С ростом товарооборота магазина или склада увеличивается количество обрабатываемых персоналом первичных бухгалтерских документов. И чем больше бумаг приходится просматривать за смену работнику, тем с меньшей тщательностью он их проверяет. Для минимизации ошибок можно использовать специализированные программы для розничной торговли, которые позволяют, в том числе, автоматизировать документооборот в бухгалтерском учете.
Насколько автоматизировать документооборот?
Глубина автоматизации документооборота в бухгалтерском учете должна соответствовать потребностям предприятия.
Автоматизировать документооборот можно даже с помощью программы на планшете
Этот процесс может протекать в двух направлениях:
- Внедрение системы электронного документооборота (ЭД) с использованием индивидуальных цифровых подписей.
- Автоматизация составления, редактирования и распечатки бухгалтерских документов, реализованная на базе программ для учета товаров в рознице.
В розничных продажах электронный документооборот между поставщиками и магазинами пока что является редкостью. А вот возможности по автоматизации процесса обработки документов уже имеются.
Практически все предприниматели приобрели онлайн-кассы, которые работают в паре с компьютером или мобильным гаджетом. Для дальнейшей автоматизации достаточно установить на них программу для учета товаров, которая имеет и функционал по оптимизации работы с первичными бухгалтерскими документами.
Юридическая значимость электронных документов
Последние годы было издано несколько законов и приказов, которые окончательно урегулировали на законодательном уровне электронный документооборот. Теперь предприятие может обмениваться документами со своими контрагентами без использования бумажных носителей.
Время на обработку документов при бумажном и электронном документообороте
Для этого требуется выполнение следующих условий:
- Получение каждым подписантом сертифицированной цифровой подписи.
- Подписание договора с лицензированным оператором электронного документооборота для передачи документов.
- Наличие в коммерческом договоре пункта о взаимном принятии электронных документов контрагентами.
При автоматизации за счет ЭД внутрихозяйственных операций предприятия дополнительно потребуется составить следующие документы:
- Регламент использования ЭЦП.
- Корпоративный кодекс электронного документооборота с правилами решения спорных ситуаций.
- Документ об ознакомлении с вышеуказанным регламентом и кодексом, подписанный каждым сотрудником.
Электронный документооборот должен составляться по всем правилам, ведь впоследствии подтверждение юридической значимости документов может потребоваться при проверках налоговиков или при решении судебных споров.
Рост актуальности правил оформления документов
В своей деятельности предприниматели зачастую используют типовые формы договоров с контрагентами, и не вчитываются во все их пункты. Кроме того, многие сведения указываются от руки. Но пренебрежение формальностями при подписании документов грозит впоследствии финансовыми проблемами.
Связаны они со следующим факторами:
- Государство стремится максимально легализовать розничный бизнес, заставляя предпринимателей отправлять через онлайн-кассы информацию о каждой продаже в ФНС. В результате формируются полные электронные базы о финансовой деятельности предприятия.
- Наблюдается тенденция по усилению давления на бизнес в плане доначисления налогов при проверках.
- У налоговых органов появились мощные аналитические программы по выявлению подозрительных операций, которые осуществляют торговые компании.
- Доказательствами при применении финансовых санкций со стороны ФНС обычно служат ошибки в первичных бухгалтерских документах и договорах.
- Крупный бизнес уже ощутил преимущества электронного документооборота и автоматизации учета товаров, поэтому вскоре будет требовать от своих многочисленных контрагентов соответствия более высоким стандартам обработки документов.
Перечисленные факторы сгущают тучи над головами мелких предпринимателей, заставляя их задуматься над тщательным соблюдением документооборота в своей деятельности.
Возможности программ для розницы в сфере документооборота
Электронный документооборот на крупных предприятиях способен обеспечить множество выгод, которые усиливаются собственным синергическим эффектом. Однако внедрение ЭД в розничном магазине нецелесообразно из-за дороговизны и сложности этого процесса.
Значимость для предпринимателей возможностей программы для учета товаров
Но на торговой точке автоматизировать документооборот можно и с помощью программ учета товаров, например от компании ЕКАМ. Они позволяют добиться финансовой выгоды за счет снижения реальных и потенциальных издержек. Помогут в этом следующие возможности программ:
- Унификация документов, оформляемых через программу учета товаров.
- Постоянное автоматическое обновление бухгалтерских форм в соответствии с законодательством.
- Фотофиксация первичных документов и их привязка к электронной версии.
- Опциональный запрет на редактирование изначально введенных данных.
- Систематизация введенных документов и оперативный доступ к их информации.
- Автоматическое определение ошибок при несоответствии данных в различных документах по заказу.
Таким образом, программы для учета товаров в магазине имеют множество возможностей, способствующих упрощению работы с бухгалтерскими документами.
Выгоды розничного магазина от автоматизации документооборота
Сотруднику магазина важно знать, как правильно оформлять торговые документы. Но при этом он обязан понимать, как эти знания позволяют избежать издержек и способствуют получению дополнительной прибыли.
Унифицированные государством первичные документы всегда будут признаны ФНС
Далее представлены пути, которые помогают превратить правильный документооборот в потенциальный доход.
- Снижение вероятности штрафов и доначисления налогов из-за неправильно оформленных документов.
- Минимизация ошибок при поставках товаров из-за ручного заполнения документов.
- Снижение риска мошенничества с документами со стороны кладовщиков. Ведь все исправления после введения данных в электронную форму становятся видны.
- Уменьшение канцелярских расходов. Складские книги учета и отчеты можно вести и просматривать в электронной форме.
- Увеличение производительности персонала вследствие снижения времени на обработку и передачу бумажных документов.
- Консолидация всей первичной торговой информации в единой базе позволяет быстро проводить анализ остатков и планировать новые поставки.
- Повышение имиджа магазина за счет идеального соответствия его документации требованиям законодательства.
- Повышение требовательности сотрудников к оформлению поступающих извне первичных документов, что также снижает налоговые риски.
- Контроль сотрудников по времени ввода первичных документов в систему позволяет отслеживать их исполнительность.
Тщательный документооборот в бухгалтерском учете проявляет свои позитивные стороны не сразу. К тому же автоматизация оформления документов является процессом стратегическим, который раскрывает свои преимущества в большей степени через сокращение издержек, а не через генерирование источников прибыли.
Кроме работы с документами, программы для розничной торговли ЕКАМ имеют множество других полезных функций, упрощающих бизнес. В результате предприниматели получает мощный аналитический инструмент для автоматизации сфер деятельности магазина.