Онлайн-касса для ИП: все, что нужно знать

Нужна ли онлайн-касса для ИП?

В последние годы бизнес в РФ постепенно переходит на онлайн-кассы. Поначалу изменения затрагивали только крупные и средние организации. Сейчас покупка, регистрация и применение ККТ обязательны и для ИП, за исключением некоторых отдельных случаев. Такое требование прописано в ряде законодательных актов, основной из которых – закон ФЗ-54.

Новая контрольно-кассовая техника дает возможность вести бизнес легально и избегать штрафов. К тому же, это отличный вспомогательный инструмент для автоматизации торговли.

В онлайн-кассе хранятся данные о продажах, которые можно использовать для анализа эффективности бизнеса. Обрабатывать информацию удобнее всего в товароучетных системах. Например, в программе «ЕКАМ». Автоматизация учета позволяет более рационально использовать ресурсы и увеличивать прибыль.

Таким образом, онлайн-касса для ИП нужна, прежде всего, самим предпринимателям, чтобы иметь возможность более рационально использовать финансовые ресурсы и успешно руководить бизнесом.

Сроки установки онлайн-касс

Изначально для ИП установили разные сроки перехода на новую кассовую систему. Конкретные даты зависели от вида деятельности и способа уплаты налогов. Регистрация началась еще в июле 2016 года.

Сейчас практически все сроки уже вышли и в 2021 онлайн-кассы есть у большинства предпринимателей. До 1 июля 2019 их обязаны были поставить даже те, кто работал на ПСН И ЕНВД. Розница и общепит с наемным персоналом используют новую ККТ с июля 2018. То же касается и продавцов подакцизных товаров, независимо от системы налогообложения и формата торговой точки.

Сроки перехода на онлайн-кассы, которые действовали для ИП

Отсрочка до 1 июля 2021 остается только у ИП, которые:

• не имеют наемных работников;
• продают изделия собственного производства;
• оказывают услуги;
• выполняют работы.

На данном этапе переход на онлайн-кассы завершится окончательно, если эти сроки снова не пересмотрят на законодательном уровне.

Что касается требования по номенклатуре в чеках, установленный для всех период отсрочки до 1 февраля 2021 уже истек. Теперь все предприниматели должны указывать в чеке наименования, количество и стоимость реализованных товаров. Без этой информации документы будут считаться недействительными. Время до 1 июля дают только ИП с продукцией собственного производства без наемных рабочих.

Кто может работать без онлайн-кассы?

Некоторые ИП и организации полностью освобождены от обязательства использовать онлайн-кассы. Все они прописаны во второй статье закона 54-ФЗ.

ККТ могут не применять:

• продавцы газет и журналов, при условии, что печатная продукция составляет не менее 50 процентов от общего ассортимента;
• продавцы ценных бумаг и кредитные организации;
• торговцы, ведущие свою деятельность на необустроенных рынках, ярмарках и выставках. Правда, пункт не распространяется на стационарные торговые объекты, расположенные на указанных территориях;
• предприниматели, работающие через платежных агентов и не принимающие оплату от физических лиц напрямую;
• магазины, сотрудничающие исключительно с индивидуальными предпринимателями и юридическими лицами. Там свои формы взаиморасчетов, не предполагающие выдачу кассовых чеков;
• предприниматели, ведущие продажи вне торговых сетей при демонстрации товаров с рук, корзин и тележек;
• предприниматели, зарегистрированные в качестве самозанятых граждан и уплачивающие налог на профессиональный доход. При этом формировать и отправлять чеки они должны, просто делают это не при помощи онлайн-касс, а через специальное приложение;
• продавцы безалкогольных напитков, мороженого и сладкой ваты, реализующие товар в киосках или под открытым небом;
• не используется онлайн-ККТ при продаже молока и кваса из цистерн, торговле маслом и замороженной рыбой;
• сезонная продажа овощей и фруктов вразвал тоже попадает под освобождение от онлайн-касс;
• ремонт обуви и сумок, изготовление ключей;
• продажа товаров, относящихся к категории народных промыслов;
• сдача в аренду собственной жилой площади, в том числе индивидуальными предпринимателями.

Как видите, список предпринимателей, которых освободили от использования интернет-ККТ, достаточно большой. Во всяком случае, есть к чему присмотреться и из чего выбрать, если вы ориентированы на работу без онлайн-касс.

Сферы бизнеса, освобожденные от обязанности применения онлайн-касс

Еще одно важное уточнение: есть перечень товаров, при продаже которых использование интернет-ККТ обязательно. И неважно, каким способом они продаются. Вот этот список:

• ковры, ковровые дорожки, циновки и так далее;
• одежда, за исключением белья, носков, чулков;
• кожаные изделия (кроме деталей обуви);
• плетеные изделия, кроме корзинок и деталей интерьера;
• дерево и изделия из дерева, кроме мебели;
• товары бытовой и промышленной химии;
• медицинские препараты и лекарства;
• пластмассовые и резинотехнические изделия;
• бытовая техника и электроника;
• минеральные стройматериалы;
• электрооборудование;
• любой автомототранспорт;
• станки, промышленное оборудование;
• музыкальные инструменты, мебель;

• товары спортивного назначения, кроме снастей для ловли рыбы;
• предметы ортопедии.

При продаже товаров из списка нужна онлайн-касса, даже если вы не попадаете под 54-ФЗ по другим признакам.

А ещё не использовать ККМ нового образца имеют право индивидуальные предприниматели, работающие в отдаленных и труднодоступных местностях, а также населенных пунктах, удаленных от сетей связи.

Места, удаленные от сетей связи, - это такие населенные пункты, где по каким-то причинам отсутствуют любые виды связи, кроме почты. То есть ни телефона, ни интернета, ни мобильной сети.

Удаленной считается местность:

• которая не является городом, районным центром или поселком городского типа;
• где проживает не более 10 000 человек;
• включена в список удаленных от сетей связи точек на официальном сайте местной администрации.

И конечно, сам населенный пункт должен быть включен в перечень мест, удаленных от сетей связи на сайте местной администрации.

А теперь главное: использовать контрольно-кассовую технику все равно придется. Только вот работать она будет в автономном режиме, без передачи фискальных данных в налоговую.

Помимо населенных пунктов без интернета, есть еще и труднодоступные местности. В законе все, как всегда, сложно и размыто, поэтому мы объясним на пальцах: это такие районы, куда невозможно добраться наземными видами транспорта. Причем интернет там может и есть.

В труднодоступных местностях разрешается не использовать онлайн-кассу вообще. Продажа фиксируется выдачей покупателю бланков строгой отчетности - товарных чеков. А подача деклараций в налоговую происходит по старинке.

Обязательна ли онлайн-касса для ИП на ЕНВД и патенте?

Онлайн-кассы для предпринимателей на ЕНВД стали обязательными еще с 2018 года. Однако система создавалась на тот момент, когда онлайн-касс не было и налоговые органы не могли проконтролировать все доходы предпринимателей.

С января 2021 года этот спецрежим прекратил существование. Вмененщики, которые на нем работали, должны были перейти на ПСН, УСН или ЕСХН до конца 2020 года. Тех, кто не успел это сделать, автоматически перевели на общую систему налогообложения. ИП без работников могли уйти на НПД и не использовать кассу, что допустимо для самозанятых.

Предпринимателям, которые перешли на ПСН, разрешили не применять ККТ в том случае, если клиентам выдается документ, подтверждающий факт расчета. Исключение – торговля подакцизными товарами.

Отсрочку до июля 2021 получили ИП на ПСН, которые не имеют наемного персонала или оказывают какие-либо услуги. Все остальные уже должны были заменить обычный аппарат онлайн-кассой.

Кроме того, с 2020 года патентщикам запретили продавать некоторые виды продукции, подлежащей обязательной маркировке. Это оставляет пользователей данных режимов на обочине розничной торговли. Напомним: уже сейчас маркируется обувь, табачные изделия и некоторые виды лекарственных препаратов. К 2024 году маркировка станет обязательной для всех товарных групп.

Отдельно в законе выделен вендинговый бизнес ввиду дороговизны и сложности переоснащения торговых автоматов. Для ИП и компаний, занимающихся таким видом деятельности, была введена отсрочка по введению онлайн-касс до 2020 года. Хотя чисто механические устройства по продаже товаров вообще не нужно оборудовать кассовой техникой.

Преимущества онлайн-касс для бизнеса

В 2016 году онлайн-кассы для ИП и малого бизнеса были восприняты негативно из-за их высокой стоимости и сложности управления. После принятия закона о возмещении предпринимателям 18000 рублей на покупку оборудования, к нему стали относиться нейтрально. С появлением же полезных бизнесу программ для учета товаров, которые сделали возможной работу на онлайн-кассе со смартфона, выгоды кассовой техники наконец-то получили закономерное признание.

Даже минимальный набор кассового оборудования дает интернет-предпринимателю множество плюсов. Информация о продажах передается с кассовой техники на сервер ОФД и ФНС. В личном кабинете на сайте оператора фискальных данных можно проанализировать результаты торговой деятельности, а затем использовать их для принятия эффективных бизнес-решений.

Однако стоит учесть, что набор инструментов там довольно ограничен. Для полноценного анализа продаж нужны специализированные программы. Такой анализ можно выполнять в программе для учета товаров «ЕКАМ». В этой системе выгоды от применения онлайн-касс для ИП и малого бизнеса раскрываются в полной мере.

Принципы работы онлайн-кассы для интернет-магазина в «ЕКАМ»

Рассмотрим детальнее, какие преимущества для бизнеса дает новая ККТ и кассовые программы, которые с ней используются и обеспечивают корректную работу.

Начнем с полезного функционала для кассиров:

1. Фиксация времени открытия и закрытия смены.
2. Формирование чеков для покупателей в бумажном и электронном виде.
3. Упрощение работы с кассовым оборудованием: весами, сканером штрихкодов, принтером ценников, эквайринговым терминалом.
4. Принятие оплаты различными способами, в том числе электронными деньгами.
5. Хранение подробной информации о каждой продаже.
6. Сведение к минимуму ошибок, связанных с человеческим фактором.
7. Быстрая печать документов кассы при возвратах и обменах продукции.
8. Автоматическое формирование отчетов.

Базовый функционал онлайн-кассы

Преимущества для владельца бизнеса:

1. Детальная аналитика продаж, возможность отслеживать средний чек, прибыль, выручку, рентабельность, оборот и прочие ключевые показатели эффективности в динамике.
2. Контроль персонала, анализ результатов деятельности в разрезе каждого сотрудника.
3. Планирование закупок с учетом текущих объемов продаж и имеющихся остатков на складе.
4. Объединение учета в интернет-магазине и розничной точке.
5. Ведение базы контрагентов: партнеров, клиентов, поставщиков.
6. Формирование первичных бухгалтерских документов, более простой процесс сдачи отчетности.
7. Возможность применения индивидуальных скидок, программ лояльности.
8. Быстрый экспорт/импорт данных в Excel, бухгалтерские программы.
9. Удаленная работа из любой точки благодаря облачной технологии SaaS.
10. Максимально простой процесс регистрации и снятия ККТ с учета, без посещения налоговой службы.
11. Повышение прозрачности операций и сокращение проверок со стороны контролирующих органов.

Это далеко не все полезные функции, которые можно получить, используя программу «ЕКАМ». Поэтому желательно установить систему на компьютер или мобильное устройство еще до начала применения онлайн-кассы для ИП и малого бизнеса.

Само по себе кассовое оборудование предназначено лишь для обработки, шифрования, хранения и передачи информации. Функционал кассы без дополнительного ПО ограничивается печатью и отправкой чеков в ОФД. Эффективно управлять устройством возможно только с помощью программы.

Критерии выбора онлайн-кассы для ИП

Онлайн-касса для ИП должна быть надежной, функциональной и высокопроизводительной. Также важно, чтобы она полностью соответствовала потребностям конкретной торговой точки.

Существует несколько типов онлайн-касс для индивидуальных предпринимателей:

1. Автономные, способные работать без внешнего источника электроэнергии.
2. Стационарные фискальные регистраторы, подключающиеся к компьютерам.
3. Комплекты оборудования, включающие фискальный регистратор, коммуникационное оборудование и планшет, и которые оптимизированы для конкретной сферы малого бизнеса.
4. Онлайн-кассы для интернет-магазинов. Здесь вариантов множество. Все зависит от способа оплаты, наличия точки выдачи заказов, особенностей доставки и других факторов. Для одних онлайн-продаж подойдет облачный модуль, а в пункте выдачи придется установить физическое устройство.
5. Кассы для вендинговых автоматов. Устанавливаются внутри торговой машины. Управление и выдача чека - через интерфейс самого вендингового автомата.

Какое именно оборудование выбрать, зависит от вида и особенностей бизнеса. На рынке есть много различных предложений, отличающихся по типу механизма, габаритам, функционалу, ценовым диапазонам.

Разновидности кассового оборудования

Главные нюансы, на которые нужно обратить внимание при выборе ККТ:

• автономность. Если в компании есть курьерская доставка или предполагается выездная торговля, необходимо, чтобы касса могла работать без подключения к электросети, от аккумулятора;
• скорость печати. Низкой скоростью считается 40 мм в секунду, высокой – 80-100 мм. При объемном потоке заказов понадобится более быстрый аппарат;
• способ подключения к сети. Касса может работать через кабель, wi-fi или sim-карту;
• поддержка работы с ЕГАИС. Необходима тем, кто продает алкоголь;
• работа с маркированными товарами. К ним относится табак, обувь, лекарства, шубы. Список товаров, подлежащих обязательной маркировке, постоянно расширяется;
• тип устройства. Бывает кнопочным, с дисплеем или в виде принтера чеков. Дешевле всех стоит кнопочная касса, но она не подходит для магазинов с большим ассортиментом и покупательским потоком. Принтер чеков не работает сам по себе. Удобнее всего компактные кассы с дисплеем и интерфейсом смартфона.

Универсального кассового оборудования для всех ИП не существует. Компаниям с курьерской доставкой необходимы автономные аппараты, обычным продуктовым магазинам – стационарные. Каждый вид бизнеса имеет свои потребности, которые важно учитывать, выбирая кассу. Следует искать оптимальный аппарат только с необходимыми функциями и не переплачивать за лишние возможности.

Порядок подключения и начало работы с кассой

Лучший вариант онлайн-кассы для ИП и малого бизнеса – готовые комплекты оборудования, которые предлагает компания «ЕКАМ». В них входит облачная касса, фискальный накопитель на 15 или 36 месяцев, кассовая программа, готовые модули для интеграции с сайтом, мобильное приложение для курьеров. Многофункциональное ПО позволяет эффективно контролировать работу ККТ, оптимизировать бизнес и повышать его прибыльность.

Также в «ЕКАМ» предоставляются дополнительные услуги за отдельную плату:

• подключение к ОФД;
• регистрация оборудования в ФНС;
• выпуск квалифицированной электронной подписи.

Кассу можно купить или взять в аренду. При необходимости специалисты оказывают помощь в настройке.

Регистрация онлайн-кассы в налоговой

Любую контрольно-кассовую технику нужно обязательно ставить на учет в налоговых органах. Сделать это сейчас довольно просто.

Первый вариант – просто обратиться в любое отделение ФНС, не привязываясь к месту регистрации и ведения деятельности.

Второй вариант – зарегистрировать кассу удаленно через личный кабинет на сайте налоговой службы.

Для регистрации и дальнейшей работы нужно выпустить цифровую электронную подпись. Их есть несколько, но для онлайн-кассы необходимо наиболее защищенное решение – усиленная квалифицированная ЭП. Ее получают в одном из удостоверяющих центров, аккредитованных Минкомсвязи.

Для регистрации через отделение ФНС понадобятся следующие документы:

• чеки и договоры, подтверждающие покупку кассового аппарата;
• паспорт онлайн-кассы с заводским номером;
• документы ИП или организации. Предъявлять инспектору их не нужно - они понадобятся для заполнения заявлений;
• заявление по форме КНД 1110061. Бланк можно скачать и заполнить дома или попросить у налогового инспектора и сделать все на месте;
• договор с оператором фискальных данных;
• личный паспорт.

При регистрации в офлайн режиме покупать ЭЦП не нужно. Госпошлина тоже не берется, все сделают бесплатно. Однако процесс длится дольше, нежели при онлайн-регистрации. Средний срок постановки на учет составляет 5 рабочих дней.

Пример заявления о регистрации ККТ

Зарегистрироваться через личный кабинет в налоговой проще и быстрее. Но для этого сперва нужно создать его на официальном сайте ФНС. После следует посетить раздел «Учет контрольно-кассовой техники» и зайти в пункт меню «Зарегистрировать ККТ».

Система предложит заполнить информационные поля:

• адрес установки онлайн-кассы. Это будет непосредственный адрес торговой точки, где будет использоваться устройство;
• модель онлайн-кассы - ее нужно выбрать из предложенного списка;
• название магазина или торговой точки;
• заводской номер кассового аппарата - он указан в паспорте устройства;
• данные о фискальном накопителе - его модель и номер;
• данные об операторе фискальных данных, с которым заключен договор на передачу данных.

Как только все поля заполнены, можно приступать к заявлению по установленной форме КНД 1110061. После ввода всех данных подтверждаем информацию электронной подписью и отправляем на проверку. Обычно на все про все уходит несколько часов.

Заключение договора с ОФД

Фискальные документы не попадают в налоговую напрямую, а оседают в облачном хранилище. Услугу предоставляют операторы фискальных данных - ОФД. За определенную плату сервисы обрабатывают, хранят и передают информацию в Федеральную налоговую службу. Стоимость услуги стандартизирована и составляет 3 тысячи рублей в год.

Как и в случае с кассовыми аппаратами, операторов следует выбирать из реестра на сайте налоговой. Только аккредитованные ФНС компании имеют право вести подобную деятельность. На сегодняшний день список состоит из 20 компании, можно смело выбирать любую.

Список операторов, у которых есть разрешение на работу

Соглашение с оператором фискальных данных тоже заключается удаленно, через учетную запись. После регистрации система предложит указать информацию:

• марку и модель кассового аппарата;
• заводской номер;
• данные о фискальном накопителе;
• адрес установки онлайн-кассы;
• режим налогообложения.

Как только укажете сведения, автоматически сформируется договор, который надо подписать при помощи ЭЦП. Он вступит в силу после оплаты услуг оператора. Пополнить счет можно любым способом: банковским переводом, картой и так далее. Обычно деньги списываются посуточно, но здесь все зависит от модели работы конкретного оператора.

Наказание за деятельность без онлайн-кассы

Если вообще не будет необходимого контрольного оборудования - штраф от четверти до всех денег, полученных без регистрации с помощью кассы. Точный размер зависит от срока и формы регистрации. Во избежание дальнейших санкций оборудование нужно установить как можно быстрее. Повторные нарушения влекут за собой полный запрет на работу сроком до 3-х месяцев.

Если использовать старую технику, на которую не установлена система онлайн-ККТ, предпринимателю грозит предупреждение, а то и штраф до 10 тысяч рублей согласно статье 14.5 Административного кодекса.

В случае же, если предприниматель не выдает покупателю чеки по их запросу либо не направляет бумаги строгой отчетности (причем, не важно - в электронном виде или же в бумажном), то штраф для ИП составит 2000 рублей (для юрлиц - 10000 рублей). Правда, при первом подобном нарушении может быть выписано только предупреждение.

Штрафы за работу без кассового аппарата

Ознакомиться с полным перечнем предусмотренных законодательством штрафов за нарушение кассового законодательства можно в отдельном материале.

Отменят ли онлайн-кассы?

Крайне важный вопрос, который волнует людей не меньше необходимости установки онлайн-касс: а не будут ли они в итоге вовсе отменены, а усилия на их установку затрачены напрасно?

Практически сразу же после того, как проект про обновление кассового оборудования был принят, он встретил серьезное недовольство со стороны многих компаний. В особенности – индивидуальных предпринимателей. Несмотря на это, закон был принят и в настоящий момент не планируется его отмена.

В Государственной Думе уже был ряд законопроектов, направляемых на небольшие послабления для ИП или даже полностью отменяющих всю эту новую онлайн-кассовую систему, но ни один из этих законопроектов серьёзного развития не получил. То есть принятия подобных законов не планируется. Все требования остаются такими, какие есть, для ИП онлайн-кассы не отменяли.

Обязательная маркировка товаров и онлайн-кассы

В целях борьбы с контрафактом, подделками и некачественными товарами была введена система обязательной маркировки. Она предусматривает маркировку каждой единицы продукции средствами идентификации. В этом качестве выступает двухмерный код Data Matrix. Он содержит большое количество данных, его невозможно подделать, а сканировать изображение можно даже при частичном (до 30 процентов площади) повреждении.

В некоторых случаях, например, при маркировке меховых изделий, используют не Data Matrix код, а другие средства идентификации - RFID-метки.

Для сокращения издержек бизнеса при переходе на обязательную маркировку было принято решение передавать информацию о кодах с помощью онлайн-касс. Для этого в кассовом чеке появился дополнительный реквизит - код маркировки. Данные, как и прежде, передаются ОФД, а оттуда - в единую государственную систему мониторинга маркированных товаров.

Правда, потратиться индивидуальным предпринимателям все равно придется. Вот чем нужно обзавестись для работы с товарами, подлежащими обязательной маркировке:

• 2D-сканер. Он нужен для считывания кодов Data Matrix. Обычные одномерные устройства (те, что считывают 1D-изображения, например, штрих-коды) не годятся для этих целей. Если у вас уже есть 2D-сканер, дополнительных затрат не будет;
• товароучетная программа, работающая с маркированными товарами. В качестве товароучетки вы можете использовать систему ЕКАМ;
• система электронного документооборота. Понадобится для обмена данными с участниками рынка и государственной системой мониторинга. Для подключения к электронному документообороту потребуется договор с одним из операторов ЭДО;
• принтер ценников и этикеток. На этих устройствах распечатываются коды маркировки для нанесения на товар. В ряде случаев (возврат товара покупателем, уничтожение кода и так далее) розничный продавец обязан запросить новый код, распечатать его и нанести на изделие.

С июля 2021 года на электронные онлайн-кассы обязаны будут перейти все предприниматели, даже те, кто ранее имел право не применять KKT. ИП, которые не попадают в список исключений согласно закону 54-ФЗ, следует обязательно выбрать и установить оптимальный вариант. Одно из лучших решений в данном направлении – готовый набор с облачной кассой и ПО в «ЕКАМ».