Онлайн-касса для ИП

Нужна ли онлайн-касса для ИП?

Многих индивидуальных предпринимателей волнует, нужна ли им онлайн-касса и смогут ли они продолжать свою деятельность без её установки.

Установка кассовой техники регулируется рядом законодательных актов, основным из которых является 54-ФЗ. Он предполагает обязательное приобретение онлайн-касс для ИП за исключением некоторых ситуаций.

Но покупка новой техники – это не только шаг к соблюдению законодательства, но и удобный путь к автоматизации торговли. Ведь ККТ дает индивидуальным предпринимателям возможность сохранять информацию о продажах и использовать её для анализа бизнеса. В качестве инструмента для обработки фискальных данных можно использовать продвинутую программу для автоматизации торговли ЕКАМ.

Таким образом, онлайн-касса для ИП нужна, прежде всего, самим предпринимателям, чтобы иметь возможность более рационально использовать финансовые ресурсы и успешно руководить бизнесом.

Современная онлайн-касса 

Сроки установки онлайн-касс

ИП очень волнует, когда они должны перейти на онлайн-кассы. Так что стоит подробнее рассмотреть и этот вопрос. В зависимости от того, как платятся налоги, для разных ИП устанавливаются различные сроки перехода на новую систему электронных касс. Так, для лиц, пожелавших установить новое оборудование добровольно, регистрация была открыта еще в июле 2016 года.

Законодательство предусматривает определенный график установки онлайн-касс для ИП, занимающихся различными видами деятельности. Так, не зависимо от системы налогообложения и расположения бизнеса, купить онлайн-кассы должны продавцы подакцизной продукции. Причем это обязательство действует с лета 2017 года.

С июля 2018 года на онлайн-кассы перешли все торговые организации при условии наличия в их штате наемных работников.

После череды всевозможных отсрочек, которые запутали предпринимательское сообщество, на сегодняшний день остался последний срок перехода на контрольно-кассовую технику нового образца. С 1 июля 2021 работать с онлайн-кассами начнет последняя категория ИП - индивидуальные предприниматели без наемных работников, самостоятельно оказывающие услуги или продающие товары собственного производства. На этом переход завершится полностью, если, конечно, сроки опять не сдвинут.

Стоит сказать, что законодательство предполагает полное освобождение от онлайн-касс для ряда ИП и организаций. Список таких случаев приведен в пунктах статьи 2 закона 54-ФЗ. Расскажем о них подробно в следующем разделе.

Какие индивидуальные предприниматели могут работать без онлайн-кассы

Поблажки касаются следующих счастливчиков:

• продавцы газет и журналов, при условии, что печатная продукция составляет не менее 50 процентов от общего ассортимента;
• продавцы ценных бумаг и кредитные организации;
• торговцы, ведущие свою деятельность на необустроенных рынках, ярмарках и выставках. Правда, пункт не распространяется на стационарные торговые объекты, расположенные на указанных территориях;
• предприниматели, работающие через платежных агентов и не принимающие оплату от физических лиц напрямую;
• магазины, сотрудничающие исключительно с индивидуальными предпринимателями и юридическими лицами. Там свои формы взаиморасчетов, не предполагающие выдачу кассовых чеков;
• предприниматели, ведущие продажи вне торговых сетей при демонстрации товаров с рук, корзин и тележек;
• предприниматели, зарегистрированные в качестве самозанятых граждан и уплачивающие налог на профессиональный доход. При этом формировать и отправлять чеки они должны, просто делают это не при помощи онлайн-касс, а через специальное приложение;
• продавцы безалкогольных напитков, мороженого и сладкой ваты, реализующие товар в киосках или под открытым небом;
• не используется онлайн-ККТ при продаже молока и кваса из цистерн, торговле маслом и замороженной рыбой;

• сезонная продажа овощей и фруктов вразвал тоже попадает под освобождение от онлайн-касс;
• ремонт обуви и сумок, изготовление ключей;
• продажа товаров, относящихся к категории народных промыслов;
• сдача в аренду собственной жилой площади, в том числе индивидуальными предпринимателями.

Как видите, список предпринимателей, которых освободили от использования интернет-ККТ, достаточно большой. Во всяком случае, есть к чему присмотреться и из чего выбрать, если вы ориентированы на работу без онлайн-касс.

Еще одно важное уточнение: есть перечень товаров, при продаже которых использование интернет-ККТ обязательно. И неважно, каким способом они продаются. Вот этот список:

• ковры, ковровые дорожки, циновки и так далее;
• одежда, за исключением белья, носков, чулков;
• кожаные изделия (кроме деталей обуви);
• плетеные изделия, кроме корзинок и деталей интерьера;
• дерево и изделия из дерева, кроме мебели;
• товары бытовой и промышленной химии;
• медицинские препараты и лекарства;
• пластмассовые и резинотехнические изделия;
• бытовая техника и электроника;
• минеральные стройматериалы;
• электрооборудование;
• любой автомототранспорт;
• станки, промышленное оборудование;
• музыкальные инструменты, мебель;

• товары спортивного назначения, кроме снастей для ловли рыбы;
• предметы ортопедии.

Этот перечень был разработан и утвержден распоряжением Правительства за номером 698-Р 14 апреля прошлого года. При продаже товаров из этого списка нужна онлайн-касса, даже если вы не попадаете под 54-ФЗ по другим признакам.

А ещё не использовать ККМ нового образца имеют право индивидуальные предприниматели, работающие в отдаленных и труднодоступных местностях, а также населенных пунктах, удаленных от сетей связи.

Места, удаленные от сетей связи, - это такие населенные пункты, где по каким-то причинам отсутствуют любые виды связи, кроме почты. То есть ни телефона, ни интернета, ни мобильной сети. Для того чтобы местность считалась удаленной от связи, должен выполняться ряд обязательных условий:

• количество людей, постоянно проживающих на территории такого населенного пункта, не должно превышать 10 тысяч человек;
• населенный пункт не должен являться городом;
• населенный пункт не должен являться районным центром;
• населенный пункт не должен быть поселком городского типа.

И конечно, сам населенный пункт должен быть включен в перечень мест, удаленных от сетей связи на сайте местной администрации.

А теперь главное: использовать контрольно-кассовую технику все равно придется. Только вот работать она будет в автономном режиме, без передачи фискальных данных в налоговую.

Помимо населенных пунктов без интернета, есть еще и труднодоступные местности. В законе все, как всегда, сложно и размыто, поэтому мы объясним на пальцах: это такие районы, куда невозможно добраться наземными видами транспорта. Причем интернет там может и есть.

В труднодоступных местностях разрешается не использовать онлайн-кассу вообще. Продажа фиксируется выдачей покупателю бланков строгой отчетности - товарных чеков. А подача деклараций в налоговую происходит по старинке.

Когда ИП на ЕНВД и патенте должны перейти на онлайн-кассы

На данный момент использовать онлайн-кассы обязаны практически все, у кого раньше была обычная касса. Исключение в виде отсрочки предназначено лишь для небольшой части индивидуальных предпринимателей, работающих по системам патента или ЕНВД. Однако единый налог на вмененный доход отменят с 1 января 2021 года, а патентщиками запретят продавать товары, подлежащие обязательной маркировке. Это оставляет пользователей данных режимов на обочине розничной торговли. Напомним: уже сейчас маркируется обувь, табачные изделия и некоторые виды лекарственных препаратов. К 2024 году маркировка станет обязательной для всех товарных групп.

Отдельно в законе выделен вендинговый бизнес ввиду дороговизны и сложности переоснащения торговых автоматов. Для ИП и компаний, занимающихся таким видом деятельности, была введена отсрочка по введению онлайн-касс до 2020 года. Хотя чисто механические устройства по продаже товаров вообще не нужно оборудовать кассовой техникой.

Как использовать онлайн-кассы с пользой для бизнеса?

В 2016 году онлайн-кассы для ИП и малого бизнеса были восприняты негативно из-за их высокой стоимости и сложности управления. После принятия закона о возмещении предпринимателям 18000 рублей на покупку оборудования, к нему стали относиться нейтрально. С появлением же полезных бизнесу программ для учета товаров, которые сделали возможной работу на онлайн-кассе со смартфона, выгоды кассовой техники наконец-то получили закономерное признание.

Уже использование минимального набора кассового оборудования дает предпринимателю определенные плюсы. Ведь данные о продажах передаются с кассовой техники изначально на сервер оператора фискальных данных, а впоследствии в ФНС. На сайтах ОФД у предпринимателей есть личный кабинет, в котором можно проводить анализ торговой деятельности. Его результаты можно использовать при принятии бизнес-решений.

Но в кабинете ОФД представлен лишь ограниченный набор инструментов. Проводить же полноценный анализ продаж лучше в программе для учета товаров ЕКАМ. Именно специализированные приложения раскрывают все выгоды использования онлайн-касс для ИП и малого бизнеса.

Всё, что нужно, для работы вашего магазина 

Далее представлены основные преимущества, которые получает бизнес от новой кассовой техники и используемых с ней программ.

Полезные функции для кассиров

1. Фиксация времени открытия и закрытия смены.
2. Упрощение работы с кассовым оборудованием: весами, сканером штрихкодов, принтером ценников, эквайринговым терминалом.
3. Возможность принятия оплаты цифровыми деньгами.
4. Сохранность информации о каждой продаже.
5. Продажа товара в программе исключает пересортицу и неправильное указание цены.
6. Быстрая печать документов кассы при возвратах и обменах продукции.
7. Автоматическое формирование отчетов.

Выгоды для самого предпринимателя

1. Наличие инструментов, позволяющих анализировать продажи, прибыльность, рентабельность и прочие показатели управленческой отчётности.
2. Простая выгрузка данных о реализованных товарах и закупках в бухгалтерские приложения или Excel.
3. Удаленная работа при использовании приложений, работающих по облачной технологии SaaS, например, программы для учета товаров ЕКАМ.
4. Объединение в одной программе учета в нескольких торговых точках.
5. Ведение базы партнеров и клиентов.
6. Возможность использования индивидуальных дисконтных карт.
7. Помощь в проведении закупок за счет учета продаж и имеющихся остатков.
8. Точная информация по товарным остаткам.
9. Формирование первичных бухгалтерских документов.

Программа для учета товаров ЕКАМ имеет гораздо больше полезных функций, чем перечислено выше. Поэтому рекомендуется, чтобы при покупке онлайн-кассы для ИП и малого бизнеса это приложение уже было установлено на компьютер или мобильный гаджет.

Как выбрать онлайн-кассу для ИП?

Даже маленький магазин может обслуживать в день сотни покупателей, поэтому к онлайн-кассам для ИП и малого бизнеса также предъявляются высокие требования. Они должны быть надежными, производительными и полностью соответствовать потребностям конкретной торговой точки.

Можно выделить следующие категории онлайн-касс для ИП и малого бизнеса:

1. Автономные, способные работать без внешнего источника электроэнергии.
2. Стационарные фискальные регистраторы, подключающиеся к компьютерам.
3. Комплекты оборудования, включающие фискальный регистратор, коммуникационное оборудование и планшет, и которые оптимизированы для конкретной сферы малого бизнеса.
4. Онлайн-кассы для интернет-магазинов. Здесь вариантов множество. Все зависит от способа оплаты, наличия точки выдачи заказов, особенностей доставки и других факторов. Для одних онлайн-продаж подойдет облачный модуль, а в пункте выдачи придется установить физическое устройство.
5. Кассы для вендинговых автоматов. Устанавливаются внутри торговой машины. Управление и выдача чека - через интерфейс самого вендингового автомата.

Универсального кассового оборудования для торговли не существует. Ведь курьерам необходимы автономные аппараты, для продуктовых магазинов – стационарные. Хотя лучшим вариантом онлайн-касс для ИП и малого бизнеса являются готовые комплекты оборудования, которые предлагает компания ЕКАМ.

Готовые комплекты онлайн-касс 

Важно, чтобы вместе с техникой предприниматель приобретал и совместимую программу для учета товаров. ЕКАМ предлагает многофункциональное собственное IT-приложение для автоматизации торговли, которое уже установлено на продаваемые комплекты кассового оборудования. Эта программа эффективно координирует работу кассовой техники и способна дать толчок для оптимизации бизнеса и повышения его прибыльности.

Регистрация онлайн-кассы в налоговой

Как и прежде, контрольно-кассовую технику нужно ставить на учет в налоговых органах. Только теперь сделать это стало гораздо проще. Во-первых, обратиться можно в любое отделение ФНС, вне зависимости от места регистрации или ведения деятельности. Во-вторых, все работы можно провести удаленно, через личный кабинет на сайте налоговиков.

Правда, есть и существенный минус. Для регистрации и дальнейшей работы понадобится обзавестись электронной цифровой подписью - ЭЦП. Существует несколько разновидностей подписей, для онлайн-кассы нужна самая защищенная - усиленная квалифицированная ЭП. Получить ее можно в одном из удостоверяющих центров, аккредитованных Минкомсвязи.

Для регистрации по старинке (через личный визит в отделение ФНС) понадобятся следующие документы:

• чеки и договоры, подтверждающие покупку кассового аппарата;
• паспорт онлайн-кассы с заводским номером;
• документы ИП или организации. Предъявлять инспектору их не нужно - они понадобятся для заполнения заявлений;
• заявление по форме КНД 1110061. Бланк можно скачать и заполнить дома или попросить у налогового инспектора и сделать все на месте;
• договор с оператором фискальных данных;
• личный паспорт.

Образец заполнения заявления по форме КНД 1110061 

Преимущество такой регистрации - не нужно покупать ЭЦП. Госпошлина тоже не берется, все сделают бесплатно. Недостаток - так дольше, чем при онлайн-регистрации. Средний срок постановки на учет составляет 5 рабочих дней.

Через личный кабинет регистрировать проще и быстрее. Но для этого сперва нужно создать личный кабинет ИП или юрлица на официальном сайте ФНС. После этого надо посетить раздел “Учет контрольно-кассовой техники” и зайти в пункт меню “Зарегистрировать ККТ”.

Система предложит заполнить информационные поля:

• адрес установки онлайн-кассы. Это будет непосредственный адрес торговой точки, где будет использоваться устройство;
• модель онлайн-кассы - ее нужно выбрать из предложенного списка;
• название магазина или торговой точки;
• заводской номер кассового аппарата - он указан в паспорте устройства;
• данные о фискальном накопителе - его модель и номер;
• данные об операторе фискальных данных, с которым заключен договор на передачу данных.

Как только все поля заполнены, можно приступать к заявлению по установленной форме КНД 1110061. После ввода всех данных подтверждаем информацию электронной подписью и отправляем на проверку. Обычно на все про все уходит несколько часов.

Заключение договора с ОФД

Фискальные документы не попадают в налоговую напрямую, а оседают в облачном хранилище. Услугу предоставляют операторы фискальных данных - ОФД. За определенную плату сервисы обрабатывают, хранят и передают информацию в Федеральную налоговую службу. Стоимость услуги стандартизирована и составляет 3 тысячи рублей в год.

Как и в случае с кассовыми аппаратами, операторов следует выбирать из реестра на сайте налоговой. Только аккредитованные ФНС компании имеют право вести подобную деятельность. На сегодняшний день список состоит из 21 компании, можно смело выбирать любую.

Соглашение с оператором фискальных данных тоже заключается удаленно, через учетную запись. После регистрации система предложит указать информацию:

• марку и модель кассового аппарата;
• заводской номер;
• данные о фискальном накопителе;
• адрес установки онлайн-кассы;
• режим налогообложения.

Как только укажете сведения, автоматически сформируется договор, который надо подписать при помощи ЭЦП. Он вступит в силу после оплаты услуг оператора. Пополнить счет можно любым способом: банковским переводом, картой и так далее. Обычно деньги списываются посуточно, но здесь все зависит от модели работы конкретного оператора.

Штрафы за торговлю без онлайн-касс

Если вообще не будет необходимого контрольного оборудования - штраф от четверти до всех денег, полученных без регистрации с помощью кассы. Точный размер зависит от срока и формы регистрации. Во избежание дальнейших санкций оборудование нужно установить как можно быстрее. Будет еще нарушение - законом насильно будет остановлена работа предпринимателя или фирмы на время до трёх месяцев.

А если использовать старую технику, куда не поставлена система онлайн-ККТ, то как минимум предупреждение. А то и штраф до 10 тысяч рублей согласно статье 14.5 Административного кодекса.

В случае же, если предприниматель не выдает покупателю чеки по их запросу либо не направляет бумаги строгой отчетности (причем, не важно - в электронном виде или же в бумажном), то штраф для ИП составит 2000 рублей (для юрлиц - 10000 рублей). Правда, при первом подобном нарушении может быть выписано только предупреждение.

Ознакомиться с полным перечнем предусмотренных законодательством штрафов за нарушение кассового законодательства можно в отдельном материале.

Отменят ли онлайн-кассы?

Крайне важный вопрос, который волнует людей не меньше необходимости установки онлайн-касс: а не будут ли они в итоге вовсе отменены, а усилия на их установку затрачены напрасно?

Практически сразу же после того, как проект про обновление кассового оборудования был принят, он встретил серьезное недовольство со стороны многих компаний. В особенности – индивидуальных предпринимателей. Несмотря на это, закон был принят и в настоящий момент не планируется его отмена.

В Государственной Думе уже был ряд законопроектов, направляемых на небольшие послабления для ИП или даже полностью отменяющих всю эту новую онлайн-кассовую систему, но ни один из этих законопроектов серьёзного развития не получил. То есть принятия подобных законов не планируется. Все требования остаются такими, какие есть, для ИП онлайн-кассы не отменяли.

Обязательная маркировка товаров и онлайн-кассы

В целях борьбы с контрафактом, подделками и некачественными товарами была введена система обязательной маркировки. Она предусматривает маркировку каждой единицы продукции средствами идентификации. В этом качестве выступает двухмерный код Data Matrix. Он содержит большое количество данных, его невозможно подделать, а сканировать изображение можно даже при частичном (до 30 процентов площади) повреждении.

В некоторых случаях, например, при маркировке меховых изделий, используют не Data Matrix код, а другие средства идентификации - RFID-метки.

Для сокращения издержек бизнеса при переходе на обязательную маркировку было принято решение передавать информацию о кодах с помощью онлайн-касс. Для этого в кассовом чеке появился дополнительный реквизит - код маркировки. Данные, как и прежде, передаются ОФД, а оттуда - в единую государственную систему мониторинга маркированных товаров.

Правда, потратиться индивидуальным предпринимателям все равно придется. Вот чем нужно обзавестись для работы с товарами, подлежащими обязательной маркировке:

• 2D-сканер. Он нужен для считывания кодов Data Matrix. Обычные одномерные устройства (те, что считывают 1D-изображения, например, штрих-коды) не годятся для этих целей. Если у вас уже есть 2D-сканер, дополнительных затрат не будет;
• товароучетная программа, работающая с маркированными товарами. В качестве товароучетки вы можете использовать систему ЕКАМ;
• система электронного документооборота. Понадобится для обмена данными с участниками рынка и государственной системой мониторинга. Для подключения к электронному документообороту потребуется договор с одним из операторов ЭДО;
• принтер ценников и этикеток. На этих устройствах распечатываются коды маркировки для нанесения на товар. В ряде случаев (возврат товара покупателем, уничтожение кода и так далее) розничный продавец обязан запросить новый код, распечатать его и нанести на изделие.

Важно

С июля 2021 года на электронные онлайн-кассы обязаны будут перейти все предприниматели, даже те, кто ранее имел право вовсе не иметь KKT. Никаких исключений здесь не предусмотрено. Поэтому установить онлайн-кассу абсолютно необходимо.