← Блог о торговле

Пошаговая инструкция автоматизации складского учета товаров: что такое и как работает

Итак, вы открыли магазин и запустили продажи. Занимаетесь маркетингом и продвижением, привлекаете клиентов, тратите на это приличные деньги. Но все это может вылететь в трубу из-за пары “узких мест”, которые сведут на нет все усилия. Одним их таких мест может быть неправильно организованный складской учет. В этой статье рассказываем, как автоматизировать складской учет товаров

Что такое складской учет

Складским учетом называется процесс контроля за движением товаров. Он включает в себя:

  • заказ поставщикам;
  • приемку;
  • хранение, распределение;
  • отпуск на торговую точку - розничный или интернет-магазин;
  • продажу конечному покупателю.

Чем прозрачнее и доступнее вся процедура, тем эффективнее работает склад и бизнес в целом.

Виды складского учета

В зависимости от сферы деятельности можно применять 4 основных вида складского учета:

  • ручной учет товаров. Подходит для предпринимателей и организаций с небольшим ассортиментом и низким числом сделок за единицу времени. Например небольшая лесопилка продает 3 вида бруса. В день делается 10-15 отгрузок покупателям. Все это вполне можно фиксировать в рабочей тетради кладовщика;
  • учет в текстовых редакторах или таблице Excel. Более продвинутый, но тоже далеко не идеальный вариант. В такие программы можно занести чуть больше информации, но делать это тоже придется вручную. Кроме этого, Excel может выполнять несложные математические расчеты в автоматическом режиме;
  • автоматизированный учет товаров на складе. Реализуется при помощи специальных программ - товароучетных систем. В этом варианте все происходит в автоматическом режиме - нужно только создать первичную базу и делать отметки о движении;
  • комплексная автоматизация учета. Контролирует не только склады, но и торговые площади и витрины магазинов, продажи, закупки и все остальное. Также реализуется при помощи программ для автоматизации учета.

Ручное ведение учета товаров

Ручное ведение учета товаров

Ручной учет и контроль складов в Excel-таблицах постепенно отходит в прошлое даже для магазинов с небольшим ассортиментом. Дело здесь даже не в удобстве - недостатки куда глубже. Перечислим основные из них:

  • влияние человеческого фактора. Кто-то забыл сделать отметку о продаже, неправильно принял товар - на складе начинается путаница;
  • абсолютная непрозрачность склада. По сути, полной картиной по складским остаткам владеют только кладовщики. Все остальные, включая вас, имеют лишь приблизительное представление о том, что там происходит;
  • отсутствие автоматизации. Каждое действие с товаром нужно записывать в тетрадь. Это долго, неудобно и тоже приводит к путанице;
  • большие затраты времени. То, что товароучетная система считает за доли секунды, приходится делать человеку;
  • нужно больше персонала. Наступает, как следствие всех предыдущих пунктов. Кому-то нужно все записывать, считать, контролировать и так далее;
  • у вас появляются незаменимые сотрудники. Те, у кого находится заветная тетрадочка. Часто бывает, что кладовщик уходит в отпуск, и никто не знает, где что лежит.

Поэтому не обольщайтесь, если у вас небольшой магазин и ручной учет пока себя оправдывает. Все это - до случая, когда вы понесете первые убытки из-за неверно выстроенного учета. Потери будут куда серьезнее всех возможных затрат на автоматизацию складского учета.

Пример ведения складского учета в Excel-таблицах

Пример ведения складского учета в Excel-таблицах

Автоматизация учета товаров: как это работает

За сложным термином скрывается очень простая суть: автоматизация нужна для того, чтобы упорядочить работу склада и свести к минимуму участие человека. Все делает специальная программа для автоматизации учета. Хорошие системы умеют следующее:

  • контролировать складские остатки в режиме реального времени. Вы всегда точно знаете, сколько и какие товары есть в наличии. Ситуация, когда внезапно заканчивается определенная позиция, исключена;
  • отслеживать все движения товаров. Отгрузка в магазин, миграция между складами, перемещения - все находится под контролем системы;
  • фиксировать продажи. Любая позиция списывается с остатков в тот момент, когда продавец пробивает кассовый чек;
  • следить за сотрудниками. Товароучетная программа ЕКАМ имеет встроенную CRM-систему. Она анализирует эффективность менеджеров, продавцов, кладовщиков и остальных лиц, участвующих в процессе;
  • сигнализировать о наличии товара на складе. Если что-то кончается, система вовремя предупредит об этом, и вы успеете сделать заказ у поставщика;
  • формировать бухгалтерские отчеты и документы для поставщиков. Самостоятельно и в автоматическом режиме. Вам остается только их распечатать и подписать, если это необходимо;
  • создавать технологические карты для предприятий общественного питания;
  • разрабатывать и внедрять программы лояльности для постоянных покупателей;
  • контролировать продажи и формировать аналитику для руководителя;
  • работать с несколькими складами, магазинами и торговыми точками. Доступ к программе могут иметь несколько сотрудников одновременно;
  • выгружать данные из других программ и форматов. Вбить вручную несколько сотен позиций - долго и сложно. Проще выгрузить информацию в систему их Excel-таблиц или других и баз данных.

выгоды складской программы для бизнеса

На этом список возможностей товароучетных программ не ограничивается. Они могут отслеживать закупочные цены поставщиков, собирать заказы с нескольких складов, контролировать деньги, заложенные в товарообороте и многое другое.

Плюсы и минусы программ товароучета

Плюсы:

  1. Контроль склада из одного места. Большинство современных систем работают на облачных технологиях хранения данных. Информация доступна в любой точке земного шара, лишь бы был интернет.
  2. Полная автоматизация торговли и складского учета. Все перемещения, движения и операции фиксируются в базе в момент сканирования штрих-кода на упаковке. Если товар не маркирован, система сама сгенерирует код - его нужно только распечатать и приклеить.
  3. Облегчение инвентаризационного учета. При инвентаризации нужно только сканировать товар на складе, а система сама все посчитает и даст заключение.
  4. Снижение нагрузки на персонал. Многие компании, внедрившие такой продукт, проводят сокращение или реструктуризацию штата.
  5. Прозрачность складских операций. По движению товара всегда видно, откуда и что поступило и куда ушло.
  6. Снижение издержек на складской учет.
  7. Снижение убытков из-за неправильно выстроенного учета. Клиент никогда не закажет товар, которого нет на складе. В результате вы получаете больше покупателей и прибыли.

Кому подходит программа ЕКАМ

Кому подходит программа ЕКАМ

Минусы:

  1. Для использования программ необходим выход в интернет. Правда, есть коробочные версии продукта, но они имеют существенным недостаток: доступ к информации можно получить только в одном месте.
  2. Это дополнительные затраты. Подключение к программе стоит денег, часто немалых. Но, как мы уже говорили, все затраты с лихвой окупаются сокращением издержек и затрат на персонал. Не говоря уже о возможных убытках при неправильном учете.
  3. Необходимо покупать дополнительное оборудование: сканеры штрих-кода, терминалы сбора данных, складскую оргтехнику.

Как автоматизировать товароучет - пошаговая инструкция

Шаг 1 - определяем задачи

Выбор системы товароучета зависит от специфики бизнеса. Для небольшого магазина с одним складом подойдет простенькая бесплатная программа. Сетевой торговле с большим количеством точек нужно что-то позабористее. Перед тем, как выбирать программу, составьте следующий список:

  • количество магазинов;
  • количество складов;
  • число поставщиков товаров;
  • общий товарооборот в неделю, месяц, год;
  • число сотрудников, которые будут иметь доступ к программе одновременно;
  • набор необходимых функций, например: программы лояльности, составление технологических карт, поддержка дополнительного оборудования (электронных весов, банковских терминалов и так далее).

Шаг 2 - определяем бюджет покупки

По цене готовых решений нет - все упирается в особенности и масштабы бизнеса. Стоимость использования программ товароучета начинается с ноля рублей за бесплатные или пробные версии. Продвинутые продукты для крупных сетевиков могут стоить десятки тысяч рублей в месяц.

Начальный тариф товароучетной системы ЕКАМ обойдется вам в 480 рублей, а продвинутый “Корпоративный” стоит 3680 рублей за месяц использования. Он включает в себя автоматизацию учета движения товаров, поддержку нескольких складов, программы лояльности и создание технологических карт. Доступ в программе могут получить 10 сотрудников одновременно.

Стоимость решения ЕКАМ Касса и учет

Стоимость решения ЕКАМ.Касса + учет

Стоимость других программ зависит от набора функций, количества складов, товарооборота и других параметров.

Шаг 3 - выбираем товароучетную программу

Здесь мало найти продукт, подходящий под ваши требования. Функционал многих товароучеток во многом схож, различия будут в других моментах:

  • удобство интерфейса. Не все программы одинаково удобны для использования. Выбирайте продукт с интуитивно понятным меню, не перегруженным лишним функционалом;
  • наличие дополнительных опций. Любая фича ведет за собой увеличение стоимости продукта. Если половина возможностей вам не нужна, такую программу покупать не имеет смысла;
  • техническая поддержка. Чем оперативнее и качественнее она работает, тем лучше. Предпочтение стоит отдавать программам, осуществляющим сопровождение клиентов в режиме 24/7/365;
  • стоимость. Выбирайте максимально продвинутую платформу, которая находится в рамках бюджета;
  • стабильность работы. Некоторые системы, предлагаемые на рынке софта, откровенно сыроваты. Отдавайте предпочтение проверенным и зарекомендовавшим себя продуктам.

Как узнать, подходит ли выбранная программа под ваши требования? Вот несколько способов:

  • прочитайте нашу статью ТОП 9: экспертный рейтинг программ складского учета;
  • почитайте отзывы в интернете. Особенно отрицательные;
  • посоветуйтесь с коллегами, уже использующими такой софт;
  • установите и поработайте с пробной версией продукта. Многие поставщики услуги предоставляют такую возможность на срок около двух недель. Так вы на практике проверите удобство использования, функционал и другие параметры. Правда, пробные версии часто идут в усеченном варианте с ограниченным набором опций.

Кнопка призыва к действию на сайте ЕКАМ

Кнопка призыва к действию на сайте ЕКАМ

Шаг 4 - подключаем к товароучетную систему

Самая простая часть задачи по автоматизации. Вам нужно:

  • зарегистрировать личный кабинет на сайте разработчика платформы. Для этого понадобится адрес электронной почты и номер телефона. По ходу дела нужно придумать логин и пароль;
  • выбрать подходящий тариф, отвечающий вашим требованиям;
  • выбрать и оплатить дополнительное оборудование: сканеры штрих-кода, онлайн-кассы, электронные весы и другое;
  • оплатить стоимость тарифа. Обычно, если оплатить услугу на несколько месяцев вперед, получается выгоднее;
  • загрузить в систему базу товаров из таблицы Excel, 1С или других источников. Можно сделать это вручную при помощи сканера штрих-кодов или скачать типовую базу;
  • запустить программу, подключить и настроить оборудование, начать работу. Далее нужно только вовремя оплачивать стоимость услуги.

Как вы видите, ничего сложного в автоматизации складского учета нет. Это гораздо проще, чем считать складские остатки вручную, контролировать персонал и самостоятельно фиксировать движение товаров. Главное - выбрать правильную товароучетную систему. Программой ЕКАМ уже воспользовались более 60 тысяч предпринимателей и организаций - эта цифра говорит сама за себя.

У нас есть готовое решение и оборудование для онлайн-кассы

Испытайте все возможности платформы ЕКАМ бесплатно

Читайте также

Ведёте учёт в тетрадке или экселе? Пройдите бесплатный е-мейл курс —
Как увеличить прибыль, победив бардак в складском и финансовом учёте

Товароучетная система

  • Настройка автоматизации учёта товаров “под ключ”
  • Списание остатков в реальном времени
  • Учёт закупок и заказов поставщикам
  • Встроенная программа лояльности
  • Онлайн-касса под 54-ФЗ

Обеспечиваем оперативную поддержку по телефону,
помогаем загрузить товарную базу и поставить кассу на учёт.

Испытайте все возможности бесплатно!

Электронная почта*
Электронная почта*

Соглашение о конфиденциальности

и обработке персональных данных

 

1.Общие положения

 

1.1.Настоящее соглашение о конфиденциальности и обработке персональных данных (далее – Соглашение) принято свободно и своей волей, действует в отношении всей информации, которую ООО «Инсейлс Рус» и/или его аффилированные лица, включая все лица, входящие в одну группу с ООО «Инсейлс Рус» (в том числе ООО «ЕКАМ сервис»), могут получить о Пользователе во время использования им любого из сайтов, сервисов, служб, программ для ЭВМ, продуктов или услуг ООО «Инсейлс Рус» (далее – Сервисы) и в ходе исполнения ООО «Инсейлс Рус» любых соглашений и договоров с Пользователем. Согласие Пользователя с Соглашением, выраженное им в рамках отношений с одним из перечисленных лиц, распространяется на все остальные перечисленные лица.

1.2.Использование Сервисов означает согласие Пользователя с настоящим Соглашением и указанными в нем условиями; в случае несогласия с этими условиями Пользователь должен воздержаться от использования Сервисов.

1.3.Сторонами (далее – «Стороны) настоящего Соглашения являются:

«Инсейлс» – Общество с ограниченной ответственностью «Инсейлс Рус», ОГРН 1117746506514, ИНН 7714843760, КПП  771401001, зарегистрированное по адресу: 125319, г.Москва, ул.Академика Ильюшина, д.4, корп.1, офис 11 (далее - «Инсейлс»), с одной стороны, и

«Пользователь»

либо физическое лицо, обладающее дееспособностью и признаваемое участником гражданских правоотношений в соответствии с законодательством Российской Федерации;

либо юридическое лицо, зарегистрированное в соответствии с законодательством государства, резидентом которого является такое лицо;

либо индивидуальный предприниматель, зарегистрированный в соответствии с законодательством государства, резидентом которого является такое лицо;

которое приняло условия настоящего Соглашения.

1.4.Для целей настоящего Соглашения Стороны определили, что конфиденциальная информация – это сведения любого характера (производственные, технические, экономические, организационные и другие), в том числе о результатах интеллектуальной деятельности, а также сведения о способах осуществления профессиональной деятельности (включая, но не ограничиваясь: информацию о продукции, работах и услугах; сведения о технологиях и научно-исследовательских работах; данные о технических системах и оборудовании, включая элементы программного обеспечения; деловые прогнозы и сведения о предполагаемых покупках; требования и спецификации конкретных партнеров и потенциальных партнеров; информацию, относящуюся к интеллектуальной собственности, а также планы и технологии, относящиеся ко всему перечисленному выше), сообщаемые одной стороной другой стороне в письменной и/или электронной форме, явно обозначенные Стороной как ее конфиденциальная информация.

1.5.Целью настоящего Соглашения является защита конфиденциальной информации, которой Стороны будут обмениваться в ходе переговоров, заключения договоров и исполнения обязательств, а равно любого иного взаимодействия (включая, но не ограничиваясь, консультирование, запрос и предоставление информации, и выполнение иных поручений).

 

2.Обязанности Сторон

 

2.1.Стороны соглашаются сохранять в тайне всю конфиденциальную информацию, полученную одной Стороной от другой Стороны при взаимодействии Сторон, не раскрывать, не разглашать, не обнародовать или иным способом не предоставлять такую информацию какой-либо третьей стороне без предварительного письменного разрешения другой Стороны, за исключением случаев, указанных в действующем законодательстве, когда предоставление такой информации является обязанностью Сторон.

2.2.Каждая из Сторон предпримет все необходимые меры для защиты конфиденциальной информации как минимум с применением тех же мер, которые Сторона применяет для защиты собственной конфиденциальной информации. Доступ к конфиденциальной информации предоставляется только тем сотрудникам каждой из Сторон, которым он обоснованно необходим для выполнения служебных обязанностей по исполнению настоящего Соглашения.

2.3.Обязательство по сохранению в тайне конфиденциальной информации действительно в пределах срока действия настоящего Соглашения, лицензионного договора на программы для ЭВМ от 01.12.2016г., договора присоединения к лицензионному договору на программы для ЭВМ, агентских и иных договоров и в течение пяти лет после прекращения их действия, если Сторонами отдельно не будет оговорено иное.

2.4.Не будут считаться нарушением настоящего Соглашения следующие случаи:

(а)если предоставленная информация стала общедоступной без нарушения обязательств одной из Сторон; 

(б)если предоставленная информация стала известна Стороне в результате ее собственных исследований, систематических наблюдений или иной деятельности, осуществленной без использования конфиденциальной информации, полученной от другой Стороны;

(в)если предоставленная информация правомерно получена от третьей стороны без обязательства о сохранении ее в тайне до ее предоставления одной из Сторон; 

(г)если информация предоставлена по письменному запросу органа государственной власти, иного государственного органа,  или органа местного самоуправления в целях выполнения их функций и ее раскрытие этим органам обязательно для Стороны. При этом Сторона должна незамедлительно известить другую Сторону о поступившем запросе;

(д)если информация предоставлена третьему лицу с согласия той Стороны, информация о которой передается.

2.5.Инсейлс не проверяет достоверность информации, предоставляемой Пользователем, и не имеет возможности оценивать его дееспособность.

2.6.Информация, которую Пользователь предоставляет Инсейлс при регистрации в Сервисах, не является персональными данными, как они определены в Федеральном законе РФ №152-ФЗ от 27.07.2006г. «О персональных данных».

2.7.Инсейлс имеет право вносить изменения в настоящее Соглашение. При внесении изменений в актуальной редакции указывается дата последнего обновления. Новая редакция Соглашения вступает в силу с момента ее размещения, если иное не предусмотрено новой редакцией Соглашения.

2.8.Принимая данное Соглашение Пользователь осознает и соглашается с тем, что Инсейлс может отправлять Пользователю персонализированные сообщения и информацию (включая, но не ограничиваясь) для повышения качества Сервисов, для разработки новых продуктов, для создания и отправки Пользователю персональных предложений, для информирования Пользователя об изменениях в Тарифных планах и обновлениях, для направления Пользователю маркетинговых материалов по тематике Сервисов, для защиты Сервисов и Пользователей и в других целях.

Пользователь имеет право отказаться от получения вышеуказанной информации, сообщив об этом письменно на адрес электронной почты Инсейлс - contact@ekam.ru.

2.9.Принимая данное Соглашение, Пользователь осознает и соглашается с тем, что Сервисами Инсейлс для обеспечения работоспособности Сервисов в целом или их отдельных функций в частности могут использоваться файлы cookie, счетчики, иные технологии и Пользователь не имеет претензий к Инсейлс в связи с этим.

2.10.Пользователь осознает, что оборудование и программное обеспечение, используемые им для посещения сайтов в сети интернет могут обладать функцией запрещения операций с файлами cookie (для любых сайтов или для определенных сайтов), а также удаления ранее полученных файлов cookie.

Инсейлс вправе установить, что предоставление определенного Сервиса возможно лишь при условии, что прием и получение файлов cookie разрешены Пользователем.

2.11.Пользователь самостоятельно несет ответственность за безопасность выбранных им средств для доступа к учетной записи, а также самостоятельно обеспечивает их конфиденциальность. Пользователь самостоятельно несет ответственность за все действия (а также их последствия) в рамках или с использованием Сервисов под учетной записью Пользователя, включая случаи добровольной передачи Пользователем данных для доступа к учетной записи Пользователя третьим лицам на любых условиях (в том числе по договорам или соглашениям). При этом все действия в рамках или с использованием Сервисов под учетной записью Пользователя считаются произведенными самим Пользователем, за исключением случаев, когда Пользователь уведомил Инсейлс о несанкционированном доступе к Сервисам с использованием учетной записи Пользователя и/или о любом нарушении (подозрениях о нарушении) конфиденциальности своих средств доступа к учетной записи.

2.12.Пользователь обязан немедленно уведомить Инсейлс о любом случае несанкционированного (не разрешенного Пользователем) доступа к Сервисам с использованием учетной записи Пользователя и/или о любом нарушении (подозрениях о нарушении) конфиденциальности своих средств доступа к учетной записи. В целях безопасности, Пользователь обязан самостоятельно осуществлять безопасное завершение работы под своей учетной записью по окончании каждой сессии работы с Сервисами. Инсейлс не отвечает за возможную потерю или порчу данных, а также другие последствия любого характера, которые могут произойти из-за нарушения Пользователем положений этой части Соглашения.

 

3.Ответственность Сторон

 

3.1.Сторона, нарушившая предусмотренные Соглашением обязательства в отношении охраны конфиденциальной информации, переданной по Соглашению, обязана возместить по требованию пострадавшей Стороны реальный ущерб, причиненный таким нарушением условий Соглашения в соответствии с действующим законодательством Российской Федерации.

3.2.Возмещение ущерба не прекращают обязанности нарушившей Стороны по надлежащему исполнению обязательств по Соглашению.

 

4.Иные положения

 

4.1.Все уведомления, запросы, требования и иная корреспонденция в рамках настоящего Соглашения, в том числе включающие конфиденциальную информацию, должны оформляться в письменной форме и вручаться лично или через курьера, или направляться по электронной почте адресам, указанным в лицензионном договоре на программы для ЭВМ от 01.12.2016г., договоре присоединения к лицензионному договору на программы для ЭВМ и в настоящем Соглашении или другим адресам, которые могут быть в дальнейшем письменно указаны Стороной.

4.2.Если одно или несколько положений (условий) настоящего Соглашения являются либо становятся недействительными, то это не может служить причиной для прекращения действия других положений (условий).

4.3.К настоящему Соглашению и отношениям между Пользователем и Инсейлс, возникающим в связи с применением Соглашения, подлежит применению право Российской Федерации.

4.3.Все предложения или вопросы по поводу настоящего Соглашения Пользователь вправе направлять в Службу поддержки пользователей Инсейлс www.ekam.ru либо по почтовому адресу: 107078, г. Москва, ул. Новорязанская, 18, стр.11-12 БЦ «Stendhal» ООО «Инсейлс Рус».

 

Дата публикации: 01.12.2016г.

 

Полное наименование на русском языке:

Общество с ограниченной ответственностью «Инсейлс Рус»

 

Сокращенное наименование на русском языке:

ООО «Инсейлс Рус»

 

Наименование на английском языке:

InSales Rus Limited Liability Company (InSales Rus LLC)

 

Юридический адрес:

125319, г. Москва, ул. Академика Ильюшина, д. 4, корп.1, офис 11

 

Почтовый адрес:

107078, г. Москва, ул. Новорязанская, 18, стр.11-12, БЦ «Stendhal»

ИНН: 7714843760 КПП: 771401001

 

Банковские реквизиты:

Р/с 40702810600001004854

 

В ИНГ БАНК (ЕВРАЗИЯ) АО, г.Москва,
к/с 30101810500000000222, БИК 044525222

Электронная почта: contact@ekam.ru

Контактный телефон: +7(495)133-20-43

Заказ в один клик
Я принимаю условия передачи информации