная система, которая объединит данные по интернет-магазинам, розничным точкам и пунктам выдачи в одном интерфейсе. С такими задачами легко справится EKAM.

Как совместить учёт заказов:

1. Подключить интернет-магазин к системе по инструкции.
2. Арендовать или купить контрольно-кассовое оборудование и подключить его к интернету.
3. Импортировать прайс для розницы в личном кабинете.
4. Настроить кассу для интернет-торговли и розницы. В системе учёта можно при необходимости разделить точки по складам.
5. Отслеживать работу разных филиалов в одном интерфейсе.

Синхронизация с интернет-магазином в EKAM

Одно из ключевых преимуществ товароучётной системы EKAM заключается в полной автоматизации. После покупки или аренды онлайн-кассы не надо тратить время на ручную регистрацию. Представители сервиса поставят оборудование на учёт в налоговой, выпустят квалифицированную электронную подпись и подключатся к оператору фискальных данных. После завершения настройки администратор сможет сделать тестовую печать чека, а владелец бизнеса убедится, что предприятие работает в соответствии с законодательством.

EKAM и другие товароучётные системы отлично подойдут для розничных магазинов, кафе, фастфудов и других заведений общественного питания. Можно отслеживать эффективность работы разных предприятий в одном месте:

• время открытия и закрытия смен;
• торговые операции в разных точках;
• список продаж и возвратов;
• сумма наличных в кассе;
• статистика по способам оплаты;
• отчёты по сотрудникам и покупателям.

Список продаж

При создании омниканального бизнеса нельзя обойтись без автоматизированных инструментов учёта в сочетании с онлайн-кассой, работающей в соответствии с законодательством Российской Федерации. Пользуйтесь EKAM и другими решениями, чтобы автоматизировать рутинные задачи и заниматься продвижением бизнеса.