← Блог о торговле и предпринимательстве

Складской учет: основы организации складского учета в магазине

Часто предприниматели не осознают объем дополнительной прибыли, которую может дать автоматизированный складской учет. Уценка залежавшегося товара, недостачи, многочасовые инвентаризации, ссоры в коллективе – весь этот негатив характерен для сугубо бумажного способа организации работы. Если же использовать специальные программы и соблюдать правила складского учета, то можно сделать рабочие процессы намного проще и позитивнее.

Необходимость учета на складе магазина

Деньги любят счет, а товары – учет. Контроль материальных ценностей является основой прибыльного торгового бизнеса. Какими бы честными не были сотрудники, бесконтрольность порождает соблазн украсть или пренебречь обязанностями по проверке срока годности товара. Кроме того, знание остатков позволяет правильно оценить необходимость в сроках и ассортименте поставок очередной партии.

Бумажный складской учет постепенно отходит в прошлое

Бумажный складской учет постепенно отходит в прошлое

Учет складских операций позволяет контролировать в магазине следующие основные показатели:

  1. Количество и номенклатуру остатков на складе и в торговом зале.
  2. Объем продаж.
  3. Сроки хранения продукции.
  4. Сроки расчетов с поставщиками.
  5. Оборачиваемость товаров по группам.

Кроме того, учет защищает от воровства, затаривания и порчи товара вследствие окончания срока годности. Минимальные затраты на автоматизацию склада окупаются в самой ближайшей перспективе.

Способы учета товаров

Трудно выработать единый способ учета товаров на складе магазина, потому что многое зависит от объема номенклатуры и ассортимента. Чем больше продукции, тем тяжелее использовать старую бумажную систему.

Номенклатурный способ учет продукции на складе магазина

Номенклатурный способ учет продукции на складе магазина

В магазине можно применять несколько способов учета товаров:

  1. Номенклатурный. Этот одноуровневый учет, при котором не производится разделение на группы. На каждую позицию товара заводится отдельная карточка. Этот способ актуален только при минимальном ассортименте.
  2. Сортовой. Вся товарная номенклатура объединяется в группы, подгруппы, в которых и учитываются отдельные позиции продукции. Учет многоуровневых систем осложняется различными единицами их измерения.
  3. Партийный. Может использоваться как основной, так и дополнительный способ. Удобен для оптимизации расчетов с поставщиками, особенно при важности контроля качества товара в каждой поставке.
  4. Партийно-сортовой. При этом способе поступающая продукция учитывается попартийно, а затем каждую поставку разбивают сортовым методом.

Каждый способ учета товаров на складе магазина требует определенного документального оформления. Для сортового и номенклатурного метода будет достаточно учетных карточек, а для партийного придется заводить дополнительно ведомость складского учета. Выбор конкретного способа осуществляется, исходя из специфики ассортимента магазина и особенностей работы с поставщиками.

Основные складские операции в магазине

Учет складских запасов актуален даже при отсутствии специальных помещений для хранения товара. Ведь в этом деле важен не только процесс перемещения продукции, но и передача материальной ответственности за ценности между людьми. Поэтому при организации магазинного склада необходимо четко документировать все действия.

Для складских операций желательно иметь портативную погрузочную технику

Для складских операций желательно иметь портативную погрузочную технику

К основным складским процессам относят:

  • оприходование товара от поставщиков, его пересчет;
  • проверка товаросопроводительной документации;
  • ввод информации о поступившем товаре в бумажные или электронные учетные формы;
  • выдача товара со склада в торговый зал или напрямую покупателям по расходным документам;
  • ввод информации об отгруженном товаре в учетные формы;
  • проведение инвентаризации;
  • информирование бухгалтерии о незапланированных изменениях закупочных цен;
  • списание товаров на собственные нужды, вследствие порчи или недостач;
  • корректировка параметров товара в учетных карточках.

Лучшим инструментом документирования операций являются программы для организации складского учета. Они позволяют автоматизировать работу магазина, объединив в единую систему бухгалтерскую базу, онлайн-кассы и происходящие на складе процессы.

Документооборот на складе

Разобраться в учетных бумагах склада просто, потому что их немного и большинство имеет утвержденные государством формы. Так как операции по перемещению товаров являются внутрихозяйственными, то предприниматели вправе изменять разработанные документы складского учета под специфику своей деятельности. Главное, чтобы они соответствовали нормами закона 402-ФЗ «О бухгалтерском учете».

Перечень складских документов, используемых при приеме товара

Перечень складских документов, используемых при приеме товара

В приведенных таблицах расписаны все документы, достаточные для ведения складских процессов в магазине. Они могут быть написаны от руки или сформированы с помощью WMS систем управления складом. Как вести складской учет – дело каждого предприниматели, но желательно использовать для этого современные средства автоматизации. Сторонние сервисы позволяют также хранить сведения в «облаке», обеспечивая их максимальную защищенность.

Перечень складских документов, используемых при хранении, перемещении и отпуске товара

Перечень складских документов, используемых при хранении, перемещении и отпуске товара

Информационные системы управления складом будут актуальны даже для небольших магазинов, потому что они позволяют сэкономить время собственника за счет ускорения рабочих процессов и возможности их удаленного контроля. Кроме того, электронные первичные документы можно защитить от редактирования с помощью распределения прав доступа между сотрудниками.

Алгоритм правильного складского учета в магазине

Вне зависимости от степени автоматизации магазина, последовательность действий при прохождении товара от поставщика к покупателю остается примерно одинаковая.

Стеллажи – важный фактор при организации складского учета

Стеллажи – важный фактор при организации складского учета

Её можно представить следующим образом:

  1. Поставщик в лице экспедитора привозит товар с накладными, сертификатами и другими товаросопроводительными документами.
  2. Приводится проверка ТСД и сверка указанных в них сведений с фактическим наличием продукции. При соответствии делается отметка в накладной.
  3. Товарные и налоговые накладные, счета вносятся в специальный журнал регистрации. При наличии программы для автоматизации склада все данные с документов вносятся в электронную базу.
  4. Товары поступают на склад, оформляется приходная накладная. При необходимости, на продукцию формируется индивидуальный штрихкод, который распечатывается и наклеивается на неё.
  5. При перемещении товара со склада оформляется внутренняя накладная ТОРГ-12.
  6. Продажа товара через онлайн-кассу с выдачей фискального чека.
  7. Формирование в конце дня приходного кассового ордера на всю принятую продукцию.
  8. При передаче смены распечатывается инвентаризационная ведомость и проводится ревизия согласно правилам складского учета.

Движение товаров на складе магазина значительно отличается от такового на производстве. На торговой точке оно производится почти всегда в одном направлении – от поставщика через кладовщика к продавцу. В итоге продукция реализуется через онлайн-кассы покупателю. Хотя даже в небольшом магазине изредка требуется проводить и некоторые другие складские операции.

Актуальна ли автоматизация склада в магазине?

Бумажный учет товаров по накладным ведут многие маленькие магазинчики. Однако с введением онлайн-касс появилась реальная возможность наладить более удобный автоматизированный учет.

Автоматизация складского учета без компьютерной грамотности сотрудников невозможна

Автоматизация складского учета без компьютерной грамотности сотрудников невозможна

Недостатками старого бумажного метода являются:

  1. Сложность постоянного контроля сотрудников и их действий на складе.
  2. Потери времени на исправление ошибок, возникающих при составлении складских документов вручную.
  3. Несогласованность действий персонала вследствие отсутствия единой информационной базы.
  4. Махинации продавцов с товаром, если они одновременно являются приемщиками.
  5. Затраты на оплату работы сотрудников, вынужденных медленно заполнять документы вручную.
  6. Отсутствие точных сведений об остатках и сроках хранения продукции из разных партий.
  7. Сложность резервирования товаров под клиентов при наличии нескольких продавцов.
  8. Сложность отслеживания движения товара по цепочке поставщик-склад-магазин-покупатель.
  9. Потребность в частых инвентаризациях склада.

Чтобы избавиться от перечисленных недостатков в работе магазина и автоматизировать складской учет, документооборот склада следует перевести в электронный вид. Поставщики, конечно, продолжат привозить бумажные накладные, однако остальные операции можно будет проводить с помощью компьютерной техники и программ.

Удаленный доступ к складским операциям дает руководителю множество преимуществ

Удаленный доступ к складским операциям дает руководителю множество преимуществ

Основными плюсами автоматизации складского учета являются:

  • быстрое заполнение складских и бухгалтерских документов с использованием шаблонов и справочников;
  • выгрузка и печать документов в удобных настраиваемых форматах;
  • встроенная система рассылки документов контрагентам;
  • интеграция систем автоматизации склада с бухгалтерскими программами;
  • всегда актуальные формы документов при регулярном обновлении ПО;
  • удаленный доступ ко всей товаро-учетной системе через интернет;
  • возможность оперативно анализировать остатки, составлять четкие планы закупок;
  • получение статистики об обороте каждой группы или номенклатуры товара;
  • распределение товара по зонам хранения;
  • контроль над сроками хранения товара в каждой партии;
  • управление резервированием;
  • легкость инвентаризации;
  • сокращение количества ошибок в документах, их оперативное устранение;
  • автоматическая печать ценников;
  • учет товаров в различных единицах измерения одновременно;
  • увеличение эффективной площади склада.

Выше перечислены лишь преимущества базовой автоматизации склада в магазине. Но даже они способны значительно сократить издержки и повысить рентабельность торговой деятельности. Поэтому автоматизированный складской учет материалов и товаров в настоящее время актуален, как никогда ранее.

Собственники магазинов должны понимать, что упорядочивание процессов на складе необходимо, прежде всего, им самим. Автоматизация снижает системные риски, упрощает администрирование и помогает без проблем увеличивать как количество магазинов, так и их масштаб.

У нас есть готовое решение и оборудование для онлайн-кассы

Испытайте все возможности платформы ЕКАМ бесплатно

Получить бесплатный доступ к ЕКАМ

Онлайн-касса и автоматизация торговой точки

Электронная почта*

Читайте также

Соглашение о конфиденциальности

и обработке персональных данных

 

1.Общие положения

 

1.1.Настоящее соглашение о конфиденциальности и обработке персональных данных (далее – Соглашение) принято свободно и своей волей, действует в отношении всей информации, которую ООО «Инсейлс Рус» и/или его аффилированные лица, включая все лица, входящие в одну группу с ООО «Инсейлс Рус» (в том числе ООО «ЕКАМ сервис»), могут получить о Пользователе во время использования им любого из сайтов, сервисов, служб, программ для ЭВМ, продуктов или услуг ООО «Инсейлс Рус» (далее – Сервисы) и в ходе исполнения ООО «Инсейлс Рус» любых соглашений и договоров с Пользователем. Согласие Пользователя с Соглашением, выраженное им в рамках отношений с одним из перечисленных лиц, распространяется на все остальные перечисленные лица.

1.2.Использование Сервисов означает согласие Пользователя с настоящим Соглашением и указанными в нем условиями; в случае несогласия с этими условиями Пользователь должен воздержаться от использования Сервисов.

1.3.Сторонами (далее – «Стороны) настоящего Соглашения являются:

«Инсейлс» – Общество с ограниченной ответственностью «Инсейлс Рус», ОГРН 1117746506514, ИНН 7714843760, КПП  771401001, зарегистрированное по адресу: 125319, г.Москва, ул.Академика Ильюшина, д.4, корп.1, офис 11 (далее - «Инсейлс»), с одной стороны, и

«Пользователь»

либо физическое лицо, обладающее дееспособностью и признаваемое участником гражданских правоотношений в соответствии с законодательством Российской Федерации;

либо юридическое лицо, зарегистрированное в соответствии с законодательством государства, резидентом которого является такое лицо;

либо индивидуальный предприниматель, зарегистрированный в соответствии с законодательством государства, резидентом которого является такое лицо;

которое приняло условия настоящего Соглашения.

1.4.Для целей настоящего Соглашения Стороны определили, что конфиденциальная информация – это сведения любого характера (производственные, технические, экономические, организационные и другие), в том числе о результатах интеллектуальной деятельности, а также сведения о способах осуществления профессиональной деятельности (включая, но не ограничиваясь: информацию о продукции, работах и услугах; сведения о технологиях и научно-исследовательских работах; данные о технических системах и оборудовании, включая элементы программного обеспечения; деловые прогнозы и сведения о предполагаемых покупках; требования и спецификации конкретных партнеров и потенциальных партнеров; информацию, относящуюся к интеллектуальной собственности, а также планы и технологии, относящиеся ко всему перечисленному выше), сообщаемые одной стороной другой стороне в письменной и/или электронной форме, явно обозначенные Стороной как ее конфиденциальная информация.

1.5.Целью настоящего Соглашения является защита конфиденциальной информации, которой Стороны будут обмениваться в ходе переговоров, заключения договоров и исполнения обязательств, а равно любого иного взаимодействия (включая, но не ограничиваясь, консультирование, запрос и предоставление информации, и выполнение иных поручений).

 

2.Обязанности Сторон

 

2.1.Стороны соглашаются сохранять в тайне всю конфиденциальную информацию, полученную одной Стороной от другой Стороны при взаимодействии Сторон, не раскрывать, не разглашать, не обнародовать или иным способом не предоставлять такую информацию какой-либо третьей стороне без предварительного письменного разрешения другой Стороны, за исключением случаев, указанных в действующем законодательстве, когда предоставление такой информации является обязанностью Сторон.

2.2.Каждая из Сторон предпримет все необходимые меры для защиты конфиденциальной информации как минимум с применением тех же мер, которые Сторона применяет для защиты собственной конфиденциальной информации. Доступ к конфиденциальной информации предоставляется только тем сотрудникам каждой из Сторон, которым он обоснованно необходим для выполнения служебных обязанностей по исполнению настоящего Соглашения.

2.3.Обязательство по сохранению в тайне конфиденциальной информации действительно в пределах срока действия настоящего Соглашения, лицензионного договора на программы для ЭВМ от 01.12.2016г., договора присоединения к лицензионному договору на программы для ЭВМ, агентских и иных договоров и в течение пяти лет после прекращения их действия, если Сторонами отдельно не будет оговорено иное.

2.4.Не будут считаться нарушением настоящего Соглашения следующие случаи:

(а)если предоставленная информация стала общедоступной без нарушения обязательств одной из Сторон; 

(б)если предоставленная информация стала известна Стороне в результате ее собственных исследований, систематических наблюдений или иной деятельности, осуществленной без использования конфиденциальной информации, полученной от другой Стороны;

(в)если предоставленная информация правомерно получена от третьей стороны без обязательства о сохранении ее в тайне до ее предоставления одной из Сторон; 

(г)если информация предоставлена по письменному запросу органа государственной власти, иного государственного органа,  или органа местного самоуправления в целях выполнения их функций и ее раскрытие этим органам обязательно для Стороны. При этом Сторона должна незамедлительно известить другую Сторону о поступившем запросе;

(д)если информация предоставлена третьему лицу с согласия той Стороны, информация о которой передается.

2.5.Инсейлс не проверяет достоверность информации, предоставляемой Пользователем, и не имеет возможности оценивать его дееспособность.

2.6.Информация, которую Пользователь предоставляет Инсейлс при регистрации в Сервисах, не является персональными данными, как они определены в Федеральном законе РФ №152-ФЗ от 27.07.2006г. «О персональных данных».

2.7.Инсейлс имеет право вносить изменения в настоящее Соглашение. При внесении изменений в актуальной редакции указывается дата последнего обновления. Новая редакция Соглашения вступает в силу с момента ее размещения, если иное не предусмотрено новой редакцией Соглашения.

2.8.Принимая данное Соглашение Пользователь осознает и соглашается с тем, что Инсейлс может отправлять Пользователю персонализированные сообщения и информацию (включая, но не ограничиваясь) для повышения качества Сервисов, для разработки новых продуктов, для создания и отправки Пользователю персональных предложений, для информирования Пользователя об изменениях в Тарифных планах и обновлениях, для направления Пользователю маркетинговых материалов по тематике Сервисов, для защиты Сервисов и Пользователей и в других целях.

Пользователь имеет право отказаться от получения вышеуказанной информации, сообщив об этом письменно на адрес электронной почты Инсейлс - contact@ekam.ru.

2.9.Принимая данное Соглашение, Пользователь осознает и соглашается с тем, что Сервисами Инсейлс для обеспечения работоспособности Сервисов в целом или их отдельных функций в частности могут использоваться файлы cookie, счетчики, иные технологии и Пользователь не имеет претензий к Инсейлс в связи с этим.

2.10.Пользователь осознает, что оборудование и программное обеспечение, используемые им для посещения сайтов в сети интернет могут обладать функцией запрещения операций с файлами cookie (для любых сайтов или для определенных сайтов), а также удаления ранее полученных файлов cookie.

Инсейлс вправе установить, что предоставление определенного Сервиса возможно лишь при условии, что прием и получение файлов cookie разрешены Пользователем.

2.11.Пользователь самостоятельно несет ответственность за безопасность выбранных им средств для доступа к учетной записи, а также самостоятельно обеспечивает их конфиденциальность. Пользователь самостоятельно несет ответственность за все действия (а также их последствия) в рамках или с использованием Сервисов под учетной записью Пользователя, включая случаи добровольной передачи Пользователем данных для доступа к учетной записи Пользователя третьим лицам на любых условиях (в том числе по договорам или соглашениям). При этом все действия в рамках или с использованием Сервисов под учетной записью Пользователя считаются произведенными самим Пользователем, за исключением случаев, когда Пользователь уведомил Инсейлс о несанкционированном доступе к Сервисам с использованием учетной записи Пользователя и/или о любом нарушении (подозрениях о нарушении) конфиденциальности своих средств доступа к учетной записи.

2.12.Пользователь обязан немедленно уведомить Инсейлс о любом случае несанкционированного (не разрешенного Пользователем) доступа к Сервисам с использованием учетной записи Пользователя и/или о любом нарушении (подозрениях о нарушении) конфиденциальности своих средств доступа к учетной записи. В целях безопасности, Пользователь обязан самостоятельно осуществлять безопасное завершение работы под своей учетной записью по окончании каждой сессии работы с Сервисами. Инсейлс не отвечает за возможную потерю или порчу данных, а также другие последствия любого характера, которые могут произойти из-за нарушения Пользователем положений этой части Соглашения.

 

3.Ответственность Сторон

 

3.1.Сторона, нарушившая предусмотренные Соглашением обязательства в отношении охраны конфиденциальной информации, переданной по Соглашению, обязана возместить по требованию пострадавшей Стороны реальный ущерб, причиненный таким нарушением условий Соглашения в соответствии с действующим законодательством Российской Федерации.

3.2.Возмещение ущерба не прекращают обязанности нарушившей Стороны по надлежащему исполнению обязательств по Соглашению.

 

4.Иные положения

 

4.1.Все уведомления, запросы, требования и иная корреспонденция в рамках настоящего Соглашения, в том числе включающие конфиденциальную информацию, должны оформляться в письменной форме и вручаться лично или через курьера, или направляться по электронной почте адресам, указанным в лицензионном договоре на программы для ЭВМ от 01.12.2016г., договоре присоединения к лицензионному договору на программы для ЭВМ и в настоящем Соглашении или другим адресам, которые могут быть в дальнейшем письменно указаны Стороной.

4.2.Если одно или несколько положений (условий) настоящего Соглашения являются либо становятся недействительными, то это не может служить причиной для прекращения действия других положений (условий).

4.3.К настоящему Соглашению и отношениям между Пользователем и Инсейлс, возникающим в связи с применением Соглашения, подлежит применению право Российской Федерации.

4.3.Все предложения или вопросы по поводу настоящего Соглашения Пользователь вправе направлять в Службу поддержки пользователей Инсейлс www.ekam.ru либо по почтовому адресу: 107078, г. Москва, ул. Новорязанская, 18, стр.11-12 БЦ «Stendhal» ООО «Инсейлс Рус».

 

Дата публикации: 01.12.2016г.

 

Полное наименование на русском языке:

Общество с ограниченной ответственностью «Инсейлс Рус»

 

Сокращенное наименование на русском языке:

ООО «Инсейлс Рус»

 

Наименование на английском языке:

InSales Rus Limited Liability Company (InSales Rus LLC)

 

Юридический адрес:

125319, г. Москва, ул. Академика Ильюшина, д. 4, корп.1, офис 11

 

Почтовый адрес:

107078, г. Москва, ул. Новорязанская, 18, стр.11-12, БЦ «Stendhal»

ИНН: 7714843760 КПП: 771401001

 

Банковские реквизиты:

Р/с 40702810600001004854

 

В ИНГ БАНК (ЕВРАЗИЯ) АО, г.Москва,
к/с 30101810500000000222, БИК 044525222

Электронная почта: contact@ekam.ru

Контактный телефон: +7(495)133-20-43

Заказ в один клик
Я принимаю условия передачи информации