Инвентаризация в интернет-магазине: особенности и порядок процедуры

Инвентаризация в стационарной розничной точке и интернет-магазине практически ничем не отличается. Для нее действуют аналогичные законы, используются те же методики и технологии переучета.

Единственный нюанс онлайн-сферы – отсутствие торговых залов с витринами. Поэтому здесь с инвентаризацией чуть проще: проверяются только склады и кассы. Сегодня будем говорить о том, какие бывают виды проверки, зачем, когда и в каком порядке ее проводить в интернет-магазине. Также рассмотрим преимущества автоматизации учета.

Цели, виды и сроки процедуры

Инвентаризацию в интернет-магазине делают, если:

• планируется составление бухгалтерской отчетности за год;
• установлены факты порчи или хищения товаров;
• меняются материально-ответственные лица;
• произошло чрезвычайное происшествие;
• ликвидируется компания или фирма-поставщик, предстоит реорганизация;
• поступает много жалоб на работу менеджеров и сотрудников склада;
• расширяется или сужается ассортимент;
• продается фирма или часть имущества.

Главный смысл проверки – найти расхождения между реальными и учетными данными. Это помогает контролировать работу персонала и учет товара в общем.

Случаи, в которых инвентаризация обязательна

Если говорить более детально, проверку проводят для того, чтобы:

• оценить имущество с учетом его фактического состояния и рыночной стоимости;
• обнаружить и пресечь случаи воровства среди сотрудников;
• проверить, соблюдаются ли нормы хранения товара;
• контролировать потери, которые случаются из-за порчи, усушки, утряски, хищений, истекших сроков годности;
• выявить излишки, пересортицу, брак;
• проверить корректность отображения остатков продукции в товароучетной программе.

Сроки выполнения процедуры устанавливает руководитель компании или начальник отдела. При этом учитывается специфика деятельности, правила, прописанные в Положении о бухгалтерском учете и отчетности.

Согласно ФЗ ежегодная сверка должна делаться в период с 1 октября до конца декабря. Однако по факту ее проводят чаще, поскольку это эффективный инструмент контроля. Средняя длительность процесса – от 60 минут до нескольких рабочих дней.

Существует несколько видов проверки:

1. Локальная. Предполагает пересчет товарных категорий из групп повышенного риска. Обычно это единицы с короткими сроками и жесткими условиями хранения, позиции, которые часто воруют. К ним относятся алкоголь, продукты питания, табак, мелкоштучная и сопутствующая продукция. Локальную ревизию выполняют каждый месяц, пересчитывая товары в соответствии с группами риска по предварительно составленному графику.
2. Выборочная. Предусматривает небольшую проверку конкретных товарных категорий или наименований, которые считаются проблемными (отрицательные остатки, продукция без движения). Выборочная проверка проводится практически ежедневно, применяется для сверки при плановых и внеплановых ревизиях.
3. Полная. Рассчитана на масштабный пересчет всего имущества, включая нематериальные активы, основные средства, расходы будущих периодов, расчеты с покупателями и поставщиками. Организовывается 1-2 раза в год. Если цель мероприятия – раскрыть факты воровства, то о нем не сообщают заранее.

Первые два вида проверки не влияют на работу интернет-магазина, сайт продолжает обслуживать клиентов в штатном режиме. На время полной инвентаризации деятельность чаще всего приостанавливается. Если пересчитывать товары по отдельным зонам или использовать специальную учетную программу, этого удастся избежать.

Виды инвентаризации

Вид проверки выбирают, исходя из особенностей бизнеса, конкретных целей и текущей ситуации.

Например, возьмем интернет-магазин продуктов питания. В каталоге более 10 000 наименований. Инвентаризация здесь необходима как минимум раз в неделю. В процессе вскрываются несоответствия с учетными таблицами. Определяются позиции с истекающими сроками годности, которые нужно срочно реализовать.

Порядок проведения инвентаризации

В интернет-магазине, как и на обычной розничной точке, инвентаризация выполняется в несколько последовательных этапов. Сама процедура довольно сложная и длительная, особенно, если делать полный пересчет.

В процессе необходимо:

• пересчитать и оценить продукцию в наличии;
• заполнить документы с инвентаризационной описью;
• оформить акты, если выявлены проблемы с качеством/количеством товара;
• передать сформированную документацию в отдел бухгалтерии;
• отразить обобщенные итоги в учетных ведомостях;
• при необходимости взыскать нанесенный ущерб с сотрудников, которые несут материальную ответственность.

Рассмотрим каждый этап в отдельности.

Подготовка

На данном этапе издается приказ с указанием сроков, вида, предмета и причин проверки. Затем формируется комиссия, в которую входят бухгалтер и материально ответственные лица. При отсутствии таких должностей в штате руководитель берет на себя разные функциональные роли. В качестве исполнителя также может назначаться независимый аудитор.

Образец приказа о проведении проверки

Если на момент инвентаризации интернет-магазин продолжает работать, необходимо:

• выбрать период, на который приходится минимальная загрузка;
• исключить смешивание переучтенных и принятых товарных запасов, выделив отдельное место для приемки;
• временно ограничить доступ к зонам на складе, в которых производится пересчет;
• корректировать выявленные недостачи на сумму продаж в текущей смене;
• оценивать товар, который находится в корзинах покупателей на момент ревизии.

Перед проверкой нужно упорядочить товар в складских зонах, провести в товароучетной системе не отраженные приходы, возвраты и списания, решить проблемы с приемкой. На период инвентаризации желательно скорректировать рабочий график персонала.

Пересчет

Далее выполняется процесс сверки и подсчета количества продукции. Информацию вносят в специальную инвентаризационную опись в произвольной или стандартизированной форме.

Образец инвентаризационной описи

Желательно, чтобы в инвентаризационную комиссию входило не менее 3 сотрудников. Так можно будет эффективнее распределить задачи. Одному – поручить подсчет, другому – перепроверку количества, третьему – сверку данных из описи со сведениями из товароучетной программы. В идеале комиссия состоит из 3 групп, в каждой из которых по несколько человек.

Для исключения ошибок считывать информацию нужно с помощью сканера штрихкодов и терминала сбора данных. Помимо количества единиц, проверяются сроки годности, соответствия нормам качества и хранения. В описи перечисляют все товарные наименования по категориям, указывают сорт, артикул и прочие важные характеристики учета.

Обработка результатов

После пересчета создается общая сличительная ведомость, в которой отражают и объясняют отличия между реальными и учетными данными. В первую очередь проверяются максимальные расхождения от 5 000 рублей, затем – более мелкие. Для испорченных товаров формируются акты списания.

Пример заполнения ведомости результатов

Допустимый показатель расхождений – до 2% от товарооборота. Процент потерь варьируется в зависимости от специфики интернет-магазина.

При выявлении излишков или недостачи важно все еще раз перепроверить. Зачастую излишки появляются из-за ошибок в расчетах. Причиной недостачи может быть воровство или естественная убыль в результате усушки, утряски.

Подведение итогов и принятие мер

На последнем этапе подводят итоги ревизии. В документации отражаются выявленные излишки, пересортица, порча, сумма недостачи. Итоговые цифры распределяются по отдельным колонкам, после чего документ подписывают все участники процесса.

При наличии убытков сверх допустимой нормы назначается дополнительная выборочная инвентаризация проблемных товарных групп или позиций. Для раскрытия вероятных махинаций относительно выявленных расхождений желательно делать проверку внезапной.

Виды материальной ответственности сотрудников

Процедура заканчивается наказанием виновных лиц или определением товаров, которые нуждаются в усиленном контроле.

Возможные сложности

Наиболее частая проблема инвентаризации – фальсификация результатов. Ее выявляют по таким признакам:

• слишком «причесанные» данные без каких-либо отклонений;
• отсутствие расхождений в товарных группах, которые до этого были проблемными;
• контрольный пересчет сильно отличается от основного.

Некорректные результаты проверки нередко связаны с манипуляциями заинтересованных сотрудников. Противодействовать этому можно путем привлечения независимых аудиторских компаний, правильной настройки прав доступа в товароучетной программе. Также целесообразно разработать методику пересчета, которая обеспечит быстрый и точный сбор данных.

Инвентаризация в «ЕКАМ»

Ускорить, упростить и повысить эффективность инвентаризации в интернет-магазине помогает автоматизация учетных процессов. За счет нее проверка происходит намного быстрее, а вероятность ошибок значительно снижается.

Оптимальное решение для автоматизации учета в сфере электронной коммерции – программа «ЕКАМ». В ней отражаются все складские операции. В системе можно:

• создавать оприходование и приемку товара;
• управлять заказами;
• проводить отгрузку;
• отслеживать остатки: фактические и с учетом резервов.

Для проверки удобно распечатывать таблицы с учетными данными, а затем сверять их с тем, что по факту присутствует на складе. Необходимая документация заполняется в личном кабинете.

Программа синхронизируется со сканером штрихкодов, смарт-терминалом, онлайн-кассой. Это позволяет быстро собирать максимально точные данные. При ревизии будет достаточно отсканировать штрихкоды продукции. После автоматической проверки расхождений можно легко отследить лишнее и недостающее количество товаров по категориям.

Сканеры штрихкодов, совместимые с товароучетной системой «ЕКАМ»

Чтобы выровнять данные, нужно перейти в раздел «Склад», вкладку «Номенклатура». Для каждой процедуры выбирается определенный склад, если их несколько, и отмечаются нужные позиции.

Создание инвентаризации в «ЕКАМ»

В столбце «Количество» следует указать наличие по факту. В случае расхождения данных в связанном документе делается списание или оприходование.

Процедура списания в программе «ЕКАМ»

Списание – если по факту товара меньше, чем указано в системе. Оприходование – если больше. После этого остатки изменятся на фактические.

Как повысить точность инвентаризации в интернет-магазине?

Чтобы сделать процедуру пересчета и сверки более эффективной, придерживайтесь следующих рекомендаций:

1. Организовывайте полную проверку вовремя: не реже, чем 1 раз в год.
2. Не предупреждайте материально ответственных сотрудников о планах на инвентаризацию.
3. Приостановите движение товаров или ограничьте приемку, отгрузки и продажи до конца проверки.
4. Не допускайте перемещение продукции между полками и ячейками в складских помещениях на протяжении ревизии.
5. Используйте товароучетную программу, систему сканирования штрихкодов и терминалы сбора данных.
6. Регулярно устраивайте локальные и выборочные проверки для проблемных товарных групп.
7. Соблюдайте методические указания, составляйте инвентаризационную опись и необходимые акты.
8. Оговаривайте порядок проведения процедуры в учетной политике компании.

Инвентаризация – сложная многоступенчатая процедура. Однако пренебрегать ею не стоит. Во-первых, предприниматели обязаны выполнять переучет по закону. Во-вторых, это эффективный способ оценки качества работы персонала. Инструмент профилактирует нарушения и дисциплинирует материально-ответственных сотрудников.

Кроме того, проверки позволяют своевременно выявить бракованный и испорченный товар, убрать из ассортимента позиции, которые не продаются, определить наименования для запуска срочных распродаж. Такие действия – крайне желательный пункт в оптимизации ассортиментной политики.

Чтобы учет был более точным и продуктивным, используйте товароучетную систему и дополнительное оборудование.