Онлайн-касса для стоматологии и медицинских услуг: нюансы применения ККТ в сфере медицины

  • Управляйте запасами товаров и отслеживайте остатки в реальном времени

  • Анализируйте продажи и формируйте закупки
  • Объедините интернет-магазин с розничной точкой и делайте отгрузки с одного склада

  • Подключайте онлайн-кассу для отправки и печати чеков

Онлайн-касса – не просто обыденное требование законодательства, но и эффективный инструмент, который помогает управлять бизнесом. Помимо автоматизации оплат и обмена данными с налоговой, техника дает еще много преимуществ в сфере медицинских услуг. Это ведение клиентской базы, формирование графика посещений и кассовой документации, контроль сотрудников.

В сегодняшней статье поговорим о том, обязательно ли использовать новую ККТ стоматологиям и другим медицинским учреждениям. И если да – то какое оборудование лучше выбрать.

Нужна ли онлайн-касса в сфере медицины

Цель кассовой реформы, которая проводится еще с 2016 года – перевод на онлайн-кассы всего розничного бизнеса. Медицинские услуги не являются исключением. К ним относят стоматологию, психологию, массаж и прочие виды деятельности. Сейчас уже практически все клиники и частные врачи пользуются ККТ и успели оценить преимущества, которые предоставляет новая техника.

Условно все медучреждения можно разделить на две крупные группы:

  1. Частные.
  2. Государственные.

Частные кабинеты и клиники обязаны применять онлайн-кассу в любом случае, поскольку их работа направлена на получение прибыли и носит коммерческий характер. При оказании бесплатных услуг в государственных поликлиниках и больницах кассовые аппараты не нужны.

Но если бюджетное учреждение предоставляет населению какие-либо платные услуги, то это уже требует проведения расчетов согласно общим правилам, установленным законодательством. При выдаче платных справок на ношение оружия или получение водительских прав, проведении платных лабораторных исследований и анализов нужно пробивать чек.

Приобрести и установить кассовое оборудование в стоматологиях и других медицинских учреждениях нужно было еще до июля 2019 года. До того момента организации и ИП, оказывающие услуги, могли воспользоваться отсрочкой при условии, если ранее не применяли ККТ и выдавали клиентам БСО.

Также действовала еще одна отсрочка относительно чеков. До февраля 2021 врачи могли указывать только общую сумму услуг в фискальном документе. Сейчас нужно прописывать каждую отдельную услугу, оказанную ИП.

Пример правильной номенклатуры стоматологических услуг 

На данный момент применять кассу и выдавать чеки с полным перечнем услуг должны уже все медучреждения. В противном случае можно получить штраф:

  • для ИП – от 10 000 рублей;
  • для юрлица – от 30 000 рублей.

Кто может быть освобожден от применения ККТ

Несмотря на довольно строгие требования 54-ФЗ, в законодательстве все же предусмотрены определенные послабления для некоторых групп предпринимателей.

Не использовать контрольно-кассовое оборудование в стандартном режиме могут:

  1. Клиники и частные кабинеты, работающие в труднодоступных или отдаленных населенных пунктах. Официальный список таких местностей разрабатывается и утверждается местной властью. Его можно найти на сайтах руководств регионов или ФНС.
  2. ИП и ООО, которые предоставляют медицинские услуги на территории, не имеющей доступа к связи.

Стоит учесть, что в первом случае выдавать чек или БСО по требованию пациента все равно придется. Выписывать их можно вручную, на бланках установленного образца.

Если же в населенном пункте отсутствует связь, касса тоже понадобится. Она может работать автономно в офлайн режиме, без непрерывной передачи данных. Этот способ работы поддерживают практически все устройства, присутствующие в реестре сертифицированной техники.

Временное освобождение от ККТ распространяется на ИП без наемных сотрудников. Если врач работает сам и зарегистрирован в качестве ИП, он может не применять кассу, но только до 1 июля 2021. А так как отсрочка уже на исходе, нужно заняться установкой техники уже сейчас.

Преимущества перехода и принципы работы онлайн-кассы

Онлайн-касса работает по такому принципу:

  • после оплаты медицинской услуги формируется чек установленного образца;
  • информация передается оператору фискальных данных, который проверяет ее корректность;
  • далее сведения поступают в ФНС;
  • предприниматель выдает клиенту бумажный или электронный чек.

Современная кассовая техника дает медицинским учреждениям множество полезных возможностей:

  1. Снижается до минимума вероятность штрафов за сокрытие доходов.
  2. Отсутствует необходимость регистрировать технику в многочисленных инстанциях. Вся процедура выполняется в интернете.
  3. Возможность установки программного обеспечения для автоматизации торговли и услуг. Софт позволяет создать клиентскую базу, вести график посещений, организовывать программы лояльности, анализировать бизнес-показатели и прочее.
  4. Удаленный контроль над работой сотрудников, оказанными услугами, своевременностью их оплаты.
  5. Экономия времени за счет ликвидации ручного бухгалтерского труда.
  6. Обеспечение потребительских прав пациентов, которые получают фискальный чек. Его дубликат всегда можно распечатать на сайте ФНС.
  7. Перечень возможностей онлайн-касс значительно расширяется при использовании специализированных программ для розничного бизнеса.

Они легко настраиваются и позволяют интегрировать ККТ с бухгалтерскими базами и с другим ПО, которым пользуются медицинским учреждения.

Чтобы простимулировать врачей и стоматологов, работающих в качестве ИП, к покупке онлайн-касс, государство предоставляет им льготу. За каждую поставленную на учет кассу предприниматель получает право на 18 000 рублей налогового вычета. То есть, деньги на покупку возвращаются докторам в виде скидки на будущие налоги.

Какую кассу выбрать для стоматологии

При выборе кассового аппарата, прежде всего, следует ориентироваться на вид, масштаб и специфику деятельности. Чем больше учреждение и чем больше пациентов в нем принимают, тем продвинутее нужна онлайн-касса.

Общие требования к технике:

  • формирование чеков в электронном виде и на бумажном носителе с QR-кодом;
  • обмен данными с ОФД и ФНС в режиме реального времени;
  • поддержка работы с фискальным накопителем;
  • возможность подключения к кассовой программе.

Желательно, чтобы у оборудования был простой интерфейс, компактные габариты, встроенный эквайринг, денежный ящик.

В выдаваемых чеках должны быть указаны код и наименование услуги. Поэтому лучше выбирать кассу, которая способна уместить в строке программы максимально длинный код и наименование из вашей номенклатуры.

Информация в чеке должна соответствовать плану лечения и акту выполненных услуг, за которые берется оплата. В онлайн-кассу необходимо загружать прайс-лист, составленный строго по номенклатуре приказа Министерства здравоохранения.

Теперь разберем, кому какие виды касс подойдут, на конкретных примерах.

  1. Небольшой стоматологический кабинет. В день обслуживает порядка 10-15 клиентов. В штате – 1-3 специалиста, уборщица и администратор. В данном случае достаточно самого простого устройства. Можно купить фискальный регистратор или смарт-терминал. Следует учесть, что смарт-терминал стоит недешево, но зато работает полностью автономно. Фискальный регистратор нужно подключать к компьютеру, ноутбуку или смартфону, на который установлено лицензионное кассовое ПО.
  2. Крупный медицинский центр. Обслуживает сотни клиентов в день, что требует практически непрерывной печати чеков в большом количестве. В штате – десятки медиков разных профилей, есть собственная лаборатория, аптека. При таком большом наплыве пациентов производительности смарт-терминала может не хватить. Оптимальное решение в этой ситуации – покупка POS-системы. Комплект включает в себя устройство ввода/вывода данных, ФН, монитор (один или несколько), клавиатуру, мышь, разные девайсы – денежные ящики, устройства, определяющие фальшивые купюры.Система оснащена высокопроизводительным принтером чеков. К ней можно подключать вспомогательное торговое оборудование.
  3. Выездные медицинские услуги. Это медпомощь, которая оказывается пациентам на дому. Поскольку закон требует выдавать клиенту чек прямо в момент оплаты, медики, работающие на выездах, должны иметь кассовый аппарат с собой. Лучший вариант в данном случае – мобильная онлайн-касса с возможностью автономной работы без подключения к сети. Устройство работает от аккумулятора и подключается к мобильному интернету. Обычно эти модели мало весят и свободно помещаются в сумке или в кармане.

Виды оборудования

Виды оборудования

В качестве альтернативы покупке ККТ можно рассмотреть аренду облачной онлайн-кассы. Такую услугу предоставляет «ЕКАМ». К облачной кассе подключается соответствующее ПО, с помощью которого оформляются и отправляются на электронную почту клиента любые чеки.

Принцип работы облачной кассы

Принцип работы облачной кассы

Как зарегистрировать технику

Прежде чем начинать использовать ККТ в работе, ее нужно правильно зарегистрировать. Сделать это можно в онлайн режиме, не посещая налоговую инспекцию.

Процедура выполняется в следующем порядке:

  • регистрация своей учетной записи на официальном ресурсе ФНС;
  • выпуск усиленной электронной подписи;
  • ввод данных об ИП/организации и кассовом аппарате в разделе регистрации ККТ, который находится в личном кабинете;
  • проверка корректности внесенной информации системой;
  • подписание документов электронной подписью;
  • присвоение регистрационного номера и формирование карты регистрации для устройства.

После этого следует распечатать и сохранить отчет о регистрации. Там будут указаны дата, номер, адрес установки и прочие важные данные.

Также нужно будет выбрать ОФД и заключить с ним договор. Все они работают на стандартном тарифе, который составляет 3 000 рублей в год. Список аккредитованных операторов есть на сайте ФНС.

Заключение договора с ОФД тоже происходит в полностью удаленном режиме. Для этого необходимо создать учетную запись, указать информацию об ИП/ООО и кассе, оплатить счет.

Список аккредитованных ОФД на сайте ФНС

Зарегистрировать онлайн-кассу можно самостоятельно или с помощью специалистов. Многие компании оказывают такую услугу за отдельную плату.

К примеру, сотрудники «ЕКАМ» берут на себя:

  • выпуск КЭП;
  • подключение к ОФД;
  • регистрацию в ФНС.

Покупка кассы в виде готового решения со всеми договорами, подключениями, регистрациями и технической поддержкой может сэкономить массу времени и позволит избежать критических ошибок. Пример одного из таких упущений: если во время регистрации неверно указать номер ФН, то придется покупать новый накопитель.

От использования онлайн-касс не уйти ни клиникам, ни стоматологам, ни частным докторам. Тем, кто еще не начал применять контрольно-кассовую технику нового образца, нужно срочно заняться этим вопросом. Ведь она не только помогает соблюдать требования 54-ФЗ и избегать штрафов, но и заметно упрощает ведение бизнеса.

Соглашение о конфиденциальности

и обработке персональных данных

 

1.Общие положения

 

1.1.Настоящее соглашение о конфиденциальности и обработке персональных данных (далее – Соглашение) принято свободно и своей волей, действует в отношении всей информации, которую ООО «Инсейлс Рус» и/или его аффилированные лица, включая все лица, входящие в одну группу с ООО «Инсейлс Рус» (в том числе ООО «ЕКАМ сервис»), могут получить о Пользователе во время использования им любого из сайтов, сервисов, служб, программ для ЭВМ, продуктов или услуг ООО «Инсейлс Рус» (далее – Сервисы) и в ходе исполнения ООО «Инсейлс Рус» любых соглашений и договоров с Пользователем. Согласие Пользователя с Соглашением, выраженное им в рамках отношений с одним из перечисленных лиц, распространяется на все остальные перечисленные лица.

1.2.Использование Сервисов означает согласие Пользователя с настоящим Соглашением и указанными в нем условиями; в случае несогласия с этими условиями Пользователь должен воздержаться от использования Сервисов.

1.3.Сторонами (далее – «Стороны) настоящего Соглашения являются:

«Инсейлс» – Общество с ограниченной ответственностью «Инсейлс Рус», ОГРН 1117746506514, ИНН 7714843760, КПП  771401001, зарегистрированное по адресу: 125319, г.Москва, ул.Академика Ильюшина, д.4, корп.1, офис 11 (далее - «Инсейлс»), с одной стороны, и

«Пользователь»

либо физическое лицо, обладающее дееспособностью и признаваемое участником гражданских правоотношений в соответствии с законодательством Российской Федерации;

либо юридическое лицо, зарегистрированное в соответствии с законодательством государства, резидентом которого является такое лицо;

либо индивидуальный предприниматель, зарегистрированный в соответствии с законодательством государства, резидентом которого является такое лицо;

которое приняло условия настоящего Соглашения.

1.4.Для целей настоящего Соглашения Стороны определили, что конфиденциальная информация – это сведения любого характера (производственные, технические, экономические, организационные и другие), в том числе о результатах интеллектуальной деятельности, а также сведения о способах осуществления профессиональной деятельности (включая, но не ограничиваясь: информацию о продукции, работах и услугах; сведения о технологиях и научно-исследовательских работах; данные о технических системах и оборудовании, включая элементы программного обеспечения; деловые прогнозы и сведения о предполагаемых покупках; требования и спецификации конкретных партнеров и потенциальных партнеров; информацию, относящуюся к интеллектуальной собственности, а также планы и технологии, относящиеся ко всему перечисленному выше), сообщаемые одной стороной другой стороне в письменной и/или электронной форме, явно обозначенные Стороной как ее конфиденциальная информация.

1.5.Целью настоящего Соглашения является защита конфиденциальной информации, которой Стороны будут обмениваться в ходе переговоров, заключения договоров и исполнения обязательств, а равно любого иного взаимодействия (включая, но не ограничиваясь, консультирование, запрос и предоставление информации, и выполнение иных поручений).

 

2.Обязанности Сторон

 

2.1.Стороны соглашаются сохранять в тайне всю конфиденциальную информацию, полученную одной Стороной от другой Стороны при взаимодействии Сторон, не раскрывать, не разглашать, не обнародовать или иным способом не предоставлять такую информацию какой-либо третьей стороне без предварительного письменного разрешения другой Стороны, за исключением случаев, указанных в действующем законодательстве, когда предоставление такой информации является обязанностью Сторон.

2.2.Каждая из Сторон предпримет все необходимые меры для защиты конфиденциальной информации как минимум с применением тех же мер, которые Сторона применяет для защиты собственной конфиденциальной информации. Доступ к конфиденциальной информации предоставляется только тем сотрудникам каждой из Сторон, которым он обоснованно необходим для выполнения служебных обязанностей по исполнению настоящего Соглашения.

2.3.Обязательство по сохранению в тайне конфиденциальной информации действительно в пределах срока действия настоящего Соглашения, лицензионного договора на программы для ЭВМ от 01.12.2016г., договора присоединения к лицензионному договору на программы для ЭВМ, агентских и иных договоров и в течение пяти лет после прекращения их действия, если Сторонами отдельно не будет оговорено иное.

2.4.Не будут считаться нарушением настоящего Соглашения следующие случаи:

(а)если предоставленная информация стала общедоступной без нарушения обязательств одной из Сторон; 

(б)если предоставленная информация стала известна Стороне в результате ее собственных исследований, систематических наблюдений или иной деятельности, осуществленной без использования конфиденциальной информации, полученной от другой Стороны;

(в)если предоставленная информация правомерно получена от третьей стороны без обязательства о сохранении ее в тайне до ее предоставления одной из Сторон; 

(г)если информация предоставлена по письменному запросу органа государственной власти, иного государственного органа,  или органа местного самоуправления в целях выполнения их функций и ее раскрытие этим органам обязательно для Стороны. При этом Сторона должна незамедлительно известить другую Сторону о поступившем запросе;

(д)если информация предоставлена третьему лицу с согласия той Стороны, информация о которой передается.

2.5.Инсейлс не проверяет достоверность информации, предоставляемой Пользователем, и не имеет возможности оценивать его дееспособность.

2.6.Информация, которую Пользователь предоставляет Инсейлс при регистрации в Сервисах, не является персональными данными, как они определены в Федеральном законе РФ №152-ФЗ от 27.07.2006г. «О персональных данных».

2.7.Инсейлс имеет право вносить изменения в настоящее Соглашение. При внесении изменений в актуальной редакции указывается дата последнего обновления. Новая редакция Соглашения вступает в силу с момента ее размещения, если иное не предусмотрено новой редакцией Соглашения.

2.8.Принимая данное Соглашение Пользователь осознает и соглашается с тем, что Инсейлс может отправлять Пользователю персонализированные сообщения и информацию (включая, но не ограничиваясь) для повышения качества Сервисов, для разработки новых продуктов, для создания и отправки Пользователю персональных предложений, для информирования Пользователя об изменениях в Тарифных планах и обновлениях, для направления Пользователю маркетинговых материалов по тематике Сервисов, для защиты Сервисов и Пользователей и в других целях.

Пользователь имеет право отказаться от получения вышеуказанной информации, сообщив об этом письменно на адрес электронной почты Инсейлс - contact@ekam.ru.

2.9.Принимая данное Соглашение, Пользователь осознает и соглашается с тем, что Сервисами Инсейлс для обеспечения работоспособности Сервисов в целом или их отдельных функций в частности могут использоваться файлы cookie, счетчики, иные технологии и Пользователь не имеет претензий к Инсейлс в связи с этим.

2.10.Пользователь осознает, что оборудование и программное обеспечение, используемые им для посещения сайтов в сети интернет могут обладать функцией запрещения операций с файлами cookie (для любых сайтов или для определенных сайтов), а также удаления ранее полученных файлов cookie.

Инсейлс вправе установить, что предоставление определенного Сервиса возможно лишь при условии, что прием и получение файлов cookie разрешены Пользователем.

2.11.Пользователь самостоятельно несет ответственность за безопасность выбранных им средств для доступа к учетной записи, а также самостоятельно обеспечивает их конфиденциальность. Пользователь самостоятельно несет ответственность за все действия (а также их последствия) в рамках или с использованием Сервисов под учетной записью Пользователя, включая случаи добровольной передачи Пользователем данных для доступа к учетной записи Пользователя третьим лицам на любых условиях (в том числе по договорам или соглашениям). При этом все действия в рамках или с использованием Сервисов под учетной записью Пользователя считаются произведенными самим Пользователем, за исключением случаев, когда Пользователь уведомил Инсейлс о несанкционированном доступе к Сервисам с использованием учетной записи Пользователя и/или о любом нарушении (подозрениях о нарушении) конфиденциальности своих средств доступа к учетной записи.

2.12.Пользователь обязан немедленно уведомить Инсейлс о любом случае несанкционированного (не разрешенного Пользователем) доступа к Сервисам с использованием учетной записи Пользователя и/или о любом нарушении (подозрениях о нарушении) конфиденциальности своих средств доступа к учетной записи. В целях безопасности, Пользователь обязан самостоятельно осуществлять безопасное завершение работы под своей учетной записью по окончании каждой сессии работы с Сервисами. Инсейлс не отвечает за возможную потерю или порчу данных, а также другие последствия любого характера, которые могут произойти из-за нарушения Пользователем положений этой части Соглашения.

 

3.Ответственность Сторон

 

3.1.Сторона, нарушившая предусмотренные Соглашением обязательства в отношении охраны конфиденциальной информации, переданной по Соглашению, обязана возместить по требованию пострадавшей Стороны реальный ущерб, причиненный таким нарушением условий Соглашения в соответствии с действующим законодательством Российской Федерации.

3.2.Возмещение ущерба не прекращают обязанности нарушившей Стороны по надлежащему исполнению обязательств по Соглашению.

 

4.Иные положения

 

4.1.Все уведомления, запросы, требования и иная корреспонденция в рамках настоящего Соглашения, в том числе включающие конфиденциальную информацию, должны оформляться в письменной форме и вручаться лично или через курьера, или направляться по электронной почте адресам, указанным в лицензионном договоре на программы для ЭВМ от 01.12.2016г., договоре присоединения к лицензионному договору на программы для ЭВМ и в настоящем Соглашении или другим адресам, которые могут быть в дальнейшем письменно указаны Стороной.

4.2.Если одно или несколько положений (условий) настоящего Соглашения являются либо становятся недействительными, то это не может служить причиной для прекращения действия других положений (условий).

4.3.К настоящему Соглашению и отношениям между Пользователем и Инсейлс, возникающим в связи с применением Соглашения, подлежит применению право Российской Федерации.

4.3.Все предложения или вопросы по поводу настоящего Соглашения Пользователь вправе направлять в Службу поддержки пользователей Инсейлс www.ekam.ru либо по почтовому адресу: 107078, г. Москва, ул. Новорязанская, 18, стр.11-12 БЦ «Stendhal» ООО «Инсейлс Рус».

 

Дата публикации: 01.12.2016г.

 

Полное наименование на русском языке:

Общество с ограниченной ответственностью «Инсейлс Рус»

 

Сокращенное наименование на русском языке:

ООО «Инсейлс Рус»

 

Наименование на английском языке:

InSales Rus Limited Liability Company (InSales Rus LLC)

 

Юридический адрес:

125319, г. Москва, ул. Академика Ильюшина, д. 4, корп.1, офис 11

 

Почтовый адрес:

107078, г. Москва, ул. Новорязанская, 18, стр.11-12, БЦ «Stendhal»

ИНН: 7714843760 КПП: 771401001

 

Банковские реквизиты:

Р/с 40702810600001004854

 

В ИНГ БАНК (ЕВРАЗИЯ) АО, г.Москва,
к/с 30101810500000000222, БИК 044525222

Электронная почта: contact@ekam.ru

Контактный телефон: +7(495)133-20-43

Заказ в один клик
Я принимаю условия передачи информации