Учет денег в товарообороте - как и зачем нужно контролировать оборотные средства в розничном или интернет-магазине
Деньги были, деньги будут, сейчас денег нет. Неприятная ситуация, согласитесь. Чтобы в нее не попасть, нужно следить за товарооборотом. Сегодня расскажем, как вести учет оборотных средств, контролировать их распределение и не оказаться без денег. Узнайте, где сейчас ваши финансы!
Что такое товарооборот на пальцах
Товарооборот - это количество денег, полученных при продаже товаров и услуг за единицу времени. Часто понятие путают с выручкой - это неправильно. Смысл товарооборота гораздо шире. Он состоит из нескольких частей:
- Оборотные средства - деньги, которые вкладываются в товары.
- Выручка - общая сумма средств, полученных при реализации и продаже.
- Объем - количество товара, проходящего через компанию за цикл.
- Скорость товарооборота - время, которое проходит между закупкой и реализацией. Если совсем упростить, это скорость, с которой вы получаете вложенные в товар деньги, обратно в кассу.
- Прибыль - разница между выручкой и затраченными оборотными средствами за единицу времени.
Из чего состоит цепочка товарооборота
Товарооборот - это процесс. Он начинается с момента закупки товаров у поставщика, производителя или оптовика. Чем быстрее идет этот процесс, тем лучше. Это значит, что товары не пылятся на полках, а продаются. Товарооборот делится на этапы:
- заказ у контрагента. Как только заказали первую партию, вы вступаете в товарно-денежные отношения с поставщиком;
- оплата товара. Может быть нескольких типов: расчет по факту, когда продукт оплачивается при поставке; предоплата - расчет до поставки и оплата с отсрочкой;
- реализация товара конечному покупателю.
Этапы планирования товарооборота предприятия
Получается, что какая-то часть денежных средств всегда находится в товаре. Продукт куплен, но еще не реализован. Эти деньги часто невидимы для предпринимателя. Расскажем о том, как и зачем их отслеживать. Подход для простой оффлайн-торговли и e-commerce будет сильно отличаться.
Особенности контроля оборотных средств в Интернет-торговле
В рознице все относительно просто: товар либо продан, либо нет. В e-commerce все куда интереснее. Мало того, что деньги находятся в товаре, так и еще товар находится непонятно где. Это обусловлено многообразием способов доставки и оплаты.
Средства могут быть:
- в товаре на складе;
- в товаре, находящемся на доставке собственными службами;
- в продукции, находящейся на доставке сторонними курьерскими компаниями;
- в транспортных компаниях;
- на доставке Почтой России.
Дело осложняется тем, что и оплата во всех случаях делается по-разному. Где-то за товар уже заплатили, в другом случае - оплатят при получении, в следующем - покупатель сделал частичную предоплату, например, 20%.
Из-за того, что товар приобретает дополнительный статус “на доставке”, получается, что контролировать товарооборот интернет-магазина сложнее. На практике это выглядит так. Вы открыли интернет-магазин и у вас на руках 1 миллион рублей. Далее все как положено: заказали партию товара, оплатили поставщику его стоимость и стали продавать. Через неделю денег на счете нет, все вложено в закупки. Сколько денег потрачено - понятно. А вот где они находятся, когда вернутся и как распределились, абсолютно неясно. Между тем уже надо покупать новые партии товара и продавать дальше.
Состав оборотных средств
Берется кредит на пополнение оборотных средств, но ситуацию это не улучшает, а усложняет еще больше. Оборот-то мы разогнали, но теперь нужно еще и учитывать ежемесячные выплаты по займу. А еще вы сделали несколько поставок с отсрочкой платежа. У кого-то на месяц, у кого-то - на 2 недели. И окончательно запутались. Где деньги, сколько кому должны, кто и сколько должен вам - непонятно. Такая ситуация погубила не один и не два бизнеса. Оборот, вроде бы, огромный, а денег нет ни в кассе, ни на расчетном счете. А надо чем-то платить арендную плату, зарплату сотрудникам, налоги, сборы. Получается замкнутый круг. Рассказываем, как в него не угодить.
Зачем контролировать оборотные средства
Итак, мы выяснили, что в электронной торговле цикл товар-деньги-товар может быть сильно растянут во времени. Тут даже не “Утром стулья, вечером деньги”, а куда сложнее. Важно понимать, где и сколько средств находится в данный момент. А самое главное - когда эти деньги вернутся на баланс. Вот для чего это нужно:
- Так вы контролируете оборачиваемость товаров. Проще говоря - скорость, с которой они продаются. Можно сделать выводы о том, с какими позициями стоит работать. Сразу видно все неликвиды, неходовые позиции и товары, которые плохо идут.
- Можно увидеть проблемные “узкие” места бизнеса. Допустим, основная часть оборотки вечно “зависает” на курьерской доставке. Это значит, что выбранная служба работает так себе, если тормозит весь товарооборот. Возможно, стоит задуматься о смене курьерской службы на другую.
- Вы видите конкретно, сколько и где денег. А значит, не будете искать “внезапно” пропавшие пару миллионов. Никаких “Где деньги, Зин”, как пел Владимир Высоцкий.
Как контролировать товарооборот
Способ 1 - вручную
Подходит предпринимателям с небольшим оборотом и маленьким ассортиментом. Если у вас один розничный магазин по продаже пяти моделей домов из бруса, можно смело вести учет в рабочей тетради. Дай Бог, вы продаете один дом в неделю или несколько домов за сезон. Заведите блокнот и записывайте туда все продажи. Лучше оформить все в виде таблицы. В шапке будут статусы заказа, а в строчках - наименование продаж. Одного взгляда на такую тетрадь будет достаточно, чтобы понять общую картину.
Достоинства ручного товароучета:
- быстро, оперативно. Сделать запись в рабочую тетрадь - дело 1 минуты;
- такой документ можно всегда носить с собой, например, на переговоры с клиентом. Не нужно электричество, интернет и так далее;
- дешево или бесплатно. Тетрадь и авторучка стоят копейки;
- это просто. Покупаете блокнот и ручку и ведете учет. Не нужен ПК, смартфон или ноутбук.
Анализ товарооборота
Недостатки:
- доступ к документу имеет один человек. Если руководитель забрал тетрадь с собой, ни у кого больше не будет доступа к информации;
- тетрадь можно забыть, потерять, залить кофе;
- если нужно произвести какие-то расчеты, это тоже придется делать вручную. А значит, возможны ошибки, неточности и расхождения;
- не всем подходит. Как мы уже говорили, такой способ годится при сильно ограниченном товарообороте.
Для магазинов с большим ассортиментом ручной учет не подходит - нужно что-то позабористее.
Способ 2 - учет в Excel-таблицах
Более продвинутый, но тоже не идеальный способ. Работает так: вы заводите документ в Excel или “Гугл таблицах” и ведете весь учет там. Программа не только хранит данные, но делает несложные математические вычисления. При хорошем уровне владения ПК из таких приложений можно вытащить достаточно хороший функционал.
Достоинства:
- тоже почти бесплатно. Персональные компьютеры есть у всех, поэтому тратиться не придется;
- документ доступен широкому кругу пользователей. Любой, имеющий доступ к рабочему ПК, может воспользоваться информацией;
- данные хранятся в программе сколько угодно времени. Если, конечно, случайно их не удалить;
- можно использовать онлайн-версии “Гугл таблиц” и Excel. В этом случае можно воспользоваться данными с любого компьютера, подключенного к сети интернет. Нужно только настроить доступ;
- есть возможность корректировать данные. Если в тетради исправления приведут к путанице, то с компьютерными программами такого не будет. Можно редактировать информацию до бесконечности.
Недостатки:
- ограниченный функционал. Если нужны сложные математические расчеты, программа не справится;
- при использовании оффлайн-версий продукта, доступ к данным можно получить только в одном месте;
- шутки шутками, но работать с таблицами умеют не все. Посмотреть данные еще смогут, а вот внести изменения или добавить функций - не всегда;
- можно случайно все стереть и данные будут потеряны навсегда;
- таблицы крайне не наглядны. Иногда надо попотеть, чтобы в них разобраться.
Пример ведения учета товаров в Excel-таблице
Способ 3 - товароучетные системы
Самый оптимальный, продвинутый и удобный способ ведения товароучета. Суть в следующем: вы устанавливаете такую программу на свой компьютер, после чего система сама ведет учет параметров. А в большинстве случаев даже устанавливать ничего не придется. Товароучетные системы предоставляются в виде SaaS-услуги на основе облачных технологий хранения данных. Просто подключаетесь к личному кабинету и получаете доступ.
Достоинства:
- программа заточена под товароучет. Это значит, что все будет на своих местах и не придется адаптировать продукт под свои нужды;
- доступ из любой точки земного шара, где есть интернет. Руководитель может управлять бизнесом и получать аналитику из офиса, в командировке или в отпуске. Прямо из-под пальмы;
- данные никогда не исчезнут. Вся информация будет храниться в облаке до тех пор, пока сами не удалите;
- самое главное в контексте статьи: в товароучетной системе ЕКАМ вы видите не только сами товары и деньги, но и их распределение по всем сегментам продаж и этапам. Столько-то - в курьерских службах, столько-то - в товаре, столько-то - в пути. И все это можно посмотреть, просто открыв меню;
- программа все делает сама. В автоматическом режиме, без участия человека. Все, что от вас требуется - вводить первичные данные;
- широкий функционал. Система товароучета не только ведет базу товаров, но и контролирует сотрудников, генерирует документы, формирует аналитику;
- в систему можно завести вообще весь бизнес, а не только конкретный магазин или склад;
- исключена возможность ошибок. Если не напутаете сами, проблем не будет. Напутаете - система подскажет об ошибке - обязательно что-то не сойдется;
- программу можно носить с собой. Есть специальные мобильные приложения, позволяющие пользоваться системой в любом месте;
- система товароучета полностью автоматизирует продажи. Если делать все вручную, придется вычеркивать каждую позицию лично. Товароучетка сделает это сама, как только продавец пробьет кассовый чек;
- круглосуточная техническая поддержка. Все возникающие проблемы оперативно решаются сервисной службой;
- доступ к программе нескольких лиц, да еще и находящихся на разных концах страны.
Возможности программы ЕКАМ
Недостатки:
- нужен интернет. Без доступа к сети воспользоваться информацией нельзя;
- системы складского учета стоят денег. Правда, стоимость услуги многократно ниже возможных убытков из-за неправильного товароучета;
- “сырые” товароучетные системы могут глючить и работать некорректно. Выбирайте хороший продукт от проверенного поставщика, например, ЕКАМ. Это позволит избежать проблем.
Что нужно, чтобы подключиться к системе товароучета
Все больше предпринимателей отказываются от таблиц, текстовых редакторов и ручного учета товаров в пользу товароучетных программ. Воспользоваться услугой очень просто. Для этого нужно:
- выбрать подходящий продукт. Почитайте отзывы в интернет, пообщайтесь с коллегами, уже использующими такие программы. Системой ЕКАМ уже воспользовались более 6 тысяч организаций и ИП;
- зарегистрировать личный кабинет;
- выбрать и оплатить подходящий тарифный план;
- создать базу товаров;
- подключить онлайн-кассу и начать продавать и контролировать оборотные средства с выручкой.
Хотите держать все под контролем? Не откладывайте в долгий ящик и начните учет прямо сейчас. Удачи!