← Блог о торговле и предпринимательстве

Складская программа для учета в кафе и ресторанах

Несмотря на кажущуюся простоту работы кафе, в основе его деятельности лежат довольно трудоёмкие и сложные процессы. При отсутствии постоянно жесткого контроля над сырьем, убытки от испорченных продуктов, воровства и невозможности изготовления блюд могут съесть всю прибыль. В решении этих проблем предпринимателям может помочь программа для складского учета в кафе, которая делает расход ингредиентов абсолютно прозрачным.

Особенности складского учета продуктов в ресторане

Автоматизация заведений HoReCa производится с целью оптимизации затрат и контроля над действиями персонала. Невозможно эффективно управлять рестораном без ведения тщательного учета за расходом продуктов и понимания, каким образом продают блюда те или иные официанты. Бесконтрольность в сфере общепита критически губительна для бизнеса.

Для хранения продуктов на складе ресторана обязательно нужны многоуровневые стеллажи

Для хранения продуктов на складе ресторана обязательно нужны многоуровневые стеллажи

Особенностью складского учета в кафе является необходимость контроля ингредиентов на разных стадиях производственного процесса. Например, при инвентаризации нужно пересчитывать свежее мясо, изготовленный из него фарш, содержащие мясо пельмени и заранее приготовленные котлеты. И даже при тщательном ручном пересчете продуктов результат получится приблизительным, поэтому основанные на нем выводы также будут сомнительными.

Кроме того, в процессе обработки ингредиенты могут терять свою массу. Это создает трудности при ручном учете продуктов, но не является проблемой при автоматизации с помощью программ для розничной торговли.

Недостаточный контроль над наличием ингредиентов может приводить к невозможности приготовить те или иные блюда. Такие ситуации сильно огорчают посетителей, и в следующий раз они могут выбрать для питания другое заведение. Поэтому автоматизация кафе становится в современных условиях скорее необходимостью, чем потенциальной возможностью. Без программы складского учета товара развивать успешный бизнес общепита практически невозможно.

Возможности программы складского учета

Чтобы лучше понять необходимость использования складской программы для учета в кафе, необходимо ознакомиться с её основными возможностями. Лучшие приложения, например предлагаемые компанией ЕКАМ, объединяют в себе учет товаров и продаж. В результате предприниматель может контролировать все процессы в заведении с помощью одной универсальной программы.

Контроль над сроками годности продуктов позволяет сократить издержки

Контроль над сроками годности продуктов позволяет сократить издержки

Основными возможностями программ автоматизации ресторанов являются:

  1. Интеграция технологической карты приготовления блюд в систему складского учета.
  2. Оперативный мониторинг остатков и формирование на его основе подсказок для заказа ингредиентов.
  3. Контроль над сроками годности продуктов.
  4. Удаленный доступ ко всему функционалу программы.
  5. Автоматическое формирование актуальных складских документов.
  6. Прием заказов официантом при помощи планшета или смартфона.
  7. Построение цепочки заказа от его приема до оплаты. Каждый сотрудник контролирует свою зону ответственности при обслуживании клиента и производстве блюд.
  8. Наличие инструментов для анализа продаж за произвольный период, в том числе, в разрезе каждого официанта.
  9. Формирование управленческой отчетности для руководителя.
  10. Автоматическое определение рентабельности блюд на основе технологической карты, наценки и актуальных закупочных цен.
  11. Интеграция всего кассового оборудования кафе в единую учетную систему.
  12. Единая база учета для сети заведений общепита.
  13. Выгрузка данных в бухгалтерские приложения.
  14. Поддержка программой оформления различных складских операций: приемки, отпуска продукции в производство, инвентаризации и прочих.
  15. Присутствие встроенной CRM-системы, позволяющей вести базу клиентов и использовать дисконтные программы.
  16. Вставка фотографий реальных блюд в товарную карточку.

Дисконтная система способна надолго привязать клиента к ресторану

Дисконтная система способна надолго привязать клиента к ресторану

Таким образом, после проведения автоматизации и установки программы для складского учета персоналу ресторана больше не понадобятся блокноты, книжки и ручные инвентаризационные описи. Все процессы будут строго учитываться в цифровом виде, обеспечивая прозрачность и высокую скорость работы сотрудников.

Преимущества автоматизации заведений общепита

Для руководителя заведения HoReCa главной целью автоматизации и установки программы для учета является получение дополнительной прибыли. Для остальных сотрудников более важно снижение количества рутинных операций и упрощение их осуществления. Далее выгоды программ складского учета будут рассмотрены подробно в разрезе каждого подразделения ресторана.

Барная стойка

Заказ официанта автоматически высвечивается на клиентском терминале бармена. Он изготавливает коктейли по технологической карте и по окончании делает соответствующую пометку в программе. Таким образом, исключаются недопонимания между сотрудниками и четко разделяются их зоны ответственности.

Возможная схема аппаратного контроля розлива спиртных напитков

Возможная схема аппаратного контроля розлива спиртных напитков

За счет маркировки на складе каждой бутылки индивидуальным штрихкодом, махинации с подменой спиртных напитков становятся практически невозможными. В рамках автоматизации можно установить и систему контроля розлива, которая учитывает каждый вылитый из бутылки миллилитр, обеспечивая заодно и правильность рецептуры коктейлей. В результате бармен четко понимает суть поставленных заданий и не может отклониться от алгоритма их выполнения.

Складское помещение

Склад в ресторане обычно имеет отдельное помещение, так как это предусмотрено санитарными нормами. Хотя часть продуктов может храниться непосредственно на кухне, например, в холодильниках.

Учитывать товары на складе проще и точнее в программе, а не «на глаз»

Учитывать товары на складе проще и точнее в программе, а не «на глаз»

Сотрудник, ответственный за поддержание запасов, может в любой момент посмотреть их остатки и определить перечень заканчивающихся ингредиентов в программе складского учета. На основе этих данных формируется заказ поставщику, который можно сразу отправить по электронной почте.

Программа для учета в кафе в процессе инвентаризации позволяет оценить количество продуктов, находящихся на разных этапах производственного процесса, что гарантирует точность процедуры. Все складские документы могут распечатываться непосредственно с приложения. Там же всегда можно сформировать необходимую отчетность.

Работа кухни

Повара и другие работники кухни практически не сталкиваются с кассовым оборудованием, но автоматизация кафе касается и этого подразделения. При приеме заказа указанные в нем блюда отображаются в терминале главного повара. Там же могут указываться индивидуальные пожелания клиентов по их приготовлению. Убрать блюдо с перечня заказов к исполнению может только повар после выдачи готовой еды официанту.

На кухне ресторана оборудование должно быть защищено от влаги

На кухне ресторана оборудование должно быть защищено от влаги

Такая схема работы гарантирует четкое соблюдение очередности изготовления блюд. От своевременности подачи заказа сильно зависит удовлетворенность клиентов обслуживанием, поэтому автоматизация позволяет стабильно наращивать базу постоянных клиентов.

Основной зал

При автоматизации кафе прием заказов может проводиться в двух вариантах. При первом, бюджетном, официант сначала вносит пожелания клиента в блокнот, а потом за стойкой переносит данные в терминал.

В современных ресторанах меню может находиться в планшете

В современных ресторанах меню может находиться в планшете

При втором варианте прием заказа изначально производится в планшете официанта. Преимуществом такого способа является возможность ответить на уточняющие вопросы посетителей по нюансам приготовления блюд, ведь в программе для складского учета можно разместить любое количество информации.

Сведения по принятому заказу передаются бармену и повару. После приготовления ими блюд и напитков официант получает на свой терминал соответствующее уведомление. Факт оплаты заказа официант вносит в планшет или общий терминал и выдает клиенту фискальный чек. Все операции с онлайн-кассой производятся опять же в программе складского учета товаров.

Кассовый узел

Спецификой работы онлайн-кассы в ресторане является распечатка пресчета – информационного документа, предоставляемого клиенту для оплаты заказа. В программе для учета товаров ЕКАМ можно настроить его автоматическое формирование. После передачи денег официанту на онлайн-кассе распечатывается уже фискальный чек.

Складская программа компании ЕКАМ может работать на планшетах и смартфонах

Складская программа компании ЕКАМ может работать на планшетах и смартфонах

Далеко не в каждом заведении общепита есть должность кассира. Часто его функции выполняют официант или бармен. Вследствие подтягивания данных из заказа в чек, исключаются ошибки при расчете суммы к оплате. Поэтому кто бы ни выбивал на онлайн-кассе фискальный документ, он всегда будет правильным.

Программа для учета в кафе позволяет совместно с чеком распечатывать и передавать клиенту индивидуальные скидочные купоны, повышая шансы на повторное посещения заведения.

Бухгалтерия и руководство

В программе для учета товаров можно формировать множество отчетов для руководителей, бухгалтеров и снабженцев. Отчетность позволяет анализировать показатели рентабельности, динамики продаж, отслеживать наиболее прибыльные блюда. Отдельно можно получать информацию о работе бара или кухни. Для формирования отчетов нужно всего лишь нажать несколько кнопок.

Отсутствие бумажной волокиты значительно облегчает управление рестораном

Отсутствие бумажной волокиты значительно облегчает управление рестораном

Постоянный анализ прибыльности блюд, периодическая замена наименее популярных из них позволяет систематически повышать доходы ресторана. Кроме того, оценка динамики продаж позволяет отслеживать эффективность изменений в маркетинговой политике.

Руководители могут составлять технологические карты блюд, вносить в них коррективы, которые автоматически будут учитывать в работе всем персоналом заведения. А удаленный контроль над каждым событием в учетной программе позволяет сократить необходимость посещения ресторана, что особенно актуально для кафе, работающих в ночное время.

В приложении можно создавать несколько уровней доступа для персонала, а для снижения рисков информационную базу можно вообще хранить в «облаке». Таким образом, автоматизация кафе дает администрации много инструментов для управления бизнесом, снижая одновременно количество рутинных процессов.

Оборудование для автоматизации склада ресторана

Любое кафе вынуждено минимально автоматизировать склад, потому что требования ЕГАИС 3.0 заставляют учитывать продажу каждой индивидуально промаркированной бутыли спиртного. Строгий учет алкоголя усложняет его приемку от поставщика, поэтому без сканера штрихкода при этом не обойтись.

Также на складе понадобятся напольные и торговые весы для проверки массы поступающей продукции. Их показания могут автоматически передаваться в программу для складского учета. Терминалы сбора данных в кафе использовать нецелесообразно из-за их дороговизны и небольшого объема работы.

Сканер штрихкода позволяет в разы сократить время приемки алкоголя на склад

Сканер штрихкода позволяет в разы сократить время приемки алкоголя на склад

Развесную продукцию, например зелень, иногда сложно промаркировать и впоследствии идентифицировать. Для оптимизации учета такого сырья стоит размещать каждый его вид в отдельном контейнере или ящике с индивидуальной маркировкой. Распечатывать уникальные штрихкоды для этого можно на принтере этикеток, интегрированном со складской программой.

Помимо специфического торгового оборудования, в работе склада понадобятся планшеты для установки приложений, а также сетевая и офисная техника.

Автоматизация склада существующего ресторана, да и всего заведения, обходится для предпринимателей недорого. Ведь основное оборудование для этого уже имеется. Стоит только купить и настроить программу складского учета и реорганизовать рабочие процессы. После этого следует заняться корректировкой меню и формированием новой маркетинговой стратегии.

У нас есть готовое решение и оборудование для онлайн-кассы

Испытайте все возможности платформы ЕКАМ бесплатно

Читайте также

Программа для учёта торговли - бесплатно

  • складской учёт: закупки и отгрузки;
  • отчёты по товарам и продажам;
  • учёт финансов: наличные и банк;
  • управленческая отчетность: отчет о прибылях и убытках.

Действительно бесплатный учёт, попробуйте!

Электронная почта*
Электронная почта*

Соглашение о конфиденциальности

и обработке персональных данных

 

1.Общие положения

 

1.1.Настоящее соглашение о конфиденциальности и обработке персональных данных (далее – Соглашение) принято свободно и своей волей, действует в отношении всей информации, которую ООО «Инсейлс Рус» и/или его аффилированные лица, включая все лица, входящие в одну группу с ООО «Инсейлс Рус» (в том числе ООО «ЕКАМ сервис»), могут получить о Пользователе во время использования им любого из сайтов, сервисов, служб, программ для ЭВМ, продуктов или услуг ООО «Инсейлс Рус» (далее – Сервисы) и в ходе исполнения ООО «Инсейлс Рус» любых соглашений и договоров с Пользователем. Согласие Пользователя с Соглашением, выраженное им в рамках отношений с одним из перечисленных лиц, распространяется на все остальные перечисленные лица.

1.2.Использование Сервисов означает согласие Пользователя с настоящим Соглашением и указанными в нем условиями; в случае несогласия с этими условиями Пользователь должен воздержаться от использования Сервисов.

1.3.Сторонами (далее – «Стороны) настоящего Соглашения являются:

«Инсейлс» – Общество с ограниченной ответственностью «Инсейлс Рус», ОГРН 1117746506514, ИНН 7714843760, КПП  771401001, зарегистрированное по адресу: 125319, г.Москва, ул.Академика Ильюшина, д.4, корп.1, офис 11 (далее - «Инсейлс»), с одной стороны, и

«Пользователь»

либо физическое лицо, обладающее дееспособностью и признаваемое участником гражданских правоотношений в соответствии с законодательством Российской Федерации;

либо юридическое лицо, зарегистрированное в соответствии с законодательством государства, резидентом которого является такое лицо;

либо индивидуальный предприниматель, зарегистрированный в соответствии с законодательством государства, резидентом которого является такое лицо;

которое приняло условия настоящего Соглашения.

1.4.Для целей настоящего Соглашения Стороны определили, что конфиденциальная информация – это сведения любого характера (производственные, технические, экономические, организационные и другие), в том числе о результатах интеллектуальной деятельности, а также сведения о способах осуществления профессиональной деятельности (включая, но не ограничиваясь: информацию о продукции, работах и услугах; сведения о технологиях и научно-исследовательских работах; данные о технических системах и оборудовании, включая элементы программного обеспечения; деловые прогнозы и сведения о предполагаемых покупках; требования и спецификации конкретных партнеров и потенциальных партнеров; информацию, относящуюся к интеллектуальной собственности, а также планы и технологии, относящиеся ко всему перечисленному выше), сообщаемые одной стороной другой стороне в письменной и/или электронной форме, явно обозначенные Стороной как ее конфиденциальная информация.

1.5.Целью настоящего Соглашения является защита конфиденциальной информации, которой Стороны будут обмениваться в ходе переговоров, заключения договоров и исполнения обязательств, а равно любого иного взаимодействия (включая, но не ограничиваясь, консультирование, запрос и предоставление информации, и выполнение иных поручений).

 

2.Обязанности Сторон

 

2.1.Стороны соглашаются сохранять в тайне всю конфиденциальную информацию, полученную одной Стороной от другой Стороны при взаимодействии Сторон, не раскрывать, не разглашать, не обнародовать или иным способом не предоставлять такую информацию какой-либо третьей стороне без предварительного письменного разрешения другой Стороны, за исключением случаев, указанных в действующем законодательстве, когда предоставление такой информации является обязанностью Сторон.

2.2.Каждая из Сторон предпримет все необходимые меры для защиты конфиденциальной информации как минимум с применением тех же мер, которые Сторона применяет для защиты собственной конфиденциальной информации. Доступ к конфиденциальной информации предоставляется только тем сотрудникам каждой из Сторон, которым он обоснованно необходим для выполнения служебных обязанностей по исполнению настоящего Соглашения.

2.3.Обязательство по сохранению в тайне конфиденциальной информации действительно в пределах срока действия настоящего Соглашения, лицензионного договора на программы для ЭВМ от 01.12.2016г., договора присоединения к лицензионному договору на программы для ЭВМ, агентских и иных договоров и в течение пяти лет после прекращения их действия, если Сторонами отдельно не будет оговорено иное.

2.4.Не будут считаться нарушением настоящего Соглашения следующие случаи:

(а)если предоставленная информация стала общедоступной без нарушения обязательств одной из Сторон; 

(б)если предоставленная информация стала известна Стороне в результате ее собственных исследований, систематических наблюдений или иной деятельности, осуществленной без использования конфиденциальной информации, полученной от другой Стороны;

(в)если предоставленная информация правомерно получена от третьей стороны без обязательства о сохранении ее в тайне до ее предоставления одной из Сторон; 

(г)если информация предоставлена по письменному запросу органа государственной власти, иного государственного органа,  или органа местного самоуправления в целях выполнения их функций и ее раскрытие этим органам обязательно для Стороны. При этом Сторона должна незамедлительно известить другую Сторону о поступившем запросе;

(д)если информация предоставлена третьему лицу с согласия той Стороны, информация о которой передается.

2.5.Инсейлс не проверяет достоверность информации, предоставляемой Пользователем, и не имеет возможности оценивать его дееспособность.

2.6.Информация, которую Пользователь предоставляет Инсейлс при регистрации в Сервисах, не является персональными данными, как они определены в Федеральном законе РФ №152-ФЗ от 27.07.2006г. «О персональных данных».

2.7.Инсейлс имеет право вносить изменения в настоящее Соглашение. При внесении изменений в актуальной редакции указывается дата последнего обновления. Новая редакция Соглашения вступает в силу с момента ее размещения, если иное не предусмотрено новой редакцией Соглашения.

2.8.Принимая данное Соглашение Пользователь осознает и соглашается с тем, что Инсейлс может отправлять Пользователю персонализированные сообщения и информацию (включая, но не ограничиваясь) для повышения качества Сервисов, для разработки новых продуктов, для создания и отправки Пользователю персональных предложений, для информирования Пользователя об изменениях в Тарифных планах и обновлениях, для направления Пользователю маркетинговых материалов по тематике Сервисов, для защиты Сервисов и Пользователей и в других целях.

Пользователь имеет право отказаться от получения вышеуказанной информации, сообщив об этом письменно на адрес электронной почты Инсейлс - contact@ekam.ru.

2.9.Принимая данное Соглашение, Пользователь осознает и соглашается с тем, что Сервисами Инсейлс для обеспечения работоспособности Сервисов в целом или их отдельных функций в частности могут использоваться файлы cookie, счетчики, иные технологии и Пользователь не имеет претензий к Инсейлс в связи с этим.

2.10.Пользователь осознает, что оборудование и программное обеспечение, используемые им для посещения сайтов в сети интернет могут обладать функцией запрещения операций с файлами cookie (для любых сайтов или для определенных сайтов), а также удаления ранее полученных файлов cookie.

Инсейлс вправе установить, что предоставление определенного Сервиса возможно лишь при условии, что прием и получение файлов cookie разрешены Пользователем.

2.11.Пользователь самостоятельно несет ответственность за безопасность выбранных им средств для доступа к учетной записи, а также самостоятельно обеспечивает их конфиденциальность. Пользователь самостоятельно несет ответственность за все действия (а также их последствия) в рамках или с использованием Сервисов под учетной записью Пользователя, включая случаи добровольной передачи Пользователем данных для доступа к учетной записи Пользователя третьим лицам на любых условиях (в том числе по договорам или соглашениям). При этом все действия в рамках или с использованием Сервисов под учетной записью Пользователя считаются произведенными самим Пользователем, за исключением случаев, когда Пользователь уведомил Инсейлс о несанкционированном доступе к Сервисам с использованием учетной записи Пользователя и/или о любом нарушении (подозрениях о нарушении) конфиденциальности своих средств доступа к учетной записи.

2.12.Пользователь обязан немедленно уведомить Инсейлс о любом случае несанкционированного (не разрешенного Пользователем) доступа к Сервисам с использованием учетной записи Пользователя и/или о любом нарушении (подозрениях о нарушении) конфиденциальности своих средств доступа к учетной записи. В целях безопасности, Пользователь обязан самостоятельно осуществлять безопасное завершение работы под своей учетной записью по окончании каждой сессии работы с Сервисами. Инсейлс не отвечает за возможную потерю или порчу данных, а также другие последствия любого характера, которые могут произойти из-за нарушения Пользователем положений этой части Соглашения.

 

3.Ответственность Сторон

 

3.1.Сторона, нарушившая предусмотренные Соглашением обязательства в отношении охраны конфиденциальной информации, переданной по Соглашению, обязана возместить по требованию пострадавшей Стороны реальный ущерб, причиненный таким нарушением условий Соглашения в соответствии с действующим законодательством Российской Федерации.

3.2.Возмещение ущерба не прекращают обязанности нарушившей Стороны по надлежащему исполнению обязательств по Соглашению.

 

4.Иные положения

 

4.1.Все уведомления, запросы, требования и иная корреспонденция в рамках настоящего Соглашения, в том числе включающие конфиденциальную информацию, должны оформляться в письменной форме и вручаться лично или через курьера, или направляться по электронной почте адресам, указанным в лицензионном договоре на программы для ЭВМ от 01.12.2016г., договоре присоединения к лицензионному договору на программы для ЭВМ и в настоящем Соглашении или другим адресам, которые могут быть в дальнейшем письменно указаны Стороной.

4.2.Если одно или несколько положений (условий) настоящего Соглашения являются либо становятся недействительными, то это не может служить причиной для прекращения действия других положений (условий).

4.3.К настоящему Соглашению и отношениям между Пользователем и Инсейлс, возникающим в связи с применением Соглашения, подлежит применению право Российской Федерации.

4.3.Все предложения или вопросы по поводу настоящего Соглашения Пользователь вправе направлять в Службу поддержки пользователей Инсейлс www.ekam.ru либо по почтовому адресу: 107078, г. Москва, ул. Новорязанская, 18, стр.11-12 БЦ «Stendhal» ООО «Инсейлс Рус».

 

Дата публикации: 01.12.2016г.

 

Полное наименование на русском языке:

Общество с ограниченной ответственностью «Инсейлс Рус»

 

Сокращенное наименование на русском языке:

ООО «Инсейлс Рус»

 

Наименование на английском языке:

InSales Rus Limited Liability Company (InSales Rus LLC)

 

Юридический адрес:

125319, г. Москва, ул. Академика Ильюшина, д. 4, корп.1, офис 11

 

Почтовый адрес:

107078, г. Москва, ул. Новорязанская, 18, стр.11-12, БЦ «Stendhal»

ИНН: 7714843760 КПП: 771401001

 

Банковские реквизиты:

Р/с 40702810600001004854

 

В ИНГ БАНК (ЕВРАЗИЯ) АО, г.Москва,
к/с 30101810500000000222, БИК 044525222

Электронная почта: contact@ekam.ru

Контактный телефон: +7(495)133-20-43

Заказ в один клик
Я принимаю условия передачи информации