Онлайн-касса для ИП и ООО на УСН: все нюансы применения техники

Закон 54-ФЗ требует автоматической отчетности за каждый проданный товар. Уже сейчас большинство ИП и юрлиц на упрощенке и других системах налогообложения вынуждены передавать данные о реализованной продукции в налоговую через онлайн-кассы.

Порядок применения контрольно-кассовой техники на упрощенном режиме имеет свои особенности. Расскажем обо всем подробно в нашем новом материале.

Что такое онлайн-касса и как она работает?

ККТ нового образца отличается от касс с ЭКЛЗ тем, что все фискальные документы не только хранятся внутри устройства, но и передаются в облачное хранилище через всемирную паутину. Онлайн-кассы соединяются с интернетом через проводную сеть или по wi-fi, а также с помощью мобильных сетей. Любой чек отправляется в сеть сразу после того, как он был пробит. Это же касается и других документов: отчетов о закрытии смены, кассовых отчетов и так далее.

Что такое фискальный накопитель?

ФН – это электронное устройство, которое выполняет следующие функции:

• хранение информации. Все фискальные документы хранятся во внутренней памяти накопителя определенное время. Оно зависит от режима налогообложения и типа ФН;
• шифрование данных. Теперь информация кодируется при помощи продвинутых криптографических методов. Что-либо подделать, стереть или скорректировать стало невозможно;
• помечает каждый фискальный документ электронной подписью. Это касается кассовых чеков, отчетов об открытии и закрытии смены и других отчетов;
• сохраняет данные в случае отсутствия соединения с интернетом. Если пропала сеть, фискальные документы находятся в памяти устройства на протяжении 30 дней. Когда соединение появляется, данные улетают в облако. Если через 30 дней проблема не устранена, накопитель блокируется.

Физически накопитель — это электронный чип в опломбированном корпусе. Он подключается к онлайн-кассе при помощи специальных разъемов. В этой плоскости можно отметить большой плюс по сравнению с ЭКЛЗ: ФН вполне можно заменить самостоятельно, не прибегая к услугам специализированных ЦТО. Открыл крышку, демонтировал старое устройство и поставил новое. Не сложнее, чем поменять сим-карту в мобильном телефоне.

Фискальные накопители различаются по фирме-изготовителю, цене и сроку эксплуатации. Есть устройства, рассчитанные на 13, 15 и 36 месяцев работы. Предпринимателям на упрощенной системе налогообложения подходят не все типы ФН. Этот вопрос рассмотрим подробнее чуть ниже.

Кто такой оператор фискальных данных?

Есть ошибочное мнение, что фискальные документы передаются в Федеральную налоговую службу. На самом деле это не так: вся информация хранится на сервере третьего лица – оператора фискальных данных. Именно он принимает, обрабатывает и хранит чеки/отчеты. А налоговому инспектору они передаются по запросу.

Если сотрудник ФНС захочет проверить деятельность предпринимателя, он запрашивает нужную информацию у оператора фискальных данных. Это дает бизнесу преимущество: теперь инспектор не придет с плановой проверкой прямо в магазин, а сделает все удаленно.

Предприниматели на упрощенке могут выбрать любого оператора из реестра на сайте налоговой. Стоимость услуг везде одна – 3 000 рублей в год. В личном кабинете на сайте ОФД нужно внести информацию о кассе, данные об ИП или юрлице, а также индивидуальный номер ККТ, присвоенный налоговой службой. После фискализации устройство будет готово к работе.

Реестр ОФД

На заметку: по закону об обязательной маркировке онлайн-кассы будут передавать сведения о кодах идентификации оператору фискальных данных. Кроме того, в чеке появится дополнительный реквизит – код маркировки. Для выполнения требований закона кассовый аппарат должен иметь формат фискальных документов версии ФФД 1.05 и выше.

Онлайн касса для ИП на УСН

Нужна ли онлайн касса ИП на УСН?

Да, нужна. Вне зависимости от того, какой системой налогообложения пользуется индивидуальный предприниматель — стандартной или упрощенной, он обязан перейти на использование онлайн-кассы.

Под исключение попадают несколько областей бизнеса из сферы услуг, указанных в законе №54-ФЗ статья 2: организация питания в образовательных учреждениях, газетные киоски, прачечные, ремонт обуви и прочее.

Также если территория компании удалена от коммуникаций, и на ней нет интернета, то онлайн-кассу можно не использовать. Но такие места отдельно выделяются местными властями и вносятся в соответствующий список. Особенность такой местности в том, что там на данный момент не проведена сеть интернет, либо в принципе нет возможности это сделать.

Следовательно, переход на онлайн-кассы для ИП в отдаленных местах будет практически невозможным или сильно затрудненным. Как итог, данные в ФНС передать не получится, и переход на онлайн-ККМ не требуется.

Сроки перехода на онлайн-кассу

Переход на онлайн-кассы начался в июле 2016 года. Затем прошло еще несколько этапов, включая «переходный» и «основной» период. Большинство ИП на УСН перешли на онлайн-кассы в 2019 году, поскольку с июля 2018 это стало обязательным требованием.

Для некоторых категорий ИП отсрочку продлили до 1 июля 2021 года. К льготникам относятся:

• продавцы товаров собственного производства;
• сфера услуг;
• исполнители работ.

У ИП, который пользуется отсрочкой, не должно быть наемного персонала. Как только предприниматель заключает трудовой договор хотя бы с одним сотрудником, право на льготу аннулируется. С этого момента ИП дают 30 дней на то, чтобы приобрести, зарегистрировать и ввести в эксплуатацию онлайн-кассу.

Как было сказано выше, полностью от онлайн-касс освобождаются только те ИП и организации, которые находятся в местности без интернета, или чья деятельность входит в список из 2-й статьи 54-ФЗ.

Какую онлайн-кассу выбрать для ИП на УСН?

При выборе онлайн-кассы предприниматели на УСН, в первую очередь, должны обращать внимание на тип фискального накопителя. Для этой категории налогоплательщиков срок его действия должен быть не менее 36 месяцев.

Но есть ряд исключений. Устройства на 13 или 15 месяцев применяют:

• продавцы подакцизных товаров (алкоголь, табачные изделия);
• предприниматели, не передающие данные в ОФД, но применяющие при этом онлайн-кассы (речь идет об использовании ККТ в местах, удаленных от сетей связи);
• компании, занимающиеся работами сезонного характера;
• платежные агенты;
• организации и ИП, совмещающие УСН с другими налоговыми режимами, например, ЕНВД.

В остальном, выбор ККТ определяется следующими параметрами:

1. Необходимая производительность. Чем выше скорость печати чеков, тем больше цена ККТ.
2. Наличие авторезчика.
3. Количество поддерживаемых форматов бумажных лент.
4. Возможность автономной работы.
5. Разнообразие интерфейсов подключения.
6. Тип печати.

При небольшом количестве продаж, отсутствии очередей и стационарном подключении к электросети можно купить онлайн-кассу начального уровня, например, АТОЛ 30Ф.

Существуют и модели, объединяющие фискальный накопитель с управляющим устройством. Например, Штрих Смартпос Ф имеет компактный корпус со встроенным планшетом, фискальным регистратором и аккумулятором. На него можно установить программу для автоматизации торговли. Эту модель удобно использовать курьерам и предпринимателям, занимающимся выездной торговлей.

Как возместить расходы на приобретение онлайн-кассы?

Государство не предусматривает денежную компенсацию за приобретение онлайн-кассы для ИП на УСН, в отличие от предпринимателей на ПСН и ЕНВД. Однако существуют и другие способы возврата потраченных на технику средств.

Например, программа для автоматизации торговли ЕКАМ, предназначенная для сферы малого бизнеса, способна с помощью онлайн-кассы принести предпринимателю множество плюсов. Впоследствии их можно конвертировать в соответствующую финансовую выгоду за счет следующего функционала:

1. Планирование закупок на основании информации о складских остатках и предыдущих продажах.
2. Введение персональных дисконтных карт и системы лояльности.
3. Контроль сроков годности.
4. Ускорение обучения новых продавцов.
5. Оптимизация ассортимента и увеличение прибыльности оборотных средств.
6. Минимизация ошибок продавцов.
7. Контроль каждой продажи.
8. Возможность руководить магазином удаленно за счет SaaS-технологии.
9. Автоматизация налоговых отчетов.
10. Ускорение обслуживания клиентов, что способствует минимизации очередей.
11. Рост прибыльности бизнеса за счет использования инструментов анализа продаж.

Таким образом, активное использование онлайн-кассы для ИП на УСН позволяет в течение нескольких месяцев окупить расходы на технику за счет роста продаж и уменьшения операционных затрат

Требования к чекам для ИП на УСН

До февраля 2021 года предприниматели на УСН могли не указывать в чеке товарные наименования. Достаточно было прописывать общую сумму продажи. Сейчас отсрочка закончилась и теперь номенклатура в чеках – обязательное правило для всех.

Чек, соответствующий новым требованиям

Эту задачу значительно упрощают системы автоматизации торговли. Например, товароучетная программа «ЕКАМ». В комплекте с многофункциональным сканером штрихкодов и принтером этикеток она позволяет идентифицировать даже изделия, не имеющие упаковки с должной маркировкой.

В процессе приемки товара определяемый сканером штрихкод привязывается к конкретной товарной карточке. Потом по нему же происходит идентификация продукции на кассе. Штрихкод для расфасовываемого и мелкого штучного товара можно сгенерировать в программе «ЕКАМ» и распечатать на принтере этикеток. Таким образом, продавцам на торговой точке не составит труда быстро сформировать чек с перечнем реализуемой продукции.

Штрафы для ИП за торговлю без онлайн-кассы

Если онлайн-касса не применяется, ИП ждут штрафные санкции в размере до 50% от полученной выручки. При этом сумма штрафа не может быть меньше 10 000 рублей.

Если ККМ регистрировалось или использовалось не в соответствии с правилами, ИП выносится штраф до 3 000 рублей или предупреждение.

Нужно помнить, что при первом же требовании клиента продавец должен отправлять электронную версию чека ему на телефон или электронную почту. В случае нарушения ИП грозит штраф в 2 000 рублей.

Онлайн касса для ООО на УСН

Нужна ли онлайн-касса юрлицам на упрощенке?

Приобретение онлайн-кассы юрлицом в форме ООО на УСН тоже является обязательным. Закон 54-ФЗ предусматривал ряд отсрочек по переходу на новый вид взаимодействия с ФНС, но все контрольные даты прошли.

За продажу товара без передачи сведений о сделке в ФНС предполагаются штрафы. Причем выплачивать их придется и фирме, и её должностным лицам.

Приобрести ПО для онлайн-кассы можно в специализированном интернет-магазине. Существуют специально подобранные наборы оборудования для сферы услуг, выездной торговли, онлайн-бизнеса и других направлений.

Но в законе есть перечень исключений для ряда видов торговой деятельности. Они могут ограничиться выдачей бумажных и электронных чеков.

Кто может работать по-старому?

У ООО есть два варианта:

1. Купить онлайн-кассу и работать по новой схеме.
2. Заниматься видами деятельности, для которых не предполагается использование онлайн-кассы для ООО на УСН.

Бизнес-направления, в которых можно работать без онлайн-касс, указаны в законе 54-ФЗ.

Если предприятие начинает работу с бизнеса, который не предполагает установку кассы, но планирует дальнейшее внедрение в другие сферы коммерции, то лучше сразу приобрести технику и интегрировать её в систему бухгалтерского учета.

Что делать со старым кассовым оборудованием?

Большинство старых кассовых машин не способны передавать через интернет данные о продажах в ФСН. Поэтому ООО должны заменить их новыми аппаратами.

Ряд производителей предлагает модернизировать собственные кассовые аппараты до уровня соответствия новым нормам. Но соглашаться на обновление модели оборудования стоит только при наличии ее в перечне сертифицированной ККТ.

Купить онлайн-кассу можно в интернете у поставщика, который предложит сопутствующие услуги по настройке и сопровождению оборудования.

На новую технику необходимо установить программу для автоматизации торговли, которая поможет перевести в онлайн не только налоговую отчетность, но и внутренний учет продукции.

После приобретения онлайн-кассы следует:

1. Заключить договор с оператором фискальных данных.
2. Установить программное обеспечение и провести настройку оборудования.
3. Подать заявление в ФНС о регистрации онлайн-кассы.
4. Получить от налоговой службы карточку регистрации ККТ и подтверждение внесения в журнал учета.

Все указанные операции можно выполнять через интернет без личного посещения организаций.

Бланк заявления на регистрацию ККТ

Что нового в чеке для ООО?

Основные законодательные изменения относительно ведения чеков:

1. Расширены идентификационные сведения об ООО и конкретной торговой точке.
2. Указывается метод расчета (наличные или безнал).
3. Для интернет-магазинов сделали обязательным включение в структуру чека наименование сайта.
4. Покупатель может выбрать опцию пересылки чека по электронной почте.
5. Введены термины «БСО коррекции» и «кассовый чек коррекции». Теперь налоговая служба будет получать информацию о корректировках расчетной операции.

Предусмотрено, что продавец вправе указывать на чеке логотип и дополнительную полезную информацию (акции, бонусы, рекламные предложения). Текст на бумаге должен оставаться читаемым 6 месяцев.

Указанные в чеке сведения передаются по каналам связи в налоговую службу, поэтому проверить подлинность документа впоследствии не составит труда.

Изменения в реквизитах чека для ООО

Штрафы за неиспользование онлайн-касс для ООО

Увильнуть от использования онлайн-касс ООО на УСН не сможет. Если предпринимателям государство дает отсрочки по введению автоматизированных кассовых аппаратов, то юридическим лицам на упрощенке никаких уступок не предусмотрено.

За отсутствие кассы при реализации продукции предприятиям грозят штрафы, размер которых подробно описан в статье «Штрафы за неприменение ККТ». Минималка – 30 000 рублей или 75-100% от непроведенной суммы. Объемы соизмеримы с расходами на приобретение нового оборудования.

Повторные нарушения закона грозят ООО приостановкой деятельности на 3 месяца, а руководителям – запретом занимать аналогичную должность на длительные сроки.

Порядок регистрации онлайн-кассы для УСН в налоговой

В целом процедура не отличается от постановки на учет ККТ любыми другими налоговыми режимами.

Способов регистрации два:

1. Через личный кабинет налогоплательщика.
2. В отделении ФНС.

Последний путь упростили: теперь поставить онлайн-кассу на учет можно в любом городе, вне зависимости от места регистрации и ведения деятельности. Государственная пошлина в обоих случаях не берется. Для онлайн-регистрации придется обзавестись электронной подписью. Пугаться этого не нужно, девайс понадобится так или иначе. По закону об обязательной маркировке ЭЦП в скором времени должны будут иметь все предприятия розничной торговли.

Документы для оффлайн-регистрации:

• документы, подтверждающие покупку кассового аппарата;
• паспорт онлайн-кассы;
• учредительные документы ИП или организации;
• заявление по форме КНД 1110061. Лучше скачать и распечатать его самостоятельно в нескольких экземплярах перед визитом в налоговую;
• договор с ОФД;
• личный паспорт индивидуального предпринимателя.

Документы для онлайн-регистрации:

• адрес установки онлайн-кассы;
• модель онлайн-кассы;
• название магазина или торговой точки;
• заводской номер кассового аппарата – он указан в паспорте устройства;
• данные о фискальном накопителе – его модель и номер;
• данные об операторе фискальных данных, с которым заключен договор на передачу данных;
• заявление по форме КНД 1110061.

В обоих случаях придется указать форму налогообложения – УСН. Данные о режиме вносятся в заявление о постановке ККТ на учет – форма КНД 1110061. Указать налоговый режим нужно и в настройках кассового чека. Эта информация будет отображаться в фискальном документе.

Какие модели касс подойдут для УСН?

В отличие от фискального накопителя ООО и ИП на упрощенке подойдет абсолютно любая онлайн-касса. Здесь все упирается в другие критерии: размах торговли, специфика применения, техническая оснащенность торговой точки.

Например, касса для такси не подойдет розничному магазину, а POS-система для супермаркета окажется слишком дорогой для островка в торговом центре. При этом магазин не будет использовать и десятой части ее возможностей.

Рассмотрим несколько вариантов кассовых аппаратов для различных ниш бизнеса, применяющего упрощенную систему налогообложения.

Небольшой магазинчик у дома

Достаточно простого и функционального смарт-терминала с минимальным набором рабочих функций. Они умеют пробивать и печатать чеки, отправлять их электронные копии покупателям, ведут несложную аналитику. К такой ККТ можно подключить банковский терминал, сканер штрих-кода, электронные весы или терминал для банковского эквайринга.

Гипермаркет

Большому магазину самообслуживания может оказаться недостаточно возможностей и производительности смарт-терминала. Нужна более продвинутая и мощная техника – POS-системы.

Это мини-компьютер с операционной системой и широким функционалом. Девайс рассчитан на печать тысяч чеков за смену, оснащен собственной клавиатурой и монитором, умеет работать со скидочными картами и много чего еще.

Курьерские службы и такси

Эти категории бизнеса тоже обязаны работать с применением контрольно-кассового оборудования. Для них подойдут мобильные или переносные кассовые аппараты. Они полностью автономны и получают питание от встроенного аккумулятора. Для выхода в интернет используется мобильная сеть. Перед использованием нужно заключить договор с одним из сотовых операторов и выбрать специальный тариф, разработанный для онлайн-касс.

Интернет-магазины

Здесь ситуация немного иная. В e-commerce существует большое количество способов оплаты: онлайн на сайте, наличными курьеру или в пункте самовывоза, электронные деньги, банковский перевод. Во всех случаях кассовый чек должен быть выдан покупателю не позднее 5 минут после совершения оплаты.

Если интернет-магазин принимает исключительно онлайн-оплату, физическая касса ему не нужна. Достаточно арендовать облачный модуль у надежного поставщика услуги, он и возьмет на себя контрольно-кассовое обслуживание. Отличные решения для интернет-магазина предлагает компания «ЕКАМ» (от 960 рублей в месяц).

При совмещении оффлайн и онлайн продаж придется обзавестись физическим кассовым аппаратом, работающим совместно с облачным модулем. Так вы сможете принимать деньги в пунктах самовывоза или при курьерской доставке, а также онлайн-платежи.

Если основное направление – оффлайн-продажи, можно интегрировать физическую кассу с сайтом, системой оплаты и расчетным счетом.

Закон о применении контрольно-кассовой техники разрешает интернет-магазинам отправлять только электронные чеки при онлайн-платежах. Курьер имеет право продемонстрировать клиенту QR-код чека или дать ссылку на его скачивание.

ИП и ООО на УСН обязаны использовать онлайн-кассы, за исключением лишь некоторых категорий, указанных в законе. В противном случае предпринимателям грозят немаленькие штрафы. Поэтому лучше сразу купить ККТ и избежать возможных проблем. Оптимальный выбор для большинства – готовые комплекты онлайн-касс.

По всем вопросам приобретения контрольно-кассовой техники для розницы и интернет-магазинов вы можете обратиться в компанию «ЕКАМ». Наши сотрудники подберут оптимальное решение для любого вида бизнеса.