Управление бюджетом интернет-магазина: основные показатели и инструменты контроля

Бюджетирование – основной инструмент управления интернет-магазином. С его помощью решают три ключевых задачи для бизнеса: планирование деятельности, контроль над выполнением плановых показателей и анализ результатов. В процессе бюджетирования продумываются стартовые вложения, оцениваются текущие и будущие расходы/доходы, исключаются лишние траты. Все принципы, правила и нюансы управления бюджетом рассмотрены в этой статье.

Разработка финансовой модели

Основополагающие процессы для любого интернет-магазина – создание оптимальной финансовой модели и ориентировочного бизнес-плана. Поскольку от них зависит стратегия развития компании, они должны предшествовать запуску сайта.

Финансовая модель – сложная многогранная система, в которой оценивается потенциальная прибыльность бизнеса с оглядкой на все важные факторы влияния. Развитие проекта в системе описывают в денежном эквиваленте.

Модель отражает взаимосвязи между различными финансовыми и другими операциями, помогает оценить текущее положение дел в материальном плане и вносить оперативные корректировки на каждом этапе становления. Это важно потому, что в какой-то степени бизнес-план всегда идеализируется при разработке.

Финансовая модель компании в Excel 

Есть несколько вариантов моделирования финансовой схемы. Те, кто не владеет базовыми математическими понятиями, не имеет навыков работы с офисными программами и глубокого понимания сути организационных процессов, могут найти готовую бизнес-модель в интернете. Но нужно учитывать, что такой вариант вряд ли будет полностью соответствовать конкретной ситуации и особенностям сферы деятельности. Внедрять его следует только после модернизации и переработки под свою специфику.

Создание собственной индивидуальной модели с нуля – более надежный и правильный способ. Строить ее можно в табличном редакторе Excel. Все начинается с набросков и планирования ключевых процессов. После этого в каждый пункт вносятся необходимые дополнения, расчеты и прогнозы.

Из чего состоит финансовая модель:

1. Планирование расходов и доходов.
2. Прогнозирование продаж.
3. Определение постоянных и переменных затрат.
4. План движения денежных средств.
5. Детализация по месяцам.

На первых этапах предполагаемые затраты и доход рассчитываются примерно на год. Затем уже составляют среднесрочные (на 1-3 года) или долгосрочные бюджеты (на 3-5 лет).

Планируя доходы, нужно перечислить и рассортировать все возможные источники прибыли. Для получения реалистичных прогнозов по продажам желательно проанализировать рынок, эффективные маркетинговые тактики и стратегии. При расчетах общего денежного потока активные продажи трансформируются в заказы и переводятся в денежный эквивалент.

Денежные расходы компании делятся на две группы:

1. Постоянные – не зависят от реализации и прибыли (аренда помещений, обслуживание оборудования, рекламные затраты).
2. Переменные – определяются объемом продаж (дозакупки товара, транспортные услуги, работа подрядчиков, покупка расходных материалов).

Прибыль от планируемых продаж вычисляют по формуле:

Примерное количество потребителей за месяц х Цена товара х Частота продаж в отчетный период

Сложив денежные потоки по каждой товарной единице, выводим общую прибыль.

Ее также рассчитывают по формуле:

Суммарный доход – Суммарные затраты за отчетный период

Для расчета показателя чистой прибыли нужно знать себестоимость продукции. Это сумма расходов на производство, транспортировку и реализацию. В нее входят затраты на рекламу, выплату заработной платы персоналу и прочее.

Факторы, влияющие на прибыль интернет-магазина 

Формула для вычисления чистой прибыли:

Суммарный доход – Все издержки

Формула подсчета валовой прибыли:

Суммарный доход – Расходы на основные операции

Валовую прибыль учитывают при анализе рентабельности бизнеса. Качество операционной деятельности определяется операционной прибылью.

Формула для расчета операционной прибыли:

Валовая прибыль – Постоянные расходы

Поначалу этот показатель может быть практически нулевым. В будущем он должен расти, иначе бизнес будет убыточным.

Финансовая модель используется в бюджетировании после утверждения плана продаж. Она помогает установить цели по затратам, прибыли, бюджетные лимиты для различных мероприятий. Кроме того, с ее помощью отслеживают, как повлияет вероятное изменение какого-либо параметра на конечный результат, что конкретно сказывается на ликвидности, будущем доходе и финансовой устойчивости фирмы. Это отличный инструмент мониторинга текущей ситуации и эффективное средство для выработки оптимальной финансовой политики.

Составление схемы затрат и выбор форм бюджетов

Если старт бизнеса только планируется, нужно просчитать все расходы на его запуск и определить первоначальный капитал. Данные лучше занести в отдельную схему. Наглядная иллюстрация позволит правильно распределить ресурсы и облегчит управление бюджетом.

Первая группа затрат в схеме – первоначальные расходы. Включает две составляющие:

1. Офлайн – регистрация ООО/ИП, аренда офисных и складских помещений, заработная плата, первые закупки у поставщиков, коммунальные и управленческие расходы.
2. Онлайн – разработка сайта, логотипа и нейминга, услуги веб-дизайнера, оплата домена и хостинга.

Вторая группа – регулярные ежемесячные затраты. В нее входят:

• администрирование сайта;
• бухгалтерский учет;
• реклама;
• содержание склада и офиса;
• закупка, транспортировка и хранение товара.

По этой схеме можно рассчитать, сколько средств понадобится на запуск бизнеса и спрогнозировать расходы по месяцам на ближайшие 3-6-9 месяцев.

Структура основных затрат бизнеса 

Для построения качественной системы бюджетирования используется одна из форм бюджетов:

• движения денежных средств – отражает данные о поступлениях и расходах по кассе и расчетным счетам. Необходима для управления ликвидностью компании;
• доходов и расходов – фиксирует все доходы и расходы, дает возможность планировать прибыль и оценивать уровень доходности. Применяется для управления рентабельностью/прибыльностью;
• по балансовому листу – показывает активы и пассивы, которыми располагает компания, позволяет увидеть способы их эффективного использования. Предназначена для управления ресурсами.

В идеале рекомендуется применять все бюджетные формы. «Усеченное» бюджетирование приводит к неверным управленческим решениям, которые вредят бизнесу.

Планирование расходов

Следующий этап – более детализированное планирование и управление регулярными расходами. Рассмотрим основные статьи затрат для онлайн-магазина.

Работа с заказами

Расходы на работу с заказами в интернет-магазине включают все траты, сопутствующие закупке:

• контроль над наличием и качеством товара;
• подготовительные работы;
• оформление;
• транспортные расходы;
• контроль документации;
• приемка и оприходование;
• постановка на учет;
• оплата труда привлеченного персонала.

Также это расходы, связанные с непосредственной обработкой заказов покупателей:

• сбор, упаковка и передача в службу доставки;
• отправленные, но не выкупленные заказы;
• возвраты товара;
• потери заказов после отгрузки;
• любые скидки, акции и распродажи.

Общие расходы рассчитываются, как сумма ежемесячных затрат, не связанных с себестоимостью товара, разделенная на число заказов в месяц.

Траты нужно заранее планировать и закладывать в стоимость заказа. На основании этих данных выбирается правильная модель ценообразования, устанавливается оптимальная система скидок, при которой компания не выйдет за пределы точки безубыточности. План по затратам четко показывает, куда уходит прибыль. Благодаря правильному учету можно просчитать и контролировать минимальные показатели чистой прибыли.

Реклама и маркетинг

Вторая важная статья, от которой зависит количество продаж – расходы на продвижение. Чтобы получать прибыль практически сразу после старта бизнеса, лучше планировать рекламу еще до запуска. В таком случае к моменту выхода товара на рынок уже будет некий ажиотаж.

Планирование рекламного бюджета происходит в несколько этапов:

1. Подготовка и сбор данных.
2. Анализ деятельности конкурентов.
3. Обозначение границ рынка.
4. Оценка предполагаемых показателей рентабельности.

На последнем этапе определяется оптимальное количество доходов, которые стоит выделить на рекламную кампанию. Если интернет-магазин уже какое-то время присутствует на рынке, можно учесть при планировании затрат на рекламу процент от продаж и прибыли, уровень реализации в единицах товара. Также деньги распределяют по различным математическим моделям, согласовывают с поставленными целями и задачами или отталкиваются от объема существующих ресурсов. Популярный метод – планирование рекламы, исходя из маркетинговых затрат главных конкурентов.

Рекламный бюджет интернет-магазина по месяцам 

Зачастую в месячный бюджет закладывается сумма, рассчитанная на привлечение одного покупателя. Так планируют примерное общее количество средств, которые необходимы для получения нужного количества заказов.

СРО – стоимость одного привлеченного покупателя – вычисляют по формуле:

Рекламный бюджет / Количество привлеченных покупателей (ожидаемое или за прошлый период по аналогичной кампании)

Привязка к СРО помогает рассчитать предполагаемую стоимость обработки одного заказа и спрогнозировать результат при условии вложения определенной суммы. Но прогноз не дает гарантии получения запланированных продаж.

Определить фиксированный рекламный бюджет раз и навсегда – не лучшее решение. Его нужно постоянно пересматривать, глядя на меняющиеся тенденции рынка, основные факторы влияния, изменения в экономической и конкурентной среде.

Расходы на содержание

Обслуживание интернет-магазина предусматривает такие регулярные траты:

1. Аренда склада, офиса, точки самовывоза.
2. Выплата заработных плат нанятому персоналу.
3. Налоги и бухгалтерские услуги.
4. Офисные траты.
5. Расходы на техническое сопровождение сайта, хостинг, доступ в интернет.
6. Оплата телефонной связи, вспомогательных онлайн-сервисов.

Все это нужно также включить в бюджет. Грамотное управление расходами позволяет рационально распределить имеющиеся бюджетные средства, исключить ситуации с нехваткой денег на основные операции и оперативно корректировать выбранный курс в зависимости от ситуации.

Календарный план движения материальных средств

Эффективность бизнеса определяется не остатками на расчетном счете. Нормальными считаются показатели прибыли, значительно превышающие сумму регулярных ежемесячных расходов. Чтобы быть в курсе текущего финансового положения и понимать, что ожидает бизнес в ближайшем будущем, нужно пользоваться специальными инструментами для мониторинга. Один из таких инструментов – календарный бюджет движения денежных средств. Он предназначен для отслеживания финансовых потоков в режиме реального времени.

Бюджет движения денежных средств 

Календарный план показывает ситуацию в компании по конкретному периоду: день, месяц, год. Состоит из двух листов:

1. Информация о поступлениях/расходах.
2. Финансовый отчет по рабочим дням.

План необходим для расчета денежных остатков на конец периода и прогнозирования на случай внеплановых расходов.

Регулирование денежных остатков

Отслеживать финансовые остатки нужно для того, чтобы хватало средств на выполнение обязательств перед поставщиками, покупателями, кредиторами и сотрудниками. Если появляются отрицательные цифры, значит траты компании превышают ее возможности.

С такой проблемой следует бороться, используя различные предупреждающие и оперативные методы воздействия:

• введение предоплаты;
• управление дебиторскими задолженностями;
• сокращение складских запасов;
• работа с рассрочками платежей.

Избежать лишних трат помогает оптимизация штата сотрудников, оформление партнерства со службами доставки, прогнозирование прибыли и затрат.

Контроль финансовых показателей

Еще один эффективный способ управления бюджетом и регулирования денежных остатков – автоматизация внутренних процессов. Реализуется она за счет специализированных товароучетных систем.

Одно из оптимальных решений, которое позволит отладить основные бизнес-процессы и поставить рутинные задачи на поток – облачный сервис «ЕКАМ». В нем предусмотрено несколько удобных тарифных планов для интернет-магазина. Выбрав подходящий пакет, предприниматели получают возможность ускорить обработку заказов, исключить человеческие ошибки и минимизировать денежные потери.

Пользователям дается доступ к расширенной аналитике, где ведется учет важных для компании финансовых показателей по конкретному периоду или отдельно взятым дням. В разделе «Аналитика» отражаются:

• выручка;
• количество продаж;
• средний чек;
• товарооборот;
• себестоимость и рентабельность товара.

Расходы для учета можно настроить в блоке «Статьи затрат».

Управление бюджетом интернет-магазина состоит из трех важных этапов: определение финансовой и бюджетной структуры, планирование, оценка достигнутых результатов. Необходимо уделять им достаточно внимания, пользоваться различными вспомогательными инструментами для учета, автоматизировать основные расчеты и процессы. Так предприниматели сводят к минимуму вероятность возникновения ситуаций, в которых прибыль от бизнеса становится ниже затрат.