Онлайн-касса для аптеки: нюансы использования и рекомендации по выбору

Законом 54-ФЗ аптечные организации обязали перевестись на онлайн-кассы, как и все остальные отрасли розничной торговли. Однако в документе предусмотрены поблажки для фармацевтической сферы, которые несколько облегчают ведение бизнеса. В чем они заключаются и в каких случаях можно не использовать новую ККТ – разбираем в статье эти и другие нюансы относительно аптек.

Нужна ли онлайн-касса аптекам

После принятия закона 54-ФЗ розничный бизнес перевели на новую систему взаимодействия с ФНС. Теперь все продажи должны осуществляться с помощью онлайн-касс, которые передают реквизиты каждого чека через сервера операторов фискальных данных (ОФД) в налоговую инспекцию. Аптечные организации также попали под действие этого закона.

Онлайн-касса занимает минимум пространства на рабочем месте фармацевта-кассира

Ряд организаций и ИП получили право на отсрочку в переходе на ККТ до июля 2019 года. К ним отнесли и ведущие розничную торговлю аптеки, находящиеся на ЕНВД. Но предоставленные отсрочки уже истекли и в 2021 году практически все аптечные организации обязаны работать с новой контрольно-кассовой техникой. Исключение составляют лишь отдельные категории, которые в принципе освобождены от покупки онлайн-касс. Все эти нюансы рассмотрим далее более детально.

Кто может не использовать онлайн-кассу

В 54-ФЗ предусмотрены льготные условия по переводу деятельности на онлайн-кассы для определенных торговых точек, реализующих лекарственные средства.

Кассовую технику могут вообще не применять такие организации:

1. Торгующие фармацевтической продукцией фельдшерские пункты или ФАПы, расположенные в сельской местности.
2. Сельские амбулатории и центры врачебной практики при условии отсутствия в поселке других аптечных организаций.

Послабления были сделаны из-за того, что продажи лекарств в указанных точках трудно назвать полноценной предпринимательской деятельностью. Получаемая здесь прибыль просто не окупит затраты на приобретение новой ККТ и ее обслуживание. В то же время, социальная значимость аптек для проживающего в поселках населения огромна.

Не нужна онлайн-касса и для торговли в местностях, расположенных далеко от средств связи. В данном случае населенный пункт должен быть внесен региональными властями в официальный список мест с затрудненным или отсутствующим доступом к интернету. Хотя в такой ситуации все же рекомендуют использовать кассу в офлайн-режиме и передавать информацию в ФНС по мере возможности. Например, когда владелец аптеки выезжает в место, где есть стабильное подключение к интернету.

Пример перечня мест, удаленных от сетей связи, и труднодоступных мест 

Если продажи осуществляются через торговых представителей, онлайн-касса все равно должна присутствовать. Лучший вариант в этой ситуации – мобильный кассовый аппарат автономного типа.

Удаленная продажа лекарств

Если аптека реализует продукцию через интернет-магазин, то онлайн-касса должна применяться обязательно. При совмещении онлайн и офлайн продаж ключевым моментом является совершение сделки в здании магазина. Если реализация продукции происходит удаленно, то необходимо использовать ККТ.

При доставке лекарств курьер должен выбить чек и предоставить его покупателю. Для этой цели можно купить мобильную онлайн-кассу. Законное неприменение ККТ допускается только при доставке продукции, осуществляемой после ее приобретения покупателем при физическом посещении аптеки.

Особенности применения онлайн-касс на разных системах налогообложения

В работе аптек существуют нюансы взаимодействия с покупателями, которые напрямую связаны с необходимостью приобретения онлайн-касс. Ранее, мелкие торговые точки, которые являлись плательщиками ЕНВД, могли не использовать ККТ. Однако в 2021 году этот режим прекратил свое существование. Его пользователи были автоматически сняты с учета и переведены на другие налоговые системы.

После этого требовалось сменить режим в самом кассовом аппарате и перенастроить ПО или обратиться за помощью специалистов в сервисный центр. При замене ЕНВД на ПСН или УСН подавать заявление о переходе не было необходимости, при переходе на общую систему предстояло перерегистрировать технику в ФНС. Фискальный накопитель оставался тот же.

В случае применения двух режимов одновременно можно использовать одну кассу и при этом разносить товары на два отдела. К примеру, первый – УСН, второй – ОСНО.

До отмены ЕНВД для развития аптечного бизнеса по всем направлениям рекомендовали совмещать УСН и ЕНВД. Сейчас целесообразнее всего работать на «упрощенке». В рамках этой системы можно осуществлять обычную розничную торговлю и продажи лекарств муниципальным лечебным учреждениям по государственным контрактам. Сюда же относится реализация фармацевтической продукции по льготным рецептам и лекарств собственного изготовления.

На данных режимах нельзя не использовать онлайн-кассы. Следовательно, правило для всех владельцев аптек в текущий момент одно: продавать лекарства можно только с применением новой контрольно-кассовой техники. В выдаваемом чеке должна быть полная расшифровка перечня и количества проданных товаров по каждой отдельной позиции. Пробивать лишь общую сумму запрещено.

Преимущества ККТ для аптек

Онлайн-кассы позволяют разделять продажи товаров по различным системам налогообложения. Поэтому для упрощения консолидированного внутреннего учета аптекам рекомендуется использовать кассовую технику для осуществления всех продаж. Это увеличивает прозрачность бизнеса в глазах ФНС и упрощает управление товарооборотом.

С новым оборудованием стоит приобретать программы для автоматизации торговли. Например, товароучетную систему «ЕКАМ». Аптечный бизнес характеризуется большим ассортиментом, закупки которого трудно планировать без аналитических инструментов.

Онлайн-касса существенно облегчает ведение аптечного бизнеса и дает его владельцам целый ряд преимуществ:

• сокращение количества выездных налоговых проверок за счет осведомленности налоговиков об объемах выручки и количестве расчетных операций благодаря оперативной передаче информации через интернет;
• автоматизация всех расчетных операций;
• быстрая и простая регистрация через личный кабинет на сайте ФНС без необходимости посещения множества инстанций;
• точный учет финансов, позволяющий строго контролировать движение денежных средств;
• возможность своевременно заказывать недостающие лекарства и отслеживать количество остатков на складе в режиме реального времени;
• исключение человеческих ошибок, связанных с формированием бухгалтерской и налоговой отчетности (процесс составления отчетов значительно упрощается);
• облегчение и ускорение инвентаризаций;
• аналитика продаж, которая помогает выявлять слабые места в бизнесе, следить за эффективностью работы каждого сотрудника, оценивать рентабельность каждого отдельного фармацевтического пункта;
• грамотное выстраивание бизнес-процессов и принятие верных управленческих решений.

Принципы работы онлайн-кассы в аптечных учреждениях

Проведение расчетных операций в аптеках с использованием ККТ выглядит следующим образом:

1. Посетитель выбирает нужную фармакологическую продукцию и оплачивает покупку банковской картой или наличными.
2. Фармацевт заносит информацию о совершенной покупке в кассу.
3. ККТ обрабатывает полученные данные и формирует соответствующий электронный чек.
4. Документ сохраняется на фискальном накопителе, шифруется и передается на сервер ОФД.
5. После обработки оператором фискальных данных информация отправляется в налоговую.
6. Также данные о каждой продаже лекарств поступают в систему маркировки «Честный знак».
7. На кассу выводится сигнал об успешно проведенной транзакции.
8. Фармацевт печатает чек и отдает его покупателю. При необходимости на email или смартфон клиента может быть отправлена электронная копия чека.

В кассовом чеке следует указывать название фармацевтической организации с адресом, телефоном и ИНН; дату, время и расчетный признак операции; наименования проданных медицинских препаратов с артикулом, количеством и ценой; общую сумму покупки и налогов.

Также в числе обязательных реквизитов:

• система налогообложения аптеки;
• ФИО фармацевта, который провел транзакцию;
• заводской номер ККТ;
• QR-код.

Если аптека продает импортные лекарства, в чеке должны быть указаны данные об организации-импортере, страна изготовления товара, сумма акцизного сбора и номер таможенной декларации.

Какой кассовый аппарат выбрать для продажи лекарств

При выборе онлайн-кассы для аптеки стоит обращать внимание на такие важные критерии:

• поддержка работы с маркированными товарами и интеграция с двумерным сканером для считывания штрихкодов (для продажи препаратов из списка ВЗН – высокозатратных нозологий);
• большой объем памяти, которого будет достаточно для множества наименований лекарств;
• простой алгоритм добавления товара в базу;
• возможность подобрать комплектацию под нюансы своего аптечного бизнеса;
• присутствие в официальном реестре производителей, аккредитованных ФНС.

Комфортную и полноценную работу, соответствующую всем требованиям текущего законодательства, способна обеспечить только правильно выбранная онлайн-касса.

Владельцы небольших аптечных пунктов часто обходятся автономной контрольно-кассовой техникой. У нее есть своя клавиатура, небольшой экран, интернет-модуль и фискальный накопитель. Работает такое оборудование самостоятельно, без компьютера. Но пользоваться им могут только аптеки с небольшим ассортиментом. Для многочисленных позиций ограниченного объема памяти не хватит. К тому же, оборудование не подойдет для реализации маркированных лекарств.

Для средних аптек с довольно большим списком препаратов оптимальным выбором будет фискальный регистратор. Однако нужно учесть, что для работы такого устройства необходим компьютер или планшет, которые выполнят функцию управляющего оборудования. Фискальный регистратор отличается высокой скоростью печати чеков.

Также потребности среднего бизнеса могут удовлетворить смарт-терминалы. Они оснащены удобным сенсорным экраном и синхронизируются с любыми программами для автоматизации операций, в том числе и «ЕКАМ».

Лучший вариант для крупных аптечных сетей – POS-системы. Это особые комплекты, в состав которых входят монитор, клавиатура, денежный ящик, эквайринг и прочие необходимые устройства для полноценной торговли. Комплектация подбирается индивидуально в зависимости от особенностей и нужд конкретного аптечного бизнеса.

Кроме самого кассового устройства, для продажи лекарств через кассу понадобится качественное программное обеспечение. Для небольших пунктов с ограниченным ассортиментом достаточно самой простой кассовой программы. Среднему и крупному бизнесу нужны более продвинутые решения.

Желательно, чтобы они предлагали следующие функции:

• работа с прайс-листом: назначение стоимости, скидок и наценок;
• управление ассортиментом: группировка по признакам, поиск определенных лекарств;
• формирование отчетности с информацией о рентабельности и выручке аптеки;
• работа со складом: отслеживание складских остатков, планирование поставок, особенно на препараты, пользующиеся высоким спросом;
• контроль сотрудников, формирование планов продаж;
• разработка программ лояльности.

Все эти и многие другие полезные функции для аптечного бизнеса есть в программе «ЕКАМ».

Применение онлайн-касс в первую очередь выгодно самим владельцам аптек. Закон 54-ФЗ однозначно повысил прозрачность и управляемость бизнеса, что положительно сказалось на всех отраслях рынка. За работу без ККТ и прочие нарушения требований кассового законодательства предусмотрены довольно существенные штрафы. В некоторых случаях налоговики вправе вообще приостановить деятельность. Поэтому не стоит рисковать: лучше выбрать подходящий кассовый аппарат и спокойно работать, пользуясь всеми его преимуществами.