← Блог о торговле

Управление товарными запасами в розничном магазине: анализ показателя, формулы расчета, основные способы

- Белый хлеб есть?
- Нет.
- А молоко топленое?
- К сожалению, только что закончилось.
- Да что у вас за магазин такой, что ни придешь к вам, вечно ничего нет.

Именно так розничные магазины теряют немалую часть покупателей. Чтобы этого не случилось, надо правильно управлять товарными запасами, тогда все позиции будут в наличии. С другой стороны, нужно избежать излишнего затоваривания склада, не тратясь на его обслуживание. В общем, следует найти золотую середину. О том, как это сделать - наша новая статья.

Немного терминов и определений

Товарный запас

В учебниках по торговле и экономике есть несколько определений товарного запаса. Все они сводятся к следующему:

Товарный запас - это количество продукции, находящейся в собственности розничного магазина и предназначенной для реализации. Сюда же входят и всевозможные расходные материалы, комплектующие, запасные части в предприятиях сферы услуг. Трубы и фитинги у сантехника, косметика в салоне красоты - все это же товарные запасы.

Товарные запасы делятся на:

  • сезонные. Мало касается розничных магазинов, здесь такими временными категориями почти не оперируют. Зимний запас угля в котельной, запас кормов для скота в сельскохозяйственных производствах - типичные примеры сезонных товарных запасов;
  • текущие товарные запасы. Вот это как раз про розницу. Нужны для ежедневного обеспечения потребностей магазина в продукции;
  • страховые товарные запасы. Ну тут все понятно, они нужны на случай, если что-то внезапно закончилось.

Товарный запас измеряется несколькими способами: в натуральном или денежном выражении, а также в днях. 100 коробок апельсинового сока - это измерение в натуральном выражении. 100 тысяч рублей в товарообороте - измерение в деньгах. Продукции хватит на 4 дня продаж - выражение товарного запаса в днях.

Обычно при расчетах используют величину среднего товарного запаса за период времени: неделю, месяц, квартал и так далее. Средний товарный запас рассчитывается по несложной формуле:

ТЗср = (ТЗ1 + ТЗ2 + ТЗ3… + ТЗN) / количество дней в периоде

где:

  • ТЗср - средний товарный запас;
  • ТЗ1-ТЗN - величина товарных запасов каждый день рассматриваемого периода.

Считать по этой формуле можно как в деньгах, так и в натуральном выражении: штуках, упаковках, килограммах и так далее.

Система управления товарными запасами

Система управления товарными запасами

Коэффициент оборачиваемости товара

Один из ключевых показателей в торговле. Коэффициент оборачиваемости товара показывает, за сколько продукция проходит один оборот цикла “товар-деньги-товар”. Считается по формуле:

КО = выручка / средний товарный запас

Это общий показатель оборачиваемости. Сам по себе он ничего не значит и используется в расчет коэффициента оборачиваемости в днях. Формула расчета такая:

оборачиваемость в днях = количество дней в периоде / коэффициент оборачиваемости

Полученная цифра показывает уже прикладные вещи:

  • за сколько дней продукция проходит цикл “товар-деньги-товар”;
  • в течение какого времени товар превращается в деньги. Ну или через какое время средства, вложенные в продукцию, вернутся на баланс магазина;
  • на сколько дней вам хватит текущего товарного запаса.

Требования к товарному запасу

Теперь отвлечемся от формул и порассуждаем. Итак, у нас есть магазин с полками и витринами и склад. Здесь лежит какое-то количество товара, которого хватит на определенное время. Главная задача сделать так, чтобы продукция не успевала заканчиваться до прихода новых партий. Можно пойти несколькими путями:

  • арендовать огромный склад, забить его товарами под завязку и не думать о поставках ближайшие несколько месяцев, если конечно, позволяют сроки годности. Все бы хорошо, если бы не один нюанс: за склады надо платить аренду, нанимать персонал, поддерживать температурный режим и прочее. Обслуживание товара съест немало денег, увеличив его себестоимость, а значит и розничную цену;
  • вообще не содержать никаких складов, а просто заказывать продукцию по мере того, как она будет заканчиваться. Здесь тоже есть существенный недостаток: любой сбой в поставках приведет к тому, с чего мы начали эту статью. Товар разберут, а новый привезти не успеют;
  • найти золотую середину между первым и вторым путями. Иметь минимальный склад с текущими и страховыми товарными запасами, а по мере выхода продукции заказывать ее у поставщиков. Сорвалась партия - спокойно реализуем товарную подушку, не просаживая ассортимент.

Итак, главное: товарный запас должен покрывать потребности розничного магазина в продукции, а затраты на обслуживание и хранение при этом должны быть минимальными.

Схема формирования заказов по потребностям 

Схема формирования заказов по потребностям 

Как определить, сколько товара надо хранить на складе

Методов расчета товарного запаса довольно много, от простых до продвинутых. Для розницы, особенно если магазин находится в стадии открытия или недавно запущен, подойдет самый простой - опытно-статистический. Он основан на анализе оборачиваемости, продаж, сроков хранения и тому подобное. Что-то рассчитать эмпирически возможно, но есть риск попасть пальцем в небо. Все дело в том, что в уравнении всегда будет плавающая величина - количество продаж. Никто навскидку не скажет, как будет продаваться та или иная позиция.

Для расчета берем во внимание такие критерии, как:

  • объем продаж за единицу времени: день, неделю или месяц;
  • наличие, размер и оснащенность складских помещений;
  • работа поставщиков. Одно дело, если товар поставляют по щелчку пальца: сегодня заказал - завтра привезли. И совсем другое, когда поставки делаются, например, 2 раза в неделю: по вторникам и четвергам. Не успел заказать в понедельник - останешься без товара почти на всю неделю;
  • возможные всплески и падения продаж. Например, бары и магазины разливных напитков делают основную выручку в пятницу и субботу. Именно на эти периоды нужно заказывать основные партии товара и забивать склады. А на неделе можно обойтись и минимумом;
  • сроки годности товаров. Понятно, что оборачиваемость должна быть меньше сроков годности. Если коэффициент оборачиваемости молока равен 3 дням, размер партии определяется исходя их этого срока, иначе товар просто испортится.

На практике делается так: все показатели изучаются и анализируются, после чего формируется некая красная линия, ниже которой опускать товарный запас нельзя. Если магазин только открылся, составляется план продаж, а на его основе определяется товарный запас. А дальше корректируем показатели в зависимости от того, что и как продается.

Минимальная величина товарного запаса называется неснижаемым остатком. Как только показатель приближается к этому значению, нужно сразу делать заявку поставщику. При этом нужно учитывать и сроки поставки, чтобы сделать это заранее. Если товар везут неделю, успеете все распродать и остаться без продукции. В этом случае неснижаемого остатка должно хватать приблизительно на 10 дней, чтобы компенсировать возможные задержки поставки и оставить себе время для маневра.

Неснижаемый остаток рассчитывается для каждой позиции в отдельности. У продукции различное время хранения и реализации, разные сроки поставок, продаются они тоже по-разному. Что-то уходит за несколько часов (хлебобулочные изделия, молочка, полуфабрикаты), в то время как другие позиции стоят на витрине месяцами (деликатесы, элитный алкоголь).

Элементы системы управления товарными запасами

Элементы системы управления товарными запасами

А теперь представьте: даже в небольшом розничном магазине сотни наименований товара. Уследить за всем нереально: нужен системный подход. Об этом - следующая часть статьи.

Методы управление товарными запасами

Прежде чем переходить к способам управление запасами товара, подведем небольшой итог из предыдущих частей статьи. Итак, нам известна величина товарного запаса и неснижаемого остатка, которые нужно поддерживать на складах, делая своевременные заявки поставщику. Для этого есть несколько подходов.

Ручное управление

Ну как ручное: ручка, блокнот или пара журналов вам все равно понадобятся. Суть в следующем: вы ежедневно проверяете товарные запасы на предмет неснижаемого остатка и, в случае чего, заказываете товар у поставщика. Несмотря на свою примитивность, подход с успехом можно применять в магазинах и торговых точках с небольшой товарной номенклатурой - не более десятка позиций. Никакой автоматизации тут не нужно, это все равно, что палить по воробьям из крупнокалиберной пушки.

Вести такой учет можно как удобно: в тетрадке, вордовском файле, писать заметки на смартфоне или скачать на него простенькое приложение для товароучета. Главное держать ситуацию под контролем и вовремя делать заявки снабженцам.

Товароучет в Excel

Это уже начальная ступень автоматизации товароучета. Здесь данные заносятся не в тетрадь или журнал, а в экселевский документ. Удобно тем, что программа самостоятельно рассчитывает показатели при изменении исходных данных. По крайней мере от математики вы будете избавлены. Изменили количество нескольких позиций в соответствующей ячейке таблицы - система автоматически рассчитала стоимость товарного запаса в денежном эквиваленте.

Для того, чтобы вести товароучет в Excel, понадобится скачать один из специальных шаблонов, предметно заточенных под эти цели. Есть платные и бесплатные инструменты с различным функционалом. При всех плюсах, учет в таблицах эксель не решает главной задачи - автоматизации управления товарными запасами. Контролировать процесс придется вручную, а значит, неизбежны ошибки и неточности. Поэтому есть самый совершенный на данный момент инструмент управления - товароучетные программы.

Пример ведения учета в Excel-таблицах

Пример ведения учета в Excel-таблицах

Управление товарными запасами при помощи программ складского учета

Здесь все делается в автоматическом режиме при минимальном участии человека. Вы просто задаете величину неснижаемого остатка, при достижении которого программа сама делает заявки поставщикам. Риск остаться без товара в разгар продаж исключается полностью. Как это работает: товароучетка интегрируется с онлайн-кассами и каждый проданный товар моментально списывается с остатков. При достижении неснижаемого порога программа формирует и отправляет заявку снабженцам, а товар привозят на склад. Персонал при этом не задействован вовсе.

Для этих целей подойдет система товарного и складского учета “ЕКАМ”. Функционал программы не ограничивается контролем товарных запасов - она умеет гораздо больше:

  • встроенная CRM-система позволяет контролировать работу сотрудников и выявлять наиболее эффективных;
  • программа лояльности дает возможность управлять скидками, акциями и спецпредложениями;
  • все документы автоматически формируются и сохраняются в облаке. При необходимости их можно распечатать, поставить подписи и печати (если заверить электронной подписью, то и распечатывать не нужно) и отправить адресату;
  • доступ к программе возможен из любой точки мира, где есть интернет. Войти в личный кабинет можно с компьютера или смартфона с установленным на него мобильным приложением.

Выбирайте удобный способ управления бизнесом и складскими запасами: ручной или автоматизированный, при помощи товароучетных программ. Главное - не пускать дело на самотек, чтобы избежать перебоев в продажах. Успехов в бизнесе!

У нас есть готовое решение и оборудование для онлайн-кассы

Испытайте все возможности платформы ЕКАМ бесплатно

Читайте также

Ведёте учёт в тетрадке или экселе? Пройдите бесплатный е-мейл курс —
Как увеличить прибыль, победив бардак в складском и финансовом учёте

Товароучетная система

  • Настройка автоматизации учёта товаров “под ключ”
  • Списание остатков в реальном времени
  • Учёт закупок и заказов поставщикам
  • Встроенная программа лояльности
  • Онлайн-касса под 54-ФЗ

Обеспечиваем оперативную поддержку по телефону,
помогаем загрузить товарную базу и поставить кассу на учёт.

Испытайте все возможности бесплатно!

Электронная почта*
Электронная почта*

Соглашение о конфиденциальности

и обработке персональных данных

 

1.Общие положения

 

1.1.Настоящее соглашение о конфиденциальности и обработке персональных данных (далее – Соглашение) принято свободно и своей волей, действует в отношении всей информации, которую ООО «Инсейлс Рус» и/или его аффилированные лица, включая все лица, входящие в одну группу с ООО «Инсейлс Рус» (в том числе ООО «ЕКАМ сервис»), могут получить о Пользователе во время использования им любого из сайтов, сервисов, служб, программ для ЭВМ, продуктов или услуг ООО «Инсейлс Рус» (далее – Сервисы) и в ходе исполнения ООО «Инсейлс Рус» любых соглашений и договоров с Пользователем. Согласие Пользователя с Соглашением, выраженное им в рамках отношений с одним из перечисленных лиц, распространяется на все остальные перечисленные лица.

1.2.Использование Сервисов означает согласие Пользователя с настоящим Соглашением и указанными в нем условиями; в случае несогласия с этими условиями Пользователь должен воздержаться от использования Сервисов.

1.3.Сторонами (далее – «Стороны) настоящего Соглашения являются:

«Инсейлс» – Общество с ограниченной ответственностью «Инсейлс Рус», ОГРН 1117746506514, ИНН 7714843760, КПП  771401001, зарегистрированное по адресу: 125319, г.Москва, ул.Академика Ильюшина, д.4, корп.1, офис 11 (далее - «Инсейлс»), с одной стороны, и

«Пользователь»

либо физическое лицо, обладающее дееспособностью и признаваемое участником гражданских правоотношений в соответствии с законодательством Российской Федерации;

либо юридическое лицо, зарегистрированное в соответствии с законодательством государства, резидентом которого является такое лицо;

либо индивидуальный предприниматель, зарегистрированный в соответствии с законодательством государства, резидентом которого является такое лицо;

которое приняло условия настоящего Соглашения.

1.4.Для целей настоящего Соглашения Стороны определили, что конфиденциальная информация – это сведения любого характера (производственные, технические, экономические, организационные и другие), в том числе о результатах интеллектуальной деятельности, а также сведения о способах осуществления профессиональной деятельности (включая, но не ограничиваясь: информацию о продукции, работах и услугах; сведения о технологиях и научно-исследовательских работах; данные о технических системах и оборудовании, включая элементы программного обеспечения; деловые прогнозы и сведения о предполагаемых покупках; требования и спецификации конкретных партнеров и потенциальных партнеров; информацию, относящуюся к интеллектуальной собственности, а также планы и технологии, относящиеся ко всему перечисленному выше), сообщаемые одной стороной другой стороне в письменной и/или электронной форме, явно обозначенные Стороной как ее конфиденциальная информация.

1.5.Целью настоящего Соглашения является защита конфиденциальной информации, которой Стороны будут обмениваться в ходе переговоров, заключения договоров и исполнения обязательств, а равно любого иного взаимодействия (включая, но не ограничиваясь, консультирование, запрос и предоставление информации, и выполнение иных поручений).

 

2.Обязанности Сторон

 

2.1.Стороны соглашаются сохранять в тайне всю конфиденциальную информацию, полученную одной Стороной от другой Стороны при взаимодействии Сторон, не раскрывать, не разглашать, не обнародовать или иным способом не предоставлять такую информацию какой-либо третьей стороне без предварительного письменного разрешения другой Стороны, за исключением случаев, указанных в действующем законодательстве, когда предоставление такой информации является обязанностью Сторон.

2.2.Каждая из Сторон предпримет все необходимые меры для защиты конфиденциальной информации как минимум с применением тех же мер, которые Сторона применяет для защиты собственной конфиденциальной информации. Доступ к конфиденциальной информации предоставляется только тем сотрудникам каждой из Сторон, которым он обоснованно необходим для выполнения служебных обязанностей по исполнению настоящего Соглашения.

2.3.Обязательство по сохранению в тайне конфиденциальной информации действительно в пределах срока действия настоящего Соглашения, лицензионного договора на программы для ЭВМ от 01.12.2016г., договора присоединения к лицензионному договору на программы для ЭВМ, агентских и иных договоров и в течение пяти лет после прекращения их действия, если Сторонами отдельно не будет оговорено иное.

2.4.Не будут считаться нарушением настоящего Соглашения следующие случаи:

(а)если предоставленная информация стала общедоступной без нарушения обязательств одной из Сторон; 

(б)если предоставленная информация стала известна Стороне в результате ее собственных исследований, систематических наблюдений или иной деятельности, осуществленной без использования конфиденциальной информации, полученной от другой Стороны;

(в)если предоставленная информация правомерно получена от третьей стороны без обязательства о сохранении ее в тайне до ее предоставления одной из Сторон; 

(г)если информация предоставлена по письменному запросу органа государственной власти, иного государственного органа,  или органа местного самоуправления в целях выполнения их функций и ее раскрытие этим органам обязательно для Стороны. При этом Сторона должна незамедлительно известить другую Сторону о поступившем запросе;

(д)если информация предоставлена третьему лицу с согласия той Стороны, информация о которой передается.

2.5.Инсейлс не проверяет достоверность информации, предоставляемой Пользователем, и не имеет возможности оценивать его дееспособность.

2.6.Информация, которую Пользователь предоставляет Инсейлс при регистрации в Сервисах, не является персональными данными, как они определены в Федеральном законе РФ №152-ФЗ от 27.07.2006г. «О персональных данных».

2.7.Инсейлс имеет право вносить изменения в настоящее Соглашение. При внесении изменений в актуальной редакции указывается дата последнего обновления. Новая редакция Соглашения вступает в силу с момента ее размещения, если иное не предусмотрено новой редакцией Соглашения.

2.8.Принимая данное Соглашение Пользователь осознает и соглашается с тем, что Инсейлс может отправлять Пользователю персонализированные сообщения и информацию (включая, но не ограничиваясь) для повышения качества Сервисов, для разработки новых продуктов, для создания и отправки Пользователю персональных предложений, для информирования Пользователя об изменениях в Тарифных планах и обновлениях, для направления Пользователю маркетинговых материалов по тематике Сервисов, для защиты Сервисов и Пользователей и в других целях.

Пользователь имеет право отказаться от получения вышеуказанной информации, сообщив об этом письменно на адрес электронной почты Инсейлс - contact@ekam.ru.

2.9.Принимая данное Соглашение, Пользователь осознает и соглашается с тем, что Сервисами Инсейлс для обеспечения работоспособности Сервисов в целом или их отдельных функций в частности могут использоваться файлы cookie, счетчики, иные технологии и Пользователь не имеет претензий к Инсейлс в связи с этим.

2.10.Пользователь осознает, что оборудование и программное обеспечение, используемые им для посещения сайтов в сети интернет могут обладать функцией запрещения операций с файлами cookie (для любых сайтов или для определенных сайтов), а также удаления ранее полученных файлов cookie.

Инсейлс вправе установить, что предоставление определенного Сервиса возможно лишь при условии, что прием и получение файлов cookie разрешены Пользователем.

2.11.Пользователь самостоятельно несет ответственность за безопасность выбранных им средств для доступа к учетной записи, а также самостоятельно обеспечивает их конфиденциальность. Пользователь самостоятельно несет ответственность за все действия (а также их последствия) в рамках или с использованием Сервисов под учетной записью Пользователя, включая случаи добровольной передачи Пользователем данных для доступа к учетной записи Пользователя третьим лицам на любых условиях (в том числе по договорам или соглашениям). При этом все действия в рамках или с использованием Сервисов под учетной записью Пользователя считаются произведенными самим Пользователем, за исключением случаев, когда Пользователь уведомил Инсейлс о несанкционированном доступе к Сервисам с использованием учетной записи Пользователя и/или о любом нарушении (подозрениях о нарушении) конфиденциальности своих средств доступа к учетной записи.

2.12.Пользователь обязан немедленно уведомить Инсейлс о любом случае несанкционированного (не разрешенного Пользователем) доступа к Сервисам с использованием учетной записи Пользователя и/или о любом нарушении (подозрениях о нарушении) конфиденциальности своих средств доступа к учетной записи. В целях безопасности, Пользователь обязан самостоятельно осуществлять безопасное завершение работы под своей учетной записью по окончании каждой сессии работы с Сервисами. Инсейлс не отвечает за возможную потерю или порчу данных, а также другие последствия любого характера, которые могут произойти из-за нарушения Пользователем положений этой части Соглашения.

 

3.Ответственность Сторон

 

3.1.Сторона, нарушившая предусмотренные Соглашением обязательства в отношении охраны конфиденциальной информации, переданной по Соглашению, обязана возместить по требованию пострадавшей Стороны реальный ущерб, причиненный таким нарушением условий Соглашения в соответствии с действующим законодательством Российской Федерации.

3.2.Возмещение ущерба не прекращают обязанности нарушившей Стороны по надлежащему исполнению обязательств по Соглашению.

 

4.Иные положения

 

4.1.Все уведомления, запросы, требования и иная корреспонденция в рамках настоящего Соглашения, в том числе включающие конфиденциальную информацию, должны оформляться в письменной форме и вручаться лично или через курьера, или направляться по электронной почте адресам, указанным в лицензионном договоре на программы для ЭВМ от 01.12.2016г., договоре присоединения к лицензионному договору на программы для ЭВМ и в настоящем Соглашении или другим адресам, которые могут быть в дальнейшем письменно указаны Стороной.

4.2.Если одно или несколько положений (условий) настоящего Соглашения являются либо становятся недействительными, то это не может служить причиной для прекращения действия других положений (условий).

4.3.К настоящему Соглашению и отношениям между Пользователем и Инсейлс, возникающим в связи с применением Соглашения, подлежит применению право Российской Федерации.

4.3.Все предложения или вопросы по поводу настоящего Соглашения Пользователь вправе направлять в Службу поддержки пользователей Инсейлс www.ekam.ru либо по почтовому адресу: 107078, г. Москва, ул. Новорязанская, 18, стр.11-12 БЦ «Stendhal» ООО «Инсейлс Рус».

 

Дата публикации: 01.12.2016г.

 

Полное наименование на русском языке:

Общество с ограниченной ответственностью «Инсейлс Рус»

 

Сокращенное наименование на русском языке:

ООО «Инсейлс Рус»

 

Наименование на английском языке:

InSales Rus Limited Liability Company (InSales Rus LLC)

 

Юридический адрес:

125319, г. Москва, ул. Академика Ильюшина, д. 4, корп.1, офис 11

 

Почтовый адрес:

107078, г. Москва, ул. Новорязанская, 18, стр.11-12, БЦ «Stendhal»

ИНН: 7714843760 КПП: 771401001

 

Банковские реквизиты:

Р/с 40702810600001004854

 

В ИНГ БАНК (ЕВРАЗИЯ) АО, г.Москва,
к/с 30101810500000000222, БИК 044525222

Электронная почта: contact@ekam.ru

Контактный телефон: +7(495)133-20-43

Заказ в один клик
Я принимаю условия передачи информации