← Блог о торговле

Кассовый учет наличных денежных средств в рознице: правила, штрафы, законы, оформление документов

Кассовая дисциплина - одна из приоритетных задач бухгалтерского учета. Этот момент строго регламентирован действующим законодательством, а за нарушение предусмотрены серьезные штрафные санкции. Сегодня расскажем, как правильно вести учет наличных денег и не запутаться при расчетах и операционной деятельности. А самое главное - не быть оштрафованным и не остаться без налички в самый неподходящий момент.

Сколько наличных денежных средств можно хранить в кассе

Согласно закону о бухгалтерском учете, количество наличных денег, хранящееся в магазине, должно быть ограничено. Предприниматели, вне зависимости от режима налогообложения, устанавливают собственные лимиты хранения наличности. Они зависят от оборота предприятия, формы расчетов с поставщиками, объема текущих расходов и прочих факторов. В каждом конкретном случае верхний предел устанавливается компанией самостоятельно. Теоретически это может быть любая комфортная сумма. Главных правил здесь два:

  • лимит наличности должен быть утвержден приказом руководителя организации. Он оформляется в письменном виде, а с документов знакомят всех заинтересованных лиц: бухгалтера, кассиров и так далее. Ознакомление проводится под личную подпись;
  • в общем случае лимиты превышать запрещается, но есть и исключения. Например, больше денег можно держать в дни выдачи заработной платы, социальных выплат и так далее. Такие периоды не должны длиться дольше 5 рабочих дней.

Такой порядок установлен Указанием Банка России от 11.03.2014 № 3210-У (в редакции от 19.06.2017) "О порядке ведения кассовых операций юридическими лицами и упрощенном порядке ведения кассовых операций индивидуальными предпринимателями и субъектами малого предпринимательства".

За нарушение закона предусмотрена административная ответственность в виде штрафа в размере:

  • от 4 000 до 5 000 рублей для должностных лиц и ИП;
  • от 40 000 до 50 000 рублей для организаций.

На руководителя может быть наложен штраф в размере трехкратной суммы денежных средств, превышающих установленный лимит.

Однако устанавливать лимит обязаны не все розничные продавцы. Это правило не распространяется на индивидуальных предпринимателей и субъекты малого бизнеса. Вас отнесут к малому предприятию, если вы попадаете под следующие критерии:

  • объем годовой выручки не превышает 800 миллионов рублей;
  • среднесписочная годовая численность официально трудоустроенных сотрудников не более 100 человек;
  • доля участия в уставном капитале муниципальных образований, фондов, общественных или религиозных организаций - не более 25 процентов;
  • доля иностранных компаний в уставном капитале - не более 49 процентов.

Субъекты малого и среднего предпринимательства 

Субъекты малого и среднего предпринимательства 

Наличные деньги сверх установленного лимита нужно изъять из кассы и провести инкассацию: отвезти в банк и разместить на расчетном счете. Это можно сделать самостоятельно или путем заключение договора со специализированной организацией или банком.

Учет расходов розничного магазина

Организация может тратить наличные деньги на следующие цели:

  • оплата товара от поставщиков;
  • выдача заработной платы сотрудникам, а также выплата стипендий пособий и иных материальных вознаграждений;
  • возврат денежных средств покупателю (когда тот сдает товар в магазин);
  • оплата аренды помещения, коммунальных и прочих услуг;
  • расходы не текущие нужды: покупка кассовой ленты, канцелярских товаров, туалетных принадлежностей;
  • расходы на служебные командировки сотрудников;
  • прочие цели.

Вообще, деньгами из кассы можно оплачивать далеко не все расходы. Полный перечень трат, на которые разрешается расходовать наличные кассовые средства, приведен в Указании Центробанка РФ от 07 октября 2013 года (за номером 3073-У).

Из всех расходов, приведенных в документе, оплачивать без ограничений можно только такие нужды, как:

  • заработная плата сотрудников и все, что входит в фонд оплаты труда;
  • социальные платежи (больничные декретные и так далее);
  • выдача налички подотчетным лицам (например, на служебные командировки);
  • выплата ИП самому себе.

Остальные расходы наличными лимитированы. Есть конкретные верхние пределы, превышение которых влечет наложение штрафа.

Оплата товаров, полученных от поставщиков

Сразу отметим: при расчетах с использованием наличных денег установлены лимиты. В 2020 году по одному договору они не должны превышать 100 тысяч рублей. Это написано в Указании Центрального Банка Российской Федерации от 7 октября 2013 года, № 3073-У.

Остальные расчеты нужно вести в безналичной форме. Если превысить стотысячный лимит, могут наложить штрафы:

  • от 4 000 до 5 000 рублей для должностных лиц и ИП;
  • от 40 000 до 50 000 рублей для юридических лиц.

Схема рабочего процесса розничного магазина 

Схема рабочего процесса розничного магазина 

Расходы на оплату товара оформляются расходным кассовым ордером установленной формы - РКО. Документ подписывают два человека: руководитель организации и главный бухгалтер. Если главбуха в штате нет, за него может расписаться директор или ответственное лицо, назначенное приказом по предприятию. Все данные по расходным ордерам заносятся в кассовую книгу утвержденной формы КО-4.

Выдача заработной платы, социальные выплаты

Как мы отмечали выше, никаких лимитов использования наличных (да и безналичных) денег при таких платежах не существует. То есть, можно тратить на эти нужды сколько угодно. Есть определенные ограничения при выплате премий по итогам года, но они упираются в налоговое законодательство и не имеют отношения к учету налички - это совсем другая история.

Все подобные выплаты оформляются расчетно-платежными ведомостями и платежными ведомостями.

Возврат наличных денежных средств покупателю

Согласно законодательству, деньги при возврате товара отдаются тем же путем, что и были получены. Если человек расплатился банковской картой отдавать ему наличку нельзя и наоборот.

Возврат производится на основании заявления покупателя. При этом продавец-кассир формирует на кассе чек возврата. После этого составляется все тот же расходный кассовый ордер - РКО, а затем - платежное поручение. Теперь деньги можно выдать покупателю из кассы.

Шаблон РКО 

Шаблон РКО 

Учет денег, выданных подотчетным лицам

Яркий пример таких расходов - оплата служебных командировок сотрудников. Сюда же можно отнести любые траты с похожей сутью: хозяйственные нужды, представительские расходы и так далее. Все, что работает по такой схеме: работник получает наличные деньги из кассы, тратит их по назначению, а затем отчитывается перед бухгалтерией. Те, кто в теме, прекрасно знают: часто гораздо проще попросить работника купить какую-то вещь в ближайшем магазине (или сделать это самостоятельно), чем искать поставщика, заключать с ним договор, а потом еще и отчитываться перед налоговыми органами. На каждую упаковку скрепок договор не заключишь, это элементарный здравый смысл.

Итак, вернемся к учету. Все подобные операции проводятся на основании личного заявления подотчетного лица. Также можно оформить приказ (распоряжение) по организации, подписанный руководителем. Документы оформляются в свободной форме с указанием следующих данных:

  • фамилия, имя и отчество подотчетного лица;
  • цель получения денежных средств (расходы не служебную командировку, хозяйственные нужды, представительские расходы);
  • срок, на который выдаются деньги;
  • сумма выданных денег.

На документе ставятся подписи ответственных лиц и дата оформления. На основании заявления или приказа (распоряжения) составляется расходный кассовый ордер и делается запись в кассовой книге КО-4. Теперь деньги из кассы разрешается выдавать сотруднику на руки.

После того, как выданные подотчетному лицу средства были потрачены, сотрудник обязан за них отчитаться. Для этого составляется авансовый отчет, к которому прилагаются документы, подтверждающие расходы: кассовые и товарные чеки, железнодорожные и авиабилеты и так далее. Только после этого на расходы можно уменьшить налогооблагаемую базу (при режиме налогообложения УСН “Доходы минус расходы”). Если документов нет, для налоговой такие траты будут приняты как доход физического лица, а это тянет за собой уплату НДФЛ, страховых и пенсионных взносов.

Что делать, если сотруднику не хватило выданных денег и он потратил часть собственных средств? В этом случае пишется еще одно заявление. Тоже в свободной форме, но с другой формулировкой - о компенсации расходов. Подтверждаются они также - кассовыми и товарными чеками, билетами или гостиничными чеками.

подотчетное лицо

На заметку: ранее действовал запрет на выдачу денег сотрудникам, которые не отчитались за прошлые авансы. Но с 19.08.2017 года это правило было отменено.

Выдаче денег индивидуальному предпринимателю самому себе на личные расходы

Такие траты также можно делать без каких либо ограничений. Деньги выдаются из кассы на основании расходного кассового ордера. Единственная законодательная оговорка - эти средства не должны быть потрачены на коммерческую деятельность организации.

Учет доходов розничного магазина

Здесь список будет не таким большим. Львиная доля наличных средств, получаемых розничными продавцами и сферой обслуживания - это оплата товаров или услуг физическими лицами. Однако есть и еще:

  • средства, полученные от поставщиков за возврат товара;
  • деньги, полученные от ответчиков в рамках судебных делопроизводств;
  • возмещение убытков в различных формах. Например, сотрудник компенсировал расходы, связанные с порчей товара или оборудования, возместил недостачу и так далее.

Все поступления в кассу оформляются приходным кассовый ордером унифицированной формы ПКО. Данные о всех ПКО заносятся в кассовую книгу. Помимо этого оформляются другие сопутствующие документы: накладные на возврат ТОРГ-12, акты недостачи, объяснительные сотрудников.

Упрощенный порядок учета для ИП

Для индивидуальных предпринимателей действует упрощенный порядок кассовой дисциплины, согласно которому ИП не обязаны оформлять приходные и расходные кассовые ордера, а также вести кассовую книгу. Единственное обязательное требование касается тех, кто зарегистрирован в качестве работодателя и имеет в штате официально оформленных сотрудников.

Такие индивидуальные предприниматели должны оформлять расчетно-платежные ведомости и другие документы, подтверждающие выплату заработной платы (указание Банка России от 11 марта 2014 года № 3210-У и указание Банка России от 7 октября 2013 года № 3073-У).

На заметку: при больших объемах расчетов без правильного учета легко запутаться в том, сколько денег находится в товарообороте. Чтобы этого не случилось, нужно применять современные программы товароучета, например, "ЕКАМ". С ними вы всегда видите, сколько денег находится в товаре, на доставке или курьерских службах. Ситуации, когда нужно платить контрагентам, а наличности не хватает, невозможны в принципе.

Надеемся, статья оказалась полезной. Удачи!

У нас есть готовое решение и оборудование для онлайн-кассы

Испытайте все возможности платформы ЕКАМ бесплатно

Читайте также

Ведёте учёт в тетрадке или экселе? Пройдите бесплатный е-мейл курс —
Как увеличить прибыль, победив бардак в складском и финансовом учёте

Облачная система учета. Продаж, товаров и клиентов

  • Управляйте запасами товаров и отслеживайте остатки
  • Узнайте товары, на которых вы больше всего зарабатываете
  • Начисляйте зарплату сотрудникам
  • Подключайте онлайн-кассу для отправки и печати чеков

Обеспечиваем оперативную поддержку по телефону,
помогаем загрузить товарную базу и поставить кассу на учёт.

Испытайте все возможности бесплатно!

Электронная почта*
Электронная почта*

Соглашение о конфиденциальности

и обработке персональных данных

 

1.Общие положения

 

1.1.Настоящее соглашение о конфиденциальности и обработке персональных данных (далее – Соглашение) принято свободно и своей волей, действует в отношении всей информации, которую ООО «Инсейлс Рус» и/или его аффилированные лица, включая все лица, входящие в одну группу с ООО «Инсейлс Рус» (в том числе ООО «ЕКАМ сервис»), могут получить о Пользователе во время использования им любого из сайтов, сервисов, служб, программ для ЭВМ, продуктов или услуг ООО «Инсейлс Рус» (далее – Сервисы) и в ходе исполнения ООО «Инсейлс Рус» любых соглашений и договоров с Пользователем. Согласие Пользователя с Соглашением, выраженное им в рамках отношений с одним из перечисленных лиц, распространяется на все остальные перечисленные лица.

1.2.Использование Сервисов означает согласие Пользователя с настоящим Соглашением и указанными в нем условиями; в случае несогласия с этими условиями Пользователь должен воздержаться от использования Сервисов.

1.3.Сторонами (далее – «Стороны) настоящего Соглашения являются:

«Инсейлс» – Общество с ограниченной ответственностью «Инсейлс Рус», ОГРН 1117746506514, ИНН 7714843760, КПП  771401001, зарегистрированное по адресу: 125319, г.Москва, ул.Академика Ильюшина, д.4, корп.1, офис 11 (далее - «Инсейлс»), с одной стороны, и

«Пользователь»

либо физическое лицо, обладающее дееспособностью и признаваемое участником гражданских правоотношений в соответствии с законодательством Российской Федерации;

либо юридическое лицо, зарегистрированное в соответствии с законодательством государства, резидентом которого является такое лицо;

либо индивидуальный предприниматель, зарегистрированный в соответствии с законодательством государства, резидентом которого является такое лицо;

которое приняло условия настоящего Соглашения.

1.4.Для целей настоящего Соглашения Стороны определили, что конфиденциальная информация – это сведения любого характера (производственные, технические, экономические, организационные и другие), в том числе о результатах интеллектуальной деятельности, а также сведения о способах осуществления профессиональной деятельности (включая, но не ограничиваясь: информацию о продукции, работах и услугах; сведения о технологиях и научно-исследовательских работах; данные о технических системах и оборудовании, включая элементы программного обеспечения; деловые прогнозы и сведения о предполагаемых покупках; требования и спецификации конкретных партнеров и потенциальных партнеров; информацию, относящуюся к интеллектуальной собственности, а также планы и технологии, относящиеся ко всему перечисленному выше), сообщаемые одной стороной другой стороне в письменной и/или электронной форме, явно обозначенные Стороной как ее конфиденциальная информация.

1.5.Целью настоящего Соглашения является защита конфиденциальной информации, которой Стороны будут обмениваться в ходе переговоров, заключения договоров и исполнения обязательств, а равно любого иного взаимодействия (включая, но не ограничиваясь, консультирование, запрос и предоставление информации, и выполнение иных поручений).

 

2.Обязанности Сторон

 

2.1.Стороны соглашаются сохранять в тайне всю конфиденциальную информацию, полученную одной Стороной от другой Стороны при взаимодействии Сторон, не раскрывать, не разглашать, не обнародовать или иным способом не предоставлять такую информацию какой-либо третьей стороне без предварительного письменного разрешения другой Стороны, за исключением случаев, указанных в действующем законодательстве, когда предоставление такой информации является обязанностью Сторон.

2.2.Каждая из Сторон предпримет все необходимые меры для защиты конфиденциальной информации как минимум с применением тех же мер, которые Сторона применяет для защиты собственной конфиденциальной информации. Доступ к конфиденциальной информации предоставляется только тем сотрудникам каждой из Сторон, которым он обоснованно необходим для выполнения служебных обязанностей по исполнению настоящего Соглашения.

2.3.Обязательство по сохранению в тайне конфиденциальной информации действительно в пределах срока действия настоящего Соглашения, лицензионного договора на программы для ЭВМ от 01.12.2016г., договора присоединения к лицензионному договору на программы для ЭВМ, агентских и иных договоров и в течение пяти лет после прекращения их действия, если Сторонами отдельно не будет оговорено иное.

2.4.Не будут считаться нарушением настоящего Соглашения следующие случаи:

(а)если предоставленная информация стала общедоступной без нарушения обязательств одной из Сторон; 

(б)если предоставленная информация стала известна Стороне в результате ее собственных исследований, систематических наблюдений или иной деятельности, осуществленной без использования конфиденциальной информации, полученной от другой Стороны;

(в)если предоставленная информация правомерно получена от третьей стороны без обязательства о сохранении ее в тайне до ее предоставления одной из Сторон; 

(г)если информация предоставлена по письменному запросу органа государственной власти, иного государственного органа,  или органа местного самоуправления в целях выполнения их функций и ее раскрытие этим органам обязательно для Стороны. При этом Сторона должна незамедлительно известить другую Сторону о поступившем запросе;

(д)если информация предоставлена третьему лицу с согласия той Стороны, информация о которой передается.

2.5.Инсейлс не проверяет достоверность информации, предоставляемой Пользователем, и не имеет возможности оценивать его дееспособность.

2.6.Информация, которую Пользователь предоставляет Инсейлс при регистрации в Сервисах, не является персональными данными, как они определены в Федеральном законе РФ №152-ФЗ от 27.07.2006г. «О персональных данных».

2.7.Инсейлс имеет право вносить изменения в настоящее Соглашение. При внесении изменений в актуальной редакции указывается дата последнего обновления. Новая редакция Соглашения вступает в силу с момента ее размещения, если иное не предусмотрено новой редакцией Соглашения.

2.8.Принимая данное Соглашение Пользователь осознает и соглашается с тем, что Инсейлс может отправлять Пользователю персонализированные сообщения и информацию (включая, но не ограничиваясь) для повышения качества Сервисов, для разработки новых продуктов, для создания и отправки Пользователю персональных предложений, для информирования Пользователя об изменениях в Тарифных планах и обновлениях, для направления Пользователю маркетинговых материалов по тематике Сервисов, для защиты Сервисов и Пользователей и в других целях.

Пользователь имеет право отказаться от получения вышеуказанной информации, сообщив об этом письменно на адрес электронной почты Инсейлс - contact@ekam.ru.

2.9.Принимая данное Соглашение, Пользователь осознает и соглашается с тем, что Сервисами Инсейлс для обеспечения работоспособности Сервисов в целом или их отдельных функций в частности могут использоваться файлы cookie, счетчики, иные технологии и Пользователь не имеет претензий к Инсейлс в связи с этим.

2.10.Пользователь осознает, что оборудование и программное обеспечение, используемые им для посещения сайтов в сети интернет могут обладать функцией запрещения операций с файлами cookie (для любых сайтов или для определенных сайтов), а также удаления ранее полученных файлов cookie.

Инсейлс вправе установить, что предоставление определенного Сервиса возможно лишь при условии, что прием и получение файлов cookie разрешены Пользователем.

2.11.Пользователь самостоятельно несет ответственность за безопасность выбранных им средств для доступа к учетной записи, а также самостоятельно обеспечивает их конфиденциальность. Пользователь самостоятельно несет ответственность за все действия (а также их последствия) в рамках или с использованием Сервисов под учетной записью Пользователя, включая случаи добровольной передачи Пользователем данных для доступа к учетной записи Пользователя третьим лицам на любых условиях (в том числе по договорам или соглашениям). При этом все действия в рамках или с использованием Сервисов под учетной записью Пользователя считаются произведенными самим Пользователем, за исключением случаев, когда Пользователь уведомил Инсейлс о несанкционированном доступе к Сервисам с использованием учетной записи Пользователя и/или о любом нарушении (подозрениях о нарушении) конфиденциальности своих средств доступа к учетной записи.

2.12.Пользователь обязан немедленно уведомить Инсейлс о любом случае несанкционированного (не разрешенного Пользователем) доступа к Сервисам с использованием учетной записи Пользователя и/или о любом нарушении (подозрениях о нарушении) конфиденциальности своих средств доступа к учетной записи. В целях безопасности, Пользователь обязан самостоятельно осуществлять безопасное завершение работы под своей учетной записью по окончании каждой сессии работы с Сервисами. Инсейлс не отвечает за возможную потерю или порчу данных, а также другие последствия любого характера, которые могут произойти из-за нарушения Пользователем положений этой части Соглашения.

 

3.Ответственность Сторон

 

3.1.Сторона, нарушившая предусмотренные Соглашением обязательства в отношении охраны конфиденциальной информации, переданной по Соглашению, обязана возместить по требованию пострадавшей Стороны реальный ущерб, причиненный таким нарушением условий Соглашения в соответствии с действующим законодательством Российской Федерации.

3.2.Возмещение ущерба не прекращают обязанности нарушившей Стороны по надлежащему исполнению обязательств по Соглашению.

 

4.Иные положения

 

4.1.Все уведомления, запросы, требования и иная корреспонденция в рамках настоящего Соглашения, в том числе включающие конфиденциальную информацию, должны оформляться в письменной форме и вручаться лично или через курьера, или направляться по электронной почте адресам, указанным в лицензионном договоре на программы для ЭВМ от 01.12.2016г., договоре присоединения к лицензионному договору на программы для ЭВМ и в настоящем Соглашении или другим адресам, которые могут быть в дальнейшем письменно указаны Стороной.

4.2.Если одно или несколько положений (условий) настоящего Соглашения являются либо становятся недействительными, то это не может служить причиной для прекращения действия других положений (условий).

4.3.К настоящему Соглашению и отношениям между Пользователем и Инсейлс, возникающим в связи с применением Соглашения, подлежит применению право Российской Федерации.

4.3.Все предложения или вопросы по поводу настоящего Соглашения Пользователь вправе направлять в Службу поддержки пользователей Инсейлс www.ekam.ru либо по почтовому адресу: 107078, г. Москва, ул. Новорязанская, 18, стр.11-12 БЦ «Stendhal» ООО «Инсейлс Рус».

 

Дата публикации: 01.12.2016г.

 

Полное наименование на русском языке:

Общество с ограниченной ответственностью «Инсейлс Рус»

 

Сокращенное наименование на русском языке:

ООО «Инсейлс Рус»

 

Наименование на английском языке:

InSales Rus Limited Liability Company (InSales Rus LLC)

 

Юридический адрес:

125319, г. Москва, ул. Академика Ильюшина, д. 4, корп.1, офис 11

 

Почтовый адрес:

107078, г. Москва, ул. Новорязанская, 18, стр.11-12, БЦ «Stendhal»

ИНН: 7714843760 КПП: 771401001

 

Банковские реквизиты:

Р/с 40702810600001004854

 

В ИНГ БАНК (ЕВРАЗИЯ) АО, г.Москва,
к/с 30101810500000000222, БИК 044525222

Электронная почта: contact@ekam.ru

Контактный телефон: +7(495)133-20-43

Заказ в один клик
Я принимаю условия передачи информации