← Блог о торговле

Взаиморасчеты с контрагентами: виды, правила и способы автоматизации

С контрагентами связана практически вся деятельность интернет-магазина и любой другой коммерческой компании. Сотрудничество с ними предполагает проведение множества различных взаиморасчетов. В процессе финансовых операций не должно возникать никаких ошибок и упущений. Любая оплошность чревата материальными потерями, «замораживанием» денег и срывами сроков реализации важных задач. Чтобы не допустить неприятностей, необходимо обеспечить тщательный контроль и учет работы с контрагентами. Рассмотрим эти вопросы подробнее.

Кто такой контрагент и как его проверить?

Контрагент – одна из сторон сделки, которая может быть частным лицом, организацией или учреждением. На деле это все физические и юридические лица, имеющие какую-либо финансовую связь с компанией.

К контрагентам интернет-магазина относятся:

  • сотрудники;
  • покупатели;
  • поставщики;
  • подрядчики;
  • кредиторы;
  • партнеры.

Каждое звено делает вклад в формирование общей прибыли компании, что сопровождается массой разнотипных взаиморасчетов.

Прежде чем заключать договор о сотрудничестве с каким-либо из потенциальных бизнес-партнеров, желательно проверить его благонадежность. Это необходимо для того, чтобы защитить бизнес от недобросовестных организаций, мошенников и неплатежеспособных контрагентов. В каждом партнере нужно быть максимально уверенным. Иначе от невыполнения обязательств пострадают не только финансовые ресурсы, а и репутация компании.

Сервис проверки контрагентов на сайте ФНС

Сервис проверки контрагентов на сайте ФНС 

Подписанию контракта должна предшествовать полноценная проверка по таким пунктам:

  1. Руководство – что это за люди, какими еще компаниями руководят, есть ли к ним вопросы со стороны правоохранительных органов, не привлекались ли к ответственности административного или уголовного характера.
  2. Лицензия на ведение бизнеса – имеется ли официальное разрешение на определенный вид деятельности.
  3. Срок работы – насколько давно существует компания.
  4. Юридический и фактический адреса – не зарегистрирована ли организация по массовым адресам, на которых числится более 10 юрлиц, или в нежилых помещениях, не предназначенных для ведения бизнеса.

Проверить сомнительного контрагента можно с помощью ИНН, который присваивается каждому предприятию после регистрации в налоговой службе. Эти данные обычно находятся в открытом доступе. На официальном сайте ФНС есть специальный сервис для проверки организаций по ИНН. Через него получают следующую информацию:

  • наименование и форма собственности юридического лица;
  • адрес регистрации и фактическое местонахождение;
  • выбранная система налогообложения;
  • государственный регистрационный номер;
  • дата и место постановки на учет;
  • сведения об учредителях;
  • наличие филиалов.

Главное, в чем нужно убедиться: определенное юридическое лицо действительно существует в реальности, не находится в состоянии банкротства, предоставляет налоговую отчетность, не имеет серьезных задолженностей, открытых судебных производств. Чем больше информации удастся собрать, тем лучше. Это поможет сократить риски финансовых проблем в будущем. Добросовестность и благонадежность партнеров – залог честных прозрачных сделок и взаимовыгодных отношений.

Система контроля и принципы расчетов

Взаиморасчеты с контрагентами производят по заранее установленным схемам. При выполнении операций, предусматривающих наличный и безналичный перевод денег, обязательно учитываются:

  • требования действующего законодательства;
  • правила расчетно-кассового обслуживания;
  • условия договоров с финансовыми учреждениями.

Сбор, регистрация и анализ информации о материальных ресурсах, финансовых обязательствах и передвижении денежных средств – одна из основных задач бухгалтерского учета.

Схема движения денежных средств в компании

Схема движения денежных средств в компании 

При взаиморасчетах с контрагентами следует контролировать:

  • сроки оплаты;
  • наличие, остатки и сроки задолженностей;
  • лимиты долгов по договорам;
  • распределение оплаты;
  • движение денежных средств;
  • формирование файлов платежей для банковских учреждений;
  • состояние резервов товаров;
  • качество и количество доставленной продукции;
  • соответствие оказанных услуг;
  • своевременность начислений зарплаты, выплат по налогам, коммунальным услугам;
  • детализацию расчетной документации.

Для каждого контрагента создается отдельный документ. В нем указывают договор, данные о конкретном партнере, виды расчетов, счета для проведения оплат, заданное налоговое назначение, ставку НДС. Операции фиксируются в самом документе, а также в отдельных книгах или программах учета, карточках клиентов, на бухгалтерских счетах, регистрирующих приход и расход средств.

Виды взаиморасчетов

Все взаиморасчеты подразделяют на операции с покупателями, подрядчиками и поставщиками, сотрудниками компании. Они отличаются друг от друга спецификой проведения, порядком документального оформления и учета.

С клиентами

Один из самых ответственных видов транзакций в интернет-магазине – расчеты с клиентами. Это прием платежей за оказание услуг, оптовые и розничные покупки, возвраты внесенных авансов и случайных излишков. Взаиморасчеты основаны на заключенных контрактах или общих нормативных документах, в которых прописаны сроки, условия доставки и порядок оплаты товара.

Сверка по расчетам с клиентами

Сверка по расчетам с клиентами

В рамках учета каждого клиента указывается:

  • форма оплаты – наличные/безналичные, аванс, предоплата, кредит;
  • сроки платежей;
  • полученные авансы/предоплаты;
  • задолженности;
  • вид доставки;
  • предварительная дата отгрузки.

Факт реализации фиксируется в заказе, документах продажи, отчетах по выполнению заявки. Оплату подтверждают расчетными документами: банковскими выписками, кассовыми чеками или ордерами, платежными требованиями. Отгрузку – актами выполненных работ, счетами-фактурами, накладными. Состояние расчетов с клиентами отслеживается по соответствующим расчетным ведомостям.

С поставщиками и подрядчиками

Поставщики и подрядчики – все организации, поставляющие в интернет-магазин какие-либо услуги, товары или прочие материальные ценности.

Учет расчетов ведется по двум видам сделок:

  1. Приобретение товаров и материальных ценностей – на основании договоров купли/продажи, обмена.
  2. Выполнение работ или услуг – на основании договоров подряда, осуществления работ либо оказания услуг (коммунальные, консалтинговые, банковские услуги, аренда, услуги связи, перевозки, взносы в страховые фонды, ремонтные и строительные работы).

Платежи проводят в виде предоплаты и в полном объеме по факту сделанной работы или отгрузки товара. Проверка по товарным и нетоварным взаиморасчетам выполняется в конце отчетного периода. В это время проверяют факты отгрузки и оплаты, выявляют долги, составляют и подписывают акты сверки. Оптимальный способ расчетов согласовывается между организациями и указывается в договоре.

Транзакции могут осуществляться в наличной и безналичной форме. При этом учитывается характер взаимоотношений между участниками, местоположение контрагента, источники средств, издержки обращений, гарантия оплаты. Обычно компании выбирают второй вариант перечислений, поскольку он экономит время и упрощает расчетные операции.

Формы безналичных расчетов:

  • платежные поручения – банк переводит средства на счет получателя по поручению плательщика;
  • чеки – плательщик предъявляет выданный чек банку и производит оплату;
  • аккредитивы – банк бронирует заданную плательщиком сумму для последующего проведения оплаты;
  • инкассо – банк зачисляет средства на счет получателя, основываясь на расчетных документах и поручении плательщика, за что взимаются дополнительные комиссионные;
  • перевод электронных денег.

Формы и инструменты расчетов

Движение средств по счетам оформляется соответствующей платежной документацией. Прием материальных ценностей сопровождается ТТН, счетами-фактурами, сертификатами на поставляемую продукцию.

В отношениях с поставщиками могут возникать проблемы, связанные с нарушением условий поставок. К наиболее частым нарушениям относятся недопоставки продукции, отгрузка брака или товара низкого качества, поставки с опозданиями.

При недостаточном количестве товарных единиц в партии получатель должен потребовать недостающие позиции или отказаться от оплаты отсутствующей части, указанной в накладной. Товар плохого качества – повод не осуществлять оплату или настоять на замене брака. На случай поставок с нарушением сроков стоит предусматривать в договоре возможность взимания неустойки. Если сроки нарушаются многократно, допускается разрыв заключенных договоренностей в одностороннем порядке.

С персоналом

Учет расчетов по оплате труда сотрудников регулируется трудовым, налоговым кодексом и другими нормативными документами. Каждая компания разрабатывает особую учетную политику, основывающуюся на отдельных приказах и распоряжениях руководства, рабочих инструкциях и указаниях.

Форма и размер оплаты выбирается в зависимости от особенностей интернет-магазина и отрасли. Зачастую в системе учитывают личный трудовой вклад, качество работы персонала.

Различают два вида оплаты:

  1. Основная – фиксированная заработная плата, которая выплачивается согласно установленному должностному окладу.
  2. Дополнительная – премии, надбавки, бонусы и доплаты за внеурочное рабочее время, выполнение и перевыполнение плана, реализацию нестандартных задач.

Также оплата может быть:

  • повременной – начисления за фактически отработанное время;
  • сдельной – зарплата рассчитывается в соответствии с конечными результатами труда.

Утвержденная система расчетов с персоналом должна быть простой и понятной каждому сотруднику. Желательно выбирать такую форму, которая послужит стимулом к повышению производительности труда.

Учетная документация по начислению заработной платы

Учетная документация по начислению заработной платы

В учете расчетов с работниками используются следующие документы:

  • расчетно-платежные ведомости;
  • табеля учета расчетного времени;
  • лицевые счета для записи всех видов начислений и удержаний;
  • налоговые карточки по учету доходов и НДФЛ.

В документации хранится вся важная информация о выплатах.

Способы учета взаиморасчетов

Учет расчетных операций с контрагентами – сложный и ответственный процесс, при котором категорически нельзя допускать ошибок. Любые упущения, возникающие под влиянием человеческого фактора, создают риск убытков и приводят к множеству проблем. Лучшая альтернатива монотонному и трудоемкому ручному учету – специальные программы и сервисы, автоматизирующие рутинные процессы, расчеты и аудит.

В данном направлении есть два варианта:

  1. Коробочное ПО. Пакеты со стандартным набором функций, которые приобретаются за определенную единоразовую плату для постоянного пользования. Настройка, поддержка и администрирование ложатся на плечи заказчика.
  2. Облачные сервисы. Программные разработки, которые берутся в аренду при условии внесения фиксированных ежемесячных платежей. Предлагаются в различных тарифных планах с необходимыми наборами опций. Компания-поставщик хранит данные на своих серверах, выполняет настройку, обслуживание, техническую поддержку, обновления и доработки системы.

Оптимальное решение для малого и среднего бизнеса – облачные сервисы. С ними можно работать без привязки к ПК и конкретному рабочему месту. Они более гибкие, простые в установке, не такие дорогие, могут настраиваться под специфику проекта.

На рынке есть множество автоматизированных сервисов, которые позволяют управлять взаиморасчетами в компании. Один из них – товароучетная система «ЕКАМ». С ее помощью легко организовать прозрачный учет расчетов с контрагентами в режиме реального времени.

Возможности «ЕКАМ» по финансовому учету:

  • создание объемной базы контрагентов;
  • отслеживание движения денежных средств между компанией и контрагентами;
  • контроль финансовых потоков с подробными отчетами за выбранный период;
  • отображение данных по движению товаров и платежей;
  • информирование о задолженностях в виде отрицательных и положительных остатков;
  • учет начисления зарплаты персоналу;
  • формирование финансовых сводок по прибыли и убыткам за определенный период деятельности.

Взаиморасчеты с контрагентами в ЕКАМ

Взаиморасчеты с контрагентами в «ЕКАМ» 

Все перечисленные функции доступны в разделе «Финансы». Помимо этого, система предоставляет инструменты для организации качественного складского учета, контроля за сотрудниками, работы с ассортиментом, анализа продаж.

Учет денежных операций в ЕКАМ

Учет денежных операций в «ЕКАМ» 

Правильный и полноценный учет всех видов взаиморасчетов – эффективное средство для контроля за состоянием материальных ресурсов и рационального распределения бюджетных средств. Организовать качественную систему управления финансовыми и товарными операциями, которые выполняются между компанией и ее контрагентами, помогут автоматизированные сервисы. Благодаря таким программам, как «ЕКАМ», предприниматели своевременно проводят необходимые платежи, учитывают все долги, оптимизируют работу с поставщиками, сотрудниками и клиентами.

У нас есть готовое решение и оборудование для онлайн-кассы

Испытайте все возможности платформы ЕКАМ бесплатно

Читайте также

Ведёте учёт в тетрадке или экселе? Пройдите бесплатный е-мейл курс —
Как увеличить прибыль, победив бардак в складском и финансовом учёте

Облачная система учета. Продаж, товаров и клиентов

  • Управляйте запасами товаров и отслеживайте остатки
  • Узнайте товары, на которых вы больше всего зарабатываете
  • Начисляйте зарплату сотрудникам
  • Подключайте онлайн-кассу для отправки и печати чеков

Обеспечиваем оперативную поддержку по телефону,
помогаем загрузить товарную базу и поставить кассу на учёт.

Испытайте все возможности бесплатно!

Электронная почта*
Электронная почта*

Соглашение о конфиденциальности

и обработке персональных данных

 

1.Общие положения

 

1.1.Настоящее соглашение о конфиденциальности и обработке персональных данных (далее – Соглашение) принято свободно и своей волей, действует в отношении всей информации, которую ООО «Инсейлс Рус» и/или его аффилированные лица, включая все лица, входящие в одну группу с ООО «Инсейлс Рус» (в том числе ООО «ЕКАМ сервис»), могут получить о Пользователе во время использования им любого из сайтов, сервисов, служб, программ для ЭВМ, продуктов или услуг ООО «Инсейлс Рус» (далее – Сервисы) и в ходе исполнения ООО «Инсейлс Рус» любых соглашений и договоров с Пользователем. Согласие Пользователя с Соглашением, выраженное им в рамках отношений с одним из перечисленных лиц, распространяется на все остальные перечисленные лица.

1.2.Использование Сервисов означает согласие Пользователя с настоящим Соглашением и указанными в нем условиями; в случае несогласия с этими условиями Пользователь должен воздержаться от использования Сервисов.

1.3.Сторонами (далее – «Стороны) настоящего Соглашения являются:

«Инсейлс» – Общество с ограниченной ответственностью «Инсейлс Рус», ОГРН 1117746506514, ИНН 7714843760, КПП  771401001, зарегистрированное по адресу: 125319, г.Москва, ул.Академика Ильюшина, д.4, корп.1, офис 11 (далее - «Инсейлс»), с одной стороны, и

«Пользователь»

либо физическое лицо, обладающее дееспособностью и признаваемое участником гражданских правоотношений в соответствии с законодательством Российской Федерации;

либо юридическое лицо, зарегистрированное в соответствии с законодательством государства, резидентом которого является такое лицо;

либо индивидуальный предприниматель, зарегистрированный в соответствии с законодательством государства, резидентом которого является такое лицо;

которое приняло условия настоящего Соглашения.

1.4.Для целей настоящего Соглашения Стороны определили, что конфиденциальная информация – это сведения любого характера (производственные, технические, экономические, организационные и другие), в том числе о результатах интеллектуальной деятельности, а также сведения о способах осуществления профессиональной деятельности (включая, но не ограничиваясь: информацию о продукции, работах и услугах; сведения о технологиях и научно-исследовательских работах; данные о технических системах и оборудовании, включая элементы программного обеспечения; деловые прогнозы и сведения о предполагаемых покупках; требования и спецификации конкретных партнеров и потенциальных партнеров; информацию, относящуюся к интеллектуальной собственности, а также планы и технологии, относящиеся ко всему перечисленному выше), сообщаемые одной стороной другой стороне в письменной и/или электронной форме, явно обозначенные Стороной как ее конфиденциальная информация.

1.5.Целью настоящего Соглашения является защита конфиденциальной информации, которой Стороны будут обмениваться в ходе переговоров, заключения договоров и исполнения обязательств, а равно любого иного взаимодействия (включая, но не ограничиваясь, консультирование, запрос и предоставление информации, и выполнение иных поручений).

 

2.Обязанности Сторон

 

2.1.Стороны соглашаются сохранять в тайне всю конфиденциальную информацию, полученную одной Стороной от другой Стороны при взаимодействии Сторон, не раскрывать, не разглашать, не обнародовать или иным способом не предоставлять такую информацию какой-либо третьей стороне без предварительного письменного разрешения другой Стороны, за исключением случаев, указанных в действующем законодательстве, когда предоставление такой информации является обязанностью Сторон.

2.2.Каждая из Сторон предпримет все необходимые меры для защиты конфиденциальной информации как минимум с применением тех же мер, которые Сторона применяет для защиты собственной конфиденциальной информации. Доступ к конфиденциальной информации предоставляется только тем сотрудникам каждой из Сторон, которым он обоснованно необходим для выполнения служебных обязанностей по исполнению настоящего Соглашения.

2.3.Обязательство по сохранению в тайне конфиденциальной информации действительно в пределах срока действия настоящего Соглашения, лицензионного договора на программы для ЭВМ от 01.12.2016г., договора присоединения к лицензионному договору на программы для ЭВМ, агентских и иных договоров и в течение пяти лет после прекращения их действия, если Сторонами отдельно не будет оговорено иное.

2.4.Не будут считаться нарушением настоящего Соглашения следующие случаи:

(а)если предоставленная информация стала общедоступной без нарушения обязательств одной из Сторон; 

(б)если предоставленная информация стала известна Стороне в результате ее собственных исследований, систематических наблюдений или иной деятельности, осуществленной без использования конфиденциальной информации, полученной от другой Стороны;

(в)если предоставленная информация правомерно получена от третьей стороны без обязательства о сохранении ее в тайне до ее предоставления одной из Сторон; 

(г)если информация предоставлена по письменному запросу органа государственной власти, иного государственного органа,  или органа местного самоуправления в целях выполнения их функций и ее раскрытие этим органам обязательно для Стороны. При этом Сторона должна незамедлительно известить другую Сторону о поступившем запросе;

(д)если информация предоставлена третьему лицу с согласия той Стороны, информация о которой передается.

2.5.Инсейлс не проверяет достоверность информации, предоставляемой Пользователем, и не имеет возможности оценивать его дееспособность.

2.6.Информация, которую Пользователь предоставляет Инсейлс при регистрации в Сервисах, не является персональными данными, как они определены в Федеральном законе РФ №152-ФЗ от 27.07.2006г. «О персональных данных».

2.7.Инсейлс имеет право вносить изменения в настоящее Соглашение. При внесении изменений в актуальной редакции указывается дата последнего обновления. Новая редакция Соглашения вступает в силу с момента ее размещения, если иное не предусмотрено новой редакцией Соглашения.

2.8.Принимая данное Соглашение Пользователь осознает и соглашается с тем, что Инсейлс может отправлять Пользователю персонализированные сообщения и информацию (включая, но не ограничиваясь) для повышения качества Сервисов, для разработки новых продуктов, для создания и отправки Пользователю персональных предложений, для информирования Пользователя об изменениях в Тарифных планах и обновлениях, для направления Пользователю маркетинговых материалов по тематике Сервисов, для защиты Сервисов и Пользователей и в других целях.

Пользователь имеет право отказаться от получения вышеуказанной информации, сообщив об этом письменно на адрес электронной почты Инсейлс - contact@ekam.ru.

2.9.Принимая данное Соглашение, Пользователь осознает и соглашается с тем, что Сервисами Инсейлс для обеспечения работоспособности Сервисов в целом или их отдельных функций в частности могут использоваться файлы cookie, счетчики, иные технологии и Пользователь не имеет претензий к Инсейлс в связи с этим.

2.10.Пользователь осознает, что оборудование и программное обеспечение, используемые им для посещения сайтов в сети интернет могут обладать функцией запрещения операций с файлами cookie (для любых сайтов или для определенных сайтов), а также удаления ранее полученных файлов cookie.

Инсейлс вправе установить, что предоставление определенного Сервиса возможно лишь при условии, что прием и получение файлов cookie разрешены Пользователем.

2.11.Пользователь самостоятельно несет ответственность за безопасность выбранных им средств для доступа к учетной записи, а также самостоятельно обеспечивает их конфиденциальность. Пользователь самостоятельно несет ответственность за все действия (а также их последствия) в рамках или с использованием Сервисов под учетной записью Пользователя, включая случаи добровольной передачи Пользователем данных для доступа к учетной записи Пользователя третьим лицам на любых условиях (в том числе по договорам или соглашениям). При этом все действия в рамках или с использованием Сервисов под учетной записью Пользователя считаются произведенными самим Пользователем, за исключением случаев, когда Пользователь уведомил Инсейлс о несанкционированном доступе к Сервисам с использованием учетной записи Пользователя и/или о любом нарушении (подозрениях о нарушении) конфиденциальности своих средств доступа к учетной записи.

2.12.Пользователь обязан немедленно уведомить Инсейлс о любом случае несанкционированного (не разрешенного Пользователем) доступа к Сервисам с использованием учетной записи Пользователя и/или о любом нарушении (подозрениях о нарушении) конфиденциальности своих средств доступа к учетной записи. В целях безопасности, Пользователь обязан самостоятельно осуществлять безопасное завершение работы под своей учетной записью по окончании каждой сессии работы с Сервисами. Инсейлс не отвечает за возможную потерю или порчу данных, а также другие последствия любого характера, которые могут произойти из-за нарушения Пользователем положений этой части Соглашения.

 

3.Ответственность Сторон

 

3.1.Сторона, нарушившая предусмотренные Соглашением обязательства в отношении охраны конфиденциальной информации, переданной по Соглашению, обязана возместить по требованию пострадавшей Стороны реальный ущерб, причиненный таким нарушением условий Соглашения в соответствии с действующим законодательством Российской Федерации.

3.2.Возмещение ущерба не прекращают обязанности нарушившей Стороны по надлежащему исполнению обязательств по Соглашению.

 

4.Иные положения

 

4.1.Все уведомления, запросы, требования и иная корреспонденция в рамках настоящего Соглашения, в том числе включающие конфиденциальную информацию, должны оформляться в письменной форме и вручаться лично или через курьера, или направляться по электронной почте адресам, указанным в лицензионном договоре на программы для ЭВМ от 01.12.2016г., договоре присоединения к лицензионному договору на программы для ЭВМ и в настоящем Соглашении или другим адресам, которые могут быть в дальнейшем письменно указаны Стороной.

4.2.Если одно или несколько положений (условий) настоящего Соглашения являются либо становятся недействительными, то это не может служить причиной для прекращения действия других положений (условий).

4.3.К настоящему Соглашению и отношениям между Пользователем и Инсейлс, возникающим в связи с применением Соглашения, подлежит применению право Российской Федерации.

4.3.Все предложения или вопросы по поводу настоящего Соглашения Пользователь вправе направлять в Службу поддержки пользователей Инсейлс www.ekam.ru либо по почтовому адресу: 107078, г. Москва, ул. Новорязанская, 18, стр.11-12 БЦ «Stendhal» ООО «Инсейлс Рус».

 

Дата публикации: 01.12.2016г.

 

Полное наименование на русском языке:

Общество с ограниченной ответственностью «Инсейлс Рус»

 

Сокращенное наименование на русском языке:

ООО «Инсейлс Рус»

 

Наименование на английском языке:

InSales Rus Limited Liability Company (InSales Rus LLC)

 

Юридический адрес:

125319, г. Москва, ул. Академика Ильюшина, д. 4, корп.1, офис 11

 

Почтовый адрес:

107078, г. Москва, ул. Новорязанская, 18, стр.11-12, БЦ «Stendhal»

ИНН: 7714843760 КПП: 771401001

 

Банковские реквизиты:

Р/с 40702810600001004854

 

В ИНГ БАНК (ЕВРАЗИЯ) АО, г.Москва,
к/с 30101810500000000222, БИК 044525222

Электронная почта: contact@ekam.ru

Контактный телефон: +7(495)133-20-43

Заказ в один клик
Я принимаю условия передачи информации