← Блог о торговле

Резервирование товара в интернет-магазине: виды, механизм, сроки и способы автоматизации

Клиенту не всегда удобно совершать покупку в интернет-магазине одномоментно. Иногда нужного товара нет в наличии на складе или желаемая модель – новинка, которая только ожидается на рынке. В некоторых случаях покупатель хочет отложить заказ на несколько дней. Например, чтобы подумать и принять окончательное решение или дождаться зарплаты. Отдельные компании работают по предварительным заказам, закупая продукцию у поставщика по факту востребования.

Во всех перечисленных ситуациях покупателям предлагают выбрать и забронировать товар перед покупкой. Как работать с резервами и какие нюансы при этом учитывать – подробности в нашем материале.

Принципы и виды резервирования товара

Система складского резервирования обеспечивает обработку предварительных заказов покупателей. Она подчиняется определенному порядку, согласно которому формируется доступ к продукции на складах.

Различают два вида резервирования в системе:

  1. Под заказ.
  2. Под документ.

Под заказ бронируются реальные объемы товара, которые в данный момент находятся на складах. Размер таких резервов планируется каждой компанией самостоятельно. Обычно на них выделяют до 20% от общего объема. Основная часть остается для покупателей, готовых приобрести продукцию прямо сейчас.

Товар, который физически присутствует на складе, но зарезервирован под соответствующий заказ, отражают в учетных ведомостях в виде резервной составляющей. К резервам могут также относить и внутренние заказы на пополнение запасов от каких-либо отделов компании или непосредственно от склада.

Резервирование под документ позволяет «отложить» продукцию, которая еще не прибыла на хранение. Система перемещает эти резервы в категорию срочных для формирования внеплановых заказов поставщикам или резервирует под них товары в ожидаемых в ближайшее время поставках. В результате поступившие позиции будут сразу перенаправлены на выполнение конкретного заказа клиента.

Схема резервирования по заказам

Схема резервирования по заказам 

Бронь под заказ регистрируется на любом этапе обработки заявки: после оформления, в процессе корректировок или подтверждения, при оприходовании товара.

Товары, прибывшие в качестве резерва под документ, помечаются специальной меткой, ограничивающей право продажи. Их добавляют к общему количеству складских запасов, но не вносят в доступные остатки.

Таким образом, предзаказы выполняются двумя способами:

  • путем резервирования существующих свободных остатков в хранилище;
  • бронированием ожидаемых товарных поступлений.

Возможность забронировать интересующий продукт и отложить покупку на определенный срок – дополнительное удобство для покупателей, которые очень ценят наличие такой функции в интернет-магазине.

Преимущества грамотного резервирования:

  • организация правильного складского учета;
  • удовлетворение потребностей покупателей, в том числе и в разгар сезона;
  • более точное прогнозирование;
  • оптимизация поставок;
  • повышение доверия и лояльности аудитории;
  • увеличение объемов продаж.

Оформление резервов «на всякий случай» в качестве личной подстраховки для менеджеров по продажам крайне нецелесообразны. Хотя подобная практика встречается. Применяют ее в попытках предотвратить отсутствие на складе продукции повышенного спроса. Обычно это приводит к формированию большого избытка. Как результат – замороженные в запасах денежные средства и невозможность оперативно реагировать на колебания спроса.

Попытки необоснованных случайных резервов желательно пресекать. Чтобы не возникало проблем с наличием товаров, нужно создавать так называемый буфер запаса. Это целевой уровень складских запасов, который поддерживается для удовлетворения потребностей клиентов. В нем должны быть учтены вероятные колебания сроков поставки и покупательского спроса.

Механизм реализации и сроки

Процедура резервирования привязана к складу или определенным складам. Если их несколько, часть продукции можно бронировать в одном хранилище, вторую часть – в другом.

Логика выполнения зависит от особенностей сферы деятельности и бизнес-процессов компании. Схема резервирования под заказы покупателей включает несколько этапов:

  1. Установка резерва.
  2. Возможная корректировка.
  3. Снятие.

Этапы резервирования товаров под заказ покупателя

Этапы резервирования товаров под заказ покупателя 

На первом этапе принимается предварительная заявка клиента или внутренний заказ. Затем выписывается авансовый счет и ожидается поступление необходимых продуктов.

На следующем этапе вносятся нужные корректировки. Далее заказ окончательно согласовывают, конкретные позиции резервируются и исключаются из доступных остатков.

Заключительный шаг – снятие резерва. Это происходит в момент отгрузки для реализации, при отказах от покупки или в случае, если товар не был отгружен по каким-либо другим причинам. Все товарные перемещения оформляются соответствующими документами.

Резервы нужно тщательно отслеживать и не дублировать. Для управления используют специальные отчеты, в которых отображается подробная информация по пунктам:

  • общие резервы по каждому наименованию;
  • количество, тип, группа и характеристики резервируемой продукции;
  • заказы, для которых отложен товар;
  • склады, где делается резервирование.

Складские запасы резервируются под заказы клиентов с момента регистрации заявки до отгрузки продукции. Зачастую компании устанавливают ряд условий бронирования. Делается это для того, чтобы не замораживать ресурсы, временно исключенные из реального товарооборота, на слишком длительный период.

В условиях прописывают:

  • количество времени, в рамках которого допускается удержание продукции в резерве;
  • сроки, по истечению которых товарные позиции снимаются с резерва при отсутствии оплаты по выставленному счету.

Для каждого резерва рассчитывается крайняя дата оплаты, о чем покупателя дополнительно извещают. В зависимости от нюансов заказа срок может составлять от нескольких часов до нескольких дней, недели и более.

Резервирование применяется для товаров любой категории. Особенно востребована эта функция в различных непродовольственных нишах: компьютерной и бытовой техники, электроники, мебели, автомобилей и запчастей.

Ключевые продукты продаются по предзаказам в категориях «Скоро в продаже», «Ожидается на складе» и подобных. Компании вначале анонсируют интересное предложение, а затем предлагают оставить заявку на покупку, которая ни к чему не обязывает. Очевидный плюс работы по предварительным заказам – минимизация издержек и экономия складских затрат.

Ожидаемые поступления в интернет-магазине

Ожидаемые поступления в интернет-магазине, согласованные с поставщиком и отраженные в товарной карточке

Способы автоматизации резервирования

Брони на продукцию принимаются по телефону, через специальные формы на сайтах и другие каналы коммуникации. Учет резервов ведется вручную или автоматически. Первый способ – довольно сложный и затратный по времени. Это самые обычные записи в отдельные журналы, тетради. Сейчас его практически не используют, поскольку большая часть бизнес-процессов в интернет-магазине автоматизируется. Рассмотрим основные инструменты, которые помогут упростить или полностью автоматизировать учет товаров, предусматривающий работу с отложенными заказами.

Табличный процессор Excel

В электронных таблицах программы Excel можно вести полноценный складской учет и фиксировать все товарные движения. Однако такой способ подходит только для небольших интернет-магазинов с минимальными объемами продаж. Инструмент нельзя назвать автоматизированным. Таблица учета не интегрируется с сайтом, онлайн-кассой и бухгалтерским ПО, поэтому данные в нее нужно заносить вручную. Но все же это гораздо удобнее, чем записи на бумаге.

Складской учет в Excel

Складской учет в Excel 

Преимущества Excel:

  • доступность и простота редактора;
  • возможность использовать готовые шаблоны;
  • бесплатная эксплуатация.

С таблицами необходимо уметь правильно обращаться, самостоятельно выстраивать их структуру, применять специальные формулы для расчетов. По сути, Excel представляет собой некий конструктор, который можно преобразовать в примитивную систему автоматизации.

Поставки, внутренние передвижения продукции, продажи, доставки клиентам отображаются в отдельных таблицах программы. Для учета брони по определенным товарам и товарным группам создаются соответствующие колонки и ячейки с пометками:

  • предоплата;
  • оплата;
  • аванс;
  • резерв;
  • продано;
  • доставка.

В числе недостатков Excel – отсутствие автоматической проверки корректности введенных данных, высокий риск ошибок, нехватка аналитики, средств для планирования поставок, контроля над остатками. К тому же, программа исключает одновременный доступ для нескольких пользователей, что совсем неудобно и нерезонно для крупных компаний.

Резервирование на сайте

Возможность бронирования товара может быть предусмотрена CMS или дополнительными модулями и интегрирована в интернет-магазин вместе со стандартными функциями выбора, покупки и оплаты. В этом случае отслеживать, настраивать и корректировать резервы можно прямо в административной панели ресурса, а затем синхронизировать данные с товароучетной системой или бухгалтерским ПО.

Механизм устроен следующим образом:

  • клиент заходит на сайт и выбирает товар;
  • нажимает на кнопку и одним кликом резервирует нужное количество позиций;
  • создается специальный документ резерва;
  • происходит автоматическое снижение доступных остатков или же зарезервированная продукция убирается с онлайн-витрины, отмечается специальными флажками «Отложено», «Резерв»;
  • покупатель информируется о сроках брони письмом на электронную почту или SMS-сообщением;
  • при отказе или несоблюдении условий документ удаляется, позиция снова становится доступной для продажи.

Функция бронирования товара на сайте интернет-магазина

Функция бронирования товара на сайте интернет-магазина 

Бронь фиксируется по определенным правилам для заказов на покупку, продажу, сборку. Компания устанавливает граничные сроки и максимально допустимое количество единиц.

Товароучетные системы

Самый удобный инструмент для управления резервами – товароучетные системы. В них присутствуют все необходимые возможности для учета продаж, отложенных товаров и их перемещений. Примером такого инструмента является облачный сервис «ЕКАМ».

Система позволяет точно контролировать запасы, резервы и ожидания, отслеживать доступные остатки для реализации в интернет-магазине. Резервировать можно позиции из списка будущих поступлений или товары, которые находятся на складе.

Если установить в заказе покупателя метку «Резерв», бронь будет действовать на все позиции в документе. При необходимости в настройках указывается резерв под клиента на отдельные единицы. Также возможна резервация конкретных наименований или товарных групп на случай предстоящих периодов повышенного спроса. Бронь по заказу снимается после отгрузки, продажи или в других ситуациях, предусмотренных настройками.

Сервис «ЕКАМ» интегрируется с интернет-магазином. В то время, как покупатель бронирует или заказывает какой-либо продукт на сайте, происходит мгновенный обмен информацией. Единица резервируется и списывается из доступных остатков.

Подробный отчет об остатках, в котором учтены резервы, доступен в разделе «Остатки». В документе отражаются данные по каждому наименованию:

  • артикул;
  • общее количество остатков;
  • число резервов и ожиданий;
  • доступные остатки;
  • себестоимость, цена и сумма продажи.

При достижении заданных значений неснижаемых остатков система оповещает пользователя уведомлением на email. Это помогает рационально планировать закупки и своевременно оформлять заказы поставщикам на нужные позиции, избегая простоев.

Программа удобна тем, что в ней можно работать с несколькими сайтами, совмещать учет в интернет-магазине и стационарной розничной точке, загружать и синхронизировать данные. Соответственно, продукция может резервироваться на любом из имеющихся складов.

Помимо этого, товароучетная система «ЕКАМ» поддерживает еще множество полезных функций для предпринимателей. Среди них:

  • аналитика – учет выручки, среднего чека, количества и объемов продаж, товарооборота, отчеты по товарам, сотрудникам, покупателям;
  • отслеживание остатков поставщиков;
  • управление заказами, счетами, отгрузками и возвратами;
  • фиксация движения денежных средств;
  • распределение клиентов по группам;
  • настройка условий для начисления скидок;
  • подключение онлайн-кассы для печати/отправки чеков в соответствии с 54-ФЗ и прочее.

Резервирование интересующего продукта и возможность повременить с окончательным решением оценивается покупателями как дополнительный индикатор надежности компании.

Реализовывая такую функцию, интернет-магазин получает больше лояльных клиентов и практически не теряет продажи из-за временного отсутствия товара на складе. Но система резервирования будет эффективна только при качественной, правильной организации. Обеспечить ее помогут автоматизированные системы. Все необходимые инструменты для оформления брони, учета товаров и продаж есть в сервисе «ЕКАМ».

У нас есть готовое решение и оборудование для онлайн-кассы

Испытайте все возможности платформы ЕКАМ бесплатно

Читайте также

Ведёте учёт в тетрадке или экселе? Пройдите бесплатный е-мейл курс —
Как увеличить прибыль, победив бардак в складском и финансовом учёте

Облачная система учета. Продаж, товаров и клиентов

  • Управляйте запасами товаров и отслеживайте остатки
  • Узнайте товары, на которых вы больше всего зарабатываете
  • Начисляйте зарплату сотрудникам
  • Подключайте онлайн-кассу для отправки и печати чеков

Обеспечиваем оперативную поддержку по телефону,
помогаем загрузить товарную базу и поставить кассу на учёт.

Испытайте все возможности бесплатно!

Электронная почта*
Электронная почта*

Соглашение о конфиденциальности

и обработке персональных данных

 

1.Общие положения

 

1.1.Настоящее соглашение о конфиденциальности и обработке персональных данных (далее – Соглашение) принято свободно и своей волей, действует в отношении всей информации, которую ООО «Инсейлс Рус» и/или его аффилированные лица, включая все лица, входящие в одну группу с ООО «Инсейлс Рус» (в том числе ООО «ЕКАМ сервис»), могут получить о Пользователе во время использования им любого из сайтов, сервисов, служб, программ для ЭВМ, продуктов или услуг ООО «Инсейлс Рус» (далее – Сервисы) и в ходе исполнения ООО «Инсейлс Рус» любых соглашений и договоров с Пользователем. Согласие Пользователя с Соглашением, выраженное им в рамках отношений с одним из перечисленных лиц, распространяется на все остальные перечисленные лица.

1.2.Использование Сервисов означает согласие Пользователя с настоящим Соглашением и указанными в нем условиями; в случае несогласия с этими условиями Пользователь должен воздержаться от использования Сервисов.

1.3.Сторонами (далее – «Стороны) настоящего Соглашения являются:

«Инсейлс» – Общество с ограниченной ответственностью «Инсейлс Рус», ОГРН 1117746506514, ИНН 7714843760, КПП  771401001, зарегистрированное по адресу: 125319, г.Москва, ул.Академика Ильюшина, д.4, корп.1, офис 11 (далее - «Инсейлс»), с одной стороны, и

«Пользователь»

либо физическое лицо, обладающее дееспособностью и признаваемое участником гражданских правоотношений в соответствии с законодательством Российской Федерации;

либо юридическое лицо, зарегистрированное в соответствии с законодательством государства, резидентом которого является такое лицо;

либо индивидуальный предприниматель, зарегистрированный в соответствии с законодательством государства, резидентом которого является такое лицо;

которое приняло условия настоящего Соглашения.

1.4.Для целей настоящего Соглашения Стороны определили, что конфиденциальная информация – это сведения любого характера (производственные, технические, экономические, организационные и другие), в том числе о результатах интеллектуальной деятельности, а также сведения о способах осуществления профессиональной деятельности (включая, но не ограничиваясь: информацию о продукции, работах и услугах; сведения о технологиях и научно-исследовательских работах; данные о технических системах и оборудовании, включая элементы программного обеспечения; деловые прогнозы и сведения о предполагаемых покупках; требования и спецификации конкретных партнеров и потенциальных партнеров; информацию, относящуюся к интеллектуальной собственности, а также планы и технологии, относящиеся ко всему перечисленному выше), сообщаемые одной стороной другой стороне в письменной и/или электронной форме, явно обозначенные Стороной как ее конфиденциальная информация.

1.5.Целью настоящего Соглашения является защита конфиденциальной информации, которой Стороны будут обмениваться в ходе переговоров, заключения договоров и исполнения обязательств, а равно любого иного взаимодействия (включая, но не ограничиваясь, консультирование, запрос и предоставление информации, и выполнение иных поручений).

 

2.Обязанности Сторон

 

2.1.Стороны соглашаются сохранять в тайне всю конфиденциальную информацию, полученную одной Стороной от другой Стороны при взаимодействии Сторон, не раскрывать, не разглашать, не обнародовать или иным способом не предоставлять такую информацию какой-либо третьей стороне без предварительного письменного разрешения другой Стороны, за исключением случаев, указанных в действующем законодательстве, когда предоставление такой информации является обязанностью Сторон.

2.2.Каждая из Сторон предпримет все необходимые меры для защиты конфиденциальной информации как минимум с применением тех же мер, которые Сторона применяет для защиты собственной конфиденциальной информации. Доступ к конфиденциальной информации предоставляется только тем сотрудникам каждой из Сторон, которым он обоснованно необходим для выполнения служебных обязанностей по исполнению настоящего Соглашения.

2.3.Обязательство по сохранению в тайне конфиденциальной информации действительно в пределах срока действия настоящего Соглашения, лицензионного договора на программы для ЭВМ от 01.12.2016г., договора присоединения к лицензионному договору на программы для ЭВМ, агентских и иных договоров и в течение пяти лет после прекращения их действия, если Сторонами отдельно не будет оговорено иное.

2.4.Не будут считаться нарушением настоящего Соглашения следующие случаи:

(а)если предоставленная информация стала общедоступной без нарушения обязательств одной из Сторон; 

(б)если предоставленная информация стала известна Стороне в результате ее собственных исследований, систематических наблюдений или иной деятельности, осуществленной без использования конфиденциальной информации, полученной от другой Стороны;

(в)если предоставленная информация правомерно получена от третьей стороны без обязательства о сохранении ее в тайне до ее предоставления одной из Сторон; 

(г)если информация предоставлена по письменному запросу органа государственной власти, иного государственного органа,  или органа местного самоуправления в целях выполнения их функций и ее раскрытие этим органам обязательно для Стороны. При этом Сторона должна незамедлительно известить другую Сторону о поступившем запросе;

(д)если информация предоставлена третьему лицу с согласия той Стороны, информация о которой передается.

2.5.Инсейлс не проверяет достоверность информации, предоставляемой Пользователем, и не имеет возможности оценивать его дееспособность.

2.6.Информация, которую Пользователь предоставляет Инсейлс при регистрации в Сервисах, не является персональными данными, как они определены в Федеральном законе РФ №152-ФЗ от 27.07.2006г. «О персональных данных».

2.7.Инсейлс имеет право вносить изменения в настоящее Соглашение. При внесении изменений в актуальной редакции указывается дата последнего обновления. Новая редакция Соглашения вступает в силу с момента ее размещения, если иное не предусмотрено новой редакцией Соглашения.

2.8.Принимая данное Соглашение Пользователь осознает и соглашается с тем, что Инсейлс может отправлять Пользователю персонализированные сообщения и информацию (включая, но не ограничиваясь) для повышения качества Сервисов, для разработки новых продуктов, для создания и отправки Пользователю персональных предложений, для информирования Пользователя об изменениях в Тарифных планах и обновлениях, для направления Пользователю маркетинговых материалов по тематике Сервисов, для защиты Сервисов и Пользователей и в других целях.

Пользователь имеет право отказаться от получения вышеуказанной информации, сообщив об этом письменно на адрес электронной почты Инсейлс - contact@ekam.ru.

2.9.Принимая данное Соглашение, Пользователь осознает и соглашается с тем, что Сервисами Инсейлс для обеспечения работоспособности Сервисов в целом или их отдельных функций в частности могут использоваться файлы cookie, счетчики, иные технологии и Пользователь не имеет претензий к Инсейлс в связи с этим.

2.10.Пользователь осознает, что оборудование и программное обеспечение, используемые им для посещения сайтов в сети интернет могут обладать функцией запрещения операций с файлами cookie (для любых сайтов или для определенных сайтов), а также удаления ранее полученных файлов cookie.

Инсейлс вправе установить, что предоставление определенного Сервиса возможно лишь при условии, что прием и получение файлов cookie разрешены Пользователем.

2.11.Пользователь самостоятельно несет ответственность за безопасность выбранных им средств для доступа к учетной записи, а также самостоятельно обеспечивает их конфиденциальность. Пользователь самостоятельно несет ответственность за все действия (а также их последствия) в рамках или с использованием Сервисов под учетной записью Пользователя, включая случаи добровольной передачи Пользователем данных для доступа к учетной записи Пользователя третьим лицам на любых условиях (в том числе по договорам или соглашениям). При этом все действия в рамках или с использованием Сервисов под учетной записью Пользователя считаются произведенными самим Пользователем, за исключением случаев, когда Пользователь уведомил Инсейлс о несанкционированном доступе к Сервисам с использованием учетной записи Пользователя и/или о любом нарушении (подозрениях о нарушении) конфиденциальности своих средств доступа к учетной записи.

2.12.Пользователь обязан немедленно уведомить Инсейлс о любом случае несанкционированного (не разрешенного Пользователем) доступа к Сервисам с использованием учетной записи Пользователя и/или о любом нарушении (подозрениях о нарушении) конфиденциальности своих средств доступа к учетной записи. В целях безопасности, Пользователь обязан самостоятельно осуществлять безопасное завершение работы под своей учетной записью по окончании каждой сессии работы с Сервисами. Инсейлс не отвечает за возможную потерю или порчу данных, а также другие последствия любого характера, которые могут произойти из-за нарушения Пользователем положений этой части Соглашения.

 

3.Ответственность Сторон

 

3.1.Сторона, нарушившая предусмотренные Соглашением обязательства в отношении охраны конфиденциальной информации, переданной по Соглашению, обязана возместить по требованию пострадавшей Стороны реальный ущерб, причиненный таким нарушением условий Соглашения в соответствии с действующим законодательством Российской Федерации.

3.2.Возмещение ущерба не прекращают обязанности нарушившей Стороны по надлежащему исполнению обязательств по Соглашению.

 

4.Иные положения

 

4.1.Все уведомления, запросы, требования и иная корреспонденция в рамках настоящего Соглашения, в том числе включающие конфиденциальную информацию, должны оформляться в письменной форме и вручаться лично или через курьера, или направляться по электронной почте адресам, указанным в лицензионном договоре на программы для ЭВМ от 01.12.2016г., договоре присоединения к лицензионному договору на программы для ЭВМ и в настоящем Соглашении или другим адресам, которые могут быть в дальнейшем письменно указаны Стороной.

4.2.Если одно или несколько положений (условий) настоящего Соглашения являются либо становятся недействительными, то это не может служить причиной для прекращения действия других положений (условий).

4.3.К настоящему Соглашению и отношениям между Пользователем и Инсейлс, возникающим в связи с применением Соглашения, подлежит применению право Российской Федерации.

4.3.Все предложения или вопросы по поводу настоящего Соглашения Пользователь вправе направлять в Службу поддержки пользователей Инсейлс www.ekam.ru либо по почтовому адресу: 107078, г. Москва, ул. Новорязанская, 18, стр.11-12 БЦ «Stendhal» ООО «Инсейлс Рус».

 

Дата публикации: 01.12.2016г.

 

Полное наименование на русском языке:

Общество с ограниченной ответственностью «Инсейлс Рус»

 

Сокращенное наименование на русском языке:

ООО «Инсейлс Рус»

 

Наименование на английском языке:

InSales Rus Limited Liability Company (InSales Rus LLC)

 

Юридический адрес:

125319, г. Москва, ул. Академика Ильюшина, д. 4, корп.1, офис 11

 

Почтовый адрес:

107078, г. Москва, ул. Новорязанская, 18, стр.11-12, БЦ «Stendhal»

ИНН: 7714843760 КПП: 771401001

 

Банковские реквизиты:

Р/с 40702810600001004854

 

В ИНГ БАНК (ЕВРАЗИЯ) АО, г.Москва,
к/с 30101810500000000222, БИК 044525222

Электронная почта: contact@ekam.ru

Контактный телефон: +7(495)133-20-43

Заказ в один клик
Я принимаю условия передачи информации