Пренебрежение современными методами контроля и учета товарно-материальных запасов способно привести розничный бизнес к большим проблемам. Ведь даже подробные блокнотные записи не гарантируют точности, а лишь отнимают время.
Недостаточно организованный учет приводит к росту остатков неходового товара, необходимости регулярного ручного пересчета, отсутствию оперативной информации о товарных запасах и реальной прибыли. В результате закупки ведутся без конкретной цели, а оценить чистый ежемесячный доход можно только косвенно по росту товарооборота.
Описанные проблемы, с которыми сталкивают многие работающие по старинке предприниматели, имеют конкретные пути решения. В сегодняшней статье будут рассмотрены методы анализа и учета, способные предоставить руководителю розничного магазина конкретные инструменты по управлению товарными запасами. Ведь простота и оперативность контроля над ассортиментом являются неотъемлемой частью развития современного бизнеса.
Методы анализа и учета товарных запасов
Если говорить о малом и среднем розничном бизнесе, то учет товарно-материальных запасов здесь осуществляется путем фактического пересчета и за счет записи сведений о производимых операциях в учетных регистрах.
Автоматизация инвентаризации возможна только с использованием программ складского учета
Эти действия формируют основу трех традиционных методов анализа и учета ТМЦ:
- Инвентаризация. Предполагает полный пересчет всех имеющихся на складе и в магазине товаров. Этот способ получения сведений об остатках является наиболее точным, но трудоемкость процесса заставляет проводить его только в определённых случаях.
- Оперативный учет. Не предполагает тотального пересчета товаров. Материально ответственные лица могут проверять только количество упаковок, рулонов, ящиков и т.п.
- Балансовый метод. Основан исключительно на анализе и учете документов о приеме, перемещении и реализации товаров. Этот метод наименее точный и должен периодически проверяться инвентаризацией.
Отражать результаты инвентаризации, приемки товаров и их реализации лучше всего в программе складского учета ЕКАМ. Это приложение позволяет автоматически учитывать произведенные по онлайн-кассе продажи и быстро производить фактический пересчет продукции. В результате предприниматель освобождается от значительного объема рутинной работы.
Перечисленные методы анализа и учета товарных запасов являются основной для расчета показателей оборачиваемости товаров, о которых пойдет речь в следующем разделе.
Какие показатели товарных запасов важны для розничной торговли
При использовании в розничной торговле программ складского учета образуется большой массив данных о продажах. Чтобы рационально использовать свое время для его анализа, нужно понимать, какие показатели наиболее важны для розницы. Ведь целью изучения продаж является не просто их созерцание, а выработка последующего алгоритма действий для оптимизации ассортимента и роста прибыли.
Использование диаграмм значительно облегчает анализ бизнес-показателей
Итак, особое внимание при анализе и учете товарных запасов предприниматели должны обращать не следующие показатели:
- Уровень товарных запасов в днях товарооборота. Показывает, на сколько дней работы магазина хватит имеющейся продукции при средней выручке.
- Значение товарооборачиваемости. Позволяет определить сразу два показателя: скорость оборачиваемости товаров в днях и время, необходимое на полное обновление продукции.
- Скорость товарного обращения по группам ассортимента. Показывает время в днях, за которое полностью оборачивается усредненный запас определенной категории товара.
- Изменение структуры товарооборота. Показатель позволяет вовремя выявить причины изменений объема товарных запасов, связанные со структурой продаж, ритмичностью поставок, особенностями ассортимента и т.п.
- Доля запасов товарных групп в общем объеме товарных запасов.
Формулы расчета показателей товарных запасов
Анализировать показатели товарных запасов важно не только в целом, но и по категориям продукции. Это позволит скорректировать ассортимент в сторону товаров, наиболее востребованных покупателями. Главной целью анализа и учета товарно-материальных запасов является высокая скорость товарооборота. Чем она выше при неизменной марже, тем больше денег заработает предприниматель.
Чтобы не производить расчеты вручную, лучше пользоваться для анализа программой складского учета. Ведь она формирует уже готовые отчеты, позволяя экономить предпринимателю уйму рабочего времени.
Этапы планирования товарных запасов
Целью планирования товарных запасов является рост прибыли магазина за счет двух действий: обеспечения постоянного наличия в магазине ходовой продукции и расширения ассортимента востребованных товаров. Проблема в том, что рост остатков снижает возможности по расширению номенклатуры. В результате предприниматели должны искать золотую середину между этими двумя процессами.
Нормы товарных запасов нужно периодически пересматривать, учитывая меняющийся спрос
Оптимизировать объемы товарных запасов можно за счет грамотного процесса планирования, который можно разделить на два этапа:
- Расчет норм запаса в разрезе товарных групп и отдельных товаров. В результате должны быть определены границы страхового, максимального и рабочего запаса для каждой категории.
- Корректировка рассчитанных норм с учетом сезонного фактора и изменений общего объема оборотки.
Для контроля товарных остатков рекомендуется использовать программу складского учета ЕКАМ. Ведь она помогает в создании заявки поставщику за счет встроенной интеллектуальной системы формирования заказов. Программа складского учета отображает имеющиеся на складе и магазине запасы, позволяя заказывать именно тот объем товаров, который необходим.
Выгоды автоматизации для учета и анализа товарных запасов
Многие предприниматели привыкли осуществлять учет товарных запасов на складе и в магазине ручным способом. Но блокнот и Excel в последние годы становятся архаизмами, которые не позволяют оперативно и точно контролировать остатки продукции. К тому же ручные методы учета отнимают у предпринимателя значительное количество времени.
Программа ЕКАМ позволяет подключать к смартфону кассовое оборудование
С введением онлайн-касс, у представителей малого бизнеса появилась отличная возможность автоматизировать торговлю, освободив себя от бремени постоянного выведения остатков. Использование совместно с кассовой техникой программ складского учета предоставило предпринимателям эффективные инструменты для анализа продаж и контроля продукции.
Лидером в сфере автоматизации российского розничного бизнеса является компания ЕКАМ. Бесплатно попробовать её программу складского учета может любой предприниматель в течение двух недель. Зарегистрируйтесь на ЕКАМ и воспользуйтесь отличной возможностью протестировать преимущества автоматизированной торговли.
Программа складского учета дает предпринимателям следующие выгоды в части организации товарных запасов:
- Экономия времен на ручной инвентаризации. Проводить пересчет можно без распечатывания бумажных «простыней», занося сведения напрямую в программу складского учета на планшете.
- Актуальные остатки товарных запасов всегда под рукой.
- Контроль сроков годности продовольственных товаров.
- Разносторонний набор аналитических инструментов позволяет оперативно и точно контролировать товарные запасы.
- Простота осуществления учетных операций позволяет обучать новых сотрудников за считанные часы.
- Импорт данных о поставке с электронных накладных делает приемку товаров быстрой.
- Имеется постоянный доступ к данным о товарных запасах, потому что все сведения находятся в «облаке». Контролировать бизнес можно удаленно.
- Экспорт сведений о движении товаров в бухгалтерские программы.
- Возможность вести учет самостоятельно, без затрат на бухгалтера.
- Исключается затоваривание неходовой продукцией за счет наличия специальной интеллектуальной системы для заказов.
- Оптимизация ассортимента при помощи программы складского учета позволяет сделать его более соответствующим ожиданиям покупателей. Это увеличивает поток клиентов, средний чек и прибыль.
- Сокращение времени на поиск неточностей учета и их исправление, минимизация воровства персонала.
- Четкий учет товарных остатков в общепите за счет использования технико-технологических карт.
- Печать первичных складских документов из программы.
Таким образом, программа складского учета дает возможность предпринимателям развивать бизнес в более прибыльном направлении. Главное разобраться в её функциях и активно их применять на практике.
Предприниматели, пренебрегающие вопросами автоматизации торговли, рискуют проиграть конкурентную борьбу. Особенно важным использование современных способов учета товарно-материальных запасов является для развивающегося розничного бизнеса. Если руководители магазинов хотят быть впереди конкурентов, они должны активно внедрять новые технологии и использовать предоставляемые ими преимущества.