Изменение требований к онлайн-кассам и ФН в августе 2021 года

Государственные органы продолжают оцифровывать сферу торговли и формировать для предпринимателей всё новые рамки ведения деятельности. Лето и осень 2021 года принесли очередные нововведения, основная часть которых касается онлайн-касс и вступила в силу 6 августа. Эти изменения затронут продавцов товаров, подлежащих обязательной маркировке. Подробнее новые обязанности бизнеса обсудим далее.

Функции и структура фискального накопителя

Когда государство задумало контролировать каждую продажу торговых организаций, то решило, что предприниматели будут передавать в ФНС в режиме реального времени информацию из каждого чека. Но понимая нестабильность интернета, было решено также сохранять данные на локальном устройстве (фискальном накопителе или ФН).

Фискальные накопители от компании ЕКАМ гарантировано надежные

Для чего придуман фискальный накопитель?

При наличии подключения к сети информация о реквизитах чека сохраняется в зашифрованном виде в ФН, а потом передается с онлайн-кассы в ОФД и ФНС. При отсутствии же интернета, данные хранятся исключительно в локальной памяти онлайн-кассы. Сохраняется также время продажи и выдачи чека.

Отсутствие интернета не является проблемой, потому что онлайн-касса может работать без него до 1 месяца. Хотя не передавать информацию в ФНС на протяжении такого периода нежелательно, но если у предпринимателя будут доказательства перебоев со связью, то проблем не возникнет.

Функции фискального накопителя

В чем же состоят основные функции фискального накопителя:

1. Безопасное хранение информации. Жесткие требования к разработчикам этих устройств позволяют гарантировать, что никто не сможет расшифровать данные, которые передаются с онлайн-кассы. Также предприниматели не смогут изменить записанную информацию.

Но ключи к данным всё же есть у производителя, который обязан в случае поломки ФН расшифровать информацию о продажах и самостоятельно передать её в ФНС.

2. Блокировка продаж при отсутствии интернета более 30 дней. Если информация на ФН остается непереданной в течение месяца, то новые чеки перестают сохраняться и печататься.

Недостатком фискального накопителя является его неуниверсальность и невозможность сохранять данные в различных форматах, в зависимости от изменяющихся требований регулирующих органов.

Срок действия фискального накопителя

На сегодня в продаже имеются две разновидности ФН, которые отличаются сроком своей службы:

• на 15 месяцев;
• на 36 месяцев.

Первый из них стоит немного дешевле из-за уменьшенного объема памяти.

В большинстве сфер торговли может использоваться фискальный накопитель на 36 месяцев. Устройства же с более коротким сроком работы предприниматели обязаны использовать при следующих условиях:

• предпринимательская деятельность имеет сезонный характер;
• осуществляется торговля подакцизным товаром;
• используется режим налогообложения ОСН;
• онлайн-касса работает в автономном режиме.

Нужно понимать, что ФН на 15 месяцев является универсальным, им могут пользоваться абсолютно все предприниматели. Но выгоднее всё же покупать устройство, которое прослужит 3 года, если это позволяют условия ведения бизнеса.

Устройство фискального накопителя

Внутренности фискального накопителя довольно просты. Устройство состоит из:

1. Модуль памяти.
2. Микросхема, обеспечивающая обработку и шифровку/дешифровку информации.
3. Таймер с микробатареей, активирующийся при первой продаже.

Структура фискального накопителя предельно проста

Обновить фискальный накопитель в соответствии с новым ФФД не удастся. Это довольно простое неизменяемое устройство, которое запрограммировано на аппаратном уровне на выполнение строго определенных функций.

Когда нужна замена фискального накопителя?

Замена фискального накопителя может понадобиться в следующих случаях:

1. Полное заполнение памяти.
2. Окончание срока его действия.
3. Поломка.

Память фискального накопителя ограничена и при интенсивной торговле может заполниться до срока истечения его действия.

О заканчивающейся памяти или окончании срока действия ФН онлайн-касса просигнализирует в соответствующем сообщении. У предпринимателя будет достаточно времени для покупки нового устройства и его замены.

Суть новых требований к онлайн-кассам с 6 августа

Летом 2021 года очередной раз меняются требования к кассовой технике. На этот раз некоторым предпринимателям придётся раскошелиться и обновить оборудование, а остальные бизнесмены должны будут сделать это несколько позже.

Согласно требованию обновленной редакции статьи 4.1 54-ФЗ новые онлайн-кассы с 6 августа 2021 года должны будут иметь встроенный фискальный накопитель ФН-М с форматом фискальных данных (ФФД) 1.2. Это касается абсолютно всех ККТ для всех предпринимателей.

Кто должен перейти на новые форматы уже с 6 августа?

Согласно требованиям кассового законодательства, ряд категорий товаров должны иметь обязательную маркировку, которая позволяет отслеживать каждую единицу продукции в системе "Честный знак".

Именно для предпринимателей, которые торгуют этими товарами использование онлайн-касс с фискальным накопителем ФН-М с 6 августа является обязательным. Упомянутые законодательные изменения были анонсированы заранее и не должны были стать сюрпризом для бизнеса.

К категориям продукции, продажи которых обязательно должны происходить с использованием ФН-М, относят:

1. Товары легкой промышленности.
2. Фотоаппараты и вспышки к ним.
3. Шины и покрышки.
4. Лекарства.
5. Табак.
6. Духи, парфюмы.
7. Обувь.
8. Молочная продукция.
9. Шубы.
10. Упакованная вода.

Перечень обязательных к маркировке товаров

Каждая категория продукции имеет свои особенности и сроки внедрения. Рассмотрим порядок применения обязательной маркировки для молочной продукции:

• с 01.06.2021 обязательная маркировка коснулась мороженного и сыров;
• с 01.09.2021 обязательная маркировка стала обязательной также для всей молочных продуктов со сроком годности более 40 календарных дней;
• с 01.12.2021 вся молочная продукция будет подлежат обязательной маркировке.

Таким образом, предприниматели должны придерживаться этих законодательных нюансов, чтобы не заработать штраф за нарушение закона.

Количество использованных кодов маркировки уже исчисляется миллиардами

В список продукции, подлежащей обязательной маркировке, не попали алкоголь и драгоценности, которые требуют совместимости онлайн-касс с системой ЕГАИС. То есть их продажи тоже отслеживаются, но и использованием другой технологии.

Кроме того, в дальнейшим всё больше видов продукции будет попадать под регуляцию системы "Честный знак", и предприниматели должны постоянно следить за новостями в кассовой сфере. Блог компании ЕКАМ в этом плане – лучший сайт для ИП, на котором всегда можно узнать об изменениях в правилах ведения малого бизнеса.

По состоянию на октябрь 2021 года в планах "Честного знака" распространить обязательную маркировку также на следующие виды товаров:

1. БАДы.
2. Антисептики.
3. Пиво и слабоалкольные напитки.
4. Велосипеды.
5. Кресла-каталки.

В скором времени относительно этих категорий товаров также могут появиться требования об обязательном указании на упаковке кода системы "Честный знак".

Что известно о новом формате фискальных данных 1.2?

Пользователи онлайн-касс обязаны взаимодействовать с системой "Честный знак" при продаже маркированных товаров. При этом кассовая техника передает в общую федеральную базу уведомления о продаже каждой единицы товара, имеющей уникальный код.

Алгоритм работы онлайн-кассы в системе "Честный знак"

Но форматы фискальных данных 1.05 и 1.1 технически не могли обеспечить передачу этой специфической информации, что и привело к необходимости перехода на ФФД 1.2.

Новый формат содержит такие фискальные документы:

• запрос о маркировочном коде;
• квитанция на уведомление;
• уведомление о продаже маркированной продукции;
• ответ на запрос.

Правильность маркировочного кода может проверить оператор фискальных данных или сам фискальный накопитель, если это предусмотрено его программным обеспечением.

При реализации товара онлайн-касса передает в систему "Честный знак" через ОФД запрос в виде следующих тегов:

• тип кода маркировки;
• код маркировки;
• итог проверки кода проверки маркировочного кода – маркер способности ФН самостоятельно проверить достоверность маркировки;
• планируемый статус товара (реализован, в стадии реализации и другие).

Запрос о маркировочном коде сохраняется на фискальном накопителе до момента получения ответа, формирования нового запроса, до окончания формирования чека или его аннулирования.

При успешном запросе онлайн-касса получает следующую информацию:

• достоверность кода маркировки;
• статус товара, то есть действительно ли он находится в стадии реализации именно у этого продавца.

Эти сведения передаются продавцу, который уже и принимает решение продать товар. Фактически можно закрыть чеку и без кода маркировки и без необходимого статуса. Но при этом при проверке ФНС придется подтвердить обоснованность такого решения.

После формирования чека онлайн-касса формирует для отправки в систему "Честный знак" уведомление, которое содержит следующие сведения:

• результат проверки информации о правильности маркировки;
• данные о товаре с маркировкой.

Эти сведения хранятся на фискальном накопителе до момента получения от "Честного знака" квитанции на уведомление.

В онлайн-кассе должны быть предусмотрены отчеты, в которых предприниматель может просмотреть непереданные уведомления, некорректные уведомления и запросы, а также информацию о неподтвержденных кодах маркировки.

Онлайн-кассы могут проверять коды маркировки автономно

При работе кассовой техники в автономном режиме фискальный накопитель должен иметь встроенную функцию проверки правильности кода маркировки. Естественно, что в такой ситуации никакие сведения никуда не передаются, но формируется отчет о проданных товарах. В дальнейшем этот отчет поступает в ФНС при сдаче фискального накопителя после окончания срока его действия.

Новые реквизиты кассового чека ФФД 1.2

В структуру кассового чека, который формируется при продаже маркированных товаров добавили следующие реквизиты:

• операционный реквизит чека;
• отраслевой реквизит чека;
• сведения о покупателе;
• результаты проверки маркировки.

Операционный реквизит включает дату, время, идентификатор и некоторые другие данные о продаже. Эти пункты пока что обязаны присутствовать только в электронном чеке.

Изменения в реквизитах чеков с ФФД 1.2

Отраслевой реквизит указывается относительно всего чека или отдельных его позиций, в зависимости от перечня проданных товаров. Он включает данные об отраслевом нормативно-правовом акте, которые регулирует продажу продукции, перечисленной в чеке.

Сведения о покупателе включают:

• дату рождения;
• гражданство;
• ИНН;
• код и реквизиты удостоверяющего личность документа;
• адрес покупателя.

Конечно, перечисленные сведения не будут запрашивать при покупке молока. Но в п. 6.1, 6.2 статьи 4.7 54-ФЗ перечислены условия, при которых эти данные должны быть указаны.

По итогам проверки правильности маркировки и достоверности кода в чеке прописывается соответствующий идентификатор. Если всё правильно, то этот реквизит имеет значение "0", а если есть хотя бы по одному товару выявлена ошибка, то "1".

Другие изменения в новом ФФД 1.2

Новым форматом предусмотрены также следующие изменения:

1. Из кассового чека убраны следующие реквизиты:

• телефоны оператора перевода, платежного агента и оператора по приему платежей;
• наименование оператора перевода;
• операция платежного банковского агента;
• ИНН оператора перевода;
• адрес оператора перевода;
• признак агента.

2. Вместо реквизита "Единица измерения предмета расчета" используется "Мера количества предмета расчета". Этот тег указывается в метрах, килограммах или других измерительных мерах.

3. Предусмотрена продажа части целого товара, например, поштучная продажа сигарет. Для этого был введен реквизит Дробное количество маркированного товара", в числителе которого записывается число проданного товара, а в знаменателе – его количество в целостной единичной упаковке, зарегистрированной в системе "Честный знак".

4. В реквизите "Признак предмета расчета" теперь будет учитываться, подлежит ли товар маркировке, подакцизный ли он и имеет ли он верный код.

ФФД 1.2 имеет и множество других, менее важных изменений технического характера, которые не столь важны для предпринимателей.

Нужно ли менять фискальный накопитель сейчас?

Ключевой факт в процедуре перехода с 6 августа 2021 года на онлайн-кассы с ФН-М состоит в том, что ФНС перестала регистрировать накопители предыдущих форматов. Таким образом, оптовые продавцы смогут вернуть непроданные устаревшие ФН его производителям, потому что такие устройства покупать уже никто не будет.

Алгоритм действий для перехода на ФФД 1.2

Но что делать с теми фискальными накопителями, которые уже работают в ККТ? Здесь есть два варианта:

1. Вы продаете продукцию с маркировкой. В таком случае необходимо с 6 августа приобрести, установить и зарегистрировать ФН-М. Продавая без него, вы гарантировано получите штраф. Программное обеспечение онлайн-кассы должно быть обновлено до нового формата до 6 ноября.
2. Вы НЕ продаете продукцию с маркировкой. В таком случае можно ни о чем не волноваться и продолжить использовать старую онлайн-кассу. ФНС разрешила использовать предпринимателям старые накопители до истечения срока их действия. Но учитывая, что наносить маркировку нужно на одежду, обувь и молочные продукты, фактически перейти на фискальные накопители с форматом 1.2 придется большинству предпринимателей.

Как перейти на онлайн-кассы с ФФД 1.2?

Если в вашем ассортименте есть продукты, маркированные "Честным знаком", то вы обязаны использовать в кассовой технике фискальный накопитель с ФФД 1.2. Причем поддерживать новый формат должна и сама онлайн-касса.

Производители некоторых фискальных аппаратов смогли предложить обновления для своего оборудования, что позволило обеспечить поддержку ФФД 1.2. Собственникам таких онлайн-касс повезло – им просто нужно было обновить программное обеспечение. Проверить, поддерживает ли ККТ новый формат можно в официальном реестре.

Также ФНС позаботилась предупредить владельцев тех онлайн-касс, которые по тем или иным причинам никогда не будут поддерживать ФФД 1.2. Перечень такого оборудования можно посмотреть здесь. Не покупайте эту технику, если вам её предложат на вторичном рынке.

И помните, что рассмотренные списки оборудования могут обновляться.

Если ваша онлайн-касса поддерживает ФФД 1.2, можно смело покупать новый фискальный накопитель и устанавливать его. Также следует иметь ввиду, что если ККТ старая, но работает и требует обновления, лучше обратиться в сервисный центр для проведения всех соответствующих процедур по настройке нового формата.

После обновления ККТ, её нужно перерегистрировать в ФНС по определенной процедуре.

Штрафы-2020 за отсутствие у товаров маркировки

Как правило, штрафовать за нарушение оборота продукции, подлежащей обязательной маркировке, начинают с первых дней действия соответствующих законодательных норм. Причем под проверки попадают все – от производителей до индивидуальных предпринимателей, которые этот товар продают.

Какие же штрафы грозят бизнесу:

1. За продажу товара без указания в чеке онлайн-кассы реквизитов маркированной продукции ИП могут заплатить 1,5-3 тысяч рублей, а юрлица 5-10 тысяч рублей.
2. За продажу табачной продукции, обуви и лекарств без маркировки предприниматели заплатят 5-10 тысяч рублей, юрлица – 50-300 тысяч рублей. Плюс немаркированную продукцию могут конфисковать.
3. Уголовная ответственность грозит за нарушения, указанные о втором пункте, если объём выявленной продукции без маркировки составит более 1,5 млн. рублей. Виновному грозит тюрьма сроком до 3 лет и штраф до 80 тысяч рублей.

Кроме того, предприниматели должны понимать, что если они купят маркированный товар у поставщика, то потом он уже будет числиться на ИП. И отсутствие продаж в системе "Честный знак" гарантировано приведет к такому магазину инспекторов налоговой. Поэтому лучше следовать закону и купить онлайн-кассу, которая поддерживает работу с маркированными товарами.

Также предпринимателям рекомендуется постоянно быть в курсе изменений в правилах маркировки товаров и вовремя обновлять программное обеспечение своего кассового оборудования.