Онлайн-касса для кафе: особенности работы, сроки перехода и этапы подключения

В наши дни, чтобы заниматься законным бизнесом, следует в обязательном порядке обзавестись контрольно-кассовым оборудованием. Заведения общепита это правило не обошло стороной, кроме школьных столовых. В этой статье мы подробно рассмотрим онлайн-кассы для кафе, для чего они нужны, какие виды бывают, как выбрать и что делать после приобретения для дальнейшей работы заведения.

Что такое онлайн-касса и в каких целях ее используют?

ККТ – это приспособление, в котором установлен фискальный накопитель, он отвечает за хранение информации о проведенных операциях через кассу. Записывается дата и время продажи, название товара, сумма и его количество. После все данные посредством интернета отправляются в налоговый орган. По полученным сведениям, ФНС может отследить доход вашего кафе.

Законодательством утверждено, что для ведения любого бизнеса необходимо использовать онлайн-кассы при продаже товаров и услуг юридическим или физическим лицам. Получив денежные средства, кассир должен выдать чек. Но в случае, когда оплата проходит через интернет, то чек предоставляется в электронном формате, в виде сообщения на телефон или почту.

Современные ККТ при совершении расчетов, с помощью интернета автоматически осуществляют передачу сведений в соответствующий орган. Уже не нужно самостоятельно отвозить кассу в налоговую службу, чтобы снять с неё данные.

Чтобы обеспечить свой бизнес новым кассовым оборудованием, потребуется немало сил и времени, а также финансовых затрат. В первую очередь нужно приобрести сам прибор, затем потратить время и средства на обучение работников предприятия.

Все расходы одноразовы и приводят к упрощённой форме взаимодействия с налоговой службой, а также автоматизации процессов бизнеса.

Принцип действия контрольно-кассовой техники для общепита

Кассы для кафе могут осуществлять свою работу только при условии постоянного доступа к интернет ресурсу. Ведь при совершении каждой операции, электронный вид чека должен быть сразу отправлен на электронную почту или СМС на телефон. Каждый чек поступает на сервер оператора ОФД (за исключением географически далеко расположенных органов, в которых нет возможности постоянного доступа к интернету). И после обработки и структурирования полученных данных о продажах, все данные отправляются в ФНС. Сведения с чеков могут сохраняться сроком до пяти лет.

Особенно важной процедурой представляется обновление кассового программного обеспечения. Собственникам оснащения нужно будет следить за этим самостоятельно и при необходимости проводить современное ПО.

Реализовать законную работу, после вступления в силу всех норм закона, можно, только соблюдая следующие шаги:

1. Определиться с выбором оператора ОФД, с которым вы желаете работать, после чего происходит регистрация и оформление договора.
2. Зарегистрировать кассу в ФНС (Подтвердить выполнение данного процесса можно через личный налоговый кабинет).

Чтобы выполнить все эти условия потребуется немало времени. Многие сразу общаются в специальные компании, которые занимаются организацией подобных вопросов. Они берут на себя сбор и подготовку документов, самостоятельно проводят регистрацию в ФНС, а также осуществляют настройку ККТ для последующей эксплуатации.

Какие виды онлайн-касс существуют и какую лучше установить в кафе

К выбору контрольно-кассовой техники для заведения общепита нужно подойти серьезно:

• учесть специфику бизнеса;
• формат заведения;
• ассортимент.

Главный момент сферы общепита - это координация работы персонала при обслуживании потребителя.

Чтобы достичь полной слаженности команды, к онлайн-кассе кафе следует подключить специальную программу, которая отвечает за автоматизацию торговли.

На данный момент есть такие виды контрольно-кассовой техники:

1. Автономная онлайн касса, она же - смарт-терминал. Данный тип устройства автономен и зачастую мобилен. Не требует подключение к монитору или компьютеру. Прекрасно подойдут для кафе с бизнесом доставки еды. Автономная касса - это вид мобильного устройства, которое может работать от сети и аккумулятора. Смарт-терминал имеет широкий экран с сенсорным управлением. С таким видом кассы несложно работать, основная часть моделей функционирует на операционной системе Android, функционал можно расширить с помощью установки различных приложений, а при помощи штрих-кода легко внести товары в номенклатуру. Смарт-терминал называют также "умная-касса", а все из-за того, что работать с ними очень просто. Понятное управление, настройка системы под любой бизнес. А вопрос с ЕГАИС или "Меркурием" можно решить с помощью облачного решения (скачать непосредственно на кассу).
2. Фискальные регистраторы - это вид онлайн-касс, который управляется с помощью внешней кассовой программы. Средняя стоимость фискальных регистраторов с накопителем на пятнадцать месяцев - от 15 тысяч рублей до 40 тысяч рублей. Все зависит от скорости печати регистратора и наличия автоматической отрезки чеков. Требуют подключение к ноутбуку, планшету или персональному компьютеру, на которые устанавливают специальное программное обеспечение.
3. Онлайн-кассы для продаж. Не являются самым подходящим вариантом для кафе. Имеют функцию распечатывания чеков и способны к интегрированию с CMS.
4. POS-система - это устройство в которое установлены сканер, касса, компьютер и клавиатура. Применяются в больших торговых центрах и крупных кафе.

Какие качества ККТ будут важны для общепита

Онлайн-касса должна быть хорошо встроена в рабочее место, быть максимально удобной и быстрой.

Для этого следует обратить внимание на такие характеристики:

1. Габариты: высота, ширина и длина.

2. Вид модели.

Чтобы оценить качество и удобство работы устройства нужно посмотреть:

• тип управления кассой (кнопки или сенсорный экран);
• диагональ экрана и его отзывчивость на прикосновения;
• есть ли функция автоматической отрезки чека;
• скорость печати чека и его ширина;
• производитель кассового ПО;
• возможность сообщения с сервисами для автоматизации учёта товаров, услуг и бухучета;
• возможна ли работа с ЕГАИС и "Меркурием".

Перед тем, как вы приступите к выбору онлайн-кассы, требуется учесть следующее:

• будет ли присутствовать в продаже слабоалкогольная или алкогольная продукция. При положительном ответе вам потребуется касса, которая имеет модуль ЕГАИС;
• ККТ нужна для одного кафе или целой сети. Для сети понадобится приобрести парочку мощных устройств или подключить облачную Онлайн-кассу;
• будет ли осуществляется доставка готовых блюд (в этом случае вам нужна мобильная касса для курьера);
• какое количество посетителей вы рассчитываете принимать в сутки. Если, по расчетам, ресторан будут посещать более 150 людей в сутки, желательно установить POS-system. А если кафе будет маленьким, будет достаточно фискального регистратора.

Непосредственно выбирая кассу, следует учитывать:

• все варианты подключения онлайн-кассы к интернету: вай-фай, сим-карта или стационарный кабель;
• возможность подключить к онлайн-кассе дополнительные устройства;
• наличие сканера для штрихкодов и фискального накопителя;
• обязательно при покупке контрольно-кассовой техники надо убедиться внесена ли она в реестр федеральной налоговой службы.

Владельцам кафе невозможно обойтись без такого устройства, как онлайн-касса. Ведь это позволяет избежать санкции и проблемы с налоговой, потому что все отсрочки на приобретение и установку такого вида устройства уже истекли. А при работе без онлайн-кассы будет наложен штраф от 10 тысяч рублей для индивидуальных предпринимателей и от 30 тысяч рублей для ООО.

Что вы получите после установки современного кассового оборудования:

1. Многофункциональный личный кабинет. Пользуясь современной техникой, вы получите возможность отслеживать прибыль своего предприятия, анализировать и организовывать маркетинговую стратегию.
2. Сможете оценить рентабельность кафе и число посетителей заведения.
3. Станет доступна возможность быстрого и законного принятия платежей клиентов.
4. Больше не потребуется ежегодно наведываться в налоговую службу и предоставлять свою кассу для проверки информации о совершенных операциях. Все проводится в режиме онлайн, автоматически.

Исходя из вышесказанного, можно заявить, что онлайн-касса – это большой шаг в сторону автоматизации бизнеса.

ККТ работает в сочетании со специальной товаро-учетной программой и периферийной аппаратурой. К подобным можно отнести сканер штрихкодов. Благодаря ККТ возможно контролировать движение продуктов, корректировать закупки и следить за работой штата.

Пользуясь усовершенствованным оборудованием, положительный эффект получает не только владелец кафе и персонал, но и клиент. При необходимости потребитель имеет право получать всю информацию о совершенной покупке, и неважно, как он оформил заказ оффлайн или онлайн.

Согласно законодательству, каждый чек онлайн-кассы, должен содержать информацию обо всех реализованных позициях с товаром. Чек должен быть либо в физическом исполнении - бумага, либо электронном - уведомление на смартфон или e-mail.

Что следует сделать после того, как вы приобрели ККТ

После покупки устройства следует зарегистрировать его в налоговой службе. Это можно сделать двумя основными способами:

1. Первый способ - это личный визит в налоговую инспекцию: взять с собой все соответствующие документы, написать заявление, получить карту о регистрации и регистрационный номер. Этим способом очень редко пользуются, потому что это занимает много времени.
2. Второй способ намного быстрее и практичнее - онлайн-регистрация на официальном сайте Федеральной налоговой службе через интернет.

Рассмотрим действия второго способа подробнее:

1. Подать заявление в налоговую службу через их официальный сайт.

Для этого требуется:

• Войти в личный кабинет и перейти в раздел "Учет контрольно-кассовой техники". В этом разделе нажать на "Зарегистрировать ККТ".
• Ввести модель купленной вами онлайн-кассы, адрес, где она будет установлена (можно выбрать из предложенного справочником), а также параметры техники: серийный и заводской номера.
• Внести особенные параметры онлайн-кассы, если они присутствуют. Допустим ситуацию, что ваше кафе работает отдаленно от сети интернета. В таком случае в параметрах следует установить галочку в месте "ККТ предназначена для работы исключительно в автономном режиме". Но если вы изначально поставите галочку в данном пункте, изменить уже ничего нельзя будет.
• Выбрать оператора фискальных данных из предложенного списка. К этому вопросу нужно отнестись серьезно, ведь до того, как вы его начнете регистрировать в налоговой, вам нужно заключить с ним договор.
• Подписать и отправить заявление.

2. Так ваша анкета попадает на проверку ФНС. При ее успешном прохождении, вы сможете увидеть регистрационный номер вашей онлайн-кассы, который вместе с ИНН нужно будет внести в ККТ. После выполнения этих действий у вас распечатается чек, который будет содержать десятизначное число - это параметры фискализации. Их требуется занести в раздел "Отчёт о регистрации" в строку под названием " Фискальный признак". Также в этой же строке указываем дату, время получения и порядковый номер. Жмем на кнопку "Подписать и отправить". Если фискализация прошла успешно, вы получаете карточку регистрации, которая подписывается с помощью электронной подписи.

3. Заключительное действие - ввод окончательных параметров о регистрации в личном кабинете ОФД. Регистрация выполнена, теперь вы можете приступить к работе.

Сроки и нюансы перехода предприятий на онлайн-кассы

Несколько лет назад кассовые устройства применяли лишь какие-то отдельные общепиты, но к середине 2018 года все кафе и рестораны полностью перешли на онлайн-кассы.

Сроки перехода:

• Кафе и рестораны, у которых в списке меню присутствует алкоголь, должны были совершить переход 31 марта 2017 года.
• 1 июля 2017 года заведения, которые уже пользовались ККТ.
• 1 июля 2018 года учреждения, которые не занимаются продажей алкоголя и работают на ПСН или ЕНВД системах.

Для каких заведений не требуется онлайн-класса

Некоторым заведениям общепита можно не прибегать к использованию ККТ:

• бесплатным общественным столовым, которые находятся в составе учебного заведения;
• ККТ не требуется, когда питание предоставляется бесплатно в ходе трудовой договорённости или если стоимость удерживается из заработной платы;
• организации представляющие продукты питания в вагоне-ресторане поезда или различной ручной тележки: велосипеда, корзины, лотка и так далее;
• предприятия территориально удаленные, не имеющие открытого доступа к интернету (использование касс обязательно, просто в таком случае они будут работать в автономном режиме. Такие территории фиксируются местной администрацией).

На данный момент федеральная налоговая служба постаралась сделать любые процессы, касающиеся бизнеса по максимуму прозрачными. При этом снизили нагрузку по проверке и отчетности. С помощью онлайн-кассы налоговый орган обеспечивает защиту потребителя от подделки и непорядочных предпринимателей.

При установке современной онлайн-кассы вы получите различные преимущества. Такие, как наличие программ, которые будут контролировать остатки продуктов на складе, оценивать работу персонала, следить за финансами и избегать воровства, а также открывать и закрывать чеки, оплачивать поставку продукции и проводить инкассацию.

Программное обеспечение для контрольно-кассовой техники поможет вам:

• Следить за расходами и доходами;
• Рассчитывать определенное количество гостей;
• Списывать продукцию, которую продали;
• Вести складской учёт. С этой функцией вы не закупитесь лишний раз и убережете себя от краж;
• Учитывать продажи. Так вы будете понимать, какие товары идут лучше и сможете увеличить чистую прибыль;
• Качественно и быстро принимать заказы. Планшет будет идеальным помощником при отправке заказов на кухню;
• Современные ККТ для кафе обладают функцией внесения подробного меню. С его помощью вы сможете учесть все вводные ингредиенты и составить технологическую карту блюд;
• С помощью онлайн-кассы вы сможете печатать чеки и вести учёт безналичного расчета.

Не пробуйте обойти закон окольными путями. Легче выполнить все требования, честно вести свой бизнес и отчислять положенные государству налоги.

Устанавливайте контрольно-кассовую технику, регистрируйте ее в федеральной налоговой службе и пусть ваш заработок всегда увеличивается в геометрической прогрессии!