Взаиморасчеты с контрагентами: виды, правила и способы автоматизации

С контрагентами связана практически вся деятельность интернет-магазина и любой другой коммерческой компании. Сотрудничество с ними предполагает проведение множества различных взаиморасчетов. В процессе финансовых операций не должно возникать никаких ошибок и упущений. Любая оплошность чревата материальными потерями, «замораживанием» денег и срывами сроков реализации важных задач. Чтобы не допустить неприятностей, необходимо обеспечить тщательный контроль и учет работы с контрагентами. Рассмотрим эти вопросы подробнее.

Кто такой контрагент и как его проверить?

Контрагент – одна из сторон сделки, которая может быть частным лицом, организацией или учреждением. На деле это все физические и юридические лица, имеющие какую-либо финансовую связь с компанией.

К контрагентам интернет-магазина относятся:

• сотрудники;
• покупатели;
• поставщики;
• подрядчики;
• кредиторы;
• партнеры.

Каждое звено делает вклад в формирование общей прибыли компании, что сопровождается массой разнотипных взаиморасчетов.

Прежде чем заключать договор о сотрудничестве с каким-либо из потенциальных бизнес-партнеров, желательно проверить его благонадежность. Это необходимо для того, чтобы защитить бизнес от недобросовестных организаций, мошенников и неплатежеспособных контрагентов. В каждом партнере нужно быть максимально уверенным. Иначе от невыполнения обязательств пострадают не только финансовые ресурсы, а и репутация компании.

Сервис проверки контрагентов на сайте ФНС 

Подписанию контракта должна предшествовать полноценная проверка по таким пунктам:

1. Руководство – что это за люди, какими еще компаниями руководят, есть ли к ним вопросы со стороны правоохранительных органов, не привлекались ли к ответственности административного или уголовного характера.
2. Лицензия на ведение бизнеса – имеется ли официальное разрешение на определенный вид деятельности.
3. Срок работы – насколько давно существует компания.
4. Юридический и фактический адреса – не зарегистрирована ли организация по массовым адресам, на которых числится более 10 юрлиц, или в нежилых помещениях, не предназначенных для ведения бизнеса.

Проверить сомнительного контрагента можно с помощью ИНН, который присваивается каждому предприятию после регистрации в налоговой службе. Эти данные обычно находятся в открытом доступе. На официальном сайте ФНС есть специальный сервис для проверки организаций по ИНН. Через него получают следующую информацию:

• наименование и форма собственности юридического лица;
• адрес регистрации и фактическое местонахождение;
• выбранная система налогообложения;
• государственный регистрационный номер;
• дата и место постановки на учет;
• сведения об учредителях;
• наличие филиалов.

Главное, в чем нужно убедиться: определенное юридическое лицо действительно существует в реальности, не находится в состоянии банкротства, предоставляет налоговую отчетность, не имеет серьезных задолженностей, открытых судебных производств. Чем больше информации удастся собрать, тем лучше. Это поможет сократить риски финансовых проблем в будущем. Добросовестность и благонадежность партнеров – залог честных прозрачных сделок и взаимовыгодных отношений.

Система контроля и принципы расчетов

Взаиморасчеты с контрагентами производят по заранее установленным схемам. При выполнении операций, предусматривающих наличный и безналичный перевод денег, обязательно учитываются:

• требования действующего законодательства;
• правила расчетно-кассового обслуживания;
• условия договоров с финансовыми учреждениями.

Сбор, регистрация и анализ информации о материальных ресурсах, финансовых обязательствах и передвижении денежных средств – одна из основных задач бухгалтерского учета.

Схема движения денежных средств в компании 

При взаиморасчетах с контрагентами следует контролировать:

• сроки оплаты;
• наличие, остатки и сроки задолженностей;
• лимиты долгов по договорам;
• распределение оплаты;
• движение денежных средств;
• формирование файлов платежей для банковских учреждений;
• состояние резервов товаров;
• качество и количество доставленной продукции;
• соответствие оказанных услуг;
• своевременность начислений зарплаты, выплат по налогам, коммунальным услугам;
• детализацию расчетной документации.

Для каждого контрагента создается отдельный документ. В нем указывают договор, данные о конкретном партнере, виды расчетов, счета для проведения оплат, заданное налоговое назначение, ставку НДС. Операции фиксируются в самом документе, а также в отдельных книгах или программах учета, карточках клиентов, на бухгалтерских счетах, регистрирующих приход и расход средств.

Виды взаиморасчетов

Все взаиморасчеты подразделяют на операции с покупателями, подрядчиками и поставщиками, сотрудниками компании. Они отличаются друг от друга спецификой проведения, порядком документального оформления и учета.

С клиентами

Один из самых ответственных видов транзакций в интернет-магазине – расчеты с клиентами. Это прием платежей за оказание услуг, оптовые и розничные покупки, возвраты внесенных авансов и случайных излишков. Взаиморасчеты основаны на заключенных контрактах или общих нормативных документах, в которых прописаны сроки, условия доставки и порядок оплаты товара.

Сверка по расчетам с клиентами

В рамках учета каждого клиента указывается:

• форма оплаты – наличные/безналичные, аванс, предоплата, кредит;
• сроки платежей;
• полученные авансы/предоплаты;
• задолженности;
• вид доставки;
• предварительная дата отгрузки.

Факт реализации фиксируется в заказе, документах продажи, отчетах по выполнению заявки. Оплату подтверждают расчетными документами: банковскими выписками, кассовыми чеками или ордерами, платежными требованиями. Отгрузку – актами выполненных работ, счетами-фактурами, накладными. Состояние расчетов с клиентами отслеживается по соответствующим расчетным ведомостям.

С поставщиками и подрядчиками

Поставщики и подрядчики – все организации, поставляющие в интернет-магазин какие-либо услуги, товары или прочие материальные ценности.

Учет расчетов ведется по двум видам сделок:

1. Приобретение товаров и материальных ценностей – на основании договоров купли/продажи, обмена.
2. Выполнение работ или услуг – на основании договоров подряда, осуществления работ либо оказания услуг (коммунальные, консалтинговые, банковские услуги, аренда, услуги связи, перевозки, взносы в страховые фонды, ремонтные и строительные работы).

Платежи проводят в виде предоплаты и в полном объеме по факту сделанной работы или отгрузки товара. Проверка по товарным и нетоварным взаиморасчетам выполняется в конце отчетного периода. В это время проверяют факты отгрузки и оплаты, выявляют долги, составляют и подписывают акты сверки. Оптимальный способ расчетов согласовывается между организациями и указывается в договоре.

Транзакции могут осуществляться в наличной и безналичной форме. При этом учитывается характер взаимоотношений между участниками, местоположение контрагента, источники средств, издержки обращений, гарантия оплаты. Обычно компании выбирают второй вариант перечислений, поскольку он экономит время и упрощает расчетные операции.

Формы безналичных расчетов:

• платежные поручения – банк переводит средства на счет получателя по поручению плательщика;
• чеки – плательщик предъявляет выданный чек банку и производит оплату;
• аккредитивы – банк бронирует заданную плательщиком сумму для последующего проведения оплаты;
• инкассо – банк зачисляет средства на счет получателя, основываясь на расчетных документах и поручении плательщика, за что взимаются дополнительные комиссионные;
• перевод электронных денег.

Движение средств по счетам оформляется соответствующей платежной документацией. Прием материальных ценностей сопровождается ТТН, счетами-фактурами, сертификатами на поставляемую продукцию.

В отношениях с поставщиками могут возникать проблемы, связанные с нарушением условий поставок. К наиболее частым нарушениям относятся недопоставки продукции, отгрузка брака или товара низкого качества, поставки с опозданиями.

При недостаточном количестве товарных единиц в партии получатель должен потребовать недостающие позиции или отказаться от оплаты отсутствующей части, указанной в накладной. Товар плохого качества – повод не осуществлять оплату или настоять на замене брака. На случай поставок с нарушением сроков стоит предусматривать в договоре возможность взимания неустойки. Если сроки нарушаются многократно, допускается разрыв заключенных договоренностей в одностороннем порядке.

С персоналом

Учет расчетов по оплате труда сотрудников регулируется трудовым, налоговым кодексом и другими нормативными документами. Каждая компания разрабатывает особую учетную политику, основывающуюся на отдельных приказах и распоряжениях руководства, рабочих инструкциях и указаниях.

Форма и размер оплаты выбирается в зависимости от особенностей интернет-магазина и отрасли. Зачастую в системе учитывают личный трудовой вклад, качество работы персонала.

Различают два вида оплаты:

1. Основная – фиксированная заработная плата, которая выплачивается согласно установленному должностному окладу.
2. Дополнительная – премии, надбавки, бонусы и доплаты за внеурочное рабочее время, выполнение и перевыполнение плана, реализацию нестандартных задач.

Также оплата может быть:

• повременной – начисления за фактически отработанное время;
• сдельной – зарплата рассчитывается в соответствии с конечными результатами труда.

Утвержденная система расчетов с персоналом должна быть простой и понятной каждому сотруднику. Желательно выбирать такую форму, которая послужит стимулом к повышению производительности труда.

Учетная документация по начислению заработной платы

В учете расчетов с работниками используются следующие документы:

• расчетно-платежные ведомости;
• табеля учета расчетного времени;
• лицевые счета для записи всех видов начислений и удержаний;
• налоговые карточки по учету доходов и НДФЛ.

В документации хранится вся важная информация о выплатах.

Способы учета взаиморасчетов

Учет расчетных операций с контрагентами – сложный и ответственный процесс, при котором категорически нельзя допускать ошибок. Любые упущения, возникающие под влиянием человеческого фактора, создают риск убытков и приводят к множеству проблем. Лучшая альтернатива монотонному и трудоемкому ручному учету – специальные программы и сервисы, автоматизирующие рутинные процессы, расчеты и аудит.

В данном направлении есть два варианта:

1. Коробочное ПО. Пакеты со стандартным набором функций, которые приобретаются за определенную единоразовую плату для постоянного пользования. Настройка, поддержка и администрирование ложатся на плечи заказчика.
2. Облачные сервисы. Программные разработки, которые берутся в аренду при условии внесения фиксированных ежемесячных платежей. Предлагаются в различных тарифных планах с необходимыми наборами опций. Компания-поставщик хранит данные на своих серверах, выполняет настройку, обслуживание, техническую поддержку, обновления и доработки системы.

Оптимальное решение для малого и среднего бизнеса – облачные сервисы. С ними можно работать без привязки к ПК и конкретному рабочему месту. Они более гибкие, простые в установке, не такие дорогие, могут настраиваться под специфику проекта.

На рынке есть множество автоматизированных сервисов, которые позволяют управлять взаиморасчетами в компании. Один из них – товароучетная система «ЕКАМ». С ее помощью легко организовать прозрачный учет расчетов с контрагентами в режиме реального времени.

Возможности «ЕКАМ» по финансовому учету:

• создание объемной базы контрагентов;
• отслеживание движения денежных средств между компанией и контрагентами;
• контроль финансовых потоков с подробными отчетами за выбранный период;
• отображение данных по движению товаров и платежей;
• информирование о задолженностях в виде отрицательных и положительных остатков;
• учет начисления зарплаты персоналу;
• формирование финансовых сводок по прибыли и убыткам за определенный период деятельности.

Взаиморасчеты с контрагентами в «ЕКАМ» 

Все перечисленные функции доступны в разделе «Финансы». Помимо этого, система предоставляет инструменты для организации качественного складского учета, контроля за сотрудниками, работы с ассортиментом, анализа продаж.

Учет денежных операций в «ЕКАМ» 

Правильный и полноценный учет всех видов взаиморасчетов – эффективное средство для контроля за состоянием материальных ресурсов и рационального распределения бюджетных средств. Организовать качественную систему управления финансовыми и товарными операциями, которые выполняются между компанией и ее контрагентами, помогут автоматизированные сервисы. Благодаря таким программам, как «ЕКАМ», предприниматели своевременно проводят необходимые платежи, учитывают все долги, оптимизируют работу с поставщиками, сотрудниками и клиентами.