Несмотря на кажущуюся простоту работы кафе, в основе его деятельности лежат довольно трудоёмкие и сложные процессы. При отсутствии постоянно жесткого контроля над сырьем, убытки от испорченных продуктов, воровства и невозможности изготовления блюд могут съесть всю прибыль. В решении этих проблем предпринимателям может помочь программа для складского учета в кафе, которая делает расход ингредиентов абсолютно прозрачным.
Особенности складского учета продуктов в кафе
Автоматизация заведений HoReCa производится с целью оптимизации затрат и контроля над действиями персонала. Невозможно эффективно управлять рестораном без ведения тщательного учета за расходом продуктов и понимания, каким образом продают блюда те или иные официанты. Бесконтрольность в сфере общепита критически губительна для бизнеса.
Для хранения продуктов на складе ресторана обязательно нужны многоуровневые стеллажи
Особенностью складского учета в кафе является необходимость контроля ингредиентов на разных стадиях производственного процесса. Например, при инвентаризации нужно пересчитывать свежее мясо, изготовленный из него фарш, содержащие мясо пельмени и заранее приготовленные котлеты. И даже при тщательном ручном пересчете продуктов результат получится приблизительным, поэтому основанные на нем выводы также будут сомнительными.
Кроме того, в процессе обработки ингредиенты могут терять свою массу. Это создает трудности при ручном учете продуктов, но не является проблемой при автоматизации с помощью программ для розничной торговли.
Недостаточный контроль над наличием ингредиентов может приводить к невозможности приготовить те или иные блюда. Такие ситуации сильно огорчают посетителей, и в следующий раз они могут выбрать для питания другое заведение. Поэтому автоматизация кафе становится в современных условиях скорее необходимостью, чем потенциальной возможностью. Без программы складского учета товара развивать успешный бизнес общепита практически невозможно.
Возможности программы складского учета
Чтобы лучше понять необходимость использования складской программы для учета в кафе, необходимо ознакомиться с её основными возможностями. Лучшие приложения, например предлагаемые компанией ЕКАМ, объединяют в себе учет товаров и продаж. В результате предприниматель может контролировать все процессы в заведении с помощью одной универсальной программы.
Основными возможностями программ автоматизации ресторанов являются:
- Интеграция технологической карты приготовления блюд в систему складского учета.
- Оперативный мониторинг остатков и формирование на его основе подсказок для заказа ингредиентов.
- Контроль над сроками годности продуктов.
- Удаленный доступ ко всему функционалу программы.
- Автоматическое формирование актуальных складских документов.
- Прием заказов официантом при помощи планшета или смартфона.
- Построение цепочки заказа от его приема до оплаты. Каждый сотрудник контролирует свою зону ответственности при обслуживании клиента и производстве блюд.
- Наличие инструментов для анализа продаж за произвольный период, в том числе, в разрезе каждого официанта.
- Формирование управленческой отчетности для руководителя.
- Автоматическое определение рентабельности блюд на основе технологической карты, наценки и актуальных закупочных цен.
- Интеграция всего кассового оборудования кафе в единую учетную систему.
- Единая база учета для сети заведений общепита.
- Выгрузка данных в бухгалтерские приложения.
- Поддержка программой оформления различных складских операций: приемки, отпуска продукции в производство, инвентаризации и прочих.
- Присутствие встроенной CRM-системы, позволяющей вести базу клиентов и использовать дисконтные программы.
- Вставка фотографий реальных блюд в товарную карточку.
Дисконтная система способна надолго привязать клиента к ресторану
Таким образом, после проведения автоматизации и установки программы для складского учета персоналу ресторана больше не понадобятся блокноты, книжки и ручные инвентаризационные описи. Все процессы будут строго учитываться в цифровом виде, обеспечивая прозрачность и высокую скорость работы сотрудников.
Преимущества автоматизации заведений общепита
Для руководителя заведения HoReCa главной целью автоматизации и установки программы для учета является получение дополнительной прибыли. Для остальных сотрудников более важно снижение количества рутинных операций и упрощение их осуществления. Далее выгоды программ складского учета будут рассмотрены подробно в разрезе каждого подразделения ресторана.
Барная стойка
Заказ официанта автоматически высвечивается на клиентском терминале бармена. Он изготавливает коктейли по технологической карте и по окончании делает соответствующую пометку в программе. Таким образом, исключаются недопонимания между сотрудниками и четко разделяются их зоны ответственности.
Возможная схема аппаратного контроля розлива спиртных напитков
За счет маркировки на складе каждой бутылки индивидуальным штрихкодом, махинации с подменой спиртных напитков становятся практически невозможными. В рамках автоматизации можно установить и систему контроля розлива, которая учитывает каждый вылитый из бутылки миллилитр, обеспечивая заодно и правильность рецептуры коктейлей. В результате бармен четко понимает суть поставленных заданий и не может отклониться от алгоритма их выполнения.
Складское помещение
Склад в ресторане обычно имеет отдельное помещение, так как это предусмотрено санитарными нормами. Хотя часть продуктов может храниться непосредственно на кухне, например, в холодильниках.
Учитывать товары на складе проще и точнее в программе, а не «на глаз»
Сотрудник, ответственный за поддержание запасов, может в любой момент посмотреть их остатки и определить перечень заканчивающихся ингредиентов в программе складского учета. На основе этих данных формируется заказ поставщику, который можно сразу отправить по электронной почте.
Программа для учета в кафе в процессе инвентаризации позволяет оценить количество продуктов, находящихся на разных этапах производственного процесса, что гарантирует точность процедуры. Все складские документы могут распечатываться непосредственно с приложения. Там же всегда можно сформировать необходимую отчетность.
Работа кухни
Повара и другие работники кухни практически не сталкиваются с кассовым оборудованием, но автоматизация кафе касается и этого подразделения. При приеме заказа указанные в нем блюда отображаются в терминале главного повара. Там же могут указываться индивидуальные пожелания клиентов по их приготовлению. Убрать блюдо с перечня заказов к исполнению может только повар после выдачи готовой еды официанту.
На кухне ресторана оборудование должно быть защищено от влаги
Такая схема работы гарантирует четкое соблюдение очередности изготовления блюд. От своевременности подачи заказа сильно зависит удовлетворенность клиентов обслуживанием, поэтому автоматизация позволяет стабильно наращивать базу постоянных клиентов.
Основной зал
При автоматизации кафе прием заказов может проводиться в двух вариантах. При первом, бюджетном, официант сначала вносит пожелания клиента в блокнот, а потом за стойкой переносит данные в терминал.
В современных ресторанах меню может находиться в планшете
При втором варианте прием заказа изначально производится в планшете официанта. Преимуществом такого способа является возможность ответить на уточняющие вопросы посетителей по нюансам приготовления блюд, ведь в программе для складского учета можно разместить любое количество информации.
Сведения по принятому заказу передаются бармену и повару. После приготовления ими блюд и напитков официант получает на свой терминал соответствующее уведомление. Факт оплаты заказа официант вносит в планшет или общий терминал и выдает клиенту фискальный чек. Все операции с онлайн-кассой производятся опять же в программе складского учета товаров.
Кассовый узел
Спецификой работы онлайн-кассы в ресторане является распечатка пресчета – информационного документа, предоставляемого клиенту для оплаты заказа. В программе для учета товаров ЕКАМ можно настроить его автоматическое формирование. После передачи денег официанту на онлайн-кассе распечатывается уже фискальный чек.
Складская программа компании ЕКАМ может работать на планшетах и смартфонах
Далеко не в каждом заведении общепита есть должность кассира. Часто его функции выполняют официант или бармен. Вследствие подтягивания данных из заказа в чек, исключаются ошибки при расчете суммы к оплате. Поэтому кто бы ни выбивал на онлайн-кассе фискальный документ, он всегда будет правильным.
Программа для учета в кафе позволяет совместно с чеком распечатывать и передавать клиенту индивидуальные скидочные купоны, повышая шансы на повторное посещения заведения.
Бухгалтерия и руководство
В программе для учета товаров можно формировать множество отчетов для руководителей, бухгалтеров и снабженцев. Отчетность позволяет анализировать показатели рентабельности, динамики продаж, отслеживать наиболее прибыльные блюда. Отдельно можно получать информацию о работе бара или кухни. Для формирования отчетов нужно всего лишь нажать несколько кнопок.
Постоянный анализ прибыльности блюд, периодическая замена наименее популярных из них позволяет систематически повышать доходы ресторана. Кроме того, оценка динамики продаж позволяет отслеживать эффективность изменений в маркетинговой политике.
Руководители могут составлять технологические карты блюд, вносить в них коррективы, которые автоматически будут учитывать в работе всем персоналом заведения. А удаленный контроль над каждым событием в учетной программе позволяет сократить необходимость посещения ресторана, что особенно актуально для кафе, работающих в ночное время.
В приложении можно создавать несколько уровней доступа для персонала, а для снижения рисков информационную базу можно вообще хранить в «облаке». Таким образом, автоматизация кафе дает администрации много инструментов для управления бизнесом, снижая одновременно количество рутинных процессов.
Оборудование для автоматизации склада ресторана
Любое кафе вынуждено минимально автоматизировать склад, потому что требования ЕГАИС 3.0 заставляют учитывать продажу каждой индивидуально промаркированной бутыли спиртного. Строгий учет алкоголя усложняет его приемку от поставщика, поэтому без сканера штрихкода при этом не обойтись.
Также на складе понадобятся напольные и торговые весы для проверки массы поступающей продукции. Их показания могут автоматически передаваться в программу для складского учета. Терминалы сбора данных в кафе использовать нецелесообразно из-за их дороговизны и небольшого объема работы.
Развесную продукцию, например зелень, иногда сложно промаркировать и впоследствии идентифицировать. Для оптимизации учета такого сырья стоит размещать каждый его вид в отдельном контейнере или ящике с индивидуальной маркировкой. Распечатывать уникальные штрихкоды для этого можно на принтере этикеток, интегрированном со складской программой.
Помимо специфического торгового оборудования, в работе склада понадобятся планшеты для установки приложений, а также сетевая и офисная техника.
Автоматизация склада существующего ресторана, да и всего заведения, обходится для предпринимателей недорого. Ведь основное оборудование для этого уже имеется. Стоит только купить и настроить программу складского учета и реорганизовать рабочие процессы. После этого следует заняться корректировкой меню и формированием новой маркетинговой стратегии.