← Блог о торговле

Как планировать закупки и формировать заказы поставщикам: алгоритмы, формулы, программы

Управление закупками – одна из самых важных рабочих задач для любого розничного и интернет-магазина. От правильности планирования и формирования заказов поставщикам зависит, будет ли своевременно удовлетворен спрос покупателей. А это, в свою очередь, оказывает непосредственное влияние на прибыль. В нашей новой статье подробно объясним, как организовать данные бизнес-процессы и почему стоит прибегать к автоматизации.

Алгоритм планирования закупок

Предприниматели должны уделять особое внимание товарным запасам, которые необходимы для полноценной бесперебойной работы торговой точки и интернет-магазина. Продукция или материалы, используемые в сервисных нишах, являются основой активов компании.

Но заказывать у поставщиков большие объемы вслепую, создавая огромный запас - решение не из лучших. Важен именно рациональный подход, поиск так называемой «золотой середины».

Если у магазина много товарных активов, это формирует положительное мнение покупателей, благоприятно сказывается на рейтингах, дает преимущество перед конкурентами. В то же время, большое количество залежавшихся на складе товаров замораживает реальные средства, ставит под угрозу финансовую ликвидность фирмы. Из-за переизбытка запасов многие магазины терпят крах.

Поэтому нужно четко понимать:

  • сколько продукции закупать;
  • как оптимизировать заказы и исключить длительные простои товара на складе;
  • на каких условиях сотрудничать с поставщиками;
  • как составить план финансовых расходов.

Решить проблему можно путем грамотного планирования, которое состоит из нескольких этапов.

Предварительные операции

Начинать нужно с предварительной подготовки и анализа. В первую очередь прогнозируется спрос – потребность покупателей в конкретном продукте или услуге.

Для этого потребуются такие исходные данные:

  • объемы продаж;
  • текущие складские остатки;
  • наличие неудовлетворенного спроса;
  • наиболее продаваемые позиции в аналитическом периоде;
  • уровень выполнения предыдущего плана и прочее.

Прогноз выполняют по группам взаимозаменяемой продукции. Качество результатов будет зависеть от информационно-аналитической поддержки проекта.

На втором этапе осуществляется планирование продаж. В ходе этого процесса для каждой группы товаров устанавливают реалистичные цели, согласованные с общей политикой компании и спрогнозированным спросом.

элементы цикла управления

Планирование продаж: элементы цикла управления 

Следующий шаг – планирование закупочных объемов и страховых запасов. Нужно заранее учесть вероятные отклонения от прогнозов и подстраховаться от неприятных последствий, закупив товар в избытке. Основная загвоздка в том, что величина избытка должна быть оптимальной. Это необходимо для того, чтобы избежать переполненности складов, замораживания денежных активов или же дефицита и недовольства клиентов, к которым приводят чрезмерные и недостаточные закупки.

В каждом случае оптимальное значение может быть разным. В его выборе легко ошибиться. Компании, применяющие статистические методы прогнозирования, рассчитывают доверительный интервал, в который с определенной вероятностью попадают продажи.

Например, на основании прогнозов приблизительный объем продаж составляет 120 позиций. С большой вероятностью он войдет в интервал от 100 до 140 позиций. Так можно просчитать нужное количество страховых запасов.

Объем закупок вычисляется в ERP-системах. Некоторые просчитывают план вручную по специальным формулам.

К примеру:

План продаж - (Складские остатки + Заказы поставщикам) - (Ожидаемые продажи - Заказы покупателей)

Такие подсчеты весьма приблизительны. На их точность влияют полнота и правильность исходных аналитических данных.

Контроль над остатками

Не последняя роль в процессе управления закупками отводится контролю над товарными остатками. От старых, плохо продающихся товаров, нужно регулярно избавляться. Самый простой способ – назначение скидок, которые рекомендуется ежемесячно закладывать в бюджет. Это позволит освобождать пространство и средства для новых закупок. Разумеется, что закладывать невостребованные позиции в следующий закупочный план не стоит.

Скопление остатков – вполне естественное явление в розничной и оптовой торговле. Полностью предотвратить его нельзя. Но реально держать показатель в пределах нормы за счет:

  • вдумчивого выбора поставщика;
  • регулярного анализа товарооборота, прибыли, соотношения стоимости запасов к месячным объемам продаж;
  • эффективного использования торгового пространства (сайта).

Отслеживать остатки можно вручную, применяя отрывные ценники с датой, названием и кодом товара. Но это довольно затруднительно. Лучшая альтернатива – воспользоваться вспомогательными инструментами в виде функциональных платформ для автоматизации торговли. Например, программой складского и товарного учета «EKAM».

Сведения по остаткам товаров в личном кабинете системы ЕКАМ

Сведения по остаткам товаров в личном кабинете системы «EKAM» 

Анализ дополнительных факторов

Кроме прогнозируемого спроса и популярности продукции, нужно учитывать еще и сезонные факторы. Закупку товаров, востребованных в определенные дни и периоды года (Рождественские праздники, 8 марта, День влюбленных, Хэллоуин), следует продумывать на шаг вперед и проводить заблаговременно. Причем объем такой продукции тоже должен быть оптимальным.

Не составляя план сезонных продаж, предприниматель рискует не успеть подготовить достаточное количество предложений, или, наоборот, остаться с чрезмерным запасом праздничной продукции, которая останется лежать «мертвым грузом» до следующего года.

В придачу к сезонности и предыдущему опыту, при планировании закупок необходимо принимать к сведению различные факторы и события, способные повлиять на объемы продаж:

  • изменения тенденций моды;
  • появление конкурентов на рынке;
  • погодные условия;
  • экономическая ситуация в стране.

Особенности формирования заказов поставщикам

Ориентируясь на составленный план закупок, можно приступать к формированию заказов. Перед этим следует найти подходящих поставщиков, которые предлагают выгодные условия сотрудничества.

По аналогии с планированием заказы могут формироваться вручную и посредством автоматизированных программ. Преимущество ручного метода – возможность оперативно реагировать на изменения. Но он требует много трудозатрат и не исключает ошибок, связанных с человеческим фактором. К тому же, сотрудник, отвечающий за работу с поставщиками, может опираться на субъективное мнение, неправильно оценивая спрос на товар. Поэтому рекомендуется делать выбор в пользу автозаказа.

Автоматизация процесса

Автозаказ представляет собой автоматизированную систему расчета, учитывающую данные с аналитики продаж. Подобный подход к формированию заявок сводит человеческий фактор к нулю.

Плюсы автоматизации процесса:

  • минимизация ошибок;
  • недопущение субъективных оценок;
  • снижение влияния личных предпочтений сотрудников;
  • сокращение трудозатрат;
  • обеспечение постоянного наличия всех ассортиментных позиций в магазине.

Отличным комплексным решением для розничного магазина будет товароучетная система «EKAM». С ее помощью можно планировать продажи, управлять запасами, создавать заказы поставщикам, отслеживать количество продукции, поступившей на склад. При достижении заданного минимального остатка заявки на поставку формируются программой автоматически.

Главная страница сайта «ЕКАМ» 

Преимуществом сервиса является то, что он не ограничен только этим функционалом и дает предпринимателю множество дополнительных возможностей:

  • анализ данных о продажах в онлайн-режиме;
  • назначение скидок и цен;
  • создание персонализированных программ лояльности;
  • контроль над движением денежных средств;
  • подключение онлайн-кассы по 54-ФЗ;
  • оптимизация работы персонала за счет подробной отчетности по результатам продаж, движению и списанию товаров, а также автоматизации документооборота и многое другое.

Корректировка данных

Формирование заказа поставщику должно начинаться с проверки и корректировки данных в системе. Главная задача в процессе подготовки – убедиться в корректности информации о товарных остатках.

Для этого необходимо:

  1. Адаптировать виртуальные остатки, которые возникают из-за пересортицы, некорректной приемки и неполных поставок.
  2. Устранить отрицательные остатки, появившиеся в результате ошибочного оформления документов, неправильной инвентаризации, пересортицы или нескорректированных виртуальных остатков.
  3. Списать продукцию, не соответствующую стандартам качества и отобразить списания в системе.
  4. Внести сделанные поставщику возвраты.

На остатках не должно быть позиций, которые закончились или не подлежат реализации (вышел срок годности, испортилась упаковка, выявлен брак). Программа воспримет искаженные данные, как наличие товара, и не добавит нужные пункты в заказ.

С целью объективного формирования заявки также желательно:

  • исключить дни продаж, которые не связаны со значительными системными изменениями (единовременная реализация продукта в связи с резкой сменой погоды или крупной закупкой одного клиента);
  • контролировать выкладку и вероятное увеличение количества оборудования;
  • учитывать ожидаемые существенные колебания спроса, возникающие в разгар сезона или во время каких-либо событий;
  • следить за правильностью проведения промо-акций, чтобы избежать искажения расчетов регулярного потребления.

Формула расчета заказа

Заказы поставщикам рассчитывают по усредненной формуле, в которой предусмотрены различные нюансы, влияющие на план продаж. Первое, на что следует ориентироваться – график поставок. Для удобства формирования заявок стоит составить календарный план закупок, предварительно согласовав его с поставщиком.

график поставок

Главный вопрос: когда пора заказывать новую партию? Продукцию, пользующуюся постоянным спросом, можно заказывать раз в месяц, еженедельно или по мере истощения запасов. Все зависит от условий сотрудничества с партнерами. Некоторые поставщики без проблем принимают заказы с небольшим количеством позиций. Если у контрагента высокие требования по минимальному заказу, покупать новую партию лучше еще до того, как популярный продукт закончится на складе. Необходимо обязательно учитывать время, которое тратится на доставку.

Второй нюанс – минимальное количество товарных единиц для нормальной работы магазина. Это крайне важно для розничных оффлайн-точек, где должно всегда присутствовать определенное количество товара для выкладки.

Чтобы рассчитать требуемый объем заказа, нужно вычислить несколько основных показателей:

  1. Фактические средние продажи в день. Для подсчета берем конкретный период, например, месяц. Сумму ежедневных показателей продаж делим на количество дней (30). При этом даты, где потребление превышает обычные цифры, лучше исключить.
  2. Прогнозируемые суточные продажи. Полученный показатель регулярного спроса умножаем на коэффициент сезонности, корректируя предыдущий результат с учетом возможного воздействия внутренних или внешних факторов.
  3. Страховой запас. Для обеспечения полноценной работы до следующей поставки рассчитываем страховой запас на основании прогнозируемого объема продаж. Показатель прогнозируемых продаж умножаем на число дней между поставками и добавляем минимальное количество продукции для выкладки.
  4. Товарные остатки на момент поставки. Обычно поставка осуществляется спустя несколько дней после заказа. Учитывая этот период, просчитываем актуальный товарный остаток на дату нового поступления. От текущих остатков отнимаем ежедневные суточные продажи, а результат умножаем на число дней до поставки.

Зная вышеперечисленные данные, можем просчитать оптимальный объем заказа поставщику по формуле:

Страховой запас – Товарный остаток на момент поставки

Как обеспечить магазин необходимым количеством товара?

Если в магазине постоянно присутствует достаточно товара, риск срыва потенциальных сделок и ухода покупателей к конкурентам минимален.

Специалисты советуют придерживаться нескольких рекомендаций, которые помогут обеспечить регулярные стабильные продажи:

  • формировать заказы поставщикам, балансируя между максимальным объемом продаж и минимальными списаниями;
  • по возможности договориться о более частых поставках товара со свежими сроками годности (особенно актуально для скоропортящейся продукции);
  • корректировать работу автоматизированной системы, оставляя невостребованные позиции в матрице с отрицательным остатком;
  • временно сокращать заказы после окончания промо-акций для выравнивания продаж;
  • контролировать факторы колебаний товарооборота, ведя календарь с важными событиями, которые влияют на реализацию.

Ключевая задача при планировании закупок и формировании заказов поставщикам – максимально точно спрогнозировать покупательский спрос на ближайший период. Правильные подсчеты позволят обеспечить магазин достаточным количеством товарных запасов и избежать ненужного переизбытка. Справиться с этим можно и ручным способом, но значительно проще и удобнее воспользоваться специальными автоматизированными программами.

У нас есть готовое решение и оборудование для онлайн-кассы

Испытайте все возможности платформы ЕКАМ бесплатно

Читайте также

Ведёте учёт в тетрадке или экселе? Пройдите бесплатный е-мейл курс —
Как увеличить прибыль, победив бардак в складском и финансовом учёте

Облачная система учета. Продаж, товаров и клиентов

  • Управляйте запасами товаров и отслеживайте остатки
  • Узнайте товары, на которых вы больше всего зарабатываете
  • Начисляйте зарплату сотрудникам
  • Подключайте онлайн-кассу для отправки и печати чеков

Обеспечиваем оперативную поддержку по телефону,
помогаем загрузить товарную базу и поставить кассу на учёт.

Испытайте все возможности бесплатно!

Электронная почта*
Электронная почта*

Соглашение о конфиденциальности

и обработке персональных данных

 

1.Общие положения

 

1.1.Настоящее соглашение о конфиденциальности и обработке персональных данных (далее – Соглашение) принято свободно и своей волей, действует в отношении всей информации, которую ООО «Инсейлс Рус» и/или его аффилированные лица, включая все лица, входящие в одну группу с ООО «Инсейлс Рус» (в том числе ООО «ЕКАМ сервис»), могут получить о Пользователе во время использования им любого из сайтов, сервисов, служб, программ для ЭВМ, продуктов или услуг ООО «Инсейлс Рус» (далее – Сервисы) и в ходе исполнения ООО «Инсейлс Рус» любых соглашений и договоров с Пользователем. Согласие Пользователя с Соглашением, выраженное им в рамках отношений с одним из перечисленных лиц, распространяется на все остальные перечисленные лица.

1.2.Использование Сервисов означает согласие Пользователя с настоящим Соглашением и указанными в нем условиями; в случае несогласия с этими условиями Пользователь должен воздержаться от использования Сервисов.

1.3.Сторонами (далее – «Стороны) настоящего Соглашения являются:

«Инсейлс» – Общество с ограниченной ответственностью «Инсейлс Рус», ОГРН 1117746506514, ИНН 7714843760, КПП  771401001, зарегистрированное по адресу: 125319, г.Москва, ул.Академика Ильюшина, д.4, корп.1, офис 11 (далее - «Инсейлс»), с одной стороны, и

«Пользователь»

либо физическое лицо, обладающее дееспособностью и признаваемое участником гражданских правоотношений в соответствии с законодательством Российской Федерации;

либо юридическое лицо, зарегистрированное в соответствии с законодательством государства, резидентом которого является такое лицо;

либо индивидуальный предприниматель, зарегистрированный в соответствии с законодательством государства, резидентом которого является такое лицо;

которое приняло условия настоящего Соглашения.

1.4.Для целей настоящего Соглашения Стороны определили, что конфиденциальная информация – это сведения любого характера (производственные, технические, экономические, организационные и другие), в том числе о результатах интеллектуальной деятельности, а также сведения о способах осуществления профессиональной деятельности (включая, но не ограничиваясь: информацию о продукции, работах и услугах; сведения о технологиях и научно-исследовательских работах; данные о технических системах и оборудовании, включая элементы программного обеспечения; деловые прогнозы и сведения о предполагаемых покупках; требования и спецификации конкретных партнеров и потенциальных партнеров; информацию, относящуюся к интеллектуальной собственности, а также планы и технологии, относящиеся ко всему перечисленному выше), сообщаемые одной стороной другой стороне в письменной и/или электронной форме, явно обозначенные Стороной как ее конфиденциальная информация.

1.5.Целью настоящего Соглашения является защита конфиденциальной информации, которой Стороны будут обмениваться в ходе переговоров, заключения договоров и исполнения обязательств, а равно любого иного взаимодействия (включая, но не ограничиваясь, консультирование, запрос и предоставление информации, и выполнение иных поручений).

 

2.Обязанности Сторон

 

2.1.Стороны соглашаются сохранять в тайне всю конфиденциальную информацию, полученную одной Стороной от другой Стороны при взаимодействии Сторон, не раскрывать, не разглашать, не обнародовать или иным способом не предоставлять такую информацию какой-либо третьей стороне без предварительного письменного разрешения другой Стороны, за исключением случаев, указанных в действующем законодательстве, когда предоставление такой информации является обязанностью Сторон.

2.2.Каждая из Сторон предпримет все необходимые меры для защиты конфиденциальной информации как минимум с применением тех же мер, которые Сторона применяет для защиты собственной конфиденциальной информации. Доступ к конфиденциальной информации предоставляется только тем сотрудникам каждой из Сторон, которым он обоснованно необходим для выполнения служебных обязанностей по исполнению настоящего Соглашения.

2.3.Обязательство по сохранению в тайне конфиденциальной информации действительно в пределах срока действия настоящего Соглашения, лицензионного договора на программы для ЭВМ от 01.12.2016г., договора присоединения к лицензионному договору на программы для ЭВМ, агентских и иных договоров и в течение пяти лет после прекращения их действия, если Сторонами отдельно не будет оговорено иное.

2.4.Не будут считаться нарушением настоящего Соглашения следующие случаи:

(а)если предоставленная информация стала общедоступной без нарушения обязательств одной из Сторон; 

(б)если предоставленная информация стала известна Стороне в результате ее собственных исследований, систематических наблюдений или иной деятельности, осуществленной без использования конфиденциальной информации, полученной от другой Стороны;

(в)если предоставленная информация правомерно получена от третьей стороны без обязательства о сохранении ее в тайне до ее предоставления одной из Сторон; 

(г)если информация предоставлена по письменному запросу органа государственной власти, иного государственного органа,  или органа местного самоуправления в целях выполнения их функций и ее раскрытие этим органам обязательно для Стороны. При этом Сторона должна незамедлительно известить другую Сторону о поступившем запросе;

(д)если информация предоставлена третьему лицу с согласия той Стороны, информация о которой передается.

2.5.Инсейлс не проверяет достоверность информации, предоставляемой Пользователем, и не имеет возможности оценивать его дееспособность.

2.6.Информация, которую Пользователь предоставляет Инсейлс при регистрации в Сервисах, не является персональными данными, как они определены в Федеральном законе РФ №152-ФЗ от 27.07.2006г. «О персональных данных».

2.7.Инсейлс имеет право вносить изменения в настоящее Соглашение. При внесении изменений в актуальной редакции указывается дата последнего обновления. Новая редакция Соглашения вступает в силу с момента ее размещения, если иное не предусмотрено новой редакцией Соглашения.

2.8.Принимая данное Соглашение Пользователь осознает и соглашается с тем, что Инсейлс может отправлять Пользователю персонализированные сообщения и информацию (включая, но не ограничиваясь) для повышения качества Сервисов, для разработки новых продуктов, для создания и отправки Пользователю персональных предложений, для информирования Пользователя об изменениях в Тарифных планах и обновлениях, для направления Пользователю маркетинговых материалов по тематике Сервисов, для защиты Сервисов и Пользователей и в других целях.

Пользователь имеет право отказаться от получения вышеуказанной информации, сообщив об этом письменно на адрес электронной почты Инсейлс - contact@ekam.ru.

2.9.Принимая данное Соглашение, Пользователь осознает и соглашается с тем, что Сервисами Инсейлс для обеспечения работоспособности Сервисов в целом или их отдельных функций в частности могут использоваться файлы cookie, счетчики, иные технологии и Пользователь не имеет претензий к Инсейлс в связи с этим.

2.10.Пользователь осознает, что оборудование и программное обеспечение, используемые им для посещения сайтов в сети интернет могут обладать функцией запрещения операций с файлами cookie (для любых сайтов или для определенных сайтов), а также удаления ранее полученных файлов cookie.

Инсейлс вправе установить, что предоставление определенного Сервиса возможно лишь при условии, что прием и получение файлов cookie разрешены Пользователем.

2.11.Пользователь самостоятельно несет ответственность за безопасность выбранных им средств для доступа к учетной записи, а также самостоятельно обеспечивает их конфиденциальность. Пользователь самостоятельно несет ответственность за все действия (а также их последствия) в рамках или с использованием Сервисов под учетной записью Пользователя, включая случаи добровольной передачи Пользователем данных для доступа к учетной записи Пользователя третьим лицам на любых условиях (в том числе по договорам или соглашениям). При этом все действия в рамках или с использованием Сервисов под учетной записью Пользователя считаются произведенными самим Пользователем, за исключением случаев, когда Пользователь уведомил Инсейлс о несанкционированном доступе к Сервисам с использованием учетной записи Пользователя и/или о любом нарушении (подозрениях о нарушении) конфиденциальности своих средств доступа к учетной записи.

2.12.Пользователь обязан немедленно уведомить Инсейлс о любом случае несанкционированного (не разрешенного Пользователем) доступа к Сервисам с использованием учетной записи Пользователя и/или о любом нарушении (подозрениях о нарушении) конфиденциальности своих средств доступа к учетной записи. В целях безопасности, Пользователь обязан самостоятельно осуществлять безопасное завершение работы под своей учетной записью по окончании каждой сессии работы с Сервисами. Инсейлс не отвечает за возможную потерю или порчу данных, а также другие последствия любого характера, которые могут произойти из-за нарушения Пользователем положений этой части Соглашения.

 

3.Ответственность Сторон

 

3.1.Сторона, нарушившая предусмотренные Соглашением обязательства в отношении охраны конфиденциальной информации, переданной по Соглашению, обязана возместить по требованию пострадавшей Стороны реальный ущерб, причиненный таким нарушением условий Соглашения в соответствии с действующим законодательством Российской Федерации.

3.2.Возмещение ущерба не прекращают обязанности нарушившей Стороны по надлежащему исполнению обязательств по Соглашению.

 

4.Иные положения

 

4.1.Все уведомления, запросы, требования и иная корреспонденция в рамках настоящего Соглашения, в том числе включающие конфиденциальную информацию, должны оформляться в письменной форме и вручаться лично или через курьера, или направляться по электронной почте адресам, указанным в лицензионном договоре на программы для ЭВМ от 01.12.2016г., договоре присоединения к лицензионному договору на программы для ЭВМ и в настоящем Соглашении или другим адресам, которые могут быть в дальнейшем письменно указаны Стороной.

4.2.Если одно или несколько положений (условий) настоящего Соглашения являются либо становятся недействительными, то это не может служить причиной для прекращения действия других положений (условий).

4.3.К настоящему Соглашению и отношениям между Пользователем и Инсейлс, возникающим в связи с применением Соглашения, подлежит применению право Российской Федерации.

4.3.Все предложения или вопросы по поводу настоящего Соглашения Пользователь вправе направлять в Службу поддержки пользователей Инсейлс www.ekam.ru либо по почтовому адресу: 107078, г. Москва, ул. Новорязанская, 18, стр.11-12 БЦ «Stendhal» ООО «Инсейлс Рус».

 

Дата публикации: 01.12.2016г.

 

Полное наименование на русском языке:

Общество с ограниченной ответственностью «Инсейлс Рус»

 

Сокращенное наименование на русском языке:

ООО «Инсейлс Рус»

 

Наименование на английском языке:

InSales Rus Limited Liability Company (InSales Rus LLC)

 

Юридический адрес:

125319, г. Москва, ул. Академика Ильюшина, д. 4, корп.1, офис 11

 

Почтовый адрес:

107078, г. Москва, ул. Новорязанская, 18, стр.11-12, БЦ «Stendhal»

ИНН: 7714843760 КПП: 771401001

 

Банковские реквизиты:

Р/с 40702810600001004854

 

В ИНГ БАНК (ЕВРАЗИЯ) АО, г.Москва,
к/с 30101810500000000222, БИК 044525222

Электронная почта: contact@ekam.ru

Контактный телефон: +7(495)133-20-43

Заказ в один клик
Я принимаю условия передачи информации