← Блог о торговле

Инвентаризация в интернет-магазине: особенности и порядок процедуры

Инвентаризация в стационарной розничной точке и интернет-магазине практически ничем не отличается. Для нее действуют аналогичные законы, используются те же методики и технологии переучета.

Единственный нюанс онлайн-сферы – отсутствие торговых залов с витринами. Поэтому здесь с инвентаризацией чуть проще: проверяются только склады и кассы. Сегодня будем говорить о том, какие бывают виды проверки, зачем, когда и в каком порядке ее проводить в интернет-магазине. Также рассмотрим преимущества автоматизации учета.

Цели, виды и сроки процедуры

Инвентаризацию в интернет-магазине делают, если:

  • планируется составление бухгалтерской отчетности за год;
  • установлены факты порчи или хищения товаров;
  • меняются материально-ответственные лица;
  • произошло чрезвычайное происшествие;
  • ликвидируется компания или фирма-поставщик, предстоит реорганизация;
  • поступает много жалоб на работу менеджеров и сотрудников склада;
  • расширяется или сужается ассортимент;
  • продается фирма или часть имущества.

Главный смысл проверки – найти расхождения между реальными и учетными данными. Это помогает контролировать работу персонала и учет товара в общем.

Случаи, в которых инвентаризация обязательна

Случаи, в которых инвентаризация обязательна

Если говорить более детально, проверку проводят для того, чтобы:

  • оценить имущество с учетом его фактического состояния и рыночной стоимости;
  • обнаружить и пресечь случаи воровства среди сотрудников;
  • проверить, соблюдаются ли нормы хранения товара;
  • контролировать потери, которые случаются из-за порчи, усушки, утряски, хищений, истекших сроков годности;
  • выявить излишки, пересортицу, брак;
  • проверить корректность отображения остатков продукции в товароучетной программе.

Сроки выполнения процедуры устанавливает руководитель компании или начальник отдела. При этом учитывается специфика деятельности, правила, прописанные в Положении о бухгалтерском учете и отчетности.

Согласно ФЗ ежегодная сверка должна делаться в период с 1 октября до конца декабря. Однако по факту ее проводят чаще, поскольку это эффективный инструмент контроля. Средняя длительность процесса – от 60 минут до нескольких рабочих дней.

Существует несколько видов проверки:

  1. Локальная. Предполагает пересчет товарных категорий из групп повышенного риска. Обычно это единицы с короткими сроками и жесткими условиями хранения, позиции, которые часто воруют. К ним относятся алкоголь, продукты питания, табак, мелкоштучная и сопутствующая продукция. Локальную ревизию выполняют каждый месяц, пересчитывая товары в соответствии с группами риска по предварительно составленному графику.
  2. Выборочная. Предусматривает небольшую проверку конкретных товарных категорий или наименований, которые считаются проблемными (отрицательные остатки, продукция без движения). Выборочная проверка проводится практически ежедневно, применяется для сверки при плановых и внеплановых ревизиях.
  3. Полная. Рассчитана на масштабный пересчет всего имущества, включая нематериальные активы, основные средства, расходы будущих периодов, расчеты с покупателями и поставщиками. Организовывается 1-2 раза в год. Если цель мероприятия – раскрыть факты воровства, то о нем не сообщают заранее.

Первые два вида проверки не влияют на работу интернет-магазина, сайт продолжает обслуживать клиентов в штатном режиме. На время полной инвентаризации деятельность чаще всего приостанавливается. Если пересчитывать товары по отдельным зонам или использовать специальную учетную программу, этого удастся избежать.

Виды инвентаризации

Виды инвентаризации

Вид проверки выбирают, исходя из особенностей бизнеса, конкретных целей и текущей ситуации.

Например, возьмем интернет-магазин продуктов питания. В каталоге более 10 000 наименований. Инвентаризация здесь необходима как минимум раз в неделю. В процессе вскрываются несоответствия с учетными таблицами. Определяются позиции с истекающими сроками годности, которые нужно срочно реализовать.

Порядок проведения инвентаризации

В интернет-магазине, как и на обычной розничной точке, инвентаризация выполняется в несколько последовательных этапов. Сама процедура довольно сложная и длительная, особенно, если делать полный пересчет.

В процессе необходимо:

  • пересчитать и оценить продукцию в наличии;
  • заполнить документы с инвентаризационной описью;
  • оформить акты, если выявлены проблемы с качеством/количеством товара;
  • передать сформированную документацию в отдел бухгалтерии;
  • отразить обобщенные итоги в учетных ведомостях;
  • при необходимости взыскать нанесенный ущерб с сотрудников, которые несут материальную ответственность.

Рассмотрим каждый этап в отдельности.

Подготовка

На данном этапе издается приказ с указанием сроков, вида, предмета и причин проверки. Затем формируется комиссия, в которую входят бухгалтер и материально ответственные лица. При отсутствии таких должностей в штате руководитель берет на себя разные функциональные роли. В качестве исполнителя также может назначаться независимый аудитор.

Образец приказа о проведении проверки

Образец приказа о проведении проверки

Если на момент инвентаризации интернет-магазин продолжает работать, необходимо:

  • выбрать период, на который приходится минимальная загрузка;
  • исключить смешивание переучтенных и принятых товарных запасов, выделив отдельное место для приемки;
  • временно ограничить доступ к зонам на складе, в которых производится пересчет;
  • корректировать выявленные недостачи на сумму продаж в текущей смене;
  • оценивать товар, который находится в корзинах покупателей на момент ревизии.

Перед проверкой нужно упорядочить товар в складских зонах, провести в товароучетной системе не отраженные приходы, возвраты и списания, решить проблемы с приемкой. На период инвентаризации желательно скорректировать рабочий график персонала.

Пересчет

Далее выполняется процесс сверки и подсчета количества продукции. Информацию вносят в специальную инвентаризационную опись в произвольной или стандартизированной форме.

Образец инвентаризационной описи

Образец инвентаризационной описи

Желательно, чтобы в инвентаризационную комиссию входило не менее 3 сотрудников. Так можно будет эффективнее распределить задачи. Одному – поручить подсчет, другому – перепроверку количества, третьему – сверку данных из описи со сведениями из товароучетной программы. В идеале комиссия состоит из 3 групп, в каждой из которых по несколько человек.

Для исключения ошибок считывать информацию нужно с помощью сканера штрихкодов и терминала сбора данных. Помимо количества единиц, проверяются сроки годности, соответствия нормам качества и хранения. В описи перечисляют все товарные наименования по категориям, указывают сорт, артикул и прочие важные характеристики учета.

Обработка результатов

После пересчета создается общая сличительная ведомость, в которой отражают и объясняют отличия между реальными и учетными данными. В первую очередь проверяются максимальные расхождения от 5 000 рублей, затем – более мелкие. Для испорченных товаров формируются акты списания.

Пример заполнения ведомости результатов

Пример заполнения ведомости результатов

Допустимый показатель расхождений – до 2% от товарооборота. Процент потерь варьируется в зависимости от специфики интернет-магазина.

При выявлении излишков или недостачи важно все еще раз перепроверить. Зачастую излишки появляются из-за ошибок в расчетах. Причиной недостачи может быть воровство или естественная убыль в результате усушки, утряски.

Подведение итогов и принятие мер

На последнем этапе подводят итоги ревизии. В документации отражаются выявленные излишки, пересортица, порча, сумма недостачи. Итоговые цифры распределяются по отдельным колонкам, после чего документ подписывают все участники процесса.

При наличии убытков сверх допустимой нормы назначается дополнительная выборочная инвентаризация проблемных товарных групп или позиций. Для раскрытия вероятных махинаций относительно выявленных расхождений желательно делать проверку внезапной.

Виды материальной ответственности сотрудников

Виды материальной ответственности сотрудников

Процедура заканчивается наказанием виновных лиц или определением товаров, которые нуждаются в усиленном контроле.

Возможные сложности

Наиболее частая проблема инвентаризации – фальсификация результатов. Ее выявляют по таким признакам:

  • слишком «причесанные» данные без каких-либо отклонений;
  • отсутствие расхождений в товарных группах, которые до этого были проблемными;
  • контрольный пересчет сильно отличается от основного.

Некорректные результаты проверки нередко связаны с манипуляциями заинтересованных сотрудников. Противодействовать этому можно путем привлечения независимых аудиторских компаний, правильной настройки прав доступа в товароучетной программе. Также целесообразно разработать методику пересчета, которая обеспечит быстрый и точный сбор данных.

Инвентаризация в «ЕКАМ»

Ускорить, упростить и повысить эффективность инвентаризации в интернет-магазине помогает автоматизация учетных процессов. За счет нее проверка происходит намного быстрее, а вероятность ошибок значительно снижается.

Оптимальное решение для автоматизации учета в сфере электронной коммерции – программа «ЕКАМ». В ней отражаются все складские операции. В системе можно:

  • создавать оприходование и приемку товара;
  • управлять заказами;
  • проводить отгрузку;
  • отслеживать остатки: фактические и с учетом резервов.

Для проверки удобно распечатывать таблицы с учетными данными, а затем сверять их с тем, что по факту присутствует на складе. Необходимая документация заполняется в личном кабинете.

Программа синхронизируется со сканером штрихкодов, смарт-терминалом, онлайн-кассой. Это позволяет быстро собирать максимально точные данные. При ревизии будет достаточно отсканировать штрихкоды продукции. После автоматической проверки расхождений можно легко отследить лишнее и недостающее количество товаров по категориям.

Сканеры штрихкодов, совместимые с товароучетной системой «ЕКАМ»

Сканеры штрихкодов, совместимые с товароучетной системой «ЕКАМ»

Чтобы выровнять данные, нужно перейти в раздел «Склад», вкладку «Номенклатура». Для каждой процедуры выбирается определенный склад, если их несколько, и отмечаются нужные позиции.

Создание инвентаризации в «ЕКАМ»

Создание инвентаризации в «ЕКАМ»

В столбце «Количество» следует указать наличие по факту. В случае расхождения данных в связанном документе делается списание или оприходование.

Процедура списания в программе «ЕКАМ»

Процедура списания в программе «ЕКАМ»

Списание – если по факту товара меньше, чем указано в системе. Оприходование – если больше. После этого остатки изменятся на фактические.

Как повысить точность инвентаризации в интернет-магазине?

Чтобы сделать процедуру пересчета и сверки более эффективной, придерживайтесь следующих рекомендаций:

  1. Организовывайте полную проверку вовремя: не реже, чем 1 раз в год.
  2. Не предупреждайте материально ответственных сотрудников о планах на инвентаризацию.
  3. Приостановите движение товаров или ограничьте приемку, отгрузки и продажи до конца проверки.
  4. Не допускайте перемещение продукции между полками и ячейками в складских помещениях на протяжении ревизии.
  5. Используйте товароучетную программу, систему сканирования штрихкодов и терминалы сбора данных.
  6. Регулярно устраивайте локальные и выборочные проверки для проблемных товарных групп.
  7. Соблюдайте методические указания, составляйте инвентаризационную опись и необходимые акты.
  8. Оговаривайте порядок проведения процедуры в учетной политике компании.

Инвентаризация – сложная многоступенчатая процедура. Однако пренебрегать ею не стоит. Во-первых, предприниматели обязаны выполнять переучет по закону. Во-вторых, это эффективный способ оценки качества работы персонала. Инструмент профилактирует нарушения и дисциплинирует материально-ответственных сотрудников.

Кроме того, проверки позволяют своевременно выявить бракованный и испорченный товар, убрать из ассортимента позиции, которые не продаются, определить наименования для запуска срочных распродаж. Такие действия – крайне желательный пункт в оптимизации ассортиментной политики.

Чтобы учет был более точным и продуктивным, используйте товароучетную систему и дополнительное оборудование.

У нас есть готовое решение и оборудование для онлайн-кассы

Испытайте все возможности платформы ЕКАМ бесплатно

Читайте также

Ведёте учёт в тетрадке или экселе? Пройдите бесплатный е-мейл курс —
Как увеличить прибыль, победив бардак в складском и финансовом учёте

Облачная система учета. Продаж, товаров и клиентов

  • Управляйте запасами товаров и отслеживайте остатки
  • Узнайте товары, на которых вы больше всего зарабатываете
  • Начисляйте зарплату сотрудникам
  • Подключайте онлайн-кассу для отправки и печати чеков

Обеспечиваем оперативную поддержку по телефону,
помогаем загрузить товарную базу и поставить кассу на учёт.

Испытайте все возможности бесплатно!

Электронная почта*
Электронная почта*

Соглашение о конфиденциальности

и обработке персональных данных

 

1.Общие положения

 

1.1.Настоящее соглашение о конфиденциальности и обработке персональных данных (далее – Соглашение) принято свободно и своей волей, действует в отношении всей информации, которую ООО «Инсейлс Рус» и/или его аффилированные лица, включая все лица, входящие в одну группу с ООО «Инсейлс Рус» (в том числе ООО «ЕКАМ сервис»), могут получить о Пользователе во время использования им любого из сайтов, сервисов, служб, программ для ЭВМ, продуктов или услуг ООО «Инсейлс Рус» (далее – Сервисы) и в ходе исполнения ООО «Инсейлс Рус» любых соглашений и договоров с Пользователем. Согласие Пользователя с Соглашением, выраженное им в рамках отношений с одним из перечисленных лиц, распространяется на все остальные перечисленные лица.

1.2.Использование Сервисов означает согласие Пользователя с настоящим Соглашением и указанными в нем условиями; в случае несогласия с этими условиями Пользователь должен воздержаться от использования Сервисов.

1.3.Сторонами (далее – «Стороны) настоящего Соглашения являются:

«Инсейлс» – Общество с ограниченной ответственностью «Инсейлс Рус», ОГРН 1117746506514, ИНН 7714843760, КПП  771401001, зарегистрированное по адресу: 125319, г.Москва, ул.Академика Ильюшина, д.4, корп.1, офис 11 (далее - «Инсейлс»), с одной стороны, и

«Пользователь»

либо физическое лицо, обладающее дееспособностью и признаваемое участником гражданских правоотношений в соответствии с законодательством Российской Федерации;

либо юридическое лицо, зарегистрированное в соответствии с законодательством государства, резидентом которого является такое лицо;

либо индивидуальный предприниматель, зарегистрированный в соответствии с законодательством государства, резидентом которого является такое лицо;

которое приняло условия настоящего Соглашения.

1.4.Для целей настоящего Соглашения Стороны определили, что конфиденциальная информация – это сведения любого характера (производственные, технические, экономические, организационные и другие), в том числе о результатах интеллектуальной деятельности, а также сведения о способах осуществления профессиональной деятельности (включая, но не ограничиваясь: информацию о продукции, работах и услугах; сведения о технологиях и научно-исследовательских работах; данные о технических системах и оборудовании, включая элементы программного обеспечения; деловые прогнозы и сведения о предполагаемых покупках; требования и спецификации конкретных партнеров и потенциальных партнеров; информацию, относящуюся к интеллектуальной собственности, а также планы и технологии, относящиеся ко всему перечисленному выше), сообщаемые одной стороной другой стороне в письменной и/или электронной форме, явно обозначенные Стороной как ее конфиденциальная информация.

1.5.Целью настоящего Соглашения является защита конфиденциальной информации, которой Стороны будут обмениваться в ходе переговоров, заключения договоров и исполнения обязательств, а равно любого иного взаимодействия (включая, но не ограничиваясь, консультирование, запрос и предоставление информации, и выполнение иных поручений).

 

2.Обязанности Сторон

 

2.1.Стороны соглашаются сохранять в тайне всю конфиденциальную информацию, полученную одной Стороной от другой Стороны при взаимодействии Сторон, не раскрывать, не разглашать, не обнародовать или иным способом не предоставлять такую информацию какой-либо третьей стороне без предварительного письменного разрешения другой Стороны, за исключением случаев, указанных в действующем законодательстве, когда предоставление такой информации является обязанностью Сторон.

2.2.Каждая из Сторон предпримет все необходимые меры для защиты конфиденциальной информации как минимум с применением тех же мер, которые Сторона применяет для защиты собственной конфиденциальной информации. Доступ к конфиденциальной информации предоставляется только тем сотрудникам каждой из Сторон, которым он обоснованно необходим для выполнения служебных обязанностей по исполнению настоящего Соглашения.

2.3.Обязательство по сохранению в тайне конфиденциальной информации действительно в пределах срока действия настоящего Соглашения, лицензионного договора на программы для ЭВМ от 01.12.2016г., договора присоединения к лицензионному договору на программы для ЭВМ, агентских и иных договоров и в течение пяти лет после прекращения их действия, если Сторонами отдельно не будет оговорено иное.

2.4.Не будут считаться нарушением настоящего Соглашения следующие случаи:

(а)если предоставленная информация стала общедоступной без нарушения обязательств одной из Сторон; 

(б)если предоставленная информация стала известна Стороне в результате ее собственных исследований, систематических наблюдений или иной деятельности, осуществленной без использования конфиденциальной информации, полученной от другой Стороны;

(в)если предоставленная информация правомерно получена от третьей стороны без обязательства о сохранении ее в тайне до ее предоставления одной из Сторон; 

(г)если информация предоставлена по письменному запросу органа государственной власти, иного государственного органа,  или органа местного самоуправления в целях выполнения их функций и ее раскрытие этим органам обязательно для Стороны. При этом Сторона должна незамедлительно известить другую Сторону о поступившем запросе;

(д)если информация предоставлена третьему лицу с согласия той Стороны, информация о которой передается.

2.5.Инсейлс не проверяет достоверность информации, предоставляемой Пользователем, и не имеет возможности оценивать его дееспособность.

2.6.Информация, которую Пользователь предоставляет Инсейлс при регистрации в Сервисах, не является персональными данными, как они определены в Федеральном законе РФ №152-ФЗ от 27.07.2006г. «О персональных данных».

2.7.Инсейлс имеет право вносить изменения в настоящее Соглашение. При внесении изменений в актуальной редакции указывается дата последнего обновления. Новая редакция Соглашения вступает в силу с момента ее размещения, если иное не предусмотрено новой редакцией Соглашения.

2.8.Принимая данное Соглашение Пользователь осознает и соглашается с тем, что Инсейлс может отправлять Пользователю персонализированные сообщения и информацию (включая, но не ограничиваясь) для повышения качества Сервисов, для разработки новых продуктов, для создания и отправки Пользователю персональных предложений, для информирования Пользователя об изменениях в Тарифных планах и обновлениях, для направления Пользователю маркетинговых материалов по тематике Сервисов, для защиты Сервисов и Пользователей и в других целях.

Пользователь имеет право отказаться от получения вышеуказанной информации, сообщив об этом письменно на адрес электронной почты Инсейлс - contact@ekam.ru.

2.9.Принимая данное Соглашение, Пользователь осознает и соглашается с тем, что Сервисами Инсейлс для обеспечения работоспособности Сервисов в целом или их отдельных функций в частности могут использоваться файлы cookie, счетчики, иные технологии и Пользователь не имеет претензий к Инсейлс в связи с этим.

2.10.Пользователь осознает, что оборудование и программное обеспечение, используемые им для посещения сайтов в сети интернет могут обладать функцией запрещения операций с файлами cookie (для любых сайтов или для определенных сайтов), а также удаления ранее полученных файлов cookie.

Инсейлс вправе установить, что предоставление определенного Сервиса возможно лишь при условии, что прием и получение файлов cookie разрешены Пользователем.

2.11.Пользователь самостоятельно несет ответственность за безопасность выбранных им средств для доступа к учетной записи, а также самостоятельно обеспечивает их конфиденциальность. Пользователь самостоятельно несет ответственность за все действия (а также их последствия) в рамках или с использованием Сервисов под учетной записью Пользователя, включая случаи добровольной передачи Пользователем данных для доступа к учетной записи Пользователя третьим лицам на любых условиях (в том числе по договорам или соглашениям). При этом все действия в рамках или с использованием Сервисов под учетной записью Пользователя считаются произведенными самим Пользователем, за исключением случаев, когда Пользователь уведомил Инсейлс о несанкционированном доступе к Сервисам с использованием учетной записи Пользователя и/или о любом нарушении (подозрениях о нарушении) конфиденциальности своих средств доступа к учетной записи.

2.12.Пользователь обязан немедленно уведомить Инсейлс о любом случае несанкционированного (не разрешенного Пользователем) доступа к Сервисам с использованием учетной записи Пользователя и/или о любом нарушении (подозрениях о нарушении) конфиденциальности своих средств доступа к учетной записи. В целях безопасности, Пользователь обязан самостоятельно осуществлять безопасное завершение работы под своей учетной записью по окончании каждой сессии работы с Сервисами. Инсейлс не отвечает за возможную потерю или порчу данных, а также другие последствия любого характера, которые могут произойти из-за нарушения Пользователем положений этой части Соглашения.

 

3.Ответственность Сторон

 

3.1.Сторона, нарушившая предусмотренные Соглашением обязательства в отношении охраны конфиденциальной информации, переданной по Соглашению, обязана возместить по требованию пострадавшей Стороны реальный ущерб, причиненный таким нарушением условий Соглашения в соответствии с действующим законодательством Российской Федерации.

3.2.Возмещение ущерба не прекращают обязанности нарушившей Стороны по надлежащему исполнению обязательств по Соглашению.

 

4.Иные положения

 

4.1.Все уведомления, запросы, требования и иная корреспонденция в рамках настоящего Соглашения, в том числе включающие конфиденциальную информацию, должны оформляться в письменной форме и вручаться лично или через курьера, или направляться по электронной почте адресам, указанным в лицензионном договоре на программы для ЭВМ от 01.12.2016г., договоре присоединения к лицензионному договору на программы для ЭВМ и в настоящем Соглашении или другим адресам, которые могут быть в дальнейшем письменно указаны Стороной.

4.2.Если одно или несколько положений (условий) настоящего Соглашения являются либо становятся недействительными, то это не может служить причиной для прекращения действия других положений (условий).

4.3.К настоящему Соглашению и отношениям между Пользователем и Инсейлс, возникающим в связи с применением Соглашения, подлежит применению право Российской Федерации.

4.3.Все предложения или вопросы по поводу настоящего Соглашения Пользователь вправе направлять в Службу поддержки пользователей Инсейлс www.ekam.ru либо по почтовому адресу: 107078, г. Москва, ул. Новорязанская, 18, стр.11-12 БЦ «Stendhal» ООО «Инсейлс Рус».

 

Дата публикации: 01.12.2016г.

 

Полное наименование на русском языке:

Общество с ограниченной ответственностью «Инсейлс Рус»

 

Сокращенное наименование на русском языке:

ООО «Инсейлс Рус»

 

Наименование на английском языке:

InSales Rus Limited Liability Company (InSales Rus LLC)

 

Юридический адрес:

125319, г. Москва, ул. Академика Ильюшина, д. 4, корп.1, офис 11

 

Почтовый адрес:

107078, г. Москва, ул. Новорязанская, 18, стр.11-12, БЦ «Stendhal»

ИНН: 7714843760 КПП: 771401001

 

Банковские реквизиты:

Р/с 40702810600001004854

 

В ИНГ БАНК (ЕВРАЗИЯ) АО, г.Москва,
к/с 30101810500000000222, БИК 044525222

Электронная почта: contact@ekam.ru

Контактный телефон: +7(495)133-20-43

Заказ в один клик
Я принимаю условия передачи информации