Как подключить онлайн-кассу: алгоритм для физических и облачных ККТ

Покупку кассового оборудования можно сравнить с квартирным ремонтом, ведь в обоих случаях приходится потратить намного больше первоначально запланированных средств. Но в случае с ККТ можно хорошо сэкономить, если знать как подключить онлайн-кассу самостоятельно, а не платить за это сторонним фирмам.

Что подключать вместе с онлайн-кассой?

При открытии бизнеса покупать кассовое оборудование нужно в комплексе, чтобы техника была совместима между собой и работала быстро и без глюков. Например, в стандартный магазин предпринимателю нужно купить следующее:

1. Фискальный регистратор.
2. Фискальный накопитель.
3. Эквайринговый терминал.
4. Технику с дисплеем для работы онлайн-кассы: компьютер, ноутбук, планшет или смартфон.
5. Сканер штрихкодов.
6. Денежный ящик.
7. Принтер этикеток.

В принципе, первые четыре устройства можно заменить одним – смарт-терминалом, например MSPOS-E-Ф. Он представляет собой компактное устройство, сочетающее дисплей, фискальный регистратор с накопителем и эквайринговый модуль.

Кроме того, MSPOS-E-Ф может долго работать автономно без электросети. Этим он завоевал большую популярность среди предпринимателей. Также, покупая MSPOS-E-Ф, человек избавляется от части проблем совместимости оборудования.

Чтобы подключить онлайн-кассу, обязательно потребуется и квалифицированная электронная подпись (КЭП). Получить её можно самому или заказать у сторонней организации. Самостоятельно оформить заявку на КЭП лучше заранее, потому что процедура её получения может затянуться на несколько дней.

Способы подключения онлайн-кассы

Обычно фискальные регистраторы представляют собой пластиковые коробки с резчиком чеков и отсеками для установки чековой ленты и фискальского накопителя. Поэтому чтобы подключить такую онлайн-кассу и настроить её, не обойтись без компьютерной техники или мобильного гаджета.

Немного легче владельцам смарт-терминалов, их можно настроить непосредственно через собственный сенсорный экран.

В целом, вариантов подключения онлайн-кассы немного:

• через Wi-Fi;
• через кабель.

Кроме того, облачную онлайн-кассу для интернет-магазина можно подключить без каких-либо коммуникаций и вообще без оборудования. Достаточно только ввести настройки на самом сайте.

Автономные же онлайн-кассы для курьеров можно подключать через точку доступа Wi-Fi смартфонов, хотя многие модели кассовой техники имеют собственный разъём для SIM-карты.

Пошаговая инструкция подключения и регистрации онлайн-кассы

Рассмотрим пошаговую инструкцию подключения онлайн-кассы от момента её приобретения до печати первого реального чека.

Шаг 1. Получаем КЭП

Электронная подпись для предпринимателей давно стала необходимостью.

Этапы получения КЭП

Чтобы получить КЭП, нужно выполнить такие действия:

1. Определиться с необходимыми функциями КЭП. Желательно оформить подпись, которая позволит не только подключить онлайн-кассу, но и пользоваться другими сервисами: госуслугами, подписанием документов, взаимодействием с ФНС.
2. Выбрать компанию или организацию, которая будет выдавать вам электронную подпись. Обязательно проверяйте аккредитацию фирмы здесь.
3. Заполнить и отправить заявку.
4. Заполнить присланную компанией подробную анкету и оплатить счет.
5. Отправить анкету, копии квитанции об оплате счета и сканы запрашиваемых документов (паспорта, ИНН, свидетельств о регистрации ИП и прочих).
6. Получить КЭП. Имейте ввиду, что подпись получается только лично её владельцем или по доверенности установленной формы, что оговаривается при подаче заявки.
7. Установить на компьютер программу для работы с КЭП и импортировать сертификат.

Поле выполнения перечисленных процедур можно подписывать электронные документы электронной подписью. Следует иметь ввиду, что подписание возможно только на компьютере с установленным специальным софтом.

Шаг 2. Знакомство с документацией к онлайн-кассе

При покупке онлайн-кассы важно проверить комплектацию и наличие всех документов. К оборудованию должны быть приложены подробные инструкции эксплуатации и требования к технике, на которой можно настроить ККТ.

Также на онлайн-кассе и фискальном накопителе должны быть указаны их уникальные номера, необходимые для регистрации в ФНС.

Шаг 3. Заключение договора с ОФД

Схема работы онлайн-кассы не предполагает передачу данных чека напрямую в налоговую инспекцию. Государство решило не перекладывать на ФНС работу по обеспечению совместимости оборудования, поэтому создало институт посредников – операторов фискальных данных.

Схема движения информации между ККТ и ФНС

Именно ОФД обеспечивают прием фискальных данных от любых онлайн-касс. Впоследствии эти сведения в унифицированном виде передаются в ФНС.

ОФД являются обычными коммерческими организациями и оказывают свои услуги платно. Цена у них всех практически одинаковая – порядка 3000 рублей в год.

Для подключения онлайн-кассы и обеспечения передачи информации о продажах в ФНС предприниматели должны заключить договор с операторами фискальных данных. Чтобы сделать это, нужно отправить заявку через сайт, а потом подписать договор и оплатить услуги. Никаких особых нюансов при оформлении договора с ОФД нет.

Шаг 4. Регистрация онлайн-касс в ФНС

Каждому кассовому аппарату налоговая инспекция присваивает уникальный идентификатор, который связывает предпринимателя, фискальный регистратор и фискальный накопитель.

Для регистрации онлайн-кассы следует зайти на специальный сайт ФНС по работе с кассовой техникой и нажать «Зарегистрировать кассу».

Далее вам будет предложено три варианта регистрации кассовой техники:

• через личный кабинет ИП на сайте ФНС;
• при личном посещении налоговой инспекции в вашем регионе;
• через оператора фискальных данных.

При регистрации через личный кабинет нужно в него зайти, а потом выбрать «Мои кассы».

Затем следует прокрутить страничку вниз и нажать «Зарегистрировать ККТ».

После этого необходимо ввести все запрашиваемые данные онлайн-кассы и отправить заявку на регистрацию.

При регистрации ККТ путем посещения регионального отделения ФНС необходимо принести в орган документацию на технику и свой паспорт с ИНН. После заполнения регистрационного бланка КНД-1110061 в течение 5 дней налоговая зарегистрирует ККТ. Онлайн-касса появится в вашем личном кабинете на сайте ФНС, хотя подтверждение регистрации можно получить и при посещении места, где подавалось заявление.

Регистрация онлайн-кассы через оператора фискальных данных происходит в личном кабинете ОФД. У каждой компании свой интерфейс, поэтому при возникновении вопросов обращаться следует в её службу поддержки. Ответ о результатах также придет в ОФД.

При регистрации онлайн-кассы предприниматель должен быть готов указать, как свой адрес, так и адрес, по которому будет осуществляться предпринимательская деятельность.

Следует иметь в виду, что место ведения бизнес-деятельности обязательно должно быть зарегистрировано в реестре ФИАС. То есть просто так поставить киоск в любом месте и торговать уже не получится.

Интерфейс ФИАС для проверки наличия адреса ведения торговли в реестре

Если адрес, по которому планируется установка онлайн-кассы, отсутствует в ФИАС, то нужно обратиться в орган местной власти с заявлением о внесении соответствующего места в реестр.

Нужно заметить, что после выполнения этих действий и получения положительного ответа от ФНС, регистрация будет завершена не полностью. Подробности далее.

Шаг 5. Настройка онлайн-кассы

Теперь нужно подключить онлайн-кассу к оператору фискальных данных и внести в неё данные о предпринимателе. При этом необходимо будет вводить много информации и важно не ошибиться ни в одном символе, иначе ККТ не заработает.

Меню ввода параметров ОФД при настройке онлайн-касс АТОЛ

В каждой модели кассовой техники свой алгоритм введения регистрационных данных. Подробно о нем можно узнать из инструкции к аппарату. Обычно нужно ввести следующие сведения:

1. Регистрационный номер КТТ, полученный в ФНС.
2. ФИО и ИНН предпринимателя или реквизиты юридического лица.
3. Адрес ведения предпринимательской деятельности.
4. Номер фискального накопителя.
5. Параметры доступа к ОФД, указанные в договоре.

Перед переходом к следующему шагу нужно, при необходимости, настроить технику, которая будет использоваться для работы с фискальным регистратором.

На компьютер нужно установить драйвера или ПО, прилагаемое к онлайн-кассе. Сейчас в кассовом чеке обязательно нужно указывать наименование товара, его количество и цену, а без синхронизации с программой учета товаров фискальный регистратор это сделать не сможет.

При поддержке онлайн-кассой беспроводного соединения для осуществления настройки бывает достаточно скачать соответствующее мобильное приложение.

Шаг 6. Формирование отчета о регистрации

После завершения настройки кассового аппарата необходимо сформировать отчет о регистрации. Он потребуется для окончательной регистрации онлайн-кассы в ФНС.

Шаг 7. Завершение регистрации в ФНС

Заходим в личном кабинете ФНС в меню регистрации ККТ. Нажимает кнопку «Закончить регистрацию» и вводим реквизиты отчета, сформированного в предыдущем шаге. После проверки введенных данных статус онлайн-кассы должен измениться на «Зарегистрирована».

Шаг 8. Получаем карточку регистрации онлайн-кассы

Результатом регистрации онлайн-кассы будет карточка регистрации ККТ в личном кабинете ФНС. Документ можно сохранить на компьютер или распечатать.

Шаг 9. Подключение онлайн-кассы на сайте ОФД

После получения карточки регистрации ККТ, содержащиеся в документе сведения нужно ввести в личном кабинете ОФД. После этого можно пробовать делать первую продажу.

Как подключить облачную онлайн-кассу к интернет-магазину?

Облачная онлайн-касса – это арендуемая физическая онлайн-касса, принадлежащая сторонней компании, которая работает через интернет без выдачи бумажных чеков.

Выгода от аренды ККТ очевидна – это экономия денег на первоначальном этапе оформления интернет-магазина и отсутствие проблем с обслуживанием техники.

Как работает облачная онлайн-касса

Чтобы подключить облачную кассу к онлайн-магазину нужно пройти почти по такому же пути, как и при подключении собственной физической ККТ.
Алгоритм действий следующий:

1. Получение КЭП.
2. Выбор лучшего поставщика облачной онлайн-кассы, заключение с ним договора и получение реквизитов техники.
3. Заключение договора с ОФД.
4. Регистрация онлайн-кассы в ФНС.
5. Установка соответствующего модуля в интернет-магазин для интеграции с онлайн-кассой. Для сайтов на популярной платформе InSales рекомендуется использовать приложение ЕКАМ.Чеки.
6. Настройка облачной онлайн-кассы. Эту процедуру обычно выполняет поставщик кассовой техники. Важно понимать, что не все арендованные онлайн-кассы подходят ко всем CMS. Поэтому возможность интеграции нужно узнавать на этапе выбора поставщика техники.
7. Завершение регистрации в ФНС путем введения отчета о регистрации облачной онлайн-кассы, предоставленной её арендодателем.
8. Подключение онлайн-кассы на сайте ОФД.

Подключить облачную онлайн-кассу к интернет-магазину без опыта довольно сложно, поэтому большинство предпринимателей отдают эту работу поставщику техники. Тем более, что стоимость подключения «под ключ» находится в пределах нескольких тысяч рублей.

Какую онлайн-кассу лучше подключить?

Выбор онлайн-кассы всегда зависит от специфики бизнеса. Нужно покупать именно то оборудование, которое позволит без задержек обслуживать покупателей и при этом быть надежным и соответствовать всем нормам закона 54-ФЗ.

Цена фискального регистратора во многом зависит от его производительности

Некоторые производители в своих инструкция уделяют мало внимания тому, как подключить онлайн-кассу, что заставляет предпринимателей обращаться за платной помощью. Поэтому ниже мы рассмотрим те варианты техники, которые легко подключить и которые зарекомендовали себя на рынке с лучшей стороны.

Фискальный регистратор АТОЛ 55Ф

Отличная онлайн-касса для магазинов с постоянным потоком покупателей. Чек выскакивает практически мгновенно, ведь средняя скорость печати принтера составляет 200 мм/сек.

Кроме того, онлайн-касса поддерживает различную ширину чековой бумаги – 44 и 58 мм. Также АТОЛ 55Ф подходит для продаж алкоголя, потому что обеспечивает работу с системой ЕГАИС.

Для курьерской доставки эта ККТ не подойдет, так как не имеет встроенного аккумулятора и подсоединяется к компьютерной технике только по кабелю.

ШТРИХ-НАНО-Ф

Этот фискальный регистратор подойдет для малого и микробизнеса с небольшим потоком клиентов, например, для магазина одежды или мебели. Аппарат подключается через Wi-Fi или кабель, содержит встроенную батарею и недорого стоит. Это позволило ШТРИХ-НАНО-Ф стать одной из самых популярных резервных онлайн-касс.

Кроме того, это устройство выбирают курьеры интернет-магазинов, потому что встроенной батареи хватает на 14 часов работы.

Онлайн-касса СМАРТПОС МИНИ

Прекрасный моноблок для тех предпринимателей, которые любят порядок на рабочем месте и четкий учет товаров. СМАРТПОС МИНИ поставляется с предустановленной программой для розничной торговли ЕКАМ, которая позволяет легко контролировать продажи и остатки продукции.

Благодаря встроенному аккумулятору и поддержке мобильного интернета онлайн-кассу можно брать на выездную торговлю без какого-либо дополнительного оборудования.

Как видим, подключить онлайн-кассу самостоятельно в розничном магазина довольно просто. Стоит лишь предварительно внимательно читать инструкцию к ККТ, а также разделы справки на сайтах ФНС и ОФД.

Что же касается того, как подключить облачную онлайн-кассу к интернет-магазину, то здесь ситуация сложнее. В этом случае лучше заплатить за подключение арендодателю оборудования. Это сбережет нервы и не гарантирует быстрый старт продаж на сайте.