Электронные технологии продолжают наступать на торговую сферу, облегчая предпринимателям ведение бизнеса, а налоговым органам – контроль над налогоплательщиками. Добираются процессы автоматизации и до маленьких магазинов, предоставляя им инструменты борьбы за покупателей и их лояльностью. Поэтому стоит лучше присмотреться к современным технологиям, чтобы не остаться позади более предприимчивых конкурентов.
С чего начать автоматизацию торговли
Начинать внедрение автоматизированных систем в торговый бизнес необходимо с разработки концепции.
Выбор онлайн-кассы – первый шаг к автоматизации торговли в магазине
Изначально нужно предусмотреть следующие нюансы:
- достаточность средств на закупку оборудования;
- обучаемость персонала;
- возможность переформатирования помещения (при необходимости);
- наличие места для установки техники;
- обновление полок и стеллажей.
Помимо оборудования, важное значение при установке в магазине автоматической системы имеет программа для розничной торговли, которая объединяет всю технику в единое IT-пространство. Её инсталляцию и настройку можно провести и самостоятельно под контролем специалистов. Хотя лучше вызвать работников сервиса в торговую точку, чтобы они сделали все своими руками.
Программы автоматизации позволяют объединять работу нескольких интернет-магазинов
При автоматизации торговли следует соблюдать ряд рекомендаций:
- Покупать технику и программы только у поставщиков, имеющих в регионе сервисные центры. Желательно выбирать компании, работающие по всей стране и имеющие многолетний опыт.
- Не подходить формально к обучению персонала. Если продавец не может на уровне пользователя научиться работать с современной техникой, то это повод искать нового работника.
- Не экономить на настройке софта. Чем лучше подогнана автоматизированная система под особенности магазина, тем больше возможностей она сможет предоставить.
- Программы должны быть совместимы с большинством из представленного на рынке оборудования.
Важным фактором планирования является выбор глубины автоматизации, которая целесообразна для конкретной торговой точки или сети. Только после тщательного анализа возможности усовершенствования рабочих процессов нужно приступать к первым расходам.
Виды автоматизации торговых операций
Частный предприниматель может считать автоматизацией магазина даже покупку онлайн-кассы. Для небольших продуктовых торговых точек этого бывает вполне достаточно, так как дальнейшие технические нововведения не принесут экономического результата. Но чем больше магазин, тем больше в нем сфер, в которых помощь техники будет целесообразна.
Весы с печатью этикеток для самообслуживания экономят время продавцов
Автоматизация может быть двух категорий:
- Полная, при которой техника и софт участвуют во всех производственных процессах, начиная от планирования закупок и заканчивая анализом продаж.
- Частичная, при которой автоматизации подвергается одна из сфер работы магазина, например, складской учет или продажи.
Выбор метода автоматизации торговой точки зависит от:
- формата магазина;
- количества торговых точек;
- количества кассовых узлов;
- наличия склада;
- вида используемого торгового оборудования (весов, сканеров штрихкодов, ТСД и прочее);
- логистических особенностей торговой сети.
Нужно понимать, что целью автоматизации является не увеличение количества техники в магазине, а экономически обоснованное упрощение ведения бизнеса и получение дополнительной прибыли.
Возможности современных систем автоматизации торговли
Производители программ автоматизации стараются вместить в них максимальные возможности, постоянно добавляя новые опции, подсмотренные у конкурентов.
Полный удаленный контроль за бизнесом – мечта каждого руководителя
Ниже приведены распространенные функции такого софта в разрезе категорий.
Кассовый функционал:
- Контроль времени начала и завершения работы кассы.
- Учет реализации одинакового товара из разных партий.
- Печать сообщений управленческого центра на кассах всех магазинов.
- Объединение на базе одной программы всего кассового оборудования: весов, сканеров, терминалов для эквайринга и другого.
- Возможность настройки весов с компьютера.
- Поддержка различных форм оплаты товаров, включая бонусы и электронные деньги.
- Контроль передачи фискальной информации ОФД.
- Оформление возврата товаров.
- Интеграция ПО онлайн-кассы с товарно-учетной системой и бухгалтерской программой.
- Поддержка автоматической отправки электронных чеков.
- Прием средств от платежных агрегаторов с соблюдением закона 54-ФЗ.
- Автоматическое определение различных видов штрихкодов.
Управленческий функционал:
- Управление движением денежных средств.
- Выгрузка данных в Excel.
- Удаленный доступ к базам с возможностью их анализа.
- Разграничение доступа сотрудникам к функциональности программы.
- Анализ продаж, закупок и складских операций с множеством фильтров и инструментов.
- Поддержка обработки данных, поступающих с нескольких торговых точек, в том числе в «облаке».
Работа с клиентами и контрагентами:
- Ведение базы клиентов.
- Управление программами лояльности, поддержка бонусных и дисконтных карт.
- Контроль взаиморасчетов с контрагентами, уведомление о просроченных платежах.
- Анализ индивидуальных потребительских предпочтений держателей бонусных карт и формирование на их основе персональных акционных предложений.
- Контроль закупок, формирование календаря заказов и необходимого ассортимента.
- Контроль взаиморасчетов с контрагентами, уведомление о просроченных платежах.
Бухгалтерский функционал:
- Контекстный поиск товарных позиций по базам.
- Учет проданного товара, распечатанных чеков.
- Управление скидками с автоматическим их учетом по бухгалтерским регистрам.
- Объединение торговых операций с нескольких сайтов, построенных на разных платформах.
- Поддержка организации производства.
- Автоматическая установка цен, в зависимости от категории товара.
- Наличие модулей для инвентаризации товаров.
- Резервирование всей информации в облачных сервисах.
- Автоматическое выявление ошибок в различных учетных системах.
- Возможность автоматического сравнения цен с конкурентами и их корректировка.
- Формирование бухгалтерской отчетности.
Выше приведены лишь наиболее распространенные функции автоматизированных систем. Обычно магазинам предлагается несколько вариантов программ, которые отличаются возможностями и ценой. Кроме того, многие фирмы могут оптимизировать ПО под конкретного клиента, разрабатывая индивидуальные модули.
Оборудование для автоматизации маленького магазина
При автоматизации супермаркетов используется индивидуальный подход при подборе техники.
Соблюсти закон 54-ФЗ можно с минимальным комплектом для онлайн-кассы
Но для небольшой торговой точки достаточно стандартного комплекта оборудования, который может включать:
- Онлайн-кассу: фискальный регистратор с накопителем. В качестве управляющего устройства может использоваться смартфон, планшет, компьютер или другое аналогичное устройство.
- Периферийные устройства: весы, сканеры штрихкодов, принтеры этикеток и прочее.
- Программное обеспечение.
Указанных устройств вполне достаточно для автоматизации процессов в маленьком магазине. Установив их, предприниматель выполнит требования закона 54-ФЗ и облегчит себе ведение бизнеса.
Преимущества от автоматизации торговой точки
Закон 54-ФЗ вынуждает предпринимателей и торговые организации купить онлайн-кассу, которая предлагает минимальные возможности для автоматизации продаж. Установка же полноценных кассовых и учетных IT-систем предоставляет бизнесу гораздо больше преимуществ.
Возможности программ по автоматизации охватывают все коммерческие процессы
Среди них можно выделить следующие.
Плюсы для кассы:
- Рост клиентского потока за счет ускорения обслуживания клиентов и ликвидации очередей.
- Избегание пересортицы, обвеса и обмана со стороны кассиров.
- Контролирование фактически отработанного кассирами времени.
- Уменьшение трат времени продавцов на заполнение документации при приеме/сдаче смены.
Управленческие преимущества:
- Поддержка множества аналитических инструментов, которые помогают принимать кадровые, финансовые и маркетинговые решения.
- Исключение мошеннических действий со стороны персонала за счет возможности оперативного проведения инвентаризации и контроля над каждой продажей.
- Оптимизация денежных потоков за счет планирования закупок, предупреждение отсроченных платежей и снижение затоваривания. Освободившиеся оборотные средства можно направить на увеличение ассортимента.
- Ускорение работы персонала за счет автоматического ценообразования.
- Возможность оперативного управления и контроля над несколькими торговыми точками из любого места при наличии интернета.
- Резкое повышение эффективности управления магазинами с малым рабочим штатом и минимальными ресурсами.
- Возможность контроля через единый интерфейс нескольких интернет-магазинов.
Плюсы для бухгалтеров:
- Снижение количества бухгалтерских ошибок и связанных с этим проблем.
- Возможность организации и ведения на базе магазина цеха переработки, например, мясного или молочного.
- Облегчение складского учета, особенно при наличии нескольких удаленных помещений для хранения товара.
- Исчезновение нестыковок между бухгалтерской и кассовой программами.
- Автоматическое формирование бухгалтерских отчетов, что резко облегчает бизнес для предпринимателей.
- Ведение статистики продаж и сезонных колебаний.
Выгоды клиентов:
- Преумножение количества клиентов вследствие разработки и внедрения программ лояльности, печати на чеках промоинформации.
- Возможность предоставления клиентам персональных скидок.
- Повышение имиджа магазина за счет использования красивой современной техники.
При планировании автоматизации важно узнать об уровне расходов на обслуживание новой техники. Они не должны перекрывать позитивный экономический эффект, который достигается при реорганизации магазина.
Автоматизация торговли приводит к снижению текущих издержек
Стимулом к автоматизации является и изменения способов оплаты за товар. Все больше людей хотят оплачивать покупки картой, смартфоном или другими альтернативными методами. Чтобы иметь возможность обслуживать таких клиентов торговые точки вынуждены приобретать соответствующее оборудование. Поддержка новых способов оплаты является очередным шагом к реализации конкурентных преимуществ.
Без технических средств автоматизации магазины вскоре вообще не смогут работать, потому что в 2021 году заканчиваются последние отсрочки для бизнеса по внедрению онлайн-касс. Поэтому уже сейчас предприниматели должны подобрать необходимое оборудование и выделить средства на его покупку. Таким образом они облегчат себе работу и предотвратят возможные штрафы за несоблюдение закона 54-ФЗ.