Резервирование товара в интернет-магазине: виды, механизм, сроки и способы автоматизации

Клиенту не всегда удобно совершать покупку в интернет-магазине одномоментно. Иногда нужного товара нет в наличии на складе или желаемая модель – новинка, которая только ожидается на рынке. В некоторых случаях покупатель хочет отложить заказ на несколько дней. Например, чтобы подумать и принять окончательное решение или дождаться зарплаты. Отдельные компании работают по предварительным заказам, закупая продукцию у поставщика по факту востребования.

Во всех перечисленных ситуациях покупателям предлагают выбрать и забронировать товар перед покупкой. Как работать с резервами и какие нюансы при этом учитывать – подробности в нашем материале.

Принципы и виды резервирования товара

Система складского резервирования обеспечивает обработку предварительных заказов покупателей. Она подчиняется определенному порядку, согласно которому формируется доступ к продукции на складах.

Различают два вида резервирования в системе:

1. Под заказ.
2. Под документ.

Под заказ бронируются реальные объемы товара, которые в данный момент находятся на складах. Размер таких резервов планируется каждой компанией самостоятельно. Обычно на них выделяют до 20% от общего объема. Основная часть остается для покупателей, готовых приобрести продукцию прямо сейчас.

Товар, который физически присутствует на складе, но зарезервирован под соответствующий заказ, отражают в учетных ведомостях в виде резервной составляющей. К резервам могут также относить и внутренние заказы на пополнение запасов от каких-либо отделов компании или непосредственно от склада.

Резервирование под документ позволяет «отложить» продукцию, которая еще не прибыла на хранение. Система перемещает эти резервы в категорию срочных для формирования внеплановых заказов поставщикам или резервирует под них товары в ожидаемых в ближайшее время поставках. В результате поступившие позиции будут сразу перенаправлены на выполнение конкретного заказа клиента.

Схема резервирования по заказам 

Бронь под заказ регистрируется на любом этапе обработки заявки: после оформления, в процессе корректировок или подтверждения, при оприходовании товара.

Товары, прибывшие в качестве резерва под документ, помечаются специальной меткой, ограничивающей право продажи. Их добавляют к общему количеству складских запасов, но не вносят в доступные остатки.

Таким образом, предзаказы выполняются двумя способами:

• путем резервирования существующих свободных остатков в хранилище;
• бронированием ожидаемых товарных поступлений.

Возможность забронировать интересующий продукт и отложить покупку на определенный срок – дополнительное удобство для покупателей, которые очень ценят наличие такой функции в интернет-магазине.

Преимущества грамотного резервирования:

• организация правильного складского учета;
• удовлетворение потребностей покупателей, в том числе и в разгар сезона;
• более точное прогнозирование;
• оптимизация поставок;
• повышение доверия и лояльности аудитории;
• увеличение объемов продаж.

Оформление резервов «на всякий случай» в качестве личной подстраховки для менеджеров по продажам крайне нецелесообразны. Хотя подобная практика встречается. Применяют ее в попытках предотвратить отсутствие на складе продукции повышенного спроса. Обычно это приводит к формированию большого избытка. Как результат – замороженные в запасах денежные средства и невозможность оперативно реагировать на колебания спроса.

Попытки необоснованных случайных резервов желательно пресекать. Чтобы не возникало проблем с наличием товаров, нужно создавать так называемый буфер запаса. Это целевой уровень складских запасов, который поддерживается для удовлетворения потребностей клиентов. В нем должны быть учтены вероятные колебания сроков поставки и покупательского спроса.

Механизм реализации и сроки

Процедура резервирования привязана к складу или определенным складам. Если их несколько, часть продукции можно бронировать в одном хранилище, вторую часть – в другом.

Логика выполнения зависит от особенностей сферы деятельности и бизнес-процессов компании. Схема резервирования под заказы покупателей включает несколько этапов:

1. Установка резерва.
2. Возможная корректировка.
3. Снятие.

Этапы резервирования товаров под заказ покупателя 

На первом этапе принимается предварительная заявка клиента или внутренний заказ. Затем выписывается авансовый счет и ожидается поступление необходимых продуктов.

На следующем этапе вносятся нужные корректировки. Далее заказ окончательно согласовывают, конкретные позиции резервируются и исключаются из доступных остатков.

Заключительный шаг – снятие резерва. Это происходит в момент отгрузки для реализации, при отказах от покупки или в случае, если товар не был отгружен по каким-либо другим причинам. Все товарные перемещения оформляются соответствующими документами.

Резервы нужно тщательно отслеживать и не дублировать. Для управления используют специальные отчеты, в которых отображается подробная информация по пунктам:

• общие резервы по каждому наименованию;
• количество, тип, группа и характеристики резервируемой продукции;
• заказы, для которых отложен товар;
• склады, где делается резервирование.

Складские запасы резервируются под заказы клиентов с момента регистрации заявки до отгрузки продукции. Зачастую компании устанавливают ряд условий бронирования. Делается это для того, чтобы не замораживать ресурсы, временно исключенные из реального товарооборота, на слишком длительный период.

В условиях прописывают:

• количество времени, в рамках которого допускается удержание продукции в резерве;
• сроки, по истечению которых товарные позиции снимаются с резерва при отсутствии оплаты по выставленному счету.

Для каждого резерва рассчитывается крайняя дата оплаты, о чем покупателя дополнительно извещают. В зависимости от нюансов заказа срок может составлять от нескольких часов до нескольких дней, недели и более.

Резервирование применяется для товаров любой категории. Особенно востребована эта функция в различных непродовольственных нишах: компьютерной и бытовой техники, электроники, мебели, автомобилей и запчастей.

Ключевые продукты продаются по предзаказам в категориях «Скоро в продаже», «Ожидается на складе» и подобных. Компании вначале анонсируют интересное предложение, а затем предлагают оставить заявку на покупку, которая ни к чему не обязывает. Очевидный плюс работы по предварительным заказам – минимизация издержек и экономия складских затрат.

Ожидаемые поступления в интернет-магазине, согласованные с поставщиком и отраженные в товарной карточке

Способы автоматизации резервирования

Брони на продукцию принимаются по телефону, через специальные формы на сайтах и другие каналы коммуникации. Учет резервов ведется вручную или автоматически. Первый способ – довольно сложный и затратный по времени. Это самые обычные записи в отдельные журналы, тетради. Сейчас его практически не используют, поскольку большая часть бизнес-процессов в интернет-магазине автоматизируется. Рассмотрим основные инструменты, которые помогут упростить или полностью автоматизировать учет товаров, предусматривающий работу с отложенными заказами.

Табличный процессор Excel

В электронных таблицах программы Excel можно вести полноценный складской учет и фиксировать все товарные движения. Однако такой способ подходит только для небольших интернет-магазинов с минимальными объемами продаж. Инструмент нельзя назвать автоматизированным. Таблица учета не интегрируется с сайтом, онлайн-кассой и бухгалтерским ПО, поэтому данные в нее нужно заносить вручную. Но все же это гораздо удобнее, чем записи на бумаге.

Складской учет в Excel 

Преимущества Excel:

• доступность и простота редактора;
• возможность использовать готовые шаблоны;
• бесплатная эксплуатация.

С таблицами необходимо уметь правильно обращаться, самостоятельно выстраивать их структуру, применять специальные формулы для расчетов. По сути, Excel представляет собой некий конструктор, который можно преобразовать в примитивную систему автоматизации.

Поставки, внутренние передвижения продукции, продажи, доставки клиентам отображаются в отдельных таблицах программы. Для учета брони по определенным товарам и товарным группам создаются соответствующие колонки и ячейки с пометками:

• предоплата;
• оплата;
• аванс;
• резерв;
• продано;
• доставка.

В числе недостатков Excel – отсутствие автоматической проверки корректности введенных данных, высокий риск ошибок, нехватка аналитики, средств для планирования поставок, контроля над остатками. К тому же, программа исключает одновременный доступ для нескольких пользователей, что совсем неудобно и нерезонно для крупных компаний.

Резервирование на сайте

Возможность бронирования товара может быть предусмотрена CMS или дополнительными модулями и интегрирована в интернет-магазин вместе со стандартными функциями выбора, покупки и оплаты. В этом случае отслеживать, настраивать и корректировать резервы можно прямо в административной панели ресурса, а затем синхронизировать данные с товароучетной системой или бухгалтерским ПО.

Механизм устроен следующим образом:

• клиент заходит на сайт и выбирает товар;
• нажимает на кнопку и одним кликом резервирует нужное количество позиций;
• создается специальный документ резерва;
• происходит автоматическое снижение доступных остатков или же зарезервированная продукция убирается с онлайн-витрины, отмечается специальными флажками «Отложено», «Резерв»;
• покупатель информируется о сроках брони письмом на электронную почту или SMS-сообщением;
• при отказе или несоблюдении условий документ удаляется, позиция снова становится доступной для продажи.

Функция бронирования товара на сайте интернет-магазина 

Бронь фиксируется по определенным правилам для заказов на покупку, продажу, сборку. Компания устанавливает граничные сроки и максимально допустимое количество единиц.

Товароучетные системы

Самый удобный инструмент для управления резервами – товароучетные системы. В них присутствуют все необходимые возможности для учета продаж, отложенных товаров и их перемещений. Примером такого инструмента является облачный сервис «ЕКАМ».

Система позволяет точно контролировать запасы, резервы и ожидания, отслеживать доступные остатки для реализации в интернет-магазине. Резервировать можно позиции из списка будущих поступлений или товары, которые находятся на складе.

Если установить в заказе покупателя метку «Резерв», бронь будет действовать на все позиции в документе. При необходимости в настройках указывается резерв под клиента на отдельные единицы. Также возможна резервация конкретных наименований или товарных групп на случай предстоящих периодов повышенного спроса. Бронь по заказу снимается после отгрузки, продажи или в других ситуациях, предусмотренных настройками.

Сервис «ЕКАМ» интегрируется с интернет-магазином. В то время, как покупатель бронирует или заказывает какой-либо продукт на сайте, происходит мгновенный обмен информацией. Единица резервируется и списывается из доступных остатков.

Подробный отчет об остатках, в котором учтены резервы, доступен в разделе «Остатки». В документе отражаются данные по каждому наименованию:

• артикул;
• общее количество остатков;
• число резервов и ожиданий;
• доступные остатки;
• себестоимость, цена и сумма продажи.

При достижении заданных значений неснижаемых остатков система оповещает пользователя уведомлением на email. Это помогает рационально планировать закупки и своевременно оформлять заказы поставщикам на нужные позиции, избегая простоев.

Программа удобна тем, что в ней можно работать с несколькими сайтами, совмещать учет в интернет-магазине и стационарной розничной точке, загружать и синхронизировать данные. Соответственно, продукция может резервироваться на любом из имеющихся складов.

Помимо этого, товароучетная система «ЕКАМ» поддерживает еще множество полезных функций для предпринимателей. Среди них:

• аналитика – учет выручки, среднего чека, количества и объемов продаж, товарооборота, отчеты по товарам, сотрудникам, покупателям;
• отслеживание остатков поставщиков;
• управление заказами, счетами, отгрузками и возвратами;
• фиксация движения денежных средств;
• распределение клиентов по группам;
• настройка условий для начисления скидок;
• подключение онлайн-кассы для печати/отправки чеков в соответствии с 54-ФЗ и прочее.

Резервирование интересующего продукта и возможность повременить с окончательным решением оценивается покупателями как дополнительный индикатор надежности компании.

Реализовывая такую функцию, интернет-магазин получает больше лояльных клиентов и практически не теряет продажи из-за временного отсутствия товара на складе. Но система резервирования будет эффективна только при качественной, правильной организации. Обеспечить ее помогут автоматизированные системы. Все необходимые инструменты для оформления брони, учета товаров и продаж есть в сервисе «ЕКАМ».