← Блог о торговле

Как сократить расходы на содержание склада интернет-магазина

Тема снижения издержек в бизнесе сейчас особенно актуальна. Одна из точек оптимизации, на которую стоит обращать внимание в оффлайн-торговле и в электронной коммерции – склад. На организацию его работы зачастую уходит внушительная часть бюджета. В этой статье расскажем об эффективных методах, с помощью которых можно оптимизировать складские издержки и уменьшить себестоимость хранения товаров.

Основные типы расходов на складе

90% от всех затрат на содержание складских площадей составляют издержки на:

  • аренду и обслуживание (отопление, водоснабжение, кондиционирование, освещение);
  • амортизацию оборудования;
  • проведение инвентаризаций;
  • профилактический ремонт и страхование;
  • поддержание и хранение товарно-материальных запасов;
  • выплату налогов и заработной платы персоналу;
  • инвентарные риски – упущенная прибыль вследствие недостачи и повреждения товара, потери ценности из-за длительного хранения, хищений или пожаров, образования неликвида.

Классификация складских затрат

Классификация складских затрат

Определенную стоимость имеет любая складская операция, включая транспортировку, приемку и выгрузку товаров, комплектацию заказов, организацию хранения, маркировку и контроль за текущим состоянием продукции. В процессе сокращения издержек нужно детально анализировать каждую составляющую, обеспечивать грамотное управление расходами и систематически корректировать действия подразделения.

Типичные ошибки при сокращении затрат

Бросаться в крайности и урезать абсолютно все статьи затрат – далеко не лучшее решение. Во всем важен баланс, правильный и обдуманный подход. Иначе оптимизация не приведет к увеличению прибыли, а спровоцирует еще большие убытки и подорвет репутацию компании.

Чего точно не стоит делать:

  1. Экономить на квалифицированных кадрах. Это негативно отражается на эффективности функционирования склада. Неопытный бухгалтер может допускать критические ошибки в учете, грузчик – медленно комплектовать заказы, кладовщик – недостаточно качественно контролировать погрузки.
  2. Заострять внимание исключительно на очевидных расходах, теряя из виду более существенные затраты. Обычно они скрываются в статье «Прочие расходы».
  3. Вводить слишком много штрафов в крупных размерах. Такая мера значительно ухудшает атмосферу в коллективе, часто становится причиной массовых увольнений.
  4. Чрезмерно повышать трудовые нормы и сокращать время на отдых. Даже если при этом увеличится оборот, прибыль будет нивелироваться за счет убытков от растущего количества ошибок в работе.
  5. Сильно снижать расходы на важные рабочие зоны. Нельзя бездумно уменьшать затраты на все подряд. Не в меру урезанные складские запасы – это потеря потенциальной прибыли из-за недополученных продаж. Чересчур низкая зарплата – риск потери ключевых сотрудников, из-за которой нарушится продуктивность работы склада.
  6. Не учитывать взаимосвязь расходов. Увеличение затрат по какой-либо из статей может быть сбалансировано снижением издержек по другой. Например, если потратиться на покупку видеооборудования для наблюдения, можно снизить убытки от вероятных хищений продукции.

Эффективные способы снижения издержек

Существует три основных направления оптимизации складских расходов:

  1. Повышение эффективности использования свободного пространства.
  2. Введение лимитов.
  3. Автоматизация рутинных процессов.

Рассмотрим самые продуктивные схемы, которые рекомендуются к применению в практике интернет-магазинов.

Аренда и правильный выбор площади

Покупка помещения под собственный склад рациональна не в каждом случае. В большинстве ситуаций оптимальным вариантом является аренда. Особенно, если речь идет о малом и среднем бизнесе. Арендуемую площадь нужно подбирать под потребности компании с учетом специфики ниши. Иногда причина высоких издержек кроется в содержании большей складской площади, чем необходимо на деле.

Ключевые правила снижения затрат:

  1. Подбирайте площадь, которая будет соответствовать покупательскому спросу. Интернет-магазинам с товарами ярко выраженной сезонности стоит ориентироваться не на пиковые периоды, а на месяцы со стабильным оборотом. К примеру, 9 месяцев в году спрос держится на примерно одинаковом уровне, а в остальное время поднимается на 60%. Значит, выбираем склад, ориентируясь на стандартный 9-месячный оборот. На пиковые месяцы можно арендовать дополнительное помещение.
  2. Ищите варианты с выгодной арендной ставкой. На данный момент предложений по аренде складских площадей более, чем достаточно. Поскольку единого открытого источника информации по ставкам нет, нужно анализировать рынок, сравнивать и выбирать наиболее выгодные варианты.
  3. Договаривайтесь о снижении арендной платы. Те, кто уже арендует склад, могут попросить арендодателя о скидке. Уровень вакантности складских помещений составляет 35-50% в зависимости от региона. Это отличный повод для конструктивных переговоров о возможном снижении ставки. Если достичь договоренностей не удастся, пробуйте найти другой склад.
  4. Воспользуйтесь арендными каникулами. Каникулы – льготный период, в течение которого плата с арендатора не берется. Главным условием является заключение договора аренды на длительный срок: от года и более. Например, предприниматель арендует помещение на 3 года и получает возможность не платить за аренду первые 6 месяцев. За это время налаживаются поставки и работа склада, растут продажи. Начав получать стабильную прибыль, компания может без проблем и особых финансовых сложностей расплатиться за услуги арендодателя.
  5. По возможности наладьте прямые поставки. На случай заказа крупных партий стоит договариваться о прямых поставках с производителями или официальными дистрибьюторами товара. Чем меньше продукции хранится на складе, тем ниже затраты.

Преимущества и недостатки собственного и арендованного склада

Преимущества и недостатки собственного и арендованного склада

Если организовать работу склада не получается, имеет смысл подумать о передаче хранения груза профессиональным логистическим компаниям. Это исключит простой полезной площади, появление избытка запасов, неточных отгрузок. Расходы на складскую обработку в таком формате пропорциональны реальному товарообороту. Аутсорсинг бывает частичным или полным. При необходимости можно всегда вернуться к собственному складу и штату.

Неплохим вариантом на старте бизнеса также может быть дропшиппинг. Работая по этой схеме, предприниматели не используют склад. Интернет-магазин выполняет роль посредника: собирает заказы и передает их поставщику, который отправляет товары клиентам напрямую.

Модернизация с целью рационального использования площади

Правильное хранение груза, при котором поддерживается эффективность применения свободного пространства и высокая скорость работы – одно из обязательных условий для оптимизации издержек. Грамотная модернизация помогает сэкономить больше всего средств. Чтобы ее организовать, нужны определенные финансовые вложения. Однако они достаточно быстро окупаются.

Для начала следует рассчитать коэффициент эффективности использования площади: разделить емкость склада на фактический вес груза. Показатель должен стремиться к единице. Модернизация необходима даже при нормальных значениях, просто не такая масштабная.

В рамках оптимизации пространства обеспечивают:

  • планирование зон. Помещение разбивается на отдельные зоны: приемки, отгрузки, контроля и упаковки. За счет правильного разделения товаропотока ускоряется обработка заказов;
  • продуманное хранение. Практически в каждом случае уплотнить груз на складе можно на 20-70%. Конкретные цифры зависят от особенностей товара: плотность размещения продуктов питания легко оптимизировать примерно на 20%, обуви и одежды – на 25-30%, автозапчастей – на 45%. Это влияет на вместимость склада и себестоимость хранения продукции;
  • закупку дополнительного оборудования. Для организации максимально продуктивной работы зон и плотного хранения потребуется специальное оборудование. В первую очередь, это многоуровневые складские стеллажи, конвейерные системы, высокопроизводительная погрузочная техника.

Схема зонирования склада

Схема зонирования склада

Современные стеллажные системы позволяют задействовать объем полезного пространства на 100%. В стандартных ситуациях его используют лишь на 50-70%. Стеллажи бывают фронтальными и набивными, могут состоять из различного количества ярусов.

Выбирать их нужно, исходя из особенностей помещения и характеристик товара. Чтобы сэкономить, стоит изучить предложения по стеллажам, бывшим в употреблении. Многие фирмы, которые по тем или иным причинам уходят с рынка, распродают качественное оборудование по очень низким ценам (15-40% от закупочной стоимости).

Складировать продукцию рекомендуют по методу ABC:

  1. A – товары, которые используют чаще всего. Размещаются рядом с местом погрузки;
  2. B – продукция, применяемая реже. Хранится в центре помещения;
  3. C – позиции, пользующиеся наименьшим спросом. Располагаются в дальних зонах.

Снижение объемов складских запасов

Помимо продуманного хранения груза, позаботьтесь об оптимальном заполнении складской площади. Определяйте этот уровень с учетом сезонности сбыта, текущего и прогнозируемого покупательского спроса.

Переполнение склада чревато нелинейным повышением расходов, которое создает много лишних издержек. В забитых помещениях сильно затрудняется поток товаров, сложно передвигаться. К тому же, избыток товарных запасов – это дополнительные затраты на хранение и высокие риски потерь.

Вероятные последствия недостаточных и избыточных запасов

Вероятные последствия недостаточных и избыточных запасов

Что предпринять для оптимизации складских запасов:

  • проанализировать структуру склада и вычислить реально необходимый объем товара;
  • исключить из ассортимента продукцию, которая не приносит доход;
  • не создавать избыток, особенно сезонных товаров;
  • искать поставщиков поблизости со складом для быстрых поставок недостающих единиц;
  • отслеживать актуальные остатки, изучать динамику увеличения/снижения запасов;
  • рассчитывать объем закупок в соответствии с товарооборотом.

Желательно, чтобы объем продаж был приблизительно равен объемам запасов. При образовании чрезмерного количества остатков лучше распродавать их по сниженной цене, чем потерпеть убытки.

Распродажа неликвидных позиций

Дополнительные издержки для компании создают:

  • продукция с истекающими сроками годности;
  • поврежденные и технически устаревшие товары;
  • неликвидные позиции;
  • брак.

Хранить такие наименования на складе не стоит, поскольку они занимают свободное полезное пространство. Чтобы вовремя выявлять их, проводите инвентаризации. Для распродажи ненужных остатков и неликвида можно устраивать акции и скидки. Иногда есть смысл продать неликвид по цене ниже себестоимости. Товары, которые не подлежат реализации, нужно списывать.

Выявление неликвида

Выявление неликвида

Установка лимитов

Лимитирование отдельных статей расходов на содержание склада в некоторых случаях помогает снизить издержки до 15%. Также это отличный инструмент для улучшения внутренней дисциплины.

Пробуйте устанавливать лимиты на:

  • хозяйственные нужды;
  • инвентарь;
  • спецодежду;
  • расходные материалы.

Периодически пересматривайте лимитированные статьи и корректируйте список под текущие потребности. Один из эффективных примеров оптимизации расходов – сокращение норм энергопотребления. Эта статья отнимает немало финансов. Для снижения энергозатрат можно закупить светодиодные лампы, датчики движения, энергосберегающие воротные системы.

Система коллективной материальной ответственности

Почти на каждом складе интернет-магазины теряют до 2% в обороте по причине ошибок в обработке груза, краж, неправильного хранения. Такие цифры – немалая часть упущенной прибыли.

Лучший способ бороться с этим – разработать систему материальной ответственности. В ней должны быть предусмотрены справедливые штрафы для материально ответственных лиц, которые будут взиматься с зарплаты в случае допущения критических ошибок, несоблюдения установленных требований или невыполнения должностных обязанностей. С целью выявления нарушений необходимо организовывать регулярные инвентаризации (не реже, чем раз в полгода).

Автоматизация складского учета

Наиболее эффективный способ снижения расходов на содержание склада – автоматизация рутинных процессов с помощью специализированных товароучетных систем. Оптимальные решения в этом направлении предлагает облачный сервис учета «ЕКАМ».

Подключение системы к сайту интернет-магазина дает предпринимателям доступ к множеству полезных функций для бизнеса:

  • управление товарными запасами;
  • отслеживание актуальных остатков на складах в режиме реального времени: фактических и резервных;
  • планирование закупок и формирование заказов поставщикам;
  • обработка заявок покупателей в едином интерфейсе.

К программе подключается онлайн-касса, которая позволяет отправлять и печатать чеки. Для интернет-магазинов разработано несколько удобных тарифных пакетов.

Эффективный план действий по снижению затрат на содержание склада может составить и реализовать любой интернет-магазин. Это реальная возможность сократить издержки минимум на 10-15%. В отдельных случаях экономия достигает 60-70%, что в разы повышает прибыльность бизнеса. Делайте ставки на комплексный подход. Задействовав все предложенные методы, включая автоматизацию складских процессов, вы получите заметный результат.

У нас есть готовое решение и оборудование для онлайн-кассы

Испытайте все возможности платформы ЕКАМ бесплатно

Читайте также

Ведёте учёт в тетрадке или экселе? Пройдите бесплатный е-мейл курс —
Как увеличить прибыль, победив бардак в складском и финансовом учёте

Облачная система учета. Продаж, товаров и клиентов

  • Управляйте запасами товаров и отслеживайте остатки
  • Узнайте товары, на которых вы больше всего зарабатываете
  • Начисляйте зарплату сотрудникам
  • Подключайте онлайн-кассу для отправки и печати чеков

Обеспечиваем оперативную поддержку по телефону,
помогаем загрузить товарную базу и поставить кассу на учёт.

Испытайте все возможности бесплатно!

Электронная почта*
Электронная почта*

Соглашение о конфиденциальности

и обработке персональных данных

 

1.Общие положения

 

1.1.Настоящее соглашение о конфиденциальности и обработке персональных данных (далее – Соглашение) принято свободно и своей волей, действует в отношении всей информации, которую ООО «Инсейлс Рус» и/или его аффилированные лица, включая все лица, входящие в одну группу с ООО «Инсейлс Рус» (в том числе ООО «ЕКАМ сервис»), могут получить о Пользователе во время использования им любого из сайтов, сервисов, служб, программ для ЭВМ, продуктов или услуг ООО «Инсейлс Рус» (далее – Сервисы) и в ходе исполнения ООО «Инсейлс Рус» любых соглашений и договоров с Пользователем. Согласие Пользователя с Соглашением, выраженное им в рамках отношений с одним из перечисленных лиц, распространяется на все остальные перечисленные лица.

1.2.Использование Сервисов означает согласие Пользователя с настоящим Соглашением и указанными в нем условиями; в случае несогласия с этими условиями Пользователь должен воздержаться от использования Сервисов.

1.3.Сторонами (далее – «Стороны) настоящего Соглашения являются:

«Инсейлс» – Общество с ограниченной ответственностью «Инсейлс Рус», ОГРН 1117746506514, ИНН 7714843760, КПП  771401001, зарегистрированное по адресу: 125319, г.Москва, ул.Академика Ильюшина, д.4, корп.1, офис 11 (далее - «Инсейлс»), с одной стороны, и

«Пользователь»

либо физическое лицо, обладающее дееспособностью и признаваемое участником гражданских правоотношений в соответствии с законодательством Российской Федерации;

либо юридическое лицо, зарегистрированное в соответствии с законодательством государства, резидентом которого является такое лицо;

либо индивидуальный предприниматель, зарегистрированный в соответствии с законодательством государства, резидентом которого является такое лицо;

которое приняло условия настоящего Соглашения.

1.4.Для целей настоящего Соглашения Стороны определили, что конфиденциальная информация – это сведения любого характера (производственные, технические, экономические, организационные и другие), в том числе о результатах интеллектуальной деятельности, а также сведения о способах осуществления профессиональной деятельности (включая, но не ограничиваясь: информацию о продукции, работах и услугах; сведения о технологиях и научно-исследовательских работах; данные о технических системах и оборудовании, включая элементы программного обеспечения; деловые прогнозы и сведения о предполагаемых покупках; требования и спецификации конкретных партнеров и потенциальных партнеров; информацию, относящуюся к интеллектуальной собственности, а также планы и технологии, относящиеся ко всему перечисленному выше), сообщаемые одной стороной другой стороне в письменной и/или электронной форме, явно обозначенные Стороной как ее конфиденциальная информация.

1.5.Целью настоящего Соглашения является защита конфиденциальной информации, которой Стороны будут обмениваться в ходе переговоров, заключения договоров и исполнения обязательств, а равно любого иного взаимодействия (включая, но не ограничиваясь, консультирование, запрос и предоставление информации, и выполнение иных поручений).

 

2.Обязанности Сторон

 

2.1.Стороны соглашаются сохранять в тайне всю конфиденциальную информацию, полученную одной Стороной от другой Стороны при взаимодействии Сторон, не раскрывать, не разглашать, не обнародовать или иным способом не предоставлять такую информацию какой-либо третьей стороне без предварительного письменного разрешения другой Стороны, за исключением случаев, указанных в действующем законодательстве, когда предоставление такой информации является обязанностью Сторон.

2.2.Каждая из Сторон предпримет все необходимые меры для защиты конфиденциальной информации как минимум с применением тех же мер, которые Сторона применяет для защиты собственной конфиденциальной информации. Доступ к конфиденциальной информации предоставляется только тем сотрудникам каждой из Сторон, которым он обоснованно необходим для выполнения служебных обязанностей по исполнению настоящего Соглашения.

2.3.Обязательство по сохранению в тайне конфиденциальной информации действительно в пределах срока действия настоящего Соглашения, лицензионного договора на программы для ЭВМ от 01.12.2016г., договора присоединения к лицензионному договору на программы для ЭВМ, агентских и иных договоров и в течение пяти лет после прекращения их действия, если Сторонами отдельно не будет оговорено иное.

2.4.Не будут считаться нарушением настоящего Соглашения следующие случаи:

(а)если предоставленная информация стала общедоступной без нарушения обязательств одной из Сторон; 

(б)если предоставленная информация стала известна Стороне в результате ее собственных исследований, систематических наблюдений или иной деятельности, осуществленной без использования конфиденциальной информации, полученной от другой Стороны;

(в)если предоставленная информация правомерно получена от третьей стороны без обязательства о сохранении ее в тайне до ее предоставления одной из Сторон; 

(г)если информация предоставлена по письменному запросу органа государственной власти, иного государственного органа,  или органа местного самоуправления в целях выполнения их функций и ее раскрытие этим органам обязательно для Стороны. При этом Сторона должна незамедлительно известить другую Сторону о поступившем запросе;

(д)если информация предоставлена третьему лицу с согласия той Стороны, информация о которой передается.

2.5.Инсейлс не проверяет достоверность информации, предоставляемой Пользователем, и не имеет возможности оценивать его дееспособность.

2.6.Информация, которую Пользователь предоставляет Инсейлс при регистрации в Сервисах, не является персональными данными, как они определены в Федеральном законе РФ №152-ФЗ от 27.07.2006г. «О персональных данных».

2.7.Инсейлс имеет право вносить изменения в настоящее Соглашение. При внесении изменений в актуальной редакции указывается дата последнего обновления. Новая редакция Соглашения вступает в силу с момента ее размещения, если иное не предусмотрено новой редакцией Соглашения.

2.8.Принимая данное Соглашение Пользователь осознает и соглашается с тем, что Инсейлс может отправлять Пользователю персонализированные сообщения и информацию (включая, но не ограничиваясь) для повышения качества Сервисов, для разработки новых продуктов, для создания и отправки Пользователю персональных предложений, для информирования Пользователя об изменениях в Тарифных планах и обновлениях, для направления Пользователю маркетинговых материалов по тематике Сервисов, для защиты Сервисов и Пользователей и в других целях.

Пользователь имеет право отказаться от получения вышеуказанной информации, сообщив об этом письменно на адрес электронной почты Инсейлс - contact@ekam.ru.

2.9.Принимая данное Соглашение, Пользователь осознает и соглашается с тем, что Сервисами Инсейлс для обеспечения работоспособности Сервисов в целом или их отдельных функций в частности могут использоваться файлы cookie, счетчики, иные технологии и Пользователь не имеет претензий к Инсейлс в связи с этим.

2.10.Пользователь осознает, что оборудование и программное обеспечение, используемые им для посещения сайтов в сети интернет могут обладать функцией запрещения операций с файлами cookie (для любых сайтов или для определенных сайтов), а также удаления ранее полученных файлов cookie.

Инсейлс вправе установить, что предоставление определенного Сервиса возможно лишь при условии, что прием и получение файлов cookie разрешены Пользователем.

2.11.Пользователь самостоятельно несет ответственность за безопасность выбранных им средств для доступа к учетной записи, а также самостоятельно обеспечивает их конфиденциальность. Пользователь самостоятельно несет ответственность за все действия (а также их последствия) в рамках или с использованием Сервисов под учетной записью Пользователя, включая случаи добровольной передачи Пользователем данных для доступа к учетной записи Пользователя третьим лицам на любых условиях (в том числе по договорам или соглашениям). При этом все действия в рамках или с использованием Сервисов под учетной записью Пользователя считаются произведенными самим Пользователем, за исключением случаев, когда Пользователь уведомил Инсейлс о несанкционированном доступе к Сервисам с использованием учетной записи Пользователя и/или о любом нарушении (подозрениях о нарушении) конфиденциальности своих средств доступа к учетной записи.

2.12.Пользователь обязан немедленно уведомить Инсейлс о любом случае несанкционированного (не разрешенного Пользователем) доступа к Сервисам с использованием учетной записи Пользователя и/или о любом нарушении (подозрениях о нарушении) конфиденциальности своих средств доступа к учетной записи. В целях безопасности, Пользователь обязан самостоятельно осуществлять безопасное завершение работы под своей учетной записью по окончании каждой сессии работы с Сервисами. Инсейлс не отвечает за возможную потерю или порчу данных, а также другие последствия любого характера, которые могут произойти из-за нарушения Пользователем положений этой части Соглашения.

 

3.Ответственность Сторон

 

3.1.Сторона, нарушившая предусмотренные Соглашением обязательства в отношении охраны конфиденциальной информации, переданной по Соглашению, обязана возместить по требованию пострадавшей Стороны реальный ущерб, причиненный таким нарушением условий Соглашения в соответствии с действующим законодательством Российской Федерации.

3.2.Возмещение ущерба не прекращают обязанности нарушившей Стороны по надлежащему исполнению обязательств по Соглашению.

 

4.Иные положения

 

4.1.Все уведомления, запросы, требования и иная корреспонденция в рамках настоящего Соглашения, в том числе включающие конфиденциальную информацию, должны оформляться в письменной форме и вручаться лично или через курьера, или направляться по электронной почте адресам, указанным в лицензионном договоре на программы для ЭВМ от 01.12.2016г., договоре присоединения к лицензионному договору на программы для ЭВМ и в настоящем Соглашении или другим адресам, которые могут быть в дальнейшем письменно указаны Стороной.

4.2.Если одно или несколько положений (условий) настоящего Соглашения являются либо становятся недействительными, то это не может служить причиной для прекращения действия других положений (условий).

4.3.К настоящему Соглашению и отношениям между Пользователем и Инсейлс, возникающим в связи с применением Соглашения, подлежит применению право Российской Федерации.

4.3.Все предложения или вопросы по поводу настоящего Соглашения Пользователь вправе направлять в Службу поддержки пользователей Инсейлс www.ekam.ru либо по почтовому адресу: 107078, г. Москва, ул. Новорязанская, 18, стр.11-12 БЦ «Stendhal» ООО «Инсейлс Рус».

 

Дата публикации: 01.12.2016г.

 

Полное наименование на русском языке:

Общество с ограниченной ответственностью «Инсейлс Рус»

 

Сокращенное наименование на русском языке:

ООО «Инсейлс Рус»

 

Наименование на английском языке:

InSales Rus Limited Liability Company (InSales Rus LLC)

 

Юридический адрес:

125319, г. Москва, ул. Академика Ильюшина, д. 4, корп.1, офис 11

 

Почтовый адрес:

107078, г. Москва, ул. Новорязанская, 18, стр.11-12, БЦ «Stendhal»

ИНН: 7714843760 КПП: 771401001

 

Банковские реквизиты:

Р/с 40702810600001004854

 

В ИНГ БАНК (ЕВРАЗИЯ) АО, г.Москва,
к/с 30101810500000000222, БИК 044525222

Электронная почта: contact@ekam.ru

Контактный телефон: +7(495)133-20-43

Заказ в один клик
Я принимаю условия передачи информации