Как осуществлять продажи одновременно физическим и юридическим лицам: решаем вопрос с закрывающими документами

Интернет-магазины и розничные точки могут обслуживать физических и юридических лиц. В каждом случае надо проводить сделку согласно действующему законодательству. Физическое лицо получает чек, а юридическое — закрывающие документы.

В статье разберёмся, как правильно оформлять документы для торговых операций и автоматизировать создание отчётности с помощью товароучётных систем.

Применение контрольно-кассовой техники

После принятия закона 54-ФЗ «О применении контрольно-кассовой техники» предприниматели постепенно начали переходить на онлайн-кассы, которые регистрируют торговые операции и отправляют чеки в налоговую инспекцию.

Законодательство в отношении торговых операций постоянно меняется, поэтому бизнесменам надо следить за поправками и вовремя вносить корректировки в бизнес-процессы. В 2021 году онлайн-ККТ необходимы почти всем бизнесменам, которые проведут расчёты с покупателями.

Предприниматель обязан выбить кассовый чек после перевода денег. Сначала чек предоплаты, а затем чек полной оплаты после отгрузки товара. Если платёж пришёл через интернет-магазин чек надо сформировать на следующий рабочий день. При безналичном расчёте его надо отдать вместе с заказом.

Контрольно-кассовая техника применяется юридическими лицами разных организационно-правовых форм. Сегодня онлайн-касса нужна ИП на патенте, предпринимателям на ЕНВД, бизнесменам на УСН и ООО. Даже в торговые автоматы нужно интегрировать ККТ, чтобы каждая операция была видна в системе учёта.

Онлайн-кассу можно купить или арендовать. Одним из наиболее выгодных вариантов является приобретение готовых комплектов в товароучётном сервисе «EKAM». Представители облачной платформы предоставляют услуги «под ключ». После оплаты оборудования они зарегистрируют его в налоговой, выпустят квалифицированную электронную подпись и подключат к оператору фискальных данных. Если ККТ выйдет из строя, её заменят и помогут подключить новую онлайн-кассу к интернет-магазинам и розничным точкам.

Модели онлайн-касс

Индивидуальные предприниматели, который работают на патенте и ЕНВД смогут получить налоговый вычет на покупку онлайн-кассы до 18 тысяч рублей. Работа с онлайн-кассами выстроена так, что предпринимателю не составит труда контролировать все бизнес-процессы. Данные о пробитых чеках надо передать оператору фискальных данных в течение 30 календарных дней. Если в торговой точке будут проблемы с интернетом, выгрузить неучтённые операции можно в любое удобное время после восстановления подключения.

Торговые площадки, которые продают изделия ручной работы, и предприниматели, предоставляющие услуги населению без наёмных работников могли работать без онлайн-касс до июля 2021 года.

Соблюдение требований 54-ФЗ гарантирует защиту от проблем с налоговой. Если предприниматель ведёт торговую деятельность без контрольно-кассовой техники, не передаёт данные в ФНС или неправильно выбивает чеки, контролирующие органы могут выписать штраф. Сумма зависит от тяжести нарушения: от нескольких тысяч рублей до 1 000 000. При повторных нарушениях деятельность предприятия могут приостановить на 3 месяца.

Штрафы для индивидуальных предпринимателей меньше, чем для компаний. Поэтому ООО и юридическим лицам других организационно-правовых форм нужно внимательно следить за выполнением правил использования ККТ.

Принцип работы онлайн-кассы

Контрольно-кассовая техника — комплект оборудования, который устанавливается на предприятии для фиксации торговых операций. В кассу встроен фискальный накопитель, который хранит данные всех операций. До недавнего времени использовались ККТ старого образца, которые печатали бумажные чеки и не передавали данные в налоговую инспекцию. С появлением новых моделей работа предпринимателей с отчётностью заметно упростилась.

Перед покупкой онлайн-кассы надо проверить, чтобы модель была в официальном реестре. Форматы фискальных документов периодически меняются, следите, чтобы ККТ поддерживала работу с ними и обновите оборудование, чтобы избежать проблем с контролирующими органами.

Принцип работы онлайн-кассы:

1. Покупатель вносит деньги наличными, через электронные системы или операционисту в банке.
2. Кассир вбивает данные в ККТ. Если оплата производится через платёжные системы в интернет-магазине с облачной кассой, данные попадают в систему автоматически.
3. После обработки информации кассир печатает чек.
4. Данные о торговой операции поступают в ОФД.
5. Оператор фискальных данных проверяет информацию и отправляет её в налоговую.
6. Кассир может прислать электронный чек в дополнение к бумажному по электронной почте или в SMS.

Принцип работы онлайн-кассы

Онлайн-касса устроена так, что количество ошибок сведено к нулю. После оформления чека в ККТ и отправки данных в ОФД, кассир видит статус передачи данных. Можно отслеживать статус отправки, и, в случае возникновения неполадок, повторить операцию или связаться с организацией, которая обслуживает ККТ.

Если арендовали или покупали кассу в «EKAM», обратитесь в службу поддержки сервиса. Создать обращение можно в личном кабинете. Сотрудники платформы готовы круглосуточно ответить на вопросы и решить проблемы.

Кроме оформления чеков на предоплату и полную оплату, надо регистрировать чеки возврата в системе, чтобы данные поступили в ОФД, а оттуда в налоговую. Если этого не сделать, при налоговой проверке могут возникнуть серьёзные проблемы.

Мы уже говорили, что проблемы с интернетом не помешают проводить торговые операции. Передать данные в налоговую можно сразу после подключения к интернету. Если в течение 30 дней не подключить кассу к сети, она автоматически заблокируется и придётся на время приостановить предпринимательскую деятельность.

При работе с интернет-магазином без онлайн-кассы не обойтись. Есть исключения только для онлайн-ритейлеров, которые проводят платежи через агрегаторы. Если магазин принимает деньги через посредников, выдавать чек должны партнёры. Многие покупатели предпочитают заказывать товары «Почтой России», чтобы проверять товар в отделении и оплатить на месте. В этом случае служба доставки принимает деньги от клиентов и перечисляет на расчётный счет магазина безналом.

При работе с посредниками нужно заключить договор, чтобы зафиксировать обязательства выдать чек покупателю. В этом случае в фискальных документах указывается, что оплату принимает платёжный агент.

Владельцам интернет-магазинов, которые хотят проводить торговые операции в соответствии с законодательством, надо выбрать правильный тип ККТ. Если клиенты оформляют заказы только через интернет, можно арендовать онлайн-кассу в «EKAM» и отправлять электронные версии чеков. Физическое оборудование в этом случае не понадобится. После настройки синхронизации данных интернет-магазина с товароучётной системой чеки формируются и отправляются автоматически.

Стоимость аренды кассы

Если интернет-магазин работает с точками выдачи, в которых клиенты вносят деньги за товары, то без физической кассы с принтером не обойтись. На этот случай в «EKAM» тоже есть решение. Можно не покупать 2 ККТ, а использовать одно устройство для учёта операций в онлайн-магазине и печати чеков в розничной точке или пунктах выдачи. Для этого надо подключить ККТ к сайту и связать с облачным модулем. Кассу можно установить в офлайн-магазине и осуществлять взаиморасчёты с покупателями. Оплата и создание фискальных документов на сайте будет осуществляться без перебоев.

Одно из главных преимуществ при работе с товароучётными системами — возможность приобрести контрольно-кассовую технику в собственность или арендовать с помесячной оплатой. При покупке кассы придётся заплатить только один раз, стоимость готового комплекта в среднем 20-30 тысяч рублей. За техническое состояние и работу оборудования отвечает предприниматель.

Аренда более выгодная по стоимости и условиям обслуживания. Взять ККТ в аренду можно минимум за 1500 рублей в месяц, точная сумма зависит от выбранного тарифа в «EKAM», срока работы фискального накопителя и дополнительных услуг. Обслуживание контрольно-кассовой техники выполняется представителями сервиса, если оборудование выйдет из строя, его оперативно заменят на другое с сохранением настроек.

Аренда онлайн-кассы особенно выгодна предприятиям с большим количеством курьеров. Сотрудники смогут подключиться к «облаку» через приложение и предоставлять клиентам QR-код для получения чека.

Требования к бланкам строгой отчётности

Деятельность предпринимателей, которые работают с онлайн-кассой, строго регламентируется законодательством. При проведении торговых операций надо оформлять бланки строгой отчётности по установленным правилам. В прошлом году только ИП и организациям, которые предоставляют услуги населению можно было выдавать бланки в бумажном виде. В 2021 году все предприятия, которые попадают под действие закона, обязаны перейти на электронный формат, чтобы данные корректно передавались в налоговую.

В теории бланки строгой отчётности и кассовые чеки отличаются только названием. На практике, некоторые категории предпринимателей должны выдавать клиентам фискальные чеки, а другие — БСО.

Бланки строгой отчётности должны выдавать бизнесмены, которые работают в сфере услуг. Это туристические агентства, продавцы билетов на общественный транспорт, службы парковки, ломбарды. Сформировать электронные бланки строгой отчётности помогают онлайн-кассы. И чек, и БСО касса автоматически отправит в налоговую в момент проведения операции. Выдавать бумажные бланки можно только при наличных расчётах.

Бланки строгой отчётности не освобождают от применения ККТ. БСО надо выдавать вместе с кассовыми чеками. Чтобы убедиться в правильности подключения онлайн-кассы и нюансах работы с БСО, свяжитесь со службой поддержки товароучётной системы.

Правила применения контрольно-кассовой техники постоянно меняются. В 2021 году немного поменялись обязательные реквизиты, которые надо указывать в БСО и кассовых чеках, чтобы фискальные документы прошли проверку в налоговой.

Пример квитанции

Реквизиты:

• список товаров или услуг;
• ФИО кассира;
• QR-код;
• ссылка на сайт ФНС;
• код маркировки, если проданные товары попадают в категорию, подлежащую маркировке;
• ИНН предпринимателя;
• дата операции.

В QR-коде должны быть зашифрованы данные о покупке. Если сделка проводится между двумя юридическими лицами, использовать онлайн-кассу надо при работе с наличными или безналом, когда средства поступают через электронную платёжную систему. В этом случае надо указать название фирмы покупателя и ИНН.

Если в чеке или бланке строгой отчётности не будет хотя бы одного реквизита, фискальный документ считается недействительным. В этом случае возникнут трудности при налоговой проверке и, скорее всего, не обойтись без штрафов. Покупателям тоже надо следить за реквизитами в чеке, чтобы иметь возможность оформить чек возврата.

Уже анонсированы изменения в бланках строгой отчётности на следующий год. Они коснутся предпринимателей, которые работают на упрощённой системе налогообложения. В чек добавится несколько новых реквизитов. Для печати обновлённых фискальных документов надо будет установить новую версию программного обеспечения кассы.

Чеки для физических лиц

При работе с онлайн-кассой главным документом является фискальный чек. По желанию клиента можно отдельно выдать товарный чек. Электронный чек приравнивается к бумажному, но, если покупатель просит обе версии, предприниматель обязан их предоставить.

С июля 2019 года ККТ используется и для безналичных расчётов с физическими лицами. Электронными средствами оплаты считаются:

1. Платёжные системы Webmoney, Яндекс.Деньги, Qiwi, Skrill и другие.
2. Переводы через онлайн-банкинг.
3. Пополнение расчётного счета через операциониста в банке.
4. Перевод денег с банковской карты посредством ввода реквизитов в интернет-магазине.

При возврате денежных средств за товар несоответствующего качества по безналичном расчёту покупатель должен предъявить чек и заполнить заявление на возврат. Продавец перечисляет средства не позднее 14 дней с момента подачи заявления. Чеки возврата надо регистрировать в онлайн-кассе, чтобы данные попали в ОФД, а оттуда в ФНС.

Электронные чеки считаются юридическими документами. Их надо предоставлять клиентам, чтобы не нарушать законодательство. Если покупатель забирает товар в розничной точке, достаточно бумажного чека. При заказе через интернет-магазин электронную версию можно отправить по email, через SMS или выслать в любой мессенджер.

Пример чека

Электронные версии фискальных документов можно использовать и для маркированных товаров. Если клиент заказал несколько пар кроссовок, а купил только одну, курьер может подключиться к приложению, отредактировать заказ и предоставить покупателю QR-код с правильными данными.

Закрывающие документы для юридических лиц

При осуществлении торговых операций с юридическими лицами разных организационно-правовых форм кроме кассового чека, понадобятся закрывающие документы. Это бумаги, которые подтверждают выполнение условий сделки между продавцом и покупателем. Сделки регистрируются в бухгалтерии двух юридических лиц.

При расчётах с юридическими лицами нужно выбивать кассовый чек с дополнительными реквизитами. К ним относятся: наименование организации-клиента, ИНН, страна происхождения товара и номер таможенной декларации, которая подтверждает легальный ввоз товара на территорию РФ.

При наличном расчете с юридическими лицами нужна ККТ, а вот при безналичных расчётах использовать онлайн-кассу необязательно. Если деньги поступили от физического лица, их проводят через ККТ.

Важно понимать, что существуют неденежные формы безналичного расчёта, которые тоже подлежат учёту через ККТ. К ним относятся зачёты аванса, возврат предоплаты или оплата ценными бумагами.

Регистрируйте операции в онлайн-кассе, чтобы в момент налоговой сверки не оказалось, что данные из декларации и статистика из ККТ расходятся. Чтобы избежать таких ситуаций, периодически проверяйте финансы и не забывайте оформлять чеки возврата и коррекции.

При работе с юридическими лицами используются следующие виды закрывающих документов:

• товарные чеки;
• накладные, в том числе и ТОРГ-12;
• акты отгрузки;
• счета.

Интерфейс редактирования счёта

Покупатель запрашивает документы у продавца, чтобы закрыть сделку и сформировать отчётность для бухгалтерии и налоговой службы. Состав пакета документов зависит от условий сделки и пожеланий клиента. В большинстве случаев используются товарные чеки, акты выполненных работ и товарные накладные.

Какие документы можно создать в облачной платформе «EKAM»:

1. Счёт юридическому лицу.
2. Товарный чек.
3. Расходные накладные.
4. Транспортные накладные.
5. ТОРГ-12 для оптовых поставок.
6. Универсальный передаточный документ (УПД).

Виды документов

Если нужен нестандартный тип документа, обратитесь в службу поддержки «EKAM», чтобы заказать вёрстку. Запросы обрабатываются быстро, так как служба поддержки работает в круглосуточном режиме.

Товароучётные системы экономят время разных отделов предприятия. Собственник может отслеживать статистику офлайн-точек и онлайн-магазинов в одном интерфейсе. Кладовщики смогут сэкономить время на приёмке и маркировке товаров. Бухгалтеры получат инструменты для быстрого создания отчётности и онлайн-кассу с автоматической передачей данных в налоговую. Кассиры будут работать с быстрой и современной контрольно-кассовой техникой.

Используйте преимущества «EKAM», чтобы автоматизировать рутинные задачи, защититься от штрафов и вывести бизнес на новый уровень.