Онлайн-касса для автосервиса: особенности покупки и применения оборудования
В 2022 году применять контрольно-кассовую технику нового образца обязаны уже все автосервисы. 1 июля закончилась последняя отсрочка для ИП без наемных сотрудников и теперь онлайн-касса для расчетов с клиентами потребуется даже им. Что нужно учесть при выборе оборудования и какие модели подойдут для этой сферы бизнеса – давайте разбираться.
Для каких услуг автосервиса онлайн-касса обязательна
Автосервис – это услуги по обслуживанию автомобилей, которые предоставляются населению.
В них входит:
- заправка;
- мойка;
- шиномонтаж;
- малярные работы;
- удаление вмятин;
- кузовной ремонт;
- техническое обслуживание;
- установка оборудования;
- различные виды диагностики и многое другое.
Ранее предпринимателям, оказывающим услуги, согласно закону 54-ФЗ разрешалось работать без онлайн-касс. Но с 1 июля 2019 года обзавестись новой техникой и начать ее использовать должны были и они. Сейчас игнорирование данного требования считается нарушением закона и наказывается соответствующими санкциями (от штрафа до лишения права на ведение деятельности).
Виды санкций за нарушение кассового законодательства
Кроме того, с 1 февраля 2021 года от ИП требуют выдачи чеков с перечнем предоставленных услуг или проданных автомобильных деталей либо других товаров.
В фискальном документе нужно указывать подробную информацию о сделке:
- название ИП;
- ИНН, адрес;
- дату;
- наименование, количество и стоимость услуг;
- имя и подпись кассира.
Обязательные реквизиты фискального документа
Онлайн-касса позволяет сформировать, распечатать такой чек или отправить его клиенту по email / на телефон. Также устройство передает данные о расчетах в ОФД, который в свою очередь после проверки отправляет их в ФНС.
Зачем автосервису ККТ
Контрольно-кассовая техника не только помогает соблюдать требования закона 54-ФЗ, но и облегчает организацию многих бизнес-процессов. Главное отличие новой техники от старых касс – встроенный фискальный накопитель, который в режиме реального времени передает информацию о каждой операции в налоговую службу через оператора фискальных данных.
Помимо самого оборудования, много преимуществ дает и специализированное ПО, которое синхронизируется с кассой и автоматизирует торговлю.
Выгоды автоматизации процессов обслуживания:
- Бизнес можно вывести с тени, потому что он становится гораздо прозрачнее и подотчетнее налоговым органам.
- Походы по инстанциям для регистрации техники не нужны. Все регистрационные мероприятия можно провести онлайн.
- Контроль над работниками автосервиса в удаленном режиме. В реальном времени отслеживается заказ и оплата каждой услуги, причем эта функция совершенно бесплатная.
- Минимизация ручной бухгалтерской отчетности.
- Возможность самостоятельного обслуживания техники, договор с ЦТО необязателен.
- Клиент получает гарантии соблюдения потребительских прав, ведь у него на руках остается фискальный чек, который отправляется в ФНС. На сайте налоговой всегда можно распечатать его юридически значимый дубликат.
- Возможность организации системы бонусных карт, причем создание и обслуживание программы лояльности довольно простое.
- Ведение базы клиентов и автоматические рассылки спецпредложений.
- Печать на чеке своих контактных данных, что увеличивает вероятность повторного обращения клиента в автосервис.
Единственным минусом онлайн-кассы является сервисная плата. В остальном это оборудование дает только выгоды: позволяет автоматизировать торговлю и предоставление услуг, предлагает множество дополнительных маркетинговых и аналитических инструментов.
Онлайн-кассу можно подключать и контролировать через обычный смартфон
Для предпринимателей, которые переходили на новую кассовую технику в 2017, 2018 и 2019 годы, был предусмотрен налоговый вычет за покупку кассы в размере 18 000 рублей. Это позволяло компенсировать расходы и получить все преимущества ККТ практически бесплатно.
Сейчас все отсрочки на переход истекли, но многие ИП пока так и не успели приобрести и установить кассовый аппарат. Для этого уязвимого сегмента выдвинули предложение о продлении возможности получить компенсацию. Ответное решение правительства пока не озвучено.
Кто может работать без онлайн-кассы
Без ККТ могут работать только автосервисы в труднодоступных местностях, которые признаны таковыми в законодательном порядке.
Бизнесмены, занимающиеся деятельностью в населённых пунктах без связи, могут работать с кассовой техникой в офлайн-режиме, не подключаясь к интернету. Ведь они просто не имеют физической возможности обеспечивать нормальное функционирование ККТ.
В остальных случаях онлайн-кассы для автосервисов необходимы.
Какое оборудование подойдет для автосервиса
На рынке работают автосервисные организации различных масштабов: от единичного бокса для мелкого ремонта до крупных автомастерских с десятками работников. Поэтому подбор онлайн-кассы осуществляется в соответствии с потребностями конкретной фирмы.
Для небольшого автосервиса рекомендуется установка стандартного комплекта оборудования, состоящего из:
- фискального регистратора;
- клиентского модуля: планшета компьютера или смартфона;
- терминала для эквайринга;
- закрывающегося денежного ящика, который в условиях автосервиса просто необходим.
В зависимости от набора реализуемой в автосервисе продукции, указанный перечень необходимого оборудования может быть расширен. Автоматизация торговли является одним из преимуществ онлайн-касс, поэтому стоит воспользоваться этим функционалом по максимуму путем установки соответствующих программ. Например, кассового приложения и товароучетной системы от «ЕКАМ».
Критерии выбора конкретной модели оборудования зависят от многих факторов: свободное пространство на рабочем месте, необходимость в перемещении кассы, наличие компьютера или ноутбука у оператора. Важно обратить внимание, хватит ли заявленного объема памяти для имеющегося перечня услуг, есть ли в приглянувшейся модели возможность подключения дополнительных устройств.
При выборе стоит обязательно учесть:
- ежедневные объемы работ, посещаемость в автосервисе;
- количество предоставляемых услуг, предлагаемого товара;
- наличие доступа и тип подключения к интернету.
Рассмотрим подходящие технические решения для разных случаев.
АТОЛ 30Ф
Модель подходит для автосервисов с отдельным рабочим местом для оператора/администратора, на котором есть компьютер. На ПК устанавливается специальная кассовая программа, а принтер фискальных чеков подключается к нему через USB. Все расчеты удобно производить в программе. Там же можно вести запись клиентов, составлять график для персонала и так далее.
Если сотрудник только принимает оплату от клиентов и не работает за компьютером, к устройству можно подключить POS-терминал.
Преимущества модели:
- компактность;
- бюджетность;
- соответствие основным потребностям бизнеса;
- возможность подключить дополнительное торговое оборудование через компьютер (денежный ящик, терминал, сканер).
Если в автосервисе большой наплыв клиентов и важна скорость печати чеков, тогда лучше отдать предпочтение модели АТОЛ 25Ф.
MSPOS-E-Ф
Модель оптимальна для небольших автомастерских с ограниченным пространством. Ее также можно использовать в помещениях с перебоями в электричестве. Устройство довольно компактное, оснащено встроенным аккумулятором. Его удобно перемещать и брать с собой, что актуально для тех, кто обслуживает клиентов на выезде.
Преимущества модели:
- может поместиться в сумку с инструментами или в карман спецодежды;
- сенсорный цветной экран;
- возможность считывания QR и штрихкодов;
- эквайринговый терминал для безналичных оплат;
- автономная работа без подзарядки в течение суток;
- доступ к мобильному интернету с помощью сим-карты.
СМАРТПОС Мини
Эта модель имеет сенсорный экран и встроенный принтер чеков. Такую кассу стоит использовать в мастерских с умеренной проходимостью: не более 200 клиентов в день.
Устройство можно брать с собой на выезды, сканировать с его помощью товары. К нему без проблем подключается все необходимое ПО.
Преимущества модели:
- мощный аккумулятор, который выдерживает без подзарядки 10-14 часов;
- высокая скорость печати;
- специальный разъем для сим-карт.
Кроме самой кассы, понадобится фискальный накопитель, кассовое ПО и при необходимости дополнительное торговое оборудование.
Как зарегистрировать и подключить онлайн-кассу
Зарегистрировать приобретенную технику можно в режиме онлайн, не посещая никаких налоговых инстанций.
Для этого достаточно выполнить несколько простых шагов:
1. Зайдите на сайт ФНС и убедитесь, что номер кассы и фискального накопителя внесены в официальный реестр.
2. Выберите подходящего по условиям сотрудничества оператора фискальных данных, перейдите на его сайт и заполните форму, чтобы заключить договор.
3. Создайте заявление на регистрацию в личном кабинете налогоплательщика. Укажите модель кассы и ее заводской номер.
4. Получите регистрационный номер, присвоенный вашему устройству.
5. Вбейте все необходимые данные в меню обслуживания самой кассы: заводской номер, РНМ, адрес ОФД, порт ОФД, ИНН. Распечатайте чек.
6. Вернитесь на сайт налоговой и завершите регистрацию, внеся данные из чека.
7. Подтвердите подключение на сайте ОФД.
На прибыльности автосервисов в значительной степени сказывается качество ремонта автомобилей и величина клиентской базы. Покупка онлайн-кассы не повлияет на квалификацию работников, но она способна предложить эффективные инструменты для работы с заказчиками. Использование этих возможностей поможет удержать существующих и привлечь дополнительных клиентов в автосервис.
Работать с онлайн-кассами должны как крупные СТО, так и небольшие мастерские гаражного типа. Если вы все еще не начали применять новую ККТ, нужно сделать это как можно быстрее. Своевременная покупка, регистрация и настройка техники помогут избежать штрафов и прочих санкций со стороны налоговой.