Онлайн-касса для ресторана: сроки перехода, оборудование и важные особенности

Уже закончился переходный период, на время которого можно было обойтись без кассового аппарата. Федеральным законом от 22 мая 2003 года № 54-ФЗ «О применении контрольно-кассовой техники при осуществлении расчетов в Российской Федерации» точки общественного питания обязали уставить онлайн-кассу. Но, как и из любого правила, тут есть исключение. Если бизнес находится в труднодоступной местности, вы будете работать автономно и можете не заключать договор с ОФД (оператор финансовых данных). Стоит разобраться с особенностями установки и использования онлайн-касс.

Что такое онлайн-касса?

ККТ — это аппарат, в который встроен фискальный накопитель, он записывает и сохраняет информацию о выпущенных чеках. В дальнейшем отправляет ее в налоговый орган, используя интернет.

В результате полученных сведений ФНС видит, какой доход получает ваш ресторан, а вы не сможете скорректировать финансовый оборот на носителе, чтобы снизить размер получаемого дохода для снижения ставки по налогообложению.

Законодатель определил, что все виды бизнеса должны использовать онлайн-кассы продавая товары и услуги физическим и юридическим лицам. При получении финансов кассир выдает бумажный чек, также его можно отправить в электронном варианте на телефон или почту. Если оплата осуществляется безналичным расчетом (например, через интернет), то касса направит документ на e-mail.

Современные ККТ самостоятельно передают данные при совершении расчетов, используя подключение к интернету. Теперь их не нужно регулярно отвозить в налоговые органы, чтобы там сняли данные.

Как работает контрольно-кассовая техника

По принципу функционирования кассовые аппараты отличаются от своих предшественников прежде всего этапами обработки информации. После нововведений все участники торговых операций получили преимущества. Стоит разобрать, как происходит схема взаимодействия между всеми участниками процесса:

1. После совершения покупки в ресторанном бизнесе при расчете клиенту выдается чек. Он может быть бумажным и электронным.
2. Вся информация о совершенной операции передается через оператора фискальных данных. От них она поступает в налоговый орган. В идеальных условиях весь процесс происходит в онлайн-режиме, но современная ККТ техника может работать 30 дней без подключения к интернету. Этой возможностью не стоит злоупотреблять, ведь частые задержки с получением информации повышают вероятность проведения внеплановой налоговой проверки.
3. Вы всегда можете просмотреть совершенные операции в самом аппарате или через личный кабинет оператора. Таким образом сверить их со своей товароучетной системой.
4. ФНС также может проанализировать динамику вашей работы. Сравнить периодичность отправки чеков в тот или иной отрезок времени.
5. Для покупателей услуг в применении онлайн-касс тоже есть свои преимущества. Они всегда могут проверить данные с чека с помощью приложения на смартфоне или на сайте налоговой. Если вы попытаетесь скрыть данные документа, это будет свидетельствовать о попытке махинации с вашей стороны.

Любую сделку, совершенную с помощью онлайн-кассы, можно проверить. Попытка скрыть свои реальные доходы приводит к внушительным штрафным санкциям.

Для каких целей нужна онлайн-касса

Конечно, чтобы перейти на новое кассовое оборудование, потребуются финансовые расходы. Прежде всего это приобретение самого аппарата, а также время и средства на обучение персонала. Но все издержки одноразовые и приводят к упрощению взаимодействия с налоговыми органами, а также к автоматизации бизнес-процессов. После установки оборудования вы получите:

1. Многофункциональный личный кабинет. Вы сможете не только анализировать совершенные продажи и полученную прибыль, но и формировать маркетинговую стратегию. Вам станет доступна оценка рентабельности и количество посетителей ресторана.
2. Возможность быстро и на законных основаниях принимать платежи от своих клиентов.
3. Вам уже не нужно будет ежегодно посещать налоговые органы и приносить им свою кассу для проверки совершенных операций. Теперь достоверность передаваемого учета можно сверить онлайн, в автоматическом режиме.

Кроме того, вы сможете лучше контролировать собственные доходы. В общем понимании онлайн-касса — это шаг к автоматизации всего бизнеса. Она работают в связке товароучетной программой, а также периферийными устройствами. К таким можно отнести сканер штрихкодов. С помощью ККТ вы сможете контролировать движение продуктов, регулировать закупки, а также отслеживать работу персонала.

Не только вы получаете преимущества при использовании нового, более усовершенствованного оборудования, но и ваши посетители. Каждый гость при желании может получить полную информацию о совершенном заказе, и неважно, сделан он онлайн или оффлайн.

Согласно действующим требованиям законодательства, в каждом чеке онлайн-кассы нужно указывать все реализованные позиции с товаром, а до вступления в силу изменений закона такие требования не предъявлялись. При этом документ может быть бумажным, выданным на руки, или электронным, направленным на почту.

Сроки перехода на онлайн-кассу

Уже все переходные сроки вышли. Сейчас к работе без ККТ допускаются только некоторые категории индивидуальных предпринимателей и юрлица, попавшие в исключения в соответствии со ст. 2 закона 54-ФЗ. Фактически это вид бизнеса, в котором практически невозможно получить большую сумму выручки.

С 1 июля 2017 года новое контрольно-кассовое оборудование установили организации:

• работающие по ОСН (общей системе налогообложения);
• ведущие бизнес по УСН (упрощенной системе);
• плательщики ЕСХН (единого сельскохозяйственного налога).

В исключения попали организации и ИП, оказывающие услуги и выполняющие работы, выдавая клиентам бланки строгой отчетности.

С 1 июля 2018 года ККТ стали обязательными для торгующих в розницу и тех, кто оказывает услуги общественного питания:

• индивидуальных предпринимателей, работающих по ПСН (патентная система налогообложения);
• ИП и организаций, оплачивающих ЕНВД (единый налог на вмененный доход).

Весь остальной бизнес должен был установить онлайн-кассы с 1 июля 2019 года. Однако тут также были исключения из правил. К ним отнесли индивидуальных предпринимателей, реализующих продукцию собственного производства и самостоятельно оказывающих услуги или исполняющих работы. Главное условие — это не иметь наемных сотрудников.

При заключении даже единственного трудового договора отсрочка установки онлайн-кассы прекращает свое действие. При этом предпринимателю дается срок, в течение которого нужно зарегистрировать ККТ. Он равен 30 дням с даты подписания договора о трудоустройстве.

Какую онлайн-кассу купить для ресторана

Сейчас существует 4 вида онлайн-касс, которые можно установить в ресторане:

1. Фискальные регистраторы. Они нуждаются в подключении к персональному компьютеру или планшету, на которые устанавливается программное обеспечение.
2. Автономные кассы или смарт-терминалы. Эти устройства абсолютно автономны, а иногда и мобильны. Они не нуждаются в подключении к монитору, компьютеру или электрической сети. Идеально подойдут в торговле на улице или при бизнесе по доставке еды.
3. Онлайн-кассы для продаж. Распечатывают чеки, способны интегрироваться с CMS. Не очень подходят для кафе и ресторанов, но идеальны для их агрегаторов.
4. POS-системы. Это устройства со встроенными сканерами, кассой, компьютером и клавиатурой. Применяются в крупных торговых центрах и не подходят для небольшого ресторанного бизнеса.

Если вы — не агрегатор и не оказываете услуги по доставке еды на дом, смело устанавливайте фискальный регистратор. Но при развозе продуктов с кафе и ресторана лучше приобрести автономную кассу или смарт-терминал. Они же актуальны и для точек уличных продаж еды.

Выбирая кассу, учитывайте:

• особенности своего бизнеса, включая размер торговой точки и проходимость;
• способы подключения к интернет-сети: Wi-Fi, SIM-карта или стационарный кабель;
• возможности для подключения к ККТ дополнительных приспособлений;
• совместимость кассового аппарата с устанавливаемым программным обеспечением;
• возможность автономной работы;
• наличие фискального накопителя, а также сканера для штрихкодов, которые должны быть встроены в устройство.

Обратите внимание, что некоторые онлайн-кассы старого образца подлежат модернизации. Проверить соответствие модели требованиям закона 54-ФЗ можно на сайте налоговой инспекции. Чтобы работать в рамках действующего законодательства и избежать возможных штрафных санкций:

• используйте технику, предусмотренную реестром кассовых аппаратов;
• заключайте договор с официальным оператором фискальных данных;
• при оформлении кассы через интернет используйте цифровую электронную подпись;
• обязательно регистрируйте ККТ в налоговой;
• избежать оформления электронной подписи можно, если оформлять кассу непосредственно в ФНС.

Если вы реализуете в своем ресторане алкоголь, обязательно подключайте кассу к персональному компьютеру со встроенным модулем Единой государственной автоматизированной информационной системы. В ЕГАИС передаются сведения с акцизной марки на бутылке, а оттуда они поступают в Росалкогольрегулирование.

К примеру, для большого ресторана подойдет стационарная касса, а для маленького заведения — мобильная. Существует оборудование со встроенными терминалами для безналичной оплаты, которые принимают банковские карты, ведь это гораздо удобнее, чем работать только с наличными. Есть большие аппараты и маленькие, размером с планшет, работающие от сети или аккумулятора, подключающиеся к интернету через Wi-Fi или SIM-карты. С небольшим оборудованием официантам удобно будет подходить к столикам для получения расчета.

Что нужно сделать после покупки кассового аппарата

После того, как вы приобрели онлайн кассу, нужно последовательно выполнить несколько действий:

1. Подайте заявление в налоговую через их официальный сайт. Войдите в личный кабинет, далее выбирайте раздел ««Учет контрольно-кассовой техники». Нажимайте кнопку «Зарегистрировать ККТ». При этом параметры заявления заполняйте вручную. Введите: модель аппарата, адрес, где он будет установлен (выбирайте из предлагаемого справочника), а также параметры кассы: заводской и серийный номер. Далее аппарат проходит проверку по базе данных налогового органа.
2. Внесите особые параметры кассы. Например, если ваша точка находится на территории, отдаленной от сети Интернет, и на ней нет связи, отметьте «ККТ предназначена для работы исключительно в автономном режиме». Обратите внимание: если вы изначально поставите галочку в этом окошке, потом изменить данные не получится.
3. Выбирайте из списка оператора фискальных данных. Отнеситесь к этому вопросу с полной ответственностью, ведь до регистрации в налоговой вам нужно заключить с ним договор.
4. Выбрав оператора, нажмите «Подписать и отправить». Так вы направляете в ФНС анкету на проверку. Если она будет успешной, вы увидите регистрационный номер кассы, который вместе с ИНН нужно внести в контрольно-кассовый аппарат.
5. При успешном выполнении предыдущего шага у вас распечатается чек. Он содержит десятизначное число — параметры фискализации. Их нужно занести в раздел «Отчет о регистрации …» в строке «Фискальный признак». Тут же укажите дату, время его получения и порядковый номер (указан на чеке). Теперь нажмите «Подписать и отправить».
6. При успешной фискализации вы получаете карточку регистрации. Она подписывается квалифицированной электронной подписью. Для начала работы с ККТ достаточно карточки в электронном виде на сайте налоговой. Обратите внимание, что и до ее получения вы можете пробивать чеки, но делать это категорически запрещено. Если по какой-нибудь причине произойдет задержка с регистрацией кассы, а фискальный документ пройдет, но не попадет в ФНС, то спустя 30 дней ККТ заблокируется.

Заключительный шаг — ввод окончательных параметров для регистрации в личном кабинете ОФД. Все, регистрация окончена, теперь можно работать.

Каким заведениям общепита не обязательно применять онлайн-ККТ

Можно не использовать онлайн-кассу, если вы относитесь к:

1. Бесплатным социальным столовым или находитесь в ведении учебного заведения. Также ККТ не нужен если питание предоставляется бесплатно в рамках трудового договора или его стоимость удерживается из зарплаты.
2. Организациям, реализующим продукты питания и напитки в вагоне-ресторане пассажирского поезда, с велосипеда, лотка, корзины или ручной тележки.

Не понадобится регистрация через оператора фискальных данных при работе на удаленной территории, где нет постоянного доступа к интернету. Конечно, использовать кассовую технику нужно, но она будет функционировать в автономном режиме. Список таких территорий утверждают местные администрации.

Заключение

Сейчас ФНС старается сделать все бизнес-процессы максимально прозрачными и снизить нагрузку из-за отчетности и проверок. С помощью онлайн-касс контролирующие органы защищают потребителей он фальсификата и недобросовестных бизнесменов.

Переход на ККТ для общепита несложен: уже есть организации, готовые за вас выполнить всю работу по регистрации и налаживании работы аппарата. Устанавливая современную онлайн-кассу, вы получаете множество преимуществ. Включая то, что сейчас существуют программы, позволяющие контролировать остатки продуктов на складе, работу персонала, финансовые потоки, избегать краж, а также открывать и закрывать смены или чеки, оплачивать поставку товаров и проводить инкассацию.

Программное обеспечение для касс в кафе и ресторанах позволит вам:

1. Контролировать расходы и доходы. Рассчитывать гостей, списывать проданную продукцию и вести инкассацию.
2. Вести складской учет. С его помощью вы не сделаете лишнюю закупку, сможете провести инвентаризацию и избежать хищений.
3. Учитывать осуществленные продажи. Так вы будете знать какая продукция идет лучше, а значит реализуя ее увеличите собственную прибыль.
4. Быстро и качественно принимать заказы. Планшет и моноблок сможет самостоятельно оправлять заказы на кухню.

Современные онлайн-кассы для ресторанов и кафе позволяют вносить подробное меню. С их помощью вы сможете учитывать нужные ингредиенты и составлять технологическую карту блюд. Для правильного использования аппаратуры, шефу достаточно один раз прописать меню, а поварам следовать предусмотренным инструкциям. Программное обеспечение для контрольно-кассовой техники предусматривает систему лояльности, настройку бонусов, акции, CRM. Также с его помощью вы сможете печатать чеки, учитывать безналичный расчет и многое другое.

Не старайтесь обойти закон: легче исполнить все его требования и честно вести свой бизнес, отчисляя положенные налоги. Устанавливайте современное оборудование, регистрируйте его в налоговых органах, и пусть ваша прибыль растет в геометрической прогрессии!