← Блог о торговле

Как вести учет продаж в интернет-магазине: нюансы, способы и подходящие программы

В каждом интернет-магазине, вне зависимости от его формата, масштаба и территориального охвата, ежедневно происходит множество стандартных бизнес-процессов. Чтобы добиться успеха в электронной торговле, их нужно тщательно контролировать. Особенно ответственный этап – учет продаж и товарных движений. При условии грамотной организации этой процедуры предприниматель сможет оценивать прибыльность проекта и своевременно оптимизировать работу компании. Рассмотрим все нюансы учета продаж в онлайн-сфере.

Особенности управления продажами через интернет-магазин

В рабочей схеме онлайн-магазина задействован целый комплекс внутренних и внешних бизнес-процессов. Среди них:

  • формирование ассортиментной карты;
  • закупка товаров;
  • наполнение и техническая поддержка сайта;
  • управление, планирование, контроль, формирование бухгалтерской отчетности;
  • прием и организация доставки заказов;
  • запуск маркетинговых активностей и многое другое.

Учет продаж – одна из ключевых составляющих этой сложной системы. От того, насколько правильно он организован, зависит эффективность всей рабочей модели проекта в целом. В идеале данными о продажах следует руководствоваться при планировании и принятии важных управленческих решений.

Ведение учета реализации в интернет-магазине позволяет решить многочисленные стратегические задачи:

  • контроль над сохранностью товара (предотвращение случаев воровства, хищения, халатного хранения);
  • корректное отображение товарных движений (новые поступления, списания, возвраты, утилизация);
  • получение достоверных данных об уровне прибыли, объеме выручки, эффективности использования запасов;
  • определение ассортиментного состава, который приносит максимальный доход;
  • рациональное планирование будущих закупок;
  • проведение инвентаризаций и ревизий.

В e-commerce учет реализации товара подчиняется тем же правилам, которые установлены для стационарных торговых точек. Согласно законодательству, владельцы интернет-бизнеса должны регистрировать предпринимательскую деятельность в налоговой службе по месту жительства или в режиме онлайн с помощью электронной цифровой подписи.

Обязательны к выполнению и другие стандартные требования к розничным торговцам: ведение бухгалтерской документации, уплата соответствующих налогов, предоставление отчетности. Для осуществления деятельности вполне подойдет упрощенная система налогообложения.

Основные плюсы УСН 

Основные плюсы УСН 

Но необходимо учитывать и некоторые отличия продаж через интернет-магазин:

  1. Особая процедура выдачи чеков. Фискальные чеки в основном отправляются клиентам в электронном виде на e-mail (при оплате наличными курьеру или сотруднику почты документ выдается посредником). Для подготовки квитанций нужно предварительно подключить онлайн-кассу по 54-ФЗ.
  2. Разнообразие способов оплаты. Оплата товара принимается преимущественно в онлайн-режиме через платежные сервисы, подключенные к сайту. Поддерживаются платежи с различных электронных кошельков, банковских карт. Также предусмотрены оплата наличными, наложенный платеж в отделениях почтовых служб. Эти нюансы должны учитываться в процессе контроля.
  3. Продажи по схеме дропшиппинга. Интернет-магазины часто работают с дропшиппинг-поставщиками, которые занимаются отправкой продукции непосредственным покупателям. В таком случае магазин отвечает только за стимулирование спроса, обработку заказов и прием платежей.

Поэтому управление продажами в электронной торговле может несущественно отличаться. Поначалу вести учет в интернет-магазине можно самостоятельно. В дальнейшем, когда бизнес начнет уверенно развиваться, стоит воспользоваться специальными сервисами для учета расходов и доходов, нанять в штат бухгалтера или отдать процесс на аутсорс.

Способы ведения учета продаж

В соответствии с утвержденной политикой компании реализация товара контролируется по отпускной или закупочной цене.

Происходит это в несколько этапов:

  • новая партия поступает на склад. Выполняется процедура оприходования, данные о товаре заносят в реестр;
  • товар передается со склада в пункт выдачи или в отделение перевозчика, который будет выполнять доставку. Операция оформляется документально;
  • факт покупки продукции подтверждается фискальным чеком. Данные о продаже вносят в специальную программу или кассовую книгу;
  • на счете 90 «Продажи» ведется бухгалтерский учет реализации продукта. В кредитовой части отражают отпускную стоимость, а в дебетовой – учетную (включает расходы на хранение, цену поставщика и налоги);
  • составляются регулярные отчеты, служащие основой для бухгалтерских проводок. В них указывают долю расходов и чистой прибыли, объем выручки.

В процессе учета фиксируются все этапы, которые проходит каждая товарная единица с момента поступления на склад магазина. В дальнейшем эта информация необходима для составления четкой и безошибочной налоговой отчетности.

В автоматизированных программах для контроля используются типовые проводки перемещения продукции. Если же учет ведется вручную – все зависит от применяемого способа. Всего их два.

Суммовой способ

Интернет-магазины с небольшим ассортиментом обычно останавливаются на самом простом способе контролирования движения средств – суммовом. Для такого учета не нужен специальный софт, поскольку записи ведутся вручную. Информацию вносят в таблицу, созданную в Excel, или еще банальнее – в обычную тетрадь приходов/расходов.

Ручное ведение учета товаров

Ручное ведение учета товаров 

Суть метода такова:

  1. По приходу товара подсчитывается и записывается сумма по цене реализации.
  2. Ежедневно от суммы отнимается выручка (таким образом, видны складские остатки).
  3. Недостача рассчитывается по формуле: Расчетный остаток - Фактический остаток.

Расходы, данные о продажах, суммы выручек разносят по разным столбцам. Чтобы узнать чистую прибыль, вычисляют разницу между расходами и зафиксированной выручкой.

При всей своей простоте суммовой метод имеет серьезные недостатки:

  • не дает полноценного представления о продажах, отражая только общие показатели в разрезе конкретного периода;
  • предполагает отсутствие детальной товарной аналитики: определить наиболее продаваемые и прибыльные позиции невозможно;
  • создает высокую вероятность ошибок калькуляции;
  • не позволяет выявить кражи и прочие мошеннические манипуляции недобросовестных сотрудников.

Использовать суммовой способ допустимо на начальных этапах запуска бизнеса, когда объем продаж еще невысок. Применять его постоянно разрешено исключительно точкам уличной торговли и продавцам, которые реализуют продукцию в отдаленных населенных пунктах без доступа к интернету.

Аналитический способ

Более углубленный контроль обеспечивает аналитический способ учета. В данном случае отслеживаются не только общие финансовые показатели, а и все операции, связанные с передвижением товара: от закупки до момента реализации покупателю. Это позволяет увидеть динамику продаж, зафиксировать коэффициент эффективности по каждой товарной единице и даже сотруднику.

Аналитический способ довольно сложный в исполнении, так как обязывает контролировать множество факторов, влияющих на прибыль. Но это лучшее решение для онлайн-магазинов с крупным и средним товарооборотом.

Метод взят за основу в программах и онлайн-сервисах по автоматизированному учету. В упрощенной схеме его применяют в Excel следующим образом:

  • создается файл с товарной базой, в которую построчно вручную заносят подробную информацию обо всех наименованиях – цена, вид упаковки, вес, производитель, объем поступлений, количество продаж и остатков в текущем периоде;
  • отдельно записываются сведения о возвратах, браке и просроченных товарах, результаты ревизий;
  • ежедневно фиксируется свежая информация о расходах, проданных позициях, выручке и прибыли;
  • формируется база клиентов – в таблицу вносят контакты покупателей, суммы покупок, детали по заказам;
  • для каждого месяца отводится новая страница в таблице.

Пример ведения учета в Excel-таблицах

Пример ведения учета в Excel-таблицах 

Опираясь на информацию из Excel-таблиц, нужно регулярно анализировать результаты деятельности и на их основании принимать необходимые управленческие решения. Но стоит учесть: проводить подобную работу вручную – очень трудоемкий и затратный по времени процесс. К тому же, при ручных подсчетах возможны частые ошибки.

Что выбрать: ручной или автоматизированный учет

На чем же лучше остановить выбор владельцу интернет-магазина? Оптимальный и самый эффективный вариант – воспользоваться автоматизированными системами учета. Тем более, что того требует от предпринимателей закон 54-ФЗ.

Особенно важно автоматизировать учет реализации товара в том случае, когда в интернет-магазине начинает значительно расти количество заказов. Ведь, чем выше товарооборот, тем сложнее контролировать процессы самостоятельно.

Современные программные продукты, разработанные для единого контроля над различными бизнес-процессами сайта, помогают детально отслеживать динамику продаж. В отличие от ручных способов подсчета такие автоматизированные системы, как «EKAM», дают доступ к статистике продаж, в которой отражаются максимально полные и точные данные.

Кроме того, в них предусмотрен целый список дополнительных функциональных решений:

  • управление финансовыми расходами;
  • обработка заказов;
  • осуществление складского учета;
  • создание подробных аналитических отчетов;
  • формирование заказов поставщикам на основании статистики продаж;
  • работа с ассортиментом и многое другое.

Если проект дорос до средних и крупных объемов – однозначно пора задуматься об оптимизации.

программа учета екам

Критерии выбора автоматизированных программных решений

Систему для учета продаж нужно выбирать индивидуально, ориентируясь на актуальные задачи, особенности текущих бизнес-процессов и организационную форму интернет-магазина.

Основные критерии выбора:

  1. Функционал. Набор функциональных возможностей системы – это ключевой аспект. Какие конкретно потребуются спецификации, зависит от тематики и целей бизнеса. Но функционал для управления торговлей должен быть как можно более полным. Это позволит без проблем обслуживать все стандартные бизнес-процессы. Приоритетные для интернет-магазина функции: интеграция с CMS, обработка заказов, контроль над закупками, складской учет, работа с клиентской базой, печать документов и чеков. Также стоит обратить внимание на наличие дополнительных модулей.
  2. Удобство работы в системе. Качественный продукт максимально удобен в использовании и эргономичен. Разобраться в принципах его работы под силу даже начинающим пользователям. Именно такое решение стоит искать: без труднодоступного функционала и запутанного интерфейса.
  3. Техническая поддержка. Техподдержка программного комплекса на старте и в процессе эксплуатации системы – обязательное условие для выбора той или иной платформы. Сотрудники сервиса должны уметь переносить данные из предыдущих систем, помогать новым клиентам осваивать программу.
  4. Профессионализм компании. Выбирая поставщика программного продукта, следует заранее оценить его компетентность в сфере, статус на рынке, уровень подготовки специалистов. Персонала сервиса должно хватать для качественного оперативного обслуживания всех клиентов.
  5. Обмен данными и синхронизация. На практике одну и ту же информацию часто приходится повторно вводить в разные системы. Поэтому желательно, чтобы платформа позволяла выполнять экспорт/импорт данных между ПО.
  6. Защищенность. Вводимая в систему информация должна быть надежно защищена от внешних угроз. Некоторые программы поддерживают разграничение прав доступа для пользователей с целью внутренней защиты данных.
  7. Финансовая часть вопроса. Часто решающим фактором становится стоимость приобретения или использования программы. Ценовой диапазон на рынке довольно широкий. Сокращенные и базовые версии стоят намного дешевле, чем профессиональные комплексные системы. Выбирать нужно, исходя из уровня финансирования и потребностей проекта.

Одним из самых сбалансированных по качеству и цене решений на рынке является система автоматизированного учета «EKAM». В числе ее преимуществ – простое подключение, интуитивно понятный интерфейс, качественная круглосуточная техподдержка, мультиплатформенность.

С помощью программы можно не только отслеживать движения товара, а и контролировать закупки, смотреть актуальные остатки, проводить инвентаризацию. Обширный функционал дает предпринимателю все необходимые инструменты для оптимизации работы. Кроме того, к системе учета можно легко подключить онлайн-кассу в соответствии с 54-ФЗ.

Основная цель коммерческого сайта – получение максимальной прибыли. Владелец интернет-магазина должен постоянно работать в этом направлении. Для увеличения объемов реализации нужен качественный контроль в динамике, который сможет обеспечить только профессиональная автоматизированная система.

У нас есть готовое решение и оборудование для онлайн-кассы

Испытайте все возможности платформы ЕКАМ бесплатно

Читайте также

Ведёте учёт в тетрадке или экселе? Пройдите бесплатный е-мейл курс —
Как увеличить прибыль, победив бардак в складском и финансовом учёте

Товароучетная система

  • Настройка автоматизации учёта товаров “под ключ”
  • Списание остатков в реальном времени
  • Учёт закупок и заказов поставщикам
  • Встроенная программа лояльности
  • Онлайн-касса под 54-ФЗ

Обеспечиваем оперативную поддержку по телефону,
помогаем загрузить товарную базу и поставить кассу на учёт.

Испытайте все возможности бесплатно!

Электронная почта*
Электронная почта*

Соглашение о конфиденциальности

и обработке персональных данных

 

1.Общие положения

 

1.1.Настоящее соглашение о конфиденциальности и обработке персональных данных (далее – Соглашение) принято свободно и своей волей, действует в отношении всей информации, которую ООО «Инсейлс Рус» и/или его аффилированные лица, включая все лица, входящие в одну группу с ООО «Инсейлс Рус» (в том числе ООО «ЕКАМ сервис»), могут получить о Пользователе во время использования им любого из сайтов, сервисов, служб, программ для ЭВМ, продуктов или услуг ООО «Инсейлс Рус» (далее – Сервисы) и в ходе исполнения ООО «Инсейлс Рус» любых соглашений и договоров с Пользователем. Согласие Пользователя с Соглашением, выраженное им в рамках отношений с одним из перечисленных лиц, распространяется на все остальные перечисленные лица.

1.2.Использование Сервисов означает согласие Пользователя с настоящим Соглашением и указанными в нем условиями; в случае несогласия с этими условиями Пользователь должен воздержаться от использования Сервисов.

1.3.Сторонами (далее – «Стороны) настоящего Соглашения являются:

«Инсейлс» – Общество с ограниченной ответственностью «Инсейлс Рус», ОГРН 1117746506514, ИНН 7714843760, КПП  771401001, зарегистрированное по адресу: 125319, г.Москва, ул.Академика Ильюшина, д.4, корп.1, офис 11 (далее - «Инсейлс»), с одной стороны, и

«Пользователь»

либо физическое лицо, обладающее дееспособностью и признаваемое участником гражданских правоотношений в соответствии с законодательством Российской Федерации;

либо юридическое лицо, зарегистрированное в соответствии с законодательством государства, резидентом которого является такое лицо;

либо индивидуальный предприниматель, зарегистрированный в соответствии с законодательством государства, резидентом которого является такое лицо;

которое приняло условия настоящего Соглашения.

1.4.Для целей настоящего Соглашения Стороны определили, что конфиденциальная информация – это сведения любого характера (производственные, технические, экономические, организационные и другие), в том числе о результатах интеллектуальной деятельности, а также сведения о способах осуществления профессиональной деятельности (включая, но не ограничиваясь: информацию о продукции, работах и услугах; сведения о технологиях и научно-исследовательских работах; данные о технических системах и оборудовании, включая элементы программного обеспечения; деловые прогнозы и сведения о предполагаемых покупках; требования и спецификации конкретных партнеров и потенциальных партнеров; информацию, относящуюся к интеллектуальной собственности, а также планы и технологии, относящиеся ко всему перечисленному выше), сообщаемые одной стороной другой стороне в письменной и/или электронной форме, явно обозначенные Стороной как ее конфиденциальная информация.

1.5.Целью настоящего Соглашения является защита конфиденциальной информации, которой Стороны будут обмениваться в ходе переговоров, заключения договоров и исполнения обязательств, а равно любого иного взаимодействия (включая, но не ограничиваясь, консультирование, запрос и предоставление информации, и выполнение иных поручений).

 

2.Обязанности Сторон

 

2.1.Стороны соглашаются сохранять в тайне всю конфиденциальную информацию, полученную одной Стороной от другой Стороны при взаимодействии Сторон, не раскрывать, не разглашать, не обнародовать или иным способом не предоставлять такую информацию какой-либо третьей стороне без предварительного письменного разрешения другой Стороны, за исключением случаев, указанных в действующем законодательстве, когда предоставление такой информации является обязанностью Сторон.

2.2.Каждая из Сторон предпримет все необходимые меры для защиты конфиденциальной информации как минимум с применением тех же мер, которые Сторона применяет для защиты собственной конфиденциальной информации. Доступ к конфиденциальной информации предоставляется только тем сотрудникам каждой из Сторон, которым он обоснованно необходим для выполнения служебных обязанностей по исполнению настоящего Соглашения.

2.3.Обязательство по сохранению в тайне конфиденциальной информации действительно в пределах срока действия настоящего Соглашения, лицензионного договора на программы для ЭВМ от 01.12.2016г., договора присоединения к лицензионному договору на программы для ЭВМ, агентских и иных договоров и в течение пяти лет после прекращения их действия, если Сторонами отдельно не будет оговорено иное.

2.4.Не будут считаться нарушением настоящего Соглашения следующие случаи:

(а)если предоставленная информация стала общедоступной без нарушения обязательств одной из Сторон; 

(б)если предоставленная информация стала известна Стороне в результате ее собственных исследований, систематических наблюдений или иной деятельности, осуществленной без использования конфиденциальной информации, полученной от другой Стороны;

(в)если предоставленная информация правомерно получена от третьей стороны без обязательства о сохранении ее в тайне до ее предоставления одной из Сторон; 

(г)если информация предоставлена по письменному запросу органа государственной власти, иного государственного органа,  или органа местного самоуправления в целях выполнения их функций и ее раскрытие этим органам обязательно для Стороны. При этом Сторона должна незамедлительно известить другую Сторону о поступившем запросе;

(д)если информация предоставлена третьему лицу с согласия той Стороны, информация о которой передается.

2.5.Инсейлс не проверяет достоверность информации, предоставляемой Пользователем, и не имеет возможности оценивать его дееспособность.

2.6.Информация, которую Пользователь предоставляет Инсейлс при регистрации в Сервисах, не является персональными данными, как они определены в Федеральном законе РФ №152-ФЗ от 27.07.2006г. «О персональных данных».

2.7.Инсейлс имеет право вносить изменения в настоящее Соглашение. При внесении изменений в актуальной редакции указывается дата последнего обновления. Новая редакция Соглашения вступает в силу с момента ее размещения, если иное не предусмотрено новой редакцией Соглашения.

2.8.Принимая данное Соглашение Пользователь осознает и соглашается с тем, что Инсейлс может отправлять Пользователю персонализированные сообщения и информацию (включая, но не ограничиваясь) для повышения качества Сервисов, для разработки новых продуктов, для создания и отправки Пользователю персональных предложений, для информирования Пользователя об изменениях в Тарифных планах и обновлениях, для направления Пользователю маркетинговых материалов по тематике Сервисов, для защиты Сервисов и Пользователей и в других целях.

Пользователь имеет право отказаться от получения вышеуказанной информации, сообщив об этом письменно на адрес электронной почты Инсейлс - contact@ekam.ru.

2.9.Принимая данное Соглашение, Пользователь осознает и соглашается с тем, что Сервисами Инсейлс для обеспечения работоспособности Сервисов в целом или их отдельных функций в частности могут использоваться файлы cookie, счетчики, иные технологии и Пользователь не имеет претензий к Инсейлс в связи с этим.

2.10.Пользователь осознает, что оборудование и программное обеспечение, используемые им для посещения сайтов в сети интернет могут обладать функцией запрещения операций с файлами cookie (для любых сайтов или для определенных сайтов), а также удаления ранее полученных файлов cookie.

Инсейлс вправе установить, что предоставление определенного Сервиса возможно лишь при условии, что прием и получение файлов cookie разрешены Пользователем.

2.11.Пользователь самостоятельно несет ответственность за безопасность выбранных им средств для доступа к учетной записи, а также самостоятельно обеспечивает их конфиденциальность. Пользователь самостоятельно несет ответственность за все действия (а также их последствия) в рамках или с использованием Сервисов под учетной записью Пользователя, включая случаи добровольной передачи Пользователем данных для доступа к учетной записи Пользователя третьим лицам на любых условиях (в том числе по договорам или соглашениям). При этом все действия в рамках или с использованием Сервисов под учетной записью Пользователя считаются произведенными самим Пользователем, за исключением случаев, когда Пользователь уведомил Инсейлс о несанкционированном доступе к Сервисам с использованием учетной записи Пользователя и/или о любом нарушении (подозрениях о нарушении) конфиденциальности своих средств доступа к учетной записи.

2.12.Пользователь обязан немедленно уведомить Инсейлс о любом случае несанкционированного (не разрешенного Пользователем) доступа к Сервисам с использованием учетной записи Пользователя и/или о любом нарушении (подозрениях о нарушении) конфиденциальности своих средств доступа к учетной записи. В целях безопасности, Пользователь обязан самостоятельно осуществлять безопасное завершение работы под своей учетной записью по окончании каждой сессии работы с Сервисами. Инсейлс не отвечает за возможную потерю или порчу данных, а также другие последствия любого характера, которые могут произойти из-за нарушения Пользователем положений этой части Соглашения.

 

3.Ответственность Сторон

 

3.1.Сторона, нарушившая предусмотренные Соглашением обязательства в отношении охраны конфиденциальной информации, переданной по Соглашению, обязана возместить по требованию пострадавшей Стороны реальный ущерб, причиненный таким нарушением условий Соглашения в соответствии с действующим законодательством Российской Федерации.

3.2.Возмещение ущерба не прекращают обязанности нарушившей Стороны по надлежащему исполнению обязательств по Соглашению.

 

4.Иные положения

 

4.1.Все уведомления, запросы, требования и иная корреспонденция в рамках настоящего Соглашения, в том числе включающие конфиденциальную информацию, должны оформляться в письменной форме и вручаться лично или через курьера, или направляться по электронной почте адресам, указанным в лицензионном договоре на программы для ЭВМ от 01.12.2016г., договоре присоединения к лицензионному договору на программы для ЭВМ и в настоящем Соглашении или другим адресам, которые могут быть в дальнейшем письменно указаны Стороной.

4.2.Если одно или несколько положений (условий) настоящего Соглашения являются либо становятся недействительными, то это не может служить причиной для прекращения действия других положений (условий).

4.3.К настоящему Соглашению и отношениям между Пользователем и Инсейлс, возникающим в связи с применением Соглашения, подлежит применению право Российской Федерации.

4.3.Все предложения или вопросы по поводу настоящего Соглашения Пользователь вправе направлять в Службу поддержки пользователей Инсейлс www.ekam.ru либо по почтовому адресу: 107078, г. Москва, ул. Новорязанская, 18, стр.11-12 БЦ «Stendhal» ООО «Инсейлс Рус».

 

Дата публикации: 01.12.2016г.

 

Полное наименование на русском языке:

Общество с ограниченной ответственностью «Инсейлс Рус»

 

Сокращенное наименование на русском языке:

ООО «Инсейлс Рус»

 

Наименование на английском языке:

InSales Rus Limited Liability Company (InSales Rus LLC)

 

Юридический адрес:

125319, г. Москва, ул. Академика Ильюшина, д. 4, корп.1, офис 11

 

Почтовый адрес:

107078, г. Москва, ул. Новорязанская, 18, стр.11-12, БЦ «Stendhal»

ИНН: 7714843760 КПП: 771401001

 

Банковские реквизиты:

Р/с 40702810600001004854

 

В ИНГ БАНК (ЕВРАЗИЯ) АО, г.Москва,
к/с 30101810500000000222, БИК 044525222

Электронная почта: contact@ekam.ru

Контактный телефон: +7(495)133-20-43

Заказ в один клик
Я принимаю условия передачи информации