Онлайн-касса для услуг - выбор оборудования, регистрация, сроки перехода

Услуги — это второй сегмент рынка по величине после продаж. Услуги предоставляются компаниями и индивидуальными предпринимателями, считающимися налоговыми резидентами. Названные лица обязаны соблюдать действующее законодательство государства. Поэтому для обслуживания населения и юридических лиц зачастую для работы по 54-ФЗ нужна онлайн-касса.

Что же означает термин? Онлайн-касса — это устройство с доступом в интернет и фискальным накопителем. Касса получает необходимую информацию, формирует чек для покупателя и отчет о транзакциях для налогового органа. Сведения обязательно передаются ОФД — оператору фискальных данных, обязательному информационному посреднику между продавцом услуг и налоговой.

Переход на онлайн-кассы начинался с 2017 года постепенно. Налоговая служба предоставляла ряд отсрочек, которые полностью закончились 1 июля 2021 года. С этого момента большинство компаний и предпринимателей в сфере услуг обязаны применять онлайн-кассы:

при расчетах с физическими лицами;
при расчетах с индивидуальными предпринимателями и юридическими лицами — если они проводятся наличными или при использовании банковских карт.

Основное требование — выдача чека с обязательным указанием выполненного обслуживания или предоставленных работ. Отсутствие контрольно-кассовой техники считается нарушением статьи 14.5 КоАП РФ. Изначальное нарушение обойдется в 10000-30000 тысяч рублей, повторное неисполнение требований может привести к административному приостановлению деятельности на 90 суток.

Кому из сферы услуг не потребуется онлайн-касса

Сфера обслуживания — совокупность действий, направленных на удовлетворение материальных и нематериальных потребностей человека. Общероссийский классификатор услуг содержит наиболее полный перечень действий. Так, людям требуется ремонт обуви, услуги парикмахера, прокат транспорта, спортивные занятия, ритуальные и прочие услуги.

Предоставление их населению связано с государственной регистрацией в качестве:

самозанятого лица;
юридического лица;
индивидуального предпринимателя, использующего различные системы налогообложения;
государственных организаций и некоммерческих обществ.

Большинство обозначенных субъектов обязаны использовать устройство. Исключением являются индивидуальные предприниматели, перешедшие на налог с профессионального дохода. Они формируют чеки в приложении «Мой налог». Онлайн-касса не потребуется для следующих видов деятельности:

носильщики в аэропортах, на вокзалах и водных портах;
распиловка дров, вспашка огородов;
изготовление, продажа изделий народного творчества;
сиделки для детей, пенсионеров и инвалидов;
изготовление ключей, ремонт кожгалантерейных изделий;
покраска, ремонт обуви;
прием стеклотары, макулатуры;
сезонная торговля овощами, фруктами, торговля с автоцистерн;
продажа безалкогольных напитков в разлив, торговля мороженным в киосках;
торговля на ярмарках и розничных рынках;
продажа периодических изданий, торговля с лотка в поездах;
сдача недвижимого имущества в аренду индивидуальным предпринимателям.

Вышеназванные сферы закреплены в статье 2 54-ФЗ, где обозначены особые обстоятельства, исключающие применение контрольно-кассовой техники:

нахождение в отдаленных или труднодоступных местностях;
аптечные пункты в фельдшерско-акушерских пунктах;
проведение религиозных обрядов, церемоний, продажа ритуальных изделий;
нахождение в местности, где отсутствует связь.

Организации и ИП могут избежать применения онлайн-кассы, если:

заключат договор с курьерской службой доставки, платежи будет принимать курьер, выдающий чек с указанием наименования организации-продавца;
продавать через маркетплейсы — чеки формирует маркетплейс, перечисляя доход продавцу в безналичной форме;
заключить контракт с Яндекс.Касса или прочими сервисами, которые производят расчет с покупателем услуг самостоятельно.

Какими бывают онлайн-кассы для оплаты услуг

Устройство может быть стационарным или облачным. Оба варианта умеют работать с фискальным накопителем, формировать чек, обмениваться данными с ОФД и налоговой. Стационарное устройство устанавливается в магазине или офисе. Облачная онлайн-касса арендуется и принимает платежи через сеть Интернет. Стационарная онлайн-касса подходит для всех, а облачная для определенных категорий:

между продавцом и приобретателем нет прямого контакта;
есть прямой контакт, но на чужой территории — в транспорте или у клиента дома;
для приема через интернет-магазин или курьера, в транспорте или через приложение.

Такой вариант подходит, например, для клининговых компаний. Облачная касса подходит для краткосрочного бизнеса. Аренда и легкая настройка считаются ее положительными сторонами. Техническая часть также стабильна, ведь оборудование находится на стороне поставщика программного обеспечения, предоставляемого «под ключ».

Однако большинство предпринимателей и организаций используют стационарные онлайн-кассы. Их можно разделить на:

базовые устройства, требующие подключения терминала торгового эквайринга;
продвинутые устройства, работающие с ЕГАИС — можно продавать крепкий алкоголь и прочие товары с маркировкой;
касса 2в1 — торговый эквайринг уже встроен в гаджет, покупатель может прикладывать банковскую карту непосредственно к устройству.

Во время подбора оптимального варианта стоит обратить внимание и на комплектацию:

наличие сканера штрих-кодов;
присутствует ли аккумулятор и зарядное устройство для выездной работы, либо питание подается от сети 220В;
наличие камеры для считывания QR-кодов, WI-FI или SIM модулей;
сенсорный экран и наличие дополнительных бесплатных приложений.

Многие модели ориентированы на сферу обслуживания, поэтому тщательный выбор позволит проводить платежи наиболее быстро, предоставив удобство как продавцу, так и покупателю.

Производители подобных устройств размещены в России. Наилучшее отзывы и рекомендации приобрели следующие компании-производители:

Эвотор — ключевой игрок рынка, предоставляющий широкую линейку онлайн-касс для малого предпринимательства;
АТОЛ — создатель стационарных и облачных вариантов, предоставляющий настройку «под ключ»;
aQsi — наиболее мобильные, современные кассы с бесплатными программами для сферы обслуживания.

Приобретение онлайн-кассы для оказания услуг

На определенном этапе бизнес сталкивается с вопросом — каким образом лучше и выгоднее приобрести онлайн-кассу. Компании и банки могут предложить 4 основных варианта, которые имеют свои плюсы и минусы:

купить кассу у производителя;
купить устройство у посредника или банка;
арендовать кассу;
взять ее в рассрочку.

Покупка у производителя подразумевает получение устройства и дальнейшую самостоятельную настройку. Создатель кассы предоставляет минимальную наценку, вариант подойдет для тех, кто своими силами сможет пройти все этапы настройки и регистрации.

Купить кассу можно у банка или посредника, это будет немного дороже, но принцип самостоятельной настройки остается. За дополнительную плату можно получить работы по настройке и установке. Существует альтернативный вариант — покупка кассы с рук у предпринимателей, которые приостановили деятельность. Важно лишь проверить техническое состояние, тогда сделка может оказаться действительно выгодной.

Аренда кассы — один из самых выгодных и оптимальных вариантов. Банки готовы предоставлять даже безвозмездную аренду, поскольку продавец будет использовать платный эквайринг. Банковская организация берет на себя все расходы — доставку, регистрацию, настройку и интеграцию. Процесс установки «под ключ» занимает от 2 до 14 дней. Основное преимущество — от кассы можно отказаться в любой момент и вернуть ее банку. Аренда наименее затратный способ, предоставляющий гибкие условия пользования. Стоит лишь детально ознакомится с договором аренды, чтобы избежать излишних затрат.

Рассрочка — касса также доставляется и настраивается. Разница лишь в выплатах — бизнесмен из сферы обслуживания будет платить по несколько тысяч рублей на протяжении нескольких лет. Такой вариант индивидуален и должен просчитываться под задачи конкретного бизнеса.

Подвести можно следующие итоги:

нужно определиться с моделью кассы и ее комплектацией, учитывая поток клиентов и потребности бизнеса;
уточнить условия поставки, регистрации и настройки;
узнать финансовые затраты, график платежей, различные комиссии;
получить консультацию специалиста по оставшимся вопросам.

Закрыть эти пункты позволяет выгодная аренда кассовой техники в банке, которой предшествует детальная консультация специалиста по работе с малым и средним бизнесом.

Касса для услуг: настройка и интеграция

Процесс подключения и настройки контрольно-кассового оборудования состоит из следующих этапов:

Приобретение онлайн-кассы, фискального накопителя, эквайринг-терминала и прочих комплектующих — необходимо купить обозначенные устройства.
Подбор оператора фискальных данных — организация должна быть аккредитована ФНС и состоять в специальном реестре, с ней необходимо заключить договор.
Получение электронной цифровой подписи — потребуется для взаимодействия с ОФД и ФНС.
Регистрация устройства в ФНС — необходимо заполнить заявление для регистрации. Сделать это можно во время личного визита или удаленно, используя ЭЦП.
Фискализация — активация путем фискализации проводится посредством специальной компьютерной программы. Распечатывается отчет о выполнении регистрации.
Окончание регистрации — потребуется заполнить данные на платформе ОФД и подобрать оптимальный тариф, затем перейти на сайт налоговой и завершить регистрацию в «Личном кабинете» ФНС.
Настройка программного обеспечения, установка недостающих приложений.
Печать тестового чека — печатается пробный чек суммой 1.11 руб. Это необходимо для проверки корректности работы и наличия связи с ОФД и ФНС.

Владелец кассы может пройти весь процесс самостоятельно. Это потребует от него специальных познаний в области компьютерной техники и налогового законодательства. Наиболее простой способ — приобретение устройства в банке с полной его дальней регистрацией и настройкой.

Онлайн-касса для большей автоматизации предоставления услуг способна интегрироваться с различными сервисами и устройствами, например:

эквайринг-терминал, позволяющий оплачивать товары картами банковских платежных систем;
интернет-магазин;
1С — для ведения складских остатков, заполнения КУДиР и прочей отчетности;
платежные модули, виджеты и мобильные приложения с возможность оплаты.

Представители сферы обслуживания часто интегрируют онлайн-кассы с различными расширениями и устройствами. Интеграция осуществляется только высококвалифицированными специалистами, поэтому стоит заранее обдумать этот этап.

Плановые обслуживание и технические вопросы, связанные с онлайн-кассами в сфере услуг

Расходы можно разделить на единовременные и регулярные. Предприятие в сфере обслуживания разово оплачивает оборудование, его регистрацию и настройку. Регулярные платежи складываются из сопутствующих затрат:

приобретение фискального накопителя каждые 13, 15 или 36 месяцев — обычно приобретается накопитель с минимальным сроком, если иное не предусмотрено действующим законом;
электронная цифровая подпись — нужна на всем протяжении пользования кассой, приобретать ее нужно каждые 12 месяцев;
договор с ОФД — обязательный пункт, договор перезаключается каждые 12 месяцев;
договор на обслуживание — простой из-за поломки или некорректная настройка кассы влечет наложение штрафа контролирующими органами, поэтому рекомендуется заключить договор с обслуживающим предприятием.

Обязательные договоры на техническое обслуживание законодателем отменены, однако рекомендуется заключать их ежегодно. Технические специалисты в течение года проводят такие процедуры:

консультации и вводный инструктаж;
ведение паспорта ККМ и закрепление за компанией специалиста;
внешний осмотр, вскрытие и диагностика;
замена изношенных элементов, смазка подвижных частей;
тестирование ККМ, изучение качества печати и полноты отображаемых сведений;
оценка программных настроек, поддержание их корректности;
проверка прошивки, обновление ПО;
внеплановое обслуживание, постгарантийный ремонт.

Плановое обслуживание требует финансовых вложений, поэтому предприниматель или организация затрачивает несколько тысяч рублей в месяц на указанные цели.

Преимущества и недостатки оплаты услуг через онлайн-кассу

Компании и индивидуальные предприниматели в большинстве случаев обязаны использовать онлайн-кассы. Такое требование установлено на законодательном уровне. Отсутствие кассы, ее поломка или некорректная работа чаще всего приводят к крупным штрафам. Поэтому малому бизнесу, оказывающему услуги населению, стоит избегать таких ситуаций. Преимущества также имеются — процесс оплаты полностью автоматизирован, формируется необходимая отчетность. Далее рассмотрим детально положительные и отрицательные стороны подобной контрольно-кассовой техники.

Преимущества:

онлайн-касса всегда интегрируется с эквайрингом, оплата по картам позволяет не терять клиентов, получать доход от оказания услуг на следующий день;
подходит для бизнеса с любым оборотом, портативные модели позволяют выезжать к клиентам для оказания обслуживания на месте;
поддержка банковских карт, оплаты при помощи смартфонов и актуальной СБП;
продавцы начинают работать быстрее, не создавая очереди, а средства безопасным методом зачисляются на бизнес-счет;
быстрая настройка при профессиональном подходе, что оптимально для запуска нового бизнеса;
интеграция с сервисами и гаджетами позволяет получать детальную отчетность и прочие преимущества;
сертифицированные устройства одобрены налоговой, что позволяет предоставлять услуги в соответствии со всеми требованиями законодательства и предоставлять чек;
ККТ можно приобрести удобным способом или арендовать.

Это действительно современный метод, развивающий бизнес и повышающий его результативность. Оборотная сторона такова — в сфере обслуживания населения трудятся небольшие предприятия или ИП с единственным сотрудником. Излишняя финансовая нагрузка и налоговая «зарегулированность» могут проявить и отрицательные стороны такой техники:

плановые и внеплановые регулярные затраты, оплачиваемые из выручки от предоставленных услуг;
бизнесмен должен детально изучить тематику, выбрать самостоятельно оптимальное решение исходя из масштабов и потребностей бизнеса;
на каждой точке обслуживающей организации должна размещаться индивидуальная онлайн-касса;
нужно регулярно оплачивать альтернативный источник интернета, если пропадет проводное соединение;
расходы на обучение сотрудников и дальнейшее обновление устройств — со временем касса станет неактуальной или окончательно сломается, придется приобрести новую модель и снова переучивать работников;
представители сферы обслуживания все еще предпочитают наличные деньги — онлайн-касса отражает все операции и не позволяет скрывать доходы;
при закрытии бизнеса никто не вернет вложенные десятки тысяч рублей и оборудование станет невостребованным.

Онлайн-касса — это все же благо, которое стоит научится умело использовать. Важно ответственно подойти к выбору модели и поставщика оборудования. Минусы обычно нивелируются удобством, скоростью работы и доходом от повышенного количества способов оплаты предоставленных услуг.

Онлайн-касса для услуг: как выгоднее купить, настроить и подключить