Онлайн-касса для магазина: выбор ККТ, настройка и регистрация, ответы на часто задаваемые вопросы

Ведение бизнеса многократно сложнее работы в найме. Бизнес — это польза для людей, решение их проблем. Магазин позволяет купить продукты, одежду или товары для животных. Чем больше пользы людям — тем успешнее бизнес.

Отношения бизнеса с физическими лицами подкрепляются наличием-онлайн кассы. Касса имеет классические функции, но постоянно подключена к сети Интернет. Основная задача — передача чеков в налоговую. В розничной торговле онлайн-кассы обязательны для всех. Остались неохваченные отрасли, есть некоторые исключения. Но в магазинной торговле без них уже никак.

Взаимодействуешь с физическими лицами — должен пробивать чеки, по-другому нельзя. Кассу нужно подключить к ОФД — это посредник между кассой и ФНС. Затем важно ее зарегистрировать в налоговой. Устройство расширяет перечень возможных способов оплаты, фактически повышает прибыль точки. Как выгодно установить кассу, повысить прибыль и избежать штрафов — рассмотрим далее в нашей статье.

Как лучше приобрести онлайн-кассу в свой магазин

Бизнесмен перед покупкой кассового оборудования должен детально изучить нюансы законодательства и различные характеристики устройств. Знания позволят сделать верный выбор и сэкономить собственные средства и время. Регистрация кассы и ее настройка проходят в несколько этапов.

Предприниматель при самостоятельной установке обычно сталкивается со следующими обстоятельствами:

• нехватка компетенций;
• риск выхода из строя кассы, либо фискального накопителя;
• необходимость обновления программного обеспечения;
• необходимо своевременно реагировать на изменения законодательства.

Поэтому оптимальный вариант — поиск партнера, который:

• проводит профильную экспертизу;
• имеет многолетний опыт;
• обладает поддержкой вендоров — производителей кассового оборудования.

Компания-партнер берет на себя обязательства по настройке, установке, регистрации, дальнейшему обновлению и обслуживанию технических устройств. Предприниматель должен четко понимать основные способы приобретения касс. Рассмотрим все возможные варианты:

1. Покупка с рук — можно запросто найти объявление от человека, который решил покинуть бизнес, распродавая его остатки. Кассу необходимо проверить — испытать ее функции прямо на месте покупки. Затем пройти все этапы регистрации самостоятельно. Метод доступен лишь для продвинутых пользователей. Основное преимущество — экономия средств при наличии специальных познаний.
2. Покупка на сайте производителя — создатель оборудования предоставляет грамотные консультации и техническую гарантию. После покупки необходимо обратиться в компанию, которая займется дальнейшей интеграцией и настройкой. Особых преимуществ или недостатков здесь нет.
3. Взять в аренду у банка — весьма популярный вариант, ведь банк предоставляет услуги «под ключ». Нужно лишь изучить условия предоставления и ежемесячную плату, чтобы избежать излишних трат.
4. Взять у банка в рассрочку — специальные сотрудники также осуществят настройку. Рассрочка обычно предоставляется на срок от 12 до 24 месяцев. Такое приобретение зачастую обходится дороже.
5. Специализированная компания — оптимальный вариант. Частные компании предоставляют наиболее выгодные условия. Их специалисты оперативно реагируют на обращения, постоянно поддерживая работоспособность кассы.

Какую модель онлайн-кассы выбрать для магазина

Владелец торгового предприятия уже определился с поставщиком касс. Компания всегда предлагает несколько моделей касс на выбор. Поэтому предприниматель должен иметь базовые представления, различая виды касс. Так, существуют следующие варианты:

• обычная онлайн-касса к которой подключается эквайринг-терминал — базовый вариант, работающий обычно от сети, требующий интеграции с терминалом для оплаты банковскими картами;
• устройство 2в1 — продвинутое устройство, напоминающее смартфон. Касса уже умеет принимать оплату по карте, обладает аккумулятором, модулем SIM и камерой для считывания QR-кодов. Отлично подходит для передвижения внутри помещения без привязки к рабочему месту. Оптимальна для выездной торговли, поскольку умеет работать автономно;
• фискальный регистратор — устройство привязано к одному месту и работает от сети. Генерирует электронные и классические бумажные чеки, взаимодействует с ФНС. Управление можно привязать к смартфону, ноутбуку или планшету;
• стационарные моноблоки — имеют большой сенсорный экран и обладают полным набором функций. Помогают вести бухгалтерию и учитывать складские остатки, полноценно интегрируются и с прочими полезными приложениями.

Онлайн-кассы действительно требуют существенных сложений. Необходимо приобрести устройство, а затем регулярно оплачивать услуги ОФД, интернет и работу обслуживающих специалистов. Самые дешевые — обычные и автономные онлайн-кассы. Фискальные регистраторы стоят дороже. Самые дорогие — моноблоки с их премиальным видом и расширенными опциями.

При выборе стоит ориентироваться не на стоимость, а на функционал. Обычно магазину подходит автономная модель 2в1, которая соответствует всем требованиям законодательства. Поэтому переплачивать за ненужные возможности нужды нет.

Отдельно стоит упомянуть облачные кассы. Если ваш товар представлен в сети Интернет, то покупателю необходимо предоставлять электронные чеки по 54-ФЗ. Владельцу торгового бизнеса необходимо лишь оплатить услуги доступа к облачному сервису и его настройку. Он предоставит такие возможности:

• настраиваемый платежный виджет для интернет-эквайринга;
• готовые платежные модули;
• API и SDK – возможности для разработчиков по совмещению с приложениями, в том числе и для смартфонов;
• выставление счета для наиболее легкой оплаты.

Такой способ позволит интернет-магазину осуществлять продажи круглосуточно, быстро получая деньги от продажи на бизнес-счет.

Дополнительное кассовое оборудование для магазина

На этапе подбора наиболее важна грамотная консультация компании-поставщика контрольно-кассового оборудования. Обязательно стоит уточнить возможности конкретной модели: работа с маркировкой ЕГАИС, QR-кодами и системой быстрых платежей (СБП). В зависимости от потребностей бизнеса кассу необходимо укомплектовать следующим дополнительным оборудованием:

• фискальный накопитель с определенным сроком действия;
• сканер штрих-кодов;
• принтер бумажных чеков;
• эквайринг-терминал;
• товарные весы;
• денежный ящик;
• дополнительный дисплей для покупателя.

Большинство торговых точек уже оборудованы компьютером и прочими гаджетами. Стоит учесть, что для корректной работы определенной кассы потребуется ноутбук, планшет или смартфон.

Грамотная консультация избавит от лишних затрат. Владелец торговли должен внятно озвучить компании-поставщику кассового оборудования основные параметры бизнеса:

• место расположения — например, в отдаленных местах ККТ не требуется;
• количество клиентов и сфера торговли — от этого зависит модель устройства и его возможности;
• будет ли осуществляться торговля алкоголем или прочим товаром с маркировкой;
• планы по расширению — каждый новый объект торговли оборудуется отдельным кассовым устройством;
• прочие условия.

Именно детальное взаимодействие и открытый диалог позволяют получить необходимый продукт по приемлемой цене.

Магазины, которым не требуется онлайн-касса

Закон определяет перечень лиц, которые могут не пользоваться онлайн-кассой. Избавлены от такой необходимости самозанятые и некоторые представители сферы услуг. Но и для магазинов есть некоторые исключения:

• продажи идут в отдаленных и труднодоступных местностях;
• осуществляется торговля религиозными товарами и литературой;
• расположены в населенном пункте, где отсутствует связь;
• расчеты проводятся между организациями и ИП через банковские переводы и платежные поручения (без использования наличности или банковских карт).

Таких точек торговли достаточно немного, а остальные обязаны соблюдать требования законодательства и размещать кассы. Последние отсрочки закончились в июле 2021 года, поэтому кассовые устройства стали обязательны для вех.

Регистрация онлайн-кассы для магазина 

Заказать оборудование «под ключ» — вот наиболее простой и эффективный вариант. Предприниматель сэкономит время и средства и пройдет весьма короткий путь:

• подача заявки на установку, назначение встречи с представителем компании;
• получение ЭЦП;
• доставка кассового оборудования, его настройка, обучение сотрудников-кассиров.

Именно такой в большинстве случаев видит установку собственник. Предприниматели по своей природе любознательны, поэтому в голове должны иметь полную картинку. Полная установка онлайн-кассы выглядит следующим образом:

• приобретение ККТ, фискального накопителя, сопутствующих устройств;
• выбор ОФД — оператор фискальных данных считается посредником между кассовым устройством и ФНС, с ним необходимо заключить договор на 12 месяцев;
• получить ЭЦП (если отсутствует);
• зарегистрировать контрольно-кассовое устройство в налоговой — во время личного визита или удаленно, используя цифровую подпись;
• фискализация — проверка передачи данных в ФНС завершается печатью отчета о выполненной регистрации;
• завершение регистрации, внесение сведений о ККТ в личном кабинете ОФД;
• настройка программного обеспечения, установка дополнительных приложений;
• печать первого тестового чека для проверки связи с ОФД и ФНС;
• завершение процесса, ввод в эксплуатацию.

Самостоятельная установка доступна не каждому. Потребуются технические знания и навыки. Поэтому проще всего обратиться в специализированную компанию. Установка «под ключ» занимает от 2 до 7 дней в зависимости от региона страны и прочих условий.

Настройка онлайн-кассы для интернет-магазина

Облачная касса — отличный вариант, ведь физическое устройство принадлежит определенной компании и обслуживается за ее счет. Владелец виртуального маркета вместе с арендой получает доступ к облачному сервису. Процесс выглядит так:

• необходимо выбрать поставщика облачных услуг:
• получить ЭЦП, пройти регистрацию в ОФД и ФНС;
• установка цифрового модуля в интернет-магазин для интеграции;
• настройка облачных сервисов;
• завершение регистрации, получение регистрационного отчета для ФНС;
• подключение устройства на сайте ОФД, переход к работе.

Пройти все этапы самому удастся вряд ли. Поэтому стоит обратиться к квалифицированным специалистам. Настройка весьма недорогая — владелец маркета в сети Интернет заплатит лишь несколько тысяч рублей.

Отмена проверок онлайн-касс в магазинах

С 1 марта 2022 года налоговая служба ослабила контроль за бизнесом. Для магазинов можно выявить такие преимущества:

• отменены все плановые проверки, в том числе и по контрольно-кассовому оборудованию;
• инспекторы начнут разъяснительную и информационную деятельность, которая предостережет от нарушений;
• контроль будет осуществляться дистанционно, а первое нарушение завершится не наказанием, а предупреждением;
• ФНС обязана консультировать предпринимателей по указанным вопросам;
• налоговики могут нанести профилактический визит, от которого владелец заблаговременно может отказаться. Во время визита не будут выписываться штрафы.

Нововведение несет ряд отрицательных моментов:

• внеплановые проверки будут происходить без предупреждения;
• инспекторы могут провести контрольную закупку и использовать средства фиксации нарушений.

Гнет налоговиков действительно ослабнет. Важно понимать, что в основном внеплановые проверки происходят из-за жалоб потребителей. Кроме того, налоговая служба имеет развитые цифровые сервисы, которые отслеживают множество параметров. Поэтому стоит детально соблюдать существующее законодательство — это позволит безопасно эксплуатировать кассу и избежать финансовых санкций.

Штрафы для магазинов

Если внеплановая проверка уже произошла и выявлены нарушения при эксплуатации контрольно-кассового оборудования, то собственник торговой точки может понести следующие наказания:

• предупреждение — потребуется в течение определенного срока устранить нарушения;
• штраф — ИП или юридическое лицо может выплатить в казну от 1500 до нескольких миллионов рублей;
• приостановление деятельности — административная мера действует до 90 суток.

Конкретная санкция зависит от объема, частоты нарушений и последствий, вызванных нарушением. Поэтому стоит регулярно проводить проверки ККТ, поручив их специалистам. Это позволит избежать суровых штрафов от ФНС.

Положительные и отрицательные стороны онлайн-касс для магазина

Современное оборудование кассового учета имеет ряд преимуществ:

• одобрено налоговой и внесено в официальный реестр;
• можно купить, арендовать или взять в рассрочку;
• бизнес получит удобные схемы оплаты и повысит прибыль;
• покупатель может получить электронный или бумажный чек;
• компании настраивают кассы «под ключ», доставляя их в удобное время;
• интеграция с сервисами предоставляет готовую отчетность и прочие преимущества.

Предприниматель действительно может выбрать привлекательную модель и уже через несколько дней начать ей пользоваться. Стоит лишь учесть возможные отрицательные моменты:

• устройства не слишком дешевые — но можно применить знания из текущей статьи и сэкономить без ущерба для бизнеса;
• нарушения строго фиксируются, затем накладываются штрафы;
• самостоятельно настроить современное ККТ под силу не каждому;
• потребуется изучить большой объем технической и законодательной информации, чтобы самостоятельно следить за кассовой дисциплиной.

Грамотно подобранное оборудование позволит нивелировать отрицательные моменты, повысить автоматизацию и прибыль магазина.

Часто задаваемые вопросы по кассам для магазинов

Какая онлайн-касса подойдет для среднестатистического торгового учреждения?

Устройство 2в1 наиболее подходит для магазина. Терминал для приема карт уже встроен, загружены основные приложения, имеется принтер для чеков. С таким гаджетом легко перемещаться по магазину и торговать на выезде.

У меня несколько магазинов, почему я не могу установить одну кассу на две точки?

Закон гласит, что контрольно-кассовое оборудование устанавливается в каждой точке, где происходят денежные расчеты. Требование норм закона обязательно для исполнения.

Что ждет владельца, если касса отсутствует?

Санкции предусмотрены статьей 14.5 КоАП РФ. Магазины должны обладать ККТ и применять исправные устройства при финансовых расчетах. Обычно бизнесмены обходятся штрафом, но иногда их ждет административное приостановление деятельности.

Как пользоваться кассовым гаджетом?

Устройство поставляется с детальной инструкцией и весьма похоже на смартфон. Обычно его легко освоить, но сотрудников магазина стоит обучить. Короткие курсы проводятся компаниями, которые подключают и настраивают ККТ.

Зачем нужен фискальный накопитель?

Это ключ шифрования. Его срок действия определяется количеством времени, которое необходимо для взлома. Так, ФН на 36 месяцев можно взломать потратив более, чем 3 года. Основная цель ФН — абсолютная защита от искажения данных, которые передаются в ОФД и ФНС.

Нужен ли кассовый гаджет для получения удаленной оплаты?

Покупка через Интернет должна обязательно подкрепляться электронным чеком, не требуется лишь бумажная версия. Такой механизм наиболее просто реализовать при аренде облачного кассового сервиса.

Что означает ЭЦП? 

Это электронно-цифровая подпись, подтверждающая действие владельца магазина. Она потребуется при регистрации ККТ и дальнейшем общении с ФНС. Ее аналогом может выступать JaCarta или иной токен, применяемый для взаимодействия с ЕГАИС.

Как подключиться к СБП?

Необходимо установить современную онлайн-кассу и специальные приложения. Кассир создает чек, который формируется в виде QR-кода на дисплее устройства. Покупатель сканирует код, а с его счета списываются средства за покупку. Такой метод считается наиболее актуальным и позволяет магазину сэкономить на оплате транзакционных комиссий.

Как работать с маркировкой?

На некоторые товары теперь наносится обязательная маркировка Честный знак. Устаревшие кассовые гаджеты не поддерживают технологию и подлежат замене. Программное обеспечение усложнено, но последние модели поддерживают работу с маркировкой. Перед установкой стоит обязательно уточнить этот момент у поставщика услуг.

Заключение

Собственник торговой точки оказывается в выигрышном положении — обычно ему требуется недорогая касса и сканер штрих-кодов. Оборудование настраивается специалистами, затем становится доступным к работе. Статья позволила вам разобраться с нюансами онлайн-касс для магазинов. Теперь вы можете сделать правильный выбор и сэкономить средства, направив их на развитие бизнеса.