Как избежать проблем при блокировке ФН из-за неработающей более 30 дней онлайн-кассы?

Нормами закона 54-ФЗ в ряде случаев предусмотрена процедура блокировки онлайн-кассы, если информация с неё не передается оператору фискальных данных более 30 дней. В результате предприниматель должен выбирать между легальной приостановкой торговли и незаконными продажами без чеков. Но существуют способы, позволяющие в рамках закона избежать негативных последствий. Именно о них пойдет речь в нашей статье.

Причины проблем при блокировке фискального накопителя

Для торговой деятельности пауза в 30 дней довольно большая, но форс-мажоры есть во всех сферах. И существует множество сценариев подобных ситуаций, когда приходится не применять онлайн-кассу.

Например при введении очередного карантина, ряд субъектов хозяйствования должен вообще приостановить торговлю и закрыться. При этом нет смысла держать кассовое оборудование включенным. Поэтому предприниматели отключают его до окончания ограничительных мер.

Но существуют и другие причины, которые ведут к прерыванию связи ККТ с ОФД. Среди них чаще всего встречаются следующие:

• отсутствие интернета;
• техническая поломка ККТ;
• просрочена оплата услуг ОФД;
• сбой настроек кассового аппарата;
• заполненный фискальный накопитель (ФН);
• рабочая смена длится более суток;
• временная или постоянная постановка предпринимательской деятельности.

Следует помнить, что приостановка работы онлайн-кассы влечет за собой юридические и технологические последствия, которые бизнес должен четко осознавать. Например, возможно наложение штрафа, если выяснится, что торговая деятельность всё же велась в момент отключения ККТ.

Техническая сторона вопроса

Со стороны государства, в частности законом 54-ФЗ, к работе фискального накопителя предъявляются строгие требования. Одно из них – необходимость прекратить формирование фискальных признаков (то есть реквизитов чеков) в ряде случаев. Одной из таких ситуаций и является наличие в памяти непереданных в ОФД данных, которых хранятся более 30 дней.

Таким образом, блокировка фискального накопителя происходит на программном уровне и снимается только при условии передачи соответствующей информации оператору фискальных данных.

Условия возникновения проблем

В то же время, негативные последствия возникают не в каждом случае нарушения передачи информации в ОФД. Чтобы возникли проблемы необходимо соблюсти два условия:

• фискальный накопитель содержит непереданную оператору фискальных данных информацию о пробитых чеках;
• с момента пробития непереданных чеков прошло более 30 дней.

При этом не важно, был ли кассовый аппарат вообще включен. Фискальный накопитель имеет встроенный источник питания и самостоятельно рассчитывает срок хранения непереданных данных о чеках.

При закрытии смены можно посмотреть наличие непереданных чеков

Если онлайн-касса передала в ОФД все данные, а потом приостановила работу. то никаких негативных последствий от приостановки деятельности не будет. Нельзя же обвинить предпринимателя в том, что его продукцию попросту перестали покупать, например, из-за блокировки сайта или банального ухода в отпуск.

Какие сценарии проблем существуют?

При длительном отсутствии связи между онлайн-кассой и ОФД возможны 3 основных сценария развития событий:

1. На момент разрыва связи вся информация о пробитых чеках была передана оператору фискальных данных. В таком случае никаких штрафов за неиспользование ККТ не будет, но предприниматели всё равно обязаны ежедневно открывать и закрывать смену для демонстрации ведения предпринимательской деятельности.
2. На момент разрыва связи на фискальном накопителе присутствовала непереданная информация о пробитых чеках, но срок задержки составляет менее 30 дней. Ситуация некритична, нужно принять меры для возобновления передачи данных в ОФД.
3. Произошла блокировка ФН, так как непереданные сведения о пробитых чеках хранятся уже более 30 дней. В таком случае торговую деятельность нужно прекратить до решения проблемы. Чеки вообще не будут формироваться онлайн-кассой, а это уже совсем другой уровень нарушений и штрафов.

При любом сценарии предприниматели должны быть готовы, что у налоговых инспекторов при проверке возникнут вопросы, на которые придется отвечать. И подготовиться к ним нужно заранее.

Последствия длительного отключения онлайн-кассы

После длительного перерыва в работе возобновить работу кассового аппарата может быть проблематично. Причина тому – окончание срока эксплуатации фискального накопителя, как физического устройства.

Каждый ФН работает только определенное время, обусловленное его техническими характеристиками и законодательными нормами. Максимальный срок действия устройства – 36 месяцев, минимальный – 13 месяцев. Таким образом, если в период неработоспособности онлайн-кассы этот срок истек, то передать данные в ОФД уже не получится.

Схема применения фискальных накопителей с разным сроком эксплуатации

Заметим, что менять фискальный накопитель можно в нескольких случаях:

• закончился срок эксплуатации;
• заполнилась память ФН;
• фискальный накопитель поломался или начал сбоить.

Других причин для обязательной замены ФН нет. Поэтому при блокировке онлайн-кассы через 30 дней после прерывания связи с ОФД менять накопитель не нужно. Это не предусмотрено действующим законодательством.

За преднамеренную непередачу фискальных данных в ФНС предусмотрены штрафные санкции, о которых пойдет речь далее.

Штрафы за непередачу данных в ОФД

Статья 1.2 закона 54-ФЗ говорит о том, что предприниматели обязаны передавать в ФНС данные о чеке непосредственно в момент продажи. Эта норма не распространяется на следующие случаи:

• в регионе ведения предпринимательской деятельности отсутствует интернет;
• торговля осуществляется в помещениях или на территориях силовых ведомств: ФСБ, военных частей.

В остальных случаях необходимо передавать данные в ФНС непосредственно во время продажи.

Таким образом, если на фискальном накопителе накопилась непереданная в ОФД информация, то штрафы за её неотправку могут быть наложены даже если задержка составляет 1 день. Но в подобных ситуация избежать санкций ещё можно, если предоставить налоговым инспекторам подтверждение своей невиновности, например, если интернета не было по вине провайдера.

Если же онлайн-касса 30 дней выбивала чеки, но не передавала в ФНС, то штрафы почти гарантированы. Чтобы ограничивать такую незаконную деятельность предпринимателя и была предусмотрена блокировка ФН через месяц после неправильной эксплуатации ККТ.

Размеры штрафов

Размеры штрафов за нарушение кассового законодательства регламентируются пунктом 4 статьи 14.5 КоАП РФ.

В случае блокировки фискального накопителя из-за непередачи информации с онлайн-кассы в течение 30 дней предусмотрены такие штрафные санкции:

• 1,5-3 тысячи рублей для должностных лиц, в том числе индивидуальных предпринимателей;
• 5-10 тысяч рублей для юридических лиц.

В случае с юрлицом отдельный штраф накладывается на человека, допустившему нарушение, и отдельно на само юрлицо.

Штрафы за нарушения кассового законодательства

В этой сфере имеется одно интересное разъяснение, изложенное в письме Министерства финансов № 03-01-15/33121 от 30.05.2017. Согласно ему, ответственность за нарушения не возникает, если руководитель докажет, что нарушение возникло по независящим от него причинам. Конечно, устного объяснения будет недостаточно, поэтому всегда важно запрашивать различные справки, акты подтверждающие наступление форс-мажорных обстоятельств.

Также штрафы не применяются, если выявится, что:

• кассовый аппарат неисправен;
• интернет отсутствовал по вине провайдера, о чем имеется соответствующее объявление, например, на сайте провайдера;
• данные не передавались по вине оператора фискальных данных.

Кроме того, в каждой онлайн-кассе предусмотрена подсистема диагностики, которая поможет выявить проблему и узнать, когда последний раз были переданы данные в ОФД.

Как избежать штрафов при блокировке ФН через 30 дней

Итак, при непередаче сведений с онлайн-кассы в ОФД в течение 30 дней, а также при блокировке фискального накопителя, налоговый инспектор имеет полное право выписать штраф. И задача предпринимателя – доказать свою невиновность. Сделать это можно лишь продемонстрировав, что было сделано всё необходимое для избегания блокировки, но предпринятых мер оказалось недостаточно или они были неэффективными.

Объяснительные записки сотрудников тоже могут помочь избежать штрафов

При получении от инспектора требования предоставить письменные разъяснения о причинах блокировки фискального накопителя, предпринимателю имеет смысл сделать следующее:

1. Сообщить в налоговую службу обо всех обстоятельствах, в которых возникла проблемная ситуация, а также о предпринятых действиях. Информация должна отображать причины непоступления фискальных данных с онлайн-кассы в ОФД.
2. Приложить максимум документальных подтверждений о том, что проблема возникла не по вашей вине. Например, взять справку от провайдера интернета или с сервисного центра о неисправности кассового аппарата.
3. Подтвердить, что все фискальные данные в итоге были переданы в ОФД или напрямую в ФНС. В таком случае не будет факта сокрытия выручки и наказание может быть смягчено.

Помните, что выполнение перечисленных действий поможет резко снизить вероятность наложения штрафа.

Как передать фискальные данные с заблокированного ФН?

Существует две кардинально отличающиеся ситуации, когда необходимо передать фискальные данные при блокировке ФН:

1. Срок действия фискального накопителя не истек.
2. Срок действия фискального накопителя истек.

Рассмотрим эти две ситуации подробно.

Срок действия фискального накопителя не истек

Если онлайн-касса 30 дней не работала, и в результате произошла блокировка фискального накопителя, то важно, чтобы в этот период не истек срок его эксплуатации. При соблюдении этого условия для разблокировки кассового аппарата будет достаточно подключить его к интернету.

Схема передачи фискальных данных о продаже

В результате сведения о чеках передадутся в ОФД и далее в ФНС. Сразу после этого фискальный накопитель будет разблокирован и можно будет пользоваться ККТ в обычном режиме.

Срок действия фискального накопителя истек

Если в период блокировки ФН его срок эксплуатации закончился, то быстро передать фискальные данные в ФНС через ОФД уже не получится. Для этого придется выполнить следующие действия:

1. Установить на компьютере программу FN Transfer, которую можно скачать на сайте ФНС.

2. Подключить фискальный накопитель к компьютеру через соответствующий кабель. В большинстве случаев для этого хватает обычного шнура для зарядки телефона.

3. Запустить программу FN Transfer и, следуя инструкциям, сформировать файл с разрешением .fnc. Теоретически этот файл можно передавать в ФНС. Но он содержит информацию и обо всех уже переданных чеках. Таким образом, при отправке файла произойдет дублирование информации.

Для редактирования списка передаваемых чеков можно использовать программу FN Run или аналогичную. Она позволит сохранить в файле .fnc только те сведения, которые ранее не были переданы в налоговую.

4. Перейти в личный кабинет ФНС и запустить процедуру перерегистрации онлайн-кассы (с новым фискальным накопителем).

5. Загрузить файл .fnc.

6. Завершить процесс перерегистрации онлайн-кассы.

Для извлечения непереданных данных также можно обратиться в сервисный центр производителя фискального накопителя.

В любом случае, кассиры должны внимательно следить, чтобы при закрытии смены все чеки были переданы в ОФД. Онлайн-касса всегда сигнализирует о наличии непереданных чеков. Поэтому в большинстве ситуаций проблем с блокировкой ФН можно избежать, если проявлять внимательность к технике.