← Блог о торговле и предпринимательстве

Документальный и бухгалтерский учет гарантийных обязательств у продавца

Учет гарантийных обязательств может стать неприятным «сюрпризом» для начинающих предпринимателей. Проблема заключается в том, что продавец обязан обеспечивать ремонт реализуемых товаров. С финансовой точки зрения он может сделать это тремя путями:

  • отремонтировать исключительно за свой счет;
  • отремонтировать за свой счет, а впоследствии получить компенсацию от производителя;
  • передать на ремонт следующему распространителю в цепочке поставки.

Неправильный налоговый и бухгалтерский учет гарантийных обязательств может привести к проблемам с налоговиками. Кроме того, отсутствие финансовых и договорных возможностей реализации гарантий ведет к нарушению прав потребителей и штрафам. В такие ситуации может попасть каждый предприниматель.

Избежать проблем и штрафов можно при хорошем знании правил учета гарантийных обязательств. В сегодняшней статье мы разберем эти вопросы. В частности, предприниматели узнают про:

  • бухгалтерский и налоговый учет гарантий;
  • формирование финансового резерва под гарантийные обязательства;
  • учет НДС при выполнении гарантийных обязательств.

Статья поможет предпринимателям правильно организовать учет гарантий, чтобы обеспечить выполнение своих обязательств и при этом получить максимальную прибыль.

Бухгалтерский учет гарантийных обязательств

Если для сервисных центров гарантийный ремонт является обычной деятельностью, то для продавца – только прогнозируемой. Поэтому реализаторы продукции обязаны формировать резерв под сервисные гарантии.

Если покупатель приносит неисправный товар в течение гарантийного срока, то продавец может передать его на ремонт производителю или отремонтировать самостоятельно. В любом случае предприниматель несет затраты: в первом случае на пересылку товара, в другом – на покупку запчастей и зарплату работникам.

Учет резерва под гарантийные обязательства происходит на счете 96, а сама процедура должна проводиться с соблюдением требований ПБУ 8/2010. Так, стандартные бухгалтерские проводки, осуществляемые при ремонте товаров, выглядят следующим образом:

Бухгалтерские проводки, осуществляемые при гарантийном ремонте

Расчет страхового резерва производится экспертным путем. Оценочное обязательство рассчитывается, исходя из затрат прошлого года по формуле:

 

Коэффициент оценочного обязательства = сумма понесенных за прошлый год гарантийных затрат/сумма проданных за прошлый год товаров

 

В результате суммы текущих продаж умножаются на коэффициент оценочного обязательства, а полученная сумма резервируется на счете 96.

Если срок гарантийного обязательства превышает 1 год, то резерв в новом году можно частично расформировывать за счет пересчета с учетом коэффициента дисконтирования. Формула его расчета следующая:

Расчет коэффициента дисконтирования

Обязанность по формированию резерва лежит лишь на предпринимателях, которые используют общую систему налогообложения. В остальных случаях финансирование затрат происходит за счет имеющихся в наличии средств.

Упростить ведение учета гарантийных обязательств поможет программа складского учета. Она позволяет указывать в товарной карточке серийные номера изделий и прикреплять фото. В результате продавец всегда может быть уверен в том, что возвращенный неисправный товар был продан именно им.

Налоговый учет гарантийных обязательств

Расходы на гарантийный ремонт для продавца считаются связанными с реализацией. Поэтому при налогообложении прибыли они могут быть списанными двумя путями:

  • сразу на реализационные расходы;
  • через гарантийный резерв согласно правилам ст. 267 НК РФ.

Конкретный метод должен быть закреплен в учетной политике магазина. Нужно заметить, что создание резерва является лишь правом, которое делает учет гарантии более прозрачным и расходы более прогнозируемыми.

Если компания приняла решение формировать для себя финансовый резерв, то порядок его создания в налоговом учете будет следующим.

Шаг №1. Производится расчет оценочного обязательства по формуле:

Расчет процента отчислений в резерв

Шаг № 2. Если товары с гарантией продаются менее трех лет, то используется другая формула:

Расчет процента отчислений в резерв до 3 лет

Шаг № 3. Если товары с гарантией ранее вообще не продавались, то для расчета оценочного обязательства берется следующая формула:

Расчет процента отчислений в резерв, новый товар

Шаг № 4. Последним этапом формируется резерв по мере продаж товаров по формуле:

Расчет суммы отчислений в резерв

Резерв формируется отдельно под каждую группу товаров. Впоследствии резервируемые суммы складываются.

Для учета продаж в разрезе товарных категорий удобно использовать программу складского учета ЕКАМ. Она позволяет формировать подробную аналитику по реализации товаров, а также учитывать гарантийные номера по каждой реализованной единице продукции.

Ежедневное формирование резерва является нецелесообразным. Поэтому рекомендуется рассчитывать его объем и делать проводки ежемесячно или ежеквартально, что должно быть отражено в учетной политике. Если продаж товаров за период по гарантии не было, то финансовый резерв не доначисляется.

Неиспользованная сумма оценочного обязательства может быть перенесена на последующий налоговый период. Если же учетная политика не предполагает такого переноса, то остаток резерва списывается на внереализационные доходы текущего периода.

Что делать при недостатке и избытке гарантийного резерва?

Налоговый и бухгалтерский учет гарантийных обязательств имеет свои нюансы при отклонении объема резерва от прогнозируемого. Рассмотрим три наиболее частных ситуации:

  • списание неиспользованного остатка резерва;
  • отражение в учете гарантийных обязательств при недостатке резерва;
  • списание резерва при прекращении продаж гарантийных товаров.

Если торговая точка постоянно работает над оптимизацией ассортимента, ищет поставщиков более надежных товаров, то размер гарантийного резерва будет снижаться. Это может привести к образованию его излишков в конце года. В таком случае остатки зарезервированных средств списываются на прочие доходы по кредиту счета 91-1. Если резерв изначально был сформирован со счета 91-2, то возможна и обратная проводка «Дт сч. 96/Кт сч. 91-2».

Расходы на гарантийный ремонт должны учитываться при формировании торговой наценки

Расходы на гарантийный ремонт должны учитываться при формировании торговой наценки

Также может возникнуть ситуация, когда зарезервированной суммы оказывается недостаточно для покрытия расходов на гарантийный ремонт. В таком случае затраты начинают учитываться напрямую на счете 91-2. Никаких доначислений резерва в отчетном периоде не делается.

При прекращении продаж гарантийных товаров предприниматели не должны спешить списать зарезервированные средства. Ведь покупатели могут прийти с испорченным товаром в течение всего срока гарантии. Поэтому списание резерва по товарам, снятым с реализации, происходит только по истечении гарантийного периода последнего проданного изделия.

Возмещение затрат на гарантийный ремонт

Если вы являетесь продавцом, который предоставляет гарантии на реализованные товары, но расходы на ремонт возмещаются производителем, то сумма возмещения затрат будет учитываться следующим образом.

Возмещение стоимости гарантийных работ должно происходить в рамках договора

Возмещение стоимости гарантийных работ должно происходить в рамках договора

Бухгалтерский учет гарантийного обязательства признает возмещенную сумму доходом в момент её зачисления на банковский счет. Соответствующая проводка по кредиту 91-1 счета должна подтверждаться актом выполненных работ.

В налоговом учете сумма возмещения гарантийных затрат включается во внереализационные доходы того периода, в котором фактически были перечислены денежные средства.

НДС и гарантийный ремонт

С целью защиты прав потребителей государство пошло на уступки магазинам в сфере уплаты НДС при гарантийном ремонте. Если продавец самостоятельно предоставляет ремонтные услуги, то он не начисляет на них НДС. Причем это касается как самих услуг, так и стоимости запасных частей. Но здесь есть нюанс.

Если компания получает от производителя возмещение за проведенный ремонт, то сумма НДС по счету, выставленному клиенту, не начисляется только в рамках суммы возмещения. При получении продавцом от ремонтных услуг дополнительного дохода, он должен облагаться налогом.

Продавцы, являющиеся лишь посредниками при гарантийном ремонте, обязаны начислять НДС

Продавцы, являющиеся лишь посредниками при гарантийном ремонте, обязаны начислять НДС

Также важно учитывать, что входящий НДС при покупке запчастей продавец не может включить в налоговый кредит. Поэтому при их закупке нужно просить поставщика формировать документы (счет, накладные) без НДС.

Для использования налоговых льгот нужно собирать полный пакет документов при каждом гарантийном ремонте:

  • договор купли-продажи или чек;
  • акт выполненных работ;
  • гарантийный талон или аналог (сервисная книжка);
  • акт приема-передачи неисправного товара;
  • договор о гарантийном обслуживании (при взятии обязательств по ремонту на себя).

При отсутствии некоторых из перечисленных документов лучше перестраховаться и начислить НДС. В противном случае налоговики выявят нарушение при проверке и наложат штраф.

Таким образом, бухгалтерский учет гарантийных обязательств у продавца является довольно сложным. Поэтому предприниматели должны максимально тщательно следить за документальным оформлением гарантий и регулярно анализировать свои гарантийные расходы в программе складского учета.

У нас есть готовое решение и оборудование для онлайн-кассы

Испытайте все возможности платформы ЕКАМ бесплатно

Читайте также

Программа складского учета

  • Настройка автоматизации учёта товаров “под ключ”
  • Списание остатков в реальном времени
  • Учёт закупок и заказов поставщикам
  • Встроенная программа лояльности
  • Онлайн-касса под 54-ФЗ

Обеспечиваем оперативную поддержку по телефону,
помогаем загрузить товарную базу и поставить кассу на учёт.

Испытайте все возможности бесплатно!

Электронная почта*
Электронная почта*

Соглашение о конфиденциальности

и обработке персональных данных

 

1.Общие положения

 

1.1.Настоящее соглашение о конфиденциальности и обработке персональных данных (далее – Соглашение) принято свободно и своей волей, действует в отношении всей информации, которую ООО «Инсейлс Рус» и/или его аффилированные лица, включая все лица, входящие в одну группу с ООО «Инсейлс Рус» (в том числе ООО «ЕКАМ сервис»), могут получить о Пользователе во время использования им любого из сайтов, сервисов, служб, программ для ЭВМ, продуктов или услуг ООО «Инсейлс Рус» (далее – Сервисы) и в ходе исполнения ООО «Инсейлс Рус» любых соглашений и договоров с Пользователем. Согласие Пользователя с Соглашением, выраженное им в рамках отношений с одним из перечисленных лиц, распространяется на все остальные перечисленные лица.

1.2.Использование Сервисов означает согласие Пользователя с настоящим Соглашением и указанными в нем условиями; в случае несогласия с этими условиями Пользователь должен воздержаться от использования Сервисов.

1.3.Сторонами (далее – «Стороны) настоящего Соглашения являются:

«Инсейлс» – Общество с ограниченной ответственностью «Инсейлс Рус», ОГРН 1117746506514, ИНН 7714843760, КПП  771401001, зарегистрированное по адресу: 125319, г.Москва, ул.Академика Ильюшина, д.4, корп.1, офис 11 (далее - «Инсейлс»), с одной стороны, и

«Пользователь»

либо физическое лицо, обладающее дееспособностью и признаваемое участником гражданских правоотношений в соответствии с законодательством Российской Федерации;

либо юридическое лицо, зарегистрированное в соответствии с законодательством государства, резидентом которого является такое лицо;

либо индивидуальный предприниматель, зарегистрированный в соответствии с законодательством государства, резидентом которого является такое лицо;

которое приняло условия настоящего Соглашения.

1.4.Для целей настоящего Соглашения Стороны определили, что конфиденциальная информация – это сведения любого характера (производственные, технические, экономические, организационные и другие), в том числе о результатах интеллектуальной деятельности, а также сведения о способах осуществления профессиональной деятельности (включая, но не ограничиваясь: информацию о продукции, работах и услугах; сведения о технологиях и научно-исследовательских работах; данные о технических системах и оборудовании, включая элементы программного обеспечения; деловые прогнозы и сведения о предполагаемых покупках; требования и спецификации конкретных партнеров и потенциальных партнеров; информацию, относящуюся к интеллектуальной собственности, а также планы и технологии, относящиеся ко всему перечисленному выше), сообщаемые одной стороной другой стороне в письменной и/или электронной форме, явно обозначенные Стороной как ее конфиденциальная информация.

1.5.Целью настоящего Соглашения является защита конфиденциальной информации, которой Стороны будут обмениваться в ходе переговоров, заключения договоров и исполнения обязательств, а равно любого иного взаимодействия (включая, но не ограничиваясь, консультирование, запрос и предоставление информации, и выполнение иных поручений).

 

2.Обязанности Сторон

 

2.1.Стороны соглашаются сохранять в тайне всю конфиденциальную информацию, полученную одной Стороной от другой Стороны при взаимодействии Сторон, не раскрывать, не разглашать, не обнародовать или иным способом не предоставлять такую информацию какой-либо третьей стороне без предварительного письменного разрешения другой Стороны, за исключением случаев, указанных в действующем законодательстве, когда предоставление такой информации является обязанностью Сторон.

2.2.Каждая из Сторон предпримет все необходимые меры для защиты конфиденциальной информации как минимум с применением тех же мер, которые Сторона применяет для защиты собственной конфиденциальной информации. Доступ к конфиденциальной информации предоставляется только тем сотрудникам каждой из Сторон, которым он обоснованно необходим для выполнения служебных обязанностей по исполнению настоящего Соглашения.

2.3.Обязательство по сохранению в тайне конфиденциальной информации действительно в пределах срока действия настоящего Соглашения, лицензионного договора на программы для ЭВМ от 01.12.2016г., договора присоединения к лицензионному договору на программы для ЭВМ, агентских и иных договоров и в течение пяти лет после прекращения их действия, если Сторонами отдельно не будет оговорено иное.

2.4.Не будут считаться нарушением настоящего Соглашения следующие случаи:

(а)если предоставленная информация стала общедоступной без нарушения обязательств одной из Сторон; 

(б)если предоставленная информация стала известна Стороне в результате ее собственных исследований, систематических наблюдений или иной деятельности, осуществленной без использования конфиденциальной информации, полученной от другой Стороны;

(в)если предоставленная информация правомерно получена от третьей стороны без обязательства о сохранении ее в тайне до ее предоставления одной из Сторон; 

(г)если информация предоставлена по письменному запросу органа государственной власти, иного государственного органа,  или органа местного самоуправления в целях выполнения их функций и ее раскрытие этим органам обязательно для Стороны. При этом Сторона должна незамедлительно известить другую Сторону о поступившем запросе;

(д)если информация предоставлена третьему лицу с согласия той Стороны, информация о которой передается.

2.5.Инсейлс не проверяет достоверность информации, предоставляемой Пользователем, и не имеет возможности оценивать его дееспособность.

2.6.Информация, которую Пользователь предоставляет Инсейлс при регистрации в Сервисах, не является персональными данными, как они определены в Федеральном законе РФ №152-ФЗ от 27.07.2006г. «О персональных данных».

2.7.Инсейлс имеет право вносить изменения в настоящее Соглашение. При внесении изменений в актуальной редакции указывается дата последнего обновления. Новая редакция Соглашения вступает в силу с момента ее размещения, если иное не предусмотрено новой редакцией Соглашения.

2.8.Принимая данное Соглашение Пользователь осознает и соглашается с тем, что Инсейлс может отправлять Пользователю персонализированные сообщения и информацию (включая, но не ограничиваясь) для повышения качества Сервисов, для разработки новых продуктов, для создания и отправки Пользователю персональных предложений, для информирования Пользователя об изменениях в Тарифных планах и обновлениях, для направления Пользователю маркетинговых материалов по тематике Сервисов, для защиты Сервисов и Пользователей и в других целях.

Пользователь имеет право отказаться от получения вышеуказанной информации, сообщив об этом письменно на адрес электронной почты Инсейлс - contact@ekam.ru.

2.9.Принимая данное Соглашение, Пользователь осознает и соглашается с тем, что Сервисами Инсейлс для обеспечения работоспособности Сервисов в целом или их отдельных функций в частности могут использоваться файлы cookie, счетчики, иные технологии и Пользователь не имеет претензий к Инсейлс в связи с этим.

2.10.Пользователь осознает, что оборудование и программное обеспечение, используемые им для посещения сайтов в сети интернет могут обладать функцией запрещения операций с файлами cookie (для любых сайтов или для определенных сайтов), а также удаления ранее полученных файлов cookie.

Инсейлс вправе установить, что предоставление определенного Сервиса возможно лишь при условии, что прием и получение файлов cookie разрешены Пользователем.

2.11.Пользователь самостоятельно несет ответственность за безопасность выбранных им средств для доступа к учетной записи, а также самостоятельно обеспечивает их конфиденциальность. Пользователь самостоятельно несет ответственность за все действия (а также их последствия) в рамках или с использованием Сервисов под учетной записью Пользователя, включая случаи добровольной передачи Пользователем данных для доступа к учетной записи Пользователя третьим лицам на любых условиях (в том числе по договорам или соглашениям). При этом все действия в рамках или с использованием Сервисов под учетной записью Пользователя считаются произведенными самим Пользователем, за исключением случаев, когда Пользователь уведомил Инсейлс о несанкционированном доступе к Сервисам с использованием учетной записи Пользователя и/или о любом нарушении (подозрениях о нарушении) конфиденциальности своих средств доступа к учетной записи.

2.12.Пользователь обязан немедленно уведомить Инсейлс о любом случае несанкционированного (не разрешенного Пользователем) доступа к Сервисам с использованием учетной записи Пользователя и/или о любом нарушении (подозрениях о нарушении) конфиденциальности своих средств доступа к учетной записи. В целях безопасности, Пользователь обязан самостоятельно осуществлять безопасное завершение работы под своей учетной записью по окончании каждой сессии работы с Сервисами. Инсейлс не отвечает за возможную потерю или порчу данных, а также другие последствия любого характера, которые могут произойти из-за нарушения Пользователем положений этой части Соглашения.

 

3.Ответственность Сторон

 

3.1.Сторона, нарушившая предусмотренные Соглашением обязательства в отношении охраны конфиденциальной информации, переданной по Соглашению, обязана возместить по требованию пострадавшей Стороны реальный ущерб, причиненный таким нарушением условий Соглашения в соответствии с действующим законодательством Российской Федерации.

3.2.Возмещение ущерба не прекращают обязанности нарушившей Стороны по надлежащему исполнению обязательств по Соглашению.

 

4.Иные положения

 

4.1.Все уведомления, запросы, требования и иная корреспонденция в рамках настоящего Соглашения, в том числе включающие конфиденциальную информацию, должны оформляться в письменной форме и вручаться лично или через курьера, или направляться по электронной почте адресам, указанным в лицензионном договоре на программы для ЭВМ от 01.12.2016г., договоре присоединения к лицензионному договору на программы для ЭВМ и в настоящем Соглашении или другим адресам, которые могут быть в дальнейшем письменно указаны Стороной.

4.2.Если одно или несколько положений (условий) настоящего Соглашения являются либо становятся недействительными, то это не может служить причиной для прекращения действия других положений (условий).

4.3.К настоящему Соглашению и отношениям между Пользователем и Инсейлс, возникающим в связи с применением Соглашения, подлежит применению право Российской Федерации.

4.3.Все предложения или вопросы по поводу настоящего Соглашения Пользователь вправе направлять в Службу поддержки пользователей Инсейлс www.ekam.ru либо по почтовому адресу: 107078, г. Москва, ул. Новорязанская, 18, стр.11-12 БЦ «Stendhal» ООО «Инсейлс Рус».

 

Дата публикации: 01.12.2016г.

 

Полное наименование на русском языке:

Общество с ограниченной ответственностью «Инсейлс Рус»

 

Сокращенное наименование на русском языке:

ООО «Инсейлс Рус»

 

Наименование на английском языке:

InSales Rus Limited Liability Company (InSales Rus LLC)

 

Юридический адрес:

125319, г. Москва, ул. Академика Ильюшина, д. 4, корп.1, офис 11

 

Почтовый адрес:

107078, г. Москва, ул. Новорязанская, 18, стр.11-12, БЦ «Stendhal»

ИНН: 7714843760 КПП: 771401001

 

Банковские реквизиты:

Р/с 40702810600001004854

 

В ИНГ БАНК (ЕВРАЗИЯ) АО, г.Москва,
к/с 30101810500000000222, БИК 044525222

Электронная почта: contact@ekam.ru

Контактный телефон: +7(495)133-20-43

Заказ в один клик
Я принимаю условия передачи информации