Форма М-17 - Карточка складского учета: как вести и заполнять

Хозяйственные операции на складе генерируют множество бухгалтерских документов. Одним из них является карточка складского учета материалов утвержденной формы М-17. Хотя её структура для коммерческих организаций является необязательной, она продолжает пользоваться популярностью в большинстве компаний.

Суть и назначение карточки М-17

Стандартный бланк карточки складского учета материалов был утвержден в виде межотраслевого стандарта Постановлением Госкомстата №71а от 30.10.1997г. Его применение субъектами хозяйствования было обязательным до 2013 года.

Унифицированный бланк карточки складского учета материалов М-17

Впоследствии предпринимателям дали возможность разрабатывать унифицированные формы для бухгалтерии самостоятельно. Но не желая изобретать велосипед, бухгалтера, в большинстве своем, продолжили использовать в работе именно этот бланк карточки складского учета.

М-17 заводится на каждую номенклатурную позицию и используется для отображения движения товара по складу. В ней указываются подробные характеристики продукции, а также документы, служащие основанием для проведения складских операций.

В приказе Минфина №119н от 28.12.2001г. четко очерчен перечень активов, которые можно отнести к материалам:

вспомогательные материалы;
сырье;
основные материалы;
запасные детали;
покупные полуфабрикаты;
тара;
комплектующие изделия;
топливо;
строительные материалы;
прочие материалы.

Форма карточки складского учета М-17 используется для отображения следующих хозяйственных операций:

поступление товаров от поставщиков или других обособленных подразделений;
обмен продукции;
продажа товаров клиенту или их передача в другие обособленные подразделения;
списание товара в результате порчи, брака, истечения срока годности.

Карточка М-17 не является первичным документом в классическом понимании.

Перечень складских документов для хранения, перемещения и отпуска продукции

Она только систематизирует информацию, содержащуюся в:

приходных, расходных ордерах;
различных накладных;
счетах-фактурах;
прочих документах, предусматривающих передачу имущественных прав на товар.

Форма М-17 содержит полную информацию о наличии товаров на складском объекте и их движении в течение времени. Не зря она длительное время была обязательной для оформления. Карточка складского учета товаров, которую в 2018г используют бухгалтера, выполняет такие основные функции:

формирование отчетности по движению ТМЦ для контролирующих органов;
анализ оптимальности использования складского объекта;
просмотр объемов оборотов конкретной номенклатурной позиции по складу;
оптимизация логистических потоков;
мониторинг количества товара на хранении;
анализ источников недостач или излишков при инвентаризации.

Таким образом, карточка М-17 ведется кладовщиком не только в целях соблюдения законодательных норм, но и для помощи при выполнении многих хозяйственных операций.

Структура карточки М-17

Карточка складского учета открывается на календарный год бухгалтерией. Она регистрируется в специальном реестре и заверяется уполномоченным бухгалтером. В дальнейшем М-17 заполняется кладовщиком или завскладом. Она состоит из 3-х расположенных последовательно таблиц.

Образец заполнения карточки складского учета материалов М-17

В шапке карточки указывается её номер, название компании и подразделения, наименование номенклатурной позиции.

В первой таблице имеется только одна строка для заполнения, в которой содержаться следующие графы:

Структурное подразделение фирмы и вид деятельности.
Номер складского объекта.
Номер ячейки расположения конкретной партии товара при адресном хранении.
Профиль, сорт товара, марка, размер.
Номенклатурный номер товара.
Единица измерения.
Стоимость.
Норма запаса – минимальный объем продукции, который должен всегда быть на складе.
Срок годности.
Поставщик.

Ниже расположена вторая таблица для учета драгоценных металлов и камней с уменьшенным количеством вводимой информации.

Образец заполнения таблицы драгметаллов карточки складского учета М-17

В третьей таблице ведется непосредственный учет складских документов и приходно-расходных операций. Она состоит из таких столбцов:

Дата события.
Номер товаросопроводительного документа и его порядковый номер.
Наименование контрагента.
Единица измерения товара.
Фактическое изменение количества продукции.
Остаток продукции.
Подпись ответственного кладовщика.

Таблица с движением товаров может иметь неограниченное количество строк. За счет неё можно расширять бланк карточки складского учета материалов. Коммерческие организации и предприниматели могут на свое усмотрение убирать некоторые части формы М-17, например, таблицу учета драгоценных камней.

Особенности заполнения карточки М-17

При отсутствии карточки складского учета, её бланк скачать можно здесь. Документ М-17 является унифицированным, поэтому его можно найти и на любом другом бухгалтерском ресурсе.

Основанием для записи в М-17 может служить расходная накладная

Сведения в карточку вносятся только на основании приходных и расходных документов. При заполнении формы М-17 первый раз или по новому товару могут возникнуть затруднения. Далее рассмотрены наиболее частые из них, а также предложены варианты выхода из ситуации.

При различной стоимости товара в партиях можно либо заводить на каждую цену отдельную М-17, либо изменить таблицу и добавить в неё столбец с указанием стоимости продукции.
Если материалы приходят в одних единицах измерениях, а отпускаются в других (например тонны и килограммы), то допускается указание в одной ячейке обоих атрибутов.
При желании вообще изменить единицу измерения составляется акт перевода, на основании которого вносятся изменения в карточку.
При необходимости отпуска продукции по нескольким идентичным накладным допускается делать одну запись с перечислением номеров всех документов.
При отсутствии у товара срока годности в графе ставится прочерк. Это же касается реквизитов сорт, профиль и других.
В графе «Подпись» её ставит кладовщик, а не стороннее лицо, принявшее или отгрузившее товар.
Исправления в карточке не допускаются. При ошибках строка полностью зачёркивается, а ниже заполняется новая. Напротив испорченной записи ставит свою подпись кладовщик и поставщик/получатель товара.

Удобно вести карточки складского учета товаров в электронном виде. В таком случае можно легко редактировать их графы программными методами. Кроме того, при необходимости доступна возможность распечатать документ на бумаге. Поэтому на складе желательно устанавливать программы для учета товаров, которые значительно ускоряют рабочие процессы.

Карточка складского учета М-17, оформленная в программе 1С

К такому ПО можно отнести WMZ системы управления складом, например, специальные приложения компании 1С. Они предоставляют широкие возможности по автоматизации торговли и товарных операций. В таких программах карточки складского учета материалов М-17 формируются автоматически на основании вводимых первичных документов, то есть специально не заполняются.

Учет карточек М-17 на складе

Закрытая карточка складского учета, заполненная в соответствии с требованиями, должна храниться на предприятии 5 лет. Документы за этот срок могут потребовать проверяющие органы. При этом первичные бумажные документы, которые были основанием для проведения операций, всё равно должны присутствовать в архиве.

Схема учета первичных документов в складском и бухгалтерском учетах

Ниже представлены основные правила учета формы М-17 «Карточка складского учета материалов»:

Карточки учитываются бухгалтерией в едином журнале, который должен быть прошнурован, пронумерован и зарегистрирован.
Каждой карточке М-17 присваивается уникальный номер, после чего она подписывается главбухом. Только после документ передается кладовщику.
В новом году номера карточек могут начинаться сначала, если иное не предусмотрено приказами предприятия.
Записи в М-17 делаются исключительно в день передвижения товара.
Ежемесячно кладовщиком по каждой карточке делается отчет в произвольной форме с подведением итоговых оборотов и выведением остатков.
В конце года в карточках подводятся итоги, они закрываются и передаются архив. Остатки переносятся в новую форму М-17. К старым карточкам подшиваются первичные документы, которые были основанием для записей.
М-17 могут использоваться и несколько лет. Сроки формирования итогов по карточкам утверждаются самостоятельно руководством предприятия.
Карточки в автоматизированной программе складского учета специально не ведутся. Они формируются по запросу в виде аналитического отчета.
Бухгалтерия должна проводить полные или выборочные проверки правильности заполнения карточек ежемесячно.
Разрешается распечатывание и подшивание дополнительных листов к форме М-17.
Желательно, чтобы кладовщик имел по каждой карточке складского учета образец заполнения.
Карточки могут вестись на складе простыми операторами, но только с разрешения материально ответственного лица.

При малом ассортименте и незначительном складском обороте предприятия могут вести учет не в М-17, а в специальных журналах. Их графы определяются компанией самостоятельно.

Книга для учета материалов на складе, используемая вместо формы М-17

Ежемесячно или ежеквартально в журналах подбиваются итоги. Правила оформления и ведения этих отчетных форм остаются такими же, как и у складской карты учета.

Бесплатно скачать бланк складского учета M-17 не проблема. Сложнее правильно его зарегистрировать и научиться заполнять. Но оптимальным вариантом является всё же использование компьютерных программ для учета товаров. Они минимизируют ошибки при заполнении складских документов и позволяют сократить время, расходуемое персоналом на выполнение рутинных операций.

Карточка складского учета по Форме М-17: правила заполнения и использования