Как вести учет продаж в интернет-магазине: нюансы, способы и подходящие программы

В каждом интернет-магазине, вне зависимости от его формата, масштаба и территориального охвата, ежедневно происходит множество стандартных бизнес-процессов. Чтобы добиться успеха в электронной торговле, их нужно тщательно контролировать. Особенно ответственный этап – учет продаж и товарных движений. При условии грамотной организации этой процедуры предприниматель сможет оценивать прибыльность проекта и своевременно оптимизировать работу компании. Рассмотрим все нюансы учета продаж в онлайн-сфере.

Особенности управления продажами через интернет-магазин

В рабочей схеме онлайн-магазина задействован целый комплекс внутренних и внешних бизнес-процессов. Среди них:

• формирование ассортиментной карты;
• закупка товаров;
• наполнение и техническая поддержка сайта;
• управление, планирование, контроль, формирование бухгалтерской отчетности;
• прием и организация доставки заказов;
• запуск маркетинговых активностей и многое другое.

Учет продаж – одна из ключевых составляющих этой сложной системы. От того, насколько правильно он организован, зависит эффективность всей рабочей модели проекта в целом. В идеале данными о продажах следует руководствоваться при планировании и принятии важных управленческих решений.

Ведение учета реализации в интернет-магазине позволяет решить многочисленные стратегические задачи:

• контроль над сохранностью товара (предотвращение случаев воровства, хищения, халатного хранения);
• корректное отображение товарных движений (новые поступления, списания, возвраты, утилизация);
• получение достоверных данных об уровне прибыли, объеме выручки, эффективности использования запасов;
• определение ассортиментного состава, который приносит максимальный доход;
• рациональное планирование будущих закупок;
• проведение инвентаризаций и ревизий.

В e-commerce учет реализации товара подчиняется тем же правилам, которые установлены для стационарных торговых точек. Согласно законодательству, владельцы интернет-бизнеса должны регистрировать предпринимательскую деятельность в налоговой службе по месту жительства или в режиме онлайн с помощью электронной цифровой подписи.

Обязательны к выполнению и другие стандартные требования к розничным торговцам: ведение бухгалтерской документации, уплата соответствующих налогов, предоставление отчетности. Для осуществления деятельности вполне подойдет упрощенная система налогообложения.

Основные плюсы УСН 

Но необходимо учитывать и некоторые отличия продаж через интернет-магазин:

1. Особая процедура выдачи чеков. Фискальные чеки в основном отправляются клиентам в электронном виде на e-mail (при оплате наличными курьеру или сотруднику почты документ выдается посредником). Для подготовки квитанций нужно предварительно подключить онлайн-кассу по 54-ФЗ.
2. Разнообразие способов оплаты. Оплата товара принимается преимущественно в онлайн-режиме через платежные сервисы, подключенные к сайту. Поддерживаются платежи с различных электронных кошельков, банковских карт. Также предусмотрены оплата наличными, наложенный платеж в отделениях почтовых служб. Эти нюансы должны учитываться в процессе контроля.
3. Продажи по схеме дропшиппинга. Интернет-магазины часто работают с дропшиппинг-поставщиками, которые занимаются отправкой продукции непосредственным покупателям. В таком случае магазин отвечает только за стимулирование спроса, обработку заказов и прием платежей.

Поэтому управление продажами в электронной торговле может несущественно отличаться. Поначалу вести учет в интернет-магазине можно самостоятельно. В дальнейшем, когда бизнес начнет уверенно развиваться, стоит воспользоваться специальными сервисами для учета расходов и доходов, нанять в штат бухгалтера или отдать процесс на аутсорс.

Способы ведения учета продаж

В соответствии с утвержденной политикой компании реализация товара контролируется по отпускной или закупочной цене.

Происходит это в несколько этапов:

• новая партия поступает на склад. Выполняется процедура оприходования, данные о товаре заносят в реестр;
• товар передается со склада в пункт выдачи или в отделение перевозчика, который будет выполнять доставку. Операция оформляется документально;
• факт покупки продукции подтверждается фискальным чеком. Данные о продаже вносят в специальную программу или кассовую книгу;
• на счете 90 «Продажи» ведется бухгалтерский учет реализации продукта. В кредитовой части отражают отпускную стоимость, а в дебетовой – учетную (включает расходы на хранение, цену поставщика и налоги);
• составляются регулярные отчеты, служащие основой для бухгалтерских проводок. В них указывают долю расходов и чистой прибыли, объем выручки.

В процессе учета фиксируются все этапы, которые проходит каждая товарная единица с момента поступления на склад магазина. В дальнейшем эта информация необходима для составления четкой и безошибочной налоговой отчетности.

В автоматизированных программах для контроля используются типовые проводки перемещения продукции. Если же учет ведется вручную – все зависит от применяемого способа. Всего их два.

Суммовой способ

Интернет-магазины с небольшим ассортиментом обычно останавливаются на самом простом способе контролирования движения средств – суммовом. Для такого учета не нужен специальный софт, поскольку записи ведутся вручную. Информацию вносят в таблицу, созданную в Excel, или еще банальнее – в обычную тетрадь приходов/расходов.

Суть метода такова:

1. По приходу товара подсчитывается и записывается сумма по цене реализации.
2. Ежедневно от суммы отнимается выручка (таким образом, видны складские остатки).
3. Недостача рассчитывается по формуле: Расчетный остаток - Фактический остаток.

Расходы, данные о продажах, суммы выручек разносят по разным столбцам. Чтобы узнать чистую прибыль, вычисляют разницу между расходами и зафиксированной выручкой.

При всей своей простоте суммовой метод имеет серьезные недостатки:

• не дает полноценного представления о продажах, отражая только общие показатели в разрезе конкретного периода;
• предполагает отсутствие детальной товарной аналитики: определить наиболее продаваемые и прибыльные позиции невозможно;
• создает высокую вероятность ошибок калькуляции;
• не позволяет выявить кражи и прочие мошеннические манипуляции недобросовестных сотрудников.

Использовать суммовой способ допустимо на начальных этапах запуска бизнеса, когда объем продаж еще невысок. Применять его постоянно разрешено исключительно точкам уличной торговли и продавцам, которые реализуют продукцию в отдаленных населенных пунктах без доступа к интернету.

Аналитический способ

Более углубленный контроль обеспечивает аналитический способ учета. В данном случае отслеживаются не только общие финансовые показатели, а и все операции, связанные с передвижением товара: от закупки до момента реализации покупателю. Это позволяет увидеть динамику продаж, зафиксировать коэффициент эффективности по каждой товарной единице и даже сотруднику.

Аналитический способ довольно сложный в исполнении, так как обязывает контролировать множество факторов, влияющих на прибыль. Но это лучшее решение для онлайн-магазинов с крупным и средним товарооборотом.

Метод взят за основу в программах и онлайн-сервисах по автоматизированному учету. В упрощенной схеме его применяют в Excel следующим образом:

• создается файл с товарной базой, в которую построчно вручную заносят подробную информацию обо всех наименованиях – цена, вид упаковки, вес, производитель, объем поступлений, количество продаж и остатков в текущем периоде;
• отдельно записываются сведения о возвратах, браке и просроченных товарах, результаты ревизий;
• ежедневно фиксируется свежая информация о расходах, проданных позициях, выручке и прибыли;
• формируется база клиентов – в таблицу вносят контакты покупателей, суммы покупок, детали по заказам;
• для каждого месяца отводится новая страница в таблице.

Пример ведения учета в Excel-таблицах 

Опираясь на информацию из Excel-таблиц, нужно регулярно анализировать результаты деятельности и на их основании принимать необходимые управленческие решения. Но стоит учесть: проводить подобную работу вручную – очень трудоемкий и затратный по времени процесс. К тому же, при ручных подсчетах возможны частые ошибки.

Что выбрать: ручной или автоматизированный учет

На чем же лучше остановить выбор владельцу интернет-магазина? Оптимальный и самый эффективный вариант – воспользоваться автоматизированными системами учета. Тем более, что того требует от предпринимателей закон 54-ФЗ.

Особенно важно автоматизировать учет реализации товара в том случае, когда в интернет-магазине начинает значительно расти количество заказов. Ведь, чем выше товарооборот, тем сложнее контролировать процессы самостоятельно.

Современные программные продукты, разработанные для единого контроля над различными бизнес-процессами сайта, помогают детально отслеживать динамику продаж. В отличие от ручных способов подсчета такие автоматизированные системы, как «EKAM», дают доступ к статистике продаж, в которой отражаются максимально полные и точные данные.

Кроме того, в них предусмотрен целый список дополнительных функциональных решений:

• управление финансовыми расходами;
• обработка заказов;
• осуществление складского учета;
• создание подробных аналитических отчетов;
• формирование заказов поставщикам на основании статистики продаж;
• работа с ассортиментом и многое другое.

Если проект дорос до средних и крупных объемов – однозначно пора задуматься об оптимизации.

Критерии выбора автоматизированных программных решений

Систему для учета продаж нужно выбирать индивидуально, ориентируясь на актуальные задачи, особенности текущих бизнес-процессов и организационную форму интернет-магазина.

Основные критерии выбора:

1. Функционал. Набор функциональных возможностей системы – это ключевой аспект. Какие конкретно потребуются спецификации, зависит от тематики и целей бизнеса. Но функционал для управления торговлей должен быть как можно более полным. Это позволит без проблем обслуживать все стандартные бизнес-процессы. Приоритетные для интернет-магазина функции: интеграция с CMS, обработка заказов, контроль над закупками, складской учет, работа с клиентской базой, печать документов и чеков. Также стоит обратить внимание на наличие дополнительных модулей.
2. Удобство работы в системе. Качественный продукт максимально удобен в использовании и эргономичен. Разобраться в принципах его работы под силу даже начинающим пользователям. Именно такое решение стоит искать: без труднодоступного функционала и запутанного интерфейса.
3. Техническая поддержка. Техподдержка программного комплекса на старте и в процессе эксплуатации системы – обязательное условие для выбора той или иной платформы. Сотрудники сервиса должны уметь переносить данные из предыдущих систем, помогать новым клиентам осваивать программу.
4. Профессионализм компании. Выбирая поставщика программного продукта, следует заранее оценить его компетентность в сфере, статус на рынке, уровень подготовки специалистов. Персонала сервиса должно хватать для качественного оперативного обслуживания всех клиентов.
5. Обмен данными и синхронизация. На практике одну и ту же информацию часто приходится повторно вводить в разные системы. Поэтому желательно, чтобы платформа позволяла выполнять экспорт/импорт данных между ПО.
6. Защищенность. Вводимая в систему информация должна быть надежно защищена от внешних угроз. Некоторые программы поддерживают разграничение прав доступа для пользователей с целью внутренней защиты данных.
7. Финансовая часть вопроса. Часто решающим фактором становится стоимость приобретения или использования программы. Ценовой диапазон на рынке довольно широкий. Сокращенные и базовые версии стоят намного дешевле, чем профессиональные комплексные системы. Выбирать нужно, исходя из уровня финансирования и потребностей проекта.

Одним из самых сбалансированных по качеству и цене решений на рынке является система автоматизированного учета «EKAM». В числе ее преимуществ – простое подключение, интуитивно понятный интерфейс, качественная круглосуточная техподдержка, мультиплатформенность.

С помощью программы можно не только отслеживать движения товара, а и контролировать закупки, смотреть актуальные остатки, проводить инвентаризацию. Обширный функционал дает предпринимателю все необходимые инструменты для оптимизации работы. Кроме того, к системе учета можно легко подключить онлайн-кассу в соответствии с 54-ФЗ.

Основная цель коммерческого сайта – получение максимальной прибыли. Владелец интернет-магазина должен постоянно работать в этом направлении. Для увеличения объемов реализации нужен качественный контроль в динамике, который сможет обеспечить только профессиональная автоматизированная система.