Инертность человеческих привычек является основным препятствием для внедрения на предприятиях систем электронного документооборота (СЭД). Их преимущества вскоре станут предопределяющими в конкурентной борьбе, поэтому уже сейчас нужно задумываться о переводе офисной работы на цифровые рельсы.
Юридическая основа СЭД
Крупные предприятия с разветвленной филиальной сетью стремительно переходят на электронный документооборот, чему способствует наличие достаточной законодательной базы.
Обеспечение правовой идентификации обработчика электронного документа
Законами, регламентирующими работу СЭД, являются:
- №149-ФЗ «Об информации, информатизации и защите информации».
- №63-ФЗ «Об электронной подписи».
- №263-ФЗ «Об отмене ограничений на электронный документооборот».
- Гражданский кодекс.
- Арбитражный процессуальный кодекс.
Прямые законодательные нормы одинаковы для всех, но при внедрении СЭД предприятие должно разработать дополнительно ряд внутренних распорядительных документов:
- регламент использования ЭЦП;
- корпоративные правила электронного документооборота с алгоритмом решения спорных ситуаций;
- документ о присоединении к правилам, который должны подписать все работники.
Сотрудники компании обязаны использовать лишь сертифицированные ЭЦП и средства криптозащиты информации. Соблюдение этого правила и согласованность законодательной базы позволяют сделать действия работника в корпоративной СЭД юридически значимыми.
Суть и функции СЭД
Система электронного документооборота – автоматизированная система управления рабочими процессами, позволяющая взаимодействовать работникам посредством цифровых устройств без использования бумажных носителей информации.
Возможная схема системы электронного документооборота
Базовыми функциями СЭД являются:
- создание, передача, хранение электронных документов (ЭД);
- оцифровывание бумажных документов;
- создание карточки документа с его атрибутами;
- формирование документов на базе готовых шаблонов с заданными атрибутами;
- поиск документов в централизованной базе;
- маршрутизация документов;
- контроль приема документа и исполнения имеющихся в нем распоряжений;
- ведение журналов, классификаторов;
- конвертация ЭД в совместимые форматы;
- автоматическая регистрация входящей документации;
- рассылка уведомлений;
- согласование документов;
- коллективная работа с ЭД;
- взаимодействие посредством ЭД с контрагентами компании;
- формирование отчетов об исполнении и движении документов.
Важным параметром СЭД является её модульность, позволяющая расширять функциональность без существенного изменения основных настроек.
Виды СЭД
Очевидно, что крупные промышленные предприятия и занимающиеся торговлей компании имеют различные требования к СЭД. Именно поэтому программные продукты разделяются на две категории, в зависимости от стандартизации рабочих процессов:
- «коробочные»;
- базовые с широкими возможностями конфигурирования.
«Коробочные» продукты разработаны для автоматизации торговли, складских операций, офисных процессов и мелких производств. Они требуют только модульной настройки и введения первичной информации.
Моделирование структуры шаблонного бизнес-процесса
Их особенности:
- быстрая настройка;
- стандартизированное обучение;
- не требуется доработка;
- низкая стоимость обслуживания.
Базовые платформы разворачиваются на крупных предприятиях с уникальной организационной и производственной структурой. Такие СЭД требуют длительной доработки, в том числе собственными IT-специалистами заказчика.
Структура рыночных долей провайдеров СЭД в РФ
Они обладают следующими характеристиками:
- возможность подстраивания под конкретные бизнес-процессы;
- создание дополнительных программных модулей согласно требованиям заказчика;
- изменяемость интерфейса;
- сложность планирования стоимости из-за невозможности оценить объем доработок.
Для большинства малых предприятий и торговых организаций вполне хватит стандартных «коробочных» решений.
Преимущества системы электронного документооборота
Перевод документооборота предприятия в электронный вид дает компании преимущества не нескольких организационных уровнях. СЭД позволяет упростить работу как руководящего состава, так и рядовых сотрудников.
Тактические преимущества
Электронный документооборот позволяет сократить текущие операционные расходы бизнеса. При решении установить СЭД в рамках всего предприятия рекомендуется замерить производительность сотрудников до внедрения системы. Можно посчитать время на выполнение шаблонных заданий, утверждение предложений, поиск требуемых документов. Отдельно можно определить текущие затраты на офисную технику и канцелярию. 
Экономия времени при внедрении электронного документооборота
Исходя из эффективности базовых процессов компании, выделяют такие преимущества СЭД:
- Освобождение физического пространства на рабочих местах пользователей.
- Снижение затрат на аренду архивных помещений.
- Экономия времени работников на копирование документов, их обработку, занесение в журналы.
- Снижение затрат на бумагу, материалы для копировальной техники.
- Уменьшение времени на передачу бумажных документов между отделами.
- Экономия времени сотрудников за счет полной автоматизации части операционных процессов.
- Увеличение производительности работников за счет снижения рутинной работы.
Тактические преимущества СЭД наиболее облегчают работу рядовым сотрудникам, поэтому именно они отметят улучшения в первую очередь.
Стратегические преимущества
Стратегические цели при внедрении СЭД затрагивают основные бизнес-процессы: показатели прибыли, скорость и результативность коммуникаций с контрагентами, защиту коммерческой информации.
Стратегические выгоды электронного документооборота для компании
В этих областях можно выделить такие преимущества электронного документооборота:
- Создание централизованного информационного пространства с базой ЭД и регулируемым удаленным доступом к нему.
- Ускорение поиска информации по атрибутам.
- Возможность комплексной защиты коммерческой информации в компьютерной сети.
- Повышение прозрачности рабочих процессов, предупреждение коррупционных схем.
- Возможность параллельного согласования внутренних документов.
- Удаленный доступ к рабочим процессам вне рабочего места.
- Повышение сохранности документов и невозможность их фальсификации.
- Резкий рост исполнительности поручений за счет онлайн-мониторинга действий сотрудников.
Стратегические преимущества способствуют росту управляемости и имиджа компании, что дает существенную выгоду в привлечении новых клиентов.
Преимущества для рядовых пользователей
Продолжительные по времени рутинные операции признаны вредными для здоровья и резко снижающими производительность. Монотонная обработка запросов и документов в разных программах отвлекает от обязанностей, отнимая львиную долю рабочего времени.
При установленной СЭД канцелярия работает преимущественно с компьютером
СЭД имеет ряд преимуществ для решения указанных пользовательских проблем:
- Удобное расположение ЭД в архиве, позволяющее находить их по атрибутам в течение 1-2 минут.
- Регламентация операционных процессов. В результате работник получает только те задания, которые обязан выполнять по должностной инструкции.
- Ускорение адаптации новых сотрудников к рабочим процессам за счет автоматизации внутрикорпоративного взаимодействия.
- Возможность получения информации о цепочке согласований и этапах выполнения проектов.
- Сокращение рутинных операций за счет объединения рабочих сред в компьютерах, использования шаблонов, исключения этапа распечатки документов и их подписи.
Сокращение количества и длительности неспецифических операций позволяет уделять время непосредственно рабочим процессам, требующим высокой квалификации.
Преимущества для IT-структуры предприятия
При внедрении СЭД она интегрируется существующей IT-инфраструктурой, предоставляя такие преимущества:
- облегчение контроля над системой, снижающее квалификационные требования к её администратору;
- возможность настройки новых шаблонов и маршрутов документов без средств стандартного программирования;
- объединение нескольких приложений в единую рабочую среду;
- возможность масштабирования системы без дополнительных затрат;
- отсутствие необходимости в замене имеющихся компьютеров;
- комплексная защита сети от вредоносных программ.
СЭД предполагает определенные капиталовложения в технические средства, но они окупаются в короткие сроки.
Систему СЭД можно использовать совместно с онлайн-кассой
Компьютерное оборудование становится совместимым, в результате чего повышается степень использования его ресурсов.
Преимущества для руководителей
Электронный документооборот делает эффективной работу управленческого состава за счет следующих преимуществ системы:
- Мобильность СЭД, возможность доступа к ЭД через удаленные компьютеры в командировках.
- Удобство мониторинга сотрудников с помощью отчетов об эффективности их работы, производительности и своевременности выполнения поручений.
- Автоматизация торговли за счет интеграции с онлайн-кассой.
- Ускорение логистических процедур между поставщиками и покупателями при совместном использовании СЭД. Существует возможность обмена первичными ЭД с помощью подключения к единому внешнему оператору, гарантирующему юридическую легитимность документов.
- Предоставление доступа к финансовой информации исключительно топ-менеджерам, исключая секретариат.
- Снижение вероятности утери важных документов.
Руководитель всегда может зайти в систему и сформировать отчет об исполнительности каждого сотрудника.
Контроль руководителем просроченных поручений в СЭД
Осознание этого факта работниками не дает им возможности расслабляться и заниматься собственными делами.
Недостатки электронного документооборота
Внедрение электронного документооборота на предприятии имеет и свои недостатки. Именно они не дают малому бизнесу вводить полномасштабную автоматизацию торговли, складских операций и управления на базе СЭД.
СЭД имеют недостатки, приводящие к убыткам
К минусам относят:
- Вероятность повреждения базы данных неизвестным вредоносным кодом. Решить этот недостаток может регулярно резервирование информации на неподключенных к сети устройствах.
- Сложность адаптации сотрудников возрастной категории 40+ к цифровой форме взаимодействия.
- Высокая стоимость. Цена отечественной СЭД для малых предприятий колеблется в пределах 1000-10000 долларов.
- Эффективность СЭД снижается при отсутствии электронного документооборота у контрагентов компании.
- Польза от системы в компактных офисах без дополнительных рабочих подразделений и помещений сомнительна.
- Необходимость дублирования ЭД в бумажном виде при работе с некоторыми контрагентами.
Указанные недостатки во многом обусловлены запаздыванием принятия необходимых правовых норм и низкой степенью проникновения СЭД в бизнес-среду. Но тенденции свидетельствуют, что через 10-20 лет электронный документооборот на предприятии будет считаться больше правилом, чем исключением.
Как выбрать правильную СЭД?
Выбор СЭД нелегок, потому что есть большая вероятность купить неподходящий продукт или заключить договор с некомпетентной компанией. 
Охват всех бизнес-процессов электронным документооборотом
Поэтому при принятии решения о покупке программы электронного документооборота необходимо учитывать ряд её характеристик:
- Время работы производителя СЭД на российском рынке. Для подстраивания под национальное законодательство необходимы годы практического опыта внедрения подобных систем.
- Соответствие отраслевым стандартам.
- Совместимость со структурой компании.
- Возможность и стоимость дальнейшего сопровождения программного продукта.
- Масштабируемость СЭД при расширении предприятия.
- Доступность документации по настройке ПО штатным IT-специалистам.
- Уровень защиты информации.
- Возможности резервирования данных
- Время восстановления после сбоев.
Для окончательного выбора компании для внедрения СЭД рекомендуется проанализировать несколько провайдеров, изучить демонстрационные материалы и попросить установить демо-версию ПО. При решении важно учитывать затраты на обновление оборудования и уровень профессиональной подготовки собственных IT-специалистов.
Сложности внедрения СЭД
На процесс внедрения СЭД в России влияет использование пользователями множества нелицензионных программ, их несовместимость и преобладание ручного управления бизнес-процедурами.
Люди предпенсионного возраста плохо обучаются компьютерным новшествам
В результате провайдеры электронного документооборота сталкиваются на предприятиях с такими сложностями:
- Разношерстный формат хранения данных в различных отделах.
- Отсутствие структурированности информации в используемых приложениях.
- Неурегулированность системы доступа сотрудников к конкретным бизнес-процессам. Типовая форма должностных инструкций слабо помогает организации СЭД.
- Загруженность инфопотока бюрократическими процедурами и согласованиями.
- Сбои из-за хранения данных в различных приложениях.
- Компьютерная безграмотность сотрудников предприятия и саботаж обучающих мероприятий на уровне исполнителей.
- Несоответствие СЭД отраслевым нормам и подзаконным нормативно-правовым актам.
Для перехода на электронный документооборот мало волевого решения руководства. Нужна системная перестройка должностных обязанностей сотрудников и управленческой структуры компании. Для автоматизации торговли желательна интеграция с системой онлайн-касс, которые необходимо установить согласно закону 54-ФЗ.
Важным направлением при внедрении СЭД является жесткая кадровая политика в отношении некомпетентных и необучаемых сотрудников. Потому что их нежелание работать по новым принципам значительно увеличит расходы на процесс внедрения и сопровождение электронного. СЭД должна взаимодействовать с людьми в рамках единого механизма, поэтому его плохо работающие элементы необходимо вовремя исправлять или заменять.