Пошаговая инструкция автоматизации складского учета товаров: что такое и как работает
Итак, вы открыли магазин и запустили продажи. Занимаетесь маркетингом и продвижением, привлекаете клиентов, тратите на это приличные деньги. Но все это может вылететь в трубу из-за пары “узких мест”, которые сведут на нет все усилия. Одним их таких мест может быть неправильно организованный складской учет. В этой статье рассказываем, как автоматизировать складской учет товаров
Что такое складской учет
Складским учетом называется процесс контроля за движением товаров. Он включает в себя:
- заказ поставщикам;
- приемку;
- хранение, распределение;
- отпуск на торговую точку - розничный или интернет-магазин;
- продажу конечному покупателю.
Чем прозрачнее и доступнее вся процедура, тем эффективнее работает склад и бизнес в целом.
Виды складского учета
В зависимости от сферы деятельности можно применять 4 основных вида складского учета:
- ручной учет товаров. Подходит для предпринимателей и организаций с небольшим ассортиментом и низким числом сделок за единицу времени. Например небольшая лесопилка продает 3 вида бруса. В день делается 10-15 отгрузок покупателям. Все это вполне можно фиксировать в рабочей тетради кладовщика;
- учет в текстовых редакторах или таблице Excel. Более продвинутый, но тоже далеко не идеальный вариант. В такие программы можно занести чуть больше информации, но делать это тоже придется вручную. Кроме этого, Excel может выполнять несложные математические расчеты в автоматическом режиме;
- автоматизированный учет товаров на складе. Реализуется при помощи специальных программ - товароучетных систем. В этом варианте все происходит в автоматическом режиме - нужно только создать первичную базу и делать отметки о движении;
- комплексная автоматизация учета. Контролирует не только склады, но и торговые площади и витрины магазинов, продажи, закупки и все остальное. Также реализуется при помощи программ для автоматизации учета.
Ручной учет и контроль складов в Excel-таблицах постепенно отходит в прошлое даже для магазинов с небольшим ассортиментом. Дело здесь даже не в удобстве - недостатки куда глубже. Перечислим основные из них:
- влияние человеческого фактора. Кто-то забыл сделать отметку о продаже, неправильно принял товар - на складе начинается путаница;
- абсолютная непрозрачность склада. По сути, полной картиной по складским остаткам владеют только кладовщики. Все остальные, включая вас, имеют лишь приблизительное представление о том, что там происходит;
- отсутствие автоматизации. Каждое действие с товаром нужно записывать в тетрадь. Это долго, неудобно и тоже приводит к путанице;
- большие затраты времени. То, что товароучетная система считает за доли секунды, приходится делать человеку;
- нужно больше персонала. Наступает, как следствие всех предыдущих пунктов. Кому-то нужно все записывать, считать, контролировать и так далее;
- у вас появляются незаменимые сотрудники. Те, у кого находится заветная тетрадочка. Часто бывает, что кладовщик уходит в отпуск, и никто не знает, где что лежит.
Поэтому не обольщайтесь, если у вас небольшой магазин и ручной учет пока себя оправдывает. Все это - до случая, когда вы понесете первые убытки из-за неверно выстроенного учета. Потери будут куда серьезнее всех возможных затрат на автоматизацию складского учета.
Пример ведения складского учета в Excel-таблицах
Автоматизация учета товаров: как это работает
За сложным термином скрывается очень простая суть: автоматизация нужна для того, чтобы упорядочить работу склада и свести к минимуму участие человека. Все делает специальная программа для автоматизации учета. Хорошие системы умеют следующее:
- контролировать складские остатки в режиме реального времени. Вы всегда точно знаете, сколько и какие товары есть в наличии. Ситуация, когда внезапно заканчивается определенная позиция, исключена;
- отслеживать все движения товаров. Отгрузка в магазин, миграция между складами, перемещения - все находится под контролем системы;
- фиксировать продажи. Любая позиция списывается с остатков в тот момент, когда продавец пробивает кассовый чек;
- следить за сотрудниками. Товароучетная программа ЕКАМ имеет встроенную CRM-систему. Она анализирует эффективность менеджеров, продавцов, кладовщиков и остальных лиц, участвующих в процессе;
- сигнализировать о наличии товара на складе. Если что-то кончается, система вовремя предупредит об этом, и вы успеете сделать заказ у поставщика;
- формировать бухгалтерские отчеты и документы для поставщиков. Самостоятельно и в автоматическом режиме. Вам остается только их распечатать и подписать, если это необходимо;
- создавать технологические карты для предприятий общественного питания;
- разрабатывать и внедрять программы лояльности для постоянных покупателей;
- контролировать продажи и формировать аналитику для руководителя;
- работать с несколькими складами, магазинами и торговыми точками. Доступ к программе могут иметь несколько сотрудников одновременно;
- выгружать данные из других программ и форматов. Вбить вручную несколько сотен позиций - долго и сложно. Проще выгрузить информацию в систему их Excel-таблиц или других и баз данных.
На этом список возможностей товароучетных программ не ограничивается. Они могут отслеживать закупочные цены поставщиков, собирать заказы с нескольких складов, контролировать деньги, заложенные в товарообороте и многое другое.
Плюсы и минусы программ товароучета
Плюсы:
- Контроль склада из одного места. Большинство современных систем работают на облачных технологиях хранения данных. Информация доступна в любой точке земного шара, лишь бы был интернет.
- Полная автоматизация торговли и складского учета. Все перемещения, движения и операции фиксируются в базе в момент сканирования штрих-кода на упаковке. Если товар не маркирован, система сама сгенерирует код - его нужно только распечатать и приклеить.
- Облегчение инвентаризационного учета. При инвентаризации нужно только сканировать товар на складе, а система сама все посчитает и даст заключение.
- Снижение нагрузки на персонал. Многие компании, внедрившие такой продукт, проводят сокращение или реструктуризацию штата.
- Прозрачность складских операций. По движению товара всегда видно, откуда и что поступило и куда ушло.
- Снижение издержек на складской учет.
- Снижение убытков из-за неправильно выстроенного учета. Клиент никогда не закажет товар, которого нет на складе. В результате вы получаете больше покупателей и прибыли.
Кому подходит программа ЕКАМ
Минусы:
- Для использования программ необходим выход в интернет. Правда, есть коробочные версии продукта, но они имеют существенным недостаток: доступ к информации можно получить только в одном месте.
- Это дополнительные затраты. Подключение к программе стоит денег, часто немалых. Но, как мы уже говорили, все затраты с лихвой окупаются сокращением издержек и затрат на персонал. Не говоря уже о возможных убытках при неправильном учете.
- Необходимо покупать дополнительное оборудование: сканеры штрих-кода, терминалы сбора данных, складскую оргтехнику.
Как автоматизировать товароучет - пошаговая инструкция
Шаг 1 - определяем задачи
Выбор системы товароучета зависит от специфики бизнеса. Для небольшого магазина с одним складом подойдет простенькая бесплатная программа. Сетевой торговле с большим количеством точек нужно что-то позабористее. Перед тем, как выбирать программу, составьте следующий список:
- количество магазинов;
- количество складов;
- число поставщиков товаров;
- общий товарооборот в неделю, месяц, год;
- число сотрудников, которые будут иметь доступ к программе одновременно;
- набор необходимых функций, например: программы лояльности, составление технологических карт, поддержка дополнительного оборудования (электронных весов, банковских терминалов и так далее).
Шаг 2 - определяем бюджет покупки
По цене готовых решений нет - все упирается в особенности и масштабы бизнеса. Стоимость использования программ товароучета начинается с ноля рублей за бесплатные или пробные версии. Продвинутые продукты для крупных сетевиков могут стоить десятки тысяч рублей в месяц.
Начальный тариф товароучетной системы ЕКАМ обойдется вам в 480 рублей, а продвинутый “Корпоративный” стоит 3680 рублей за месяц использования. Он включает в себя автоматизацию учета движения товаров, поддержку нескольких складов, программы лояльности и создание технологических карт. Доступ в программе могут получить 10 сотрудников одновременно.
Стоимость решения ЕКАМ.Касса + учет
Стоимость других программ зависит от набора функций, количества складов, товарооборота и других параметров.
Шаг 3 - выбираем товароучетную программу
Здесь мало найти продукт, подходящий под ваши требования. Функционал многих товароучеток во многом схож, различия будут в других моментах:
- удобство интерфейса. Не все программы одинаково удобны для использования. Выбирайте продукт с интуитивно понятным меню, не перегруженным лишним функционалом;
- наличие дополнительных опций. Любая фича ведет за собой увеличение стоимости продукта. Если половина возможностей вам не нужна, такую программу покупать не имеет смысла;
- техническая поддержка. Чем оперативнее и качественнее она работает, тем лучше. Предпочтение стоит отдавать программам, осуществляющим сопровождение клиентов в режиме 24/7/365;
- стоимость. Выбирайте максимально продвинутую платформу, которая находится в рамках бюджета;
- стабильность работы. Некоторые системы, предлагаемые на рынке софта, откровенно сыроваты. Отдавайте предпочтение проверенным и зарекомендовавшим себя продуктам.
Как узнать, подходит ли выбранная программа под ваши требования? Вот несколько способов:
- прочитайте нашу статью ТОП 9: экспертный рейтинг программ складского учета;
- почитайте отзывы в интернете. Особенно отрицательные;
- посоветуйтесь с коллегами, уже использующими такой софт;
- установите и поработайте с пробной версией продукта. Многие поставщики услуги предоставляют такую возможность на срок около двух недель. Так вы на практике проверите удобство использования, функционал и другие параметры. Правда, пробные версии часто идут в усеченном варианте с ограниченным набором опций.
Кнопка призыва к действию на сайте ЕКАМ
Шаг 4 - подключаем к товароучетную систему
Самая простая часть задачи по автоматизации. Вам нужно:
- зарегистрировать личный кабинет на сайте разработчика платформы. Для этого понадобится адрес электронной почты и номер телефона. По ходу дела нужно придумать логин и пароль;
- выбрать подходящий тариф, отвечающий вашим требованиям;
- выбрать и оплатить дополнительное оборудование: сканеры штрих-кода, онлайн-кассы, электронные весы и другое;
- оплатить стоимость тарифа. Обычно, если оплатить услугу на несколько месяцев вперед, получается выгоднее;
- загрузить в систему базу товаров из таблицы Excel, 1С или других источников. Можно сделать это вручную при помощи сканера штрих-кодов или скачать типовую базу;
- запустить программу, подключить и настроить оборудование, начать работу. Далее нужно только вовремя оплачивать стоимость услуги.
Как вы видите, ничего сложного в автоматизации складского учета нет. Это гораздо проще, чем считать складские остатки вручную, контролировать персонал и самостоятельно фиксировать движение товаров. Главное - выбрать правильную товароучетную систему. Программой ЕКАМ уже воспользовались более 60 тысяч предпринимателей и организаций - эта цифра говорит сама за себя.