Как провести инвентаризацию основных средств магазина

Инвентаризация основных средств в розничном магазине – это самый страшный сон его руководителей. Согласно законодательству, проводить ее необходимо не менее чем раз в три года, поэтому рано или поздно с этим сталкивается любой магазин. Так как проведение инвентаризации может потребовать закрытия торгового зала для покупателей, то чем чаще она проводится, тем больше прибыли вы теряете.

Что такое инвентаризация

Простыми словами инвентаризация основных средств – это проверка всего имущества, финансовых обязательств, выполняемая путем сравнения фактического наличия и количества, указанного в бухгалтерской документации. Цели проведения – выявление пересортиц, излишков и недостач и обнаружение ошибок в учете. Ранее проведение инвентаризации регламентировалось 12 статьей 129-ФЗ «О бухгалтерском учете», сейчас – приказом Минфина РФ от 29.07.1998 N 34н «Об утверждении Положения по ведению бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности в Российской Федерации».

В каких случаях ее проводить

Инвентаризация проводиться по необходимости, количество проверок устанавливается в компании исходя из производственных нужд. Количество и объем ее проведения должны быть прописаны во внутренней документации компании. Также есть ситуации, в которых, согласно законодательству, проведение инвентаризации необходимо:

  • при продаже, сдаче в аренду или передаче прав собственности;
  • при возникновении чрезвычайных ситуаций, нанесших материальные убытки: стихийное бедствие, пожар;
  • при обнаружении факта порчи или кражи имущества компании;
  • перед подготовкой годовой отчетности;
  • при передаче материальной ответственности другим лицам;
  • при ликвидации предприятия;
  • других случаях, указанных в законодательстве.

Склад

Как проводится инвентаризация

Прежде всего, вы должны быть готовы к тому, что провести инвентаризацию за один день чаще всего невозможно. Если вы управляете небольшим магазинчиком с маленьким товарным ассортиментом, вам в любом случае потребуется подготовить всю необходимую информацию, непосредственно провести инвентаризацию и проанализировать ее результаты.

Первый этап – подготовительный

На этом этапе подготовьте приказ о проведении инвентаризации в магазине № ИНВ 22. Он должен содержать такую информацию:

  • четкие сроки проведения;
  • объем проверки – инвентаризация всего предприятия, только склада или определенного отдела и т.д.;
  • состав инвентаризационной комиссии.

Также потребуется письменное оповещение материально-ответственных лиц. Они должны передать всю необходимую документацию в бухгалтерию для отражения всех передвижений товарно-материальных ценностей в бухгалтерском учете.

Материально-ответственные лица подготавливают товары к инвентаризации, перебрав их, собрав все в одном месте и на складе, и в торговом зале. Это существенно облегчит и ускорит их пересчет.

Не лишним будет подготовить план-схему проведения инвентаризации, ведь в хаотичном порядке проводить ее нельзя. Заранее составленный схематический план значительно облегчит и ускорит проведение инвентаризации.

Второй этап – технический

На этом этапе производится проверка наличия, условий хранения и состояния всех товарно-материальных ценностей, финансовых обязательств и основных средств. Вся полученная информация вносится в акт инвентаризационной описи основных средств (форма акта инвентаризации № ИНВ-1).

Бланк ИНВ-1

При проведении инвентаризации должны присутствовать все материально-ответственные лица и инвентаризационная комиссия, иначе результаты инвентаризации могут быть не признаны и оспорены.

Для проведения инвентаризации всего магазина, его закрывают для покупателей или же делают это в нерабочее время, что грозит большими денежными потерями. Для их минимизации в больших магазинах можно проводить инвентаризацию по отделам, временно закрывая их для посетителей. Значительно облегчает работу при проведении инвентаризации также и использование специальных программ и сканера штрихкода. Также при проведении инвентаризации необходимо обратить внимание на:

  • условия хранения товаров, впитывающих влагу;
  • товары, теряющие вес при хранении (овощи, фрукты, мясо) – для них существуют удельные данные потери веса.

Третий этап – анализ и сопоставление данных

Получив всю необходимую информацию о результатах инвентаризации, бухгалтер производит сравнение данных из бухгалтерской отчетности, основанной на первичной документации, и фактического наличия. Все расхождения в количестве оформляются при этом в ведомости и указываются возможные причины их появления.

Далее следует заново пересчитать количество по всем не сошедшимся позициям, чтобы исключить возможность ошибки при инвентаризации. Делать это необходимо учитывая то, что было продано после первого пересчета.

Заключительный этап

На заключительном этапе проведения инвентаризации проводится внесение в учет всех изменений количества товаров, выявленных в ходе ее проведения. При этом недостачи на небольшую сумму или порча в пределах норм естественной убыли, как правило, списываются на издержки производства или хранения. Большие суммы – распределяются между всеми виновными материально-ответственными лицами по решению суда. Излишек имущества приходуется по рыночной стоимости на дату проведения инвентаризации.

Наиболее частыми расхождениями в количестве товаров при инвентаризации являются пересортицы и недостачи.

Пересортица – это у схожих по названию или внешнему виду товаров одного наименования (например, «рис Кубанский» и «рис Жасмин») будет недостача и излишек равного количества. Соответственно пересортица может случиться, когда:

  • в программе учета товары стоят на соседних позициях и бухгалтер «промахнулся» при проведении документов;
  • произошла ошибка при инвентаризации и внешне похожие позиции неправильно посчитали;
  • при поставке поставщик мог сделать пересортицу, а кладовщик не заметил этого при приеме товара.

Урегулировать пересортицу можно в случаях, когда несоответствие выявлено у одного и того же материально-ответственного лица в одном периоде; нельзя, если товары имеют разное наименование, хоть и однородны и одинаковое количество недостач и излишков.

Что касаемо недостачи – она может быть двух видов: товарная и денежная. Причины их могут быть разнообразны: это и воровство покупателями, халатное отношение к должностным обязанностям сотрудников, ошибки при проведении инвентаризации. Особенностью возложения материальной ответственности за недостачи на закрепленных за этими отделами лиц является то, что размер взысканий определяется индивидуально. При расчете их объема учитывается степень вины конкретного работника, вида материальной ответственности и ее предела. В случаях, когда объем взысканий выше допустимой законодательством границы, взыскания можно распределить на несколько месяцев.

Инвентаризация в процессе

Некоторые особенности проведения инвентаризации

  1. Даже в случае, когда функционирование магазина во время инвентаризации не приостанавливается, перемещение товаров между складом и торговым залом должно быть остановлено. При этом все складские и подсобные помещения должны быть опечатаны.
  2. Если нужна проверка большого количества весовых продуктов допустимо параллельное проведение их перевешивания по отдельности комиссией и материально-ответственным лицом. В таком случае сверка полученной информации производится в конце рабочего дня, и позиции, в которых выявлены различия, подлежат дополнительной проверке.
  3. Исправление ошибок необходимо делать одновременно во всех экземплярах описи, зачеркивая неправильную информацию.
  4. Естественно, стоит остановить работу в складской и учетной программе, не вносить новых приходов, возвратов и других актов о перемещении товаров.

Отличия инвентаризации от ревизии

Ревизия отличается от инвентаризации тем, что во время ее проведения проверяется не только соответствие реального количества товара номинальному, но и отсутствие либо наличие ошибок в самом учете товаров. Для этого проверяются все приходно-расходные документы и движение товаров в программе их учета.

Ревизия обычно проводится планово, по заранее установленному графику, либо требованию руководителя или материально-ответственного лица, не согласного с результатами проведенной инвентаризации. В таком случае проводится она для проверки учета на наличие ошибок.

Инвентаризация

Выводы

Перед проведением инвентаризации:

  1. Не обязательно полностью останавливать работу магазина для проведения инвентаризации. Но время лучше выбрать с минимальным клиентским потоком.
  2. Подготовьте заранее схему проведения инвентаризации.
  3. Остановите работу в складской программе.
  4. Проверьте исправность торгового оборудования и системы безопасности.

Во время инвентаризации:

  1. Не перемещайтесь по магазину хаотично, следуйте подготовленному плану.
  2. Закройте отдел, в котором проводится инвентаризация, для покупателей.
  3. Пересчитайте штучные и взвесьте весовые товары.

После инвентаризации:

  1. Проведите повторный пересчет спорных позиций.
  2. Внесите изменения количества, выявленные после проведения инвентаризации.

У нас есть готовое решение и оборудование для онлайн-кассы

Испытайте все возможности платформы ЕКАМ бесплатно

Попробуйте ЕКАМ
ЕКАМ — онлайн-касса и простое решение для автоматизации любой торговой точки. Испытайте все возможности платформы бесплатно.
  • Автоматизация торговли
  • Онлайн-касса, соответствующая 54ФЗ
  • Товароучетная система, с которой легко
  • Круглосуточная техподдержка
Введите корректный e-mail
Заказать подключение
Заполните форму обратной связи и наши менеджеры свяжутся с Вами через несколько минут. Или позвоните по номеру  8 800 333 20 43

Читайте также

Соглашение о конфиденциальности

и обработке персональных данных

 

1.Общие положения

 

1.1.Настоящее соглашение о конфиденциальности и обработке персональных данных (далее – Соглашение) принято свободно и своей волей, действует в отношении всей информации, которую ООО «Инсейлс Рус» и/или его аффилированные лица, включая все лица, входящие в одну группу с ООО «Инсейлс Рус» (в том числе ООО «ЕКАМ сервис»), могут получить о Пользователе во время использования им любого из сайтов, сервисов, служб, программ для ЭВМ, продуктов или услуг ООО «Инсейлс Рус» (далее – Сервисы) и в ходе исполнения ООО «Инсейлс Рус» любых соглашений и договоров с Пользователем. Согласие Пользователя с Соглашением, выраженное им в рамках отношений с одним из перечисленных лиц, распространяется на все остальные перечисленные лица.

1.2.Использование Сервисов означает согласие Пользователя с настоящим Соглашением и указанными в нем условиями; в случае несогласия с этими условиями Пользователь должен воздержаться от использования Сервисов.

1.3.Сторонами (далее – «Стороны) настоящего Соглашения являются:

«Инсейлс» – Общество с ограниченной ответственностью «Инсейлс Рус», ОГРН 1117746506514, ИНН 7714843760, КПП  771401001, зарегистрированное по адресу: 125319, г.Москва, ул.Академика Ильюшина, д.4, корп.1, офис 11 (далее - «Инсейлс»), с одной стороны, и

«Пользователь»

либо физическое лицо, обладающее дееспособностью и признаваемое участником гражданских правоотношений в соответствии с законодательством Российской Федерации;

либо юридическое лицо, зарегистрированное в соответствии с законодательством государства, резидентом которого является такое лицо;

либо индивидуальный предприниматель, зарегистрированный в соответствии с законодательством государства, резидентом которого является такое лицо;

которое приняло условия настоящего Соглашения.

1.4.Для целей настоящего Соглашения Стороны определили, что конфиденциальная информация – это сведения любого характера (производственные, технические, экономические, организационные и другие), в том числе о результатах интеллектуальной деятельности, а также сведения о способах осуществления профессиональной деятельности (включая, но не ограничиваясь: информацию о продукции, работах и услугах; сведения о технологиях и научно-исследовательских работах; данные о технических системах и оборудовании, включая элементы программного обеспечения; деловые прогнозы и сведения о предполагаемых покупках; требования и спецификации конкретных партнеров и потенциальных партнеров; информацию, относящуюся к интеллектуальной собственности, а также планы и технологии, относящиеся ко всему перечисленному выше), сообщаемые одной стороной другой стороне в письменной и/или электронной форме, явно обозначенные Стороной как ее конфиденциальная информация.

1.5.Целью настоящего Соглашения является защита конфиденциальной информации, которой Стороны будут обмениваться в ходе переговоров, заключения договоров и исполнения обязательств, а равно любого иного взаимодействия (включая, но не ограничиваясь, консультирование, запрос и предоставление информации, и выполнение иных поручений).

 

2.Обязанности Сторон

 

2.1.Стороны соглашаются сохранять в тайне всю конфиденциальную информацию, полученную одной Стороной от другой Стороны при взаимодействии Сторон, не раскрывать, не разглашать, не обнародовать или иным способом не предоставлять такую информацию какой-либо третьей стороне без предварительного письменного разрешения другой Стороны, за исключением случаев, указанных в действующем законодательстве, когда предоставление такой информации является обязанностью Сторон.

2.2.Каждая из Сторон предпримет все необходимые меры для защиты конфиденциальной информации как минимум с применением тех же мер, которые Сторона применяет для защиты собственной конфиденциальной информации. Доступ к конфиденциальной информации предоставляется только тем сотрудникам каждой из Сторон, которым он обоснованно необходим для выполнения служебных обязанностей по исполнению настоящего Соглашения.

2.3.Обязательство по сохранению в тайне конфиденциальной информации действительно в пределах срока действия настоящего Соглашения, лицензионного договора на программы для ЭВМ от 01.12.2016г., договора присоединения к лицензионному договору на программы для ЭВМ, агентских и иных договоров и в течение пяти лет после прекращения их действия, если Сторонами отдельно не будет оговорено иное.

2.4.Не будут считаться нарушением настоящего Соглашения следующие случаи:

(а)если предоставленная информация стала общедоступной без нарушения обязательств одной из Сторон; 

(б)если предоставленная информация стала известна Стороне в результате ее собственных исследований, систематических наблюдений или иной деятельности, осуществленной без использования конфиденциальной информации, полученной от другой Стороны;

(в)если предоставленная информация правомерно получена от третьей стороны без обязательства о сохранении ее в тайне до ее предоставления одной из Сторон; 

(г)если информация предоставлена по письменному запросу органа государственной власти, иного государственного органа,  или органа местного самоуправления в целях выполнения их функций и ее раскрытие этим органам обязательно для Стороны. При этом Сторона должна незамедлительно известить другую Сторону о поступившем запросе;

(д)если информация предоставлена третьему лицу с согласия той Стороны, информация о которой передается.

2.5.Инсейлс не проверяет достоверность информации, предоставляемой Пользователем, и не имеет возможности оценивать его дееспособность.

2.6.Информация, которую Пользователь предоставляет Инсейлс при регистрации в Сервисах, не является персональными данными, как они определены в Федеральном законе РФ №152-ФЗ от 27.07.2006г. «О персональных данных».

2.7.Инсейлс имеет право вносить изменения в настоящее Соглашение. При внесении изменений в актуальной редакции указывается дата последнего обновления. Новая редакция Соглашения вступает в силу с момента ее размещения, если иное не предусмотрено новой редакцией Соглашения.

2.8.Принимая данное Соглашение Пользователь осознает и соглашается с тем, что Инсейлс может отправлять Пользователю персонализированные сообщения и информацию (включая, но не ограничиваясь) для повышения качества Сервисов, для разработки новых продуктов, для создания и отправки Пользователю персональных предложений, для информирования Пользователя об изменениях в Тарифных планах и обновлениях, для направления Пользователю маркетинговых материалов по тематике Сервисов, для защиты Сервисов и Пользователей и в других целях.

Пользователь имеет право отказаться от получения вышеуказанной информации, сообщив об этом письменно на адрес электронной почты Инсейлс - contact@ekam.ru.

2.9.Принимая данное Соглашение, Пользователь осознает и соглашается с тем, что Сервисами Инсейлс для обеспечения работоспособности Сервисов в целом или их отдельных функций в частности могут использоваться файлы cookie, счетчики, иные технологии и Пользователь не имеет претензий к Инсейлс в связи с этим.

2.10.Пользователь осознает, что оборудование и программное обеспечение, используемые им для посещения сайтов в сети интернет могут обладать функцией запрещения операций с файлами cookie (для любых сайтов или для определенных сайтов), а также удаления ранее полученных файлов cookie.

Инсейлс вправе установить, что предоставление определенного Сервиса возможно лишь при условии, что прием и получение файлов cookie разрешены Пользователем.

2.11.Пользователь самостоятельно несет ответственность за безопасность выбранных им средств для доступа к учетной записи, а также самостоятельно обеспечивает их конфиденциальность. Пользователь самостоятельно несет ответственность за все действия (а также их последствия) в рамках или с использованием Сервисов под учетной записью Пользователя, включая случаи добровольной передачи Пользователем данных для доступа к учетной записи Пользователя третьим лицам на любых условиях (в том числе по договорам или соглашениям). При этом все действия в рамках или с использованием Сервисов под учетной записью Пользователя считаются произведенными самим Пользователем, за исключением случаев, когда Пользователь уведомил Инсейлс о несанкционированном доступе к Сервисам с использованием учетной записи Пользователя и/или о любом нарушении (подозрениях о нарушении) конфиденциальности своих средств доступа к учетной записи.

2.12.Пользователь обязан немедленно уведомить Инсейлс о любом случае несанкционированного (не разрешенного Пользователем) доступа к Сервисам с использованием учетной записи Пользователя и/или о любом нарушении (подозрениях о нарушении) конфиденциальности своих средств доступа к учетной записи. В целях безопасности, Пользователь обязан самостоятельно осуществлять безопасное завершение работы под своей учетной записью по окончании каждой сессии работы с Сервисами. Инсейлс не отвечает за возможную потерю или порчу данных, а также другие последствия любого характера, которые могут произойти из-за нарушения Пользователем положений этой части Соглашения.

 

3.Ответственность Сторон

 

3.1.Сторона, нарушившая предусмотренные Соглашением обязательства в отношении охраны конфиденциальной информации, переданной по Соглашению, обязана возместить по требованию пострадавшей Стороны реальный ущерб, причиненный таким нарушением условий Соглашения в соответствии с действующим законодательством Российской Федерации.

3.2.Возмещение ущерба не прекращают обязанности нарушившей Стороны по надлежащему исполнению обязательств по Соглашению.

 

4.Иные положения

 

4.1.Все уведомления, запросы, требования и иная корреспонденция в рамках настоящего Соглашения, в том числе включающие конфиденциальную информацию, должны оформляться в письменной форме и вручаться лично или через курьера, или направляться по электронной почте адресам, указанным в лицензионном договоре на программы для ЭВМ от 01.12.2016г., договоре присоединения к лицензионному договору на программы для ЭВМ и в настоящем Соглашении или другим адресам, которые могут быть в дальнейшем письменно указаны Стороной.

4.2.Если одно или несколько положений (условий) настоящего Соглашения являются либо становятся недействительными, то это не может служить причиной для прекращения действия других положений (условий).

4.3.К настоящему Соглашению и отношениям между Пользователем и Инсейлс, возникающим в связи с применением Соглашения, подлежит применению право Российской Федерации.

4.3.Все предложения или вопросы по поводу настоящего Соглашения Пользователь вправе направлять в Службу поддержки пользователей Инсейлс www.ekam.ru либо по почтовому адресу: 107078, г. Москва, ул. Новорязанская, 18, стр.11-12 БЦ «Stendhal» ООО «Инсейлс Рус».

 

Дата публикации: 01.12.2016г.

 

Полное наименование на русском языке:

Общество с ограниченной ответственностью «Инсейлс Рус»

 

Сокращенное наименование на русском языке:

ООО «Инсейлс Рус»

 

Наименование на английском языке:

InSales Rus Limited Liability Company (InSales Rus LLC)

 

Юридический адрес:

125319, г. Москва, ул. Академика Ильюшина, д. 4, корп.1, офис 11

 

Почтовый адрес:

107078, г. Москва, ул. Новорязанская, 18, стр.11-12, БЦ «Stendhal»

ИНН: 7714843760 КПП: 771401001

 

Банковские реквизиты:

Р/с 40702810600001004854

 

В ИНГ БАНК (ЕВРАЗИЯ) АО, г.Москва,
к/с 30101810500000000222, БИК 044525222

Электронная почта: contact@ekam.ru

Контактный телефон: +7(495)133-20-43

Заказ в один клик
Я принимаю условия передачи информации