Как правильно оформить возврат товара поставщику: разбираемся с законами и документами

Многим предпринимателям знакома неприятная ситуация: клиент возвращает товар, а производитель отказывается принять его обратно и компенсировать расходы. В итоге вы не только «попадаете на деньги», но и вынуждены успокаивать недовольных покупателей.

Это может случиться с каждым. Мы подготовили статью, в которой подробно рассказали:

• к каким законам обращаться, когда нужно сделать возврат товара поставщику в 2019 году;
• 3 ситуации, в которых вы имеете законное право вернуть товар;
• какие документы нужны, чтобы разбирательство завершилось в вашу пользу;
• какие доказательства нужно иметь, чтобы вернуть деньги;
• как оформить возврат в программе ЕКАМ.

Начнем с базы и посмотрим, к каким правовым нормам можно обращаться в ситуации, когда вы получили некачественную поставку.

Закон о возврате товара поставщику: права и обязанности

У Галины из Красноярска магазин по продаже мебели. Дела идут отлично, есть постоянные клиенты, покупателей радуют ассортимент и качество. Галина всегда работает только с проверенными поставщиками, но однажды решила по рекомендации обратиться к ещё одному подрядчику. Сделала первый заказ: доставили вовремя, к товару претензий не было. Решилась на продолжение сотрудничества.

На первый взгляд, и со второй поставкой все было в порядке. Пока не начали поступать жалобы от покупателей. Один из клиентов купил складной диван, а через неделю сломался механизм. Галина сразу же подняла вопрос: как правильно оформить возврат товара поставщику, ведь диваны действительно бракованные.

Но поставщик отказался ремонтировать их или менять на новые. Такая реакция была на все 5 диванов, которые вернули клиенты из-за поломки механизма. Общая сумма убытка для Галины — 92 000 рублей.

Знаете, чем аргументирует свой отказ поставщик? Он не несет ответственность за поломку дивана в процессе эксплуатации.

Как поступить в такой ситуации? Как бы не хотелось использовать силу закона о защите потребителей, в случае возврата товара поставщику он не подходит, так как определяет покупателя, как физлицо, приобретающее товар для личного пользования. Согласно статье 506 ГК РФ предприниматель-поставщик передает товар предпринимателю-покупателю для использования исключительно в сфере предпринимательской деятельности. В любом случае, цель приобретения не может быть личной.

Поэтому ключевой правовой акт для регулировки отношений между предпринимателем и поставщиком — Гражданский Кодекс РФ. Первоочередный документ, на который можно ссылаться, — договор купли-продажи, если он был заключен.

Согласно статье 475 Гражданского Кодекса РФ клиент, обнаруживший не обозначенные в договоре дефекты, может:

• потребовать уменьшить итоговую сумму поставки на цену бракованного товара или бесплатно устранить дефекты в разумные сроки;
• претендовать на возмещение затрат, связанных с попыткой устранить дефекты самостоятельно;
• если брак существенный и на его устранение нужно слишком много времени и денег, получатель может отказаться от выполнения условий договора и требовать полного возмещения уплаченных средств;
• также он имеет право на замену некачественного изделия на то, которое отвечает требованиям, прописанным в контракте;
• согласно ч. 2 ст. 475 ГК РФ, есть право на возврат, если брак проявляется даже после попытки его устранить.

Все эти права могут быть применены к определенным составляющим изделий, которые входят в комплект поставки.

Возврат товара поставщику возможен в нескольких случаях:

1. Есть дефекты, видимые повреждения, товар низкого качества (распространяется также на упаковку или тару).
2. Характеристики товара не соответствуют описанию в договоре.
3. Стороны по обоюдному согласию решили не оформлять комиссионный договор. Согласно закону возможность возврата товара поставщику допущена заранее.

Давайте рассмотрим подробнее основные ситуации, ведь в них может оказаться любой предприниматель.

3 сценария возврата товара поставщику: правила и документы

Есть общий принцип. Когда в роли покупателя товара выступает плательщик НДС — выставляется счет-фактура, который нужно зарегистрировать как в книге продаж покупателя с кодом КВО 01, так и в книге покупок поставщика-плательщика НДС (код КВО 01).

Если предприниматель не является плательщиком НДС или освобожден от уплаты этого налога, поставщик регистрирует в книге покупок счет-фактуру, по которому был отгружен товар, и указывает код КВО 16. В этом случае продавец регистрирует один и тот же счет-фактуру дважды: в книге продаж с кодом КВО 01/КВО 26 и в книге покупок с кодом КВО 16.

В остальном ситуации отличаются и об этом поговорим дальше.

№1. При приеме товара вы обнаружили брак или несоответствие

В таком случае вы не принимаете у поставщика некачественный товар.

Речь о знакомой многим ситуации, когда, например, владельцу продуктового магазина привезли просроченное молоко. Он имеет право не принимать позиции, которые не соответствуют нормам качества.

Согласно статье 476 ГК РФ поставщик полностью отвечает за все дефекты товара, если предприниматель докажет, что они появились до получения поставки.

Поставщик несет ответственность за недостатки товара если не сможет доказать, что они появились после реализации заказчику по 4 причинам:

1. Нарушены правила эксплуатации.
2. Неправильное хранение.
3. Действия третьих лиц.
4. Воздействие непреодолимой силы.

Порядок проверки качества предусмотрен договором на поставку. Если такой документ не заключен, следует обращаться к статье 474 ГК РФ.

Если поставщик готов забрать обратно просроченные продукты и предприниматель работает без НДС, из товарной накладной ТОРГ-12 вычеркиваются позиции с браком.

Такие исправления обязательно вносятся в присутствии поставщика или его представителя (это может быть экспедитор или водитель, которого наделили правами материально-ответственного лица). Поставщик или его представитель ставит подпись рядом с вычеркнутой позицией и забирает некачественный товар.

Если предприниматель является плательщиком НДС, возврат товара поставщику в 2019 году производится по обновленным правилам. Поставщик должен составить корректировочный счет-фактуру с меньшей суммой, потому что количество приобретенных товаров изменилось. В корректировочных строках указываются товары, которые он принимает от предпринимателя.

Если продукция приобретена в 2018 году, также составляется корректировочный счет-фактура, но в нем указывается ставка НДС 18%.

Скорректированный документ должен быть отправлен предпринимателю в течение 5 рабочих дней.

№2. Есть причины, по которым придется принять продукцию ненадлежащего качества, и основания для более позднего возврата

Или недостатки были обнаружены во время пользования продукцией. Тогда работает статья 477 ГК РФ, и получатель товара может вернуть изделие.

В таком случае важно соблюдать определенные сроки:

• до истечения срока гарантии;
• до истечения срока хранения;
• если у продукта нет срока гарантии или хранения — предъявлять претензию можно в течение 2 лет со дня приобретения. В случае доставки почтовой службой этот срок отсчитывается с момента получения товара заказчиком;
• если в контракте указан гарантийный срок меньше 2 лет и недостатки были обнаружены после его истечения, но не позднее 2 лет с момента покупки, поставщик несёт ответственность. Но только если получатель докажет, что дефекты появились не по его вине.

Это же касается случая, когда поставка товара осуществлена из другого региона, и транспортная компания, которая является подрядчиком продавца, отказывается принимать продукцию обратно.

В таком случае придется пройти через более долгий путь, который официально называется «обратная реализация»:

• принимаете товар по накладной ТОРГ-12. Обязательно при представителе поставщика или транспортной компании заполняете Акт об установленном расхождении по количеству и качеству (форма ТОРГ-2 при получении отечественных товаров или ТОРГ-3 для иностранных). Этот документ является подтверждением неликвидности товара и основанием, по которому вы имеете право написать претензию поставщику;
• оформляете акт о том, что есть расхождение между количеством и качеством продукции;
• забираете продукцию к себе на склад;
• пишете претензию поставщику;
• ждете ее рассмотрения;
• после удовлетворения претензии нужно составить накладную ТОРГ-12 на возвращаемую продукцию. Она будет приходная для поставщика (он покупает у вас возвращаемый товар, потому что на данный момент именно у вас на него право собственности) и возвратная для вас.

ТОРГ-12 оформляется в 2 экземплярах. В графе «Основание» указываете причину — возврат некачественного товара.

Обратите внимание: нужно указать все реквизиты из договора и приходной накладной, по которой вы изначально получили бракованную продукцию.

№3. По договоренности с поставщиком

Речь о ситуации, когда на постоянной основе обратно отправляются товары, которые не проданы до истечения срока годности.

Этот вариант возможен, когда в договоре поставки зафиксировано право возврата нереализованного товара поставщику.

Обычно это делается так:

1. Заполняете накладную ТОРГ-12 и счет-фактуру, в которых в графе «Продавец» указываете название своей компании. Почему? Фактически вы продаете товар поставщику.
2. ТОРГ-2 не заполняется — вы делаете возврат пока еще качественного товара.

С точки зрения документооборота, у обратной реализации нет отличий от прямой реализации.

Но учитывайте такой нюанс: в федеральном законе от 28.12.09 № 381-ФЗ, который регулирует отношения в сфере торговли, появились поправки, обусловленные Федеральным законом от 28.11.18 № 446-ФЗ:

• с 9 декабря 2018 торговые сети не имеют права прописывать в договоре на поставку условие возврата товаров продовольственной группы со сроком годности до 30 дней включительно;
• нельзя претендовать на замену таких товаров на подобные и возмещение их стоимости;
• торговые сети не могут «навязывать условие», по которому поставщик должен принять нереализованные продуктовые товары со сроком годности более 30 дней.

Еще одно условие попало под запрет — возмещение расходов, которые связаны с утилизацией или уничтожением непроданных продуктов.

Подведем итог. Какие же документы нужны для оформления возврата:

1. Внешнеторговый контракт/договор о поставке.
2. Любой документ, который подтвердит юридический статус покупателя.
3. Счет-фактура.
4. Акт о расхождении по форме ТОРГ-3 или ТОРГ-2.
5. Расходная накладная по форме ТОРГ-12. Она должна содержать ссылку на акт о расхождении.
6. При возврате товара в день покупки нужно приложить чек, который подтверждает факт покупки. Дополнительно оформляется акт по форме КМ-3.
7. Если чек утерян или товар возвращается не в день покупки прикладывается расходный кассовый ордер (форма КО-2).

Вы определили, что товар некачественный, и провели все необходимые проводки. Остается еще один важный вопрос — как зафиксировать факт поставки бракованного товара и обратиться к продавцу? Поговорим об этом дальше.

Как оформить возврат товара поставщику: 2 вида документов, которые нужно составить

Речь о претензии и акте возврата некачественного товара.

Претензия составляется на фирменном бланке компании с подписью уполномоченного лица, выступающего от имени компании и обладающего нужными полномочиями. Чаще всего это бухгалтер.

Претензия обязательно должна содержать:

1. Полное и правильное название компании.
2. Юридический адрес.
3. Фактический адрес.
4. Сведения о покупателе.
5. Реквизиты покупателя.
6. Номер и дату договора, на который оформляется претензия.
7. Полный подробный список претензий к товару: его качество, количество, неправильная комплектация и так далее. Желательно ссылаться на действующее законодательство о возврате вещей. Тогда претензия выглядит более корректно.
8. Список требований к поставщику: осуществление возврата, проведение обмена, денежная компенсация, другое.
9. Срок, в который поставщик должен рассмотреть эту претензию. В течение этого же срока он обязан письменно уведомить клиента о принятом решении.
10. Необходимые сопроводительные документы.

Также нужно подготовить акт возврата некачественного товара. Речь о документе, который составляют несколько лиц для подтверждения факта возврата некачественного товара. Он подкрепляется данными экспертизы и является официальным доказательством претензий покупателя к поставщику.

В документе содержится такая информация:

1. Дата составления.
2. Место составления.
3. Реквизиты поставщика.
4. Реквизиты клиента.
5. Наименование некачественного товара.
6. Если есть, номер документа, условия которого нужно исполнить после составления этого акта.
7. Подробное описание процедуры возврата купленной партии или единицы на склад поставщика.
8. Прописанный порядок перевода денежных средств, которые заплатил клиент, на счет поставщика.
9. Указанный размер и сроки компенсаций, которые возможны в данной ситуации.
10. Подписи и печати обеих сторон.

Составить и заверить акт может руководитель предприятия или уполномоченное лицо. Если подписывает представитель фирмы, его право заверять подобные документы должно быть подтверждено доверенностью.

Какие доказательства нужно иметь, чтобы вернуть деньги?

Помните, поставщик может отказаться от выполнения условий претензии, даже если действительно доставил вам бракованный товар.

Поэтому заранее подготовьте как можно больше доказательств:

1. Сделайте фотографии.
2. Снимите видео.
3. Вызовите нотариуса, который официально зафиксирует факт получения бракованного товара.
4. Обратитесь в торгово-промышленную палату.
5. Также можно провести экспертизу в выбранной организации.

Доказательства помогут вам защитить свои интересы в арбитражном суде.

Обязательно отправьте поставщику письмо с описью вложения и обратным уведомлением по почте. Также вы можете отправить такое письмо с курьером с отметкой о доставке или нарочным сообщением с отметкой о вручении. Если юридический и фактический адреса отличаются, отправляйте на оба.

Как оформить возврат товаров поставщику через программу ЕКАМ

Шаг 1. Зайдите в личный кабинет, перейдите в раздел «Приемка». Нажмите на «Связанный документ» и выберите пункт «Возврат поставщику».

Шаг 2. Добавьте товар, который нужно вернуть, через справочник. Отметьте его галочкой в списке «Позиции».

Шаг 3. Перейдите в созданный возврат и распечатайте необходимые документы.

Готово — осталось отправить товар обратно поставщику. Как видите, процедура включает всего 3 шага (в других популярных программах учёта — на 5-6 больше) и не требует бухгалтерских знаний. Вам не нужно прописывать кучу данных: проводки, основание возврата, контрагенты, договор и т.д. Несколько кликов — и неприятный вопрос решен.